MØTEINNKALLING Utvalg: Valgstyret Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 22.11.2016 Tidspunkt: 07:45 Vararepresentanter møter etter nærmere avtale. Eventuelt forfall må meldes snarest på skjema http://goo.gl/bihiib, på www.askoy.kommune.no Lokaldemokrati Politisk møtekalender Skjema eller på tlf. 56 15 80 25. Kleppestø, 16.11.16 Terje Mathiassen Leder 1
2
SAKSLISTE Utvalgssaksnr PS 13/16 PS 14/16 PS 15/16 PS 16/16 Innhold U.off. Arkivsaksnr GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE GODKJENNING AV PROTOKOLL Stortingsvalg og sametingsvalget 2017 - Valgkretser og elektronisk avkryssingsmanntall Stortings- og sametingsvalget 2017 - Fullmakter og kunngjøring 2016/4584 2016/6137 3
PS 13/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 4
PS 14/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL 5
Stortings- og sametingsvalget 2017 valgkretser og elektronisk avkryssingsmanntall Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 11/16 15.11.2016 Valgstyret 15/16 22.11.2016 Saksbehandler: Politisk sekretariat Arkivsaknr.: 2016/4584-1 Møtebehandling i Valgstyret - 15.11.2016 Vedtak: Saken utsettes til Formannskapsmøte 22.11.16. Møtet avholdes klokken: 07:45 RÅDMANNENS INNSTILLING: 1)Det tas i bruk elektronisk avkryssingsmanntall i kretsene for valget 2017. 2) Valgstyret gjør følgende endringer i antall valgkretser for Askøy kommune fra og med Stortingsvalget og sametingsvalget 2017: Dagens valgkretser Ny krets Lokale/sted 1 Hetlevik, Follese, Strusshamn Valgkrets Askøy vest Strusshamn barneskole 2 Hanøy, Tveit, Davanger, Haugland Valgkrets Askøy Ravnanger u-skole midtre 3 Fauskanger, Træet Valgkrets Askøy nord Fauskanger barne og u- skole 4 Kleppestø, Kleppe Valgkrets Askøy sør Kleppestø u-skole 5 Florvåg, Erdal, Hop Valgkrets Askøy øst Erdal barneskole 6 Deler av dagens Kleppestø, Strusshamn og Florvåg valgkrets, se vedlagt kart Valgkrets Kleppestø sentrum Rådhuset 6
Behandling: Siv Høgtun (H) foreslo: Saken utsettes til Formannskapsmøte 22.11.16. Møtet avholdes klokken: 07:45 Avstemming: Siv Høgtuns utsettelsesforslag: Enstemmig RÅDMANNENS INNSTILLING: 1)Det tas i bruk elektronisk avkryssingsmanntall i kretsene for valget 2017. 2) Valgstyret gjør følgende endringer i antall valgkretser for Askøy kommune fra og med Stortingsvalget og sametingsvalget 2017: Dagens valgkretser Ny krets Lokale/sted 1 Hetlevik, Follese, Strusshamn Valgkrets Askøy vest Strusshamn barneskole 2 Hanøy, Tveit, Davanger, Haugland Valgkrets Askøy Ravnanger u-skole midtre 3 Fauskanger, Træet Valgkrets Askøy nord Fauskanger barne og u- skole 4 Kleppestø, Kleppe Valgkrets Askøy sør Kleppestø u-skole 5 Florvåg, Erdal, Hop Valgkrets Askøy øst Erdal barneskole 6 Deler av dagens Kleppestø, Strusshamn og Florvåg valgkrets, se vedlagt kart Valgkrets Kleppestø sentrum Rådhuset SAMMENDRAG Til kommunevalget 2015 ble sak om reduksjon av valgkretser fremmet for valgstyret. Valgstyret fattet slikt vedtak i sak PS 14/14: Antall valgkretser opprettholdes slik de er i dag. Saken fremmes på nytt før stortingsvalget 2017. Det lages egen sak om forhåndsstemmegivning. Iht. RS 2/16 20.10.2016 fattet valgstyret slikt vedtak: Det fremmes sak om elektronisk avkryssingsmanntall samt valgkretser. Askøy Kommune har per i dag mer enn 20 000 stemmeberettigede og 14 stemmekretser. Sammenlignet med andre kommuner har Askøy kommune et høyt antall kretser sett i lys av antall innbyggere/stemmeberettigede. Det er flere kommuner som har redusert stemmesteder med gode tilbakemeldinger fra velgerne. Deriblant Fjell kommune, som reduserte fra 18 til 9 i 2013. 2 7
