Strategiprosess: Mål og strategier for samarbeidet i Værnesregionen 27. august 2009 Vedtatt i: Tydal kommune 19.11.2009 Selbu kommune 26.10.2009 Meråker kommune 25.01.2010 Stjørdal kommune 29.10.2009 Frosta kommune 17.11.2009 Malvik kommune
Innhold: Side: 1.0 Innledning 3 2.0 Muligheter og utfordringer i Værnesregionen 4 3.0 Visjon, verdigrunnlag og overordna mål 7 4.0 Strategi for helse- og omsorg 8 5.0 Strategi for regional utvikling 11 6.0 Strategi for interessepolitikk 13 7.0 Strategi for felles administrative funksjoner 15 8.0 Organisering og oppfølging 17 Vedlegg: 1 Referansedokumenter 2 Kjøreregler forankring 3 Kommunikasjon Side 2
1. Innledning 1.1 Bakgrunn Høsten 2008 var det 5 år siden avtale om samarbeid i Værnesregionen ble undertegnet av ordførerne i Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Senere har også Frosta sluttet seg til samarbeidsavtalen. I løpet av de første 5 årene er det utredet og iverksatt samarbeid på flere områder der kommunene har sett seg tjent med et samarbeid. I regi av Regionrådet ble det høsten 2008 tatt initiativ til å gjennomføre en strategiprosess med sikte på å stake ut kursen for samarbeidet videre. 1.2 Prosessen Strategiprosessen ble igangsatt i oktober 2008. Hovedaktivitetene i prosessen har vært innrettet på forberedelse og gjennomføring av til sammen 4 strategisamlinger. Strategiforumet som har møttes er formannskapene i de 6 kommunene. Følgende aktiviteter er gjennomført i samlingene: 1. Væktarstua 21.-22. oktober -08: Evaluering av samarbeidet, holdninger til videre samarbeid og rammer for strategiprosess 2. Fonnfjell 13. januar -09: Utviklingstrekk i regionen, behov for samarbeid og utfordringer spesielt innen helse og omsorg 3. Selbusjøen 3. mars -09: drøfting av helse- og omsorgssamarbeid, samt gjennomgang av andre mulige samarbeids- / strategiområder 4. Myraunet gård 8. juni -09: Strategisk retning og strategivalg Innledere fra politikk, nærings- og samfunnsliv har gitt verdifulle bidrag i samlingene. Formannskapene har hatt interne drøftinger mellom samlingene. Eksterne prosessledere i regi av Paveto Essens har ledet arbeidet i prosessen. I vedlegg 1 følger en referanseliste over dokumenter/presentasjoner fra prosessen. Dette dokumentet er et resultatet av arbeidet i prosessen. Dokumentet fremmer forslag til kommunene om mål og strategier for samarbeidet i Værnesregionen framover. Side 3
2.0 Muligheter og utfordringer i Værnesregionen 2.1 Utfordringene Kommunene i Værnesregionen utfordres i arbeidet med å tilrettelegge for bosetting og etablering. Malvik og Stjørdal vokser mye, men øvrige deler av regionen nyter ikke godt av denne veksten. Konkurransen om å tiltrekke seg folk, bedrifter og kompetanse er sterk, og kommunene erkjenner at innsatsen i større grad må skje regionalt om man skal lykkes med dette. Salten Attraktivitet overfor unge og utdannede mennesker er vesentlig, ettersom en stadig større andel av de unge tar høyere utdanning. Både arbeidsmuligheter og bokvalitetene må gjenspeile og kommunisere dette. Kommunenes muligheter til å produsere gode tjenester utfordres bl a av rammebetingelser, innbyggeres behov og krav, og ikke minst endringene i disse. Kommunene vil i økende grad måtte finne samarbeidsløsninger med hverandre for å sikre nødvendig spisskompetanse, kapasitet og god kvalitet på tjenestetilbudet framover. Bergen Stavanger Trøndelag Oslo Værnesregionen Side 4
