EIDSBERG KOMMUNE Formannskapet MØTEINNKALLING 14.06.2012/TOA Møtested: Ungdomsskolen Møtedato: 21.06.2012 Tid: 17.00 Eventuelle forfall meldes til Tone Åsrud Reime innen tirsdag 19.06.12 kl 13.00 tlf. 69 70 20 00. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel Side 76/12 12/374 536 SAMARBEID MELLOM ASKIM OG EIDSBERG KOMMUNER Erik Unaas Ordfører
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Formannskapet 76/12 21.06.2012 SAMARBEID MELLOM ASKIM OG EIDSBERG KOMMUNER Saknr. Politisk behandling Møtedato 37/12 Formannskapet 29.03.2012 57/12 Formannskapet 07.06.2012 76/12 Formannskapet 21.06.2012 83/12 Kommunestyret 21.06.2012 Arkivkode:026 Arkivsaknr.:12/374 L.nr.: 5410/12 Saksb.: Tom-Arne Tørfoss Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges fram for kommunestyret med slik innstilling: 1. Askim og Eidsberg kommuner vil videreutvikle samarbeidet gjennom et utvidet og mer forpliktende samarbeid mellom de to kommunene. Det etableres en samkommune som styringsmodell da dette gir bedre forutsetninger for politisk styring og kontroll, oversiktlighet, tydelige ansvarsplassering og mer effektive samhandlingsprosesser i kommune-samarbeidet. 2. Samarbeidet baseres på strategidokumentets mål og verdigrunnlag 3. Tillitsvalgte og berørte medarbeidere trekkes med i omstillingsprosessene på et tidlig tidspunkt og kommunene etablerer prinsipper for håndtering av arbeidsgiverspørsmål og praktiske utfordringer som kan følge med overgang til etablering av samarbeidsordninger. 4. Nåværende organisering av utredningsarbeidet videreføres ved at; felles formannskap er styringsgruppe for arbeidet felles by-/kommunestyre er referansegruppe og orienteres jevnlig. nåværende arbeidsgruppe bestående av ordførere, varaordførere, opposisjonspolitikere, tillitsvalgte og rådmenn i begge kommunene ivaretar det løpende ansvar for videre utredning, prosess og forankring av arbeidet. Rådmennene står administrativt ansvarlig for utarbeidelse av formelle beslutningsgrunnlag. 5. Arbeidsgruppen utarbeider forslag til samarbeidsavtale for samkommunen iht. kommunelovens 28-2e som legges fram for by-/kommunestyret i oktober 2012.
6. Rådmennene i Askim og Eidsberg utarbeider i samråd med arbeidsgruppen forslag til hvilke samarbeidsområder som skal utredes nærmere, jfr. strategidokumentets kapittel 6. Kommunestyrets vedtak: Formannskapets innstilling: Sak 76/12 SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Videreutvikling av samarbeidet mellom Askim og Eidsberg. Strategidokument datert 06.06.12 Saken gjelder Videreutvikling av samarbeidet mellom Askim og Eidsberg, med utgangspunkt formannskapenes ønske om å utvikle et utvidet og forpliktende samarbeid. Ønsket om videreutvikling av samarbeidet har bakgrunn i generelle utviklingstrekk som er utfordrende for alle landets kommuner. I tillegg til de generelle utfordringene er utfordringer knyttet til det etablerte kommunesamarbeidet i Indre Østfold en del av bakgrunnen for ønsket om å videreutvikle samarbeidet mellom Askim og Eidsberg. Denne saken skal sluttbehandles av bystyret. Bakgrunn og saksopplysninger I møte 29.03.12, sak 21/12, vedtok formannskapet følgende: «Stjørdalserklæringen av 10.mars 2012» vedtas som en plattform for å utrede et utvidet og