Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 9. februar 2012 Saksbehandler: Vedlegg: Direktør Oslo sykehusservice 1) Prioritering av tiltak for lukking av avvik 2) Strakstiltak for utbedring av arbeidsmiljøet i bygg 3 og 7, Ullevål sykehus SAK 6/2012 VEDLIKEHOLDSPLAN - PÅLEGG FRA ARBEIDSTILSYNET OG BRANNTILSYNET Forslag til vedtak: 1. Styret tar redegjørelse om plan for vedlikehold av bygninger og arbeidslokaler til etterretning. 2. Styret ber om at planen utvikles og gjennomføres for å imøtekomme pålegg fra Arbeidstilsynet og Branntilsynet. 3. Styret legger videre til grunn at planen gjennomføres som del av foretakets øvrige arealplaner og samlokaliseringer. Oslo, den 2. februar 2012 Bjørn Erikstein

2 Oslo universitetssykehus HF styresak 6/2012 Side 2 av 7 1. Sammendrag Arbeidstilsynet gjennomførte våren 2011 en befaring ved Oslo universitetssykehus. I rapporten av 18. juli 2011 ga tilsynet pålegg om utbedringstiltak på bygninger for å bedre arbeidsmiljøet. For å kunne imøtekomme påleggene er det utarbeidet en oppdatert og prioritert vedlikeholdsplan for bygninger og arbeidslokaler, se vedlegg 1 og 2. Vedlikeholdsplanen har en hovedtiltaksliste som innholder tiltak med alvorlighetsgrad 3-5, tidsangivelser, forventet kostnad og frister for utbedringer. Planen går over 6 år og omfatter forslag til tiltak som skal gjennomføres i bygningsmassen som sykehuset har aktivitet i. For 2012 foreligger det en detaljert plan og det er sykehusets målsetning å gjennomføre varige eller midlertidige tiltak for å lukke avvik med alvorlighetsgrad 5 i Foretaket mottok i januar 2012 tilsynsrapport fra Oslo brann og redningsetat. Rapporten konstaterer flere avvik i forbindelse med brannsikkerhet og alvorlige branntekniske mangler. Det er startet et systematisk arbeid for å følge lovpålagte krav og lukke de avvik som er påpekt. Det skal innen 6. februar utarbeides en skriftlig tilbakemelding på tilsynsrapporten med en fremdriftsplan som viser hvordan og når påpekte avvik vil bli rettet. Hovedtiltakslisten er sett i sammenheng med og tilpasset foretakets øvrige arealplaner og rammer for investeringer frem mot Dette har gitt en rekke føringer for prioritering av de tiltak som er kartlagt. I det videre arbeid vil en prioritere og planlegge for gjennomføring opp mot foretakets branntekniske handlingsplaner, øvrige arealplaner, planer for samlokalisering, rammer for investeringer og i tråd med Arbeidsmiljøtilsynets og Branntilsynets forventninger. 2. Tidligere vedtak i styret Vedlikeholdsplan for Oslo universitetssykehus HF inklusive Arbeidstilsynets vedtak om pålegg har tidligere vært omtalt i styresakene 91/2011, 120/2011 (punkt 6), 135/2011 (punkt 5) og 144/ Administrerende direktørs vurdering og anbefaling Styret har ønsket status for arbeidet med vedlikeholdsplan på bakgrunn av blant annet Arbeidstilsynets pålegg. Formålet med denne styresaken er å gi styret en oppdatert status på det arbeidet som har foregått på dette området, men også orientere om det arbeidet som er igangsatt i tilknytning til tilsynsrapporten fra Brann og redningsetaten. Rapporten viser alvorlige mangler og rapporten er fulgt opp i foretaket blant annet som særskilt tema i ledermøte, på ledersamling, i Arbeidsmiljøutvalget og i "ledelsens gjennomgang" med alle klinikkledere, deres staber og avdelingsledere. 4. Bakgrunn Oslo Universitetssykehus har en bygningsmasse på ca.1 million m2 fordelt på Ullevål sykehus, Dikemark, Rikshospitalet, Spesialsykehuset for epilepsi, Radiumhospitalet, Aker sykehus og Gaustad sykehus. I tilsynsrapporten fra Arbeidstilsynet datert 18. juli 2011 konstateres det at mange bygninger og arbeidslokaler er i dårlig eller meget dårlig tilstand, og risikerer å forårsake

