Harstad kommune DRIFTSPLAN 2015 BYGG- OG EIENDOMSTJENESTEN

side 1 Harstad kommune DRIFTSPLAN 2015 BYGG- OG EIENDOMSTJENESTEN

side 2 1. ENHETSPRESENTASJON, RESSURSRAMMER OG NØKKELTALL. 3 1.1 Enhetspresentasjon... 3 1.1.1 Informasjon om enheten og tjenester... 3 1.1.2 Informasjon om tjenestens brukere... 3 1.2 Rammebetingelser og utfordringer... 3 1.2.1 Boligutleie... 3 1.2.2 Boligpolitisk handlingsplan... 4 1.2.3 Drift og Vedlikehold av bygninger... 5 1.2.4 Byggdrift... 5 1.2.5 Renholdstjenesten... 5 1.2.6 Kommunale grunneiendommer... 6 1.2.7 Prosjektledelse av byggeprosjekter... 6 1.2.8 Kompetanse... 6 2. MÅLEKART... 7 2.1 Felles målekart for alle enheter... 7 2.2 Felles målekart for sektor... 7 2.3 Målekart for enheten... 7 3. HANDLINGSDEL... 9 4. TJENESTEBESKRIVELSER MED SERVICEERKLÆRING... 11 5. OPPLÆRINGSPLAN... 11 6. ANDRE FORHOLD... 11

side 3 1. Enhetspresentasjon, ressursrammer og nøkkeltall 1.1 Enhetspresentasjon Enhetsleder: Jan Dag Stenhaug Stedfortreder: Bjørnar Skjerve Avdelingsledere/gruppeledere: Bjørnar Skjerve- avd.leder, Drift- og vedlikehold Frode Vesterheim avd.leder, Facility service Inge Larssen avd.leder, Bolig og økonomi Telefon: 77026900 enhetsleder Mobiltelefon: 97658950 - enhetsleder Telefax: Saksbehandlere: Nettadresse: www.harstad.kommune.no Postadresse: Postmottak, 9479 HARSTAD Besøksadresse: Rådhus 1B, 2.etg Åpningstid: 08.00 15.30 Navn på tjenester: Særlover som regulerer tjenestene: Forskrifter: 1.1.1 Informasjon om enheten og tjenester Drift og vedlikehold - kommunale bygg og boliger. Renhold - kommunale bygg. Prosjektledelse - nybygg og ombygginger. Prosjektledelse utredninger / kommunale planer Eiendomsforvaltning Bygg og areal. Boligutleie- kommunale boliger og innleide boliger. Saksbehandling av tilskuddsordninger Startlån og utbedringstilskudd. 1.1.2 Informasjon om tjenestens brukere Bygg- og eiendomstjenesten leverer tjenester til øvrige kommunale enheter. Forvalter av kommunale grunneiendommer. 1.2 Rammebetingelser og utfordringer 1.2.1Boligutleie Det er gjennomført en spørreundersøkelse blant kommunens leietakere i 2013. Resultat etter undersøkelsen ligger innenfor ønsket måltall. Husbankmidler Bygg og eiendomstjenesten har ansvaret for behandling av søknader om startlån og boligtilskudd. Lånerammen i Husbanken er økt til 15 millioner pr år.

