Huldt & Lillevik Lønn 5.0 Produktnotat Versjon 5.16.3 November 2016
1. HVA ER NYTT I DENNE VERSJONEN?... 3 2. INTEGRASJONER... 3 3. OPPDATERE HULDT & LILLEVIK LØNN... 3 4. A-ORDNINGEN... 4 4.1. Flere arbeidsforhold... 4 4.1.1. Ved nyansettelse... 5 4.1.2. Når en person slutter... 6 4.1.3. Når en person begynner igjen... 8 4.1.4. Bytte av arbeidssted... 9 4.1.5. Arbeidsforhold avsluttet som ikke skulle vært det, eller avsluttet med feil.... 9 4.1.6. A-melding korreksjoner... 9 5. ANDRE ENDRINGER... 10 5.1. Utfasing av SQL Server 2008 og 2008 R2... 10 5.2. Periodens lønn Registrere pr. lønnsart... 10 5.3. IBAN... 10 5.4. Poststeder... 10 5.5. Endring i offentlige satser... 10 5.6. Nytt format for remittering til bank... 10 5.7. Skattefri organisasjon... 10 5.8. Import av personer fra fil eller ventetabell... 11 5.9. Integrasjon mot Visma.net... 11 6. MELDINGER... 12 7. ENDRING I OPPSETTET TIL ADOBE READER... 12
1. Hva er nytt i denne versjonen? Denne versjonen inneholder flere endringer og nyheter. VI ANBEFALER AT HELE DETTE PRODUKTNOTATET LESES NØYE! Denne versjonen er i første rekke for de kundene som venter på funksjonalitet i forhold til flere arbeidsforhold på samme ansattnummer, og rettelser i forhold til Visma.net integrasjonen. 2. Integrasjoner Det kommer ikke nye Huldt & Lillevik Ansattportal sammen med denne versjonen av Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Alle som oppgraderer til versjon 5.16.3 (eller nyere) må ha versjon 2015.4. build 299 av Ansattportalen. 3. Oppdatere Huldt & Lillevik Lønn Du laster ned versjonen fra Visma Community: https://community.visma.com/no/software/produkter/huldt--lillevik/nedlastinger/ Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. 3
4. A-ordningen 4.1. Flere arbeidsforhold Kartotek Personer 2 Arbeidsforhold Etter innføring av a-ordningen har det vært et stort ønske at Huldt & Lillevik Lønn 5.0 skal støtte flere arbeidsforhold på samme ansattnummer. Dette har vi løst i denne versjonen hvor oppgavevalget Kartotek Personer Arbeidsforhold (tidligere a- ordning) er bygd om, og har fått ny funksjonalitet. Se nedenfor for detaljer. Etter at du har installert denne versjonen er det ikke lengre nødvendig å bruke kopieringsfunksjonen når en person begynner igjen etter at vedkommende har vært meldt sluttet i en periode. Ved oppdatering til denne versjonen blir informasjon om arbeidsforhold oppdatert til ny løsning. I den nye løsningen er registrering av stillingsprosent (deltid) flyttet til fane 2 - Arbeidsforhold, slik at summen av deltid på aktive arbeidsforhold, blir total stillingsprosent. For ansatte med kobling til ett arbeidssted er deltid kopiert fra registrert stillingsprosent under fane 1 - Person. For ansatte med fordeling på flere arbeidssteder, er deltid regnet ut fra andel av registrert stilingsprosent. Sum deltid for aktive arbeidsforhold kan ikke overstige 100. Etter oppdatering til denne versjonen er det viktig at du kontrollerer deltidsprosenten på fane 1 - Person, da denne fortsatt styrer beregning av lønn for fastlønnede. Husk at det er avtalt arbeidstid (stillingsprosent) på arbeidskontrakten du skal registrere som deltid på arbeidsforholdet, dette er uavhengig av avlønningstype. Deltidsprosenten brukes av blant annet NAV for offentlige ytelser, og av AFP for beregning av pensjonspremie. Timelønnede der det ikke er avtalt stillingsprosent skal legges inn med 0 (null). Det som videre er viktig å kontrollere er hvis du har personer som har status aktiv men som egentlig har sluttet, og står med sluttet dato i systemet. Fordi disse personene har status aktiv så legges det inn et åpent arbeidsforhold på disse 4
personen. Dette arbeidsforholdet må avsluttes med riktig til dato, hvis ikke blir de innmeldt i aa-registeret igjen neste gang du sender a-melding. Bedrifter/klienter som ikke har benyttet seg av arbeidssted tidligere får etter oppdatering til denne versjonen dette opprettet automatisk av systemet. Den nye løsningen krever at alle aktive ansatte er knyttet til et arbeidssted. Systemet oppretter et arbeidssted med juridisk organisasjonsnummer som virksomhetsnummer, og dette blir brukt på alle ansatte. 4.1.1. Ved nyansettelse Ved nyansettelse er det viktig at fane 1 Person og fane 2 Arbeidsforhold under Kartotek Personer fylles ut riktig og fullstendig. Det er ikke lenger mulig å opprette en ansatt uten at tilstrekkelig informasjon i disse to fanene er registrert. Begynn med fylle inn opplysninger på fane 1 Person: Legg merke til at det ikke er mulig å skrive inn informasjon i felt Deltid på denne fanen. Feltet Begynt dato behøver du heller ikke å fylle ut. Mer om dette senere. Gå videre til fane 2 Arbeidsforhold: 5
