Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 24. april 2014 Saksbehandler: Direktør pasientsikkerhet og kvalitet Vedlegg: Arbeidsmiljøårsrapport 2013 SAK 25/2014 ARBEIDSMILJØÅRSRAPPORT 2013 Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelse om Arbeidsmiljøårsrapport 2013 til orientering. Oslo, den 11. april 2014 Bjørn Erikstein
Oslo universitetssykehus HF styresak 25/2014 Side 2 av 6 Sammendrag Hovedmålet for sykehusets systematiske arbeidsmiljøarbeid er et forsvarlig og godt arbeidsmiljø for alle. Arbeidsmiljøet skal kjennetegnes av trivsel med jobb og med kolleger, av medvirkning, inkludering, åpenhet, respekt og bruk av kompetanse. Arbeidsmiljøårsrapport 2013 oppsummerer hvor langt sykehuset er kommet i dette arbeidet. Det har etter Arbeidsmiljøavdelingens vurdering vært en svak positiv utvikling fra 2012 til 2013. Oppsummert risikoverdi er 0,93 i 2013 mot 1,04 i 2012: X Det er best arbeidsmiljøstatus innen arbeidsglede og inluderende arbeidsliv. Arbeidsbelastning er det arbeidsmiljøområdet som har bedret seg mest, men det er fortsatt et utfordrende område. Mens de største arbeidsmiljøutfordringene er arbeidsbelastning og plassforhold. Basert på Arbeidsmiljøårsrapport 2013 har sykehuset vedtatt følgende satsningsområder i 2014: Oppgradering av bygningsmasse Arbeidsbelastning Kulturbygging Kjemikalieeksponering Det er utarbeidet tiltaksplaner som er under gjennomføring for alle satsningsområdene. Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Medarbeiderne og deres kompetanse er OUS mest verdifulle ressurs, en ressurs det er særlig viktig å ta vare på. Strategisk plan 2013-18 har som ett av sine hovedmål at Oslo universitetssykehus skal ha et arbeidsmiljø preget av åpenhet og respekt. Samtidig som et godt arbeidsmiljø er en forutsetning for god pasientbehandling, er god kvalitet i pasientbehandlingen en viktig motivasjonsfaktor for travle helsearbeidere. Det er samspillet mellom mennesker og omgivelser som skaper arbeidsmiljøet. Ansatte som trives, gjør en bedre jobb og er mer effektive. Arbeidsmiljøårsrapport 2013 gir en strukturert gjennomgang og vurdering av arbeidsmiljøstatus i sykehusets klinikker. Det er positivt at arbeidsgleden fortsatt er god hos de fleste, og at risikobildet innen arbeidsbelastning har bedret seg. Når det gjelder fysiske arbeidsmiljøutfordringer er det bygningsmassens tekniske standard og plassforhold som er hovedutfordringene. En del bygningsmessige tiltak ble gjennomført i 2012 og 2013, og det er også en tiltaksplan for 2014 for å imøtekomme pålegg fra Arbeidstilsynet, Branntilsynet og Eltilsynet. Dette dreier seg om midlertidige eller varige tiltak for alle arbeidsmiljøforhold som er risikovurdert med konsekvensgrad 5 (høyt) og noen arbeidsmiljøforhold risikovurdert med konsekvensgrad 4. Risikoverdien etter gjennomføring av disse tiltakene vil bli redusert til 3 (moderat) eller lavere. Dette vil bidra til å videreføre den positive arbeidsmiljøutviklingen. Innen psykososialt/organisatorisk arbeidsmiljø er det arbeidsbelastning og bedriftskultur som er de største utfordringene. Når det gjelder arbeidsbelastning, arbeides det bredt med å redusere brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Eksempler er tydelig prioritering av arbeidsoppgaver, organisering av arbeidet, målrettede rekrutterings-
Oslo universitetssykehus HF styresak 25/2014 Side 3 av 6 og ressursplanleggingstiltak for å sikre kritisk kompetanse, benytte personalressurser på tvers, intern personalformidling, målrettede tiltak innen ressursplanlegging og turnusplanlegging, sykefraværsoppfølging og forebygging av sykefravær. Samt kompetanseheving innen ressursplanlegging og regelverk hos ledere i linjen. Når det gjelder kulturbygging er det igangsatt et arbeid via AMU for å utarbeide en kulturbyggingsplan. Planen forventes å bli ferdig i løpet av 1. halvår 2014. Hoveddelen av HMS-arbeidet foregår på enhetsnivå, og hvor det utarbeides lokale risikoreduserende handlingsplaner etter HMS-runde og medarbeiderundersøkelse. Dette følges opp av klinikkene. De nye elektroniske