MØTEINNKALLING Møtetid: 03.06.2015 kl. 14:30 Møtested: Oscarsborg møterom, rådhuset Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes. Møtedokumenter legges til gjennomsyn på Servicetorget. Dokumentene publiseres på www.frogn.kommune.no. Saksliste Side Orienteringer 6/15 Status utskrivningsklare pasienter pr. april 2015 3 7/15 Notat til OOK vedr. Digital skole - opplæring av elever, ansatte og foresatte 3 8/15 Endre turnus, tilsettinger for å redusere fraværet på sykehjemmene 3 9/15 Orientering om ny lederavtale i Frogn kommune 3 Saker til behandling 1/15 Etiske retningslinjer for Frogn kommune - revidering 4 2/15 Kommunikasjonsstrategi 2015 8 3/15 Regnskap og årsmelding 2014 12 4/15 Tertialrapport nr. 1 2015 15 Spørsmål fra medlemmene - 13/00327
Frogn, 21.05.2015 Rita Hirsum Lystad leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 90 60 75 / Guro Merlid eller e-post politisketjenester@frogn.kommune.no v/guro Merlid Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Side 2 av 18
Orienteringer 6/15 Status utskrivningsklare pasienter pr. april 2015 13/01133-14 7/15 Notat til OOK vedr. Digital skole - opplæring av elever, ansatte og foresatte 14/03829-11 8/15 Endre turnus, tilsettinger for å redusere fraværet på sykehjemmene 14/04457-1 9/15 Orientering om ny lederavtale i Frogn kommune 15/01499-1 Side 3 av 18
Saker til behandling ADM-1/15 Etiske retningslinjer Etiske retningslinjer for Frogn kommune - revidering Saksbehandler: Guro Merlid Saksnr.: 15/01278-2 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 1/15 03.06.2015 2 Formannskap 33/15 03.06.2015 3 Kommunestyre Rådmannens innstilling: Forslag til reviderte etiske retningslinjer for Frogn kommune vedtas. Vedlegg: Etiske retningslinjer - viser endringer fra tidligere.doc Etiske retningslinjer revidert.pdf Side 4 av 18
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Kommunestyret har bedt om at etiske retningslinjer revideres. En politisk arbeidsgruppe har gitt innspill til endringer i retningslinjene og har sluttet seg til forslaget. Representanter for arbeidstakerorganisasjonene støtter også forslaget. Rådmannen anbefaler at forslaget til reviderte etiske retningslinjer vedtas. Bakgrunn for saken: Kommunestyret gjorde følgende vedtak den 9.2.2015, sak 11/15 «Kommunens styrende dokumenter oppfølging av redaktørforeningens rapport». Utdraget av vedtaket viser teksten som er relevant for etiske retningslinjer): «Dokumentene «Etisk reglement for ansatte og folkevalgte i Frogn kommune» og «Kommunikasjonsstrategi for Frogn kommune» rulleres. Dokumentene skal blant annet vurderes opp mot prinsippene om innsyn og åpenhet i forvaltningene, og gjeldende rett på området. De reviderte dokumentene legges frem for kommunestyret til behandling i løpet av 2015...» Kommunestyret har satt ned en arbeidsgruppe med representanter for alle partiene. Oppgaven er å evaluere den politiske organiseringen. Arbeidsgruppe har også gitt innspill om endringer av etiske retningslinjer. Oslo Redaktørforening har utarbeidet en rapport om etiske reglementer, kommunikasjonsreglementer og innsynsreglementer i kommunene i Akershus, Akershus fylkeskommune og Oslo kommune. Rapporten ble publisert 23.10.2014. Rådmannen kommenterte rapporten i et notat som ble delt ut i kommunestyret 3.11.2014. Notatet følger vedlagt. Gjeldende etiske retningslinjer ble vedtatt i kommunestyret den 22.8.2007, sak 83/07. Alternativer: Alternativ 1: Som rådmannens innstilling. Alternativ 2: Det foretas følgende endringer i forslaget til reviderte etiske retningslinjer for Frogn kommune:.. Medbestemmelse: Forslaget til reviderte etiske retningslinjer er drøftet med hovedtillitsvalgte fra Fagforbundet, Utdanningsforbundet og Delta. De hovedtillitsvalgte slutter seg til forslaget. Vurdering: Side 5 av 18
