Kvalitetssystem og kvalitetsplaner for funksjonskontrakter Vegdrift 2007 Rica Hell Hotell, Værnes 13. november 2007 Sjefingeniør Torgeir Leland
Mer fokus på kvalitet Riksrevisjonen:
Tidligere krav i våre kontrakter Entreprenøren skal ha et dokumentert og iverksatt kvalitetssystem samt utarbeidet kvalitetsplan for kontraktens gjennomføring. Med kvalitetsplan mener byggherren et dokument som fastsetter hvilke prosedyrer og tilhørende ressurser som skal anvendes av hvem og når. Planen skal lages spesielt for den aktuelle kontrakten og oppdateres gjennom hele kontraktsperioden... Kvalitetssystemet skal bestå av: Et plangrunnlag Et system for dokumentasjon av oppfyllelse av kontraktens krav og eventuelle avvik Et system for rapportering og tilbakemeldinger fra entreprenøren til byggherren. Kvalitetssystemet med planer skal gi byggherren tilstrekkelig grunnlag for å vurdere om kontraktens krav vil bli overholdt.
Hvorfor kvalitetsstyring Vi som kunde må være sikker på at vi får levert det vi bestiller Vi er sikre på at entreprenøren har gode interne rutine som sikrer våre leveranser Bidrar til økt kundetilfredshet og har fokus på å møte våre krav og forventninger Gjør oss mer sikre på at vi har en entreprenør som legger vekt på kontinuerlig forbedring - også overfor oss som kunde. Ikke bare fokus på en svart bunnlinje
ISO 9001 har alt dette! Systemet Ledelsens ansvar Ressursstyring Realisering av produkt Måling, analyse og forbedring
Nye krav om kvalitetssystem Entreprenøren skal for den del av organisasjonen som har kontraktsforpliktelser i forhold til byggherren; etablere, innføre, vedlikeholde og når nødvendig ajourføre et kvalitetssystem som er i samsvar med kravene i NS-EN ISO 9001:2000 Systemer for kvalitetsstyring Krav i kontraktsperioden. Byggherren skal motta bekreftelse fra revisor nevnt nedenfor når systemet er på plass, senest innen 12 måneder etter kontraktsarbeidenes start. Systemet skal også omfatte kontraktsarbeider som utføres av andre enn hovedentreprenøren.
D2.17 om kvalitetssystem (forts) Entreprenøren skal engasjere en uavhengig kvalitetsrevisor som er sertifisert i henhold til en internasjonal anerkjent ordning (EOQ, NFKR- QMCe). Byggherren skal informeres om hvem som er revisor. Den uavhengige revisor skal etablere et revisjonsprogram som sendes byggherren når det foreligger, men senest innen kontraktsarbeidenes start og når det oppdateres. Revisor skal gjennomføre systemrevisjoner i henhold til programmet og når dette er påkrevd i entreprenørens organisasjon. Etter at systemet er på plass skal byggherren motta revisjonsrapporter innen 14 dager etter gjennomført revisjon. Det skal ikke være lengre opphold enn 6 måneder mellom hver revisjon.
D2.17 om kvalitetssystem (forts) Entreprenøren skal etablere et eget revisjonsprogram som sendes byggherren når det foreligger, men senest innen kontraktsarbeidenes start og når det oppdateres. Entreprenøren skal gjennomføre kvalitetsrevisjoner i henhold til programmet og når det er påkrevd og ikke med lengre opphold enn 6 måneder mellom hver revisjon. Kopi av revisjonsrapport skal sendes den uavhengige revisoren og byggherren innen 14 dager etter at en revisjon er gjennomført. I oversendelsen til byggherren skal entreprenøren gjøre rede for hvordan eventuelle avvik og andre observasjoner etter revisjoner vil bli behandlet videre i egen organisasjon og dokumentere hvordan tidligere påpekte avvik og observasjoner er håndtert.