2.0 Muligheter og utfordringer i Værnesregionen 2.2 Mulighetene Grunnlaget for tilflytting og etablering av nye arbeidsplasser i Værnesregionen er godt. Regionens fortrinn er mange: Et mangfoldig næringsliv og gode arbeidsmuligheter lokalt Sterke kompetansemiljø i Trøndelag Varierte og gode bokvaliteter Gode tjenestetilbud, både kulturelt og velferdsmessig Nærhet til resten av Norge og store deler av Europa Kommunenes muligheter som tilretteleggere for utvikling og produsenter av velferdstjenester er gode. Gjennom samarbeidet i Værnesregionen er det mulig å skape grobunn for større vekst og nyskaping i regionen. Samarbeidet gir dessuten grunnlag for å styrke kommunene som leverandører av velferdstjenester. Med dette som utgangspunkt ser Værnesregionen det som viktig at samarbeidsmuligheter knyttes opp mot følgende hovedområder: Felles interesser: Regionen skal samarbeide om oppgaver der vi har felles interesser og i fellesskap / ved samlet opptreden kan oppnå et større resultat for regionen. I det videre er disse områdene benevnt regional utvikling og interessepolitikk. Bedre tjenester: Samarbeid om tjenesteproduksjon der dette sikrer best kvalitet, effektivitet og kompetanse på kommunenes tjenester til innbyggerne. Side 5
2.0 Muligheter og utfordringer framover 2.3 Regionalt partnerskap som samarbeidsstrategi Utfordringene knyttet til en forsterket regional innsats på nye områder i Værnesregionen er flere. Et sentralt valg er knyttet til selvstendighet i oppgaveløsningen. Samarbeid krever ønske om samarbeid og prioritering av dette. Videre vil samarbeid kreve en viss forpliktelse overfor samarbeidspartnerne i Værnesregionen, dvs at kommunene tar regionale hensyn og legger regionale vurderinger til grunn. Ulike strategiske retninger er drøftet på ulike samarbeidsområder og det foreslås at samarbeidet utvikles i retning et regionalt partnerskap. Malvik har, med utgangspunkt i sitt forhold bl a til Trondheim, valgt en annen posisjon, jf figur. Regional partner som samarbeidsstrategi blir spesielt viktig når det gjelder utviklingsoppgaver som krever et langsiktig perspektiv, slik som områdene interessepolitikk Forpliktende regional allianse Praktisk / pragmatisk samarbeid Spesialiseringsalternativet I dag Tjenestesenteralternativet Sjølbergings - alternativet Gjøre mest mulig selv Regional partner - alternativet Søke felles løsninger / samarbeid og regional utvikling er eksempel på. Her vil kommunene på sikt få større uttelling i kraft av felles prioriteringer. Selv om kommunene deltar i mange samarbeid, har de selv i stor grad ivaretatt produksjon av tjenester og oppgave-løsning på viktige områder. En regional partner - strategi vil kreve at kommunene i større grad enn før velger Værnes-regionen som verktøy og arena for å løse oppgaver. Side 6
3.0 Verdigrunnlag, visjon og overordna mål 3.1 Verdigrunnlag for samarbeid i Værnesregionen Til grunn for samarbeidet i Værnesregionen foreslås følgende verdier: Respekt med dette erkjenner vi at vi er forskjellige og har ulike syn, men at vi også har felles interesser og er forpliktet til å finne/søke løsninger sammen. Åpenhet dette innebærer at vi skal være åpen og ærlige mot hverandre. Videre at vi alltid søker å avklare våre syn så tidlig som mulig i saker hvor vi samarbeider Engasjement dette betyr at vi må bidra med kunnskap og erfaringer, og vi er positive i prosessen for å finne felles løsninger i samarbeidet. Samarbeidsvilje vi samarbeider for å utvikle erfaringer, kompetanse og nettverk til beste for den regionale utviklingen Utviklingsfokus vi ser alltid muligheter og går nye veier for å finne løsninger Verdiene vil være grunnleggende for samhandlingen i det regionale arbeidet framover. 