ilag til kjøpsavtale (ilag til SSA-K lille) RFID-utstyr til bibliotek Tilbudsfrist: 3. mai 2012
S i d e 2 Innholdsfortegnelse: ilag 1. Kundens kravspesifikasjon.... 4 1.0. Innledning: Prosjektets formål.... 4 1.1. Utstyr... 6 1.2. Funksjonelle krav.... 7 1.3. Tekniske krav.... 8 1.4 Krav til universell utforming.... 9 1.5 Krav til opplæring av ansatte.... 9 1.6 Krav til service.... 10 1.7 Krav til tidspunkt for levering.... 11 1.8. iljøkrav.... 11 1.9. Krav til dokumentasjon.... 11 1.10 Krav til forvaltning....12 ilag 2. Leverandørens løsningsspesifikasjon.... 13 2.1. Utstyr... 13 2.2. Funksjonelle krav....14 2.3. Tekniske krav.... 17 2.4 Krav til universell utforming....19 2.5 Krav til opplæring av ansatte....19 2.6 Krav til service.... 20 2.7 Krav til tidspunkt for levering...21 2.8. iljøkrav.... 22 2.9. Krav til dokumentasjon.... 22 2.10 Krav til forvaltning.... 23 ilag 3. Kundens tekniske plattform.... 24 3.1 iblioteksystem og databaseløsning.... 24 3.2 askinvare og datanettverk.... 25
S i d e 3 3.3. Fysiske omgivelser.... 26 3.4. Teknisk plattform i fremtiden.... 26 ilag 4. Fremdriftsplan... 27 4.1. Tid og sted for leverandørens ytelse.... 27 4.2. Opplæring.... 28 4.3. Dagbot ved forsinkelse.... 28 ilag 5. Testing og godkjenning.... 29 5.1. Akseptansetest... 29 5.2. Godkjenning... 30 ilag 6. Administrative bestemmelser.... 31 6.1. Partenes representanter... 31 6.2. øter... 31 6.3. Rutiner knyttet til vedlikehold.... 31 ilag 7. Prisskjema.... 32 7.1. Utstyr... 32 7.2. Installasjon og opplæring.... 34 7.3. Serviceavtale.... 34 7.4. Programvare.... 35 7.5. Total sum for leveranse.... 35 7.6. Opsjon på kvartalsvise kjøp av RFID-brikker.... 36 7.7. Opsjoner på fremtidige merkjøp av RFID-utstyr til andre bibliotek ved UO.... 36 7.8. Andre opsjoner... 36 7.9. estilling og betaling m.m.... 36 ilag 8. Endringer i den generelle avtaleteksten.... 38
S i d e 4 ilag 1. Kundens kravspesifikasjon. 1.0. Innledning: Prosjektets formål. RFID-prosjektet på Universitetsbiblioteket (UO) er lansert som et effektiviserings- og sikringsprosjekt. ålet med prosjektet er at vi får forenklet arbeidet rundt utlån og retur av bøker ved at disse oppgavene flyttes til publikum via selvbetjening. ålet med avtalen er å legge grunnlaget for å bidra til: At utlån og retur av bøker kan gjøres sikkert og effektivt av publikum. At systemet er hensiktsmessig og robust i bruk. At forskjellige lånekort leses, og at det kan lånes en bunke objekter på en gang. På samme måte som publikum skal ha et raskt og intuitivt system, ønsker vi også å effektivisere: At oppgavene rundt utlån og retur av bøker som fjernlånes til andre bibliotek kan håndteres innenfor systemet. Den andre delen av prosjektet går på sikring av samlingen. Vi ønsker oss et sikringssystem med alarm som utløses i alarmbøyler ved utgangene kun når objektet ikke er registrert som lånt. Vi ønsker også tilhørende programvare som registrerer hvilke objekter som har passert alarmbøylene uten å være registrert som lånt. Vi ønsker å finne feilplasserte bøker/objekter både for å lette gjenfinning på hyllene, og for å sikre at ikke bøker forsvinner blant mengden bøker. Delmålene bidrar i sum til å sikre at vi har en åpent tilgjengelig samling vi har kontroll over, samt at det skal bli vanskelig å ta med seg bøker ut av biblioteket uten å bli oppdaget. rukerne skal tidsmessig, rasjonelt og sikkert betjene sine lån og leveringer av objekter fra samlingen. Dagens system RFID skal erstatte dagens strekkodesystem på låneobjekter, mens strekkodesystem for lånekort skal beholdes. I dag er alle bøker merket med en strekkode for dokument-id, og en magnetstripe med alarm. Dette systemet fungerer ikke optimalt. Alarmen utløses selv om boken er lånt ut på
S i d e 5 riktig måte, fordi maskinen ikke har klart å avmagnetisere alarmen. Det er også ofte at man ikke får lånt alle eller enkelte av bøkene man kommer med. ed det nye systemet, ønsker vi å få bukt med disse feilene. Om PC-er Vi ønsker ikke å kjøpe noen PC-er, hverken som del av arbeidsstasjon/leseplate, eller som innmat i selvbetjenings-/returautomat. Vi ønsker å stille med våre egne PC-er, og få installert RFID-utstyr til/med disse. Om utstyr til konvertering av samlingen Vi ønsker å lage våre egne mobile konverteringsstasjoner, ved å kjøpe traller og bærbare pcer og strekkodelesere utenom denne anskaffelsen. RFID-lese-/skriveplater forespurt her, vil vi installere på disse. Dette prosjektet omfatter tre