Nyhetsbrev nr. 2-2014 Drammen tester a-meldingen Drammen kommune en stor arbeidsgiver, og den første kommunen i prøvedrift. Vi har besøkt dem for å høre hvilke forberedelser de har gjort for å komme i gang med a-ordningen. Drammen kommune benytter lønnssystemet Vivaldi. Hva er de viktigste erfaringene dere har gjort så langt i prøvedrift? - Vi ser at det ikke bare er å motta en ny versjon av lønnssystemet, sier lønningskonsulent Thor Ole Stenberg. Det er en jobb som må gjøres for å forberede seg til ny ordning. Er det noe feil, eller noe som går galt, kan det ha store konsekvenser for arbeidstakere eller pensjonister når man har så mange på lønningslista. - Vi satte i gang rett etter at vi var ferdige med årsoppgjøret. På grunn av arbeidsmengden i lønnsavdelinger rundt årsskiftet bør man ikke utsette dette til siste liten på slutten av året. Tilbakemeldingen på a-meldingen var veldig lang etter første innsending, men mye skyldtes at systemløsningen ikke var helt ferdig utviklet, og at ikke alle arbeidsforhold sto med riktig informasjon i lønnssystemet. - Det er viktig at man leser og forstår tilbakemeldingen, og at man retter feilene og ikke drar dem med seg til neste måned, anbefaler Stenberg. Oppsett og rydding Thor Ole Stenberg og kollegaene har gjort en stor innsats for å forberede a-ordningen. Lønnarter Kommunen har selv tilgang til å sette opp lønnarter, og dette var det første de gikk løs på. Ved hjelp av veiledningen til a-meldingen og kodespeilet har de koblet lønnartene opp mot de nye begrepene. Med sju-åtte hundre lønnarter har det vært en del arbeid. Ansattopplysninger Med mange tusen ansatte, oppdragstakere og andre inne i systemet, var det en del feil i fødselsnummer og arbeidsforhold. For eksempel manglet sluttdato på en del ansatte som har sluttet. Ansettelseskoder I dag bruker ikke kommunen detaljerte nok koder for ulike stillinger / ansettelsesforhold. For eksempel skiller de ikke på fast ansatte med normalarbeidstid og fast ansatte med turnus, men det blir nødvendig i a-meldingen. Lønnsavdelingen skal i samarbeid med HR komme fram til hvilke koder de trenger. Organisasjonsnummer Drammen kommune har tolv juridiske enheter. Noen virksomhetsnumre er ikke lenger i bruk. Alle ansatte må være knyttet til riktig og gyldig virksomhet. Forsystemer - Vi bruker forsystemet GAT til variabel lønn, turnustillegg o.l., sier Stenberg. - Filene som overføres fra GAT til Vivaldi må ha med antall timer, sats og beløp. Artikkelen fortsetter på neste side
Rutiner og kjøreplaner Rapporteringstidspunkt Drammen kommune har to lønnskjøringer i måneden - hovedlønn den 12., og så en ekstrakjøring uka etter. Vi kommer til å sende inn a-meldingen én gang i måneden, da det er mest praktisk for oss. Arbeidsfordeling Rapporteringen for kommunens virksomheter er i dag fordelt på flere lønnsmedarbeidere. Noen virksomheter sender selv terminoppgave. A-melding for alle virksomhetene vil bli sendt av én lønnsmedarbeider samtidig. Vi synes det er ryddigst. Når det gjelder terminoppgaver, har vi allerede kontroll på dataene, så det vil ikke være noe problem at disse nå inngår i a-meldingen. Frister og innsamling av data Det hender at opplysninger om arbeidsforhold, for eksempel permisjoner, er kommer inn i tide til lønnskjøring den 12. Pappapermisjon er et typisk eksempel på endringer som kommer på kort varsel. Her må lønnsavdelingen informere om fristene, og etter beste evne få inn dataene i tide. I august er det alltid store endringer med nye tilsettinger og vikarer i skoler og barnehager, men det er vi forberedt på. Bortsett fra det er ikke ferieavviklingen noe problem når vi har flere lønnsmedarbeidere som alle får tilgang til å sende a-melding. Samarbeid med leverandør Prøvedrift er også en mulighet for systemleverandørene til å teste lønnssystemene, så virksomhetene er med på å avdekke problemer i den nye systemversjonen. Det medfører også en del feilmeldinger som må ryddes opp i. - Vi har hatt mye arbeid med selve systemet, men samtidig har vi et veldig godt samarbeid med leverandøren, sier Stenberg. En ryddigere hverdag - Fordelen med a-ordningen er jo at vi har mer kontroll på dataene gjennom hele året, så vi slipper ryddejobben rundt nyttår. - Dessuten er det positivt med innsyn, både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Innsynsmuligheten gir arbeidsgiver oversikt over hva de har sendt inn, mens arbeidstakere kan logge seg inn i Altinn og se hva som er rapportert på deres fødselsnummer. Pensjonskasse ikke så enkelt Den kommunale pensjonskassen skapte en del hodebry, men de fleste spørsmålene har man funnet en løsning på nå. Det er viktig å gå gjennom hvordan pensjonskasser skal tilpasse seg a-ordningen Du kan lese mer om pensjon på side 5 i dette nyhetsbrevet. Flott arkitektur i Drammen: Gangbroen Ypsilon går over Drammenselven. Broen ble åpnet i 2008 og er designet av Arne Eggen Arkitektur. Broen, som også kalles Y-broen, knytter sammen byparken Bragernes torg og Kunnskapsparken.
