Konkurransegrunnlag Mysen VGS RM/MK Entreprise E10 Østfold fylkeskommune 2010/november INVITASJON TIL ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE MYSEN VGS - RM/MK. E11 Lysrigg m/utstyr til Fotostudio TIL ØSTFOLD FYLKESKOMMUNE. BILAG 1: HMS egenerklæring
Konkurransegrunnlag Del 1 1 Alminnelige regler for konkurransen.... 3 1.0 Oppdragsgiver... 3 1.1 Anskaffelsesprosedyre... 3 1.2 Kunngjøring... 3 1.3 Befaring... 3 1.4 Omkostninger... 3 1.5 Språkkrav... 3 1.6 Tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget.... 4 1.7 Innkjøpsvilkår... 4 1.8 Kontraktsbestemmelser... 4 1.9 Tilbud på deler av oppdraget /alternative tilbud... 4 1.10 Forbehold... 4 1.11 Tilbudsfrist... 4 1.12 Innlevering av tilbud... 5 1.13 Tilbudsåpning... 5 1.14 Vedståelsesfrist... 5 1.15 Avlysning av konkurransen... 5 1.16 Krav til tilbudet... 5 1.16.1 Generelt... 5 1.16.2 Tilbudets utforming... 5 1.16.3 Komplett tilbud skal bestå av og organiseres som følger:... 6 2 Avtalens formål og omfang.... 7 2.0 Opplysninger om prosjekterende og byggherre... 7 2.1 Generelt... 7 2.2 Entrepriseform... 7 2.3 Entrepriseplan... 8 2.4 Overordnet fremdrift... 8 2.5 Kvalitetssikring... 8 2.6 Helse, miljø og sikkerhet... 8 2.7 FDV... 8 2.8 Andre kontraktsgjennomføringskrav... 9 Krav til Leverandøren... 9 Leverandørens obligatoriske og ufravikelige krav... 9 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 Det kreves økonomisk forsvarlig drift. Leverandøren skal vise til forsvarlig soliditet, likviditet og lønnsomhet. Kredittvurdering fra anerkjent kreditt rating selskap, som ikke er mer enn 4 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp kan erstatte regnskap. Det kreves at tilbyder skal ha rating som kredittverdig.... 9 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 Tildelingskriterier...10 1 Priser og kostnader...10 3 Referanser mht oppfølging og service....10 Bilag 1 HMS egenerklæring...11 2 av 12
Konkurransegrunnlag Del 1. 1 Alminnelige regler for konkurransen. 1.0 Oppdragsgiver Østfold fylkeskommune har ca. 2500 ansatte, og har som hovedoppgave å være en regional utviklingsaktør. Østfold fylkeskommune har bl.a. ansvar for videregående opplæring, tannhelse, kulturtiltak, miljøvern, kollektivtransport og fylkesveier, næringsutvikling og fylkesplanlegging. Østfold fylkeskommune arbeider for å skape en helhetlig og ønsket samfunnsutvikling i fylket. Se konkurransegrunnlag Del 2 for utfyllende informasjon om prosjektet. 1.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen reguleres av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 med de siste endringer, og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og del III og reglene i dette konkurransegrunnlaget. Denne anskaffelsen følger prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 1.2 Kunngjøring Denne kunngjøringen er utlyst på Doffin og 22.11.10. Tilbudsdokumenter er lagt ut som tilleggsdokumenter på www.doffin.no og må lastes ned. 1.3 Befaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring. 1.4 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, forhandlinger, tester eller lignende, samt befaringer. 1.5 Språkkrav Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal utformes på norsk. Norsk skal også benyttes under gjennomføringen av kontrakten. 3 av 12
1.6 Tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget. Dersom leverandøren finner dette konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger. Spørsmål kan rettes til: Kontaktperson: Thomas Theodorsen Telefon: 951 07 101 E-post: thomas.theodorsen@faveoprosjektledelse.no Oppdragsgiver kan gi tilleggsinformasjon (rettelser, suppleringer eller endringer) til konkurransegrunnlaget. Som følge av at konkurransegrunnlaget er tilgjengelig elektronisk på www.doffin.no vil også alle tilleggsopplysninger bli tilgjengeliggjort og distribuert samtidig pr e-post til de som har registrert interesse via www.doffin.no 1.7 Innkjøpsvilkår Oppdragsgiver legger til grunn: - Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 (endret ved lov av 21. des 2007) - Forskrifter om offentlig anskaffelser, fastsatt ved kgl. Res. 7. april 2006, siste endret 03.09.2010 1.8 Kontraktsbestemmelser - Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i antatt tilbud - Avtalen, dette konkurransegrunnlaget, referat fra kontraktsmøte og leverandørens tilbud og prisskjema vil inngå som en del av kontrakten. 