lokasjoner: I Georg Sverdrups hus er det utlånsautomater, returautomat og én utgang med alarmportaler. Disse står i nærheten av hverandre ved utgangen. Utlånsautomatene og alarmportalene ønsker vi å bytte ut med nye, og returautomaten ønsker vi å bygge om/oppgradere til å takle RFID. I Georg Sverdrups hus, vil vi konvertere hele den åpne samlingen før RFID-utstyr installeres og tas i bruk rundt årsskiftet 2012/2013, eller etter nærmere avtale. Studentbiblioteket Sophus ugge har også kun én utgang med alarmbøyler. Der er det én utlånsautomat i dag. Vi ønsker å erstatte denne med en ny selvbetjeningsautomat for RFID, som kan håndtere både utlån og retur av objekter. Her vil vi også konvertere hele samlingen før RFID-systemet installeres og tas i bruk. Det er også her, vanskelig å si nøyaktig når dette arbeidet er ferdig, og tidspunkt for installasjon høsten 2012 må avtales nærmere. Realfagsbiblioteket i Vilhelm jerknes hus åpner 14. mars i år og har ikke noe eksisterende system. Utfordringen i dette huset er at biblioteket er plassert i mange etasjer og det er flere utganger. I Realfagsbiblioteket skal alt RFID-utstyr installeres ferdig og tas i bruk med en gang etter anskaffelsen. Konvertering av samlingen vil gjøres fortløpende av bibliotekpersonale mens systemet er i bruk. Noen ord om fremtiden I 2013 skal etter planen dagens biblioteksystem ISYS erstattes med et nytt kommersielt system fra OCLC, som er under utvikling. Det er opplyst fra utvikler at det nye systemet vil bli tilrettelagt for RFID-teknologi og selvbetjening, bygge på åpne standarder, være programert i Java, og benytte webteknologi som WebServices, JSON og JavaScript. Det meste om systemet er allikevel ukjent for oss brukere. Det er derfor viktig at systemet som velges støtter
S i d e 6 internasjonale standarder og protokoller, og kan integreres med biblioteksystemer og evnt. andre informasjonssystemer via programerbare grensesnitt (API). Dagens biblioteksystem, ISYS, setter antagelig noen begrensninger for hvilke tjenester som kan tilbys på selvbetjeningsautomater, men med innføringen av det nye biblioteksystemet ønsker vi at dette utvides. Flere tjenester må da kunne selvbetjenes, som f.eks tilgang til låneoversikt, fornying av lån, samt system for selvbetjent henting av bestilte bøker. I fremtiden vil en del lånekort være utstyrt med RFID-brikke, og det vil da bli aktuelt å benytte det på selvbetjeningsautomater. Kravtabell Under følger en beskrivelse av våre krav til leveransen. Leverandøren skal skrive sine svar på disse i ilag 2. Kravtyper: = å krav. = ør krav. I = Informasjon. O = Opsjon. 1.1. Utstyr Nr. og krav Type 1.1.1 Overskrivbare RFID-brikker for bøker og trykt materiale. 1.1.2. Overskrivbare RFID-brikker for CD/DVD-plater 1.1.3. RFID-skrive og -leseplater til arbeidsstasjoner/pc, m/nødvendig programvare. 1.1.4. Selvbetjeningsautomater med kvitteringsskrivere, RFID-leser, og skannere (for registrering av lånekortenes strekkoder). 1.1.5. Alarmportaler med nødvendig programvare.
S i d e 7 1.1.6. Håndholdt hyllerydder med nødvendig programvare. 1.2. Funksjonelle krav. Nr. og krav 1.2.1. Selvbetjeningsautomatens skanner kan lese strekkoder plassert forskjellige steder, på ulike typer lånekort. 1.2.2. Selvbetjeningsautomaten har brukergrensesnitt på norsk (bokmål) og engelsk språk. 1.2.3. Selvbetjeningsautomaten støtter andre språk/målformer enn i 1.2.2. Leverandøren oppgir opsjoner med tilhørende priser. 1.2.4. Selvbetjeningsautomatene på Studentbiblioteket Sophus ugge, og Realfagsbiblioteket kan returnere objekter. Hvis objektet har venteliste, erstatningskrav, eller andre merknader i biblioteksystemet som umuliggjør selvbetjent retur, så gis det en beskjed på skjerm, som f.eks Denne boken må returneres i skranken. (Se bilag 3 pkt. 1.) 1.2.5. Hvis låntaker har Stoppkommentar (se bilag 3, pkt. 1), skal vedkommende ikke kunne låne bøker på selvbetjeningsautomat, men få beskjed på skjerm om å hendvende seg til bibliotekspersonale. 1.2.6. eskjed på skjerm grunnet Stoppkommentar i pkt. 1.2.6. videreformidler grunnen til Stoppkommentaren, som ligger i iblioteksystemet. Eksempler på mulige beskjeder: Utestående gebyr: kr. 240,-, Du har lån som er purret tre ganger. Type O 1.2.7. Selvbetjeningsautomater kan låne ut flere objekter av gangen. 1.2.8. Selvbetjeningsautomater gir kvittering ved lån, og ved retur av objekter. ruker kan velge mellom kvittering på skjerm, eller på papirutskrift. 1.2.9. Selvbetjeningsautomater kan skifte til nødutlån/-retur hvis bibliotekssystem eller nettverk er ute af drift. Automaten registrerer selv når forbindelsen til bibliotekssystemet er gjenopprettet, og overfører automatisk utlåns- og returdata. Automaten kan skrive ut en liste over eventuelle komplikationer og feil i forbindelse med overføringen. 1.2.10. RFID-lese-/skriveplater leveres med nødvendig utstyr og