Valggjennomføringen er inne i en fase med omlegging til elektronisk valgavvikling. Dette vil medføre behov for langt mer datautstyr og datakompetanse, som igjen vil kreve mer ressurser i form av IT-konsulenttjenester, rigging, infrastruktur og beredskap av denne tjenesten. Det vil være gunstig å starte med elektronisk avkryssing i manntallet til forestående stortingsvalg. Det er fortsatt slik at velgeren tilhører en bestemt krets. Ved innføring av elektronisk manntall vil velgeren imidlertid kunne stemme hvor som helst i kommunen. Dette vil i større grad sikre prinsippet om hemmelige valg, noe som er av stor betydning for tilliten til valggjennomføringen. Bakgrunnen til dette er at ordningen med fremmede stemmer vil bli avviklet. Videre vil innføring av elektronisk manntall effektivisere valgavviklingen på valgdagen ikke bare for velgere, men også for valgfunksjonærer. Ved innføring av elektronisk manntall synes det også naturlig å redusere antall valgkretser. Her vil blant annet økonomiske hensyn, som besparelse av ressurser både ved bruk av valgmedarbeidere, opplæring og innkjøp av utstyr til stemmelokalene gjøre seg gjeldende. Avgjøres av: Valgstyret Behandles i følgende utvalg: Valgstyret Saksopplysninger: 1) Stemmekretsinndeling Det fremgår av valgloven 9-3 at det er kommunestyret eller valgstyret, etter delegering, som avgjør hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. Iht. delegasjonsreglementet 2 nr. 2 har valgstyret i Askøy Kommune fått tildelt denne myndighet, se K sak 7/03. Imidlertid bør valgstyret vurdere om saken er av en slik karakter at den er å anse som av prinsipiell betydning. Valgstyret innstiller i så tilfelle til kommunestyret som dermed skal behandle saken. Askøy Kommune har et høyt antall stemmekretser. Den nåværende inndelingen har 14 stemmekretser og kan være moden for reduksjon. Det er flere faktorer som utløser behovet for en reduksjon av antall stemmekretser, som blant annet skjerpede krav til lokalenes egnethet (universell utforming), innføring av det elektroniske valgsystemet (EVA) i alle valglokaler og elektronisk avkryssingsmanntall. 2) Manntall 2.1 Manntall dagens ordning Alle velgere som har stemmerett ved valget er innført i manntallet i en kommune. Når velgerne avgir stemme krysses det av i manntallet etter hvert som velgerne møter fram i lokalet. Hensikten med slik avkryssing er å ha kontroll på hvilke velgere som har avgitt stemme, slik at ingen får avgi mer enn en stemme. Denne avkryssingen har på valgdagen blitt gjort i papirmanntall. Hver valgkrets har kun avkryssingsmanntall som tilhører kretsen, og det enkelte stemmestyre har kun anledning til å sette kryss i manntallet for velgere tilhørende egen krets. Velgere som ikke er innført i vedkommende del av manntallet, men tilhører andre valgkretser skal ikke legge stemmeseddelen i urnen, jf. lovens 9-5 (4) og valgforskriftens 31. Dette kalles fremmede stemmer. Etter at stemmeseddelen er blitt stemplet skal velgeren selv legge denne i en stemmeseddelkonvolutt, såkalt særskilt omslag, klebe den igjen, og påføre den velgerens 3 8
navn, bostedsadresse og fødselsdato. Denne stemmegivningen godkjennes av valgstyret på et senere tidspunkt, jf. valgloven 10-2. 2.2 Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen innføres nå som et permanent, frivillig tilbud til alle kommuner, jf. valgloven 9-5 a. Hensikten med å innføre elektronisk avkryssing i manntallet er at dette vil effektivisere valgavviklingen på valgdagen både for velgerne og valgfunksjonærer. Dette gjelder både i valglokalet, under opptellingen og ved valgoppgjøret. Blant annet har vi eget tellemannskap på rådhuset etter at valglokalene er stengt, grunnet mange fremmede stemmer. Ved innføring av elektronisk manntall vil dette arbeidet bortfalle. På denne bakgrunn alene vil valgavviklingen bli betydelig enklere, samtidig som det vil være økonomiske besparelser i form av behov for færre valgfunksjonærer valgnatten. Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen innebærer at velgere krysses av i et felles elektronisk manntall. En slik løsning åpner muligheten for at velgere som tilhører andre valgkretser i kommunen kan bli krysset av i manntallet i det valglokalet de avgir sin stemme. Alle velgere krysses direkte av i manntallet, og legger selv den stemplede stemmeseddelen i urnen på vanlig måte. Bruk av elektronisk avkryssing i manntallet vil medføre en mer ensartet valghandling for velgeren, helt uavhengig av hvor i kommunen man stemmer. Ved at man fjerner bruken av konvolutter for velgere som stemmer i en annen krets (fremmede stemmer) vil dette også i større grad sikre prinsippet om hemmelige valg. Elektronisk avkryssing i manntallet har blitt gjennomført som et forsøk ved de tre siste valgene i flere kommuner. Evalueringene har vist at velgerne og valgmedarbeiderne som har deltatt i forsøket har vært svært fornøyde, og ønsker ikke å gå tilbake til rutinen med papirmanntall. 2.3 Forhåndsstemmegivning Antall forhåndsstemmer har vært sterkt økende. Ved kommunevalget i 1991 var antallet 415, ved kommunevalg 2015 var det avgitt 2643 forhåndsstemmer. Stortingsvalget 2009 var tallet på forhåndsstemmer 3459 og ved siste stortingsvalg var tallet 4170. Det er viktig at det gjøres oppmerksom på at forhåndsstemmene ikke teller med i kretsresultatene, slik at en ikke kan lese resultatet av hvor mange stemmer den enkelte liste/parti har fått kretsvis. Det kan imidlertid tas ut rapporter om frammøte for den enkelte krets. 2.4 Opplæring For leder/nestleder i stemmestyrene blir det gitt obligatorisk opplæring og gjennomgang av hele valggjennomføringen. Medlemmene og andre valgmedarbeidere gis tilbud om en mer generell opplæring. Ved innføring av elektronisk manntall må det påregnes mer omfattende opplæring for håndtering av valgprogrammet. Det vil dermed i kommende valg bli mer ressurskrevende å holde stemmestyremedlemmer oppdatert på dette området. 2.5 Utstyr/infrastruktur Ved innføring av elektronisk avkrysning i manntallet på valgdagen, er det en forutsetning at dette innføres i samtlige av kommunens kretser. Denne overgangen vil medføre et stort behov 4 9
for datautstyr i stemmelokalene. På avkryssingsbordene må det være nok kapasitet til å unngå kødannelse, noe som betyr at lokalene må utstyres med flere PC-er. Dersom det opprettholdes 14 stemmesteder kreves det at de minste kretsene må ha minimum 2 fullt utstyrte PC stasjoner, og de større kretsene minimum 3-5 stasjoner. Utgiftene til pc-er, skrivere, beredskap samt infrastruktur bør ses i sammenheng med antallet valglokaler, og vil kunne reduseres betydelig ved å redusere antallet kretser fra 14 til 6. Utstyret til valglokalene blir i dag kjørt ut og hentet inn for oppbevaring i eget lokale (Løfjellet). Ved de siste valgene er det kjøpt tjenester til utkjøring av valgutstyret, stemmesedler og bevertning til stemmelokalene av brann- og redningstjenesten i kommunen. 2.6 Materiell Ved kommunevalg vil innkjøp av stemmesedler og annet materiell kunne begrenses i antall, dersom man reduserer stemmekretsene. 2.7 Valglokalenes tilgjengelighet og egnethet Valglokalene skal være lett tilgjengelige for alle velgere, og universelt utformet slik at alle kan ta seg inn i valglokalet uten å be om hjelp. Kravene til lokalene omfatter skilting, fremkommelighet, logistikk, lysforhold, samt selve valgmateriellet. Hensyn til blinde og svaksynte nevnes særskilt. 