Viktige erfaringer fra prøvedrift 18 arbeidsgivere har sendt inn a-meldinger for januar 2014. - Den første måneden med prøvedrift viser at både systemløsninger og meldingen fungerer, sier ansvarlig for prøvedrift i EDAGprosjektet, Nils Muri. Han er fornøyd med første runde. Opplysninger om 14 000 inntektsmottakere er sendt inn for januar, fordelt på 57 a-meldinger fra 18 forskjellige arbeidsgivere. Mange meldinger inneholdt feil, men dette var forventet og førte til nyttig læring. - Systemleverandørene holder fortsatt på med systemutviklingen, og det at løsningene ikke er helt ferdige skaper de fleste feilene, sier Nils Muri. - Blant annet gjelder dette implementering av våre kontrollregler i systemene. Det gjør at feil og mangler som egentlig bør stoppes allerede i lønnssystemet går igjennom, og først blir stoppet når a-meldingen kommer inn til oss. Arbeidsgiverne må rydde Hos arbeidsgiverne er det behov for rydding i lønnssystemene. For eksempel er det er viktig at virksomhetsstrukturen i systemet er den samme som i enhetsregisteret, at man har start- og sluttdato på alle arbeidsforhold, og at man har riktige yrkeskoder. Umiddelbar tilbakemelding - fungerer det? En viktig del av den elektroniske dialogen med arbeidsgiverne er at de skal få umiddelbar tilbakemelding på innsendte opplysninger. Prøvedriften viser en responstid fra 11 sekunder til 7 minutter og 53 sekunder. Den lengste responstiden fikk a-meldingen fra Drammen kommune, med 10 400 arbeidsforhold, mens de aller fleste hadde tilbakemelding betydelig raskere. Spennende tider framover Prøvedriftansvarlig Nils Muri er fornøyd med første måneds prøvedrift av a-meldingen. - Nå blir det spennende å se hvordan flere store virksomheter og komplekse forhold vil fungere i prøvedrift, sier Nils Muri. Flere lønnssystemer står på trappene til prøvedrift, og flere ulike virksomheter kommer inn. Vi er i gang med å få inn a-meldingen for februar, og datakvaliteten er allerede mye bedre. Flere regler er nå bygget inn i lønnssystemene, slik at det ikke blir så mange feil som må tilbakemeldes. Anne Cathrine Strekerud Gjøs fra SAP stiller med mange deltakere i prøvedrift fra mars. Her i samtale med Hårek M Hansen fra EDAG Innføring.
Det er Altinn som gjelder Med a-ordningen reduseres antall skjemaer som sendes inn, og all rapportering skal foregå elektronisk. Det er viktig at du finner frem til den beste rapporteringsmetoden for deg og din virksomhet allerede nå. Fra 2015 skal alle arbeidsgivere og andre opplysningspliktige rapportere elektronisk - gjennom Altinn. Dette betyr at du ikke lenger har muligheten til å levere på papir, CD eller andre maskinlesbare medier. Her får du oversikt over hvordan du kan sende a-melding. Gjennom lønnssystem Mange virksomheter bruker lønnssystem, og en del benytter denne måten å levere dagens skjemaer på. De fleste lønnssystemene vil bli tilpasset slik at du kan sende inn a-meldingen direkte. Dette vil være det mest effektive for de aller fleste arbeidsgivere, og den muligheten som er best tilpasset større virksomheter. Altinn har ikke lenger noen begrensning på antall oppgaver som kan sendes inn gjennom lønnssystemet. Ved manuell registrering i Altinn Registrering av a-meldingen direkte i Altinn passer for mindre virksomheter med enkle arbeidsforhold. Dette er alternativet for mindre virksomheter uten tilgang på lønnssystem. Med riktig rolle og tilgang logger du deg på Altinn og registrerer direkte i skjermbildet. Du kan lagre opplysninger i en kladd, slik at ikke alle opplysninger må registreres samtidig. Ferdigstilt a-melding kan sendes inn når alle obligatoriske felt er fylt inn. For senere perioder kan du hente opp en delvis forhåndsutfylt a-melding basert på tidligere innsendt melding, slik at du slipper å fylle ut alt på nytt. Regnskapsfører En del arbeidsgivere har regnskapsfører som rapporterer inn noen eller alle