Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS. Budsjett og virksomhetsplanet lokale museer

Transkript

1 Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS BEHANDLEDE ORGAN: Representantskapet AAks-IKS SAKSBEHANDLER: Kjell-Olav Masdalen MØTEDATO: ARKIVNR.: SAK NR.: 08/14 Budsjett og virksomhetsplanet lokale museer Vedlagt følger budsjett og virksomhetsplaner for Elvarheim Museum og Eydehavn Museet. Virksomhetsplanene vil bli korrigert etter behov ved årsskiftet 2014/15 i samarbeid med museumsbestyrerne og de lokale museumsnemndene. Styret anbefaler at representantskapet gjør følgende vedtak: Budsjett og virksomhetsplan for 2015 for Elvarheim Museum og Eydehavn Museet godkjennes.

2 BUDSJETT LOKALMUSEER korrigert 2014 og 2015 ELVARHEIM MUSEUM KONTO BESKRIVELSE regnskap 2013 k. budsjett 2014 budsjett lønn til vikarer 1030 lønn til ekstrahjelp 27105, annen lønn og trekkpliktig godtgjørelser 30871, pensjonsinnskudd og trekkpl. Forsikringer arbeidsgiveravgift 8174, sum lønnsutgifter 66152, kontormateriell Matvarer 217, annet forbruksmateriell/ råvarer og tjenester post, banktjenester, telefon 4359, annonse, reklame, informasjon opplæring, kurs utg. og godtgj. for reiser, diett, transport/ drift av egne transport avgifter, gebyrer, lisenser o.l inventar og utstyr konsulenttjenester kjøp fra andre (private) avsetninger til disposisjonsfond overføring til investeringsregnskap regnskapsmessig mindreforbruk avskrivninger sum driftsutgifter 57957, sum lønnsutgifter sum utgifter annet salg av varer og tjen billettinntekter annet avgiftspliktig salg av varer 13070, sykelønnsrefusjon 1730 refusjon fra fylkeskommuner 1750 refusjon fra kommuner overføring fra fylkeskommune overføring fra kommune overføringer fra andre renteinntekter 3,65 0 0

3 1930 bruk av tidligere års mindreforbruk bruk av disposisjonsfond motpost avskrivninger sum inntekter , sum utgifter avvik Arbeidsgiveransvaret for museumsbestyrerstillingen og skoleungdom til sommersesongen ligger hos Åmli kommune. AAks har arbeidsgiveransvar for sommerguider. Åmli kommune dekker utgifter knyttet til bestyrerstillingen og skoleungdommer, reiseutgifter og kontorutgifter til bestyrer, forsikring av bygning, forsikring av gjenstander, innbo, og løsøre, vedlikehold av bygning, kommunale avgifter inkl. eiendomsskatt, strøm og renhold. Kjøregodtgjørelse er knytta til museumsnemndas kjøreutgifter ved produksjon av sommerutstilling. Nemnda får ikke betaling for arbeidet med sommerutstilling. Det er budsjettert med kr til kjøp av beverutstilling (post 1200 og 1570). Det foreslås at beverutstillingen nedskrives over investeringsregnskapet over 10 år. Elvarheim museum har avsatt kr på fond, og AAks bidrar med kr til kjøp av utstillingen. Disse midlene føres inn i investeringsregnskapet. Åmli kommune bidrar med kr til kjøp av beverutstillingen. Disse midlene føres inn i investeringsregnskapet og er holdt utenfor Elvarheim museums budsjett. Åmli kommune overfører hhv. kr i 2014, og kr i : beverutstillingen avskrives med kr