3.2 Visjon Visjonen skal lede oppmerksomheten på det vi ønsker å strekke oss mot som region. Som visjon for Værnesregionen foreslås: Værnesregionen regional partner i utviklingen av velferdstjenester og attraktivitet for innbyggere og næringsliv 3.3 Overordna mål De overordna målene peker på det viktigste vi ønsker å oppnå framover. Det foreslås her at Værnesregionen skal: 1. bistå kommunene i arbeidet med å levere bedre kvalitet, effektivitet og kompetanse på avtalte tjenesteområder. 2. sikre regionen større andel av verdiskapingen gjennom et aktivt og forpliktende samarbeid om oppgaver hvor vi har felles interesser (regional utvikling og interessepolitikk). Side 7
4.0 Strategi for helse og omsorg 4.1 Grunnlaget for helse- og omsorgsstrategien Om lag 1/3 av kommunenes samlede budsjetter disponeres til helse og omsorgstjenester, omlag 682 mill i 2007. Foreløpig er det etablert få samarbeidsløsninger på sektoren. Betydelige krav til sektoren framover, tydelig uttrykt i intensjonene med samhandlingsreformen, gjør samarbeid mellom kommunene helt nødvendig: Plan, næring og miljø; 10,9 % Kultur og idrett; 4,8 % Natur- og kulturminnevern; 0,2 % Administrasjon og styring; 9,1 % Fagkompetanse å opprettholde gode nok tjenester på områder med få og krevende diagnoser er vanskelig alene spesielt for de minste kommunene Kapasitet spesielt investeringstunge tjenester i institusjon Samhandling med spesialisthelsetjenesten - forebygging, alternativ til og opptrening etter sykehusopphold krever betydelige ressurser å bygge opp Tverrfaglighet ivaretakelse av pasientgruppers behov for flere typer behandling parallelt Kvalitet behovstilpassing på tjenestene Helse og sosial; 35,7 % Oppvekst; 39,3 % Kilde: Analyse av regionen i forbindelse med strategiprosess, 2009 (basert på KOSTRA, SSB, 2008) Side 8
4.0 Strategi for helse og omsorg 4.2 Mål for helse- og omsorgsinnsatsen i regionen I stortingsmelding nr 47 (2008-2009) Samhandlingsreformen presenteres mål og ambisjoner for en reformen i helsesektoren. Den politiske behandlingen av meldingen vil påvirke rammene og innretningen på innsatsen på dette området framover. Med de rammer som så langt er foreslått i reformen fremmes forslag til følgende mål for helse- og omsorgssamarbeidet i Værnesregionen: Værnesregionen tilrettelegger spesialisthelsetjenester og styrker det forebyggende arbeidet for å sikre innbyggerne i Værnesregionen helsetjenester av høy kvalitet og bidra til et sunt og helsefremmende nærmiljø 4.3 Forslag til strategier for helse og omsorg Forslag til strategier for helse og omsorgssamarbeidet: 1. Styrke kommunehelsetjenesten gjennom samordning av kommuneoverlegenes arbeid, og styrking av fastlegeordningen i den enkelte kommune. 2. Bygge opp en samordnet kompetanse på kroniske lidelser i mestringssenter/-team 3. Ivareta et godt medisinsk tilbud nærmest mulig hjemsted, før og etter sykehusopphold 4. Bygge opp en felles tjeneste på forebyggende arbeid i kommunene 5. Tilrettelegge felles rekrutterings- og opplæringstilbud 4.4 Prioriterte oppgaver vurderinger Samarbeidet mellom kommunene her vil være tett knyttet til Samhandlingsreformen. Ovennevnte strategier har sin forankring i de ambisjoner som reformen bygger på. Side 9
