Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 18.05.2016, kl 13:30 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 11.05.2016 Arild Olsen leder Side 1

Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 29/16 Godkjenning av protokoll fra møte 02.05.2016 PS 30/16 Masterplan Svalbard mot 2025 - søknad om midler til fase 3. PS 31/16 Rapport om finansforvaltning pr. 30.04.2016 PS 32/16 Søknad om endring av skjenkebevilling for Arctic Tapas PS 33/16 Søknad om utvidet skjenkebevilling Svalbard bryggeri - Orientering ved lokalstyreleder og administrasjonssjef Side 2

PS 29/16 Godkjenning av protokoll fra møte 02.05.2016 Side 3

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/962-10-223 Marianne Stokkereit Aasen 10.05.2016 Masterplan Svalbard mot 2025 - søknad om midler til fase 3. Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 30/16 18.05.2016 Lokalstyret 31.05.2016 Anbefaling: Lokalstyret bevilger kr 300.000 til Masterplan Svalbard fase 3 for 2016, finansieres ved bruk av omstillingsmidler fra staten. Budsjett 2016 korrigeres tilsvarende. Videre finansiering må vurderes i forbindelse med budsjett 2017 og økonomiplan 2017-2020, men Visit Svalbard oppfordres til å arbeide med andre finansieringskilder. LL vil i fortsettelsen bidra på andre måter, ut over kronebeløp, blant annet i en sterkere koordineringsrolle, og gjennom å gjennomføre prosjekter som naturlig hører inn under LL sitt ansvarsområde. Saksopplysninger: Lokalstyret har anbefalt Masterplan «destinasjon Svalbard mot 2025» gjennom finansiering, 19. november 2013: «Longyearbyen lokalstyre støtter Svalbard Reiselivsråds arbeid med masterplanprosessen «Destinasjon Svalbard 2025», fase 2, med 150.000 kroner. Støtten forutsetter at prosessen gjennomføres i henhold til opplegg, skissert i søknadsbrev av 22.10.2013. Longyearbyen lokalstyre ber om at rapport fra prosessen, med regnskap, oversendes Longyearbyen lokalstyre etter gjennomføringen». Og gjennom å akseptere den som en god plan for reisemålsutvikling, i følgende vedtak 02.06.15: «Longyearbyen lokalstyre slutter seg til hovedstrategiene i reiselivsnæringens Masterplan Svalbard mot 2025. Denne legges til grunn, så langt råd er, ved Longyearbyen lokalstyres framtidige planlegging og behandling av saker som berører utviklingen av Svalbard som reisemål. På samme måte legges satsingsområdene i Masterplanen til grunn når Longyearbyen lokalstyres egen handlingsplan og øvrige planer utarbeides og/eller revideres.» Visit Svalbard står nå på trappene til å iverksette fase 3 av masterplanen, «fra ord til handling» (se vedlegg) som er fase 3 av arbeidet, reisemålsprosessen etter Hviteboka består av tre faser: 1. Forstudie (fase 1) 2. Etablere et rammeverk for utvikling, dvs en masterplan (fase 2) 3. Gjennomføringsfase fra ord til handling (fase 3) Ambisjonen for utviklingen er å doble antall årsverk i reiselivet i Longyearbyen innen 2025. Av disse skal flest mulig årsverk være helårs arbeidsplasser knyttet til lokal bosetting og lokal verdiskaping, slik at utviklingen bidrar til et mer robust familiesamfunn. Side 4

2012/962-10 Side 2 av 3 Visit Svalbard har ansatt en prosjektleder i 100% stilling fra nå, og ut 2018. Visit Svalbard ber LL om 50% dekning av prosjektlederkostnaden, totalt kr 997.000,- fordelt over prosjektperioden 01.04.16-31.1218 Vurdering: Som det fremgår av søknaden fra Visit Svalbard har fase 3 en total kostnadsramme som beskrevet under: Budsjett: Tiltak i henhold til tiltaksplan 3 905 000 Prosjektleder, inkl kontor, adm, komp. 1 994 000 Mentor, inkl reiser 390 000 Egeninnsats (300 t x 500,-; per år) 413 000 Sum 6 702 000 Finansieringsplan: Innovasjon Norge 3 764 000 Aktørene i reiselivsrådet; kroner 800 000 Aktørene; egeninnsats 413 000 Annet; LL, SMF 1 725 000 Sum 6 702 000 Longyearbyen lokalstyre har lagt strategiene i Masterplanen til grunn blant annet gjennom styrking av en plan og utviklingsenhet, og stort fokus på arealplanarbeid og sentrumsutvikling. Her vil LL legge ned mye kapasitet og kapital både det året som har gått og de kommende årene. I tillegg er det naturlig at LL tar ansvar for de overordnede prosjektene knyttet til utvikling av torget og andre viktige samlingspunkter i sentrum. Ett av tiltakene som Masterplanen fase 3 legger opp til er å få laget en skiltplan for Longyearbyen. Dette er et viktig samlende tiltak for byen og for formidling av både turisme, forsking, kulturminner, teknisk infrastruktur etc. Det vil være viktig å få laget en designhåndbok for all skilting i Longyearbyen slik at det på sikt blir en helhetlig formidling av byen og aktiviteten her og er et prosjekt LL gjerne tar ansvar for sammen med Visit svalbard og LySEF (Longyearbyen Science and Education Forum) hvor LL er en av mange bidragsytere (blant annet sammen med Visit Svalbard, UNIS, NP, Sysselmannen, etc. etc.) se fullstendig liste på LySEF sin hjemmeside. Det er helt klart viktig i den perioden Longyearbyen nå går inn i å få satt ord ut i handling, og næringsutvikling i Longyearbyen har høy prioritet, jfr. den ferske Svalbardmeldingen. Turisme er en viktig basisnæring, og vil bli enda viktigere de kommende årene gitt de forutsetninger som ligger til grunn i strategisk næringsplan, i næringen selv sine planer, og i Svalbardmeldingen. Longyearbyen lokalstyre bør derfor bygge opp under dette gjennom å støtte Masterplanen fase 3 med midler i 2016, hvorvidt det skal gis støtte også i 2017 og 2018 må tas opp til vurdering i høstens budsjettprosess. Visit Svalbard søker om 997.000 fordelt over 3 år, hvorvidt LL skal bidra med hele eller deler av beløpet må sees opp imot LL sin egen økonomi i år og de kommende årene, og dette må igjen vurderes opp imot egne tiltak som LL har behov for å gjennomføre. Innovasjon Norge ble tildelt et stort beløp i forbindelse med omstillingen etter SNSK og Visit Svalbard har søkt om støtte på kr 3.764.000 til gjennomføring av del 3 der. LL ser også muligheten til å bidra med kompetanse og gjennomføring av delprosjekter som er initiert i Masterplanen, og ser dette som en mulighet til å bidra i gjennomføringen ut over det å bevilge midler videre i prosjektet. Vedlegg: 1 Søknad om midler til fase 3 av masterplanen "Destinasjon Svalbard mot 2025" 2 Kopi av søknad til Innovasjon Norge Troms Side 5