2.8 Stemmestyrene Et stemmestyre er et fast utvalg i kommunelovens forstand, jf. kommuneloven 10. Stemmestyrenes medlemmer vil således være folkevalgte iht. bestemmelsen, og kommunelovens regler om folkevalgtes rettigheter og plikter vil gjelde for disse. Stemmestyrene skal bestå av minimum 3 medlemmer (leder, nestleder, medlem). I snitt har Askøy kommune hatt 8 valgfunksjonærer i hver krets. Askøy har hatt mer enn hundre personer i stemmestyrene (inkl. stemmestyremedlemmer og valgmedarbeidere) ute i kretsene. En nedgang fra 14 til 6 stemmekretser vil innebære en reduksjon av antallet stemmestyremedlemmer og øvrige valgmedarbeidere i stemmestyrene på ca. 50 personer (tilnærmet 45%). Det ble lagt ned mye innsats for å rekruttere nok personer til disse oppgavene. 3) Oversikt over stemmeberettigede ved Kommune- og fylkestingsvalget 2015 og antall avlagte valgtingsstemmer ved hver stemmekrets: Nr. Krets Stemmeberettigede Antall: Avlagt Stemmestyret inkl. leder og nestleder 1 Hop 1606 728 9 medlemmer 2 Erdal 2363 1103 10 medlemmer 3 Florvåg 1604 671 9 medlemmer 4 Kleppestø 2512 1098 12 medlemmer 5 Kleppe 1921 856 9 medlemmer 6 Strusshamn 2551 1199 9 medlemmer 7 Follese 984 552 7 medlemmer 8 Hetlevik 830 369 5 medlemmer 9 Haugland 1284 564 7 medlemmer 10 Tveit 1409 644 8 medlemmer 11 Hanøy 925 437 7 medlemmer 12 Davanger 517 241 5 medlemmer 13 Træet 896 417 6 medlemmer 5 10
14 Fauskanger 929 375 6 medlemmer SUM 20331 9254 Totalt: 109 Opptalte forhåndstemmesedler 2395 blir ikke fordelt innenfor kretsene. Videre blir fremmede stemmer 177 avgitt i kretsene heller ikke fordelt kretsvis. 4) Forslag til eventuelle nye valgkretser: Dagens valgkretser Nytt navn Lokale/sted 1 Hetlevik, Follese, Strusshamn Valgkrets Askøy vest Strusshamn barneskole 2 Hanøy, Tveit, Davanger, Haugland Valgkrets Askøy Ravnanger u-skole midtre 3 Fauskanger, Træet Valgkrets Askøy nord Fauskanger barne og u- skole 4 Kleppestø, Kleppe Valgkrets Askøy sør Kleppestø u-skole 5 Florvåg, Erdal, Hop Valgkrets Askøy øst Erdal barneskole 6 Deler av dagens Kleppestø, Strusshamn og Florvåg valgkrets Valgkrets Kleppestø sentrum Rådhuset Oversikt over antall stemmeberettigede/antall bemanning ved en ny ordning: Kretser Antall stemmeberettigede (ca.) Bemanning 1 Valgkrets Askøy vest 4365 Leder, nestleder og 10 medlemmer 2 Valgkrets Askøy midtre 4135 Leder, nestleder og 10 medlemmer 3 Valgkrets Askøy nord 1825 Leder, nestleder og 6 medlemmer 4 Valgkrets Askøy sør 4433 Leder, nestleder og 12 medlemmer 5 Valgkrets Askøy øst 5573 Leder, nestleder og 14 medlemmer 6 Valgkrets Kleppestø sentrum Denne kretsen omfatter deler av Askøy øst, Askøy sør og Askøy vest Totalt: 20331 Totalt: 72 Leder, nestleder og 8 medlemmer For beregnet frammøte er det nedenfor lagt til grunn at ca. 30% avgir forhåndsstemmer og 10% ikke stemmer. Kretser Vestre stemmekrets Strusshamn barneskole Midtre stemmekrets Ravnanger ungdomsskole Nordre stemmekrets Fauskanger barne- og ungdomsskole Beregnet frammøte Stemmeberettigede 4365 beregnet frammøte ca. 60% gir anslag på ca. 2620 personer som vil avgi stemmer i kretsen. Stemmeberettigede 4135- beregnet frammøte ca. 60% gir anslag på ca. 2480 personer som vil avgi stemmer i kretsen. Stemmeberettigede 1825- beregnet frammøte ca. 60% gir anslag på ca. 1095 personer som vil avgi stemmer i kretsen. Utforming av lokalet Gymsal. -Tilgang for rullestolbrukere. -God nettforbindelse. Gymsal. -Tilgang for rullestolbrukere. -God nettforbindelse. Gymsal. -Tilgang for rullestolbrukere. -God nettforbindelse. Tilkomst Skilting. God forhånds annonsering av stemmested. Skilting. God forhånds annonsering av stemmested. Skilting. God forhånds annonsering av stemmested. Parkering Skolen holdes stengt for elever, og så langt som mulig for personalet valgdagen. Gode parkeringsmuligheter. Det er tilgang for spesialtransport til inngangen av valglokalet. Skolen holdes stengt for elever, og så langt som mulig for personalet valgdagen. Gode parkeringsmuligheter. Det er tilgang for spesialtransport til inngangen av valglokalet. Skolen holdes stengt for elever, og så langt som mulig for personalet valgdagen. Gode parkeringsmuligheter. Det er tilgang for spesialtransport til inngangen av valglokalet. 6 11