S i d e 8 programvare til konverteringsbruk, dvs. til programmering av RFIDbrikkene. 1.2.11. RFID-utstyret takler objekter som består av flere dokumenter (f.eks bok med CD/DVD-plate i permen). 1.2.12. Alarmportaler har besøksteller. 1.2.13. Alarmportaler har mulighet for å hente ut statistikk over bøker som er tatt med ut uten å ha blitt registrert. O 1.2.14. Alarmportaler takler gjennomgang av flere personer samtidig. 1.2.15. Returautomat (TOR INN) i HumSam-biblioteket bygges om og oppgraderes til å fungere med RFID. 1.2.16. Andre tjenester/annen funksjonalitet som tilbys og understøtter kontraktens formål med RFID-systemet. Opsjoner med priser oppgis av leverandør. O 1.3. Tekniske krav. Nr. og krav 1.3.1. RFID-brikkene må følge 'norsk RFID standard' for bibliotek (Se: http://www.biblev.no/rfid/rfid_norsk_profil.html), som bygger på den danske standarden, og er kompatibelt med ISO 15693 og ISO 18000-3. 1.3.2. Programvare som krever kommunikasjon med biblioteksystemet, må fungere med ISYS biblioteksystem, som beskrevet i bilag 3. 1.3.3. All programvare må fungere på vår tekniske plattform, som beskrevet i bilag 3. 1.3.4. RFID-systemet, med all tilhørende programvare, følger internasjonale standarder og protokoller, og kan integreres med bibliotek- og informasjonssystemer via programmerbare grensesnitt (API-er). 1.3.5. Programvare til arbeidsstasjon/leseplate støtter tastatursnarveier, som alternativ til bruk av datamus. 1.3.6. Program til arbeidsstasjon/leseplate kan brukes uten administratorrettigheter. Type 1.3.7. Programvare oppgraderes etter behov. Se bilag 3. 1.3.8. Selvbetjeningsautomater har touch-skjerm. 1.3.9. Selvbetjeningsautomater leveres uten integrert PC.
S i d e 9 1.3.10. Leverandørens tekniske minstekrav til PC (som kunden stiller med) som skal brukes som innmat i selvbetjeningsautomater (jmf. 1.3.8). 1.3.11. eskriv antatt livslenge på elektronikken i RFID-brikkene i antall år. 1.3.12. eskriv hvor lenge en ubenyttet RFID-brikke kan oppbevares (f.eks før limet tørker og gjør brikken ubrukelig.) 1.3.13. Limet på RFID-brikkene til bøker, er tilpasset papir, og varer i bokens livslengde. I 1.4 Krav til universell utforming. Nr. og krav 1.4.1. Alarmportaler må kunne passeres problemfritt av rullestolbrukere. 1.4.2. Selvbetjeningsautomater har skjermbilde med god kontrast for svaksynte. 1.4.3. Selvbetjeningsautomater har skjermbilde der bruker kan endre skriftstørrelse. Type 1.5 Krav til opplæring av ansatte. Nr. og krav 1.5.1. Opplæring av en gruppe ansatte kan utføres etter tidsplanen i ilag 4. Type 1.5.2. Opplæring inneholder installasjon av utstyr og programvare
S i d e 10 sammen med kunden, slik at kunden blir i stand til forvaltning beskrevet i ilag 1. pkt.10. (Dersom det er aktuelt, må opplæring inneholde sertifisering av kundens personale.) 1.5.3. Opplæringstilbud. Leverandøren beskriver sine opsjoner, med priser. O 1.6 Krav til service. Leverandøren skal tilby en vedlikeholdsavtale med følgende egenskaper: Nr. og krav 1.6.1. På levert utstyr, med unntak av brikker, skal vedlikeholdsavtalen omfatte feilsøk og feilretting. I tillegg skal eventuelle oppgraderinger av programvare i utstyret inngå. Responstiden skal være neste arbeidsdag på stedet. Det skal i bilag 6 beskrives rutiner for eskalering av henvendelser når avtalte feilmeldingsrutiner ikke fungerer som forutsatt. 1.6.2. For programvare skal vedlikeholdsavtalen inneholde oppgraderinger og nye versjoner av programvaren, slik at levert programvare forblir kompatibelt med de omgivelsene som er nevnt i bilag 3. I bilag 6 beskrives rutiner der det fremkommer hvorledes kunden blir informert om oppgraderinger og nye versjoner, samt hvorledes kunden gis tilgang til nye versjoner. Type O O 1.6.3. eskrivelse av vedlikeholdsavtale på utstyr. 1.6.4. eskrivelse av vedlikeholdsavtale på programvare 1.6.5. eskriv brukerstøtte til definerte ansvarlige for teknisk og funksjonell forvaltning hos kunden som er omfattet av vedlikeholdsavtalen ut over feilretting. eskriv likeledes nettverk eller brukerfora som er etablert.