2012/962-10 Side 3 av 3 Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 6

Longyearbyen Lokalstyre 9170 Longyearbyen Longyearbyen, 07.04.2016 Att: Søknad om midler til fase 3 av masterplanen "Destinasjon Svalbard mot 2025" Den menneskestyrte delen av Svalbard er i endring. Kull bygges ned som den viktigste næringen og det er et politisk ønske om at andre næringer skal erstatte bortfallet av arbeidsplasser i gruvenæringen. Forventningen til reiselivet et at vi skal doble antall årsverk innen vår virksomhet, fra ca 300 til 600 årsverk jf strategisk næringsplan. Strategien for hvordan denne ambisjonen skal oppfylles er formulert i «Masterplan destinasjon Svalbard mot 2025». Ambisjonen om å øke antall årsverk i reiselivet er i tråd med norsk svalbardpolitikk om å bidra til et robust familiesamfunn med trygge, helårlige og stabile arbeidsplasser. Reiselivet er i en nøkkelposisjon for nødvendig omstilling og ny aktivitet i Longyearbyen. Det mener vi at kan gjøres ved å følge den røde tråden i strategien om en helhetlig bærekraftig videreutvikling av reiselivet på Svalbard. Visit Svalbard står på trappene til å iverksette fase 3 av masterplanen, den delen som kalles «fra ord til handling» i Innovasjon Norges hvitebok for reisemålsutvikling. Vi starter prosjektet den 1. april, med Trine Krystad som prosjektleder i perioden 01.04.16. 31.12.18. For å oppfylle ambisjonen og innfri på forventingene som stilles til reiselivet som en seriøs og ansvarlig aktør trenger vi støtte fra Longyearbyen lokalstyre. En slik støtte vil understreke at utvikling av reisemålet og etablering av nye arbeidsplasser er et felles ansvar for hele lokalsamfunnet. Prosjektets finansiering Prosjektet har en totalramme på kr. 6 702 000,- over prosjektets levetid på 2,75 år fra 01.04.16. til 31.12.18. Hovedtallene er: Budsjett: Tiltak i henhold til tiltaksplan 3 905 000 Prosjektleder, inkl kontor, adm, komp. 1 994 000 Mentor, inkl reiser 390 000 Egeninnsats (300 t x 500,-; per år) 413 000 Sum 6 702 000 Finansieringsplan: Innovasjon Norge 3 764 000 Aktørene i reiselivsrådet; kroner 800 000 Aktørene; egeninnsats 413 000 Annet; LL, SMF 1 725 000 Sum 6 702 000 Dette er tall hentet fra søknaden til Innovasjon Norge av 15.03.16., denne er vedlagt som dokumentasjon for vår søknad til Longyearbyen lokalstyre. Visit Svalbard AS Postboks 323 e-mail: info@visitsvalbard.com Tel. 79 02 55 50 9171 LONGYEARBYEN www.visitsvalbard.com Fax 79 02 55 51 Side 7

Vi jobber med å fullfinansiere prosjektet, og har forventninger om at Innovasjon Norge vil være en viktig bidragsyter også i fortsettelsen. Videre har Visit Svalbard i sine budsjetter de kommende år lagt inn kontantbidrag, i tillegg til utstrakt bruk av egeninnsats fra aktørenes side. Svalbards Miljøvernfond vil bli omsøkt midler til delprosjekter, og det samme kan tenkes gjort ovenfor andre instanser for ulike tiltak. Vi forventer også at det tilfaller oss en pott midler fra UD sitt utviklingsprogram Arktis 2030, etter at vi sammen med Nibio, lokalstyret og Spitsbergen Travel laget en felles søknad med konkrete tilretteleggingstiltak for turistutvikling. Per nå kjenner vi ikke detaljene i tilsagnet, dette vil vi komme tilbake til når de endelige avklaringene er gjort med UD. Flere av tiltakene er lagt opp til at de skal finne sin fulle finansiering i løpet av prosjektets levetid, slik at den totale rammen nok vil ligge en hel del over 6,7 millioner som budsjettet lyder på. Longyearbyen lokalstyre har vært med gjennom hele reisemålsprosessens fase 1 og 2, og har da også formelt behandlet den og lagt den til saksgrunnlag for flere av byens pågående og kommende prosjekter og prosesser. Vi håper lokalstyret blir med oss videre på reisen, både gjennom deltagelse i styringsgruppen (som for fase 1 og 2) og som aktiv medspiller for øvrig, samt i form av finansiell støtte som omsøkt her. Vi ser det som essensielt for å lykkes med gjennomføringen av fase 3 at vi har en prosjektleder ansatt over hele perioden. Vår søknad til Longyearbyen lokalstyre gjelder derfor konkret om midler til å dekke prosjektlederkostnaden over perioden, totalt kr. 1 994 000,-. Dette inkluderer alle kostnader knyttet til prosjektledelsen, herunder kontor, administrasjon, kompetansetiltak og reisevirksomhet. Vi søker med dette Longyearbyen lokalstyre om 50 % dekning av prosjektlederkostnaden, totalt kr. 997 000,-, fordelt over prosjektperioden 01.04.16. 31.12.18. Skulle det være behov for ytterligere dokumentasjon, vennligst ta kontakt. Med vennlig hilsen Visit Svalbard AS Ronny Brunvoll Reiselivssjef Vedlegg: Søknad til Innovasjon Norge om midler Svalbard Reiseliv AS Side 8

Innovasjon Norge Troms Postboks 6304 9293 Tromsø Longyearbyen 15.03.2016 Att: Ann-Kristin Gjelsten Søknad om midler til masterplan «Destinasjon Svalbard mot 2025» - fase 3 Våren 2015 ble arbeidet med en masterplan for Svalbard sluttført og politisk vedtatt. Nå ønsker aktørene å gå videre med den tredje og siste fasen. Reisemålsprosessen etter Hviteboka består av tre faser: 1. Forstudie (fase 1) 2. Etablere et rammeverk for utvikling, dvs en masterplan (fase 2) 3. Gjennomføringsfase fra ord til handling (fase 3) Reisemålsutvikling handler om å ha et helhetsperspektiv, der næringsutvikling og vekst er basert på det markedet vil ha. Samtidig må ikke den lokale næringsutviklingen komme i konflikt med lokalsamfunnsutviklingen. Det betyr at det er flere dimensjoner og mange aktører som blir berørt i dette strategiarbeidet. Fase 3 har som formål å gjennomføre tiltak eller sette i gang prosesser som er besluttet i masterplanen. Det er Svalbard Reiselivsråd / Visit Svalbard og de øvrige aktørene i styringsgruppa for reisemålsprosessen som vil være ansvarlig for å rigge fase 3 organisatorisk og finansielt. Longyearbyen lokalstyre vil også måtte spille en vesentlig rolle. Hovedtall Prosjektet har en totalramme på kr. 6 702 000,- over prosjektetslevetid på 2,75 år fra 01.04.16. til 31.12.18. Hovedtallene er: Budsjett: Tiltak i henhold til tiltaksplan 3 905 000 Prosjektleder, inkl kontor, adm, komp. 1 994 000 Mentor, inkl reiser 390 000 Egeninnsats (300 t x 500 per år) 413 000 Sum 6 702 000 Finansieringsplan: Innovasjon Norge 3 764 000 Aktørene; kroner 800 000 Aktørene; egeninnsats 413 000 Annet; LL, SMF, 1 725 000 Sum 6 702 000 Prosjektlederstillingen ønskes vi skal sees uavhengig av de ulike tiltakene, slik at vi er sikret en helhetlig gjennomføring i de 2,75 årene prosjektet skal vare. Noen av delprosjektene og innsatsområdene vil måtte finnes sin finansiering i løpet av prosjektets levetid. Vi må også ta høyde for justeringer mellom de enkelte tiltaksområdene. Vi omsøker med dette Innovasjon Norge om kr. 3 764 000,- Visit Svalbard AS Postboks 323 e-mail: info@visitsvalbard.com Tel. 79 02 55 50 9171 LONGYEARBYEN www.visitsvalbard.com Side 9

