AVTALE MELLOM REISEMÅLSSELSKAP OG KOMMUNE

Transkript

1 AVTALE MELLOM REISEMÅLSSELSKAP OG KOMMUNE Denne avtalen ("Avtalen") ble inngått den [ ] 2016 mellom (1) Stor-Elvdal kommune ("Kommunen"); og (2) Visit Elverum-Regionen AS, org. nr som leverandør ("Reisemålsselskapet"), hver omtalt som en "Part" og samlet omtalt som "Partene". 1. FORMÅLET MED AVTALEN 1.1 Reisemålsselskapet er et reisemåls- / destinasjonsselskap som representerer reiselivsaktører i Østerdalen(e), i Elverum og kommuner som grenser til Elverum ("Destinasjonen"). Reiselivsaktører i Destinasjonen er knyttet til Reisemålsselskapet gjennom egne medlems- / samarbeidsavtaler ("Samarbeidsavtalen"). 1.2 Reisemålsselskapet skal gjennom målrettet markedsføring, salg og produktutvikling bidra til økt omsetning for reiselivsaktører i Destinasjonen og arbeide med utvikling av Destinasjonen som reisemål for turister og som et opplevelses- og handelssted for lokalbefolkning og hytteeiere i regionen. 1.3 Denne Avtalen regulerer innholdet i samarbeidet mellom Reisemålsselskapet og Kommunen om markedsføring og utvikling av Destinasjonen som reisemål. 1.4 Reisemålsselskapet kan også inngå tilsvarende avtaler som denne Avtalen med andre kommuner, eller fylkeskommuner, hvor reiselivsaktører i Destinasjonen ligger, samt omkringliggende kommuner, som ønsker å kjøpe og motta tjenester knyttet til reiselivet. 2. KOMMUNENS OPPGAVER 2.1 Kommunen skal i samarbeid med reisemålselskapet kartlegge og definere Destinasjonens severdigheter og attraksjoner. Dette skal i hovedsak være ikkekommersiell informasjon om knutepunkter, turløyper og fritidsaktiviteter i kommunen ("Severdigheter"). 2.2 Kommunen skal oversende til Reisemålsselskapet informasjon om Severdighetene på norsk og engelsk, sammen med bilder i høyoppløselig kvalitet. 2.3 Kommunen skal etter inngåelse av Avtalen og løpende deretter gi Reisemålsselskapet en oversikt over aktuelle reiselivsaktører i kommunen, som kan være aktuelle samarbeidspartnere for Reisemålsselskapet. Aktuelle reiselivsaktører må inngå egen Samarbeidsavtale med Reisemålsselskapet for å bli markedsført gjennom Reisemålsselskapets kanaler. 2.4 Kommunen skal etablere en link fra Kommunens hjemmesider til Reisemålsselskapets hjemmesider og

2 3. TURISTINFORMASJON 3.1 Reisemålselskapet kan bidra til å utvikle kommunens turistinformasjon gjennom å utnytte nye teknologiske og digitale løsninger som gjør at tilreisende og innbyggere la seg inspirere for deretter planlegge og kjøpe reiselivstjenester lokalt, regionalt og nasjonalt. 4. NÆRINGS- OG PRODUKTUTVIKLING 4.1 Reisemålsselskapet bistår sine samarbeidspartnere med utvikling av eksisterende og fremtidige produkter. Arbeidet er regulert i Samarbeidsavtalen og er basert på salg og markedsføring av samarbeidspartnerne og deres produkter eller tjenester. 4.2 Kommunen har ansvar for å legge til rette for nærings- og produktutvikling i egen kommune. Dersom Reisemålsselskapet skal bistå med nærings- og produktutvikling må avtales særskilt og reguleres i eget vedlegg til denne Avtalen. 5. REISEMÅLSSELSKAPETS OPPGAVER 5.1 Reisemålsselskapet skal aktivt og målrettet markedsføre Destinasjonen som reisemål for turister og styrke Destinasjonens konkurransekraft og markedsposisjon ved å øke Destinasjonens aktivitet ("Destinasjonsmarkedsføring"). 5.2 Destinasjonsmarkedsføring skal skje gjennom Reisemålsselskapets kommunikasjons- og markedstiltak, herunder i brosjyrer og annet trykket materiale, på egne og eksterne hjemmesider, gjennom sosiale medier, i artikler, på arrangement og messer og i andre kommunikasjonskanaler. 5.3 Reisemålsselskapet skal presentere Kommunen og Severdigheter på egne hjemmesider og andre nettsider som Reisemålsselskapet anser som relevante for å markedsføre Destinasjonen, samt i brosjyrer og annet trykket materiale. Reisemålsselskapet skal regelmessig informere Kommunen om besøksfrekvens på sider der Kommunen og Severdighetene er presentert. 5.4 Reisemålselskapet skal etablere en link fra egne hjemmesider til Kommunens hjemmesider, dersom Kommunen ønsker dette Reisemålsselskapet skal i tillegg utføre tjenester nærmere beskrevet i Vedlegg 1 til denne Avtalen. Kommunen skal betale for disse tjenestene slik det er nærmere presisert i Vedlegget. Side 2 av 5