1.9 Tilbud på deler av oppdraget /alternative tilbud Leverandører kan gi tilbud på en eller flere entrepriser. Alternative tilbud aksepteres ikke. 1.10 Forbehold Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Eventuelle forbehold SKAL prises, slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. 1.11 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest mandag 3. januar 2011 kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4 av 12
1.12 Innlevering av tilbud Tilbudet, fullstendig utfylt, leveres i lukket konvolutt/pakke merket Tilbud Mysen VGS RM/MK Entreprise 11 til: Østfold Fylkeskommune Informasjonskranke/Magne Elvegård Postboks 220, 1702 Sarpsborg Oscar Pedersens vei 39, Sarpsborg Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer, hvorav det ene eksemplaret ikke skal være stiftet. Dersom tilbyder mener at tilbudet inneholder opplysninger som skal unntas offentlighet må han levere et tredje eksemplar der disse opplysningene er sladdet, jfr pkt 1.16.2 Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 1.13 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 1.14 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 90 dager fra tilbudsfristen. 1.15 Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen uten å betale erstatning til tilbyderne dersom det foreligger sakelig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Fylkestinget har lagt føringer for prosjektets kostnadsramme. Om innkomne tilbud indikerer at prosjektet vil sprenge kostnadsrammen, kan det bli behov for å justere omfanget av arbeidene. 1.16 Krav til tilbudet 1.16.1 Generelt Tilbudet skal baseres på dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, oppdragsbeskrivelsen og funksjonsbeskrivelsene (vedlegg) Tilbudet skal bestå av dokumentene beskrevet i punktene 2 og 3 nedenfor. 1.16.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til de retningslinjer og krav som er gitt i dette konkurransegrunnlaget, og settes opp i samsvar med opplysninger og informasjon vi har bedt om. Nummerering i tilbudet skal være lik nummereringen i konkurransegrunnlaget. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Tilbudssum skal opplyses i tilbudsbrevet. Ethvert forbehold eller avvik fra tilbudsgrunnlaget skal inntas i tilbudsbrevet. Det er tillatt med spesifikke henvisninger til utfylt tilbudsgrunnlag. 5 av 12
Tilbudspriser/sum skal gis i tilbudssammenstillingen i prisskjemaet. Tilbudsskjemaet/prisskjemaet skal være datert, underskrevet og stemplet med foretakets navn. Dersom tilbyder ønsker å gi detaljspesifikasjon og priser ut over det som fremgår av skjemaet, skal dette identifiseres og gis i tilbudsbrevet eller i eget skjema. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysninger i tilbuds-/prisskjemaet og i tilbudsbrevet, har opplysninger i tilbudsbrevet forrang. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon har papirversjonen forrang. Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Tilbyder skal levere inntil tre tilbud hvorav ett tilbud er sladdet med de opplysninger tilbyder mener er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6,eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentlighetsloven 1.16.3 Komplett tilbud skal bestå av og organiseres som følger: For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudsdokumentene ber vi om at tilbudsdokumentene settes inn i perm etter følgende rekkefølge: Skilleark 1 Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet. Skilleark 2 Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner jfr. pkt 3 Skilleark 3 Tilbudsskjema Skilleark 4 Utfylt tilbudsspesifikasjon. Skilleark 5 Sladdet versjon, dersom tilbyder finner dette nødvendig. 6 av 12
