1 av 8 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Notat Til: Kopi til: Rektor Fra: Signatur: Dekan Anne Borg, Fakultet for naturvitenskap og teknologi Utredning av den framtidige administrative organiseringen av NTNU svar fra Fakultet B Med bakgrunn i NTNUs visjon Kunnskap for en bedre verden og overordnede strategi har Fakultet B store faglige ambisjoner. Fusjonen gir oss en unik mulighet til å videreutvikle studietilbud i nasjonal og internasjonal toppklasse med ambisjoner om god rekruttering og gjennomføring. Fakultetet har internasjonalt fremragende forskningsmiljø i dag, som skal videreutvikles, samtidig som forskning i hele bredden ved fakultetet skal styrkes. Fakultetet skal være en foretrukken samarbeidspartner for instituttsektoren, store industriaktører og regionalt næringsliv innen fakultetets fagfelt. Gode administrative funksjoner, som støtter opp under primærvirksomheten, er helt nødvendig for at vi skal nå våre ambisiøse faglige mål. Derfor ønsker Fakultet B: At NTNU har en administrativ organisering og rutiner basert på tillit og støtte fremfor kontroll, på faglig utvikling, samt på tydelig ledelse. At administrasjonen på nivå 1 primært tar ansvar for utvikling av felles politikk på ulike områder, har systemansvar, tilbyr spesialtjenester og ivaretar åpenbare fellesfunksjoner. Å benytte matriseorganisering av administrasjonen ved fakultetet, tilsvarende ordningen ved dagens NT-fakultet. Notatet beskriver denne tilnærmingen nærmere. Fakultet B har liten administrativ bemanning i dag, gitt sine oppgaver og ser det som svært krevende å skulle bidra til effektiviseringskravet på 5% gitt våre faglige ambisjoner. Fakultetet ser størst effektiviseringspotensiale i forenkling av arbeidsprosesser og forbedring i digitale verktøy og rutiner. De administrativt ansatte ved dagens NT-fakultetet har siden 2015 jobbet aktivt med å identifisere og forenkle tunge saksprosesser og fjerne tidstyver på alle områder. Dersom administrativ ressursbruk skal reduseres ved fakultetet kan dette gjøres ved å overføre spesifikke oppgaver og tilhørende kompetanse til nivå 1. En slik overføring må gi en effektiviseringsgevinst gjennom helhetlig oppgavetenking, dvs. at ikke oppgavene bare delvis overføres. Økning i omfang av eksternfinansiert virksomhet vil gi behov for økt kapasitet også i administrative støttefunksjoner, men fører samtidig til økning i inntekt. Parallelt med dette innspillet fra fakultet B leveres det et eget innspill fra NTNU i Ålesund. Fakultet B vil være lydhøre for det som foreslås ift. administrativ støtte til våre ansatte i Ålesund. Overordnet ambisjon for NTNUs samlede administrasjon Administrasjonens viktigste oppgaver er å bidra til høy kvalitet i og støtte oppunder primærvirksomheten gjennom å gi bruker- og lederstøtte samt å utføre forvaltningsoppgaver. Føringer for det administrative arbeidet skal være tillit og støtte fremfor kontroll, samt faglig utvikling og tydelig ledelse. Administrasjonen skal: Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Dekan Realfagbygget E-post: Realfagbygget D1 + 47 73 59 41 97 Anne Borg 7491 Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks http://www.nt.ntnu.no Gløshaugen + 47 73 59 14 10 Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 8 Ha et servicefokus/en serviceinnstilling: yte service, støtte, hjelp og veiledning til brukerne (blant annet lederstøtte, støtte til faglærere, støtte til forskning, hjelp til studenter) Bidra til å redusere administrative oppgaver for vitenskapelig ansatte. Løse