Rådmannen har tatt utgangspunkt i gjeldende retningslinjer og foretatt en oppdatering basert på innspill fra politisk arbeidsgruppe som evaluerer den politiske organiseringen i Frogn kommune. I vedlagte forslag til etiske retningslinjer vises endringene i forhold til de gjeldende retningslinjer. I hovedsak er det foretatt følgende endringer: «Folkevalgt» er tatt inn i teksten i de punktene det passer: I gjeldende reglement er det opplyst i overskriften at det også gjelder for folkevalgte uten at det kommer frem i selve reglementet. I forslaget til endringer er «folkevalgt» tatt inn i teksten der dette passer. Det er også foretatt endringer og tilføyelser i teksten slik at det blir tydelig hva som gjelder for folkevalgte. Kommunens 4 verdier er tatt inn: Kommunens 4 verdier er bestemt etter at gjeldende retningslinjer ble vedtatt. I forslaget er det omtalt at de 4 verdiene; «respekt», «engasjement», «raushet» og «profesjonalitet» skal ligge til grunn for arbeidet i Frogn kommune. Transparency International er omtalt: Frogn kommune er medlem i Transparency International Norge. Gjennom dette medlemskapet har Frogn kommune sluttet seg til foreningens formål som er å motarbeide alle former for korrupsjon og misbruk av stilling og posisjon, og å fremme åpenhet, ansvarlighet og integritet. Det er naturlig at Transparency International omtales i retningslinjene. Punktet om «Ytringsfrihet» handler kun om dette. Rapporteringsplikt er fjernet fra dette punktet: Denne endringen ble anbefalt i rapporten fra Oslo Redaktørforening. Rådmannen har tidligere vurdert innspillet i sitt notat til kommunestyret 3.11.2014 og viser til dette. For å unngå misforståelser anbefaler rådmannen å fjerne punktet om «rapporteringsplikt» fra punktet om «ytringsfrihet». Punktet om varsling er oppdatert: Punktet om varsling er oppdatert i forhold til gjeldende bestemmelse i arbeidsmiljøloven. Denne endringen ble anbefalt i rapporten fra Oslo Redaktørforening. Styrevervregisteret er omtalt: Frogn kommune er tilknyttet «styrevervregisteret» som er et verktøy fra Kommunenes Sentralforbund. Her kan allmenheten søke på ansatte og folkevalgte og se deres ulike roller som folkevalgt ansatt, styreleder, styremedlem og eventuelt andre næringsinteresser. Styrevervregisteret er omtalt forslaget til endrede retningslinjer. Side 6 av 18
«Innledende generelle bestemmelser» er redusert: Bakgrunnen for dette er å forkorte reglementet slik at det blir mer oversiktlig. Teksten er i alt hovedsak gjentatt i selve retningslinjene og det blir da noe overflødig også å ha den med i innledningen. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at reviderte etiske retningslinjer vedtas. Rådmannen i Frogn 06.05.2015 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Rapport fra Oslo Redaktørforening av 23.10.2014. Vedlegg til sak Side 7 av 18
ADM-2/15 - Kommunikasjonsstrategi Kommunikasjonsstrategi 2015 Saksbehandler: Sigrid Kvam Østmark Saksnr.: 15/01355-2 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 2/15 03.06.2015 2 Formannskap 35/15 03.06.2015 3 Kommunestyre Rådmannens innstilling: «Kommunikasjonsstrategi for Frogn kommune» (april 2015) vedtas. Vedlegg: Frogn kommunes kommunikasjonsstrategi april 2015.docx Kommunikasjonsstrategi for Frogn kommune 231009.doc Saksutskrift - Kommunens styrende dokumenter - oppfølging av redaktørforeningens rapport Side 8 av 18
