Tenke digitalt Jobbe nasjonalt Gjennomføre lokalt KS KommIT Velferdsteknologikonferansen Lillestrøm 22.09.15 Aleksander Øines
Hovedoppgaver KommIT Effektmål Samordning i kommunesektoren (428 kommuner, 19 fylkeskommuner, 500+ foretak) Samordning stat/kommune Økt den kommunale IKT-kompetansen Utredet framtidens utviklings- og forvaltningsenhet Virkemidler Arbeidsgrupper og nettverk, misjonering 24/7, prosjektstyring, verktøyleveranser Medlem styringsråd, ref.grupper, deltagelse prosjekter Nettverk, Kurs, Foredrag, Workshops, video, artikler, læringsarena, ekspertnettverk, leverandører Arbeidsgrupper og kontaktutvalg, samarbeidsavtaler på utvikling, Følge-forskning
Hvorfor er gevinstrealisering viktig hvordan få det til? Tjenesteinnovasjon = Tjenestedesign Gevinstrealisering Forankring
Vi har ikke kultur for gevinstrealisering i vår kommune Fokus på gevinstrealisering er fraværende hos oss 91%* av spurte kommuner opplever gevinstrealisering som en utfordring Vi forutsetter at gevinster realiseres automatisk Vi vet ikke hvor vi skal starte med gevinstrealisering Kilde: KommIT, 2013; n=120
Gevinstrealisering er aktiviteter som skal lede til at positive effekter ved en endring blir realisert Gevinster er nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd ved et prosjekt eller tiltak. Gevinstrealisering er aktiviteter som skal lede til at de ønskede og planlagte gevinstene blir realisert. Gevinstrealisering Gevinst
Et nytt IKT-system medfører i seg selv sjelden eller aldri gevinster NYTT IKT-SYSTEM GEVINSTER
Det er menneskene som skal bruke IKT-systemet som kan tilføre gevinsten NYTT IKT-SYSTEM GEVINSTER
Gevinster kan realiseres ved å endre på arbeidsprosesser Dagens arbeidsprosess Slik jobber vi i dag Kommunen mottar barnehagesøknad via papirskjema Ny arbeidsprosess Slik skal vi jobbe Kommunen mottar barnehagesøknad på nett Endring Endring som ny måte å jobbe på medfører Barnehageopptak automatiseres og digitaliseres Gevinst Positiv effekt av endringen - Frigjort tid - Bedre tjenester
For å realisere gevinster må mennesker ledes gjennom en endringsreise dette kalles endringsledelse Endringsledelse er aktiviteter knyttet til forankring, kommunikasjon og opplæring som skal gjøre berørte parter i kommunen i stand til å realisere gevinstene. GEVINST Endringsreise NYTT IKT-SYSTEM
Hva kan økt fokus på gevinstrealisering i IKT-prosjekter medføre for en kommune? Mer effektiv ressursutnyttelse Smartere IKT-anskaffelser Økt fokus på at IKT-prosjekter egentlig handler om at mennesker skal endre måten å jobbe på Økt fokus på beviselige effekter og ansvarliggjøring
Interessenter i gevinstrealisering har ulike roller og behov Rolle Behov POLITIKERE ADMINISTRATIV LEDELSE OG ENHETSLEDERE Vedtar strategier Behandler politiske saker Legger føringer Allokerer ressurser Definerer fokus Fremlegger budsjett Forstå og beslutte Styre effektivt IKT-AVDELING MELLOMLEDERE / AVDELINGSLEDERE Er utfører, jobber både med virksomhetssiden og IKT-medarbeidere Implementerer endringer Er ansvarlig for gevinstrealisering Samarbeide Fokusere på og forbedre sitt fagområde INNBYGGERNE Mottar tjenester Få best mulig tjenestetilbud LEVERANDØRER Påvirker infrastruktur Få kommunen til å lykkes
Hvordan jobbe med gevinstrealisering før, under og etter prosjekt? FØR PROSJEKT UNDER PROSJEKT ETTER PROSJEKT
Hvordan ser en optimal fordeling av tid ut før, under og etter prosjekt? Før prosjekt Under prosjekt Etter prosjekt? %? %? %
Gevinstrealisering skal jobbes med før prosjektet, under prosjektet forbrukes det litt mindre tid, og etter prosjektet kommer den virkelig store jobben Før prosjekt Under prosjekt Etter prosjekt Angitt tidsforbruk til gevinstrealisering
Gevinstkokeboken gir deg en strukturert tilnærming til gevinstarbeidet over fem faser 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere
Gevinstrealisering er en iterativ prosess 1. Konsept 5. Realisere 2. Planlegge 4. Overlevere 3. Gjennomføre
Hver fase bidrar til at gevinstene blir realisert 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Kartlegge potensielle gevinster, hvem som berøres og vurdere gevinster mot kostnader Planlegge gevinstrealisering: knytte gevinster til konkrete tiltak, måleindikatorer og ansvarlige Sørge for at gevinstrealiseringstiltak gjennomføres som planlagt Sikre smidig overgang til linjen, slik at linjen er forberedt på å realisere gevinster Følge opp gevinster jevnlig og iverksette korrigerende tiltak ved avvik
Konsept
Gevinster genereres av endringer i arbeidsprosesser. Derfor starter gevinstrealisering med prosesskartlegging 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Kommunen leverer resultater gjennom arbeidsprosesser. Gevinstrealisering skjer når arbeidsprosesser utføres på en ny måte Ressurser Arbeidsprosesser Resultat
Begynn med å kartlegge dagens arbeidsprosess: Hvordan utføres arbeidsprosessen i dag? 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Eksempel fra Lyngdal kommune:
Videre kartlegger du fremtidig arbeidsprosess: Hvordan bør fremtidig arbeidsprosess se ut? 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Eksempel fra Lyngdal kommune:
Hvilke endringer kreves for å gå fra dagens arbeidsprosess til fremtidig arbeidsprosess? Hvilke gevinster vil endringene skape? 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere 1 2 3 Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? Hvilke gevinster skaper endringene? Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?