3 6. KOMMUNENS VEDERLAG TIL REISEMÅLSSELSKAPET 6.1 Kommunen skal betale Reisemålsselskapet NOK for andre halvdel av 2016 eks. mva. i vederlag for tjenestene som Reisemålsselskapet utfører på vegne av Kommunen under denne Avtalen ("Vederlaget"). Fra og med 2017 skal beløpet justeres i etter felles fordelingsnøkkel med de øvrige kommunene som har samarbeidsavtale med reisemålselskapet. Beløpet indeksreguleres hvert år etter indeks brukt av kommunene for å justere mot generell pris/lønnsvekst i Norge. 6.2 Vederlaget forfaller 30 dager etter at Kommunen har mottatt faktura fra Leverandøren for Vederlaget. 7. ANDRE TJENESTER FOR KOMMUNEN 7.1 Reisemålsselskapet kan også utføre andre tjenester for Kommunen. For slike tjenester skal Kommunen betale de satsene som til en hver tid gjelder for slike tjenester. 7.2 Oversikt over tjenester som Reisemålsselskapet tilbyr Kommunen, samt gjeldende satser per dags dato, er lagt ved i Vedlegg VARIGHET OG OPPSIGELSE 8.1 Avtalen løper i ut året med intensjon om en to-årig forlengelse f.o.m Avtalen gjelder fra den dagen Avtalen er undertegnet av begge Parter og frem til det 31. desember Kommunen har rett til å si opp Avtalen tidligere ved å gi Reisemålsselskapet tre måneders skriftlig varsel. 8.2 Kommunen kan forlenge Avtalen med to år ved å gi skriftlig varsel til Reisemålsselskapet senest tre måneder før Avtalens utløp etter punkt Partene har rett til å heve Avtalen med øyeblikkelig virkning dersom den annen Part vesentlig misligholder sine forpliktelser etter Avtalen, vedlegg eller senere tilleggsavtaler. 9. ENDRINGER AV AVTALEN Eventuelle endringer som gjøres i nærværende Avtale må være skriftlig avtalt for å kunne påberopes overfor den andre Parten. 10. TVISTER OG VERNETING Enhver tvist vedrørende Avtalen skal søkes løst ved forhandlinger. Dersom løsning ikke oppnås, skal saken løses ved de alminnelige domstoler. I den anledning vedtas Sør- Østerdals tingrett som verneting. 11. SIGNATUR Denne Avtalen er undertegnet i to eksemplarer, ett til hver av Partene. For Kommunen For Reisemålsselskapet Signatur: Navn med blokkbokstaver: Signatur: Navn med blokkbokstaver: Side 3 av 5