4.0 Strategi for helse og omsorg Forslag til videre oppfølging: Strategiene bearbeides i forbindelse med pilotprosjekt finansiert av Helse- og omsorgsdepartementet. Prosjektet skal avklare hvordan kommunene skal samhandle og mulige måter å organisere dette på. Følgende områder behandles bl a i pilotprosjektet: Styrking og samordning av kommunehelsetjenesten - må forankres bl a hos kommuneoverlegene. Se på hvordan tjenester og oppfølging kan koordineres. Nye oppgaver for fastlegene krever økt kapasitet, og hvordan dette kan gjøres blir sentralt. Læring og mestring - Kartlegging av kompetanse og eksisterende ressurser, samt å identifisere mulige veier til en god tjeneste på området må belyses nærmere. Kompetansemiljøer som Rusbehandling Midt-Norge må involveres. Distriktsmedisinsk senter og distriktspsykiatrisk senter - utvikle eksisterende tilbud for hele regionen. Øvrige rehabiliteringstjenester i regionen må også vurderes i denne forbindelse. Behov for nye rehabiliteringsplasser vurderes i lys av finansiell situasjon, jf finansieringsordning der en betydelig andel av budsjettet til spesialisthelsetjenester overføres til kommunene. Forebyggende arbeid Kartlegging av behov, og samordning av tilbud bl a gjennom å stimulere idretten for barn og unge, oppfølging skole/oppvekstsektoren. Alle kommunene deltar i pilotprosjektet. Kommunene, med unntak av Malvik og Frosta, har vurdert Værnesregionen som samarbeidsallianse på dette området. Malvik og Frosta har tatt forbehold om at de må avklare sine interesser for samarbeid i VR fortløpende og spesielt når det gjelder helsetjenester der pasientforløpet er tett knyttet til sykehusbehandling. Side 10
5.0 Strategier for regional utvikling 5.1 Grunnlaget for den regionale utviklingsstrategien Værnesregionen fremstår som en attraktiv region. Varierte bo- og arbeidsforhold, nærheten til gode service- og kulturtilbud, sterke kunnskaps- og utdanningsmiljø og en sentral lokalisering, er vesentlige faktorer både for innbyggere og næringsliv. Det er flere grunner til at regionen vil være tjent med å stå sammen om innsatsen for regional utvikling: Regionalisering Å samle innsatsen for regional utvikling i kommunene er et viktig steg for å få større kraft i utviklingsarbeidet. Dette øker synligheten og muligheten til å møte konkurranse fra andre regioner. Trondheim / Trøndelag Værnesregionen er en del av Trondheim, med korte avstander og mye felles kultur og servicetilbud. Også i utvikling av Trondheim/ Trøndelag vil Værnesregionen ha større kraft samlet enn hver for seg, når det handler om å fremme utvikling på østsiden av Trondheim og midt i Trøndelag. 5.2 Mål for det regionale utviklingsarbeidet Md utgangspunkt i drøftinger av behov og muligheter fremmes forslag til følgende mål for det regional utviklingsarbeidet i Værnesregionen: Værnesregionen tilfører kommunene nødvendig kraft til å være et prioritert valg for lokalisering både for innbyggere og etablerere i regionen 5.3 Forslag til strategier Følgende strategier foreslås for regional utvikling i Værnesregionen: 1. Bedre kommunikasjonene i regionen 2. Utvikle regionens ressurser gjennom felles næringspolitikk for økt verdiskaping (mat/landbruk, reiseliv, turisme) 3. Styrke regionens posisjon gjennom samordning av interessene i Trondheimsregion -samarbeidet 4. Utvikle Stjørdal som motor for vekst i Værnesregionen Side 11
5.0 Strategier for regional utvikling 5.4 Prioriterte oppgaver vurderinger Bedre kommunikasjoner i regionen handler først og fremst om fremkommeligheten på veg, men også infrastrukturen for tog, fly og i havn kan være aktuelle. Eksempel på prosjekt som har fått en felles forankring i Værnesregion er rv 705. Utvikling av regionens ressurser og verdiskaping handler om å se kommunenes næringsutviklingsarbeid i sammenheng. Her er det nødvendig med en gjennomgang og samordning. Trondheimsregionen er i dag i ferd med å formalisere sitt samarbeid. Stjørdal og Malvik er med, og Selbu vil avklare sitt medlemskap ila 2009/-10. At Værnesregionen samler interessene på vegne av alle kommunene inn i dette samarbeidet blir sentralt for å få den kraft som er ønskelig. Stjørdal