Klikk på Lagre når alle nødvendige felter er fylt ut. Nå vil du se at feltet Deltid og feltet Fra dato speiles tilbake til fane 1 Person og fyller automatisk inn feltene Begynt dato og Deltid på fane 1 - Person. Det er mulig å kombinere aktive arbeidsforhold med ulike arbeidsforholdstyper. Dette gjelder ikke arbeidsforholdstype «Pensjoner og andre typer ytelser, uten ansettelsesforhold». Arbeidsforholdstypen Pensjoner sammen med andre arbeidsforholdstyper i samme a-meldingsmåned vil gi avvisning i mottak hos Altinn. Systemet lar deg ikke lagre før alle data som er nødvendig er lagt inn. 4.1.2. Når en person slutter Dette kan ikke utføres før vedkommende har vært med på sin siste ordinære lønnskjøring (lønn må være godkjent). Når en person slutter så må følgende gjøres: På Kartotek Personer Fane 2 Arbeidsforhold angir du Til dato på Arbeidsforholdet. Dvs. den dagen vedkommende avslutter sitt arbeidsforhold. Når du trykker på lagre så legger informasjonen seg om arbeidsforhold ned under Arbeidsforholdhistorikk. Samtidig speiles Til dato til feltet Sluttet dato på fane 1 Person. På fane 1 Person må du huske å endre status til Sluttet. Du bør også fjerne det som ligger på Kartotek Fast lønn/trekk. 6
7
4.1.3. Når en person begynner igjen Når en person begynner igjen etter å ha hatt status sluttet i en periode så må følgende gjøres: På Kartotek Personer Fane 2 Arbeidsforhold så legger du inn nye data om arbeidsforholdet. Du skal IKKE gjenbruke et tidligere arbeidsforhold hvis en ansatt har hatt status sluttet en periode. Du skal lage et nytt arbeidsforhold på samme ansattnummer, med nye arbeidsforhold-data. Legg spesielt merke til at den ansatte får ny ArbeidsforholdsID når arbeidsforholdet starter på nytt. At vedkommende får ny ArbeidsforholdsID er svært viktig for å få til riktig innrapportering i a-melding. På fane 1 Person speiles opplysninger fra fane 2 Arbeidsforhold. Status må endres til Aktiv. Sluttet dato fjernes og ny Begynt dato settes. Skal Ansiennitetsdato endres må dette gjøres manuelt. Også feltet Deltid speiles fra fane 2 til fane 1 slik at vedkommende vil få utbetalt riktig lønn ut fra deltidsprosenten vedkommende er ansatt i. Husk at det er avtalt arbeidstid (stillingsprosent) på arbeidskontrakten du skal registrere som deltid på arbeidsforholdet, dette er uavhengig av avlønningstype. Deltidsprosenten brukes av blant annet NAV for offentlige ytelser, og av AFP for beregning av pensjonspremie. Legg inn riktige opplysninger på Kartotek Fast lønn/trekk før du kjører lønn på denne personen igjen. 8
4.1.4. Bytte av arbeidssted Hvis en ansatt bytter arbeidssted internt i bedriften må det aktive arbeidsforhold avsluttes ved å sette dato for siste arbeidsdag på gammelt arbeidssted i feltet Til dato. Og det må opprettes et nytt arbeidsforhold på nytt arbeidssted. Nødvendige opplysninger må legges inn for å få lagret det nye arbeidsforholdet. Sjekk at riktige opplysninger ligger inne på Kartotek Fast lønn/trekk før du kjører lønn på denne personen igjen. 4.1.5. Arbeidsforhold avsluttet som ikke skulle vært det, eller avsluttet med feil. Skulle du ved en feiltagelse avslutte et arbeidsforhold, eller avslutter med f.eks. feil dato, er det mulig å rette dette. Høyreklikk på (den nyeste) linjen under Arbeidsforholdhistorikk og velg Åpne og endre lukket arbeidsforhold. Linjen flyttes opp igjen under Arbeidsforhold. Nødvendige endringer kan nå utføres før du lagrer. Valget er kun tilgjengelig på den linjen som er lukket sist i tid. 4.1.6. A-melding korreksjoner Skal du korrigere transaksjoner i en a-melding i oppgavevalget Periodens Lønn A- melding korreksjoner på en person som har sluttet er det viktig at det blir lagt inn arbeidssted på linjen(e) som gjelder denne tidligere ansatte. Den ansatte må knyttes til det arbeidsstedet vedkommende var ansatt i når han jobbet i bedriften. Som nevnt tidligere i dette produktnotatet så blir det satt inn et arbeidssted på alle aktive ansatte som ikke er knyttet til et ved oppdatering til denne versjonen. 9