S i d e 11 1.7 Krav til tidspunkt for levering. Nr. og krav Type 1.7.1. Utstyr og tjenester leveres i henhold til fremdriftsplanen i kap. 4. 1.7.2. Leverandørens detaljerte plan for å etterkomme 1.7.1. 1.7.3. Leverandørens frister for bestilling av fremtidige leveranser, som gitt opsjon på i bilag 7 pkt. 6. I 1.8. iljøkrav. Nr. og krav 1.8.1. Opplys om hvilke HS-krav (stråling, støy osv.) utstyret som tilbys støtter. Type I 1.8.2. Utstyrets godkjenninger og sertifikat. I 1.8.3. eskrivelse av korrekt avhending av defekt utstyr. (Avfallshåndtering.) 1.9. Krav til dokumentasjon. Nr. og krav 1.9.1. ruksanvisninger og teknisk dokumentasjon på utstyret er enkelt tilgjengelig. Type 1.9.2. Driftsdokumentasjon følger med alt utstyr og programvare. 1.9.3. eskrivelse av dokumentasjonen. (Format, eletronisk, trykt, på hvilke språk, osv.) 1.9.4. Til programvare skal det leveres lisensvilkår og lisensbetingelser.
S i d e 12 1.10 Krav til forvaltning. Nr. og krav 1.10.1. Kunden gis opplæring, slik at den er i stand til å foreta enklere driftsoppgaver selv, som f.eks installasjon av programvare for arbeidsstasjoner/leseplater, på nye/andre maskiner. Type 1.10.2. Kunden gis opplæring, slik at den selv er i stand til å konfigurere ting som standardtekster i brukermenyer/kvitteringer.
S i d e 13 ilag 2. Leverandørens løsningsspesifikasjon. I dette bilaget skal Leverandøren beskrive hvordan Leverandøren vil oppfylle de kravene som er stilt i bilag 1, og spesifisere den programvare og andre ytelser som tilbys. Referanser i kravene i dette bilaget, er til punkter i bilag 1. 2.1. Utstyr Nr. og krav Type Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Leverandørens løsningsbeskrivelse 2.1.1 Overskrivbare RFIDbrikker for bøker og trykt materiale. 2.1.2. Overskrivbare RFIDbrikker for CD/DVD-plater 2.1.3. RFID-skrive og - leseplater til arbeidsstasjoner/pc, m/nødvendig programvare. 2.1.4. Selvbetjeningsautomater med kvitteringsskrivere, RFID-leser, og skannere (for registrering av lånekortenes strekkoder). 2.1.5. Alarmportaler med nødvendig programvare. 2.1.6. Håndholdt hyllerydder med nødvendig programvare.
S i d e 14 2.2. Funksjonelle krav. Nr. og krav Type Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Leverandørens løsningsbeskrivelse 2.2.1. Selvbetjeningsautomatens skanner kan lese strekkoder plassert forskjellige steder, på ulike typer lånekort. 2.2.2. Selvbetjeningsautomaten har brukergrensesnitt på norsk (bokmål) og engelsk språk. 2.2.3. Selvbetjeningsautomaten støtter andre språk/målformer enn i 1.2.2. Leverandøren oppgir opsjoner med tilhørende priser. 2.2.4. Selvbetjeningsautomatene på Studentbiblioteket Sophus ugge, og Realfagsbiblioteket kan returnere objekter. Hvis objektet har venteliste, erstatningskrav, eller andre merknader i biblioteksystemet som umuliggjør selvbetjent retur, så gis det en beskjed på skjerm, som f.eks Denne boken må returneres i skranken. (Se O
S i d e 15 bilag 3 pkt. 1.) 2.2.5. Hvis låntaker har Stoppkommentar (se bilag 3, pkt. 1), skal vedkommende ikke kunne låne bøker på selvbetjeningsautomat, men få beskjed på skjerm om å hendvende seg til bibliotekspersonale. 2.2.6. eskjed på skjerm grunnet Stoppkommentar i pkt. 1.2.6. videreformidler grunnen til Stoppkommentaren, som ligger i iblioteksystemet. Eksempler på mulige beskjeder: Utestående gebyr: kr. 240,-, Du har lån som er purret tre ganger. 2.2.7. Selvbetjeningsautomater kan låne ut flere objekter av gangen. 2.2.8. Selvbetjeningsautomater gir kvittering ved lån, og ved retur av objekter. ruker kan velge mellom kvittering på skjerm, eller på papirutskrift. 1.2.9. Selvbetjeningsautomater kan skifte til nødutlån/- retur hvis bibliotekssystem eller nettverk er ute af drift. Automaten registrerer selv når forbindelsen til bibliotekssystemet er gjenopprettet, og overfører
S i d e 16 automatisk utlåns- og returdata. Automaten kan skrive ut en liste over eventuelle komplikationer og feil i forbindelse med overføringen. 2.2.10. RFID-lese- /skriveplater leveres med nødvendig utstyr og programvare til konverteringsbruk, dvs. til programmering av RFIDbrikkene. 2.2.11. RFID-utstyret takler objekter som består av flere dokumenter (f.eks bok med CD/DVD-plate i permen). 2.2.12. Alarmportaler har besøksteller. 2.2.13. Alarmportaler har mulighet for å hente ut statistikk over bøker som er tatt med ut uten å ha blitt registrert. 2.2.14. Alarmportaler takler gjennomgang av flere personer samtidig. 2.2.15. Returautomat (TOR INN) i HumSambiblioteket bygges om og oppgraderes til å fungere med RFID. 2.2.16. Andre tjenester/annen funksjonalitet som tilbys og understøtter kontraktens formål med RFID-systemet. Opsjoner med priser oppgis av leverandør. O O
