Osloregionen SAKSFREMLEGG Styret i Osloregionen, 6.12.2011 Sak nr. 47/11 Saksansvarlig: Theis Juell Theisen, Sekretariatet for Osloregionen OSLOREGIONEN: FORSLAG BUDSJETT 2012 INNLEDNING Osloregionens budsjett 2012 er basert på forslag til handlingsprogram for 2012. Tiltak og prosjekter i handlingsprogrammet er kort omtalt i budsjettet. Det vises for øvrig til egen sak til styret med forslag til handlingsprogram 2012. BUDSJETTRAMMER 2012 Hovedtall Tabellen under angir hovedrammer for Osloregionens budsjett 2012 (i hele tusen kroner): Inntekter Kontingenter Andre inntekter Refusjon merverdiavgift Budsjett Regnskap Prognose Forslag 2011 2011 2011 Budsjett Justert 4.10.2011 Pr. 28 november 2012 4 700 150 0 4 697 200 -* 4 697 200-5 168 0 0 Sum driftsinntekter 4 850 4 897 4 897 5 168 Utgifter Sekretariatet, lønnsutgifter 1 940 1 442 1 600 1 940 Sekretariatet, andre utgifter 460 446 460 480 Møteutgifter, styre og råd 200 167 200 200 Profilering, informasjon 250 65 150 250 Prosjekter og tiltak 2 550 1 946 2 030 2 300 Utgift merverdiavgift 0 -* - 0 Sum driftsutgifter 5 400 4 066 4 440 5 170 Resultat (bruk av overførte midler) Inngående mindreforbruk (overførte midler) -550 3 003 457-2 * Tall for merverdiavgift mangler. Utgifter vil normalt i all hovedsak balanseres av refusjoner. 1
Inntekter Kontingentinntekter Samarbeidsrådet vedtok 31.05.11 en kontingent for 2012 for medlemskap i Osloregionen på kr 1,50 pr innbygger. Buskerud fylkeskommune er kommet med som nytt medlem fra 01.01.12. Med utgangspunkt i SSBs befolkningstall pr. 1.1.2011 1, innebærer dette at samarbeidsalliansens faste inntektsgrunnlag i 2012 er ca 5,17 millioner. Beregningen fremgår av tabellen under: Medlemmer Innbyggertall pr. 01.01.11 Kontingent 2012 Fylkeskommunene 1 081 590 1 622 385 Oslo kommune 599 230 1 797 690 Øvrige medlemskommuner 1 165 592 1 748 388 Sum medlemsinntekter 5 168 463 Overføring fra 2011 Anslått overføring fra inneværende år til 2012 tar utgangspunkt i en resultatprognose for 2011 som tilsier et mindreforbruk på ca 1 mill. kroner og et resultat på drøyt 450 000 kroner. Sekretariatet viser til at prognosen inneholder usikkerhet. Utgifter Det foreslåtte budsjett for driftspostene innebærer en videreføring av budsjett for 2011. Lønnsbudsjettet Bergninger tilsier at rammen for inneværende år skal holde til å dekke lønnskostnader for to stillinger inkl. forventet lønnsvekst også i 2012. Sekretariatet følger Oslo kommunes lønnsregulativ. Pga sykefravær har sekretariatets kapasitet vært redusert i 2011. Ut fra den videre situasjon vil muligheten for å bruke lønnsmidler til å hente inn hjelp til sekretariatets løpende arbeid bli vurdert. Andre sekretariatsutgifter Sekretariatets generelle driftspost skal i tillegg til løpende drift og kontorhold romme interne utviklingstiltak, møter/konferanser og lignende for alliansens administrative grupper. Den sjablongmessige refusjonen til Oslo kommune for kontorlokaler og støttefunksjoner er kr 300.000,- pr. år. Ut fra prognosen for 2011 foreslås en økning med kr. 20.000,- til kr. 480.000,- i budsjett for 2012. Møteutgifter for styret og råd Videreføring av årets ramme på 200.000,-, vil ved en normal kostnadsdeling mellom samarbeidsalliansens driftsbudsjett og deltakernes egenbetaling kunne romme både en konferanse for samarbeidsrådet og strategiseminar mm for styret i 2012. Profilering og informasjon Budsjettposten profilering og informasjon foreslås også videreført på 2011-nivå. Rammen skal gi rom for faste produksjonsoppdrag og kjøp av bistand knyttet til aktuelle informasjonstiltak og utvikling av materiell. Som tidligere år forutsettes at posten for informasjon og profilering sees i sammenheng med tiltak under prosjektbudsjettet. Spesielt vil det knyttet til deltakelsen på MIPIM være aktuelt å utarbeide nytt informasjonsmateriell. Prosjekter og tiltak Det er foreslått avsatt kroner 2,3 millioner til ulike prosjekter og tiltak i 2012. Dette er en reduksjon på drøyt 0,25 millioner fra inneværende år. Bakgrunnen er at de foreslåtte 1 I henhold til Osloregionens vedtekter skal medlemsavgiftene baseres på antallet innbyggere i kommunene og fylkeskommunene pr. 1.1. i året før angjeldende budsjettår. Oslo kommune betaler dobbel kontingent. 2