Arbeidsprosess- og endringsanalyse foretas typisk under en workshop 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere HVEM: 2-6 fagpersoner (inkludert de som faktisk jobber med arbeidsprosessen), IKTmedarbeidere, enhetsleder og en nøytral fasilitator/gevinstekspert. HVORDAN: Alle bidrar til diskusjoner og idémyldring, fasilitator/gevinstekspert fasiliterer. Fasilitator/gevinsteksperts rolle er å skape en atmosfære av åpenhet og kreativitet, samt tilrettelegge for et produktivt møte med dokumenterte resultater.
Innflytelse Kommunen bør kartlegge interessenter helt fra starten 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Analyse av hvem som berøres av endringen: Hvem berøres av endringen? Hvordan berøres disse menneskene? Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen? Hvilken holdning har de til endringen? 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Holdning til prosjektet
Det bør defineres strategi for håndtering av hver interessenttype 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Utarbeidelse av strategi for å håndtere de ulike interessentene: Hva skal strategi for forankring, kommunikasjon og opplæring være? Hold fornøyd Hold informert Hold forpliktet Hold engasjert
Planlegge
Planlegg godt hva som skal gjøres for å realisere gevinster og hvordan dette skal følges opp 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere 1 2 3 4 Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?
Hold fokus på endringsledelse i planleggingsarbeid 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Utarbeid gevinstrealiseringsplanen i tett dialog med linjen, slik at tiltak, ansvar og frister blir godt forankret. Inkluder tiltak knyttet til kommunikasjon, forankring og opplæring i gevinstrealiseringsplanen.
Eksempler på måleindikatorer for ulike typer gevinster 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere Direkte Indirekte Kvalitative Regnskapsførte kostnader i kroner totalt/per fagområde/per arbeidsprosess Antall hendelser som fører til innsparing Vare-/tjenesteforbruk f.eks. papir, tonere, porto Reduksjon i pris per vare/tjeneste Antall årsverk knyttet til oppgaven Tid brukt på oppgaven Antall fysiske permer som ansatte jobber med Søketid ved utføring av oppgaven Saksbehandlingstid Antall reiser/reisetid Andel oppgaver som gjennomføres elektronisk Antall rapporter/meldinger/ fakturaer/registreringer/osv. som håndteres elektronisk Antall ledd per arbeidsprosess Brukertilfredshet blant innbyggerne eller medarbeiderne Sykefravær blant ansatte Antall klager fra innbyggerne eller medarbeiderne Søketid/ventetid/saksbehandlingstid for innbyggerne Antall ulykker Antall negative/positive medieoppslag Antall søknader som behandles elektronisk Antall feil i saksbehandling Antall elektroniske tjenester Antall telefonhenvendelser til kommunen CO2-produksjon Papir/tonerforbruk
Fyll ut oppfølgingsplan for å definere hvordan indikatorene skal måles 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere
Realisere
Resultatoppfølging 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Overlevere 5. Realisere En god resultatoppfølging: Har tydelig fokus fra ledelsen Etablerer tydelige roller og ansvar Jobber med kontinuerlig endringsledelse i organisasjonen Skaper ansvarskultur Feirer måloppnåelse Sikrer målrettet innsats Gir mulighet til å identifisere og håndtere avvik
Felles kommunal IKT-arkitektur gjøres nå tilgjengelig i form av en egen verktøykasse inne i KS Læring Oppskrift på digitale tjenester som gir gevinster: Analyser av brukerbehov Beskrivelser av nye måter å jobbe på Krav til IKT-arkitektur og felleskomponenter Forslag til kravspesifikasjoner
digitalisering = fremtiden Ny lærings arena æra Volker Hirsch