SAKSUTREDNING: Sammendrag: I sak 14/04291-2 vedtok Kommunestyret at kommunens kommunikasjonsstrategi skulle rulleres. Dokumentet skulle blant annet vurderes opp mot prinsippene om innsyn og åpenhet i forvaltningen samt gjeldende rett på området i tillegg til å oppdateres både med tanke på innhold, språk og utvikling. Den nye kommunikasjonsstrategien er utarbeidet i samarbeid med arbeidsgruppe for politisk organisering og er godkjent av fagforeningene i drøftingsmøte 28. april 2015. Rådmannen tilrår at Frogn kommunes kommunikasjonsstrategi (april 2015) vedtas. Bakgrunn for saken: I sak 14/04291-2 vedtok Kommunestyret at kommunens kommunikasjonsstrategi skulle rulleres. Dokumentet skulle blant annet vurderes opp mot prinsippene om innsyn og åpenhet i forvaltningen samt gjeldende rett på området i tillegg til å oppdateres både med tanke på innhold, språk og utvikling. Oslo Redaktørforening publiserte 23.10.2014 en rapport om etiske reglementer, kommunikasjonsreglementer og innsynsreglementer i kommunene i Akershus, Akershus fylkeskommune og Oslo kommune. I rapporten ble det hevdet at tre av fire kommuner i Akershus opererer i strid med lovverket når det gjelder innsyn og åpenhet. I rapporten fremkommer det synspunkter om endringer som bør gjøres i Frogn kommunes planverk, herunder kommunikasjonsstrategien. Som en konsekvens av rapporten ga Rådmannen en foreløpig vurdering av påstått lovstridighet i Kommunestyremøtet 3.11.2014. Den nye kommunikasjonsstrategien hensyntar innspillene fra Norsk Redaktørforening, og er utarbeidet i samarbeid med arbeidsgruppe for politisk organisering. Den ble godkjent av fagforeningene i drøftingsmøte 28. april 2015. Alternativer: Alternativ 1. Som innstillingen Alternativ 2. Kommunestyret vedtar følgende endringer i Kommunikasjonsstrategien Miljømessige konsekvenser: Ingen Side 9 av 18
Økonomiske konsekvenser: Ingen Medbestemmelse: Det reviderte dokumentet er utarbeidet i samarbeid med arbeidsgruppe for politisk organisering og er forelagt fagforeningene i drøftingsmøte 28. april 2015. Fagforeningene var enige i forslaget. Vurdering: Den gjeldende kommunikasjonsstrategi ble utarbeidet i 2009 og var såpass gammel at Rådmannen allerede hadde vurdert en fullstendig rullering i løpet av 2015. Redaktørforeningens rapport synliggjorde ytterligere behovet for en grundigere vurdering av dokumentene opp mot prinsippene om åpenhet og innsyn, sett i sammenheng med rettspraksis på området. Pkt 4 ble vedtatt fjernet i Kommunestyret 9.2.2015, men strategien trengte ytterligere fornyelse. Den nye kommunikasjonsstrategien er oppdatert både i form og innhold. Her er det lagt vekt på status, konkrete strategier og klarspråk. Arbeidsgruppen for politisk organisering har vært delaktig i arbeidet i løpet av våren 2015, og innspill derfra er ivaretatt. Fagforeningene godkjente strategien i drøftingsmøte i april 2015. Implementering av strategien hos folkevalgte og ansatte er viktig, og vil bli fulgt opp fremover. Konklusjon: Rådmannen tilrår at Frogn kommunes kommunikasjonsstrategi (april 2015) vedtas. Rådmannen i Frogn 04.05.2015 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Rapport fra Norsk redaktørforening Vurdering Rådmannen kommunestyremøte november 2014 Side 10 av 18
Vedlegg til sak Side 11 av 18
ADM-3/15 Regnskap årsmelding Regnskap og årsmelding 2014 Saksbehandler: Kristoffer Ramskjell Saksnr.: 15/01043-5 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Eldrerådet 11/15 26.05.2015 2 Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne 5/15 26.05.2015 3 Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen 2/15 26.05.2015 4 Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker 5 Hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur 14/15 02.06.2015 6 3/15 03.06.2015 7 Formannskap 31/15 03.06.2015 8 Kommunestyre Rådmannens innstilling Formannskapet: 1. Det framlagte regnskapet for 2014 fastsettes som Frogn kommunes årsregnskap. 2. Overskuddet i driftsregnskapet på kroner 4 743 000 avsettes til disposisjonsfond. 3. Årsmeldingen for 2014 vedtas. Utvalgene: 1. Årsmeldingen tas til orientering Vedlegg: 20150417 Frogn kommune Endelig regnskap 2014v6 20150417 Årsmelding 2014 v6, endelig Særutskrift til Kommunestyret fra kontrollutvalget Vedlegg Revisjonsberetningen Side 12 av 18