Formålet med masterplanens fase 3 Formålet med Masterplanarbeidet, er å gi Svalbard et langsiktig rammeverk for utviklingen av reisemålet. Norsk og internasjonalt reiseliv befinner seg for tiden i en fase som er preget av raske omveltninger på mange nivåer. En endret konkurransesituasjon, en strukturell forskyvning av trafikken mot nye markedssegmenter og tøffere krav til et bærekraftig reiseliv stiller nye krav til reisemålene og dets aktører. Alle kommuner og de fleste reiselivsbaserte næringsklynger har i dag knappe ressurser. Det er derfor et poeng å bruke ressursene så optimalt som mulig, og det er også den viktigste årsaken til at de private og de offentlige aktørene på reisemålet Svalbard vurderer en samlet innsats for å gjennomføre de siste tiltakene i masterplanen, altså gjennom en styrt fase 3 organisert etter Innovasjon Norges Hvitebok for reisemålsutvikling. Selv om Svalbard som reisemål har klart seg bra i konkurransen de siste årene, møter de utfordringer på flere områder. Dette gjelder forhold knyttet til både bærekraft, lokalsamfunnsutvikling i en periode der gruvedriften nedskaleres dramatisk, infrastruktur, markedsposisjonering, organisering og ikke minst lønnsomhet sett i forhold til ambisjonene for Svalbard på kortere og lengre sikt. Masterplanen avklarer behov, potensial og strategi, samt konkrete tiltak som må iverksettes i fase 3 for å nå de omforente målene. Visjon, ambisjoner og strategiske mål Visjonen er at «Svalbard skal framstå som det ledende høyarktiske reisemålet i det internasjonale turistmarkedet». Dette skal gjøres gjennom å utvikle og levere unike og attraktive opplevelser. Videre vekst skal skje gjennom bærekraftig verdiskaping og styrt utvikling i rammer som er forenlig med øygruppas unike natur og internasjonale posisjon. Grunnleggende ambisjoner bak denne visjonen er: Kvalitet og sikkerhet i alle ledd/på alle nivåer Kunnskap om de særegne forholdene Styrte og tilrettelagte natur- og kulturopplevelser Produkter som skaper lønnsomhet og lokale, helårlige arbeidsplasser Et sterkt og forpliktende samarbeid i næringen og mellom næringen og det offentlige Kompetansebygging gjennom Svalbardguide- opplæringen og eventuelt å tilby kurs i samarbeid med Innovasjon Norge. Masterplan «Destinasjon Svalbard 2025» og merket «Bærekraftig reisemål» skal bidra til at man hele tiden jobber for en mer bærekraftig utvikling. Ambisjonen for utviklingen er å doble antall årsverk i reiselivet i Longyearbyen innen 2025. Av disse skal flest mulig årsverk være helårs arbeidsplasser knyttet til lokal bosetting og lokal verdiskaping, slik at utviklingen bidrar til et mer robust familiesamfunn. Veksten skal komme gjennom: a. flere besøkende og lengre opphold b. en bedre og mer kundetilpasset totalopplevelse i alle sesonger De strategiske målene er å: 1. Sikre bedre tilrettelegging, bedre og mer differensiert kommunikasjon og mer effektiv bruk av Longyearbyen og nærområdene som selvstendig opplevelsesarena. 2. Sikre bedre helhetlige kundeopplevelser for ulike målgrupper i alle sesonger, herunder mer differensierte leveranser. Visit Svalbard AS Side 10

3. Sikre bedre rammebetingelser og bedre håndtering av disse for operasjoner, særlig i strategisk viktige områder. 4. Sikre bedre tilgjengelighet gjennom hele året på fly (passasjerer og cargo) og økt kapasitet på overnatting og opplevelser. 5. Sikre en bærekraftig utvikling. Utviklingen i reiselivet skal forsterke Svalbards miljøprofil og ta hensyn til den sårbare naturen. Strategiske partnere og forpliktende samarbeidsavtaler Reiselivet på Svalbard har i dag et samarbeid med aktører som NordNorsk Reiseliv, Cruisenettverk Nord-Norge og Svalbard, Cruise Norway, Hurtigruten, flyselskapene, Avinor, cruisenæringen, internasjonale turoperatører, hotellkjeder som Scandic med flere. Det er videre naturlig at nye samarbeidspartnere trekkes inn i det videre arbeidet, ikke minst gjelder dette Longyearbyens gårdeiere og forretningsdrivere som også har en interesse i å øke attraktiviteten i sentrum. Det finnes også parallelle utviklingsprosjekter på Svalbard som man må få koordinert etter beste evne. I fase 3 ønsker man derfor å sikre forpliktende strategiske allianser med tanke på utviklingsarbeidet. Slike samarbeidsavtaler og spilleregler for samhandling mellom aktørene, skal realiseres med utgangspunkt i den vedtatte masterplanen. Om søkeren Formell søker om finansiering av fase 3 er Visit Svalbard AS på vegne av Svalbard Reiselivsråd, lokalstyret, reiselivsbedrifter og reiselivsrelaterte organisasjoner og aktører på Svalbard. Visit Svalbard AS vil dermed også ta ansvaret for prosjektledelsen og eierskapet til fase 3 inntil annet eventuelt besluttes av Styringsgruppa, dvs i samråd med Innovasjon Norge, de øvrige finansiørene og reisemålets aktører. Fase 3 ønskes igangsatt første kvartal 2016 med en varighet på inntil 3 år. En kompetent prosjektleder vil bli engasjert i 100 % stilling for å lede arbeidet. I tillegg vil det hentes inn kompetanse og bistand fra eksterne miljøer etter behov, det være seg private rådgivningsselskaper med kompetanse på området, kommunikasjons- og designbyråer eller spesielle forsknings- og kompetansemiljøer. Som eier av prosjektet vil Visit Svalbard stille krav til at prosjektet bygger all utvikling på sentrale bærekraftverdier, og at det har kommersiell vekst som overordnet mål. Visit Svalbard ser det dessuten som naturlig at de tar et overordnet ansvar for oppfølging og avklaring av veien videre i etterkant av prosjektet. Vi anser signaturene til medlemmene i styringsgruppa for masterplanen (fase 2), samt den politiske bindingen som ligger gjennom vedtak i Lokalstyret om å gjennomføre strategi og tiltak i masterplanen, som gyldige samarbeidsavtaler for dette prosjektet og denne søknaden. Om søknaden og prosjektets forankring og betydning Tiltakene som presenteres i denne søknaden er basert på masterplanprosessens fase 2. Tiltakene bygger altså på masterplanen som aktørene på Svalbard har utviklet og samlet seg om gjennom flere års arbeid. Forankringen må derfor sies å være solid. Fase 3 vil være siste fase i et stort destinasjonsutviklingsprosjekt gjennomført i tråd med Innovasjon Norges anbefalte modell Hvitebok for reisemålsutvikling. De foreslåtte tiltakene favner av den grunn bredt, og må sies å være av stor betydning for Svalbard som reisemål. Den endelige prioriteringen og innstasvurderingen vil formelt besluttes i styringsgruppa ved oppstart av fase 3. I denne søknaden foreslås likevel en tiltaksplan med et kostnadsbilde basert på de behov og muligheter som er beskrevet i masterplanen. Siden vi her opererer med en fase som heter Fra ord til handling, vil for så vidt alle tiltak handle om å gjennomføre og realisere den underliggende strategien. Det vil likevel være hensiktsmessig å skille ut de tiltakene som er av mer strategisk art og som dermed vil Visit Svalbard AS Side 11