side 4 Det jobbes videre med et prosjekt for mer målrettet bruk av startlånsmidlene. Retningslinjene for tildeling av startlån vil bli revidert. Boligutleie Bygg- og eiendomstjenesten er forvalter for alle kommunale boliger til sosialt trengende, eldre, psykiatri, ansatte og flyktninger. Antall boliger pr. innbygger er lavere for Harstad kommune enn for sammenlignbare kommuner. Det er fortsatt ventetid for tildeling av ordinær utleiebolig. Ventelisten har ikke gått ned i 2014. Hovedgrunnen til dette er hovedsakelig at det har vært få ledige boliger på grunn av situasjonen på leiemarkedet. Det er fortsatt press på leiemarkedet i Harstad. Dette medfører at mange søker om forlenget leietid i kommunale boliger. Det er stort fokus på bosetning av flyktninger der måltallet er 60 bosetninger pr år. Kommunen må leie inn boliger på det private markedet for å dekke behov. Det bør derfor vurderes å justere ned tallet på bosetninger pr år. Det er til dels avvik mellom de boligene kommunen eier og behovet til søkerne. Dette er spesielt tilknyttet bosetting av flyktninger. Disse har ofte store familier, og kommune har få store boliger. Nøkkeltall og prognoser for boliger Bolig: Kommunalt disponerte boliger per 1 000 innbygger Kommunalt eide boliger som andel av totalt antall kommunalt disp. boliger Søknader og venteliste Søkere som har fått avslag på kommunal bolig, prosent Antall nye søknader om kommunal bolig pr. 1 000 innbygger (fra personer som ikke bodde i kom. bolig på søkertidspkt) G-13 2012 Res 2012 Forventet / Måltall 2014 2014-2017 19 20 20 20 72 69 65 65 29 11 50 50 6 7 2 2 1.2.1.1 Disponible boenheter Type bolig Eid Disponere Sum Omsorgsboliger 193 107 300 Utleieboliger 152-152 Innleide boliger - 46 46 SUM 345 153 498 I tillegg disponerer NAV 4 nattplasser i Blåhuset hos Kameratklubben 1.2.2 Boligpolitisk handlingsplan Boligpolitisk handlingsplan. I desember 2011 undertegnet Husbanken og Harstad kommune partnerskapsavtale for perioden 2012-2015. Formålet med avtalen er å etablere et forpliktende og langsiktig samarbeid slik at kommunens boligpolitiske målsettinger nås. Arbeidet med boligpolitisk handlingsplan har tatt mer tid enn forventet men planlegges sluttført i 2015 med forslag til konkrete tiltak for videre oppfølging. Følgende kommunale planer griper inn i planarbeidet og vurderes i sammenheng med boligpolitisk handlingsplan. Bo- og institusjonsplan. Plan for helhetlig gjennomgang av fremtidens tomtebehov for offentlige institusjoner.

side 5 1.2.3 Drift og Vedlikehold av bygninger Dagens nivå på vedlikehold er ikke tilstrekkelig til å opprettholde bygningsmessig standard. Konsekvensen er forfall og verdiforringelse av kommunens bygningsmasse. Gamle og dårlig vedlikeholdte bygg gir økte driftskostnader (energi). Arbeidet med kartlegging og gjennomføring av Enøk tiltak styrkes. Lukking av avvik innen HMS vil bli prioritert. Kravene til IK- elektriske anlegg, branndokumentasjon, byggeieransvar/brannvernledelse, tekniske anlegg, brannalarm og nødlysanlegg, heisanlegg, øker i omfang og kompleksitet. Strategi: Synliggjøre vedlikeholdsetterslep i form av detaljert tilstandskartlegging og utarbeide konkrete vedlikeholdsplaner og anbefalt strategi for verdibevaring. ENØK tiltak vil bli vektlagt. Iverksette måling av energiforbruk gjennom innkjøp av energioppfølgingsprogram samt gjennomføre ENOVA-prosjekt på 16 av byggene. Igangsatt og følges opp i 2015. Fortløpende evaluering av rutiner for håndtering av arbeidsoppgaver meldt fra brukerne. Eierskap til bygg er definert og følges opp. Videreutvikling av FDV program, bl.a. ved å utvide bruk av elektronisk brannbok. Nettbrett er tatt i bruk for bedre dokumentasjon og oppfølging av oppgaveutførelse. Kontrollplaner er utarbeidet og utførelse av oppgaver følges opp mot byggansvarlig. Rendyrke rollen som eiendomsforvalter og avklare grensesnitt mot brukerne. Revidere SLA avtalene. Styrke dialog mellom prosjektledere for nybygg og drift for å kvalitetssikre valg av løsninger Styrke kompetanse innen tekniske fag ved rekruttering i ledige stillinger. Det er innarbeidet i VHP kr. 5 mill. til helt nødvendige HMS tiltak løpet av 2015. 1.2.4 Byggdrift Byggdrift er i dag samlet i en enhet der dagens bemanning er tiltenkt oppgaver på barnehager, skoler, rådhus, utleieboliger og kulturbygg. Behov for tjenester mot helse- og omsorgsboliger er blitt større til tross for at disse enhetene har egne vaktmestere. Det pågår avklaringer mellom omsorg og Bygg- og eiendomstjenesten. Byggog eiendomstjenesten har overtatt vedlikeholdsansvar for Omsorg Nord. Følges opp mot øvrige områder i 2015. 1.2.5 Renholdstjenesten Renholdstjenesten drifter etter beste praksis prinsipp der målet er å være konkurransedyktig og innovativ innenfor gitte kostnadsramme pr bygg. Med beste praksis renhold er det fokus på renhold med moderne metoder, maskinelt vedlikehold, organisert med team/jobbrotasjon og et kvalitetsstyrt renhold. Sykefraværet er fortsatt for høyt, men utvikler seg i riktig retning. Jonatan Clean som arbeidsverktøy tas i bruk av renholder på skoler og Barnehager i 2015. Dette for bedre kontroll på innemiljø og ressursbruk i disse byggene. Renholdstjenesten har fokus på kompetansebygging. Andel ansatte med fagbrev vil øke til ca. 70 % i 2015. Renholdstjenesten vil ha økt fokus på valg av inventar og materialvalg i de kommunale bygg, dette for og bedre innemiljø samt gi en mer effektiv drift av disse byggene. Strategi: Fortsette Innføring av Insta 800, kursing av renholdspersonalet. Vurdere overtakelse av renhold all kommunal bygningsmasse inklusiv boliger. Rendyrke rollen som eiendomsforvalter og avklare grensesnitt mot brukerne. Revidere og forbedre SLA avtalene. Fokus på sykefraværet i avdelingen. Styrke dialog mellom prosjektledere for nybygg og drift for å kvalitetssikre valg av løsninger.