SAKSUTREDNING: Sammendrag: I henhold til forskrift hjemlet i kommuneloven skal årsregnskap og årsmelding vedtas av kommunestyret senest innen 1. juli. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse. Regnskapet er avsluttet med et netto driftsresultat på 24,7mill kroner. Driftsregnskapet etter bruk og avsetninger av fond viser et overskudd på 4,74 millioner kroner. I henhold til kommuneloven er det Formannskapet som innstiller til Kommunestyret i sak om regnskap og årsmelding. Innstillingen er derfor delt. Bakgrunn for saken: I henhold til forskrift hjemlet i kommuneloven skal årsregnskap (vedlegg 1) og årsmelding (vedlegg 2) vedtas av kommunestyret senest innen 1. juli. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse. Revisjonsberetningen og Kontrollutvalgets uttalelse: Beretningen er vedlagt og inneholder ingen merknader eller presiseringer, jf. vedlegg 3. Overskudd/underskudd: Det foreslås at overskuddet i driftsregnskapet kroner 4,74 millioner avsettes til disposisjonsfond. Utvalgene skal ta årsmelding og regnskap til orientering formannskapet innstiller til kommunestyret. Alternativer: På bakgrunn av revisjonsberetningen kan ikke rådmannen se at det er noen grunn til at kommunestyret ikke skal fastsette det framlagte regnskapet som Frogn kommunes regnskap. Miljømessige konsekvenser: Ikke aktuelt i denne saken. Økonomiske konsekvenser: Ikke aktuelt i denne saken. Vurdering: Ingen spesielle forhold til vurdering. Medbestemmelse: Saken er ikke drøftet. Side 13 av 18
Konklusjon: Det framlagte regnskapet fastsettes som Frogn kommunes årsregnskap for 2014. Overskuddet i driftsregnskapet avsettes til disposisjonsfond. Årsmeldingen for 2014 vedtas. Rådmannen i Frogn 15.05.2015 Harald K. Hermansen Øvrige dokumenter på saken: Vedlegg til sak Side 14 av 18
ADM-4/15 - Tertialrapport Tertialrapport nr. 1 2015 Saksbehandler: Kristoffer Ramskjell Saksnr.: 15/01625-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Eldrerådet 12/15 26.05.2015 2 Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne 6/15 26.05.2015 3 Kommunalt foreldreutvalg for grunnskolen 3/15 26.05.2015 4 Hovedutvalget for miljø-, plan- og byggesaker 5 Hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur 15/15 02.06.2015 6 4/15 03.06.2015 7 Formannskap 8 Kommunestyre Rådmannens innstilling: 1. Tertialrapport nr. 1 2015 tas til orientering 2. Budsjettet justeres slik det fremgår i del 4.4 og 4.8 i rapporten Vedlegg: Tertialrapport nr. 1 2015 20150518 Tertialrapport nr 1 2015.pdf 20150515 Vedlegg 1 Rapportering trafikksikkerhetsplanen.pdf 20150515 Vedlegg 2 Rapportering plan for idrett, nærmiljø og friluftsliv.pdf Side 15 av 18
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Netto driftsresultat for 2014 anslås til 4,5 millioner kroner. Dette er 13,5 millioner kroner lavere enn vedtatt i Handlingsprogrammet 2015-2018. Årsakene til dette er: Bruk av disposisjonsfond 15,0 millioner kroner Forventet underskudd selvkost 7,0 millioner kroner Reduserte frie inntekter 6,0 millioner kroner Feil i selvkostbudsjettet 6,0 millioner kroner Reduserte pensjonsutgifter -3,6 millioner kroner Reduserte finansutgifter -7,5 millioner kroner Netto mindreforbruk (enhetene samlet) -9,4 millioner kroner Av styringsindikatorene som enhetene måles på oppnår 25 av