Søndre stemmekrets Kleppestø ungdomsskole Østre stemmekrets Erdal barneskole Rådhuset Stemmeberettigede 4433- beregnet frammøte ca. 60% gir anslag på ca. 2660 personer som vil avgi stemmer i kretsen. Stemmeberettigede 5573- beregnet frammøte ca. 60% gir anslag på ca. 3340 personer som vil avgi stemmer i kretsen. Gymsal. -Tilgang for rullestolbrukere. -God nettforbindelse Gymsal. -Tilgang for rullestolbrukere. -God nettforbindelse Foajeen -Tilgang for rullestolbrukere. -God nettforbindelse Skilting. God forhånds annonsering av stemmested. Skilting. God forhånds annonsering av stemmested. Skilting. God forhånds annonsering av stemmested. Skolen holdes stengt for elever, og så langt som mulig for personalet valgdagen. Gode parkeringsmuligheter. Det er tilgang for spesialtransport til inngangen av valglokalet. Skolen holdes stengt for elever, og så langt som mulig for personalet valgdagen. Parkeringsmuligheter ved parkering fra Erdalsvegen. Kan om nødvendig vurdere parkeringsvakt i tidspunkt med stor pågang. Mulig for spesialtransport fram til inngangen av valglokalet. Her kan det vurderes om Erdal ungdomsskole har bedre parkeringsmuligheter, men beliggenheten er lenger fra FV 563. Gode parkeringsmuligheter. Det er tilgang for spesialtransport til inngangen av valglokalet. 5) Valgkrets Kleppestø sentrum Det er viktig å sikre god deltakelse og dermed å legge stemmegivningen til steder der velgerne ferdes. Ettersom kundetorget nå er flyttet til rådhuset vil velgerne kunne tidlig stemme og forhåndsstemme i rådhuset. Det synes derfor som naturlig at rådhuset også er åpen for velgerne valgdagen. Det er i dag god infrastruktur i tilknytning til rådhuset, samtidig er rådhuset godt tilrettelagt for alle, uavhengig av funksjonsevne. Dersom det opprettes en ny valgkrets, vil denne bestå av deler av dagens Strusshamn, Kleppestø og Florvåg valgkrets (se vedlagt kart.) Ettersom nevnte kretser er blant de største, vil en opprettelse av ny valgkrets kunne redusere sjansen for kødannelse valgdagen. Det er også gode parkeringsmuligheter rundt rådhuset/senteret samt kai området. Videre har rådhuset stabilt nettilgang med allerede eksisterende back-up løsninger. Det vil derfor ikke være nødvendig med økte kostnader ved opprettelsen av denne valgkretsen. ITavdelingen i umiddelbar nærhet, og kan bistå innen kort tid. Selve valggjennomføringen/opptellingen skjer i kommunestyresalen, og det vil dermed være enkelt å få avviklet selve valglokalet når dette stenges valgdagen. 6) Beredskap Det er en forutsetning at det god nettilgang i valglokalene på valgdagen ved innføring av elektronisk manntall. Valgdirektoratet anbefaler her en kablet nettløsning, da dette er den sikreste måten å sørge for stabil nettilgang. Dersom vi skulle oppleve å ha ustabilt nett, må vi ha tilgang til trådløst nett og/eller rutere med 4G-nettilgang. Det er også viktig at IT-avdelingen har beredskap til hver enkelt valgkrets og kan være disponibel dersom det er behov for hjelp. Likevel kan det skje at manntallet er midlertidig utilgjengelig, for eksempel på grunn av strømbrudd. I slike tilfeller vil det ikke være mulig å krysse av velgeren i manntallet og godkjenne stemmegivningen. For da å sikre at ingen får godkjent mer enn én stemme skal det benyttes en midlertidig beredskapsprosedyre, jf. valgloven 8-4 tredje ledd og valgforskriften 27a. 7 12