4 ELVARHEIM MUSEUM VIRKSOMHETSPLAN 2015 AUST-AGDER KULTURHISTORISKE SENTER Planleggingsgrunnlag: Virksomhetsplanen for 2015 er utarbeidet med bakgrunn i driftsavtalen mellom Åmli kommune og AAks. Hovedmål: Målsetningen er at Elvarheim museum gjennom konsolidering med AAks skal få en kvalitetsheving på de museumsfaglige feltene. Den lokale museumsnemnda skal bevare og styrke et godt lokalt engasjement. Prioriterte oppgaver 2015: Beverutstilling lokal tilpasning Primusregistrering Rollefordeling: AAks er ansvarlige for drift og museumsfaglige oppgaver. Arbeid vil bli utført i henhold til gjeldende prioriteringer. Koordinator er kontaktperson mellom Eydehavn museet og AAks. Bestyrer ved lokalmuseet er kontaktperson mellom koordinator og museumsnemnda for Eydehavn museet, og er daglig leder ved museet. Museumsnemnda ved Eydehavn museet er ansvarlige for å opprettholde og styrke et lokalt engasjement, for planlegging og gjennomføring av arrangementer og for samarbeid med andre aktører i lokalsamfunnet. Budsjett og personalressursrer: Elvarheim museum har et budsjett på kr , eks. mva. Av disse er kr avskrivninger. Inntektene består av kr fra Åmli kommune, kr fra Aust-Agder fylkeskommune og kr i egeninntekter. Lønnsutgifter for sommerguidene utgjør kr og 36,1% av budsjettet. Driftsutgifter utgjør kr og 63,9%. I tillegg til driftsbudsjettet foreligger det et investeringsbudsjett for beverutstillingen. Bestyrer har 20%-stilling som del av 100%-stilling som kulturkonsulent i Åmli kommune. Åmli kommune er arbeidsgiver, mens AAks har styringsrett for stillingen. Det er budsjettert med en guide på vakt avgangen i sommersesongen og ekstrahjelp for bestyrer ved gruppeomvisninger,ved behov og etter avtale. I tillegg til guide er det skoleungdom som hjelper til i sommersesongen. Disse er ansatt og lønnet av Åmli kommune. Museet viderefører åpningstider fra 2013 med åpent tirs-søn fra medio juni og ut skoleferien. Resten av året er museet åpent på forespørsel.

5 Museumsfaglige oppgaver og behov: Innsamling/dokumentasjon/sikring og bevaring Gode rutiner for innsamling og dokumentasjon Bedre sikring og bevaring av samlingene Nr Tiltak Presisering Ans/delt/samarb.p Fremdrift Utført/komm. 1 Primusregistrering Registrere samlingen i Primus 2 Henvendelser om gjenstandsmateriale 3 Inntak av gjenstandsmateriale Fylle ut skjema bestyrer løpende Inntak og reg., jfr. retningslinjer IV (ansvar), KRG, AB, FST Lokale avdelinger involveres der det er aktuelt Løpende Formidling: Aktiv formidling til ulike publikumsgrupper Nr Tiltak Presisering Ans/delt/samarb.p Fremdrift Utført/komm. 1 Beverutstilling Kjøp av vandreutstilling 2 Omvisning Formidle til skoleklasser, barnehager og andre 3 Aktiv bruk av museets hjemmeside oppdatering og videreutvikling 4 arrangementer Noe bistand for museumsnemnd /Åmli kommune Hele året Avhenger av hva museet tilbyr og når det kommer bestillinger /KT løpende /museumsnemnd Avhenger av lokalt engasjement Samarbeids- og fellesprosjekter for museene Fremme utvikling og samarbeid mellom museene og lokalmiljøet Nr Tiltak Presisering Ansv./Delt./Sam.pa. Framdrift Utført/kom. 1 Museumsnemnd Delta på møter, sekretær Ihht møteplan Organisasjon og utvikling en organisering og administrering slik at tilgjengelige ressurser utnyttes best mulig

6 gode rutiner for daglig drift og kommunikasjon/ samarbeid med AAks forståelse av rollefordelinger mellom AAks og nemnd Nr Tiltak Presisering Ans/delt/samarb.p Fremdrift Utført/kom. 1 administrasjon Drift, henvendelser, tilsyn osv 2 regnskapskontroll Kontrollere budsjett/regnskap, faktura/bilag, dagsoppgjørsbok 3 virksomhetsplan Dialog med nemnda om ønsker, ønsker sendes koordinator, videre dialog mellom bestyrer og koordinator 4 budsjett Budsjettforslag sendes til koordinator 5 Årsrapportering Sende årsmelding, statistikk o.a til koordinator ihht rutiner 6 Sommersesong Planlegge sesongen, klargjøre museet, aktiviteter, rutiner osv 7 guider Utlyse, opplære, Oppfølging. AAks ansetter /ME /ME Løpende kontinuerlig Oktoberdesember Innen 15.januar Innen 15.januar Vår Mars-august Videre målsetninger: utarbeide pedagogiske opplegg for skole og barnehage, for eksempel gjennom den kulturelle skolesekken. AAks har på sikt som intensjon å styrke Elvarheim museums pedagogiske tilbud. Det forutsettes at bestyrer og det lokale museumsstyret deltar aktivt i dette arbeidet.

