Kurs i vinterdrift. Styring av funksjonskontrakter kvalitetssystem/ks-planer. Kapittel C: Oppfølging,dokumentasjon,rapportering og kontroll

Transkript

1 Kurs i vinterdrift Kapittel C: Styring av funksjonskontrakter kvalitetssystem/ks-planer. Oppfølging,dokumentasjon,rapportering og kontroll 1

2 Styring av funksjonskontrakter kvalitetssystem og kvalitetsplaner. 2

3 Innhold i presentasjon Kvalitetssystem Kvalitetsplaner Meldinger, rapportering og dokumentasjon Møter 3

4 Kvalitetssystem Skal være i samsvar med kravene i NS-EN ISO 9001:2000 Systemer for kvalitetsstyring- Krav i kontraktsperioden. Planene skal omfatte entreprenørens systematiske ivaretakelse både av kvalitet og HMS. System for internkontroll Sertifisert uavhengig kvalitetsrevisor skal gjennomføre revisjon min. hver 6 mnd. 4

5 Kvalitetssystem (forts.) NS-EN ISO 9001:2000 er prosessorientert og legger vekt på kontinuerlig forbedring og kundetilfredshet. Entreprenøren skal ha dokumentasjon av kvalitetssystemet i form av en kvalitetshåndbok som blant annet inneholder: - Dokumenterte utsagn for en kvalitetspolitikk og kvalitetsmål - Oversikt over entreprenørens organisasjon og ansvarsforhold eller referanse til hvor dette finnes - Dokumenterte prosedyrer eller referanser til hvor disse finnes - Bevis på at ledelsens forpliktelser er innfridd - Bevis på at kvalitetssystemet måles, analyseres og forbedres. Her er et internt revisjonsprogram og et godt innarbeidet avvikssystem sentrale elementer. 5

6 Kvalitetssystem (forts.) I tillegg skal entreprenøren: - Dokumentere at organisasjonen bestemmer og skaffer til veie nødvendige ressurser for å innfri alle kontraktsforpliktelser - Etablere, innføre, vedlikeholde og når nødvendig ajourføre en kvalitetsplan som er i samsvar med kravene i NS-ISO 10005:2005 Quality Management systems Guidelines for quality plans, og som viser hvordan entreprenøren vil imøtekomme byggherrens krav. 6

7 Kvalitetssystem (forts.) Statens vegvesen kan endre krav til KS Systembeskrivelsene skal holdes à jour 7

8 Kvalitetssystem (forts.) Forbedringstankegangen Visjon for virksomheten Mål for alle områder Visjon Planer for hvordan man skal nå målene Daglig arbeid Måler prosessene for å kontrollere at en er på rett vei Forbedrer mål, planer og prosesser for å gå mot målet Forbedring Korrigere Målinger Evalueringer Revisjon Mål Planer Strategisk plan Prosesser Gjennomfører planer Utfører arbeidet 8

9 Kvalitetsplaner - Etablere, innføre, vedlikeholde og når nødvendig ajourføre en kvalitetsplan som er i samsvar med kravene i NS-ISO 10005:2005 Quality Management systems Guidelines for quality plans, og som viser hvordan entreprenøren vil imøtekomme byggherrens krav. - Entreprenøren må sørge for alle produkter i kontrakten, herunder samtlige prosesser i E-kapitlene, har dokumentert at alle ledd i organisasjonen som er ansvarlige for kontrakten inkl. underentreprenører, har forstått hvordan leveransen skal skje slik at samtlige spesifikasjoner i kontrakten blir oppfylt. - Planlegge og innføre måle-, overvåkings-, analyse- og forbedringsprosesser nødvendige for å: bevise at produkter er i samsvar med krav sikre at kvalitetssystemet samsvarer med kravene kontinuerlig forbedre effekten av kvalitetssystemet. 9

10 Byggherrens arbeid med kvalitetssystemet og kvalitetsplanene Intern rapport nr system for oppfølging av drift og vedlikehold -SOPP Viktige mål og prinsipper Byggherren kontrollerer entreprenørens kvalitetssystem. Byggherren kontrollerer resultat/tilstand på vegen Entreprenøren skal melde tilbake hvilke forebyggende og korrigerende tiltak som iverksettes 10

11 Byggherrens arbeid med kvalitetssystemet og kvalitetsplanene (forts) Ny instruks for håndtering av mangel og evt. sanksjoner for drift- og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar sier blant annet.. Byggherren skal gjennomføre en systematisk gjennomgang av entreprenørens kvalitetssystem og kvalitetsplan for kontrakten. Etter denne gjennomgangen, skal byggherren ha forsikret seg om at entreprenøren for alle produkter i kontrakten, herunder samtlige prosesser i E-kapitlene, har dokumentert at alle ledd i organisasjonen som er ansvarlige for kontrakten inkl. underentreprenører, har forstått hvordan leveransen skal skje slik at samtlige spesifikasjoner i kontrakten blir oppfylt. 11