Rutinen er bare aktuell for de tilfeller der velger i utgangspunktet skal legge sin stemmeseddel i urnen, men hvor manntallet midlertidig er utilgjengelig. Velgeren skal da benytte en stemmeseddelkonvolutt, som sammen med valgkortet legges i en egen beredskapskonvolutt. Når beredskapssituasjonen opphører, skal beredskapskonvoluttene leveres valgstyret for godkjenning. Godkjenningen bør skje fortløpende, med sikte på å få et mest mulig oppdatert avkryssingsmanntall. 7) IT-avdelingen IT-avdelingen har følgende bemerkninger til saken, fremhevet med kursiv: Alle de aktuelle byggene har fibertilkobling til rådhuset/internett med god kapasitet. Alle byggene har trådløst nettverk men det er usikkert om det er god nok dekning i de aktuelle valglokalene. Sentrale myndigheter anbefaler kablet nettverk til PC ene som skal benyttes under valget. Det betyr at det må etableres et nettverkspunkt i alle aktuelle valglokaler. Mange av byggene har ikke nettverkspunkt tilgjengelig i valglokalene (gymsalene). Her må man bestille elektriker til å trekke kabel fra kablingsskap til tjenlig plass i valglokalene. Kostnad pr bygg anslås til 3000-6000 kr pr bygg. I tillegg trengs en switch (nettverksboks) pr lokale. Denne koster ca 5000,- stk. Kabling til PC ene fra switch ordner IT avdelingen. Kablet nettverk forutsetter at stemmelokalet organiseres på en slik måte at det ikke ligger kabling på gulvet som kan gi snublefare. Dette er en fare for folk og at utstyr kan bli ødelagt. Dersom man ønsker beredskap i form av mobilt bredbånd (4G) må det kjøpes inn bokser for dette til hvert valglokale eller hvor mange man finner nødvendig. Dette koster ca 1500 kroner pr stk. I tillegg må det etableres abonnement samt dokumentasjon/rutine og opplæring i bruk av dette. PC er til bruk i valglokalene skaffes av IT avdelingen av sentrale investeringsmidler og fordeles videre internt i Askøy kommune etter valget. Det må også vurderes i hvilken grad man skal ha beredskapsvakt fra IT avdelingen til å håndtere problemstillinger ved gjennomføring av valget. IT avdelingen tenker at det er tilstrekkelig med noen personer i beredskap sentralt som kan rykke ut dersom det oppstår problemer. Jo flere valglokaler, desto større er sjansen for feil/problemstillinger, og behov for flere personer i beredskap. Mange valglokaler gir kapasitetsutfordringer for IT avdelingen ift rigging av nettverk og klargjøring av utstyr til valggjennomføring. Vi må enten begynne tidlig eller holde på langt utover kvelden dagen(e) før valget. 8) Tidsramme/kunngjøring Dersom det blir gjort endringer må dette vedtas før 31.03 valgåret. Endringene må dernest meldes til statens kartverk som har ansvaret for at aktuelle adresser får riktig valgkrets-id. Videre må det meldes til folkeregisteret som har ansvaret for valgmanntall. Etter fristen 31.mars 2017 vil folkeregisteret utarbeide et prøvemanntall for kontroll. I henhold til valglovens 9-3 er valgstyret ansvarlig for kunngjøring av tid og sted for stemmegivningen. Det anbefales at eventuelle endringer i antall valgkretser kunngjøres i god tid før valgdagen. Annonsering av stemmesteder vil bli gitt i Askøyværingen, på kommunens nettside og sosiale medier kommunen benytter seg av (facebook, twitter, instagram). Stemmestedene kan hentes ned via kart med visning/lokasjon. Utsendte valgkort til stemmeberettigede vil også vise stemmelokalenes beliggenhet. 8 13
Vedtaket om valggrenser må treffes senest samtidig med budsjettet for valgåret, det vil si budsjettbehandling for 2017. Vurdering Det er viktig å legge til rette for god oppslutning om valget. For mange er det knyttet sterke tradisjoner til valgdagen, men valgavviklingen må også tilpasses nåtiden og dagens forventninger og løsninger. Dersom det innføres elektronisk manntall, vil velgeren fritt kunne stemme i hvilken som helst valgkrets i kommunen uten å måtte legge stemmeseddelen i egen stemmeseddelkonvolutt (benytte rutinene for fremmede stemmer). Dette vil medføre en mer ensartet valghandling for velgeren, som igjen vil styrke prinsippet om hemmelige valg. Videre vil det effektivisere valgavviklingen