oppgaver slik at alle nivå samlet sett er mest mulig effektive, også på tvers av lokasjoner. Organisering av den framtidige administrasjonen ved Fakultet B Arbeidsgruppa anbefaler å organisere administrative funksjoner på nivå 2 og 3 som en matrise. Vår bruk av begrepet matrise skiller seg vesentlig fra hvordan det er brukt i rapporten fra gruppa for administrativ organisering «Administrativ organisering 2017» datert 4.2.2016. Matrisebegrepet slik fakultetet bruker det, kan sies å være mer en arbeidsform enn en organisasjonsform. Med den type matrise fakultetet ønsker, er det ikke noe tydelig skille mellom nivå 2 og 3. Administrativt ansatte vil utføre oppgaver på tvers av institutter og over den organisatoriske «grensen» mellom nivå 2 og 3. Fakultet B mener denne organiseringen gir en god og effektiv administrativ ressursbruk. En kort beskrivelse for HR-området, gitt i vedlegg 2, illustrerer denne organisasjons- og arbeidsformen. Matrisedrift i denne formen medfører fleksibilitet, samt tilgang på og utvikling av kompetanse. Nivå 2 og tilhørende enheter på nivå 3 ses under ett med tanke på oppgaveløsning og bidrar til: 1. Fagnærhet og nær/lokal lederstøtte; 2. Fagmiljø for administrativt ansatte; 3. Robusthet; 4. Kompetent oppgaveløsning. På samme måte som fakultetet beskriver at ansatte på ett institutt kan utføre oppgaver ved et annet institutt, er det mulig å se for seg en liknende tankegang på nivå 2, slik at en ansatt ved ett fakultet utfører oppgaver ved et annet fakultet. Fakultet B har en liten administrasjon gitt sine oppgaver, jfr. Faktagrunnlag II, datert 16.02.2016. Dette vil fakultetet jobbe for å opprettholde. Ressursbruken på ulike områder må derfor vurderes nøye. Arbeidsgruppen har foretatt overordnede vurderinger og utarbeidet forslag til kriterier, gitt i vedlegg 3, for å dimensjonere de ulike administrative funksjonene ved fakultet og institutt. Konkretisering på administrative områder hva skal nivå 1, 2 og 3 gjøre Primært bør administrasjonen på nivå 1 ta ansvar for utvikling av felles politikk på ulike områder, ha systemansvar, tilby spesial-tjenester (f.eks. juridisk kompetanse) og ivareta åpenbare fellesfunksjoner (f.eks. generelle IT-funksjoner som nettverkstjenester). Et viktig premiss må være at dersom funksjoner legges til et fellessenter/fellestjenester på nivå 1, er det viktig at det blir gjennomgående helhetlige arbeidsprosesser, der oppgavefordelingen mellom nivåene er tydelig definert slik at dobbeltarbeid unngås. Arbeidsgruppen viser til NT-fakultetets innspill om administrativ organisering høsten 2015 der to dimensjoner volum og kompleksitet ble foreslått som grunnlag for vurdering av funksjoner på nivå 1 og nivå 2 og 3. Figuren til høyre illustrerer dette. Studier (Undervisning og utdanning) Fakultet B har ambisiøse mål for sine studieprogram og tar mål av seg å tilby de mest attraktive studiene i Norge innen realfag og teknologi på sine felt. Fakultetet ønsker også å være en sentral bidragsyter til å utdanne flere kandidater, jfr. Produktivitetskommisjonens rapport II. Kvalitet framfor kvantitet i studieprogramportefølje, læringsmiljø og -aktiviteter og tett oppfølging av studentene er avgjørende for å nå målene for studietilbudet ved Fakultet B. God studieadministrativ støtte er avgjørende for å lykkes, i form av brukerstøtte til faglærere og studenter, lederstøtte til studieprogramledere og linjeledelse og korrekt og effektiv forvaltning. Ved fakultetet prioriteres administrative ressurser innenfor studieområdet høyt og ønskes styrket.