S i d e 17 2.3. Tekniske krav. Nr. og krav Type Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Leverandørens løsningsbeskrivelse 2.3.1. RFID-brikkene må følge 'norsk RFID standard' for bibliotek (Se: http://www.biblev.no/rfi D/rfid_norsk_profil.html), som bygger på den danske standarden, og er kompatibelt med ISO 15693 og ISO 18000-3. 2.3.2. Programvare som krever kommunikasjon med biblioteksystemet, må fungere med ISYS biblioteksystem, som beskrevet i bilag 3. 2.3.3. All programvare må fungere på vår tekniske plattform, som beskrevet i bilag 3. 2.3.4. RFID-systemet, med all tilhørende programvare, følger internasjonale standarder og protokoller, og kan integreres med bibliotek- og informasjonssystemer via programmerbare grensesnitt (API-er). 2.3.5. Programvare til arbeidsstasjon/leseplate
S i d e 18 støtter tastatursnarveier, som alternativ til bruk av datamus. 2.3.6. Program til arbeidsstasjon/leseplate kan brukes uten administratorrettigheter. 2.3.7. Programvare oppgraderes etter behov. Se bilag 3. 2.3.8. Selvbetjeningsautomater har touch-skjerm. 2.3.9. Selvbetjeningsautomater leveres uten integrert PC. 2.3.10. Leverandørens tekniske minstekrav til PC (som kunden stiller med) som skal brukes som innmat i selvbetjeningsautomater (jmf. 1.3.8). 2.3.11. eskriv antatt livslenge på elektronikken i RFID-brikkene i antall år. 2.3.12. eskriv hvor lenge en ubenyttet RFID-brikke kan oppbevares (f.eks før limet tørker og gjør brikken ubrukelig.) 2.3.13. Limet på RFIDbrikkene til bøker, er tilpasset papir, og varer i bokens livslengde. I
S i d e 19 2.4 Krav til universell utforming. Nr. og krav Type Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Leverandørens løsningsbeskrivelse 2.4.1. Alarmportaler må kunne passeres problemfritt av rullestolbrukere. 2.4.2. Selvbetjeningsautomater har skjermbilde med god kontrast for svaksynte. 2.4.3. Selvbetjeningsautomater har skjermbilde der bruker kan endre skriftstørrelse. 2.5 Krav til opplæring av ansatte. Nr. og krav Type Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Leverandørens løsningsbeskrivelse 2.5.1. Opplæring av en gruppe ansatte kan utføres etter tidsplanen i ilag 4. 2.5.2. Opplæring inneholder installasjon av
S i d e 20 utstyr og programvare sammen med kunden, slik at kunden blir i stand til forvaltning beskrevet i ilag 1. pkt.10. (Dersom det er aktuelt, må opplæring inneholde sertifisering av kundens personale.) 2.5.3. Opplæringstilbud. Leverandøren beskriver sine opsjoner, med priser. O 2.6 Krav til service. Nr. og krav Type Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Leverandørens løsningsbeskrivelse 2.6.1. På levert utstyr, med unntak av brikker, skal vedlikeholdsavtalen omfatte feilsøk og feilretting. I tillegg skal eventuelle oppgraderinger av programvare i utstyret inngå. Responstiden skal være neste arbeidsdag på stedet. Det skal i bilag 6 beskrives rutiner for eskalering av henvendelser når avtalte feilmeldingsrutiner ikke fungerer som forutsatt. O 2.6.2. For programvare O
S i d e 21 skal vedlikeholdsavtalen inneholde oppgraderinger og nye versjoner av programvaren, slik at levert programvare forblir kompatibelt med de omgivelsene som er nevnt i bilag 3. I bilag 6 beskrives rutiner der det fremkommer hvorledes kunden blir informert om oppgraderinger og nye versjoner, samt hvorledes kunden gis tilgang til nye versjoner. 2.6.3. eskrivelse av vedlikeholdsavtale på utstyr. 2.6.4. eskrivelse av vedlikeholdsavtale på programvare 2.6.5. eskriv brukerstøtte til definerte ansvarlige for teknisk og funksjonell forvaltning hos kunden som er omfattet av vedlikeholdsavtalen ut over feilretting. eskriv likeledes nettverk eller brukerfora som er etablert. 2.7 Krav til tidspunkt for levering. Nr. og krav Type Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Leverandørens løsningsbeskrivelse 2.7.1. Utstyr og tjenester leveres i henhold til fremdriftsplanen i kap. 4.