7 BUDSJETT LOKALMUSEER korrigert 2014 og 2015 EYDEHAVN MUSEET KONTO BESKRIVELSE regnskap 2013 k.budsjett 2014 budsjett fastlønn , lønn til ekstrahjelp 17967, annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser 11089, pensjonsinnskudd og trekkpl. Forsikringer arbeidsgiveravgift 29290, sum lønnsutgifter , kontormateriell 4396, Matvarer 217, annet forbruksmateriell/ råvarer og 1120 tjenester 79789, post, banktjenester, telefon 7440, annonse, reklame, informasjon opplæring, kurs utg. og godtgj. for reiser, diett, 1016, transport/ drift av egne transport energi forsikringer og utgifter til vakthold avgifter, gebyrer, lisenser o.l inventar og utstyr 9357, vedlikehold og byggtjenester serviceavtaler og reparasjoner konsulenttjenester renteutgifter, provisjoner og andre avsetninger til disposisjonsfond regnskapsmessig mindreforbruk sum driftsutgifter , sum lønnsutgifter , sum utgifter , annet salg av varer og tjen. 498, billettinntekter annet avgiftspliktig salg av varer 4191, sykelønnsrefusjon refusjon fra fylkeskommuner refusjon fra kommuner overføring fra fylkeskommune overføring fra kommune

8 1890 overføringer fra andre renteinntekter 2, bruk av tidligere års mindreforbruk 52624, bruk av disposisjonsfond sum inntekter , sum utgifter , avvik 3741, I henhold til konsolideringsavtalen har Arendal kommune forpliktet seg til å dekke utgifter til vedlikehold av bygninger, kommunale avgifter, forsikringer av bygninger, gjenstander, innbo og løsøre. Videre har Arendal kommune iht til avtalen forpliktet seg å dekke strømutgifter og drift av alarmanlegg. AAks er ihh til konsolideringsavtalen ansvarlig for drift og med unntak av overnevnte utgifter som dekkes av kommunen, tilfaller driftsutgifter og lønnsutgifter AAks. Det er budsjettert med 40%-stilling til bestyrer. Dette gir grunnlag for opptjening av pensjon i KLP.

9 EYDEHAVN MUSEET VIRKSOMHETSPLAN 2015 AUST-AGDER KULTURHISTORISKE SENTER Planleggingsgrunnlag: Virksomhetsplanen for 2015 er utarbeidet med bakgrunn i konsolideringsavtalen mellom Arendal kommune og AAks. Eydehavn museet er over i en fase der museet skal kunne hente ut faglig kompetanse fra AAks og nyttegjøre dette lokalt. Hovedmål: Målsetningen er at Eydehavn museet gjennom konsolidering med AAks skal få en kvalitetsheving på de museumsfaglige feltene. Den lokale museumsnemnda skal bevare og styrke et godt lokalt engasjement. Prioriterte oppgaver 2015: Ferdigstille Maren Aanonsen-utstilling utarbeide pedagogisk opplegg til Maren Aanonsen-utstilling primusregistrering Rollefordeling: AAks er ansvarlige for drift og museumsfaglige oppgaver. Arbeid vil bli utført i henhold til gjeldende prioriteringer. Koordinator er kontaktperson mellom Eydehavn museet og AAks. Bestyrer ved lokalmuseet er kontaktperson mellom koordinator og museumsnemnda for Eydehavn museet, og er daglig leder ved museet. Museumsnemnda ved Eydehavn museet er ansvarlige for å opprettholde og styrke et lokalt engasjement, for planlegging og gjennomføring av arrangementer og for samarbeid med andre aktører i lokalsamfunnet. Budsjett og personalressursrer: Eydehavn museet har et budsjett på kr, eks. mva. Lønnsutgifter utgjør kr og 71,6% av totalbudsjettet. Driftsutgifter utgjør kr og 28,3%. Arendal kommunes tilskudd utgjør kr Dette tilskuddet indeksreguleres f.o.m Egeninntektene utgjør kr Eydehavn museet mottar ikke fylkeskommunalt tilskudd. Det er budsjettert med kr fra disposisjonsfond. Uten midler fra disp.fond utgjør lønnsutgifter og driftsutgifter hhv. 82,5% og 17,5%. Det er budsjettert med bestyrer i 40%-stilling og en guide på jobb av gangen i sommersesongen. Museet viderefører åpningstider fra 2012 med åpent i skoleferien tirsdag til søndag Resten av året er museet åpent på forespørsel og tirsdag Sistnevnte åpningstid er det museumsnemnda som muliggjør. Museumsfaglige oppgaver og behov: Innsamling/dokumentasjon/sikring og bevaring Gode rutiner for innsamling og dokumentasjon Bedre sikring og bevaring av samlingene Nr Tiltak Presisering Ans/delt/samarb.p Fremdrift Utført/komm.