3 Oslo universitetssykehus HF styresak 6/2012 Side 3 av 7 uheldige belastninger for ansatte. Sykehuset ble således pålagt å gjennomføre bygningsmessige tiltak over en 3-års periode for å bedre arbeidsmiljøet. Pålegget lyder som følger: Pålegg 1: Plan for vedlikehold av bygninger og arbeidslokaler Oslo Universitetssykehus HF må utarbeide en oppdatert og prioritert vedlikeholdsplan for bygninger og arbeidslokaler med tidsangivelser og frister for utbedringer som har som hensikt å redusere arbeidsmiljøbelastninger for de ansatte. Planen skal være behandlet i AMU og vedtatt av styret for sykehuset. Planen må oppdateres minst en gang per kvartal og skal ha en total tidsramme på maksimalt 3 år. For at pålegget skal anses som oppfylt skal Arbeidstilsynet Oslo innen fristen ha mottatt kopi av vedlikeholdsplanen. Oslo universitetssykehus har vært i dialog med Arbeidstilsynet om krav til arbeidsmiljøet, tiltaksplanen og tidsplan, og har fått følgende føringer: For alle arbeidsmiljøforhold som er risikovurdert til grad 5 skal det være gjennomført risikoreduserende tiltak i 2012 som medfører en risikoreduksjon til grad 2-3. Tiltakene kan være varige eller midlertidige. For alle arbeidsmiljøforhold som er risikovurdert til grad 4 og 5 skal det være gjennomført varige tiltak innen mars I den grad dette ikke kan oppfylles må Oslo universitetssykehus søke om dispensasjon. 5. Arbeidsprosessen, forutsetninger og videre arbeid I etterkant av pålegget er bygningsmassens tekniske standard kartlagt og foreløpig tiltaksliste er utarbeidet. Arbeidsmiljøtiltakene på tiltakslisten er risikovurdert etter følgende graderinger: Grad 1. Ubetydelig. Vanskelig målbar / definerbar skade på mennesker. Grad 2. Lav. Målbart ubehag / skade, men av mindre betydning. Grad 3. Moderat. Forhold som ikke medfører varige lidelser. Eksempelvis inneklima, varmeanlegg / radiatorer, vann / sanitær, tak, innvendig vedlikehold (nedslitt), vinduer / dører Grad 4. Alvorlig. Forhold som kan medføre varige lidelser. Eksempelvis inneklima, kjøling, rengjøring av ventilasjonskanaler, sikringsskap, drenering, innvendig vedlikehold (svært nedslitt), vannlekkasjer / muggsopp. Grad 5. Svært alvorlig. Forhold som kan medføre varige lidelser eller død. Eksempelvis spesialventilasjon / skifting av HEPA-filter / kjemikaliesikkerhet, løse steiner på fasader og tak. I vurderingen av risikoen deltok driftspersonell, tekniske byggforvaltere, Arbeidsmiljøavdelingen og hovedverneombudet i tillegg til Multiconsult. 6. Prioritering av tiltak Oslo universitetssykehus har begrensete ressurser til å gjennomføre Arbeidstilsynets og Branntilsynets krav og pålegg. I denne situasjonen må foretaket prioritere i gjennomføringen av tiltakene. I en prioritering er det også lagt til grunn at gjennomføringen av de påpekte tiltakene for å bedre