3 av 8 Vi kan lære mye av hverandre i det nye fakultetet i forhold til økt studiekvalitet og gjennomføring, som er en utfordring innen noen av våre utdanninger. Styrking av forebyggende veiledningstilbud har vært planlagt, men er satt på vent som følge av fusjonsprosessen. Økt fokus på felles tiltak for å øke undervisnings- og utdanningskvalitet (prosjekter, kunnskapsdeling og SFU) generer også behov for økt administrativ støtte. Den nye læringsplattformen åpner for nye læringsmetoder og støtteverktøy, som fakultetet ser fram til å ta i bruk. Fakultet B ønsker å bidra til realiseringen av NTNUs politikk for EVU. Dette er et lite utviklet område ved fakultetets enheter i dag, og administrative ressurser må styrkes for å oppnå NTNUs mål. NTs rekrutteringsteam (matriseorganisert), koordinerer rekrutteringsarbeidet til fakultetets bachelor- og masterprogram, med det mål å øke antall studenter. Fakultet B vil bygge videre på dette arbeidet og ønsker å styrke aktiviteten for å nå sine mål, med fokus på studietilbud der rekrutteringen trenger å styrkes. Undervisning og utdanning er et omfattende felt administrativt sett ved NTNU. Fakultet B ser det ikke som hensiktsmessig med en vesentlig refordeling av funksjoner innen studieområdet mellom nivå 1 og nivå 2/3. Oppgaver knyttet til eksamens- og timeplanlegging (må ligge sentralt for å ivareta muligheten for tverrfaglighet i studieprogrammene), opptak (opptaksprosessen bør eies og styres av en enhet) samt systemutvikling og -vedlikehold for innhenting av studieplandata bør fortsatt ivaretas av nivå 1. Det ses som en fordel om det etableres en felles førstelinjetjeneste for studenter og besøkende organisert på nivå 1, gjerne i form av servicesentre på hver campus. Studieområdet har betydelig forbedringspotensial på administrative støttesystemer. En del studieadministrative prosesser bør gjennomgås med tanke på effektivisering. Forskning Fakultet B skal bidra til fremragende forskning ved NTNU innen sine fagområder ved å prioritere utvikling av fremragende forskningsgrupper. Fakultetet har mange meget gode forskningsgrupper og flere i internasjonal toppklasse. Fakultetet er i dag vertskap for en SFF og 3 SFIer og har to professorer med ERC Advanced Grant. Slike satsinger stiller store krav til administrativ støtte på flere områder. Samtidig vil fakultetet bygge god og robust forskningsaktivitet i bredden av fakultetets fagområder. Spesielt har fakultetet ambisjoner om å heve forskningsaktiviteten i fagmiljøene fra de tidligere høgskolene, både gjennom økt ph.d.-utdanning og eksternfinansierte prosjekter. Ph.d-studiene er i sin helhet fakultetenes ansvar. Fakultet B ser ingen grunn til at denne praksisen skal endres. Forskningsadministrasjon innbefatter brukerstøtte (vitenskapelig ansatte og stipendiater), lederstøtte (studieprogramråd og linjeledelse) og forvaltning både på nivå 2 og 3. Dagens ph.d.- administrasjon er dimensjonert etter dagens antall ph.d.-kandidater. Fellesforum for ph.d-utdanning bør videreføres. EU-rådgiverfunksjonen ønskes videreført på fakultetsnivå, og den ønskes styrket for å gi støtte i prosjektgjennomføringsfasen (fra signert kontrakt til avslutning av prosjektet). God kjennskap til fakultetets fagområder er avgjørende for å gi god rådgiving innen EU-virkemidlene. Med unntak av EU-prosjekter koordinert av NTNU ligger behovet for administrativ støtte i prosjektgjennomføringsfasen mer på økonomisk side. - EU-rådgivning på fakultetene vil bestå av få personer. Det er derfor ønskelig at nivå 1 bidrar til drift av faglige fora for EU-rådgivere ved NTNU der disse medarbeiderne kan få faglig utvikling gjennom bl.a. å utveksle erfaringer og ha faglige diskusjoner. Fakultet B mener at nivå 1 fortsatt bør ivareta koordinerende og tilretteleggende oppgaver knyttet til eksempelvis sentersøknader, Onsager Fellowships, Stjerneprogrammet samt dagens oppgaver som nivå 1 utfører relatert til EU-forskning (juridisk rådgivning ifm. avtaler/ipr, LEAR-funksjon). Nivå 1 er rett sted for juridiske ekspertise på avtaler.