er den største kommunen i Værnesregionen, og har en naturlig rolle som drivkraft i samarbeidet. Det er likevel viktig å understreke at dette skal styrke, og ikke gå på bekostning av utvikling i de andre kommunesentrene. Forslag til videre oppfølging: Det utarbeides et handlingsprogram for regional utvikling i Værnesregionen basert på følgende: En felles strategisk næringsplan som avklarer samarbeidsform og samordning av nærigsutviklingsarbeidet i kommunene. Avklaring av hvordan interessene kan samkjøres inn mot Trondheimsregionen. Stjørdal koordinerer. Felles satsing på markedsføring av bolyst i regionen. Gjennomgang av aktuelle infrastrukturprosjekt på samferdselsområdet, med sikte på forankring og felles prioritering, jf interessepolitikk. Det søkes formalisert et Partnerskap med Fylkeskommunene for samarbeid om langsiktig finansiering av en utviklingsstrategi og tiltak i Værnesregionen. Det forutsettes at ressurser i kommunene på næringsutvikling involveres i arbeidet. Vider organisering avklares i ifbm en evt partnerskapsavtale. Side 12
6.0 Strategier for interessepolitikken 6.1 Grunnlaget for interessepolitisk strategi Interessepolitiske saker forstås i denne sammenheng som oppgaver, politikk eller strategier som kommunene i utgangspunktet ikke har innflytelse på. Det er flere områder som er aktuelle alt fra påvirkning av statlige myndigheter generelt, til oppfølging av enkeltsaker /-prosesser spesielt. Grunnlaget for samarbeid i denne sammenheng er som i regional utvikling også at kommunene har felles interesser og ser nytte av å jobbe sammen. Eksempel på områder er: Statlig natur- og miljøforvaltning med de betydelige naturområder som finnes i regionen, både fjell og fjord, er det flere potensielle interessepolitiske saker her. Lokaliseringssaker felles opplegg ifbm vurdering av lokalisering av statlige arbeidsplasser Rammebetingelser felles innspill på rammebetingelser der fellesinteressene er klare. Å sikre håndtering av aktuelle saker, spesielt at det finnes nok ressurser til å ivareta dette arbeidet på en god måte er trolig den største utfordringen. Felles innsats gir mer effektiv bruk av ressursene og øker sannsynligheten for å nå fram. 6.2 Mål for det interessepolitiske arbeidet Det foreslås følgende mål for det interessepolitiske arbeidet i Værnesregionen: Værnesregionen står samlet i saker der det er mulighet for å tilføre regionen vekst, arbeidsplasser eller muligheter for dette på lengre sikt. 6.3 Strategier for interessepolitisk arbeid Forslag til strategier for interessepolitikk i Værnesregionen: 1. Samordning av interesser ifbm større forvaltningssaker innen samferdsel, natur- og miljøforvaltning. 2. Samordning og offensiv tilnærming i lokaliseringssaker der Værnesregionen har mulige fortrinn. 3. Felles påvirkning og innsats i saker der det er enighet om dette. Side 13
6.0 Strategier for interessepolitikken 6.4 Prioriterte oppgaver vurderinger Innsatsen på dette området vil handle om å koordinere og prioritere fellesinteressene, sortere ut evt. interessekonflikter og etablere prosedyrer for hvordan enkeltsaker skal følges opp. Samferdselsspørsmål, jf regional utvikling er et sentralt område også i interessepolitikken. Følgende saker er vurdert som aktuelle for felles påvirkning i tiden framover: Bane elektrifisering Havn Ny regional havneterminal/knutepunktshavn Veg 705 og E14 Andre sentrale interessepolitiske saker i tiden framover er bl a følgende: Politikk og forvaltning av natur- og miljø klima og energispørsmål, rovdyrforvaltning, motorferdsel, etc Politikk og forvaltning av klima og energi kraftsituasjonen i regionen Ny Plan