12 Bakgrunn for byggherrens arbeid med kvalitetssystemet og kvalitetsplanene (forts) Som støtte i forhold til en slik vurdering, vises det til NS-EN ISO 9001:2000, spesielt kapitlene 5 tom 8 om: Ledelsens ansvar, Ressurstyring, Realisering av produkt og Måling, analyse og forbedring hvor det er gitt føringer for hvordan kvalitetssystemet skal virke og hva entreprenøren må gjøre for at systemet skal virke som forutsatt. Det vises også til NS-ISO 10005:2005 Systemer for kvalitetsstyring Retningslinjer for kvalitetsplaner som gir støtte når det gjelder å vurdere hva en kvalitetsplan skal inneholde. 12

13 Instruks for håndtering av mangler måling, analyse og forbedring... Visjon for virksomheten Visjon Mål for alle områder Planer for hvordan man skal nå målene Daglig arbeid/utføre arbeidet Måler prosessene for å kontrollere at en er på rett vei Forbedring Korrigere Mål Planer Strategisk plan Forbedrer mål, planer og prosesser for å gå mot målet Målinger Prosesser Evalueringer Revisjon Gjennomfører planer Utfører arbeidet 13

14 Kvalitetsplaner Planer som skal forelegges Statens vegvesen: Ressurs og organisasjonsplan Plan for og gjennomføring av inspeksjoner og kontroll Beredskapsplan Vinterplan, møter og kurs Plan for håndtering av ras og flom Plan for drift av grøntanlegg og vegetasjon Plan for renhold av vegbanen og vegområdet Øvrige aktiviteter Betalingsplan 14

15 Plan for og gjennomføring av inspeksjoner og kontroll. Entreprenør foretar egenkontroll Skal omfatte inspeksjon og registrering: Rutinemessig For planlegging Dokumentasjon av tilstand Krav i kontrakt Inndeling i kontrollruter Kontrollfrekvens ID1731a-FrekvenstabellIinspeksjonKontroll.doc 15

16 Plan for og gjennomføring av inspeksjoner og kontroll. Skal minimum inneholde: Formål Stedsangivelse Tidsangivelse Værforhold Hva som registreres Resultat Mangel/avvik Navn på kontrollør 16

17 Beredskapsplan Kontakt med Statens vegvesen. Statens vegvesens beredskapsplaner inngår Arbeidsinstruks for beredskapspersonell. Skiftordninger, vaktlister og beredskapslager. 17

18 Beredskapsplan forts.. Eventuelle dispensasjoner. Varslingsrutiner. Tilgjengelig reservepersonell, maskiner og utstyr Byggherrens varslings-og beredskapsplaner 18

19 Vinterplan Revideres hvert år Skal foreligge før 1.september Innhold Tilgjengelig utstyr Detaljplaner og kapasitetsberegninger Strømiddellagre Fordeling av maskiner-og utstyrsenheter på vegnettet Prioriterte vegstrekninger og spesielle forhold. 19

20 Innhold i vinterplan (forts.) Konkrete saltrutiner IE9300e-BrukAvSalt.doc Strekninger med behov for bortkjøring av snø Beskrivelse av rutiner for drift og vedlikehold, kalibrering og innstilling av utstyr Rutiner og telefonnumre for kontakt med utstyrsleverandør/reparatør for reparasjon av utstyr. Rutiner og ansvar for overvåking av tilstand på veg og utkalling av mannskap og utstyr. 20

21 Innhold i vinterplan (forts.) Bemanningsplan for vinterdriften. Prosedyrer for hvordan spesielle værforhold skal håndteres. Dispensasjoner og opplæring. Plan for kolonnekjøring og midlertidig stengning Plan for opprydding etter snøskred. 21

22 Innhold i vinterplan.. (forts.) møter og kurs m.m. Vinterplan møte. Vintermøte. Kurs i brøyting, strøing og friksjonsmåling. Kurs om snøskred og vurdering av snøskredfare. Plan for håndtering av ras og flom. 22

23 Meldinger, rapportering og dokumentasjon Generelt Elektronisk rapportering Melding og rapportering om hendelser,vegarbeid,skader,feil,mangler og farlige forhold Skade på objekt som inngår i kontrakten påført av kjent/ukjent motorvogn. Øvrige skader på objekter som inngår i kontrakten. Rapportering av vær-føre og trafikkforhold/rapportering av materialforbruk og brøytekilometer Journalføring Dokumentasjon av inspeksjon og kontroll /behandling og rapportering av mangler og avvik. ELRAPP 23