4 av 8 Økonomi Rett bruk av økonomiske ressurser er en nøkkel for å nå faglige mål ved fakultetet. For å fatte gode strategiske beslutninger på nivå 2/3 er det avgjørende å ha tilgang på administrativ støtte på økonomiområdet på dette organisasjonsnivået. Generelt gir økonomifunksjonen ved fakultetet lederstøtte (linjeledelse og senterledere), brukerstøtte (prosjektledere og vitenskapelig ansatte) og har et forvaltningsansvar. Gjennom standardisering, mer effektive systemer og like prosesser har fakultetet ambisjoner om å omdefinere ressurser fra datafangst og rapportering til mer analyse og rådgivning. Matriseorganiseringen av administrasjonen gir grunnlag for å sikre kapasitet, kompetanse, nødvendig fleksibilitet og lik praksis. Fakultetet ser behov for å styrke økonomifunksjonen i forhold til BFV og prosjektstøtte for å nå sine faglige ambisjoner bl.a. som en følge av fusjonen. Økende eksternfinansiert virksomhet gir økt behov for administrativ støtte, men også tilhørende inntekter. Eksternfinansiert virksomhet vil ha større krav til mer spesialisert økonomikompetanse i framtiden. I dag er det økonomistøtte til EU prosjekter på nivå 1, dette fungerer tilfredsstillende og bør videreføres. Fakultetet har flere forskningssentre og mange store infrastrukturprosjekter som håndteres på nivå 2/3. Fakultetet vurderer at omfanget av denne typen sentre og prosjekter er stort nok til at økonomisk kompetanse på disse områdene bør ligge på nivå 2/3. Innovasjon Fakultet B har et utstrakt samarbeid med tunge nasjonale industriaktører og regionalt næringsliv og tar mål av seg å være en foretrukken samarbeidspartner for disse innen sine fagområder. Mye av innovasjonen ved fakultetet genereres gjennom dette samarbeidet. Gjennom bl.a. SFI og FME bidrar fakultetet til realisering av NTNUs samfunnsoppdrag innen innovasjon. Fakultetet har per i dag ingen administrative ressurser knyttet til innovasjon og nyskaping. Fakultetet vurderer dette som best ivaretatt av NTNU sentralt (nivå 1) og TTO. Forskningsseksjonen ved fakultetet utgjør et kontaktpunkt ved fakultetet for denne typen virksomhet. Kommunikasjon (og formidling) Fakultet B har som målsetting at kommunikasjonsfunksjonen skal synliggjøre fakultetets forsknings- og utdanningsvirksomhet. God kommunikasjon krever god kjennskap til fagområdene som skal formidles. Fakultet B mener derfor at kommunikasjonsressurser også må ligge på fakultetsnivå. Kommunikasjonsfunksjonen har både en lederstøttefunksjon (linjeledelse) og en brukerstøttefunksjon (vitenskapelig ansatte). En styrking av forskningsjournalistiske ressurser ses som viktig for å synliggjøre fakultetets fagområder. Fakultet B ser behov for ressurs på nivå 2/3 til utvikling og drift av nettsider. Det er ønskelig at nivå 1 bidrar med et faglig forum for hele NTNU der kommunikasjonsmedarbeiderne kan få faglig utvikling gjennom bl.a. å utveksle erfaringer og ha faglige diskusjoner. HR HR-funksjonen ved Fakultet B har som ambisjon å være gode rådgivere og gi støtte slik at fakultetet oppnår god utøvelse av personalpolitikken og utvikling av arbeidsmiljøet. HR gir lederstøtte (linjeledelse og andre lederfunksjoner), brukerstøtte (ansatte) og innehar forvaltningsoppgaver. Utøvelse av HR-funksjonen samt rollefordelingen mellom nivå 2 og 3 fungerer meget godt ved dagens NT-fakultet med en tydelig matrisetankegang. HR ved fakultetet bør være et eksempel til etterfølgelse. Dette er beskrevet nærmere i vedlegg 2. - HR bør tilføres ressurser for å ivareta økt antall ansatte ved Fakultet B. Spesialistkompetanse kan med fordel ivaretas på tvers av NTNU, blant annet juridisk rådgivning som i dag er plassert på nivå 1. I tillegg bør blant annet rådgivning og saksbehandling innenfor utreise og innreise av ansatte, pensjon samt oppdragsavtaler mot personer utenfor Norge håndteres på nivå 1. Dokumentsenteret ligger under HR-funksjonen ved Fakultet B. Fakultetet ser ikke hensikten med at det skal være et postmottak og et dokumentsenter ved hvert enkelt fakultet. Dette bør sentraliseres for å oppnå effektivisering, standardisering, utvikling og kvalitet i dokumentbehandlingen ved NTNU. Det bør etableres en god brukerstøttefunksjon som ivaretar behovene på nivå 2 og 3.