mer forpliktende samarbeid mellom Askim og Eidsberg i løpet av 2013. På bakgrunn av dette vedtaket og tilsvarende vedtak i Eidsberg formannskap er det arbeidet videre med grunnlaget for et mulig utvidet samarbeid. Målet er at samarbeidet skal underlegges god politisk styring. Mål og verdigrunnlag for samarbeidet er beskrevet i strategidokumentets kapittel 3. Etter formannskapenes vedtak i mars har det vært arbeidet med et strategidokument, med faglig bistand fra konsulentfirmaet NIVI Analyse AS. Rådmennene i Askim og Eidsberg er ansvarlige for utarbeidelsen av strategidokumentet. Strategidokumentet legges med dette fram til politisk behandling i begge kommunene. Strategidokumentet er utarbeidet for å gi et beslutningsgrunnlag for bystyret i Askim og kommunestyret i Eidsberg for å kunne ta stilling til: - Mål for samarbeidet - Hvilken styringsmodell samarbeidet skal ha - Hvilke områder kommunene kan samarbeide om - Prosessen videre
Sak 76/12 Strategidokumentet er inndelt i følgende kapittel: 1. Formål og problemstillinger 2. Felles utfordringer for kommunene og behov for tettere samarbeid (side 1) 3. Mål og verdigrunnlag for samarbeidet 4. Styringsmodell 5. Forholdet til kommunene i Indre Østfold 6. Samarbeidsområder 7. Forholdet til medarbeiderne 8. Arbeidet videre 9. Tilråding Rådmannen viser for øvrig til det vedlagte strategidokumentet datert 06.06.12. Vurdering av alternativer og konsekvenser Tverrfaglige vurderinger: Askim og Eidsberg har to hovedalternativer for organiseringen av lovpålagte oppgaver som innebærer delegering av myndighetsutøvelse. Enten må oppgavene legges til en samkommune eller til kommunene gjennom bruk av vertskommunemodellen. Samtlige kommunale oppgaver kan delegeres til en samkommune eller en vertskommune med unntak av oppgaver hvor lov uttrykkelig angir at kommunestyret selv er ansvarlig (et lite antall lover). Hovedmodellene for samarbeid og deres egenskaper er presentert i strategidokumentets kapittel 4. Både vertskommunemodellen og samkommunemodellen anses som reelle alternativer for utvidet samarbeid mellom Askim og Eidsberg. Forutsetningen i strategidokumentet er at hvilke oppgaver som best kan løses i samarbeid mellom Eidsberg og Askim skal nærmere utredes og vurderes, før det vedtas endelige beslutninger. I strategidokumentets kapittel 6 er det vist forslag til mulige oppgaver som kan være aktuelle å legge i et utvidet samarbeid mellom Askim og Eidsberg. Det er forsøkt å få til en balanse mellom administrative oppgaver, tjenesteproduksjon og mer utviklingspregete oppgaver i forslaget. Det vil være viktig å legge inn oppgaver som er relevante for utøvelse av politisk skjønn og politiske beslutninger. Rådmannen anbefaler at bystyret slutter seg til hovedprinsippene for den videre utvikling av kommunesamarbeidet mellom Askim og Eidsberg slik det går fram av punkt 1 i tilrådingen i strategidokumentets kapittel 9: Askim og Eidsberg kommuner vil forsterke samarbeidet gjennom et utvidet og mer forpliktende samarbeid mellom de to kommunene. Det etableres en samkommune som styringsmodell da dette gir bedre forutsetninger for politisk styring og kontroll, oversiktlighet, tydelige ansvarsplassering og mer effektive samhandlingsprosesser i kommune-samarbeidet.
