Økonomiadministrasjon ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Rapport til Styringsgruppen fra Undergruppe for økonomi 26.januar 2005 1
Undergruppen for økonomi er sammensatt slik: Kristine Breivik, fakultetssekretariatet (leder) Bjørn-Åge Tømmerås, Institutt for biologi (sekretær) Rigmor Geithus, Institutt for fysikk og teknologi Margunn Eidsheim Skarsbø, Molekylærbiologisk institutt Tore Berget, fakultetssekretariatet Sven-Egil Bøe, Personal- og økonomiavdelingen 2
Mål med arbeidet å legge til rette for en utviklingsprosess som sikrer at den samlede administrasjonen tilpasses vår nye ledelsesmodell ved at en finner en organisering som på best mulig måte støtter opp om og dermed legger til rette for å styrke fakultetets primærfunksjoner innen forskning, undervisning og formidling 3
Rapportens innhold 1. Kartlegger nåsituasjonen på økonomifeltet 2. Diskuterer ønsket servicenivå 3. Ser på arbeidsdeling mellom institutt og fakultet 4. Peker på utfordringer i det videre arbeidet 5. Oppsummering: Gruppens konklusjoner og anbefalinger Appendiks 1) Økonomisk styringskalender for MN-fakultetet 2) Oversikt over arbeidsoppgaver institutt og fakultetet 3) Eksisterende rutinebeskrivelser og dokumentasjon på økonomifeltet 4
Forslag til tiltak Kvalitet Bør være et overordnet mål for utviklingsarbeidet å sikre kvalitet i de tjenestene økonomifunksjonen leverer, i alle ledd av organisasjonen Viktige virkemidler: Oversiktlig struktur Høy kompetanse, Forutsigbarhet Velutviklede/ kjente rutiner Tiltak for å minimalisere sårbarhet 5
Tiltak (2) : Kompetanse Fakultetet trenger en gjennomgang av hvilke kompetansekrav som bør stilles for å fylle stillinger innen økonomi I denne forbindelse vil gruppen understreke betydningen av at en foretar den planlagte kompetansekartleggingen 6
Det bør utarbeides en Plan for systematisk arbeid for kompetanseheving Programmet bør tilpasses organisasjonens nåværende behov, samtidig som den tar høyde for nye behov som oppstår som følge av fremtidige endringer av organisering på økonomifeltet Programmet må være et tilbud som sikrer den enkeltes muligheter for å møte faglige utfordringer og oppgaver, samt sikre karrierefremmende egenutvikling og således kunne fungere kvalifiserende for eventuell endring av stilling og/eller lønnsplassering 7
Tiltak (3) - Lederutvikling Ansvaret og myndigheten som følger av vår nye ledelsesmodell stiller store krav til våre ledere Opplæring innen økonomistyring bør derfor legges inn som et element i fakultetets lederutviklingsprogram 8
Tiltak (4) Fremtidig organisering Våre institutter relativt ulike hva gjelder portefølje og bemanningssituasjon. 9
Budsjett 2005; Oversikt over instituttrammer Bevilgningsfinansiert (BFV) og eksternt finansiert virksomhet (EFV) BFV Bergensmodell ANV Sum 1200 MN-felles 69 013 69 013 1211 Matematisk institutt 27 225 10 509 37 734 1212 Institutt for informatikk 28 916 14 159 43 075 1224 Institutt for fysikk og teknologi 37 376 27 197 1 635 66 208 1231 Kjemisk institutt 32 286 21 402 1 097 54 785 1232 Molekylærbiologisk institutt 21 620 9 113 2 370 33 103 1244 Geofysisk institutt 18 247 6 204 24 451 1250 Institutt for geovitenskap 45 662 25 468 4 467 75 597 1260 Institutt for biologi 71 655 46 700 24 493 142 848 352 000 160 752 34 062 546 814 10
Oversikt over personalressurser (årsverk) knyttet til økonomifeltet i 2004 (hentet fra kartleggingen gjort i forbindelse med prising av tjenester) BFV EFV Totalt Fakultetssekretariatet Innkjøp 0,1 Økonomiadm. 2,8 0,1 3,0 Matematisk institutt Innkjøp 0,2 Økonomiadm. 0,4 0,1 0,7 Institutt for informatikk Innkjøp 0,1 Økonomiadm. 0,6 0,1 0,8 Institutt for fysikk og teknologi Innkjøp 0,1 0,1 Økonomiadm. 0,5 0,7 1,4 Kjemisk institutt Innkjøp 0,1 Økonomiadm. 0,8 0,6 1,5 Molekylærbiologisk institutt Innkjøp 0,5 0,5 Økonomiadm. 0,5 0,5 2,0 Geofysisk institutt Innkjøp 0,1 Økonomiadm. 0,7 0,2 1,0 Institutt for geovitenskap Innkjøp 0,5 0,2 Økonomiadm. 2,5 1,1 4,3 Institutt for biologi Innkjøp 0,2 Økonomiadm. 2,1 2 4,3 Totalt 12,8 6,2 19,0 11