for velgeren. Når valgstyret skal fastsette antall valglokaler og hvor stemmegivningen skal foregå, må det legges avgjørende vekt på hensynet til velgerne. Det er naturlig å anta at fremkommelighet til valglokalet spiller en rolle når det gjelder fremmøte. At det blir færre kretser innebærer også for mange at det blir lengre vei for å få avgitt stemme. For ikke å miste valgdeltakelse grunnet eventuell ny kretsinndelingen kan vi etablere tilbud om transport til valglokalene. Dette tilbudet kan kunngjøres gjennom Askøyværingen, og/eller facebook, twitter mm. Her vil det være mulig på lik linje som ambulerende stemmegivning å sende inn søknad. Ved færre men større valgkretser er det viktig at valgmyndighetene tilstreber å legge forholdene til rette slik at man kan unngå kø. For det første må valgfunksjonærene få tilstrekkelig god opplæring i det elektroniske valgsystemet, videre vil det være mulig å sette inn ekstra bemanning i for eksempel tidsrommet 15:00 18:00 på valgdagen. Det er også viktig at vi har et tilstrekkelig høyt antall PC-er, ved en sammenslåing ser vi at det minimum må være 6 PC stasjoner i hver krets. En annen forutsetning er at det er gode nok parkeringsmuligheter ved og rundt valglokalene. Her må det vurderes om vi skal ta i bruk parkeringsvakt i tidspunkter hvor det normalt er stor pågang. Dersom det innføres færre valgkretser, bør det vurderes om antall forhåndsstemmesteder skal økes. Et alternativ er her at vi beholder en eller flere tidligere kretser og gjennomfører forhåndstemmemottak noen timer i valglokalet (ene) i forkant av selve valgdagen. Ved kommunevalget og fylkestingsvalget i 2015 ble det mottatt forhåndsstemmer ved følgende steder: Kundetorget, Kleppestø senter, Askøy videregående skole, Ramsøy barnehage og Herdla Kyrkjelydshus. Videre ble det mottatt forhåndsstemmer ved følgende institusjoner. NKS Olaviken alderspsykiatriske Sykehus AS Avd. rusmedisin seksjon Askøy Ask bo- og omsorgssenter Flagget omsorgsboliger Fromreide omsorgsboliger Ravnanger bo- og omsorgssenter/attendo Kleppestø sykehjem Kleppestø omsorgsboliger 9 14
Videre har vi etter søknad tilbud om ambulerende stemmegivning. Her kan velgere som på grunn av sykdom eller uførhet, avgi forhåndsstemme der de oppholder seg. Vi har gjennomsnittlig ved hvert valg mottatt mellom fem og ti søknader. Det vil bli fremmet egen sak om antall forhåndsstemmemottak. Rådmannen har i forslag til valglokaler lagt vekt på geografisk spredning, bosetting, kjøremønster, sentral beliggenhet og parkeringsmuligheter. Videre har nærhet til offentlig transport og ferdselsårer for kjøring i forbindelse med jobb, handling og fritidsaktiviteter samt stabil nettilgang for bruk av EVA-systemet, vært viktige momenter i vurderingen av valgkretsinndeling. Ved innføring av elektronisk manntall samt god tilrettelegging av forhåndsstemmemottak er rådmannen av den oppfatning at alle som ønsker å avgi stemme skal få mulighet til det ved ny kretsinndeling. Økonomi Ved innføring av elektronisk avkryssing i manntall vil utgiftene i hvert stemmelokale øke. Dersom valgkretsene blir uforandret vil dette medføre krav om et høyere budsjett enn ved tidligere valgavviklinger. Bakgrunnen til dette er at elektronisk manntall krever betydelige kostnader til installasjon og klargjøring av IT-utstyr, rigging og support og kjøp av Itkonsulenttjenester til hvert stemmelokale. Beregning av kostnader må derfor her ses i sammenheng med antall valgkretser. Ved færre, men større valgkretser vil annet utstyr som urner og universelt tilpasset avlukker være dekket av innkjøp foretatt de siste årene. Ved innføring av elektronisk manntall vil det videre være besparelser ved at ordningen med fremmedstemmer avvikles. Kostnader til godtgjørelse og skyssutgifter: Krav om tapt