4 Oslo universitetssykehus HF styresak 6/2012 Side 4 av 7 arbeidsmiljøet er best tjent med at den sees i sammenheng med øvrige planer som helhetlig plan for samlokaliseringer, Arealutviklingsplan 2025 og plan for arealbruk Aker sykehus (Samhandlingsarena Aker). For å fastlegge omfang, er tiltak også vurdert ut fra de enkelte bygningers brukstid, dvs. om de skal rives i 2013 / er planlagt avhendet i 2018 eller inngår i fremtid plan for bruk av arealer ved Oslo universitetssykehus. Andre føringer er prioritering av spesialventilasjon, allmennventilasjon i varige bygg, overflatebehandling tak, gulv og vegger samt tiltak som ikke krever utflytting eller omrokkering. 7. Tiltaksliste inklusiv tidsplan er utarbeidet I rapport om prioritering av tiltak for lukking av avvik (vedlegg 1) er det utarbeidet forslag til en hovedtiltaksliste som innholder alle opplysninger knyttet til hvert arbeidsmiljøtiltak med alvorlighetsgrad 3-5, tidsangivelser, forventet kostnad og frister for utbedringer. Planen går over 6 år og omfatter forslag til tiltak som skal gjennomføres i all den bygningsmasse som Oslo universitetssykehus har aktivitet i. Hovedtiltakslisten viser en grafisk fremstilling av hvordan gjennomføringen forventes å være innenfor den prioriteringen som er gjort. For 2012 foreligger det en detaljert plan. Etter nevnte prioritering, er målsetningen å gjennomføre tiltak som har alvorlighetsgrad 5 i løpet av Ut fra ressurssituasjonen vil det i noen tilfeller være nødvendig å velge midlertidige tiltak. Midlertidige tiltak vil bli definert og vil bli prioritert i de situasjoner hvor det er behov for å redusere konsekvensgraden til et akseptabelt nivå frem til planlagt lukking av bygg. Det kan også bli aktuelt for å redusere konsekvensgraden i en overgangsperiode før omfattende tiltak kan gjennomføres. Eksempler på midlertidige tiltak kan være å sperre av og sikre områder rundt fasader for å unngå uønskede hendelser før endelige rehabiliteringstiltak igangsettes. Et annet tilfelle hvor det satses på midlertidige tiltak er i forbindelse med spesialventilasjon (skifte HEPA-filter, reparere skap, stenge skap, alarmere skap, anskaffe nye skap) For årene 2013 til 2015 er detaljeringsgraden på tiltakene foreløpig mer overordnet. For å få treffsikre og realistiske tiltaksplaner vil disse bli utarbeidet i nærmere detalj i forkant av hvert år basert på den status som foreligger ved inngangen til året. 8. Etablering av prosjekter i bygg 3 og 7 på Ullevål Mange av Arbeidstilsynets funn knytter seg til bygg 3 og 7 på Ullevål, henholdsvis medisinsk og kirurgisk bygning. Gitt føringer for prioritering i bygg som er sentrale for klinisk virksomhet og pågående forprosjekter for samlokaliseringstiltak som innebærer flytting av aktivitet fra Aker sykehus til Ullevål sykehus, er det gjennomført en særskilt kartlegging av nødvendige strakstiltak knyttet til utbedring av arbeidsmiljøet for ansatte i disse bygg, se vedlegg 2. Kartleggingen er basert på en teknisk tilstandsanalyse og innspill fra verneombud. I forbindelse med samlokaliseringstiltakene i disse byggene arbeides det med detaljerte planer og det er alt opprettet prosjekter som skal foreta utredning til og med forprosjekt. Det er engasjert dedikerte prosjektledere