4 Vedlegg 1 Tjenester Reisemålselskapet skal gjennom målrettet markedsføring, salg og produktutvikling bidra til økt omsetning for reiselivsaktører i Destinasjonen og arbeide med utvikling av Destinasjonen som reisemål for turister. For å få til dette på vegne av kommunen skal reisemålselskapet bidra med følgende tjenester: Videreutvikle og drifte et komplett markeds- og salgsverktøy for destinasjoner. Tilby, mot samarbeidsavtale, dette til reiselivsbedriftene i kommunen, slik at de blir/kan bli synlig og salgbar (digitalt) mot et lokal, regionalt, nasjonalt og internasjonal marked. Den komplette markedsførings- og salgsverktøyet er på plass og er beskrevet i presentasjoner framlagt for utvalgte ansatte og politikere i kommunen. Kommunen får fri tilgang til å bruke samme markeds- og salgsverktøy til å fremme ikke-kommersielle natur- og kulturbaserte attraksjoner og aktiviteter. Kommunens egne (kommersielle) kulturtilbud får også fri tilgang til å bruke markeds- og salgverkøyet. Reisemålselskapet skal sammen med kommunen og reiselivsnæring jobbe fram satstingsområder for kommunen. Forslag til satsingsområder er hytte- og arrangementsutvikling med fokus på Fossedagene og Kaupangmart n og å få på plass et årshjul for arrangement/markeder. VER kan i samarbeid med lokal kompetanse (bl.a. Evenstad) utrede og kartlegge muligheten for utvikling av naturbaserte aktiviteter. Satsingsområdene kjennetegnes ved at de kan og skal bidra til å økt lønnsomhet og vekst i reiselivsnæringen kommunen. Reisemålselskapet skal bidra med rådgiving og ny teknologi for at kommunen skal få en best mulig publikumsservice og turistinformasjon/velkomstsenter for sine innbyggere og besøkende. Reisemålselskapet skal på vegne av destinasjonen utvikle gode og målrettede markedskampanjer for øke omsetning og lønnsomhet i reiselivsnæringen (finansiert av reiselivsnæringen). Reisemålselskapet skal initiere og støtte/drifte gode lokale og regionale produktog destinasjonsutviklingsprosjekter som skal øke konkurransedyktigheten til reiselivsnæringen. Forutsetningen er selvstendig økonomi og fullfinansierte prosjektansatte. De faste ansatte i destinasjonsselselskapet kan bidra til søknadsprosesser, rådgiving til prosjektleder samt økonomisk og administrativ styring dersom reisemålselskapet er prosjekteier. Reisemålselskapet skal bidra til god internkommunikasjon i destinasjonen gjennom: o Nyhetsbrev til medlemsbedrifter og utvalgte mottakere i kommunen om selskapets virksomhet og videreformidling av relevant informasjon om reiselivsnæringen, samt formidle tilbud om kompetansehevende kurs for reiselivet. o Med jevne mellomrom ha visningsturer for ansatte i næring, turistinformasjon og kommune (også politikere). o Reisemålselskapet skal så sant de har kapasitet delta og informere på regionale og lokale informasjonsmøter om nærings- og stedsutvikling, hvor reiseliv er tema. Side 4 av 5

5 o o Reismålselskapet skal ha ett informasjon- og dialogmøte i året for hele destinasjonen. Reisemålselskapet skal delta på lokale informasjons- og dialogmøter om destinasjonsutvikling initiert av kommunen Dersom reisemålselskapet har ledig kapasitet kan kommunen kjøpe tilleggstjenester knyttet til produkt- og destinasjonsutvikling. Prisen for dette er satt til NOK 500 timen, som gjenspeiler lønnsnivået og overheadkostnader i selskapet. Denne blir årlig justert ut fra kostnadsstrukturen i selskapet. NOK 500 i timen kan ikke brukes som en beregning for mye tid reisemålselskapet skal arbeide for kommunen i løpet av året. Store deler av de ansattes tid går på å representere og arbeide for hele destinasjonen (fellesgode). I den konteksten er kommunens bidrag å regne som et årlig innskudd i et spleiselag sammen med de andre kommunene og reiselivsnæringen. Grunnlag for utregning av nivået på beløpet som er satt for tjenestekjøp har tatt utgangspunkt i Elverum kommune sin avtale om kjøp av tjenester. Den ligger på i underkant av kr eks. mva Åmot kommune sin avtale er basert på at 30% av denne summen fordeles likt på alle deltagende kommuner. 70% av summen fordeles etter en fordelingsnøkkel basert på folketall i de deltagende kommune sammenlignet med Elverum kommune. Summen er rundet ned til nærmeste 1000 (Dette gjelder fra og med 2017). Rapportering: Reisemålselskapet plikter å lage en årsrapport som rapporterer reisemålselskapet utførte oppgaver og resultater i henhold til de handlingsplaner og forpliktelser selskapet har påtatt seg gjennom samarbeidsavtaler med kommuner og næring. Den vil bli offentlig tilgjengelig for alle som ønsker lese den. Side 5 av 5