skjemaer i dag. Regnskapsfører kan også sende a-melding på vegne av arbeidsgiver. Når alt skal sendes i én melding, må arbeidsgiver og regnskapsfører sammen se på hvem som skal sende inn og hvordan arbeidsoppgavene kan fordeles. Viktig å huske på: Velg én innrapporteringsmåte og hold deg til denne. Hvis du vanligvis leverer via lønnssystem, kan du ikke registrere enkeltmeldinger eller tillegg direkte i Altinn. Opplysninger om denne meldingen vil ikke legge seg i lønnssystemet, og tilbakemelding med betalingsinformasjon vil bli liggende i Altinn-portalen. Dette skaper avvik. Du kan ikke levere papiroppgave i tillegg til eller som korrigering til levering via lønnssystem eller Altinn-registrering. Vær tidlig ute med forberedelser, og bestem deg for hvordan du skal rapportere a-meldingen allerede nå. CD og maskinlesbare medier vil utgå, og mulighetene for papirinnlevering er redusert. Les mer på www.altinn.no/a-ordningen
Pensjon skal rapporteres i a-meldingen Alle som betaler ut pensjon blir omfattet av a-ordningen. Hvem betaler ut pensjon? I tillegg til rene pensjonskasser og livselskaper er det mange arbeidsgivere som utbetaler pensjon. Hva må pensjonsutbetalerne gjøre? Noen arbeidsgivere har lønn og pensjon i samme system, mens andre har et eget system for pensjon. De fleste av dagens lønnssystemer vil bli tilpasset a-ordningen. På samme måte er det viktig å sørge for at pensjonssystemer og eventuelle forsystemer har gjort nødvendige tilpasninger. Dette bør du sjekke: Blir pensjonssystemet ditt tilpasset a-ordningen? Har du noen forsystemer til pensjonssystemet, og blir disse tilpasset? Trengs det endringer i integrasjonen mellom forsystemer, lønnssystem og pensjonssystem? Bedre data gir bedre tjenester NAV, Skatteetaten og Statistisk sentralbyrå er i gang med et godt samarbeid. A-ordningen gir forenklet rapportering for arbeidsgivere, men også bedre grunnlag for pensjon, trygdeytelser, skatt og statistikk. I dag baseres mange av disse tjenestene på opplysninger som meldes inn en gang i året, gjennom lønnsog trekkoppgavene til Skatteetaten. Når fristen nærmer seg i januar, strømmer oppgavene inn via Altinn men også på cder, magnetbånd og papir. Papirskjemaene må registreres for hånd, mens cder og annet leses inn maskinelt. Det tar litt tid før eventuelle feil i skjemaer og filer meldes tilbake til avsender. Arbeidsgiver trekker skatt ut fra skattekortet, som er beregnet ut fra inntektsnivået året før. Hele tiden brukes data som er gamle, og det gir oss både restskatt og skatt til gode når skatteoppgjøret kommer. Hos NAV brukes inntektsopplysninger til å beregne riktige trygdeytelser. Det er et paradoks at vi i 2014 fortsatt har et slikt etterslep på innrapporteringen i vår nettbaserte, digitale tid. A-ordningen gir nye muligheter Når systemer og regelverk nå samordnes mellom tre etater, er det et historisk løft av dimensjoner. Ferske data vil nå strømme inn hver måned, og dette får store ringvirkninger. Hos alle tre etatene er det stor vekt på nøyaktighet. NAV er opptatt av å gi riktige ytelser, og Skatteetatens fokus er å beregne riktig skatt. Jo ferskere og bedre opplysninger som kommer inn, jo bedre resultat blir det på det som gis ut. Hos Statistisk sentralbyrå gir a-ordningen et helhetsbilde av arbeid og lønn i Norge, og de kan lage statistikk av bedre kvalitet enn tidligere. Som grunnlag for lønnsstatistikken bruker man i dag et utvalg av arbeidsgivere, men fra 2015 telles alle arbeidsgivere med. Lønnsstatistikken er viktig blant annet for lønnsoppgjørene, og det er stor interesse for nye, bedre og hyppigere statistikker. I 2015 kommer uførereformen, og den er avhengig av at a-ordningen skaffer riktige data. Skatteetaten ser på hvordan prosessene med skattlegging og skatteoppgjør kan forbedres og moderniseres. Samtidig er det et sterkt ønske om å gjøre regelverket enklere, der det er mulig.