5 Oslo universitetssykehus HF styresak 6/2012 Side 5 av 7 for disse samlokaliseringstiltakene som har god kjennskap til de aktuelle byggene. Prosjektene planlegges slik at man ser sammenhengen i alle aktiviteter og de tiltak som nå må gjennomføres (arbeidsmiljø, branntiltak, infrastruktur og kapasitetsproblematikk), og at disse i stor grad utføres før samlokaliseringen med flytting av aktivitet fra Aker sykehus finner sted. Foruten bygg 3 og 7 ved Ullevål sykehus er det mange pålegg knyttet til bygg A og B ved Radiumhospitalet. Det kan nevnes at tilsvarende prosjekt er planlagt startet for disse byggene ved Radiumhospitalet. Vedlikeholdsplan har vært behandlet i Arbeidsmiljøutvalget og de sluttet seg til prioriteringene som er gjort hvor arbeidsmiljøforhold med risikovurderingsgrad 5: Svært alvorlig prioriteres høyest, og hvor det skal gjennomføres varige eller midlertidige tiltak i løpet av Arbeidsmiljøutvalget forutsetter at bygningene 3 og 7 på Ullevål avhendes i 2018 og erstattes med nytt bygg for sengeposter/avdelinger. Dersom denne forutsetningen ikke holder, vil en ny vurdering av ytterligere og mer omfattende tiltak være nødvendig. Arbeidsmiljøutvalget sluttet seg for øvrig til vedlikeholdsplanen slik den er lagt fram i saken. 9. Foreløpige kostnadsberegninger Nødvendig oppgradering og vedlikeholdstiltak i en 6 års periode vil utgjøre et betydelig beløp, hvor de største kostnadene knytter seg til den nedslitte bygningsmassen på Radiumhospitalet og Ullevål sykehus. For 2012 er det foreløpige estimat for å gjennomføre prioriterte tiltak med alvorlighetsgrad 5 om lag 135 millioner kroner. Kostnadsanslaget er forbundet med stor grad av usikkerhet. Dette skyldes blant annet at tiltak som følge av andre prosesser i foretaket kan ivarta nødvendige utbedringer av pålegg fra tilsynet. Ved å kvalitetssikre og ytterlig prioritere tiltak knyttet til areal og samlokaliseringer, er det derfor realistisk å få redusert beløpet som alene går til å utbedre pålegg fra tilsynet. De fleste tiltakene som ligger i vedlikeholdsplan er knyttet til Arealutviklingsplan 2025, som ved gjennomføring vil bidra til å gjennomføre og finansiere de nødvendige arbeidsmiljøutbedringene. Finansieringen vil bli delt gjennom omstillingsmidler og ordinære driftsinvesteringer. 10. Branntilsyn I november 2011 ble det gjennomført branntilsyn på alle lokalisasjoner, og foretaket mottok tilsynsrapport fra Oslo brann og redningsetat 10. januar Oslo brann og redningsetat har i sitt tilsyn vurdert om Oslo universitetssykehus arbeider systematisk med brannsikkerheten, hvordan dette administreres, med spesiell vektlegging av sykehusets egne rutiner og prosedyrer vedrørende avvikssystemer og kontrollsystemer. Det ble også utført befaringer og kartlegging av bygningsmassens tekniske tilstand hvor bygg med sengeliggende pasienter ble prioritert. Det ble ved tilsynet avdekket flere avvik knyttet til hvordan vi opptrer og organisatoriske mangler (rutiner, prosedyrer kontroll, dokumentasjon, og

6 Oslo universitetssykehus HF styresak 6/2012 Side 6 av 7 opplæring), men også knyttet til svært alvorlige branntekniske svakheter. Kartleggingen og risikoanalysene viser at en stor del av bygningsmassen er i en svært dårlig brannteknisk forfatning noe som kan utgjøre en fare for tap av liv dersom det oppstår brann. Det arbeides nå systematisk med å følge opp lovpålagte krav og lukke de avvik som er påpekt. Flere spesifikke bygg (bygg A og B Radiumhospitalet, bygg 2 og deler av bygg 3 på Ullevål) er grundig kartlagt, det foreligger konkrete tiltaksplaner, og noe brannteknisk oppgradering er utført eller satt i gang. Lignende prosesser gjennomføres nå ved bygg 7 og resterende del av bygg 3 på Ullevål, (dvs. brannteknisk kartlegging og risikovurdering samt utarbeidelse av