kunne kreve ytterligere prosesser i styringsgruppa og ute blant aktørene for å komme i mål med detaljer og avtaler. Søknaden om finansiering av en styrt fase 3 grunner i behovet om å realisere målene i masterplanen, samt å sikre en felles gjennomføring av tiltak som aktørene ikke evner å gjennomføre hver for seg. Ønsket om en samlet utvikling av reisemål Svalbard, i motsetning til en fragmentert og mer tilfeldig prosjekt- og tiltaksutvikling, er den viktigste årsaken til at man vil ha en organisert og styrt gjennomføring av fase 3. Derfor er denne søknaden heller ikke splittet opp i mindre prosjekter og tiltak på enkelbedriftsnivå, men fremmes som en samlet søknad, i tråd med prosessen beskrevet i Hviteboka for reisemålsutvikling. Utviklingsprosjektets innhold, og dermed søknaden, er sortert i tiltaksområder, med tilhørende mål og beskrivelse av de ulike tiltakene og underprosjektene. Rolleavklaring (gjelder alle tiltaksområder) Når prosjektets innsats berører produktutvikling, kommersialisering, pakketering og markedsintroduksjon / salg, skiller vi mellom operasjoner på bedriftsnivå (enkeltbedrifter og organisasjoner lokalt), destinasjonsnivå (bedriftsnettverk og lignende samarbeidskonstellasjoner på reisemålet), regionnivå (NordNorsk Reiseliv og nettverk i Nord Norge), samt nasjonalt nivå (Innovasjon Norge). Dette prosjektet (fase 3) vil primært jobbe på et destinasjonsnivå med å fasilitere utviklingsarbeid og styrke samarbeidskulturen mellom aktørene der vi ser at dette er viktig for å nå målene slik de er beskrevet i masterplanen. Markedsintroduksjon og salg (gjeller alle tiltaksområder) Prosjektet tar mål av seg å være en pådriver og kvalitetssikrer for effektive markedsintroduksjoner av de produkter og arrangement som utvikles innenfor rammene av prosjektet. Det innebærer at prosjektet vil tilrettelegge for markedsintroduksjon, informere om muligheter for markedsarbeid gjennom etablerte kanaler, og koordinere det som skjer i regionen. Dette vil imidlertid alltid gjøres i tett dialog med aktørene og relevante organisasjoner og nettverk. Det må være opp til hver enkelt bedrift eller organisasjon å prioritere sine markedskanaler, men prosjektet vil kunne være samtalepartner og pådriver i slike prosesser i de tilfellene produktene eller arrangementene er utviklet eller berørt gjennom prosjektet. En endelig og ryddig arbeidsdeling mellom prosjektet, lokalstyret, reiselivsaktørenes Visit Svalbard og bedriftenes ordinære virksomhet vil gjøres tidlig i fase 3. Organisering av prosjektet Også fase 3 vil organiseres etter PLP-modellen, med en egen styringsgruppe bestående av aktører fra både det private, det offentlige og evt fra FoU. Svalbard har jobbet med utvikling under en slik organisering i masterplanprosessen, og aktørene er vant til og komfortable med denne formen for samhandling. Det er ønskelig at Innovasjon Norge Troms deltar aktivt i prosessen også i fase 3. Visit Svalbard vil være prosjekteieren, og en egen prosjektleder vil ansettes. I tillegg til en valgt styringsgruppe, vil man opprette referansegrupper og arbeidsgrupper for de ulike tiltakene etter behov. Mentor Søker ønsker å ha en ekstern mentor med i arbeidet som faglig sparringspartner til prosjektleder og som veileder for styringsgruppa etter behov, slik Innovasjon Norge også anbefaler for gjennomføring av fase 3. Man ser for seg at dette skal være en ekstern rådgiver med kjennskap til reisemålet. Det anslås en kostnadsramme på dette arbeidet på kr 100 000,- pr år pluss kostnader til reise og opphold. Kostnaden er tatt med i budsjettet. Visit Svalbard AS Side 12

Tiltaksplan Tiltaksområder Tiltak A: LYB som opplevelsesarena 1. Kommunikasjonsløsninger, inkludert differensiering mot andre reisemål 2. Tjenesteløsninger 3. Lokal mat og forskningsbaserte opplevelser B: Differensiering 4. Produktdifferensiering 5. Differensiering av sesonger C: Utviklingskultur og struktur 6. Lokal samarbeidskultur 7. Kjennskap og lokalkunnskap 8. Lokalstyrets rolle og innsats 9. Rammebetingelser D: Bærekraft 10. Bærekraftsertifisering E: Effektive systemer og 11. Kompetanseløft støttefunksjoner 12. Arrangementskontor 13. Informasjonstjeneste F: Tilgjengelighet 14. Bedre infrastruktur og rutetilbud Budsjettets oppbygging i 3 faser og fordeling av prosjektlederkostnaden Prosjektet deles inn i 6 faser: Fase 1 2016 1. halvår Fase 4 2017-2. halvår Fase 2 2016 2. halvår Fase 5 2018 1. halvår Fase 3 2017 1. halvår Fase 6 2018-2. halvår Tiltakene er tentativt satt opp per fase, men disse kan forskyves etter som prosjektet skrider frem. Prosjektleder (PL) ansettes for perioden 01.04.16. 31.12.18. Forventet årlig lønnskostnad er kr. 725 000,-, inkl feriepenger, OTP og kontor- og admkostnader, reiser og kompetansetiltak. Over prosjektperioden på 2 år og 9 måneder blir dette totalt kr. 1 994 000,- Vi finner det formålstjenlig å søke om midler til prosjektlederstillingen i sin helhet løsrevet fra resten av budsjettet. Dette fordi PL skal utvikle, detaljbeskrive og jobbe med finansieringen av de ulike tiltakene gjennom prosjektets levetid, og der noen av selve tiltakene må finansieres utenom selve prosjektet for å realiseres. Dette gjelder spesielt infrastrukturtiltak, som eksempelvis kyststien. Vi har likevel fordelt kostnaden for PL ut på de ulike tiltakene, men dette er da kun retningsgivende. Videre er det ikke nødvendigvis 100 % samsvar med ett årsverk sett opp mot fordelingen per fase. Tiltaksområde A: Longyearbyen som opplevelsesarena Sikre bedre tilrettelegging, bedre og mer differensiert kommunikasjon og mer bruk av Longyearbyen og nærområdene som selvstendig opplevelsesarena. Tiltak A1: Kommunikasjonsløsninger, inkl. differensiering mot andre reisemål Med utgangspunkt i designprogrammet skal man legge grunnlaget for en tydeligere og mer effektiv kommunikasjon med markedet. Den skal sikre en konsekvent og relevant Visit Svalbard AS Side 13

kommunikasjonsinnsats på tvers av reisemålets og distribusjonsapparatets aktører, samt styrke Svalbards og Longyearbyens identitet både utad og innad. Herunder hører også arbeidet med å kommunisere Svalbards og reiselivets behov i næringspolitisk sammenheng både lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Mål tiltak A1: Legge grunnlaget for en tydeligere, differensierende og mer effektiv kommunikasjon med markedet. Styrke Svalbards og Longyearbyens identitet både utad og innad. Kommunisere Svalbards og reiselivets behov bedre i næringspolitisk sammenheng både lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Prioriterte tiltak A1: 1. Ferdigstille kommunikasjonsplattform for Longyearbyen. 2. Lage kommunikasjonsplattform, inkludert en digital strategi. 3. Lage en skiltplan for Longyearbyen. 4. Sikre nye løsninger for bedre informasjonsflyt og forventningsbygging før, under og etter reisen til prioriterte målgrupper. 5. Sikre differensierende kommunikasjonselementer i Svalbardkommunikasjonen mtp konkurrerende destinasjoner. Budsjett og finansiering tiltak A1: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase A1.1 300 000 225 000 75 000 10 % 1-6 A1.2 100 000 75 000 25 000 10 % 1-6 A1.3 75 000 25 000 50 000 3 % 2-4 A1.4 175 000 125 000 50 000 10 % 3-4 A1.5 100 000 75 000 25 000 2 % 3-4 SUM 750 000 525 000 175 000 50 000 35 % Tiltak A2: Tjenesteløsninger Transport og gjestehåndtering internt i Longyearbyen kan være en utfordring, særlig når det gjelder individuelt reisende. Det er derfor viktig å binde «bydelene» sammen på en bedre måte, og legge til rette for i større grad å kunne ta i bruk nærområdene, hensyntatt de sentrale kundereisene på reisemålet. Videre skal prosjektet stimulere til etablering av attraksjoner og opplevelser i byen og dens umiddelbare nærhet, men der disse primært har sin finansiering utenfor prosjektet. Mål tiltak A2: Bidra til å utvikle nye opplevelser i og rundt Longyearbyen. Få Longyearbyen til å fungere som en helhetlig, sammenhengende, forståelig og attraktiv by for gjester. Tilrettelegge for optimal ankomst og interntransport fra havn og flyplass. Bedre og lettere tilgjengelig informasjon om tilbudene på Svalbard, samt enklere booking på tvers av leverandørene. Prioriterte tiltak A2: 1. Utvikle og realisere et høykvalitets gruvemuseum og et lokalt vitensenter (Gruve 3 Expo), koblet med en tilrettelegging av Frølageret som attraksjon (utendørs). PS; i stor grad iverksatt; endre til «ta ut det uforløste potensialet i gruvehistorien til byen, koblet med en tilrettelegging av Frølageret, forskning og et eventuelt fremtidig nasjonalparksenter. Visit Svalbard AS Side 14