24 Generelt Journaler og dokumentasjon skal oppbevares og være tilgjengelig for byggherren dersom annet ikke er beskrevet. Byggherren skal få oversendt kopi etter forespørsel. 24

25 Elektronisk rapportering Rapportering skal skje gjennom det webbaserte systemet ELRAPP. Det håndterer rapportering på ferdigdefinerte skjema Entreprenøren skal delta på kurs i bruk av ELRAPP. 25

26 Elektronisk rapportering forts Oversikten viser hvilke skjema i vedleggsmappe R som er spesielt tilrettelagt for elektronisk rapportering i ELRAPP. Rapportering og meldinger Hendelser, ulykker, skader, feil og mangler m.m. Vedlegg R2 Skade på objekter som inngår i kontrakten påført av kjent/ukjent motorvogn R5 Vær-, føre- og kjøreforhold Skred og skredfare Vinterdriftsmaterialforbruk og brøytekilometer Forbruk av plantevernmidler og støvdempingsmidler R10.doc R11.doc R12.xls R10 R11 R12 R14 Avfallshåndtering Uønsket hendelse / farlig forhold innen HMS Månedsrapport HMS R15 R18 R19 26

27 Melding og rapportering om hendelser, vegarbeid, skader, feil, mangler og farlige forhold Alvorlige hendelser umiddelbart melding Alvorlige skader på objekter ID1743a- Haerverk.doc Skader påført av kjent/ukjent motorvogn Også forhold utenfor entreprenørens ansvarsområder Feil, mangler og andre forhold 27

28 Skade på objekter som inngår i kontrakten påført av kjent/ukjent motorvogn. Entreprenøren skal levere rapport ved skader på objekter som inngår i kontrakten påført av kjent eller ukjent motorvogn. R5.doc Byggherren vil for slike skader søke om å få dekket sine omkostninger fra forsikringsselskap eller Trafikkforsikringsforeningen. Dersom entreprenørens rapport er så mangelfull at byggherren av den grunn ikke får dekket sine kostnader, skal entreprenøren selv dekke medgåtte dokumentasjons- og reparasjonskostnader oppad begrenset til kr ,- ekskl. mva. pr. skadetilfelle. 28

29 Øvrige skader på objekter som inngår i kontrakten Entreprenøren skal, senest innen påfølgende byggemøte, informere om øvrige skader på objekt som inngår i funksjonskontrakten. Entreprenøren skal dokumentere sted, tid, skadetype/omfang og hvem som er skadevolder, dersom det er mulig. 29

30 Rapportering av vær- føre og trafikkforhold Entreprenør rapporterer om vegforhold Framkommelighet Sikkerhet Rapportering hver dag i vintersesongen Konkrete rutiner avtales mellom partene Eksempel på meldingsskjema 30

31 Rapportering av materialforbruk og brøytekilometer Brøytekilometer Materialforbruk Tørt og befuktet salt (tonn salt) Saltslurry (tonn salt) Saltløsning (tonn salt) Sand(m 3 ) Saltblandet sand (m 3 + standard tilsetning salt) Eksempel på skjema 31

32 Journalføring Spesielle hendelser Utformes av entreprenør Tilgjengelig for Statens vegvesen Egne skjema for ulykker og spesielle hendelser Journal presenteres på byggemøter 32

33 Dokumentasjon av inspeksjon og kontroll. (Gjennomførte inspeksjoner, kontroller og observasjoner skal dokumenteres med). Formål (hva er observert eller kontrollert) Hvor: Sted - veg (punkt eller strekning) Når:Tidspunkt/tidsperiode klokkeslett- dato - måned år Værforhold (generell beskrivelse) Hvilke prosesser som er kontrollert Hva som ble registrert Resultat av registreringen 33

34 Dokumentasjon av inspeksjon og kontroll forts. (Gjennomførte inspeksjoner, kontroller og observasjoner skal dokumenteres med). Registrert avvik som er overført til arbeidsordre skal framgå Registrert avvik som ble rettet opp umiddelbart skal framgå, gjelder avvik der det vurderes at byggherren kan ha fått melding om det eller ha registrert det selv. Hvem som utførte inspeksjonen/kontrollen 34

35 Dokumentasjon av inspeksjon og kontroll forts. (Gjennomførte inspeksjoner, kontroller og observasjoner skal dokumenteres med). Rapportering av tilstand Dokumentasjon av utført arbeid og framdrift Dokumentasjon av friksjonsnivå IE9300d-Friksjon pdf Objektregistrering 35