side 6 Opplæring av renholder på Jonathan Clean. 1.2.6 Kommunale grunneiendommer Saksbehandling knyttet til kommunale grunneiendommer er ressurskrevende men viktig oppgave for å yte god service overfor næringsliv og innbyggere. Juridisk kunnskap/kompetanse vurderes som nødvendig for å sikre kvalitetsmessig god saksbehandling. Bemanning innenfor dette fagfeltet er ikke tilfredsstillende til å yte tilstrekkelig kapasitet i saksbehandlingen og må vurderes styrket. Ny stilling vil være på plass i 2015 og økning i ressurs er knyttet til området grunnerverv. 1.2.7 Prosjektledelse av byggeprosjekter Prosjektlederne utfører et omfattende og utviklende arbeid mot enhetene. Sentralt i dette er utforming av bygg som samsvarer med brukernes behov. Dette krever svært kompetente prosjektledere, ikke bare med teknisk bakgrunn, men også evne til kommunikasjon, nytenkning og samfunnsinnsikt. Prosjektlederne er finansiert gjennom tildelte prosjektmidler Samhandlingsreformen Det er vedtatt en samhandlingsreform som innebærer økt ansvar for kommunehelsetjenesten. Plikten skal fases inn i perioden fra 2012 og samhandlingsreformen trer i kraft fra 1. januar 2016. Harstad kommune ønsker å få vurdert fysisk nærhet og operative samarbeidsformer med UNN Harstad. Planleggingsfasen er forventet sluttført i 2015. I dette ligger tomteavklaring for byggeprosjekt og mulig samarbeid med andre kommuner og eksterne aktører. Etablering av 4 hardhus forventes ferdigstilt i 2015. Sykehjem Det pågår en stor omstrukturering innenfor helse- og omsorgssektoren. Det må avklares mulig etterbruk/salg av Sama sykehjem. Barnehager Det er til sammen 3 bygg som i dag leies av UNN. Vedtak om gjennomføring av vegpakke Harstad har betydning for barnehagesituasjonen. Gullhaugen barnehage er tatt i bruk høsten 2014. Fagerlia barnehage planlegges tatt i bruk høsten 2015. Leie av Rønningjordet og Kaarbøjordet barnehage fra UNN avsluttes høsten 2015. Anbud på drift av Furuberget barnehage på Stangnes forventes avklart i 2015. Skolestruktur: Harstad barneskole driftes i dag i tidligere ungdomsskolebygg. Avklaringer rundt fremtidig ny Harstad barneskole vil pågå i 2015. Kommunalt eiendomsselskap Sak om vurdering av kommunalt eiendomsselskap har vært til politisk behandling i 2014. Endelig beslutning forventes avklart i løpet av 2015. 1.2.8 Kompetanse Bygg- og eiendomstjenesten har ansvar for områder som krever stor breddekompetanse. Stadig mer avanserte bygg og tekniske anlegg stiller krav til fagkompetanse både ved plan, bygg og drift av bygningsmassen. Det stilles økende krav til dokumentasjon og dokumentkontroll. Økt bruk av eksterne tjenester stiller krav til bestillerkompetanse. Det er økende press i markedet på fagkompetanse. Å beholde og rekruttere kompetanse vurderes som krevende. Det må vurderes om dagens kompetanse er hensiktsmessig og tilstrekkelig for å løse enhetens oppgaver. Strategi:

side 7 Ved ledige stillinger vurdere kompetansebehovet ut fra prioriterte oppgaver og kapasitet. 1.2.8.1 Nøkkeltall og prognoser for kommunal eiendomsdrift Nøkkeltall 2015 i antall m 2.: Bygningstyper: Renhold 2013 m2 Renhold 2014 m2 FDV 2013 m2 FDV 2014 m2 Skoler 52 423 52 423 58 883 58 883 Barnehager 9 705 9 705 9 814 10 314 Institusjoner 16377 16 377 35 282 43 400 Idrettshaller 2604 2 704 15 261 15 261 Kulturbygg 2 621 2 621 3 398 3 398 Kontorbygg 13036 13 036 11 729 11 729 Boliger 0 0 12 043 12 043 Diverse bygg 1 321 1 321 3 684 3 684 Andre byggeiere 4 244 3 694 Sum 102 331 99 064 150 094 158 712 Renhold: Økning i areal skyldes Bergsodden sykehjem og kommunale foretak. FDV: Økt areal skyldes Gullhaugen barnehage og Bergsodden sykehjem som er i drift fra høst 2014. Nedlagte skoler og sykehjem er medtatt i areal selv om FDV-kostnader er redusert. Gullhaugen barnehage erstatter Selja og Seljestad barnehager. 2. Målekart 2.1 Felles målekart for alle enheter Alle enheter må lage tiltaksplan ut fra vedtatt målekart for alle enheter og eget tjenesteområde. V02 Felles målekart for alle enheter (V.3-16) 2.2 Felles målekart for sektor 2.3 Målekart for enheten 2.3.1.1 Resultatmål for tjenesteutførelse Resultatmål Kritisk suksessfaktor/strategier Ind. nr. Resultat-/måleindikator Resultat 2009 TJENESTE/BRUKERE Fornøyde brukere Gode muligheter for brukermedvirkning. Avklart kvalitet og omfang på kommunale tjenester Oppdaterte tjenestebeskrivelser med serviceerklæring BO T1.1 Brukertilfredshet kvalitet på tjenestene Indikatorkrav: Skala 1-6: Ønsket resultat: 5 Nedre akseptable grense: 3 2011: 3,58 2014: 3,88 Sykefravær Aktivt arbeid for reduksjon av sykefravær. Alle: 80 stillinger Renhold : 50 stillinger Samlet for enheten Ønsket resultat <10 Renholdstjenesten Ønsket resultat <10 2011: 12,5 2012: 10,1 2013: 11,2 2014: 13,2 2011: 14,8 2012: 13,5

side 8 Resultatmål Kritisk suksessfaktor/strategier Ind. nr. Resultat-/måleindikator Resultat 2009 2013: 13,5 2014: 12,4 2.3.1.2 Resultatmål for kommunal eiendomsdrift Resultatmål Kritisk suksessfaktor/strategier Ind. nr. Resultat-/måleindikator Resultat SAMFUNN Bærekraftig utvikling Fokus på bærekraftig kommunal drift: A. Kildesortering i kommunale bygg B. Avfallshåndtering i kommunale bygg C. Fokus på ENØKarbeid Måle og rapportere el. energiforbruk i alle kommunale bygg. Måleparameter kwh/m2 og evt pr. innbygger innføres og dokumenteres i eget oppfølgingssystem EI S1.1 EI S1.2 Antall etablerte stasjoner for kildesortering av fraksjonene papir, glass/metall, ikke brennbart, spesialavfall og EE avfall i og fra kommunale bygg. Indikatorkrav: Økning Kommunale utgifter til fyring og belysning, per innbygger i kroner Indikatorkrav: reduksjon Indikator endres til energiforbruk i kwh fra 2015 som gir ett riktigere bilde på effekt av tiltak. 2010: 0 2011: 0 Gjennomgang for alle bygg med anbefalinger sluttføres i 2015 2010: 1.435 2011: 1.131 2012: 1.109 Øremerkede midler til tiltak foreslås opprettet for 2015. 2.3.1.3 Kommunens planstrategi Planstrategi 2012-2015 Plangruppe og tema Sist vedtatt Ansvarlig enhet Rulleres Finansiering Begrunnelse/ merknader 13 14 15 16 OVERORDNEDE PLANER OPPVEKST/KOMPETANSE TEKNISK/INFRASTRUKTUR Plan for helhetlig gjennomgang av fremtidens tomtebehov for offentlige institusjoner NY BYG x Interne ressurser evt søke om eksterne midler I handlingsplanen til kommuneplanen. HELSE/SOSIAL Boligpolitisk handlingsplan NY BYGG x Interne ressurser og Kommunal prioritering midler fra Husbanken INTERNE PLANDOKUMENTER