D2.17 kvalitetssystem og kvalitetsplaner Entreprenøren må etablere sitt eget revisjonsprogram I tillegg må entreprenøren engasjere en revisor som har sitt eget revisjonsprogram
Kvalitetsplaner Skal være i samsvar med ISO 10005 en videreføring av det som står i ISO 9001 Kap 5 i ISO 10005 er det viktigste
D2.17.3.3 om Vinterplan Detaljplaner og kapasitetsberegning Planen skal dokumentere hvordan entreprenøren har gjort kapasitetsberegninger og disposisjoner for å ivareta kravene i prosess 91-93 i kap. E1. Tiden skal stipuleres for utrykning og til ferdig utført tiltak på den aktuelle strekningen og for frekvenstid (tiden mellom to tiltak på samme sted) pr. arbeidsstrekning, inkludert alle nødvendige arbeider, evt. rigg, henting strømidler, utbrøyting, rydding etc. For snøbrøyting skal entreprenøren ha kapasitet til å holde kravene ved sammenhengende snøfall inntil xx cm på 4 timer, yy cm på 12 timer og zz cm på 48 timer. Som beregningsgrunnlag for snøbrøyting brukes maks 30 km/t som gjennomsnittshastighet, inkludert rydding. Typisk for g/s-veger og veger med særlig dårlig kurvatur må vesentlig lavere gjennomsnittshastighet legges til grunn.
Hva vi ser etter i kvalitetssystemet og kvalitetsplanene ISO 9001 kap 4 om systemet Finnes det utsagn for kvalitetspolitikk og mål for dette? Har entreprenøren en kvalitetshåndbok? Har E dokumenterte prosedyrer ref. pkt. 4.2.3 om at Dokumenter som er nødvendige for kvalitetssystemet skal være styrt? Har E dokumenter som beskriver systemet for kontroll og drift av selskapet som sikrer at dette skjer på en effektiv måte? Har de et system som sikrer at de registrerer og oppbevarer registreringer på en slik måte at de senere kan brukes som bevis på overensstemmelse med kravene i kontrakten? Dette omfatter dokumenterte prosedyrer for å fastsette kontroll, lagring, beskyttelse, gjenfinning, oppbevaringstid og disponering av registreringer. Har selskapet et system som sikrer det samme som ovenfor ift det arbeidet som skjer gjennom underentreprenører? Spørsmål som entreprenøren må besvare overfor SVV
Entreprenørens kvalitetssystem kap. 4 - (forts) De dokumentene som fremlegges skal sjekkes slik det fremgår at de er styrt Finnes det prosedyrer for godkjenning av dokumenter, endre disse og godkjenne på nytt Fastslå at revisjonen er gyldig Sikker på at riktig versjon brukes Lesbare og lette å identifisere Distribusjonen er styrt Hvordan unngås bruk av foreldete dokumenter? E må forklare
ISO 9001 kap. 5 om Ledelsens ansvar Finnes det bevis for at den øverste ledelsen (for eksempel en regiondirektør) har forpliktet seg til å utvikle og iverksette systemet for kvalitetsstyring og kontinuerlig forbedre virkningen ved å: Kommunisere betydningen av at organisasjonen oppfyller krev fra kunder så vel som krav i lover og forskrifter Etablere kvalitetspolitikken Sørge for at kvalitetsmål er etablert Gjennomføre ledelsens gjennomgåelser (gjøre det de har sagt) Sørge for at ressurser er tilgjengelige (har driftsleder hos E fått nok ressurser til å gjennomføre kontrakten?) E må forklare
ISO 9001 kap. 5 om Ledelsens ansvar (forts) Kap. 5.2 Kundefokus Den øverste ledelsen hos E (for eksempel regiondirektøren) skal sørge for at kundens krav blir fastlagt og oppfylt med siktemålet å forbedre kundetilfredshet, se for eksempel pkt. 7.2.1 om at krav som ikke er angitt av kunden, men som er nødvendige for den spesifiserte eller tiltenkte anvendelsen når dette er kjent og pkt. 8.2.1 om at E skal overvåke informasjon vedrørende kunders oppfatning av om organisasjonen har tilfredstilt kundekrav E må forklare
ISO 9001 kap. 5 om Ledelsens ansvar (forts) Kap. 5.5.2 Har den øverste ledelsen (for eksempel regiondirektøren) pekt ut en person i ledelsen som uavhengig av annet ansvar, har ansvar og myndighet som omfatter: Sørge for at prosesser som er nødvendige i systemet for kvalitetsstyring etableres, iverksettes og holdes ved like Rapporterer om virkningen av systemet av kssystemet og behovet for forbedringer til den øverste ledelsen Sørger for bevissthet om kundekrav fremmes i hele organisasjonen (også hos UE) E må forklare