5 av 8 IT IT-tjenestene for de tidligere høgskolemiljøene ligger i dag på nivå 1, mens dagens NT-fakultet har en ITenhet som dekker basis IT-tjenester som brukerstøtte/helpdesk, bestilling, mottak, oppsett og reparasjon av PC-utstyr, Windows-PC-drift for ansatte og datasaler, samt drift av lisenstjenere. Faglige IT-tjenester omfatter drift/vedlikehold av laboratorie-pcer, backup-system for en del forskningsinfrastruktur, drift av Linuxmaskiner og applikasjonsutvikling. Det vil være relevant å etablere andre basis IT-tjenester som fellesfunksjoner på nivå 1. Fakultetet har forventning om at nivå 1 tar ansvar for etablering og drift av felles IT-systemer. Fakultet B ønsker videreføring av faglige, tekniske IT-tjenester på nivå 2/3. De framtidige tjenester og ressursbehov på dette området må utredes. Lederstøtte Lederstøtte ligger i flere av funksjonene over og er viktige støttefunksjoner for instituttledere og dekan. Hvert institutt ved dagens NT-fakultet har en kontorsjef som blant annet yter spesifikk lederstøtte til instituttleder og leder lokal administrasjon. Funksjonen har ulike størrelse ved instituttene. Denne funksjonen finnes ikke ved de tidligere høgskoleenhetene som inngår i fakultet B. En spesifikk lederstøttefunksjon for instituttleder av et visst omfang må påregnes ved hvert institutt. Med flere institutt enn ved dagens NT-fakultet vil dette utvide administrasjonen. Fakultetet har en administrativ koordinator som spesifikk lederstøtte til dekanen. Hvordan har Fakultet B tenkt å møte effektiviseringskravet på 5%? Det nye fakultet B vil bestå av et økt antall vitenskapelig ansatte, samtidig som det per i dag er uklart hvilken administrativ bemanning som vil tilføres det nye fakultetet fra de tidligere høgskolene. Av notatet Faktagrunnlag II, datert 16.02.2016, fremgår det at dagens NT-fakultetet avviker til dels betydelig fra NTNU som helhet når en ser administrative stillinger i relasjon til faktorer som f.eks. UFF-årsverk, BOA-aktivitet, publiseringspoeng, studenttall/studiepoengproduksjon. Sett i forhold til disse faktorene er det få administrative stillinger ved fakultetet. Med den relativt lave andelen administrative stillinger ved enhetene som utgjør Fakultet B, er det tydelig at det allerede er hentet ut effektiviseringsgevinster på det administrative området. Dette gjør at fakultetet anser det som krevende å skulle bidra til effektiviseringskravet på 5% ikke minst på bakgrunn av våre faglige ambisjoner som nytt fakultet. Disse vil være svært krevende å realisere om den administrative støtten reduseres. Derfor er det arbeidsgruppens vurdering at innsparinger ved Fakultet B primært må tas ut gjennom forenklinger i administrative rutiner og prosesser og forbedringer av administrative verktøy. I tillegg må muligheter til å effektivisere gjennomgående arbeidsprosessesser for hele NTNU realiseres. Det ligger et betydelig potensiale for effektivisering gjennom forbedrete digitale verktøy og kommunikasjon mellom ulike plattformer, forbedringstiltak nivå 1 må ta ansvar for. - Dersom administrativ ressursbruk skal reduseres ved Fakultet B kan dette gjøres ved å overføre spesifikke oppgaver og tilhørende kompetanse til nivå 1. Dette kan medføre besparelser for NTNU sett under ett dersom en har en helhetlig oppgavetenking på de aktuelle områdene. Delvis overtakelse av oppgaver gir erfaringsmessig ingen administrativ besparelse, men merarbeid på nivå 2/3.