og bygningslov Forslag til videre oppfølging: I videre arbeid med interesse-politisk strategi foreslås følgende: Kartlegging av ressurser i kommunene med kompetanse på relevante fag- og saksområder Etablering av nettverk mellom kommunene for oppfølging av felles saker Etablere arbeidsform og oppfølgingsprosess som er egnet i fht håndtering av enkeltsaker (f.eks. godkjenning av eksterne utspill/kommunikasjon, behov for hasteprosedyre, mm) Sekretariatet koordinerer på overordnet nivå Innsatsen på dette området må ses i sammenheng med regional utviklingsstrategi. Side 14
7.0 Strategi for felles administrative tjenester 7.1 Grunnlaget for en strategi for felles administrative tjenester Værnesregionen har opparbeidet erfaring i samarbeid om felles administrative tjenester der det har vist seg formålstjenlig. Samarbeid på dette området har sitt grunnlag i følgende utfordringer: Sårbarhet Når grunnlaget for tjenesteproduksjon er under kritisk grense, og/eller at behovet for tjenesten er kritisk. Tilgang på spisskompetanse På fagområder som er for små / smale til at den enkelte har mulighet til å ha egne ressurser. Driftseffektivitet / investeringsevne Felles stordrift og felles investeringer, gjør det mulig for den enkelte å drive med lavere kostnader. Attraktive arbeidsplasser / rekruttering Bedre grunnlaget for rekruttering av fagfolk ved at en kan tilby et større fagmiljø. Evaluering viser at felles tjenesteproduksjon er fornuftig, men at det også er krevende organisatorisk når det gjelder omstilling. Det er vesentlig å følge opp fellestjenestene etter at de er etablert. 7.2 Mål for felles administrativ tjenesteproduksjon Det foreslås følgende mål for felles administrativ tjenesteproduksjon i Værnesregionen: Værnesregionen er tjenestesenter og leverer effektive og robuste tjenester til kommunene på områder der det ligger til rette for felles tjenesteproduksjon. Værnesregionen er også arena for felles utviklingsarbeid. 7.3 Strategier for felles administrativ tjenesteproduksjon Det foreslås følgende strategier for felles administrativ tjenesteproduksjon: 1. Værnesregionen tilrettelegger felles IKT-infrastruktur som grunnlag for en framtidsrettet og effektiv tjenesteproduksjon i kommunene 2. Værnesregionen utfører regnskaps-, lønns-, skatt- og innfordringstjenester som er effektive og robuste tjenester med høy kvalitet 3. Værnesregionen bistår med innkjøpsfaglig kompetanse til kommunene. Side 15
7.0 Strategi for felles administrative tjenester 4. Værnesregionen tilrettelegger fellesfunksjoner der det er grunnlag for dette, f eks innen arealplanlegging, kart- og oppmålingsarbeid i kommunene. 5. Værnesregionen tilrettelegger for kompetanseutvikling og opplæring på utvalgte områder 7.4. Prioriterte oppgaver vurderinger Det er vesentlig at det gjøres et godt arbeid for å utvikle felles tjenester i tråd med intensjonene. Forarbeidet med god planlegging og gevinstanalyse er vesentlig for å få oversikt over hvor stort potensialet er. Videre må det følges opp at gevinster realiseres i de ulike fellestjenestene. Det er etablert samarbeidsavtaler og årlige plan- /budsjettdokumenter som styrer tjenesteproduksjonen på aktuelle områder. Oppfølging må også fokusere på å følge resultatoppnåelse og kvalitet på tjenestene nøye. Sammenligning med andre (evaluering) gir gode indikasjoner på hvordan man utvikler tjenestene. Forslag for videre oppfølging: Styringsstrukturen for felles administrative tjenester nedfelles, basert på de styringsdokumenter og oppfølgingsprosesser som er etablert i dag. Behov for å tydeliggjøre resultatmål og måleparametre for utvikling av kvalitet og effektivitet vurderes nærmere på ulike tjenester. Side 16