2. Utvikle og etablere tilpassede fuglekikkerskjul rundt Adventfjorden, i Adventdalen, i Sjøområdet og/eller andre stedet rundt Isfjorden, samt realisere en kyststi knyttet til disse. 3. Tegne og etablere et klatretårn / isklatretårn i sentrum som kan brukes både av innbyggere og turister gjennom hele året. 4. Binde sammen de ulike sentrumsområdene gjennom tilpassede gangbroer, gangveier, skilting og transportløsninger slik at man får Longyearbyens ulike geografiske områder til å fungere bedre sammen. Herunder etablere flere gode fotomotiv i sentrum og sikre god fremkommelighet gjennom skilting, historiefortelling, egnede dekorasjoner osv. 5. Etablere en optimal og opplevelsesorientert ankomstløsning på flyplassen og havna, med alternative tilbud på transport til og fra sentrum. 6. Etablere en mer tilgjengelig informasjonstjeneste og et mer kundevennlig og effektivt og salg-over-disk system for opplevelser i Longyearbyen. Budsjett og finansiering tiltak A2: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase A2.1 50 000 30 000 20 000 2 % 2-4 A2.2 50 000-50 000 3 % 3-4 A2.3 15 000 15 000 1 % 3 A2.4 25 000 15 000 10 000 5 % 2-5 A2.5 20 000 10 000 10 000 5 % 2-3 A2.6 40 000 25 000 15 000 5 % 3-4 SUM 200 000 80 000 15 000 105 000 21 % Tiltak A3: Lokal mat og forskningsopplevelser Tiltaket skal sikre betydelig bedre tilgang på lokale råvarer slik at aktørene kan utvikle bedre og mer bærekraftige matopplevelser på Svalbard. Videre skal det utvikles nye typer opplevelser basert på vitenskapelige temaer og virksomheten som foregår i øvrige næringer som har tilhold på Svalbard, da særlig hightechnæringene og forskningen. Mål tiltak A3: I restauranter og utsalg på helårsbasis kunne tilby lokalt produsert mat basert på råvarer høstet og fangstet fra Svalbard og farvannene rundt. Få etablert signaturprodukter fra Svalbard basert på lokale råvarer. Tilgjengeliggjøre forskning og forskningsresultater som råvare i turistopplevelsen. Prioriterte tiltak A3: 1. Få endret og justert lovverk og forskrifter slik at lokale råvarer i større grad han benyttes til produksjon av lokalmat. 2. Stimulere til etableringen av bedrifter / anlegg som kan ta i mot og foredle råstoff fra hav og land. 3. Få næringen til å samarbeide om tilgang til og fordeling av råstoff, samt ha en helhetlig blikk på produktutviklingen mtp merkevaren Svalbard. 4. Etablere og delta i samarbeidsfora med forskning og annen næring der formidling er fellesnevneren for gjensidig nytteverdi. 5. Etablere konkrete produkter knyttet til forskning og utvalgte næringer. Visit Svalbard AS Side 15

Budsjett og finansiering tiltak A3 lokal mat: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase A3.1 10 000 10 000 2 % 1-2 A3.2 20 000 20 000 2 % 1-3 A3.3 20 000 20 000 2 % 1-3 SUM 50 000-20 000 30 000 6 % Budsjett og finansiering tiltak A3 forskningsopplevelser: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase A3.4 50 000 25 000 25 000 2 % 2-3 A3.5 50 000 25 000 25 000 2 % 2-4 SUM 100 000 50 000-50 000 4 % Tiltaksområde B: Differensiering Målet med dette tiltaksområdet er å styrke Svalbards konkurranseposisjon og lønnsomhet gjennom økt differensiering, både i kommunikasjonen og i leveransene. Dette skal gjøres ved å sikre flere tilgjengelige, mer forståelige og mer kundetilpassede varer i hylla gjennom hele året, flere og bedre valgmuligheter for gjestene basert på deres kompetanse og tidsbudsjett, samt en mer nyansert prising av tilbudene. Tiltak B4: Produktdifferensiering I dette tiltaket skal det utvikles og realiseres en merkeordning for opplevelser som tilbys i og rundt Longyearbyen. (Merk: Differensiering i kommunikasjonen av reisemålet eksternt, løses under tiltaksområde A.) Arbeidet skal gjøres gjennom tjenestedesignmetodikk og kommunikasjonsgrep som bygger på merkevareplattformen for Svalbard og sub-brandet Longyearbyen. Mål tiltak B4: Få flere på mer differensierte produkter/opplevelser i helårsperspektiv. I større grad enn i dag få tilpasset produktene/opplevelsene kundenes ønsker og behov. Motvirke plagiering av produkter/konsepter de lokale aktørene mellom, og bidra til nytenkning og vilje til å satse nytt. Prioriterte tiltak B4: 1. Etabelere et system for farge- og symbolkoder som skal brukes for å skille mellom opplevelsens vanskelighetsgrad. 2. Utvikling av mer kundetilpassede opplevelser, gjerne utledet fra eksisterende, eks kortere, lettere program og opplegg, sentrumsnære opplevelser osv. 3. Definere differensierende, unike Svalbardelementer som kan integreres i opplevelsene. Budsjett og finansiering tiltak B4: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase B4.1 125 000 100 000 25 000 5 % 2-3 B4.2 50 000 35 000 15 000 5 % 3-5 B4.3 25 000 25 000 3 % 2-4 SUM 200 000 160 000 40 000-13 % Visit Svalbard AS Side 16

Tiltak B5: Differensiering av sesonger Det skal utvikles og lanseres et tydelig konseptuelt grep rundt de fire årstidene sommer, høst, mørketid og vårvinter. Disse skal fremheve Longyearbyens unike identitet og det emosjonelle aspektet i reisemålet. Hvert enkelt konsept skal løfte fram det unike ved årstiden og brukes i kommunikasjonen av Svalbard. Aktørene må hver for seg og i samarbeid fylle de ulike konseptene med attraktivt og meningsfullt innhold. Arbeidet skal gjøres gjennom tjenestedesignmetodikk og kommunikasjonsgrep som bygger på merkevareplattformen for Svalbard og sub-brandet Longyearbyen. Mål tiltak B5: Utvikle helårsturisme til Longyearbyen, med jevnere trafikk året gjennom som sikres helårs sysselsetting og bedre lønnsomhet. Perioden oktober januar skal prioriteres og det skal utvikles opplevelser tilpasset sesongene og målgruppene. Longyearbyen og Svalbard skal fremstå som en ekte, unik og attraktiv destinasjon gjennom hele året. Prioriterte tiltak B5: 1. Utvikle konsepter for de fire årstidene med utgangspunkt i metodikk fra tjenestedesign og kommunikasjonsfaget. 2. Sammen med bransjen ta konseptene ut i konkrete produkter/opplevelser, og ta disse ut i markedskommunikasjonen til den enkelte bedrift og i destinasjonsmarkedsføringen. Budsjett og finansiering tiltak B5: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase B5.1 150 000 100 000 50 000 10 % 3-5 B5.2 50 000 35 000 15 000 5 % 4-5 SUM 200 000 135 000 65 000-15 % Titaksområde C: Utviklingskultur og struktur Dette tiltaksområdet handler om å utvikle en bedre lokal samarbeidskultur, sikre en sterk destinasjonsledelse videre og etablere en situasjon der alle parter opplever at Svalbard har en omforent og god ressursforvaltning. Tiltak C6: Lokal samarbeidskultur Samarbeidskulturen defineres og praktiseres av den enkelte bedrift der totalen utgjør den rådende kulturen. Tiltaket skal identifisere og styrke ønsket kultur. Mål tiltak C6: Definere essensen i lokalt samarbeid mellom medlemmene og identifisere tiltak som kan etablere ny kultur eller svekke/forsterke eksisterende i ønsket retning. Lokalt samarbeid mellom reiselivet og øvrige relevante aktører i lokalsamfunnet skal aktivt utvikles og styrkes, det være seg privat, næring eller offentlig. Destinasjosselskapet Visit Svalbard skal styrkes som det koordinerende fellesorganet på destinasjonen. Prioriterte tiltak C6: 1. Utvikle en samhandlingsavtale for de ulike aktørene på reisemålet Svalbard basert på et felles verdigrunnlag. 2. Etablere en felles kommunikasjonsløsning som skal muliggjøre bedre intern kommunikasjon på reisemålet. Herunder overordnet historiefortelling, infoskilt, lokal skilting, innendørsskilting av nøkkelbygg, markering av ankomst på flyplassen og ved havna. Visit Svalbard AS Side 17