tiltaksplan) og skal også utføres ved de øvrige deler av bygningsmassen som er i svært dårlig brannteknisk forfatning. Dette arbeidet vil inngå i de helhetlige tiltaksplaner som samsvarer med hva hovedvernombud og tilsynsmyndigheter anser er tilstrekkelige utbedringer, men skal også være omforent med øvrige arealplaner. Ved siden av det ene avviket som gjelder brann- og bygningstekniske svakheter har Brann- og redningsetaten funnet avvik vedrørende ulike sider ved det systematiske arbeidet med brannsikkerhet: manglende oppfølging av risikovurderinger svakheter i rutiner/prosedyrer manglende oppfølging og dokumentasjon av brannopplæring mangler ved overvåkning av HMS-arbeidet ikke tilstrekkelig oppfølging av sykehusets mål for brannsikkerhet For å utbedre disse avvikene må deler av det systematiske arbeidet med brannsikkerhet forbedres og i tilegg må en sikre at ledere og medarbeidere faktisk følger opp og bruker de systemer som er tilrettelagt. I kommentarene i tilsynsrapporten fremgår det at Brann- og redningsetaten etterlyser bedre holdninger og helhetsforståelse knyttet til forbygging av brann fra alle medarbeidere og innen alle faggrupper. Tilsynet viste at mange intervjupersoner ikke oppfattet at risiko for brann på sykehuset har sammenheng med pasientsikkerheten. Det at brann- og bygningstekniske forhold ved flere bygninger er dårlige, tilsier en best mulig oppfølging av alle aktuelle sikringsrutiner. I den handlingsplanen som nå utarbeides vil det være relativt enkelt å sikre forbedringer i rutinebeskrivelser m.m. En bedring av holdninger og forståelse vil være langt mer utfordrende. Tiltakene må derfor bygge på en mer aktiv innsats fra alle ledere for å gjøre retningslinjer kjent og sikre at de blir etterlevet. Blant tiltakene som drøftes og vurderes for handlingsplanen er: tydeligere ansvarliggjøring og konkretisering av tiltak ved gjennomføring av risikovurderinger bedre lederoppfølging av kravet om at pasienter ikke skal legges i korridorer sikre at ledere overvåker og styrer på en slik måte at pasienter ikke legges i korridor sikre bedre oversikt og bruk av bufferrom

7 Oslo universitetssykehus HF styresak 6/2012 Side 7 av 7 sikre at meldte mangler og avvik følges raskt opp av ledere og teknisk personell forbedre rutiner for avhending av kassert utstyr m.m., slik at rømningsveier alltid holdes frie bedre oppfølging av kravet om regelmessig brannopplæring, ansvarliggjøre ledere og faggrupper slik at ingen unnlater deltakelse forenkling av opplæring bl.a. ved e-læringskurs tydeligere rutiner for dokumentasjon av gjennomført opplæring for hver enkelt ansatt, kartlegging og oppfølging av opplæringsvirksomhet etablere enkel rutine for regelmessige interne revisjoner av brannverntiltak tydeliggjøring av sykehusets mål for brannsikkerhet i eget dokument pålegge ledere på alle nivåer å etterspørre og føre kontroll med oppfølging av brannsikkerhet i underliggende enheter Skriftlig tilbakemelding til Oslo brann og redningsetat med en fremdriftsplan som viser hvordan og når påpekte avvik vil bli rettet, er under arbeid og skal sendes tilsynsmyndigheten innen 6. februar. Styret vil bli holdt orientert om saken i kommende styremøter. I det videre arbeid vil en prioritere å planlegge for gjennomføring opp mot foretakets øvrige arealplaner, rammer for investeringer og i tråd med Arbeidsmiljøtilsynets og Branntilsynets forventninger.