Konkurransegrunnlag Konsulentarbeid Mulighetsstudie Sjøsandsleiren 1. Innledning Mandal kommune ønsker en vurdering av hva området til Sjøsandsleiren kan benyttes til. Pr i dag er det camping-/leilighetsovernatting. Dette er et konsept som er godt besøkt og spesielt populært i sommersesongen. Det er ønskelig å utarbeide en mulighetsstudie hvor man kommer frem til elementer som vil være med å modernisere, samt øke populariteten for Mandal og Sjøsandsleiren. Det er ønskelig at dette skal bli et mer anerkjent ferie- og aktivitetssenter som bidrar til å trekke turister til regionen gjennom hele året. Mandal kommune har en avtale med Sjøsandsleiren Feriesenter AS om drift av Sjøsandsleiren. Denne avtalen går ut 31. desember 2019. Bystyret i Mandal ønsker at denne skal reforhandles, samtidig som det utarbeides en mulighetsstudie for å finne ut hva området kan brukes til ved avtalens utløp/forlengelse. Dersom man ikke kommer til enighet i forhandlingene vil det åpnes opp for andre aktører til å gi tilbud på leie av området. Forutsetningene for en ny avtale er at området leies ut til markedspris. Mandal kommune har opprettet en referansegruppe som skal følge prosjektet og komme med innspill underveis i prosessen. Referansegruppen består av 9 personer. 2. Administrative opplysninger Oppdragsgiver: Mandal kommune v/innkjøpssjef Jonas Leyre Amstrup Anskaffelsesprosedyre: Konkurranse med forhandling Kontaktperson i tilbudsperioden: Jonas Leyre Amstrup Innkjøpssjef Mobil: 97 51 29 29 E-post: jonas@mandal.kommune.no Tilbudsadresse: Mandal kommune Att: Jonas Leyre Amstrup Postboks 905 4509 MANDAL Tilbudsfrist: Mottatt innen onsdag 6. april 2016 kl. 12.00. Tilbudet skal merkes: Mulighetsstudie Sjøsandsleiren Tilbudet skal utarbeides på: Norsk Tilbudsåpning: Ikke offentlig tilbudsåpning Vedståelsesfrist 1. september 2016.
3. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres etter prinsippet «konkurranse med forhandling» etter forskriftens del 1. For å kunne delta må tilbyderne oppfylle de krav som er satt i punkt 6 Kvalifikasjonskrav. Det vil bli avholdt felles oppstartsbefaring tirsdag 15. mars kl. 10.00. Oppmøte ved inngangspartiet til Sjøsandsleiren feriesenter AS. Det vil bli ført referat fra befaringen. Oppdragsgiver vil kalle inn til forhandlingsmøter med minimum tre tilbydere. Det vil her være anledning til å forhandle om alle sider av tilbudet, dette inkluderer endringer og suppleringer. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Av hensyn til fremdriften vil Mandal kommune strebe etter å ta en avgjørelse etter et forhandlingsmøte. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte Jonas Leyre Amstrup, jf. punkt 2. For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Oppdragsgiveren vil kun føre forhandlinger med leverandører som etter vår vurdering, har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. 4. Forhandlingsgjennomføring Forhandlingsmøtet ledes av en representant fra oppdragsgiver. Det er opprettet en referansegruppe hos oppdragsgiver som blant annet har utarbeidet kravspesifikasjonen til oppdraget. Det kan være aktuelt at flere/alle deltakerne i referansegruppen er tilstede under forhandlingsmøtet. I forhandlingsmøtet ønskes det en presentasjon av tilbyders arbeidsmetodikk og tanker rundt mulighetsstudien. Det vil bli stilt spørsmål fra oppdragsgiver på hvordan gjennomføring av mulighetsstudien utføres. Det vil være rom for å diskutere elementer og utfordringer ved mulighetsstudien. 5. Beskrivelse av oppgaven Mandal kommune ønsker utarbeidelse av en mulighetsstudie av Sjøsandsleiren (se vedlagt kart) i Mandal kommune. Valgt leverandør skal minimum ved én anledning presentere arbeidet sitt underveis for referansegruppen. Dette kan gjøres digitalt gjennom videokonferanse e.l. Referansegruppen sin oppgave er å vurdere om det skal settes enkelte begrensninger i mulighetsstudien.