3. Bistå lokale aktører, samarbeidspartnere og distributører med en enhetlig kommunikasjon hensyntatt den overordnede kommunikasjonen for reisemålet. 4. Samfunnsansvar; utvikle et sett retningslinjer for samfunnsansvar for medlemmene. 5. Etiske retningslinjer; utvikle et sett retningslinjer for etisk opptreden for medlemmene. Budsjett og finansiering tiltak C6: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase C6.1 25 000 15 000 10 000 5 % 3 C6.2 750 000 400 000 50 000 300 000 20 % 2-3 C6.3 30 000 20 000 10 000 10 % 3-4 C6.4 25 000 15 000 10 000 5 % 3 C6.5 25 000 15 000 10 000 5 % 3 SUM 855 000 465 000 90 000 300 000 45 % Tiltak C7: Kjennskap og lokalkunnskap For å utvikle en god samarbeids- og vekstkultur, og for å utvikle reisemålet videre, må de ulike aktørene sørge for å kjenne hverandre og hverandres tilbud bedre enn i dag. Tiltaket skal stimulere til økt verdiskaping i lokalsamfunnet, en sunnere økonomi blant bedriftene og økt tilfredshet blant gjestene. Mål tiltak C7: Aktørene skal ha bedre kjennskap til og kunnskap om hverandres bedrifter, tilbud og ansatte. Tiltaket skal bidra til mersalg av produkter / opplevelser og derigjennom sikre økt verdiskaping i lokalsamfunnet og høyere tilfredshet blant gjestene. Prioriterte tiltak C7: 1. For å utvikle en god samarbeids- og vekstkultur og for å utvikle reisemålet videre, må de ulike aktørene sørge for å kjenne hverandre og hverandres tilbud bedre enn i dag. Prosjektet skal utarbeide praktiske tiltak for å oppnå dette. 2. «Sell me» videreføres fra bærekraftprosjektet. 3. «LongyearbyVERT» videreføres fra bærekraftprosjektet. Ref E11.5, der det ligger i budsjettet. Budsjett og finansiering tiltak C7: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase C7.1 25 000 10 000 15 000 10 % 2-6 C7.2 200 000 25 000 25 000 150 000 5 % 2-6 C7.3 Ref E11.5 2-6 SUM 225 000 35 000 40 000 150 000 15 % Tiltak C8: Lokalstyrets rolle og innsats Det følgende 7-punktssamarbeidet om reiselivsutviklingen på Svalbard er ment som en oppfordring til hvordan Longyearbyen lokalstyre bør bidra gjennom sitt virke. Mål tiltak C8: Bidra til økt samhandling mellom lokale myndigheter og reiselivsnæringen, med fokus på stabile rammevilkår og en sunn utvikling av reiselivet som en stadig viktigere pillar for familiesamfunnet i Longyearbyen. Visit Svalbard AS Side 18

Bidra til tettere kontakt mellom forvaltning og næring, slik at næringsutøvelsen hensyntar samfunnets behov samtidig som næringen møter en forvaltning som er lydhør og praktisk løsningsorientert når det gjelder områder som saksbehandling og arealdisponeringer. Prioriterte tiltak C8: Styringsgruppa ønsker at Longyearbyen lokalstyre skal: 1. legge strategiplanen Masterplan for Svalbard mot 2025 til grunn for egen satsning på reiseliv og gjøre et prinsippvedtak om dette. 2. sammen med næringsaktørene ha Visit Svalbard AS som sitt felles markedsføringsapparat og kompetansemiljø for den videre satsningen på reiseliv, og bidra til at selskapet gis et langsiktig økonomisk og ressursmessig fundament for de oppgaver selskapet ivaretar. 3. legge masterplanens prinsipper om en langsiktig og bærekraftig utvikling av Svalbards og Longyearbyens kvaliteter som reisemål og levende samfunn til grunn for utviklingen av reiselivet lokalt. 4. innlemme masterplanen i sine planer og tiltak, og bidra til at strategien kan realiseres og de kommersielle forutsetningene styrkes. 5. ha et særlig fokus på stedsutvikling og arealforvaltning i årene som kommer, slik at Longyearbyens særpreg og egenart som reisemål ivaretas og videreutvikles på en god måte. Herunder ligger også en god integrering av eventuelle nye serviceog næringsanlegg, avklaring av egnede arealer for fremtidige næringsetableringer innen reiselivet og gjennomtenkte løsninger og arealer klare (regulert) for eventuelle interessenter som ønsker å investere på reisemålet. 6. spille en aktiv rolle som bindeledd og tilrettelegge for en videre næringsutvikling i reiselivet, herunder fokusere på helårs sysselsetting og integrasjon mellom forskning, industri, forvaltning, kultur og reiseliv. 7. styrke sin egen reiselivsfaglige kompetanse (eksempelvis kursing), slik at man i et positivt samspill med næringsaktørene evner å ta ut det potensialet Svalbard har som reisemål. Budsjett og finansiering tiltak C8: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase C8.1-1 % 1 C8.2-2 % 1-6 C8.3-2 % 1-6 C8.4-2 % 1-6 C8.5-1 % 1-6 C8.6-1 % 1-6 C8.7 30 000 30 000 1 % 1-6 SUM 30 000 - - 30 000 10 % Tiltak C9: Rammebetingelser Det er meldt at det kommer både en ny stortingsmelding for reiseliv og en ny stortingsmelding for Svalbard i 2016. Samtidig skal Svalbard de neste årene inn i statlige prosesser for å avklare premisser og hjelp til videre utvikling av både lokalsamfunn og næringsliv på øygruppa. I alle disse prosessene må reiselivet adressere sine utfordringer Visit Svalbard AS Side 19

knyttet til forvaltningen av juridiske og miljøfaglige rammebetingelser for operasjoner innenfor strategisk viktige områder. Mål tiltak C9: Det må skapes forståelse for at investeringsvilje er uløselig knyttet til forutsigbarhet i rammebetingelser. Det må motiveres til å få etablert retningslinjer som gir en mer omforent håndtering enn man har i dag. Reiselivet må over tid også sørge for en felles næringspolitisk innsats gjennom Visit Svalbard, Svalbard Næringsforening og eventuelt andre relevante fora. Reiselivet skal gjennom Visit Svalbard styrkes som en pålitelig og kompetanseorganisasjon som skal stå i første rekke når spørsmål knyttet til næringsreguleringen eller utøvelsen er oppe til diskusjon. Prioriterte tiltak C9: 1. Jobbe tett opp mot sentrale myndigheter og forvaltningsorgan, løpende og i forbindelse med ymse prosesser (forvaltningsplaner, stortingsmeldinger, etc.). 2. Etablere og videreutvikle strategiske allianser lokalt, nasjonalt og internasjonalt som kan bidra til å realisere målet om mer forutsigbare rammebetingelser. 3. Jobbe for at næringen får en sterkere stemme og større gjennomslagskraft i diskusjoner som gjelder utøvelse av reiselivsvirksomhet på Svalbard. 4. Jobbe med opinionen gjennom aktivt informasjonsarbeid og kunnskapsdeling, herunder aktiv kontakt med presse/media. Budsjett og finansiering tiltak C9: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase C9.1 10 000 10 000 5 % 1-6 C9.2 50 000 35 000 15 000 5 % 1-6 C9.3 10 000 10 000 2 % 1-6 C9.4 10 000 10 000 3 % 1-6 SUM 80 000 35 000 45 000-15 % Tiltaksområde D: Bærekraft Formålet med tiltaksområdet er å sikre et mer bærekraftig reisemål, basert på lønnsomhet for aktørene og på verdiene i natur, kultur og lokalsamfunn. Bærekraft handler også om et godt samliv med de andre bransjene på reisemålet. Som et grunnleggende premiss bør et opplevelsesøkonomisk perspektiv, med fokus på de emosjonelle verdiene på reisemålet, tas med i vurderinger om hvordan samlivet med de andre næringene skal løses. Tiltak D10: Bærekraftsertifisering Bærekraftarbeidet har pågått gjennom hele fase 2, og det legges opp til en naturlig videreføring av bærekraftprosessen. Retningslinjene i «Bærekraftig handlingsplan» skal være førende for det utviklingsarbeidet som reisemålet skal gjøre frem til re-merking cirka tre år etter at prosjektfasen er avsluttet. Styringsgruppa antar at sertifisering av Svalbard som bærekraftig reisemål vil være på plass i løpet av våren 2016. Det legges opp til en tett samkjøring av bærekraftarbeidet og fase 3 i reisemålsprosessen. Mål tiltak D10: Bevare natur, miljø og kultur Styrke sosiale verdier i lokalsamfunnet Styrke økonomisk levedyktighet blant bedriftene i og rundt reiselivsnæringen Visit Svalbard AS Side 20