Tiltak (4) Fremtidig organisering Våre institutter relativt ulike hva gjelder portefølje og bemanningssituasjon. Behov for å foreta grundige analyser av ressursbruk i oppgavene før en kan konkludere med hva som er optimal organisering innen økonomifeltet Tidsbruk Kritiske faktorer Kompetansebehov Ønsket servicenivå 12
Ønsket servicenivå Hva trenger våre nye ledere? God administrasjon - hva er ønskelig og gjennomførbar standard? Hvilke krav stiller overordnede forvaltningsnivå, lover og regleverk, brukerne (ansatte, studenter, oppdragsgivere mv.) våre? Forslag til definisjoner Økonomiplanlegging: planer omsettes i budsjetter før budsjettperioden starter og på en slik måte at budsjettene gir grunnlag for god økonomirapportering Økonomirapportering: det utarbeides månedsrapporter som viser regnskap mot planlagte inntekter/kostnader (dvs budsjett) med adekvate avvikskommentarer slik at ledelsen kan fatte nødvendige beslutninger Innkjøp: Bilagsprosessering: Økonomiutredninger: innkjøp gjøres iht til regleverk og ellers så effektivt og smidig som mulig for å oppnå lavest mulig totalkostnad for enheten bilag prosesseres iht til regelverk med lavest mulig ressursinnsats og tidsforsinkelse analyser bestilt ad hoc leveres til avtalt tid med riktig innhold som grunnlag for økonomibeslutninger 13
Tiltak (4) Fremtidig organisering Våre institutter relativt ulike hva gjelder portefølje og bemanningssituasjon. Behov for å foreta grundige analyser av ressursbruk i oppgavene før en kan konkludere med hva som er optimal organisering innen økonomifeltet Tidsbruk Kritiske faktorer Kompetansebehov Ønsket servicenivå Gruppens forslag: Utarbeide forslag til minimumsbemanning innen økonomifeltet Arbeide for stor grad av standardisering av rutiner for budsjettering og rapportering (muliggjør bistand på tvers av institutt/fakultetsgrensene) Organisasjonsutvikling på instituttnivå, bla. med vekt på økonomirutiner 14
Tiltak (5) - Behov for avklaringer og opprydning når det gjelder ekstern portefølje Må settes inn tilstrekkelige ressurser for å sikre opprydning i organisasjonsjungelen og for å harmonisere av rutiner på tvers av fakultetets interne grenser Jfr. Undergruppe for forskningsadministrasjon 15
Tiltak (6) - Noen konkrete tiltak som bør iverksettes umiddelbart: Videre opplæring innen budsjetteringsarbeid Budsjettseksjonen bør fortsette arbeidet med kursing og oppfølging når det gjelder budsjettering Utarbeidelse av standardrutiner for månedsrapportering Månedsrapporter er et viktig styringsredskap for både instituttfakultets- og prosjektledere. Fakultetets budsjettseksjon bør i samarbeid med PØA, bør utarbeide enhetlig mal for slike rapporter Nettverk Fakultetets økonomiforum bør være en møteplass for fakultetets økonomimedarbeidere. Budsjettseksjonen ved fakultetet bør ha ansvar for innkalling 16
Ø k o n o m isk sty rin g sk a len d er fo r M N -fa k u ltetet R ev id ert av b ud sjettseksjo nen i fo rb ind else m ed rap p o rtarb eid et. S tyrin g skalend eren er ik ke sty reb eh an d let M å n e d In s titu tt F a k u lte t O p p fø lg in g O p p fø lg in g J a n u a r å rs a vs lu tn in g å rs a v s lu tn in g In te rn b u d s je ttfo rd e lin g R å d g iv n in g b u d s je tte rin g /in n le g g in g P e rs o n a l- o g ø k o n o m ia v d e lin g e n S p e s ie lle m ile p æ le r 2 0 0 5 7. F ris t fo r v e rd ifa s ts e tte ls e e ie n d e le r (I/F ) 2 6. F ris t å rs m e ld in g s ta b e lle r 3 1. F ris t b u d s je ttin n le g g e ls e O ra c le - h o v e d g ru p p e r 3 1. K o m m e n ta r å rs re g n s k a p O p p fø lg in g ra m m e fo rd e lin g F e rd ig s tille å rsm e ld in g s ta b e lle r 1 5. K o m m e n ta r m å n e d s re g n s k a p U k e 3. O p p s ta rt B a sw a re F e b ru a r 1 2. K o m m e n ta r m å n e d s re g n s k a p 1. F ris t å rsm e ld in g s ta b e lle r 1. F ris t å rs m e ld in g In te rn e tild e lin g s b re v 1 5. In te rn m å n e d s ra p p o rte rin g U k e 5. K o m m e n ta r å rs re g n s k a p til P Ø A 1 5. Å rs re g n s k a p til U F D 2 8. B u d s je tt i O ra c le - p e rio d is e rt o g d e ta lje r 1 5. K o m m e n ta r m å n e d s re g n s k a p 1 5. R a p p o rte rin g s fris t D a ta b a s e fo r s ta tis tik k o m h ø ye re u td a n n in g 17