S i d e 22 2.7.2. Leverandørens detaljerte plan for å etterkomme 1.7.1. 2.7.3. Leverandørens frister for bestilling av fremtidige leveranser, som gitt opsjon på i bilag 7 pkt. 6. I 2.8. iljøkrav. Nr. og krav Type Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Leverandørens løsningsbeskrivelse 2.8.1. Opplys om hvilke HS-krav (stråling, støy osv.) utstyret som tilbys støtter. 2.8.2. Utstyrets godkjenninger og sertifikat. I I 2.8.3. eskrivelse av korrekt avhending av defekt utstyr. (Avfallshåndtering.) 2.9. Krav til dokumentasjon. Nr. og krav Type Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Leverandørens løsningsbeskrivelse 2.9.1. ruksanvisninger og
S i d e 23 teknisk dokumentasjon på utstyret er enkelt tilgjengelig. 2.9.2. Driftsdokumentasjon følger med alt utstyr og programvare. 2.9.3. eskrivelse av dokumentasjonen. (Format, eletronisk, trykt, på hvilke språk, osv.) 2.9.4. Til programvare skal det leveres lisensvilkår og lisensbetingelser. 2.10 Krav til forvaltning. Nr. og krav Type Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) Leverandørens løsningsbeskrivelse 2.10.1. Kunden gis opplæring, slik at den er i stand til å foreta enklere driftsoppgaver selv, som f.eks installasjon av programvare for arbeidsstasjoner/leseplater, på nye/andre maskiner. 2.10.2. Kunden gis opplæring, slik at den selv er i stand til å konfigurere ting som standardtekster i brukermenyer/kvitteringer.
S i d e 24 ilag 3. Kundens tekniske plattform. 3.1 iblioteksystem og databaseløsning. Universitetsbiblioteket i Oslo bruker i dag ISYS biblioteksystem. Det kjøres på sentral drift fra ibsys i Trondheim. I skranker og på arbeidsstasjoner kjøres ISYS Over SSH (Secure Shell), på terminalemulator snetterm: http://www.bibsys.no/norsk/produkter/biblioteksystemet/om_snetterm.php For selvbetjeningsautomater og returautomat: ISYS har egne brukerkontoer for automater, som er tilpasset dette formålet. iblioteksystemets hjemmeside: http://www.bibsys.no/ iblioteksystemets kommunikasjon med låneobjekter og lånekort. Låneobjekter er merket med hvert sitt unike Dokument-ID, bestående av tall og bokstaver, med ni tegns lengde. I dag kommuniseres dette til biblioteksystemet gjennom en strekkode på objektets bakside. Låntakere identifiseres tilsvarende, med en unik låntaker-id på ti tegns lengde, som vist på foto under: Lånekortene har samme størrelse som standard kredittkort. Låntaker-ID og Dokument-ID kommuniseres til iblioteksystemet med strekkodelesere. All informasjon knyttet til låneobjekter og låntakere ligger iblioteksystemet. Lånekort og låneojekter inneholder kun nevnte ID-er. iblioteksystemets funksjonalitet. iblioteksystemet holder orden på låneobjektenes status (utlånt/ledig/venteliste/etc.), og låntakernes lån og reserveringer av disse. Låntakerne kan ha merknader i iblioteksystemet som sperrer for lån, fornyelse av lån, og andre tjenester. Sperrende merknader er en egen
S i d e 25 type, kalt Stoppmelding i ISYS. Stoppmelding kan være forårsaket av utestående purregebyr, lån som er purret tre ganger, eller andre forhold. Låntakere som har stoppmelding, kan ikke låne bøker på selvbetjeningsautomat, eller fornye lån selv (ved å logge på in side i ISYS Ask: http://ask.bibsys.no/ask/action/settings). Låntakere som har Stoppmelding må henvende seg til bibliotekspersonale/skranke, for å gjøre opp misforhold, og få fjernet Stoppmeldingen. 3.2 askinvare og datanettverk. Dagens maskinvare og nettverk: askiner: PC-er med icrosoft Windows 7, 64-bits operativsystem. Nettverk, ethernet: 1 Gb LAN, 1 b WAN, Static IP på stasjonære PC-er, DHCP på bærbare PC-er. Returautomat i HumSam-biblioteket, Georg Sverdrups hus: TOR INN fra Axiell/ibliotheca AS. Denne må bygges om til å takle RFID. Fotografi av den konkrete returautomaten:
S i d e 26 Endringer i maskinvare og programvare: askin- og programvare endres og oppgraderes jevnlig på UO. PC-er skiftes ut med nyere modeller, det kommer nye Windows-versjoner, antivirusprogrammer, sikkerhetsoppdateringer, samt nye versjoner av delprogrammer (som f.eks Java). 3.3. Fysiske omgivelser. HumSam-biblioteket, Georg Sverdrups hus: - redde dør (for alarmportal): 2,40 m. - Hyller av treverk. - Hyller av stål. Studentbiblioteket Sophus ugge, Sophus ugges Hus: - redde dør (for alarmportal): 2,40 m. - Hyller av treverk. Realfagsbiblioteket, Vilhelm jerknes hus: - To dører à bredde 2,05 m. - Én dør med bredde 1,75 m. - Hyller av stål. 3.4. Teknisk plattform i fremtiden. Nytt biblioteksystem fra OCLC har planlagt oppstart i andre halvdel av 2013. Universitetsbiblioteket IKT-plattform er underlagt UiOs sentrale retningslinjer og krav, og er i jevnlig oppgradering og endring.