Prioriterte tiltak D10: 1. Bevare natur, miljø og kultur God og målrettet informasjon til alle besøkende om de særegne forhold og krav til opptreden. Samarbeidet med Sysselmannen om miljøinformasjon videreføres. Lokalmat - realisere tiltak i forhold til produksjon, salg, bruk og kampanjer vedrørende lokal mat. Miljøsertifiseringer formalisere miljøarbeidet i bedrifter, på arrangementer og på reisemålet. Transport bedre og mer miljøvennlig transport på reisemålet. Reduksjon energiforbruk redusere energiforbruket i reiselivsnæringen og lokalsamfunnet. Reduksjon utslipp lokale løsninger som bidrag til globale utfordringer. Avfall reduksjon i avfallsmengden, økt kildesortering og gjenbruk. 2. Styrke sosiale verdier Fellesgoder miljøvennlige bidrag og miljøtiltak, kunnskap og kompetanse. Vertskap opplæring og kompetanse. Kompetanse tilby opplæring i tråd med lokale behov og utfordringer. Samfunnsansvar bidra til bevissthet rundt etisk ansvar, rettferdighet og samfunnsansvar. 3. Styrke økonomisk levedyktighet Lokal verdiskaping Longyearbyen som opplevelsesarena Undersøkelser kartlegging innbyggere, gjester og økonomiske ringvirkninger Kommunikasjon bærekraftig aktiviteter og tiltak, info om merket for bærekraftig reisemål Budsjett og finansiering tiltak D10: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase D10.1 25 000 15 000 10 000 5 % 1-6 D10.2 25 000 15 000 10 000 5 % 1-6 D10.3 50 000 35 000 15 000 5 % 1-6 SUM 100 000 65 000 35 000-15 % Tiltaksområde E: Effektive systemer og støttefunksjoner Formålet med tiltaket er å sikre systemer som hever kvaliteten på den totale reisemålsopplevelsen og som hjelper de kommersielle aktørene til en mer lønnsom drift. Dette handler både om produksjonsprosesser og om å ivareta dialogen med kundene på en systematisk måte, slik at den kan brukes systematisk, det være seg til mersalg, produktutvikling, forbedring av kundeopplevelsen eller annet. I fase 3 skal man se nærmere på hvordan dette kan løses i praksis og hvilke områder som vil gi størst effekt i første runde. Å sikre bedre kunnskap om kunden og sette aktørene i stand til å bruke kunnskapen strategisk, er den sentrale ambisjonen med tiltaket. Innenfor dette tiltaket skal man også, i samarbeid med Lokalstyret, avklare hvilke infrastrukturelle behov som må sikres framover for å kunne håndtere den ønskede veksten. Tiltak E11: Kompetanseløft Svalbard skal etablere et løpende kompetanseprogram for nye medarbeidere og for ansatte som vil friske opp kunnskapene. Det skal dermed gjennomføres vertskapskurs og Visit Svalbard AS Side 21

andre relevante kurs for reisemålets aktører for å få opp kunnskap og bevissthet rundt viktigheten av kontinuerlig kompetanseutvikling, og for å bli virkelig gode på vertskap, opplevelsesdesign og andre grunnleggende relevante fagområder Mål tiltak E11: Reiselivet på Svalbard skal bygges videre med kunnskap og kompetanse som gjennomgående innsatsfaktor. Reiselivet skal benytte eksisterende kompetanseprogrammer i regi av eksempelvis Innovasjon Norge. Reiselivet skal utvikle og videreutvikle interne kompetansetiltak basert på særegne behov. Prioriterte tiltak E11: 1. Det skal omsøkes Innovasjon Norge om nytt komeptanseprogram med utvalgte kurs for årene 2017-2019 2. Visit Svalbard skal bidra til at næringen får nødvendig opplæring og kompetanse i de felles virksomhetskritiske systemene, spesielt bookingsløsningen. 3. SvalbardGuideOppæringen skal videreutvikles i tett samspill med UNIS sitt prosjekt for sikker ferdsel i Arktis. 4. SvalbardGuideOpplæringen skal moderniseres med tanke på læremidler, herunder spesielt fokus på selvstudiet og tilhørende eksamen. 5. LongyearbyVERT skal taes fra pilot til fast opplæringsprogram etter modell av SvalbardGuideOpplæringen. Budsjett og finansiering tiltak E11: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase E11.1 300 000 200 000 100 000 5 % 2-6 E11.2 50 000-50 000 2 % 2, 4, 6 E11.3 50 000-50 000 2 % 2, 4, 6 E11.4 25 000-25 000 2 % 4 E11.5 300 000 50 000 250 000 5 % 2 SUM 725 000 250 000 175 000 300 000 15 % Tiltak E12: Arrangementskontor Det skal opprettes en felles arrangementstjeneste med en egen eventkoordinator for Longyearbyen. I denne stillingen skal det arbeides med arrangementsutvikling og arrangementsplanlegging for å minske sårbarheten gjennom en støttefunksjon til Longyearbyens mange events og arrangement. Tiltaket er en erkjennelse av viktigheten frivillige arrangementer har for det kommersielle reiselivet i Longyearbyen. Mål tiltak E12: Tiltaket skal styrke driftsgrunnlaget for frivillige arrangementer og bidra til å styrke deres økonomi og gjennomføringskraft. Tiltaket skal bidra til at arrangement i Longyearbyen skal miljøsertifiseres og drives i tråd med bærekraftprinsipper. Prioriterte tiltak E12: 1. Opprette kontakt med de ulike arrangementene og folkene bak med tanke på behovsavklaring, oppgaver, organisering og finansiering. Et sentralt punkt vil være hvordan en koordinator kan jobbe på tvers av arrangementer gjennom et helt år, samt definere forholdet mellom frivillig innsats og lønnet jobb. 2. Opprette koordinatorstilling i %-stilling i Longyearbyen. Budsjett og finansiering tiltak E12: Visit Svalbard AS Side 22

Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase E12.1 10 000 10 000 2 % 2 E12.2 100 000 100 000 2 % 4 SUM 110 000 - - 110 000 4 % Tiltak E13: Informasjonstjeneste Dette tiltaket handler om å realisere morgendagens turistkontor i Longyearbyen med optimale digitale informasjonssystemer og smarte løsninger for både aktører og gjester på flere punkter i Longyearbyen. Systemet skal også bidra til dialog mellom gjester og reisemålet, og til å ta vare på data og informasjon med tanke på å styrke kundeopplevelsen på sikt. Tiltaket ble igangsatt under masterplanens fase 2 med flytting av turistkontoret til et eget og større lokale, og skal videreføres i fase 3. En endelig prosjektbeskrivelse av prioriterte tiltak skal lages i fase 3. I dette tiltaket skal man også definere behov og potensial i ulike målgrupper, for å avdekke potensial for forlengelse av oppholdstid, gjenbesøk, mersalg og så videre. Mål tiltak E13: Tiltaket skal bidra til at gjesten til enhver tid finner etterspurt relevant informasjon på rett sted og til rett tid. Tiltaket skal bidra til at bedriftene på Svalbard bedre kjenner til hverandres tilbud og aktivt selger hverandre. Et hvert kontaktpunkt mellom lokalsamfunnet og gjesten er i så måte å anse som en arene for turistinformasjon. Prioriterte tiltak E13: 1. Innhente erfaringer, kunnskap, og kompetanse på feltet fra inn- og utland. 2. Samle nødvendig kompetanse internt og eksternt for å beskrive mulige systemer for Svalbard, samt prioritere og velge. Definere behov og potensial for ulike målgrupper, bl.a. hensyntatt mål om forlengelse av oppholdstid, gjenbesøk og mersalg. 3. Iverksette et prosjekt for implementering og drift av en omforent informasjonstjeneste, inkludert menneskelige og tekniske ressurser. Budsjett og finansiering tiltak E13: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase E13.1 50 000 35 000 15 000 15 % 3-4 E13.2 50 000 35 000 15 000 15 % 4-6 E13.3 150 000 110 000 40 000 20 % 4-6 SUM 250 000 180 000 70 000-50 % Tiltaksområde F: Tilgjengelighet Formålet med tiltaket er å håndtere gjestestrømmene best mulig gjennom hele året, og å styrke tilgjengeligheten til reisemålet Longyearbyen. Det skal jobbes langsiktig med å forbedre rute- og infrastruktur for å bedre adkomsten til og fra reisemålet både på sjøsiden og i lufta. Tiltak F14: Bedre infrastruktur og tilgjengelighet Mål tiltak F14: Visit Svalbard AS Side 23