Vedlegg 1. Prosess ved Fakultet B som grunnlag for svar på bestillingen om administrativ organisering Følgende arbeidsgruppe ble oppnevnt for å utrede den faglige organiseringen ved Fakultet B: Dekan, Anne Borg, NT-fakultetet (leder) Instituttleder Jostein Mårdalen, NT-fakultetet Kontorsjef Tom Helmersen, NT-fakultetet Seksjonsleder Lars E. Onsøyen, NT-fakultetet Prof. Turid Rustad, NT-fakultetet Dekan Terje Meisler, Fakultet for teknologi Førsteam., FoU-leder Gunnhild Oftedal, Fakultet for teknologi Fagseksjonsleder Birgitte Torset, Avdeling for biologiske fag (Ålesund) Fagforeningsrepresentant, Lisbeth Aune (Forskerforbundet) Fagforeningsrepresentant, Margit Hagen (NTL) 6 av 8 Observatør fra Rektor, seniorrådgiver Per Kjøl Arbeidsgruppen har hatt følgende møter 10.3/14.3/16.3/01.4/06.4/11.4/15.4. Innstillingen har blitt diskutert i relevante ledermøter. LOSAM ved NT-fakultetet, Fakultet for teknologi og NTNU i Ålesund har blitt holdt orientert underveis i prosessen. LOSAM ved NT-fakultetet og Fakultet for teknologi har godkjent den endelige innstillingen i møtet den 15.4. Følgende enheter ved dagens Fakultet for naturvitenskap og teknologi, Fakultet for teknologi og NTNU i Ålesund har dannet grunnlaget for utredningen av administrativ organisering: Avdeling for biologiske fag (Ålesund) Institutt for bioingeniørfag (Fakultet for teknologi) Institutt for kjemi og materialteknologi (Fakultet for teknologi) Institutt for matteknologi (Fakultet for teknologi) Institutt for biologi (dagens NT-fakultet) Institutt for bioteknologi (dagens NT-fakultet) Institutt for fysikk (dagens NT-fakultet) Institutt for kjemi (dagens NT-fakultet) Institutt for kjemisk prosessteknologi (dagens NT-fakultet) Institutt for materialteknologi (dagens NT-fakultet)
Vedlegg 2 Matrisebaserte administrative funksjoner eksempel HR 7 av 8 HR har en velutviklet matriseorganisering ved dagens NT-fakultet og er derfor valgt som eksempel på hvordan denne organiseringen praktiseres. Nivå 2 og 3 tenkes under ett, og det jobbes på tvers av enheter alt etter hvilken kompetanse og ressurs som trengs i de ulike funksjonene/oppgavene. Dette betyr at en ansatt ved ett institutt kan utføre oppgaver for et annet institutt eller for nivå 2 avhengig av behov. HRfunksjonen har lederstøttefunksjon (fakultetsledelse og instituttledelse), brukerstøttefunksjon (ansatte) og forvaltningsoppgaver. Personaloppfølging skjer i dag av nærmeste leder. Nærhet og samspill i det daglige med ledere på nivå 2 og 3 og ved de ulike sentrene (Nanolab, Gunnerus, SFIer, SFF), samt ansatte på enhetene er avgjørende for god utførelse av HR-funksjonen. HR-området kan inndeles i generalist- og spesialistfunksjoner. Generalistfunksjonen inkluderer de mer forvaltningspregede oppgavene som lønn, permisjoner, tilsetting i utdanningsstillinger osv. Spesialistfunksjonen krever spesifikk kompetanse og erfaring og innbefatter mer krevende saker som konflikter, oppsigelser, arbeidsmiljørelaterte oppgaver, etablering av felles poltikk og rutiner, lønnsoppgjør osv. I tillegg jobber generalister og spesialister sammen i team for å utvikle rutiner, for å ivareta konkrete oppgaver (eksempel; tilsetting på spesielle EU-programmer, pensjon, rekruttering) og for å utvikle og øke kompetanse til HR-medarbeiderne. Utarbeidelse av felles rutiner og standardisering av prosesser bidrar til at HR-medarbeiderne jobber likt og kan overta oppgaver/prosesser for hverandre uansett hvor en er i prosessen/oppgaven. Det medfører at ledere/ansatte