2 Avtalens formål og omfang. 2.0 Opplysninger om prosjekterende og byggherre Byggherre/Prosjektleder BH/PL Østfold fylkeskommune Telefon: 69 11 70 00 Saksbehandler: Magne Elvegård E-post: magelv@ostfoldfk.no Prosjekteringsledelse PRL: Faveo Prosjektledelse AS Mobil: 951 07 101 Saksbehandler: Thomas Theodorsen Epost: thomas.theodorsen@faveoprosjektledelse.no Prosjektering ARK: RIB: GEO: RIV: RIE: Kjøkken ArkAma AS Stormorken og Hamre AS Multiconsult AS Cowi AS Multiconsult AS CulinariuM Art og omfang 2.1 Generelt Østfold Fylkeskommune skal bygge nye arealer til studieretningene Medier og kommunikasjon og Restaurant og matfag. I tillegg skal det bygges ny kantine og vrimlearealer. Det skal oppføres en ny blokk som kobles til eksisterende bygg A og P. Eksisterende atrium mellom bygg A, P og K bygges inn. Brutto grunnflate er ca 1600 m². Totalt areal er ca 4300 m² 2.2 Entrepriseform Byggearbeidene utføres som en hovedentreprise med byggeleder som ansvarlig for koordinering og fremdriftsstyring. 7 av 12
2.3 Entrepriseplan Nedenfor følger en opplisting av aktuelle entrepriser. Enteprise E1-E7 er allerede kontrahert og arbeidene på byggeplass har startet. Entreprise E0 E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9 E10 E11 E12 E13 Fag Riving Grunnarbeider Bygg Rør Ventilasjon Elektro/lås Folietak Heis Storkjøkken Utomhus Lysrigg TV studio Lysrigg Fotostudio Løst inventar Auditoriestoler 2.4 Overordnet fremdrift Oppstart byggearbeider skjedde i mai/juni 2010. Bygget skal være overlevert og klart for å tas i bruk av skolen senest 01.09.2011. Se konkurransegrunnlag del 2, pkt 8.1 spes ang fremdrift for utfyllende informasjon. 2.5 Kvalitetssikring Entreprenøren skal ha et fungerende kvalitetssikrings system. Byggherren skal ha innsynsrett i Entreprenørens Kvalitetssikrings system. 2.6 Helse, miljø og sikkerhet Helse, miljø og sikkerhet skal ivaretas i forhold til HMS - lovgivninger i byggefasen og i etterfølgende driftfase av skolen. HMS-koordinator for prosjekteringsfasen er Arkama as. Det er utarbeidet egen HMS-plan for prosjektering. Bygningsmessig entreprenør utarbeider egen HMS-plan med basis i HMS-planen for prosjektering. Se konkurransegrunnlag del 2, pkt 9 for utfyllende informasjon. 2.7 FDV Det skal utarbeides FDV - dokumentasjon for prosjektet iht. RIFs FDV norm januar 2001: FDV-dokumentasjon for bygninger. FDV dokumentasjonen skal leveres i 2 papireksemplarer + ett elektronisk eksemplar på CD. 8 av 12
2.8 Andre kontraktsgjennomføringskrav Sosiale og etiske krav Fylkestinget har i vedtak av desember 2009 innkjøpsreglement for Østfold fylkeskommune vedtatt at det i enhver anskaffelse skal det tas hensyn til etiske og sosiale krav. Leverandører til fylkeskommunen skal følge regler og krav knyttet til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø slik dette er beskrevet i sentrale FN konvensjoner, ILOkonvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet. Østfold fylkeskommune kan be om relevant dokumentasjon på at nevnte regler etterfølges. Der det er stilt relevante krav forbeholder Østfold fylkeskommune seg retten til å foreta kontroller. Bilag nr 1 skal fylles ut å være en del av kontraktsbestemmelsene. Krav til Leverandøren Leverandørens obligatoriske og ufravikelige krav Firmaattest (norske selskaper) Skatteattest fra kemner/kommunekasserer (ikke eldre enn 6 mnd regnet fra tilbudsfristens utløp). (Skjema RF-1244) Mva attest fra fylkeskattekontoret (ikke eldre enn 6 mnd regnet fra tilbudsfristens utløp). HMS egenerklæring følger vedlagt. ILO-konvensjon 94 Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jfr. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 09.02.2008. (jfr. Kontraktsbestemmelser 5. ) Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Det kreves økonomisk forsvarlig drift. Leverandøren skal vise til forsvarlig soliditet, likviditet og lønnsomhet. Kredittvurdering fra anerkjent kreditt rating selskap, som ikke er mer enn 4 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp kan erstatte regnskap. Det kreves at tilbyder skal ha rating som kredittverdig. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal legge ved en referanseliste som beskriver de 3 siste prosjekt som er relevant for dette oppdraget i beløp og kompleksitet. Det skal angis kunde og kontaktperson hos kunden. Redegjørelse for firmaets kvalitetssikringssystem og kvalitetsstyringssystem Fleksibilitet mht til levering og montering. Monteringen vil skje på byggeplass der det arbeider andre aktører. Det kan ikke påregnes sammenhengende montering. Montasje må koordineres med fremdrift på øvrige aktiviteter. 9 av 12