Bidra til at en formålstjenlig havn blir anlagt i Longyearbyen, hensyntatt reiselivets behov innen cruiseturisme, ekspedisjonscruise og ymse typer annen turistrelatert båttrafikk. Det skal etableres flere og mer stabile flyforbindelser til Longyearbyen hele året. Mulighetene for å etablere nye charterflyvninger fra utlandet til Longyearbyen skal kartlegges og potensialet deretter realiseres. Prioriterte tiltak F14: 1. Bidra i arbeidet med å realisere «Strategisk havneplan» 2. Koordinere reiselivets innsats opp mot flyselskapene, samt bidra til at dette igjen koordineres med andre deler av samfunnets behov. 3. Få på plass flere flyruter og tilstrekkelig cargo- og setekapasitet for reiselivet gjennom hele året. 4. Etablere bedre systemer for gruppebestilling og gruppeinnsjekk på fly 5. Forbedre og utvide transporttilbudet fra flyplassen til sentrum 6. Utvide antall taxi- og transportløyver lokalt i høysesong Budsjett og finansiering tiltak F14: Aktivitet Budsjett IN Aktørene Annet PL årsverk Fase F14.1 5 000 5 000 1 % 1-2 F14.2 5 000 5 000 4 % 2-3 F14.3 5 000 5 000 1 % 2-3 F14.4 5 000 5 000 1 % 5 F14.5 5 000 5 000 4 % 2-5 F14.6 5 000 5 000 1 % 2-5 SUM 30 000-30 000-12 % Hovedtall Prosjektet har en totalramme på kr. 6 702 000,- over prosjektetslevetid på 2,75 år fra 01.04.16. til 31.12.18. Hovedtallene er: Tiltak i henhold til tiltaksplan 3 905 000 Prosjektleder, inkl kontor, adm, komp. 1 994 000 Mentor, inkl reiser 390 000 Egeninnsats (300 t x 500 per år) 413 000 Sum 6 702 000 Finansieringsplan: Innovasjon Norge 3 764 000 Aktørene; kroner 800 000 Aktørene; egeninnsats 413 000 Annet; LL, SMF, 1 725 000 Sum 6 702 000 Prosjektlederstillingen ønskes vi skal sees uavhengig av de ulike tiltakene, slik at vi er sikret en helhetlig gjennomføring i de 2,75 årene prosjektet skal vare. Noen av delprosjektene og innsatsområdene vil måtte finnes sin finansiering i løpet av prosjektets levetid. Vi må også ta høyde for justeringer mellom de enkelte tiltaksområdene. Vi omsøker med dette Innovasjon Norge om kr. 3 764 000,- Visit Svalbard AS Side 24

Samlet oversikt over omsøkt beløp per tiltaksområde: Sum budsjett Tiltak Budsjett IN Aktørene / Visit Svalbard Annet PL årsverk A1 750 000 525 000 175 000 50 000 35 % A2 200 000 80 000 15 000 105 000 21 % A3; 1-3 50 000-20 000 30 000 6 % A3; 4-5 100 000 50 000-50 000 4 % B4 200 000 160 000 40 000-13 % B5 200 000 135 000 65 000-15 % C6 855 000 465 000 90 000 300 000 45 % C7 225 000 35 000 40 000 150 000 15 % C8 30 000 - - 30 000 10 % C9 80 000 35 000 45 000-15 % D10 100 000 65 000 35 000-15 % E11 725 000 250 000 175 000 300 000 15 % E12 110 000 - - 110 000 4 % E13 250 000 180 000 70 000-50 % F14 30 000-30 000-12 % Sum 3 905 000 1 980 000 800 000 1 125 000 2,75 Prosjektl. 2,75 år 1 994 000 1 394 000-600 000 Mentor inkl reiser 390 000 390 000 - - Egeninnsats medl. 413 000-413 000 - Total ramme 2,75 år 6 702 000 3 764 000 1 213 000 1 725 000 2,75 Fremdriftsplan per tiltak Inndelingen er veiledende og vil bli justert fortløpende. Men den indikerer en rekkefølge og en antatt vekting med tanke på tidsbruk hos PL. Fase 1: 01.04.16. 30.06.16. Fase 2: 01.07.16. 31.12.16. Fase 3: 01.01.17. 30.06.17. Fase 4: 01.07.17. 31.12.17. Fase 5 01.01.18. 30.06.18. Fase 6: 01.07.18. 31.12.18. Tiltak Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Tiltak A1: Kommunikasjonsløsninger, inkludert differensiering mot andre reisemål A1.1 A1.2 A1.3 A1.4 A1.5 Tiltak A2: Tjenesteløsninger A2.1 A2.2 Visit Svalbard AS Side 25

A2.3 A2.4 A2.5 A2.6 Tiltak A3: Lokal mat A3.1 A3.2 A3.3 Tiltak A3: Forskningsopplevelser A3.4 A3.5 Tiltak B4: Produktdifferensiering B4.1 B4.2 B4.3 Tiltak B5: Differensiering av sesonger B5.1 B5.2 Tiltak C6: Lokal samarbeidskultur C6.1 C6.2 C6.3 C6.4 C6.5 Tiltak C7: Kjennskap og lokalkunnskap C7.1 C7.2 C7.3 Tiltak C8: Lokalstyrets rolle og innsats C8.1 C8.2 C8.3 C8.4 C8.5 C8.6 C8.7 Visit Svalbard AS Side 26

Tiltak C9: Rammebetingelser C9.1 C9.2 C9.3 C9.4 Tiltak D10: Bærekraftsertifisering D10.1 D10.2 D10.3 Tiltak E11: Kompetanseløft E11.1 E11.2 E11.3 E11.4 E11.5 Tiltak E12: Arrangementskontor E12.1 E12.2 Tiltak E13: Informasjonstjeneste E13.1 E13.2 E13.3 Tiltak F14: Bedre infrastruktur og tilgjengelighet F14.1 F14.2 F14.3 F14.4 F14.5 F14.6 Med vennlig hilsen Visit Svalbard AS Ronny Brunvoll Reiselivssjef Visit Svalbard AS Side 27

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/111-25-250 Marie Nordnes Einum 11.05.2016 Rapport om finansforvaltning pr. 30.04.2016 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 31/16 18.05.2016 Lokalstyret 31.05.2016 Anbefaling: Finansforvaltningsrapport pr. 30.04.2016 tas til orientering. Saksopplysninger: Finansforvaltningsreglementet for Longyearbyen lokalstyre ble vedtatt av lokalstyret i juni 2011. Finansreglementet bygger på Forskrift om kommuners finansforvaltning. I sak 4/14 i lokalstyrets møte 11.2.14 godkjente lokalstyret at finansreglementets punkt 6.1 og 6.2 kan avvikes, slik at innskudd i hovedbankforbindelsen og innskudd i andre banker kan være hhv 300 mill. kr og 40 mill. kr. Reglementet sier bl.a. at administrasjonssjefen i forbindelse med tertialrapportering, samt ved årets utgang, skal legge fram en rapport for lokalstyret som viser status for lokalstyrets finansforvaltning. Utforming av reglementet skal være gjenstand for drøftinger og behandling av lokalstyret og skal vedtas minst en gang i hver lokalstyreperiode. Administrasjonssjefen vil fremme slik sak for lokalstyret i løpet av 2016. Vedlegg: 1 Finansforvaltningsrapport pr. 30.04.2016 Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 28

Finansforvaltningsrapport 30. april 2016 Side 29