får bistand ved evt fravær. HR-ressursene blir fordelt etter behov uavhengig av hvor de er organisatorisk plassert. Utdyping av de fire hovedbidragene, som vi viste til at vår matrisetenking gir: 1. Fagnærhet og nær/lokal lederstøtte. Ledere, vitenskapelig ansatte og andre administrativt ansatte har tilgang på administrativ generalistkompetanse innen f.eks. HR-området i sitt lokale/daglige miljø. Generalistkompetanse er kompetanse det er behov for relativt hyppig i alle enheter innen matrisen. Samtidig har ledere, vitenskapelig ansatte og andre administrativt ansatte tilgang på mer spesialisert kompetanse innenfor matrisen (fra annet institutt eller fakultetsnivået). Nærhet er viktig ift daglige rådgivningsoppgaver, og det gir proaktivitet der medarbeiderne kan gi råd og service i forkant istedenfor å få bestilling av oppgaver fra leder. 2. Fagmiljø for administrativt ansatte. Behovet for faglig utvikling gjelder for alle stillingskategoriene ved NTNU, også de administrative funksjonene. Alle administrative ansatte bør ha en tilhørighet til et fagmiljø der de faglige utfordringene kan diskuteres og utvikles. Gjennom vår matrisetilnærming der vi ser nivå 2 og nivå 3 under ett, bli fagmiljøet av tilstrekkelig størrelse slik at det blir et faglig felleskap der en lærer av hverandre og utvikler kompetanse i det daglige. På denne måten sikrer man erfaringsutveksling og mulighet for faglig refleksjon og utvikling. 3. Robusthet. NT-fakultetets erfaring med en slik matrisearbeidsform er at man blir mindre sårbar på det administrative området ved at medarbeidere innen samme administrative område kan erstatte hverandre ved fravær (som ferie og sykdom) og ved behov. Med felles retningslinjer og felles måter å utføre prosessene på kan medarbeiderne bistå der det trengs. Dette bidrar også til effektivisering da alle utfører oppgavene iht en standard. 4. Kompetent oppgaveløsning. Ved en matriseløsning har alle enheter samlet sett tilgang på nødvendig og riktig kompetanse. I tillegg bygges det kompetanse i et faglig felleskap slik at de administrativt ansatte har et tilstrekkelig volum på sine oppgaver til at de opprettholder/utvikler sin administrative fagkompetanse.
Vedlegg 3. Forslag til dimensjonerende faktorer per administrativt område 8 av 8 Arbeidsgruppen har valgt å foreslå aktuelle kriterier for dimensjonering av de største administrative områdene, studieadministrative funksjoner, forskningsadministrasjon, økonomifunksjonen og HR. Kriterier for dimensjonering av de totale studieadministrative funksjonene på fakultetsnivå bør inkludere: * antall studenter * antall studieprogram * antall emner * arrangement og rekruttering * geografisk avstand * antall prosjektsøknader/prosjekt innenfor utdanning (samarbeidsprosjekter om studietilbud, innovativ utdanning, SFU) Kriterier for dimensjonering av forskningsadministrasjonen bør inkludere: * antall prosjektsøknader til Forskningsrådet, EU med flere. * antall ph.d kandidater * antall ph.d program og -emner * EU-omsetning * antall pågående EU-prosjekt Faktorer som bør inngå i dimensjoneringen av økonomifunksjonen er: * omsetning BFV og BOA * antall BOA prosjekter * antall enheter * antallet ansatte * antall på variabel lønn * geografisk avstand Kriterier for dimensjonering av HR-funksjonen bør være antall: * alle typer av ansattekategorier (faste, midlertidige, studass, ledere, åremål osv) * gjester - gjesteforskere * utdanningsstillinger (stipendiater og postdoc) * antall enheter * geografisk avstand