10 1 Primusregistrering Registrere gjenstander i samlingen 2 Henvendelser om Fylle ut gjenstandsmateriale skjema 3 Inntak av gjenstandsmateriale Inntak og reg., jfr. retningslinjer 4 Renhold og tilsyn Overfladisk renhold av bruksrom og utstillinger IV (ansvar), KRG, AB, FST Lokale avdelinger involveres der det er aktuelt, sommerguider i sesongen. kontinuerlig løpende Løpende Ved behov og etter rutiner Formidling: Aktiv formidling til ulike publikumsgrupper Nr Tiltak Presisering Ans/delt/samarb.p Fremdrift Utført/komm. 1 Ferdigstille Maren Aanonsenutstilling 2 Lage pedagogisk opplegg Lettere oppgradering og sikring. Ekstern trykking Til Maren Aanonsenutstilling 3 Omvisning Formidle til skoleklasser, barnehager og andre 4 Aktiv bruk av museets hjemmeside oppdatering og videreutvikling 5 arrangementer Noe bistand for museumsnemnd Ferdigstilt til Sommeråpning 2015 høsten Hele året Avhenger av hva museet tilbyr og når det kommer bestillinger /KT løpende /museumsnemnd Avhenger av lokalt engasjement Samarbeids- og fellesprosjekter for museene Fremme utvikling og samarbeid mellom museene og lokalmiljøet Nr Tiltak Presisering Ansv./Delt./Sam.pa. Framdrift Utført/kom. 1 Museumsnemnd Delta på møter, sekretær Ihht møteplan Organisasjon og utvikling en organisering og administrering slik at tilgjengelige ressurser utnyttes best mulig

11 gode rutiner for daglig drift og kommunikasjon/ samarbeid med AAks forståelse av rollefordelinger mellom AAks og nemnd Nr Tiltak Presisering Ans/delt/samarb.p Fremdrift Utført/kom. 1 administrasjon Drift, henvendelser, tilsyn osv 2 regnskapskontroll Kontrollere budsjett/regnskap, faktura/bilag, dagsoppgjørsbok 3 virksomhetsplan Dialog med nemnda om ønsker, ønsker sendes koordinator, videre dialog mellom bestyrer og koordinator 4 budsjett Budsjettforslag sendes til koordinator 5 Årsrapportering Sende årsmelding, statistikk o.a til koordinator ihht rutiner 6 Sommersesong Planlegge sesongen, klargjøre museet, aktiviteter, rutiner osv 7 guider utlyse, opplære, oppfølging. AAks ansetter /ME Løpende kontinuerlig Oktoberdesember Innen 15.januar Innen 15. januar Vår Mars -august innen medio desember Videre målsetninger: utarbeide pedagogiske opplegg for skole og barnehage, for eksempel gjennom Den kulturelle skolesekken. AAks har på sikt som intensjon å styrke Eydehavn museets pedagogiske tilbud. Det forutsettes at bestyrer og det lokale museumsstyret deltar aktivt i dette arbeidet