prosjektrammer er innrettet mot å sikre ferdigstilling av igangsatte prosjekter og videreføring av faste tiltak, mens det så langt ikke er lagt inn finansiering av evt. prosjekter og tiltak som måtte følge av nye strategiske føringer for alliansen. Resultat Budsjettet er gjort opp i balanse. Overførte midler fra 2011 vil representere en reserve som gir samarbeidsalliansens styre en frihet til etter behov på senere tidspunkt å engasjere seg i ytterligere prosjekter eller tilleggsfinansiere etablerte prosjekter uten å måtte omprioritere fra andre tiltak (jfr forrige punkt). PROSJEKTER OG TILTAK Forslag til disponering av prosjektmidler tar utgangspunkt i handlingsprogram for 2012. Handlingsprogrammets grunnlag er dels strategiene vedtatt for 2009-2011, gjennom videreføring av tiltak og prosesser startet opp eller vedtatt i inneværende år, og dels på forslaget til nye strategiske føringer for 2012 og fremover som p.t. er ute til høring blant samarbeidsalliansens medlemmer Den samlede foreslåtte ramme for prosjekter og tiltak i 2012 er på 2.3 millioner kroner. De fleste tiltak forutsettes fullfinansiert av Osloregionen. For enkelte tiltak vil det imidlertid dreie seg om delfinansiering i partnerskap med andre aktører i det regionale utviklingsarbeidet. Prioriteringer av prosjekter og tiltak 2012 Tabellen under angir forslag til fordeling av posten prosjekter og tiltak i hovedtabellen. (Tall i hele tusen kroner). Budsjett Prognose Budsjett Budsjett TILTAK/PROSJEKT: 2011 2011 2012 2013 (justert pr Foreløpig Forslag 4.10) Skisse Felles strategi for FoU- og næringsutvikling i Osloregionen 50 40 - - Innovasjonsstrategi for Osloregionen 300 250 Samarbeid klyngeutvikling (tidl. Hovedstadsprosjektet) 250 250 250 250 Internasjonal profilering: Etablering av plattform for 100 4 400 150 felles regional omdømmesatsing Internasjonal profilering: MIPIM 500 500 500 500 Osloregionens arbeid inn mot NTP 2014-2023 100 0 100 100 Felles strategi for gods og logistikk i Osloregionen 900 780 250 - Konferansen KOM (Kunnskap og Møteplass) 150 150 200 200 Avisbilag 200 100-200 Mälardalsrådet, samarbeid med Stockholmsregionen 150 100 300 200 Rullering samarbeidsalliansens strategier 2012-2014 50 15 - - Studietur styret 100 91-100 SUM 2.550 2.030 2.300 1.950 Kort beskrivelse av prosjekter og tiltak som prioriteres i 2010 Innovasjonsstrategi for Osloregionen: Arbeidet igangsettes med utgangspunkt i styrets vedtak 12.4.2011, og er en oppfølging av sak om Felles strategier for FoU- og næringsutvikling i Osloregionen. Før selve arbeidet med innovasjonsstrategien startes opp gjennomføres en innledende fase der et mindre antall sentrale aktører og personer utfordres til å drøfte premissene for og prioriteringene i 3
strategiarbeidet. På grunnlag av innspillene og vurderingene som fremkommer utarbeides en sak til styret om temaer og problemstillinger, prosess samt konkretisert ressursbehov knyttet til gjennomføring strategiarbeidet. Budsjettforslaget tar utgangspunkt i at prosjektet antas å gå inn i 2013. Samlet forslag til budsjett for 2012 og 2013 reflekterer et foreløpig anslått ressursbehov for prosjektet på i størrelsesorden et halvt årsverk eller tilsvarende i kjøp av bistand fra konsulenter. Forslag budsjett 2012: kr. 300.000,- Samarbeid om klyngeutvikling Det legges til grunn at samarbeidsalliansen viderefører sitt engasjement i arbeidet med klyngeutvikling også i 2012, i samarbeid med Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. En vurdering av effekten av dette arbeidet forutsettes gjort som element i arbeidet med en innovasjonsstrategi (jfr tiltak over). Fram til 2011 har klyngeutviklingsmidlene gått til Oslo Teknopol IKS, som har vært ansvarlig for å fasilitere klyngene. For 2012 legges det opp til en mer åpen prosess, der klyngenettverkene selv må søke om støtte til sine aktiviteter. Det åpnes også i noen grad i forhold til hvilke klyngenettverk som kan motta støtte. Det foreslåtte beløp, kr. 250.000,-, representerer en videreføring av