5. Andre endringer 5.1. Utfasing av SQL Server 2008 og 2008 R2 Huldt & Lillevik Lønn 5.0 vil fra versjon 5.17.3 (høsten 2017) ikke ha støtte for SQL Server 2008 og 2008 R2. Har du en av disse SQL-versjonen som database for lønnssystemet må du i god tid før denne versjonen blir lansert ha byttet til en nyere versjon av SQL server. 5.2. Periodens lønn Registrere pr. lønnsart Lønnsarter som krever tilleggsopplysninger kan nå også registreres i dette oppgavevalget, ikke bare i Periodens Lønn Registrere pr. person. 5.3. IBAN Det har vært en gjennomgang av de ulike lands regler for oppbygging av IBANnummer. Vi fant noen som manglet, disse er lagt til. 5.4. Poststeder Endringer i poststeder gjeldende fra 01.10.2016 er lagt inn i Kartotek Poststeder. 5.5. Endring i offentlige satser I Kartotek Offentlige satser er Grense for rentefordel ved lån endret til 2,20 som er gjeldende sats fra juli i år. Denne satsen gjelder ut 2016. Samme sats gjelder også for januar og februar i 2017. Du kan lese mer om normrentesatsen i Oppslag Juridisk. 5.6. Nytt format for remittering til bank Standarden som heter ISO 20022 er implementert i Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Ta kontakt med din bank for å sjekke om du kan begynne å bruke dette formatet nå. ISO 20022 er en ny internasjonal standard som vil erstatte ulike nasjonale standarder på sikt. Banken din kan gi deg svar på spørsmål du måtte ha om det nye formatet. ISO 20022 er en XML fil. Når du lager filen første gang må du angi et filnavn. Du velger filnavnet selv. 5.7. Skattefri organisasjon Utfordringer i forhold til å få brukt enkelte lønnsarter, f.eks.km-godtgjørelse, sammen med de nye reglene for skattefri organisasjon er rettet. 10
5.8. Import av personer fra fil eller ventetabell Når allerede eksisterende personer i Huldt & Lillevik Lønn 5.0 blir oppdatert med nye faste kostnadsbærere ved import via fil eller ventetabeller kan transaksjoner i oppgavevalgene Periodens Lønn Registrere pr person og Kartotek Fast lønn/trekk oppdateres med disse nye faste kostnadsbærerne. Forutsetningen er at følgende nye parameter i Kartotek Firmaoppsett Parametre er merket: 5.9. Integrasjon mot Visma.net Det har blitt gjort flere forbedringer i den tjenesteorienterte integrasjonen mellom Huldt & Lillevik Lønn 5.0 og Visma.net. Det er nå mulig å sette opp enkeltstående moduler i Visma.net, f.eks. kun Payslip. Under oppsett av integrasjonen sjekkes det mot Visma.net hvilket system som skal eie ulike opplysninger (hvem som regnes som master for bl.a. kostnadsbærere, hvis et ERP system også er knyttet mot Visma.net) Mindre endringer for å gi en bedre brukeropplevelse er vektlagt til denne versjonen. 11
6. Meldinger For kunder som bruker Visma.net Payslip er det implementert et nytt oppgavevalg som heter Meldinger. Meldinger gir deg muligheten til å vente med å sende meldinger, til å se dem, og hva som har skjedd med dem. Meldinger brukes kun for lønnsslipper som blir distribuert til Visma.net Payslip, men vil bli utvidet med lønnsslipper sendt via e-post eller Digipost. Andre framtidige utvidelser kan f.eks. være distribusjon av person-oppsummering, som sendes til alle ansatte i januar. Beskrivelse av detaljene i oppgavevalget Meldinger finner du i Brukerveiledningen i menyvalget Hjelp Brukerdokumentasjon i Huldt & Lillevik Lønn 5.0. 7. Endring i oppsettet til Adobe Reader På enkelte Windows 10 maskiner kan forhåndsvisning av pdf-filer gi en feilmelding. Dette gjelder i oppgavevalgene Meldinger og Kartotek Personalopplysninger (fane 4 Filer/Dokumenter). Løsning på dette problemet er beskrevet i Visma Community under Brukertips: https://community.visma.com/no/software/produkter/huldt-- Lillevik/Brukertips/Teknisk/Feilmelding-ved-forhandsvisning-av-PDF-i-Windows-10/ huldt-lillevik.no Besøksadresse: Rognebakken 4, 2770 Jaren Postadresse: Postboks 148, 2711 Gran Tlf: 09102 12