36 Behandling og rapportering av mangler og avvik Mangler entreprenøren avdekker skal rapporteres fortløpende og behandles iht. etablerte prosedyrer for behandling av mangler. Rapporten skal inneholde: beskrivelse av mangel analyse av hvorfor mangelen oppsto beskrivelse av tiltak som skal forebygge at det gjentar seg og tilhørende ajourføring i kvalitetssystemet korrigerende tiltak, hva er gjort og når ble mangelen fjernet. Entreprenøren skal svare på byggherrens meldinger om avvik og mangler og svaret skal foreligge senest etter 3 dager 36

37 Møter Oppstartsmøte Byggemøte Evalueringsmøte vinter Evalueringsmøte årlig Overtakelse 37

38 ELRAPP - ELektronisk RAPPortering av data for funksjonskontrakter ELRAPP er et system for elektronisk rapportering og oppfølging av oppgaver relatert til drifts- og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar for Statens Vegvesen. ELRAPP ble iverksatt høsten ELRAPP brukes til rapportering mellom entreprenør og byggherre. Systemet er også et verktøy for planlegging, innrapportering og oppfølging av byggherrekontroll. 38

39 ELRAPP forts. Elrapp består av 4 moduler: Byggherremodulen Entreprenørmodulen Kontrollmodulen Oversiktslister 39

40 ELRAPP forts. Skal sikre effektiv oppfølging av oppgavene i drift- og vedlikeholdskontrakter med funksjonsansvar Etablere et godt styringssystem for SVV sine byggeledere for oppfølging av entreprenører og SVV sine egne aktiviteter Sikre korrekt innrapportering fra entreprenørene og forbedre innrapporteringsmulighetene i forhold til dagens løsning Kvalitetssikre administrasjon, oppfølging og kontroll av funksjonskontrakter Sikre arbeidsbesparende dokumentbehandling Sikre et konsistent datagrunnlag, bl a ved å bedre innsamlingen av informasjon om utførte tiltak (mengde salt, sand etc.) 40

41 ELRAPP vegvesenmodul og entreprenørmodul Statens vegvesen Entreprenør SVV modul (Intranett) Kontrakts modul (Internett) Rapporter Innmelding Oppfølging / Kontroll Kvalitetssikring Kontraktsoppfølging Tilgangskontroll Brukertilpasning Innmelding av eksisterende skjemaer/sjekklister (Ref. funksjonskontrakten) Rapportering Status System for automatisk datainnsamling (alt. manuelt system) Integrasjoner med tilgrensende systemer Database DAU format Aktiviteter: Start/slutt, mengder, etc Online eller batch 41

42 ELRAPP Byggherremodul Benyttes av byggeleder som har ansvar for funksjonskontrakten. Rapporter og dokumentasjon fra entreprenøren innrapporteres i Entreprenørmodulen av entreprenøren og kommer direkte til byggeleder i Byggherremodulen. Byggherrekontroller planlegges og følges opp her. Modulen er WEB-basert og vil være tilgjengelig på vegvesenet sitt Intranett 42

43 ELRAPP - eksempel på skjermbilde - Startside for byggherren 43

44 ELRAPP eksempel på skjermbilde - Registrering av kontraktsinformasjon 44

45 ELRAPP Entreprenørmodul Benyttes av entreprenører til innrapportering av drifts- og vedlikeholdsrelaterte data (mengde salt, brøytekilometer m.m.). Modulen er WEB-basert og entreprenøren skal rapportere inn via internett. 45

46 ELRAPP eksempel på skjermbilde - Startside for entreprenør 46

47 ELRAPP eksempel på skjermbilde - Rapportering av hendelser, skader, feil og mangler 47

48 ELRAPP eksempel på skjermbilde - Oppfølgingslogg 48

49 ELRAPP eksempel på skjermbilde - Oppfølgingslogg 49

50 ELRAPP eksempel på skjermbilde - Arkiv 50

51 Kvalitetssystem/planer Viktig!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! - Entreprenøren må sørge for alle produkter i kontrakten, herunder samtlige prosesser i E-kapitlene, har dokumentert at alle ledd i organisasjonen som er ansvarlige for kontrakten inkl. underentreprenører, har forstått hvordan leveransen skal skje slik at samtlige spesifikasjoner i kontrakten blir oppfylt. - Planlegge og innføre måle-, overvåkings-, analyse- og forbedringsprosesser nødvendige for å: bevise at produkter er i samsvar med krav sikre at kvalitetssystemet samsvarer med kravene kontinuerlig forbedre effekten av kvalitetssystemet. 51