8.0 Organisering og oppfølging 8.1 Situasjon og utfordringer Med de nye strategier som foreslås, er det behov for en ressursforsterkning i Værnesregionen. Forsterkninger trengs i oppfølgingsarbeidet når strategiene skal iverksettes både mht kapasitet til å utføre og kompetanse til å gjennomføre gode prosesser på utvalgte områder. Det er flere måter å tilføre ressurser i arbeidet. Det er likevel flere problemstillinger knyttet til en videre oppbygging av det regionale samarbeidet som må hensyntas. Regionråd Arbeidsutvalg Politisk styring på tjenester / oppgaver? Lokaldemokrati? Hvem styrer kostnader /budsjett Kapasitet og kompetanse? K-styre Rådm./ adm K-styre Rådm./ adm K-styre Rådm./ adm Figuren illustrerer dagens organisering av Værnesregionen. I figuren er forsøkt illustrert (rød-stiplet tekstboks) hvilke problemstillinger knyttet til tjenesteproduksjon og styring av aktivitet som kommunene stilles overfor mht en økt interkommunal oppgaveløsning. Hvor kapasitet bygges opp, hvordan den styres administrativt og politisk, samt hvilke beslutningsprosesser man følger vil avgjøre hvor velfungerende samarbeidet blir. Sekretariat Hvor stor kapasitet? Hvilke oppgaver skal prioriteres? IKT Lønn og regnskap Barnevern Skatt Side 17
8.0 Organisering og oppfølging 8.2 Oppbygging av kapasitet For å styrke kapasiteten foreslås at det etableres nettverk med ressurser fra den enkelte kommune som er dedikert til samarbeidsprosesser. Hvor store ressurser som kreves må vurderes nærmere på det enkelte område, jf helse og omsorg der det antas være behov for mye ressurser pga samhandlingsreformen. Nettverksansvar pr strategiområde. Det vil være et behov for ressurser til å koordinere aktiviteter uavhengig av den enkelte kommune. Spesielt innenfor områdene regional utvikling og interessepolitikk. Sekretariatet bør styrkes på dette området. Frosta Malvik Meråker Selbu Stjørdal Tydal Helse nett Sekretariat Nettverk for reg.utv. Nettansv Interessepolitisk nett Nettansv Nettansv Nettansv Nettverk for felles tjenester 8.3 Ivaretakelse av politisk styring på det interkommunale samarbeidet Den politiske styringen av samarbeidet og de ulike strategiene må ivaretas. Med et økende aktivitetsnivå i Værnesregionen vil det bli avgjørende at de politiske prosessene i den enkelte kommune er koordinert med Regionrådets arbeid. Det foreslås at Regionrådet, i lys av de strategier som foreslås, på nytt vurderer form og frekvens på sitt arbeid. Behovet for flere møter, informasjonsbehov i det enkelte formannskap/kommunestyre og innføring av felles dialogmøter* med formannskapene er aktuelle tiltak som må vurderes for å opprettholde den politiske innflytelsen på samarbeidet framover. * årlig strategigjennomgang med fokus på oppnådde resultater, erfaringsutveksling og drøfting av nye samarbeidstiltak. Side 18
8.0 Organisering og oppfølging 8.4 Kjøreregler for videre samarbeid Vedtektene nedfeller de grunnleggende prosessene for samhandling i Værnesregionen. Forslag til strategi for videre samarbeid medfører ikke behov for vedtektsendring. Erfaringene med samarbeidet så langt tilsier at det likevel er behov for å nedfelle noen felles kjøreregler for hvordan samhandling mellom kommunene skjer på det operative planet. Dette for å sikre nødvendig forankring, involvering og effektivt bruk av ressurser i samarbeidet. Kjøreregler foreslås relatert til de ulike fasene i samarbeidet: Strategi og forankring Utredning og kvalifisering Gjennomføring 1. Strategi og forankring forslag til kjøreregler drøftet i forberedelse til siste strategisamling foreslås videreutviklet, jf vedlegg 2. 