Tildelingskriterier Tildelingen skjer ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende kriterier og vektingsforhold: Kriterier Vekting i % Pris og kostnader 70 % Garantivilkår 20 % Referanser mht oppfølging og service 10 % 1 Priser og kostnader Prisene skal oppgis i NOK på vedlagte skjema for tilbudspriser eks. mva Prisene oppgitt i prisskjema skal inkludere tillegg for prisstigning i kontraktsperioden. Eventuelle prisjusteringer og andre forhold skal være prissatt og inkludert i totalprisen. Forbehold som ikke er opplistet i følgebrevet til tilbudet vil ikke gjelde. Enhetspriser skal oppgis og tilbudet sammenstilles i tilbudsskjemaet/prisskjemaet. I hver enkelt post i tilbudet skal det som er spesifisert være tatt med, samt de ytelser og omkostninger av enhver art som er nødvendig for å utføre arbeidet på en betryggende måte i henhold til de utleverte dokumenter, tariffavtaler, lover, forskrifter eller øvrige opplysninger gitt av oppdragsgiver eller som har fremkommet på tilbudsbefaring. Alle delpriser skal være utfylt. Unnlatelse er grunnlag for avvisning av tilbudet. Dersom tilbyder ønsker å gi detaljspesifikasjon og priser ut over det som fremgår av skjemaet, skal dette identifiseres og gis i tilbudsbrevet eller i eget skjema. 2 Garantivilkår. Bruk av utstyr i undervisningssammenheng medfører at utrenede skal betjene utstyret. Utstyret må derfor være laget for å tåle noe mer belastning enn det som er nødvendig i når det betjenes av profesjonelle. For å sikre at det leveres produkter med riktig kvalitet vil det skal det også konkurreres på garantivilkår. Best vilkår for skolen gir høyest poengsum. 3 Referanser mht oppfølging og service. Leverandøren skal angi 3 referanser fra prosjekter med tilsvarende størrelse og kompleksitet. Det skal angis kontaktperson og kontaktinformasjon. I forbindelse med evalueringen vil byggherren ta kontakt med oppgitte referanser. 10 av 12
Bilag 1 HMS egenerklæring Generell HMS og miljøerklæring Dette skjemaet skal fylles ut ved alle innkjøp (kun en gang pr anbud) Generelle opplysninger Leverandør Kontaktperson Telefon Telefaks E-post adresse HMS 1. Kan det bekreftes at virksomheten har innført systematiske tiltak for etterlevelse av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. resolusjon 6. desember 1996? For utenlandske oppdragstagere som skal utføre arbeid i Norge Ja Nei 2. a. Kan det bekreftes at det ved utarbeidelsen av tilbudet er tatt hensyn til de krav som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. resolusjon 6. desember 1996? Ja Nei 2.b. Aksepteres det at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet? Ja Nei Miljø 3. Har bedriften en egen miljøpolitikk og dokumenterte miljømål? Ja Nei Hvis ja, vedlegg dokumentasjon 4. Stilles det miljøkrav til underleverandørene? Hvis ja, oppgi hvilke. Ja Nei 5. Har leverandøren et miljøstyringssystem? Hvis ja, angi hvilken standard eller type system som er i bruk. Legg ved gyldig dokumentasjon. ISO 14001: EMAS: Ja Nei Miljøfyrtårn: Annet (eget) system: 6. Planlegges det miljøsertifisering av bedriften? Ja Nei 11 av 12
Hvis ja, når vil den være gjennomført? 7. Kun for leverandører som leverer varer: Er bedriften medlem i godkjent ordning for innsamling og gjenvinning av emballasjeavfall? Dato: Ja Nei Hvis ja, legg ved gyldig medlemsbevis. 8. Øvrig informasjon (dokumenteres på vedlegg) Ja Nei Jeg bekrefter at opplysningene i dette skjemaet er gitt etter beste skjønn og inneholder etter mitt vitende ikke feilaktige opplysninger. Jeg er kjent med at feilaktige opplysninger kan medføre at avtalen heves. Jeg er videre inneforstått med at kredittopplysning og annen offentlig informasjon kan bli innhentet. Sted og dato: Navn i blokkbokstaver: Underskrift: Ansvarlig leder leverandør 12 av 12