S i d e 27 ilag 4. Fremdriftsplan Inngåelse av kontrakt: 5. juni 2012. Forventet levering: 14. juni 2012. 4.1. Tid og sted for leverandørens ytelse. Utstyr og programmer i samsvar med denne avtalen skal være levert til kundens tre ulike adresser, innen tidspunkter beskrevet her. Utstyret skal monteres og installeres av leverandøren. Programvare skal installeres av leverandøren, med en gruppe bibliotekpersonale til stede, som en del av opplæringen (se pkt. 4.2). HumSam-biblioteket: Levering av RFID-brikker for bøker (600 000 stk.): 300 000 stk. innen 14. juni. 300 000 stk. i løpet av høsten 2012, etter nærmere avtale. Levering av RFID-brikker for CD-plater (2 000 stk): 14. juni. Ombygging av returautomat TOR-INN: Årsskiftet 2012/2013, etter nærmere avtale. Levering av utstyr: Årsskiftet 2012/2013, etter nærmere avtale. Realfagsbiblioteket: Levering av RFID-brikker for bøker (75 000 stk.): 14. juni. Levering av RFID-brikker for CD-plater (1 000 stk): 14. juni. Levering og installering av utstyr: 14. juni. Felles opplæring: 14. juni.
S i d e 28 Studentbiblioteket Sophus ugge: Levering av RFID-brikker for bøker (75 000 stk.): Innen 14. juni. Levering og installering av utstyr: Høsten 2012, etter nærmere avtale. Installasjonsstedenes adresser: HumSam-biblioteket: Georg Sverdrups hus oltke oes vei 39 0851 Oslo Realfagsbiblioteket: Vilhelm jerknes' hus oltke oes vei 35 0851 Oslo Studentbiblioteket Sophus ugge: Sophus ugges hus Niels Henrik Abels vei 36 0313 Oslo 4.2. Opplæring. Opplæringstidspunkt sammenfaller med installasjon (av programvare), slik at kunden blir i stand til å gjøre dette selv, som beskrevet i ilag 1 pkt. 10. Tid og sted for opplæring: 14. juni på Realfagsbiblioteket. 4.3. Dagbot ved forsinkelse.
S i d e 29 Leveransene som har frist 14. juni, sanksjoneres med dagbot. Løpetiden for dagbotsatser er maksimalt 42 dager jfr. avtalens punkt 6.2. ilag 5. Testing og godkjenning. Det skal gjennomføres test- og godkjenningsaktiviteter som viser at leveransen etterkommer kravene i bilag 1, slik de er beskrevet i bilag 2. I forkant av testen skal utstyr installeres iht. bilag 1 pkt. 7, og innen fristen 14. juni 2012. Akseptansetest vil foregå i perioden 14. juni til 1. juli jfr. bilag 4 pkt. 1, og utføres av bibliotekets personale i Realfagsbiblioteket i Vilhelm jerknes' hus. Godkjenning av levering Utstyret skal telles av bibliotekets personale og leveringen godkjennes dersom den er iht. avtalt levering, bilag 4 pkt. 1 og bilag 7 pkt. 1. 5.1. Akseptansetest Testene vil verifisere at: 1. Programvaren lar seg installeres som forutsatt, samt kommuniserer med omgivelser som beskrevet i bilag 3. 2. Leveransene har den funksjonaliteten som er krevd og at det virker slik som det er beskrevet i bilag 2. 3. Opplæring og dokumentasjon understøtter sine formål og at kunden selv kan ivareta sine oppgaver slik det er krevd. Testaktiviteter vil bl.a. omfatte verifisering av: Knytting av RFID-brikke til katalogpost i ISYS. Utlån på arbeidsstasjon. Utlån på selvbetjeningsautomat. Retur av bøker på arbeidsstasjon. Retur av bøker på selvbetjeningsautomat. Passere alarmbøyler etter at bøkene er lånt. Passere alarmbøyler uten at bøker er lånt. Sjekke program som skal registrer hvilke bøker som har passert alarmbøylene uten å være registrert som utlånt. Finne feilplasserte bøker med hyllerydder. Testen skal utføres både med bøker som er oppstilt riktig og feil.
S i d e 30 Etter leveringsavtale bilag 4 pkt. 1, skal oppgradert innmat til returautomat i Georg Sverdrups hus testes i etterkant av installasjon og med en 14 dagers frist. økene skal lånes ut og returneres én og én og inntil ti stykker samtidig. Av bøkene som skal testes skal enkelte ha CD, noen skal være reservert og enkelte ha stoppmelding (jmf. ilag 3), dvs. at det er sendt ut erstatningskrav på boken. Leverandøren bes, etter egen vurdering, om å foreslå detaljering av testkriteriene. 5.2. Godkjenning Se avtalens pkt. 2.2.2. Godkjenning gjøres i Realfagsbiblioteket, etter tre måneders drift av systemet der, dvs. innen 20. august 2012. Leveransen blir godkjent dersom det ikke forekommer vesentlige feil, dvs. A- og -feil. Disse må rettes opp før leveransen blir godkjent.
S i d e 31 ilag 6. Administrative bestemmelser. 6.1. Partenes representanter For kunden: For HumSam-biblioteket, og Studentbiblioteket Sophus ugge: Sjef for Seksjon for IT-tjenester på HumSam-biblioteket. For Realfagsbiblioteket: IT-ansvarlig på Realfagsbiblioteket. For leverandøren: Navn: Stilling: Telefon: E-post: 6.2. øter Leverandøren opplyser her om spesielle forhold som har betydelse for avholdensen av eventuelle møter. 6.3. Rutiner knyttet til vedlikehold. Leverandøren beskriver her rutiner jmf. ilag 1. pkt. 6.