Sak 76/12 En samarbeidsavtale mellom kommunene og prinsipper for styring og finansiering må utredes, vurderes og vedtas politisk i begge kommunene. Det samme må mulige oppgaveområder som skal legges inn i et utvidet samarbeid. Rådmannen anbefaler videreføring av nåværende organisering av utredningsarbeidet. Bystyret i Askim og kommunestyret i Eidsberg vil utgjøre referansegruppe for det videre arbeid og blir orientert jevnlig. Bystyret i Askim og kommunestyret i Eidsberg fatter de endelige vedtak i saken. Nåværende arbeidsgruppe bestående av ordfører, varaordfører, opposisjonspolitiker, hovedtillitsvalgt og rådmann i begge kommuner foreslås å få oppdraget med å ivareta det løpende ansvar for videre utredning, prosess og forankring. Felles formannskap for Askim/Eidsberg er styringsgruppe for prosjektet. I den sammenheng står rådmennene administrativt ansvarlig for utarbeidelse av formelle beslutningsgrunnlag. Ved behov vil det engasjeres en fagsekretær med et faglig ansvar for utredning og oppfølging av arbeidsgruppens vurderinger. Arbeidet og prosessene gjennomføres i løpet av andre halvår 2012, med oppstart i august 2012. Dersom Bystyret i Askim og Kommunestyret i Eidsberg ikke ønsker å gå videre med utgangspunkt i foreliggende strategidokument, må alternative muligheter for videreutvikling av interkommunalt samarbeid utredes. Dagens samarbeidsordninger i Indre Østfold er fragmenterte og gir ikke gode nok forutsetninger for politisk styring og kontroll. Vurderinger av etikk og samfunn herunder omdømme: Kvalitet og tilgjengelighet til kommunale tjenester har betydning for innbyggernes levekår, næringslivets verdiskaping og for kommunenes omdømme. Utvidet samarbeid mellom Askim og Eidsberg har betydning for hele Indre Østfold. Begge kommunene har regionsenterfunksjoner. Sterke regionsentre er viktig for utvikling av hele regionen. Utvidet samarbeid mellom Askim og Eidsberg er et nødvendig virkemiddel for å kunne videreutvikle regionsenterfunksjonene. Oppgaveløsning gjennom interkommunalt samarbeid innebærer indirekte demokrati. Dette kan medføre svekket mulighet for innbyggerne å utøve innflytelse på oppgaveløsningen gjennom sine valgte representanter. Utvikling av gode styringsmodeller og forankring av samarbeid i kommunestyrene kan bidra til å opprettholde gode lokaldemokratiske styringsprinsipper. Av alle mulige samarbeidsmodeller er det samkommunemodellen som sikrer de beste forutsetningene for politisk styring og kontroll, tydelig ansvarsplassering og effektive samhandlingsprosesser. Vurderinger av økonomi og organisasjon: Fylkesmannen i Østfold har gitt tilsagn om kr 400.000,- til gjennomføring av det videre utredningsarbeidet. Kapittel 6 i strategidokumentet foreslår mulige oppgaver som kan legges inn i et utvidet samarbeid. Fase 1 i forslaget utgjør omlag 120-125 årsverk, som tilsvarer en
budsjettramme på 75-80 mill. kr. Dette utgjør 6-7 % av de samlede utgiftene til driftsformål i de to kommunene. Sak 76/12 Formalisert interkommunalt samarbeid vil kunne hente ut stordriftsfordeler og effektivitetsgevinster. Betingelsene for uttak av stordriftsfordeler avhenger av hvilke oppgaver det samarbeides om, og hvordan kommunene velger å organisere oppgaveløsningen. Utvidet samarbeid gir mulighet for reduserte prosesskostnader. NIVI Analyse AS som har arbeidet med samkommuneprosjektene i Trøndelag oppgir at en generelt kan anta at gevinstpotensialet for de ulike samarbeidsområdene vil ligge innenfor intervallet 10-30 %. Nærmere utredninger av de enkelte samarbeidsområdene må til for å kvalitetssikre og konkretisere effektiviseringsgevinstene Ved innføring av en samkommune vil samkommunen overta arbeidsgiveransvaret for de berørte medarbeiderne. Samkommunen vil måtte utvikle én felles arbeidsgiverpolitikk for medarbeiderne i samkommunen. Tillitsvalgte og berørte medarbeider skal trekkes med i omstillingsprosessene på et tidlig tidspunkt og kommunene skal etablere prinsipper for håndtering av arbeidsgiverspørsmål og praktiske utfordringer som kan følge med overgang til etablering av samarbeidsordninger. Arbeidsmiljøloven og kommunelovens bestemmelser skal følges. Dersom kommunene velger vertskommunemodellen vil også medarbeiderne berøres og arbeidsmiljølovens bestemmelser vil tilsvarende gjelde her. Både ved samkommunemodellen og ved vertskommunemodellen kan de bli aktuelt å overføre politisk vedtaksmyndighet. Andre planer: Regional næringsplan for Indre Østfold og klima- og energiplan for kommunene i Indre Østfold omfatter forutsetninger for interkommunalt samarbeid. Den nye fylkesplanen for Østfold har planforutsetninger og retningslinjer som forutsetter samarbeid og beslutninger på tvers av kommunegrensene. Askim og Mysen er angitt som by- og regionsentre i Indre Østfold i fylkesplanen.