bidraget til arbeidet i 2011. Forslag budsjett 2012: kr. 250.000,- Internasjonal profilering etablering av plattform for felles regional omdømmesatsing Gjennom Osloregionens strategier for 2009-2011 er ambisjonen om at samarbeidsalliansen skal ha en aktiv rolle i arbeidet med internasjonalprofilering av regionen slått fast På basis av medlemmenes høringsinnspill til en forprosjektrapport fattet styret i møte 4. oktober 2011 vedtak om at det arbeides videre for å etablere en felles plattform for en omdømmesatsing i Osloregionen. Hensikten skal være å avklare og forankre hovedinnretning, finansiering og organisering av omdømmesatsingen. Knyttet til arbeidet vil det være behov for å ansette eller frikjøpe en prosjektleder. Prosjektet antas å gå inn i 2013. Samlet forslag til budsjett for 2012 og 2013 tar utgangspunkt i et foreløpig anslått ressursbehov for prosjektet på i størrelsesorden et halvt årsverk. Konkretisering av ressursbehov skjer gjennom egen sak om igangsetting til styret. Forslag budsjett 2012: kr. 400.000,- Internasjonal profilering MIPIM Styret ga i møte 4. oktober 2011 tilslutning til at Osloregionen skulle gå inn i det etablerte samarbeidet mellom næringslivet og Oslo kommune om profilering av Osloregionen på eiendoms- og profileringsmessen MIPIM som hvert år i mars arrangeres i Cannes. Det ble i saken lagt et 5-årsperspektiv til grunn for engasjementet, men graden av engasjement og deltakelse må vurderes fra år til år, ikke minst på basis av de erfaringer som gjøres. Den felles målsettingen med deltagelsen på MIPIM er knyttet til å fremme Osloregionen som en internasjonal region og tyngdepunkt for fremtidsrettet steds- og byutvikling. Beløpet som er lagt inn i budsjettet er knyttet til MIPIM 2013, og representerer en videreføring av årets bidrag til arbeidet inn mot MIPIM 2012. Det forutsettes at konkret beløp avklares i en egen sak til styret med utgangspunkt i erfaringene med deltakelsen på MIPIM 2012. Forslag budsjett 2012: kr. 500.000,- 4
Osloregionens arbeid inn mot Nasjonal Transportplan 2014-2023 Arbeidet med ny rullering av Nasjonal Transportplan (NTP 2014-2023) pågår, og dette arbeidet vil være et viktig fokusområde for samarbeidsalliansen i 2012 og 2013. Ambisjonen er å bidra til at viktige samferdselsprosjekter i Osloregionen når opp i den nasjonale prioriteringen. Styret vedtok 4. oktober 2011 et posisjonsdokument som fastlegger samarbeidsalliansens hovedprioriteringer inn mot NTP 2014-2023. Dette vil bli benyttet som grunnlag ved utarbeidelse av innspill til statsetatenes forslag vinteren 2012 og senere til storingsmeldningen vinteren 2013. Det foreslås satt av kr. 100.000,- til kjøp av bistand for å kunne sikre best mulig kvalitet i samarbeidsalliansens arbeid med innspill til NTP-prosessen. Forslag budsjett 2012: kr. 100.000,- Felles strategi for godslogistikk Vedtatt som del av Osloregionens strategier for 2009-2011. Godstransporten har de siste ti årene vokst vesentlig mer enn den økonomiske veksten, og prognosene tilsier at dette vil fortsette i årene fremover. Felles strategiske føringer skal legge til rette for effektive logistikkløsninger i Osloregionen, og samtidig fremme ønsket arealutvikling og begrense uønskede miljø- og klimakonsekvenser av transport og logistikkarbeidet. Det har vært vektlagt at man i prosjektet ivaretar en prosess som sikrer best mulig forankring av godsstrategien. Status er at forslaget til felles strategi for gods og logistikk i Osloregionen er lagt ut til åpen høring. Høringsfrist er satt til 31. januar 2012, og det legges opp til at sluttføring av arbeidet med strategien skjer i løpet av våren Det budsjetterte beløp, kr. 250.000,-, er lik summen av tidligere bevilgede prosjektmidler overført fra 2011 til 2012 (ca 120.000,-) og rest av midler bevilget av Fylkesmannen i Oslo og Akershus til prosjektet Den grenseløse regionen, som er søkt omdisponert til arbeidet med gods og logistikkstrategi (ca 130.000,-). Samlet prosjektramme blir med det totalt kr 1.330.000,-. Av dette vil kr 930 000,- være ekstern støtte. Forslag budsjett 2012: kr. 250.000,- Konferansen KOM 2011 (Kunnskap