indikatorene ønsket resultat eller godt nok resultat, mens 24 av indikatorene ligger under godt nok og er kommentert ytterligere i rapporten. Frogn kommune har en målsetting om et nærvær i forhold til legemeldt fravær på 95 prosent. Per 1. tertial 2015 er nærværet på ca. 92 prosent. Av dette er 6,3 prosent langtidsfravær og 2 prosent korttidsfravær. Bakgrunn for saken: Tertialrapportering er fast rapportering til kommunestyret. Det vises til separat trykt rapport. Målene i kommuneplanen er i handlingsprogrammet operasjonalisert i styringsindikatorer, med måleindikatorer og målemetode. Alle styringsindikatorene fra handlingsprogrammet er vurdert i denne rapporteringen, men det er kun indikatorene som er vurdert røde som er kommentert. I vurderingen av styringsindikatorene er fargekodene gitt ved at indikatorer som er målt til ønsket eller bedre er satt til grønt, mellom ønsket og godt nok er satt til gult og under godt nok er satt til rødt. Enkelte av måleindikatorene og-/eller målemetodene har vist seg vanskelige å måle, og i enkelte tilfeller gir de ikke den beste statusen for målet de er satt til å måle. Rådmannen vil i prosessen med handlingsprogrammet for perioden 2016-2019 vurdere alle indikatorene på nytt, og gjøre nødvendige endringer. Det er også opprettet et eget utvalg som vurderer behovet for endringer i blant annet styringsindikatorer og rapportering. Alternativer: Side 16 av 18
I vedlagt 1. tertialrapport 2015, avsnitt 4.4 og 4.8 foreslår rådmannen budsjettjusteringer for 2015. Kommunestyret kan velge å vedta tabellen slik den står eller vedta alternativer ved ta ut eller legge til budsjettjusteringer. Alternativ 1 rådmannens innstilling 1. Tertialrapport nr. 1 2015 tas til orientering 2. Budsjettet justeres slik det fremgår i del 4.4 og 4.8 i rapporten Alternativ 2 1. Tertialrapport nr. 1 2015 tas til orientering 2. Budsjettet justeres slik at enhetene får lavere budsjetter. Utvalgte enheter eller alle. Miljømessige konsekvenser: Se vedlagte tertialrapport nr. 1 2015 Økonomiske konsekvenser: Netto driftsresultat anses som hovedindikator for økonomisk balanse i kommunesektoren og angir forholdet mellom driftsinntekter og driftsutgifter, hvor netto finansutgifter er medregnet. Netto driftsresultat viser hvor mye som kan avsettes til fremtidig bruk og til eventuell egenfinansiering av investeringer, og bør ligge på minimum 1,75 prosent av driftsinntektene for å sikre økonomisk handlefrihet til fremtidig bruk. Prognosen for 1. tertial 2015 viser et netto driftsresultat på 0,5 prosent og er en kraftig endring fra 2013 og 2014. I forhold til budsjettert netto driftsresultat 2015, viser prognosen en nedgang på 13,5 millioner kroner. Vurdering: Enhetene er gitt fornuftige rammebetingelser for å kunne levere et tjenestetilbud i tråd med målsettingene i handlingsprogrammet. Rådmannen understreker viktigheten av at enhetene opparbeider seg buffere for uforutsette hendelser. Dette innebærer fortsatt fokus på gode tjenester på riktig nivå, samt gode insentiver til effektiv drift som blant annet overføring av mer-/mindreforbruk til påfølgende år. Forutsigbare rammer er viktig for ro i organisasjonen og det anbefales at større justeringer av enhetenes rammer gjøres i behandlingen av handlingsprogrammet og ikke gjennom året. Rådmannen forventer at enhetene leverer et mindreforbruk som tilsvarer en buffer på 2 % av brutto utgiftsramme. På bakgrunn av dette anbefales det ikke ytterligere reduksjoner i enhetenes rammer. Medbestemmelse: Konklusjon: Budsjettet foreslås justert i tråd med vedlagt tertialrapport. Side 17 av 18
Rådmannen i Frogn 19.05.2015 Harald K. Hermansen Vedlegg til sak Spørsmål fra medlemmene Side 18 av 18