arbeidsfortjeneste 14 kretser 6 kretser Regnskapet fra valget 2015 Ca. 45% færre viser totalt 350.000 for stemmestyremedarbeidere gir stemmestyremedlemmer. en gevinst på ca. 150.000 Ved forrige kommunevalg hadde vi 109 stemmestyremedlemmer Matvarer og bevertning Regnskapet fra valget 2015 viser totalt 31 583 kroner for stemmestyremedlemmene. Transport av valgmateriell Regnskapet fra valget 2015 viser kr: 81 635,- Elektronisk valgutstyr Kablet nettverk (Kostnad pr bygg anslås til 3000-6000 kr pr bygg.) Elektronisk valgutstyr Nettverksboks (ca. 5000 kr pr. boks) Elektronisk valgutstyr Beredskap (4G) (ca. 1500 kr pr. stykk.) kroner Ved 45 %færre stemmestyremedarbeidere, vil det være færre som søker tapt arbeidsfortjeneste. Ca. 45% færre stemmestyremedarbeidere gir en gevinst på ca. 10.000 (tatt i betraktning generell økning) Ved en reduksjon av valgkretser, vil det her være en besparelse på ca. 40.000 kroner 42 84000 kroner 18 36000kroner ca. 70 000 kroner ca. 21 000 kroner ca. 30 000 kroner ca. 9000 kroner 10 15
Kleppestø, 02.11.16 Eystein Venneslan Rådmann Marit Rinnan Kommunalsjef stab 11 16
28.10.2016 Målestokk 1:60000 Askøy kommune 17
Stortings- og sametingsvalget 2017 - Fullmakter og kunngjøring Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 12/16 15.11.2016 Valgstyret 16/16 22.11.2016 Saksbehandler: Britt Maren Troland Arkivsaknr.: 2016/6137-2 Møtebehandling i Valgstyret - 15.11.2016 Vedtak: Saken utsettes til Formannskapsmøte 22.11.16. Møtet avholdes klokken: 07:45 RÅDMANNENS INNSTILLING: 1 Valgstyrets leder gis fullmakt til å treffe vedtak i saker som er av ikke prinsipiell betydning. Leder kan delegere denne fullmakten til rådmannen. 2 Kunngjøringer skal skje gjennom Askøyværingen, på kommunens nettsider og sosiale mediekanaler Behandling: Siv Høgtun (H) foreslo: Saken utsettes til Formannskapsmøte 22.11.16. Møtet avholdes klokken: 07:45 Avstemming: Siv Høgtuns utsettelsesforslag: Enstemmig RÅDMANNENS INNSTILLING: 1 Valgstyrets leder gis fullmakt til å treffe vedtak i saker som er av ikke prinsipiell 18
betydning. Leder kan delegere denne fullmakten til rådmannen. 2 Kunngjøringer skal skje gjennom Askøyværingen, på kommunens nettsider og sosiale mediekanaler SAMMENDRAG Avgjøres av: Valgstyret Behandles i følgende utvalg: Valgstyret Saksopplysninger: - Delegering av valgstyrets myndighet. Kommunelovens regler om saksbehandling i faste utvalg gjør seg gjeldende for valgstyret. Således vil delegeringsadgangen omfatte enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, jf. kommuneloven 10 nr. 4 og 23. nr. 4. Valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller rådmannen kan gis vedtaksmyndighet som tilligger valgstyret etter loven. Eksempler på ikke prinsipielle saker som kan være hensiktsmessig å delegere er for eksempel: å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer m.v. Videre er prøving og godkjennelse av kurante forhåndsstemmegivninger av ikke prinsipiell betydning og kan delegeres. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning, og som dermed ikke kan delegeres, er for eksempel å treffe avgjørelser om listeforslag og om tilbakekalling av listeforslag som skal godkjennes og forkastelse av stemmegivninger. Kunngjøringer/informasjon: Ved tidligere valg har kunngjøringer skjedd gjennom Askøyværingen, radio Askøy og på kommunens nettsider. Kommunen har etter hvert tatt i bruk sosiale medier som informasjonskanal, og det er derfor naturlig å bruke slike også. Vurdering: Ved alle tidligere valg har det oppstått situasjoner som krever raske avgjørelser. Det er for øvrig heller ikke praktisk mulig å forelegge alt for valgstyret. En fullmakt til valgstyrets leder er derfor helt nødvendig. Kleppestø, 07.oktober 2016 19
Eystein Venneslan Rådmann Marit Rinnan Kommunalsjef 20