S i d e 32 ilag 7. Prisskjema. Her fylles prisene inn av leverandøren. Før inn valuta, f.eks.: "NOK 25 000,-". 7.1. Utstyr Kundens forbehold. Det forespurte antall av utstyr nedenfor, er utarbeidet av kunden på bakgrunn av markedsog prisundersøkelser. Kunden tar det forbehold, at den totale sum (pkt. 7.5) ikke kan overstige kundens budsjett. Kundens mål er full leveranse, men ved behov vil kunden prioritere levering i følgende rekkefølge: 1. HumSam-biblioteket 2. Realfagsbiblioteket. 3. Studentbiblioteket Skjemaet er fordelt på de tre leveringsstedene, med utstyrsantall pr. sted. Alle priser forstås DDP (delivered duty paid). HumSam-biblioteket: eskrivelse Ref. ilag 1 Antall Enhetspris eks. mva. Samlet pris eks. mva. Overskrivbare RFIDbrikker for bøker og trykt materiale. Overskrivbare RFIDbrikker for CD/DVDplater RFID-lese/skriveplate for arbeidsstasjon/pc Selvbetjeningsautomat med kvitteringsskriver og skanner. 1.1.1. 600 000 1.1.2. 2 000 1.1.3. 12 1.1.4. 3 Alarmportal 1.1.5. 1 Håndholdt hyllerydder med nødvendig programvare. 1.1.6. 1
S i d e 33 Ombygging av Returautomat TOR- INN. 1.2.15 1 Samlet sum eks mva. Realfagsbiblioteket: eskrivelse Ref. ilag 1 Antall Enhetspris eks. mva. Samlet pris eks. mva. Overskrivbare RFIDbrikker for bøker og trykt materiale. Overskrivbare RFIDbrikker for CD/DVDplater RFID-lese/skriveplate for arbeidsstasjon/pc Selvbetjeningsautomat med kvitteringsskriver og skanner. 1.1.1. 75 000 1.1.2. 1 000 1.1.3. 7 1.1.4. 3 Alarmportal 1.1.5. 3 Samlet sum eks mva.
S i d e 34 Studentbiblioteket Sophus ugge: eskrivelse Ref. ilag 1 Antall Enhetspris eks. mva. Samlet pris eks. mva. Overskrivbare RFIDbrikker for bøker og trykt materiale. RFID-lese/skriveplate for arbeidsstasjon/pc Selvbetjeningsautomat med kvitteringsskriver og skanner. 1.1.1. 75 000 1.1.3. 3 1.1.4. 1 Alarmportal 1.1.5. 1 Samlet sum eks mva. 7.2. Installasjon og opplæring. eskrivelse Ref. ilag 1 Pris eks. mva. Levering og installasjon, slik at komplett løsning er klar til bruk, inkl. opplæring. 1.5. 7.3. Serviceavtale. eskrivelse Ref. ilag 1 Antall servicer pr. år Pris pr. år eks. mva. Årlig pris på serviceavtale 1.6.
S i d e 35 7.4. Programvare. eskrivelse Ref. ilag 1 Enhetspris eks. mva. Samlet pris eks. mva. Programvare for besøksstatistikk. Programvare for overvåkning av alarmportal. Ny programvare for Returautomat i HumSam-biblioteket. 1.2.12. 1.2.13. 1.2.15. Samlet sum eks. mva. 7.5. Total sum for leveranse. Total sum eks. mva.
S i d e 36 7.6. Opsjon på kvartalsvise kjøp av RFID-brikker. eskrivelse Ref. ilag 1 Antall Enhetspris eks. mva. Samlet pris pr. år eks. mva. Kvartalsvise kjøp av overskrivbare RFIDbrikker for bøker og trykt materiale. Kvartalsvise kjøp av overskrivbare RFIDbrikker for CD/DVDplater. 1.1.1. 24 000 pr. år. (4 leveranser i året á 6000 stk.) 1.1.2. 240 pr. år. (4 leveranser i året á 60 stk.) 7.7. Opsjoner på fremtidige merkjøp av RFID-utstyr til andre bibliotek ved UO. eskrivelse Ref. ilag 1 Enhetspris eks. mva. Opsjon på fremtidig merkjøp av RFIDlese/skriveplate for arbeidsstasjon/pc. Opsjon på fremtidig kjøp av flere selvbetjeningsautomater. Opsjon på fremtidig kjøp av flere alarmportaler. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 7.8. Andre opsjoner Leverandøren beskriver her andre opsjoner den kan levere etter denne avtalen, med tilhørende priser. 7.9. estilling og betaling m.m. Det er et krav at alle leveranser blir bekreftet gjennom kundens bestillingssystem. (Leverandøren må fylle ut et registreringsskjema for dette.)
S i d e 37 etaling skjer basert på faktura, der ordrenummeret fra bestillingssystemet må fremkomme. Faktura kan kun utstedes etter at leverandøren har mottatt meddelelse om at leveransen er godkjent. Unntak fra krav om godkjenning, er løpende leveranse av RFID-brikker. Fakturaen skal ha betalingsfrist på 30 dager. Fakturaadresse er: Universitetet i Oslo Regnskapsseksjonen Sentralt Fakturamottak Postboks 1074 lindern 0316 Oslo Det kan også avtales å levere faktura i PDF-format. Dersom det velges, vil kunden oppgi e- postadresse for det. I avtaleperioden kan det komme krav om levering av elektronisk faktura på norsk standardformat.
S i d e 38 ilag 8. Endringer i den generelle avtaleteksten. ilag 8 utgår.