2. Utredning og kvalifisering PLP som har vært lagt til grunn som standard prosjektgjennomføringsmetodikk i Værnesregionen, foreslås formalisert basert på beskriver av roller i arbeidet, organisering og ansvar når det gjelder utredning av samarbeid. I plan for kommunikasjon og prosjektledelse utarbeidet ifbm strategiprosess er nedfelt kjøreregler for kommunikasjon i VR. I vedlegg 3 er stegene i kommunikasjonsprosessen vist. Det anbefales at denne følges opp, i takt med videre utvikling av samarbeidet i Værnesregionen. Forslag Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Drift Side 19
Vedlegg 1: Referansedokumenter Arve Løberg: Regionalt samarbeid, 13. januar 2009. Bjarne Håkon Hanssen: Om samhandlingsreformen intervju ifbm strategiprosess, opptak gjort november 2008 Daniel Haga: Samhandlingsreformen, 3. mars 2009 Helge Mjøen, HM Kompetansepartner: Jan Algar Selin, Stjørdal idrettsråd: Idrettssamarbeid, 3. mars 2009 Evaluering av samarbeidsprosesser i Værnesregionen erfaringer og forbedringsområder, oktober 2009 Paveto Essens/PL: Strategiprosess i Værnesregionen strategisamling I, Væktarstua/Tydal oktober 2008 Paveto Essens/PL: Plan for kommunikasjon og prosjektledelse, november 2008 Paveto Essens/PL: Strategiprosess for Værnesregionen strategisamling II, Fonnfjell Meråker januar 2009 Paveto Essens/PL: Strategiprosess for Værnesregionen strategisamling III,, Selbusjøen hotell mars 2009 Paveto Essens/PL: Analyse av Værnesregionen ifbm strategiprosess 2008/2009, januar 2009 Værnesregionen: Værnesregionen: Værnesregionen: Værnesregionen: Værnesregionen: Vedtekter for samarbeidet Pressemelding 1: 5 år med samarbeid i Værnesregionen Pressemelding 2: En region i vekst Pressemelding 3: Værnesregionen vil bli helsepilot i den nye samhandlingsreformen Pressemelding 4: Værnesregionen løfter sammen Side 20
Vedlegg 2: Kjøreregler for forankring Kjøreregler for forankring: Forslag Forstudie Forslag til samarbeid fremsettes av rådmann der det gjelder administrative samarbeidsprosjekt, mens tjenestesamarbeid og andre samarbeidsprosjekter fremmes av formannskap/kommunestyre i den enkelte kommune og /eller direkte til regionrådet. Forslag fremmes alltid gjennom AU og Regionrådet. Følgende skal orienteres / konsulteres i forbindelse med behandling av forslag: Kommunestyre/formannskap.. Fagmiljø. Ansattes representanter.. Igangsetting av forstudie påbegynnes når alle relevante interessenter er orientert (fagmiljø, ansatte, politikere, brukere) I den grad det er åpenbart før utredningen at samarbeid er lite aktuelt, er det en god regel å informere om dette så tidlig som mulig (begrunne) Forstudie gjennomføres alltid dersom det er uavklart om noen, evt hvor mange som evt vil delta i et samarbeid En forstudie skal klargjør hver enkelt kommune sin interesse for samarbeid Med mindre spesielle grunner tilsier det, bør interessen for å delta i samarbeidet være avklart i løpet av/ på bakgrunn av forstudien. Avvisning av samarbeid tas opp internt, og involvering formannskap og kommunestyre i den grad dette anses nødvendig. Side 21
Vedlegg 3: Stegene i kommunikasjonsarbeidet Kommunikasjonstrappa kan brukes i utarbeidelse av hele kommunikasjonsstrategier, og i planlegging av enkeltsaker. Den skal sikre at kommunikasjonsarbeidet er gjennomtenkt og konsentrert om de viktigste tingene. Handling Trinn 4 Bevissthet Målretting Trinn 2 HVEM? Innhold Trinn 3 HVA? Kommunikasjonsmål Hva vet målgruppene? Hva burde de vite? HVORDAN? Plan Policy Budskap Kanal Arbeidsform Trinn 1 HVORFOR? Interessenter Målgrupper Utfordringer Overordnede mål Side 22