og Møteplass) KOM er en konferanse som fokuserer på Osloregionens muligheter og utfordringer innen næringsutvikling og FoU - internasjonalt, nasjonalt og regionalt. Arrangementet gjennomføres som et samarbeid mellom samarbeidsalliansen og NHO O/A, evt. også med andre parter. Konferansen ble i 2010 og 2011 gjennomført som del av arrangementet Oslo Innovation Week. Dette vil være en aktuell modell også for 2012 Forslag budsjett 2012: kr. 200.000,- Samarbeid Stockholmsregionen/Mälardalsrådet Det er etablert et initiativ for å styrke samarbeidet mellom hovedstedene Stockholm og Oslo med basis i hhv Mälardalsrådet og samarbeidsalliansen Osloregionen. Det er utarbeidet rapporter om hhv status for infrastruktur og kartlegging av kontaktintensiteten mellom Oslo og Stockholm, og i april 2011 ble det gjennomført et møte mellom styrene i de to regionssamarbeidene. Det pågår nå en drøfting av videreføring og igangsetting av nye konkrete samarbeidsprosjekter mellom partene, og evt. gjennomføring av et oppfølgingsmøte på politisk nivå mellom partene høsten 2012. Forslaget til budsjett skal dekke samarbeidsalliansens andel av utredningskostnader m.m.. Forslag budsjett 2012: kr. 300.000,- 5
FULLMAKTER - PRAKTISK GJENNOMFØRING Sekretariatet har i tidligere sak om delegasjon til sekretariatet 1 fått fullmakt fra styret til å ivareta den løpende økonomiforvaltningen i henhold til vedtatt budsjett. Fullmakten har sitt utgangspunkt i Oslo kommunes instruks for virksomhetsledere som er lagt til grunn for sekretariatslederens ansvar og myndighet. Det fremgår også av vedtaket i styresaken at Oslo kommunes regelverk og rutiner for innkjøp skal anvendes av sekretariatet, og at større saker klareres med styret. Styret har ikke satt en definert grense for hva som etter denne fullmakten anses å være en større sak. Praksis har vært at sekretariatet har anvendt skjønn, og relativt få saker fra sekretariatets eget driftsbudsjett har vært fremmet for styret. Saker som angår styrets virksomhet og tiltak/prosjekter som ikke har vært definert i prosjektbudsjettet har vært gjenstand for orientering til styret eller fremmet som egne saker. For større tiltak og prosjekter er det etablert en praksis med prosjektbeskrivelser som angir organisering, fremdrifts- og finansieringsplaner. Ved behandlingen av prosjektbudsjettet for 2006 2, ga styret sekretariatet særskilte fullmakter for iverksettingen. Den godkjente fordelingen av budsjettet ble vedtatt som en forhåndsfullmakt for sekretariatet til å effektuere endelig tildeling uten ytterligere godkjenning. Videre fikk sekretariatet fullmakt til å utvise skjønn mht rammene for det enkelte tiltak, så lenge tildelingen ikke overskred samlet ramme. Sekretariatet foreslår at den praksis man nå har lagt seg på vedrørende driftsbudsjettet videreføres, og at tilsvarende fullmakter som gitt for 2006, fortsatt gjøres gjeldende for prosjektbudsjettet for 2012. Rapportering Etter budsjettfullmakten skal sekretariatet rapportere til styret hvert tertial. Det anses ikke å være behov for et eget rapporteringsopplegg for prosjektmidlene til styret utover en slik rutine, og den løpende prosjektrapporteringen som gjøres i tilknytning til de årlige handlingsprogrammene. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret godkjenner sekretariatets forslag til budsjett for 2012. 2. Styret godkjenner den foreslåtte fordelingen av budsjettposten for prosjekter og tiltak som ramme for gjennomføring av handlingsprogram for 2012. 3. Sekretariatet gis fullmakt til å gjennomføre tildelingen av midler til prosjekt- og tiltaksansvarlige i tråd med de premisser som fremgår av saken, herunder anledning til å utvise skjønn for det enkelte tiltak innenfor den samlede rammen. Sekretariatet har overordnet ansvar for inngåelse av avtaler og innkjøp på vegne av Osloregionen i hht Oslo kommunes innkjøpsreglement. 4. Rapportering for bruk av prosjektmidler skjer i forbindelse med budsjettrapporteringen til styret hver tertial. 1 Sak 03/05 Delegasjon til sekretariatet daglig økonomiforvaltning mv 2 Styresak 06-06: Prioritering av midler til prosjekter og tiltak 2006 6