side 9 Mål nr. 3. Handlingsdel Her skal det beskrives og konkretiseres en handlingsplan som er knyttet opp mot mål i kapittel 3. Res.-/måleindikator, Tiltak/aktivitet: resultatmål, suksessfaktor Evt. når skal det måles? Evt. hvem skal måle? Ansvar (*) Kostnad: (innen tildelt ramme) Ansvar: Frist: Tiltak/aktivitet ved evt. avvik: SAMFUNN VP Plan for helhetlig gjennomgang av framtidens tomtebehov for Ses i sammenheng med Bo og institusjonsplan Bygg Helse Ikke bestemt offentlige institusjoner Boligpolitisk handlingsplan VP Boligpolitisk handlingsplan JDS/ekstern VP Ny Harstad skole Utrede to alternativer. Nybygg i kombinasjon med gamle skolen Nybygg Prosjekt leder AO VP Helsehus Renovering av Harstad sykehjem til Helsehus. Nybygg i nærhet til UNN VP Sama sykehjem Salg av eiendom og bygning Alternativ bruk av bygning. Prosjekt Leder Helse Prosjekt leder Kommunalt eiendomsselskap Utredning JDS Festekontrakter Politisk sak om forvaltningsstrategi JDS Økt fokus på forvaltning. ORGANISASJON-/PERSONELL SLA avtale- Renhold Revidere avtaler for Renhold. FV Tydeliggjøre ansvar SLA avtale- Drift og vedlikehold Revidere avtale for Drift og BS vedlikehold. Tydeliggjøre ansvar Organisering vaktm. sykehjem Avklare organisering i 2015. JDS Sykefravær Etablere forbedret system for FV sykefraværsopfølging Verdihåndbok Gjennomgang i enheten JDS/Alle Medarbeiderundersøkelse Gjennomgang i enheten JDS/Alle TJENESTER-/BRUKERE Plan for enøk-tiltak i kommunale Sterkere fokus på energikostnader. bygg Gå målrettet på bygg med høyt forbruk. Finansiering av nye tiltak Energioppfølgingssystem Igangsette rapportering på BS energiforbruk. Helpdesk -produksjon Sterkere oppfølging på utførelse og BS/RJ produksjon, Drift og vedlikehold. FDV program Strategi for utvikling/prioritere BS Ansvar: RTK Prosjekt leder

side 10 Mål nr. Res.-/måleindikator, resultatmål, suksessfaktor Byggtiltak Investeringsmidler HMS tiltak Brannvernarbeid Brannvernkurs Startlån, revidering av retningslinjer Økt «turnover» på utleieboliger Utleieboliger Boligstiftelsen Kildesortering i kommunale bygg Jonathan Clean tas i bruk Evt. når skal det måles? Evt. hvem skal måle? Ansvar Tiltak/aktivitet: Bedre rutiner for oppfølging av behov. Prioritere etter avsatte budsjettmidler Prioritere tiltak Gjennomføre prioriterte prosjekt Iverksette brannbok Ansvarsavklaring Bidra til økt fokus på brannvernarbeid. Brannvernlederkurs i Mars Fremme sak til politisk behandling Kartlegge beboere med lang botid. Kartlegge leietakere for målrettet bruk av Startlån. Kartlegge leietakere som besitter store boliger. Videreutvikle rutiner ved inn/ utflytting. Vurdere tiltak for anskaffelse av boliger, leie og/eller kjøp. Vurdere bygging av boliger Anbefale og iverksette sortering Oppfølging av avtaler Økonomisk kontroll/budsjettjustering ved endring av renholdsomfang (*) Kostnad: (innen tildelt ramme) Ansvar: Frist: Tiltak/aktivitet ved evt. avvik: 5 mill.kr BS I samarbeid med NAV Renholdsplaner Lages for alle bygg FV Bildrift Vurdere felles oppfølging FV Ansvar: JDS/BS BS BS/Brann ILA ILA ILA FV FV ØKONOMI Innkjøpsavtaler Følge opp og fornye eksisterende avtaler før utløp. Nye rammeavtaler BS

side 11 4. Tjenestebeskrivelser med serviceerklæring IX.6-2 TJENESTEBESKRIVELSE FOR EIENDOMSFORVALTNING IX.6-3 TJENESTEBESKRIVELSE FOR FDV KOMMUNALE BYGG IX.6-8 TJENESTEBESKRIVELSE FOR PROSJEKTLEDELSE INVESTERINGSPROSJEKT IX.6-9 TJENESTEBESKRIVELSE FOR RENHOLD IX.3-5 TJENESTEBESKRIVELSE FOR KOMMUNALE UTLEIEBOLIGER IX.3-1 TJENESTEBESKRIVELSE FOR ADMINISTRASJON AV HUSBANKENS LÅNE- OG STØTTEORDNINGER 5. Opplæringsplan 6. Andre forhold Eventuelle forhold av betydning som ikke er fanget opp over.