Tilbyder bør komme innom punktene nevnt under, i tilbudet, da dette er viktige punkter for Mandal kommune. Dagens bygningsmasse eies i dag av Sjøsandsleiren Feriesenter AS. - 30-års perspektiv på investeringene m/grov kostnadsanalyse - Trinnvis utvikling - Respekt for landskapet - Variert overnattingstilbud - Campingtilbud - Aktivitetstilbud - Attraktivitet for lokalbefolkning og turister - Attraktivitet for regionalt reiseliv - Utvidet sesong/helårstilbud (Avvik fra reguleringsplanen kan aksepteres, men må begrunnes) - Hensynet til miljøperspektivet 6. Kvalifikasjonskrav Følgende kvalifikasjonskrav (minimumskrav) må leveres i tilbudet for å få delta i konkurransen: Firmaattest (Må være et lovlig registrert firma) Skatteattest for mva og skatt (Kan ikke ha restanse) Utdrag fra siste årsregnskap (Tilbyder må vise soliditet til å gjennomføre oppdraget) Erklæring om sosial dumping (Signert vedlegg 2) 7. Priser Mandal kommune har til rådighet kr. 400.000,- inkl. mva. for gjennomføring av mulighetsstudien. Tilbyder skal opplyse totalpris, samt anslagsvis hvor mange timer de stiller til rådighet/forventer å bruke, samt overordnet hva de kan levere i form av planer og økonomiske analyser. Kategori Gjennomføring av mulighetsstudie Engangssum (ekskl. mva) NOK Følgende forutsetning skal legges til grunn for oppgitt pris: Alle kostnader skal være del av tilbudet. Kostnader tilbyder vet vil tilkomme, men som ikke fremkommer i tilbudet, anses som del av tilbudet. 8. Tilbudsfrist og forhandlinger Endelig tilbud må være mottatt innen onsdag 6. april 2016 kl. 12.00. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forhandle om hele eller deler av oppdraget. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbud. Oppdragsgiver vurderer å gjennomføre forhandlinger med et utvalg av tilbyderne (minimum 3). Se punkt 9.
Ønsket fremdriftsplan: Oppstartsbefaring Sjøsandsleiren Tirsdag 15. mars, kl. 10.00 Tilbudsfrist Onsdag 6. april, kl. 12.00 Forhandlingsmøter Frist for eventuelt revidert tilbud Tildeling av kontrakt Kontraktsignering Mandag 25. april Mandag 2. mai Mandag 9. mai Fredag 13. mai Mandal kommune forplikter seg ikke til ovennevnte fremdriftsplan, og kan uten å informere tilbydere justere denne. 9. Utarbeidelse av tilbud Følgende skal inkluderes i tilbudet: Overordnet beskrivelse av hvordan tilbyder forstår og vil løse oppdraget Eget forslag til oppgavebeskrivelse og gjennomføring En utdyping av tilbyders kvalifikasjoner relatert til oppdraget Erfaring fra lignende tilbud Beskrivelse av tilbyders personell som skal benyttes i oppdraget Beskrivelse av tilgjengelighet og prioritet på personalressurser som tilbys Oversiktlig pristilbud Hva som leveres av materiale Tidsperspektiv på gjennomføring av mulighetsstudien 10. Utvelgelseskriteriet Utvelgelse blant de kvalifiserte tilbydere med hensyn til hvem det vil bli gjennomført forhandlinger med, gjøres etter følgende kriterium: Tilbydere som etter en helhetlig vurdering har best forutsetninger for å løse oppdraget i henhold til oppgaveforståelse, kompetanse, relevant erfaring, ferdigstillelse og pris. Utvelgelse i henhold til dette kriteriet er kun aktuelt dersom antall kvalifiserte tilbydere er flere enn det vil bli gjennomført forhandlinger med.
11. Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil gis til tilbyder med det økonomisk mest fordelaktige tilbud for oppdragsgiver iht. tildelingskriteriene. Ved evaluering vil følgende kriterier legges til grunn: 1. Oppgaveforståelse/Foreslått løsning av oppdraget. 2. Kompetanse, kapasitet og erfaring i organisasjonen. 3. Relevant erfaring fra lignende oppdrag 4. Totalpris 5. Ferdigstillelse av mulighetsstudien Tildelingskriterier står ikke i prioritert rekkefølge. Det vil bli gjort en individuell vurdering av tilbyderne for hvert av de fem tildelingskriteriene nevnt over. Den tilbyder som scorer høyest gis poengsummen 10. Øvrige tilbud vurderes skjønnsmessig i forhold til beste tilbud på en skala fra 10 til 0 poeng. Poengsummen for hvert tildelingskriterium blir basert på poengsummen som er gitt, multiplisert med kriteriets vekting. Vekting oppgis ikke, da det på utlysningstidspunkt ikke er fastsatt. For tildelingskriteriet Pris vil laveste pris gis 10 poeng. Laveste pris + 50 % eller mer vil gi en poengsum på 0 poeng. For tilbud med en timepris innenfor 50 % dyrere enn laveste tilbudte pris gis en lineær reduksjon mellom 10 og 0 poeng. 12. Vedlegg Vedlegg 1 Tilbyderopplysninger Vedlegg 2 Egenerklæring vedrørende sosial dumping Vedlegg 3 Avtaledokument Vedlegg 4 - Kartutsnitt Mandal 24/2-16 Jonas Leyre Amstrup