ISO 9001 kap. 5 om Ledelsens ansvar (forts) Kap. 5.6.1 Den øverste ledelsen skal med planlagte mellomrom gjennomgå organisasjonens system for kvalitetsstyring for å sørge for at det er hensiktsmessig, tilstrekkelig og virker effektivt. Denne gjennomgåelsen skal omfatte å bedømme muligheten for forbedringer og behov for endringer av systemet for kvalitetsstyring, inkludert kvalitetspolitikken og kvalitetsmålene. Registreringer fra ledelsens gjennomgåelse skal oppbevares Hvordan dette skjer dette (som angitt i 5.6.2?) og når skjedde det sist E må forklare
ISO 9001 kap. 6 om Ressursstyring Hvordan har de bestemt og skaffet tilveie nødvendige ressurser for å øke kundetilfredshet ved å oppfylle krav fra kunden? (ref. 6.1.b) La E gjennomgå overfor dere hvordan kap. 6.2.2 om kompetanse, bevissthet og opplæring er sikret Bestemme nødvendig kompetanse (også hos UE) Gi opplæring eller iverksette andre nødvendige tiltak Bedømme virkning av tiltak Sørge for at dens personell er klar over hvor viktige deres aktiviteter er (for eksempel ift trafikksikkerhet), og hvordan de bidrar til å oppfylle kvalitetsmålene) Oppbevare hensiktsmessige registreringer for utdannelse, opplæring, ferdighet og erfaring (også for personell hos UE) E må forklare
ISO 9001 kap. 7 om Realisering av produkt Hvordan sikres at det fastsettes kvalitetsmål og produktkrav (som skal overbevise kunden om at riktig produkt er levert)? Er vi sikre på at det fastsettes verifikasjons og valideringsaktiviteter (med kontroll og overvåking) med kriterier for godkjennelse? Hvordan kan vi være sikker på at E foretar registreringer? E må forklare
ISO 9001 kap. 8 om Måling, analyse og forbedring Kap. 8.1 Organisasjonen (dvs E) skal planlegge og iverksette de prosessene for overvåking, måling, analyse og forbedring som er nødvendige for: Å bevise overensstemmelse for produktet (dvs at alt er riktig ) Å sørge for overensstemmelse for systemet for kvalitetsstyring Kontinuerlig å forbedre virkningen av systemet for kvalitetssyring E må forklare hva som er planlagt og hva de har gjort
ISO 9001, kap. 8.2.2 om Intern revisjon Er det planlagt revisjoner med jevne mellomrom, og blir de utført? Det skal sjekkes ut om systemet stemmer overens med de planlagte ordningene? Om systemet er iverksatt virkningsfullt og holdt ved like? E må forklare
ISO 9001, kap. 8.2.4 om Overvåkning og måling av produkt E må vise fram rutiner som dokumenterer at Organisasjonen skal overvåke og måle produktets egenskaper for å bekrefte at kravene til produktet er oppfylt.. og at det finnes bevis på at overensstemmelse med kriterier for godkjenning finnes og oppbevares, at registreringene angir person(er) som er ansvarlig(e) for frigivelse av produkt. (Kort og godt la E forklare hvilke rutiner de har for dette og hvem som har ansvar for å registrere og fremskaffe bevis)
ISO 9001, kap. 8.3 om Kontroll med produkt med avvik Her står det at E skal sørge for at produkt som ikke stemmer overens med kravene blir identifisert og er under kontroll for å forebygge utilsiktet bruk eller leveranse Et sentralt element her er at Når et produkt med avvik korrigeres, skal det gjøres til gjenstand for ny verifikasjon for å bevise overensstemmelse med krav Her spørres E om en redegjørelse for rutiner som sikrer oppfyllelse av pkt. 8.3
ISO 9001, kap. 8.5 om Forbedring Hvordan har E forpliktet seg ift Kontinuerlig forbedring? Hvilke prosedyrer har E for Korrigerende tiltak? (Ref kap. 8.5.2) Hvilke prosedyrer har E for Forebyggende tiltak? Her spørres E om redegjørelse for rutiner som sikrer oppfyllelse av pkt. 8.5
ISO 10005 innhold i en kvalitetsplan Se kap. 5 i ISO 10005 E sin kvalitetsplan må omfatte alle produkter og kap. 5 er en god sjekkliste I noen tilfeller kan kap. 5 gå for langt det må brukes skjønn og en må ha forståelse for at en kvalitetsplan bør begrenses til det som er nødvendig. Vær klar over arbeidsdelingen mellom kvalitetssystemet og kvalitetsplanen og at kvalitetsplanen kan og bør inneholde mange referanser til kvalitetssystemet