HMS-verktøyene som ble tatt i bruk høsten 2012 gir klinikkene mye bedre oversikt over både status og fremdrift i arbeidsmiljøarbeidet. I tillegg til de lokale handlingsplanene har klinikkene egne satsningsområder for 2014: PHA MED KKN KVB KKT Målarbeid med handlingsplan og avdelingsvise prosesser med volds-reduserende tiltak og realistiske kompetanse-planer Effektivitet Mål Forbedringer Verdier Medvirkning Renhold HMS-opplæring MTU-opplæring Stoffkartotekopplæring Mål Arbeidsglede Verdier Følge opp IAhandlingsplan Redusere AML brudd / overtid Følge opp HMS-avvik LEAN / forbedringsarbeid Verdier; leder og medarbeiderutvikling Samhandling kliniske avd. og forskningsmiljøer HLK AKU KDI OSS STAB Målarbeid Omstilling, endring, kulturbygging MTU-opplæring Brannvern Strålevern Kjemikalier, stoffkartotek Redusere AML-brudd Gjennomgang deler av Prehospitalt senter - organisering Kulturbygging i enkelte avd. Redusere bruk av overtid Kurs i forflytningsteknikk Redusere sykefravær Leder-utviklingskurs Strålevern Arbeidslokaler Inneklima Sosialt samspill Kjemikalier Arbeidsglede Medvirkning Sosialt samspill Rolleklarhet Klinikkene vil bli fulgt tett opp på gjennomføringen av disse tiltakene. Rolleklarhet Faktabeskrivelse Arbeidsmiljøårsrapporten for 2013 inneholder klinikkenes, verneområdenes og Arbeidsmiljøavdelingens vurdering av arbeidsmiljøstatus. Dataene i rapporten er innhentet ved klinikkvis innrapportering og ved innhenting av data fra ehms. Dataene er bearbeidet, og sett opp mot Arbeidsmiljøavdelingens faglige vurdering av arbeidsmiljøstatus pr. 2012 og 2013. Det brukes en firedelt skala i oppsummeringene: Grønt = Ingen helserisiko = Tiltak er vanligvis ikke nødvendig Gult = Mulig helserisiko = Tiltak må vurderes Orange = Sannsynlig helserisiko = Tiltak bør iverksettes Rødt = Sikker helserisiko = Tiltak skal iverksettes
Oslo universitetssykehus HF styresak 25/2014 Side 4 av 6 Rapporten består av 3 hoveddeler: 1. Generelle temaer: Oppsummering, Systematisk HMS-arbeid, HMS-avvik, Inkluderende arbeidsliv / sykefravær. 2. Klinikkvis rapportering / oppsummering innen 11 temaer: Systematisk HMS-arbeid, HMS-avvik,, Inneklima, Kjemikalier, Ergonomi, Omstilling, Arbeidsbelastning, Arbeidsglede, IA, Ansattesikkerhet / skade på ansatt. 3. Klinikkvis rapportering på: HMS-opplæring, Viktigste gjennomførte arbeidsmiljøtiltak i 2013, Viktigste gjenstående arbeidsmiljøproblemer i 2013, Satsningsområder i 2014. Kort oppsummert er dette Arbeidsmiljøavdelingens vurdering av arbeidsmiljøstatus pr. 2013 sammenliknet med 2012, og hvor hovedinntrykket er litt forbedring fra 2012 til 2013. Oppsummert risikoverdi i 2013 = 0,93 mot 1,04 i 2012: X Syst. HMSarbeid HMSavvik Inneklima Kjemikalier Ergonomi Omstilling Arbeids glede PHA + MED + + KKN + + KVB KKT - + + HLK AKU + + - + KDI + + OSS + + + + + STA + - + IA Arbeids belastning Ansattsikkerhet Den svakt positive utviklingen i arbeidsmiljøstatus fordeler seg med: + 0 - Endring fra 2012 til 2013 19 (17 %) 88 (80 %) 3 (3 %) Endring fra 2011 til 2012 18 (16 %) 88 (80 %) 4 (4 %) Størst positiv utvikling fra 2012 til 2013 er det innen: Arbeidsbelastning (men dette er fortsatt et utfordrende område) Størst arbeidsmiljøutfordringer er det innen: (vurdert orange/gult og noe bedret fra 2012)
Oslo universitetssykehus HF styresak 25/2014 Side 5 av 6 Arbeidsbelastning (vurdert orange/gult og bedret fra 2012) Best arbeidsmiljøstatus er det innen: Arbeidsglede (vurdert grønt/gult og noe bedret fra 2012) IA (vurdert grønt/gult og noe bedret fra 2012) Gjennom HMS-årsrapporteringen for 2013 er det dokumentert at: 61 % av verneområdene gjennomførte HMS-runde høsten 2013, mot 82 % høsten 2012 80 % av verneområdene utarbeidet HMS-handlingsplan i 2013 De største arbeidsmiljøutfordringene pr. 2013 er: Renhold Arbeidsbelastning Inneklima Smitterisiko Støy Totalt er det registrert 457 HMS-handlingsplaner med 4.512 tiltak. Altså ca. 10 tiltak i gjennomsnitt pr. handlingsplan hvorav pr. 14.03.14: 22 % er gjennomført 33 % i arbeid 45 % ikke påbegynt Tiltak 10 på topp: Arbeidslokaler / fellesarealer (406) (272) Forbedringer (220) Inneklima (182) Verdier (164) Ergonomi (161) Sosialt samspill (152) Arbeidsbelastning (147) Arbeidsglede (122) Brannvern (114) Pålegg fra Arbeidstilsynet. OUS har flere aktive pålegg fra Arbeidstilsynet. Dette gjelder: Vedlikehold av bygninger og arbeidslokaler - frist mars 2015 Utbedring av ventilasjonsforhold frist august 2014 Kjemikaliesikkerhet frist mai 2014 Det er utarbeidet handlingsplaner for alle påleggene, og tiltak er under utførelse. Basert på Arbeidsmiljøårsrapport 2013 anbefaler Arbeidsmiljøavdelingen følgende satsningsområder i 2014: Oppgradering av bygningsmasse Arbeidsbelastning Kulturbygging Kjemikalieeksponering
Oslo universitetssykehus HF styresak 25/2014 Side 6 av 6 Arbeidsmiljøavdelingens anbefaling Oppgradering av bygningsmasse og kulturbygging inngår som en del av den strategiske handlingsplanen for perioden 2013-2018. Oppgradering av bygningsmasse Oslo universitetssykehus' bygningsmasse har svært varierende standard. Fra helt nybygget til fullstendig nedslitt og teknisk utdatert. Det er stort behov for å oppgradere både tekniske anlegg og bygg for å bedre arbeidsmiljøforholdene til de ansatte. Det foreligger pålegg fra Arbeidstilsynet om oppgradering til forsvarlig standard, og det er utarbeidet en prioritert tiltaksplan frem til 2025 som skal sikre at de alvorligste arbeidsmiljøproblemene blir løst først. Arbeidstilsynet følger opp fremdriften i kvartalsvise oppfølgingsmøter. Arbeidsbelastning Arbeidspresset er høyt for mange. Ledere i OUS har omfattende oppgaver, og må prioritere sin tidsbruk og oppmerksomhet. Krav til bemanning og kompetanse kombinert med sykefravær øker presset ytterligere. Medarbeidere med spisskompetanse og erfaring opplever uro når de skal ha ansvar for kvaliteten på tjenester også for mindre erfarne kolleger og ekstravakter. Sykehuset har mange brudd på arbeidstidsbestemmelsene, og Arbeidstilsynet følger opp OUS på dette. Årsakene til overtid er mange og sammensatte. Kompetansekrav i kombinasjon med høy aktivitet og utsatte enheters sykefravær fremheves som hovedårsaker. I 2013 har klinikkene arbeidet med å redusere overtid og brudd. Dette arbeidet må videreføres. Aktuelle tiltak kan være målrettede rekrutterings- og ressursplanleggingstiltak for å sikre kritisk kompetanse, benytte personalressurser på tvers, intern personalformidling, målrettede tiltak innen ressursplanlegging og turnusplanlegging, sykefraværsoppfølging og forebygging av sykefravær. Samt kompetanseheving innen ressursplanlegging og regelverk hos ledere i linjen. Kulturbygging Kultur har i begrenset grad vært på dagsorden siden fusjonen, til dels fordi andre brennende saker som budsjettkutt og mangel på arealer har krevd oppmerksomhet. Tiden er inne for å sette fornyet fokus på kultur og bygge videre på arbeidet som er gjort med visjon og verdier. Aktuelle spørsmål er: Hva skal kjennetegne kulturen når det gjelder pasientbehandlingen? Hva skal prege arbeidsmiljøet, og hvordan skal vi behandle hverandre som kolleger? Hvordan få til reell integrasjon i fusjonerte avdelinger/seksjoner? Hva er felles, hva kan være forskjellig? Etablering av felles kultur og felles forståelse av OUS overordnede mål og strategier, er en viktig, men utfordrende oppgave. Mange steder i sykehuset er kulturbygging satt på dagsorden. Det foregår målrettede tiltak for å bygge en felles identitet basert på det beste fra de sammenslåtte enhetene. Dette arbeidet må styrkes og utvikles videre. AMU holder på med å utarbeide en handlingsplan for kulturbygging. Den forventes ferdigstilt i løpet av 1. halvår. Kjemikalieeksponering I mange avdelinger brukes det helseskadelige kjemikalier, og disse kan ved uriktig bruk medføre negative helseeffekter. Klinikk for diagnostikk og intervensjon har flere avdelinger som har spesielt store utfordringer knyttet til kjemikaliehåndtering. Arbeidsrutiner må gjennomgås og revideres. Lokalene er ikke optimale flere steder, og det er behov for oppgradering til dagens tekniske standard. Tiltaksplaner er utarbeidet, og tiltakene er under gjennomføring.