FORVALTNINGSREVISJON AV EIENDOMSFORVALTNING- FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD

FORVALTNINGSREVISJON AV EIENDOMSFORVALTNING- FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD EIGERSUND KOMMUNE JUNI 2014

Forsidefoto: Stock Exchng

INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 10 Rapporten... 11 1 Innledning... 13 1.1 Formål og problemstillinger... 13 1.2 Revisjonskriterier og metode... 14 2 Faktabeskrivelse og vurderinger... 15 2.1 Kriterier for god eiendomsforvaltning... 15 2.2 Eigersund kommune... 18 2.3 Kommunestyret som overordnet eier... 20 2.4 Organisering av vedlikeholdsarbeid... 21 2.5 Status vedlikehold i Eigersund... 25 2.6 Økonomi... 29 2.7 Etterslep/akkumulering... 30 2.8 Energieffektiviseringstiltak i kommunal bygningsmasse... 33 2.9 Brukernes vurderinger... 34 2.10 Konsekvenser av manglende vedlikehold på arbeidsmiljø og tjenestetilbud... 37 Vedlegg... 39 Vedlikehold av kommunale eiendommer - 3 - Eigersund kommune

SAMMENDRAG Hovedbudskap - Vedlikeholdssituasjonen ved byggene i Eigersund kommune er noe bedre enn for andre kommuner. - Kommunen har et godt registreringssystem, slik at man har en god oversikt over situasjonen. - Kommunen har ingen overordnet vedlikeholdsplan. - Overforbruk (utgiftene/regnskapet) av vedlikeholdsbudsjettet har steget betydelig de siste årene. - Brukerne (ledere/verneombud) ved enkelte bygg melder om alvorlige arbeidsmiljøutfordringer på grunn av manglende vedlikehold. RAPPORTEN Formålet med dette prosjektet har vært å vurdere hvordan Eigersund kommune arbeider for å sikre forvaltningen av sine bygg, og bevarer verdier. Vi har også sett på mulige konsekvenser for brukere og kommuneøkonomien ved utsatt vedlikehold. EIGERSUND KOMMUNE SOM BYGGEIER Eigersund kommune disponerer en bygningsmasse på ca. 94 000 kvm 1, fordelt med 88 500 kvm bygg i 117 bygg kommunen eier og i 14 bygg hvor det utføres vedlikehold for bygg organisert i Bakkebø Borettslag (4000 kvm). I tillegg leier kommunen 5400 kvm i private bygg til 12 ulike virksomheter. KOMMUNESTYRET SOM OVE RORDNET EIER I Eigersund kommune behandler kommunestyret vedlikeholdstiltak til over kr 100.00 som en del av investeringsbudsjettet. I tillegg vedtar kommunestyret rammetilskudd til teknisk avdeling. Rammetilskuddet blir deretter fordelt på de ulike seksjonene innenfor teknisk avdeling. Forøvrig er det mer sporadisk at saker vedrørende bygningsvedlikehold fremmes for kommunestyret. Den 16.12.2013 hadde kommunestyret til behandling en omfattende sak om «Etterslep vedlikehold i kommunale bygg» (K-sak 091/13). Dokumentasjonen og vurderingene i denne saken er et viktig grunnlag i denne prosjektrapporten. I Eigersund kommune er det etter vår vurdering fortsatt et behov for å jobbe med politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse for vedlikeholdsbehov og vedlike- 1 Kilde: Eigersund kommune, oversikt over kommunens bygningsmasse. Kommunens bygg huser til daglig ca. 1000 ansatte. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 4 - Eigersund kommune

holdsarbeid. Det er også en utfordring å sikre at eierprioriteringene avspeiles i budsjettet. ORGANISERING AV VEDLI KEHOLD I EIGERSUND KOMMUNE Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg er i Eigersund kommune organisert under Bygg og- eiendomsforvaltningen. Bygg- og eiendomsforvaltningens hovedoppgaver består i «drift, vedlikehold og renhold av kommunens bygninger. Dette inkluderer saksbehandling, utleie, kjøp og salg av bygninger og eiendommer samt salg av bolig- og næringstomter fra felt utbygd av kommunen. Videre jobber en med administrasjon av kommunale feste- og framfestetomter» 2. Det er i kommunen ansatt 88 personer som jobber med forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens bygg. Dette inkluderer bygg- og eiendomssjef, saksbehandlere, vaktmestere, håndverkere, renholdere og badevakter. På seksjon bygg- og eiendomsforvaltning er det 3,8 stillinger som primært driver med vedlikeholdsarbeid. Driftsoperatører (vaktmestere) og vedlikeholdsansatte for bygg i kommunen er organisert under tre driftsledere, samt egen driftsleder for renhold. Vaktmesterne er fordelt over ulike bygg, og har sine faste ansvarsområder. En vaktmester har ansvar for flere ulike bygg rundt i kommunen. Dette innebærer at de ansatte ved de kommunale byggene tilkaller vaktmester ved behov. Denne tilkallingen skjer gjerne ved epost eller telefon REGISTRERING OG KARTL EGGING Eigersund kommune benytter dataverktøyet Facilit IK- vedlikehold. Dette systemet skal sikre registreringen av vedlikeholdet og gi en oversikt over vedlikeholdsbehovene ved de kommunale byggene. Kommunen utarbeider også målsettinger for eiendomsforvaltningen for kommende år i dette datasystemet. Det er vår vurdering at Eigersund kommune gjennom registreringen i Facilit har et godt system og gode rutiner for registrering og kartlegging av vedlikeholdsbehov. Dette gir et godt grunnlag for planlegging og prioritering; samt involvering og styring fra de folkevalgte. Vi vil likevel anbefale at man vurderer å utarbeide en vedlikeholdsplan, for å kunne styrke det planmessige vedlikeholdet over tid. STATU S VE DLIKEHOLD I forbindelse med dette forvaltningsrevisjonsprosjektet er det ikke gjort noen nye byggtekniske evalueringer i kommunen. Men vi presenterer en del eksisterende dokumentasjon og i tillegg har vi fått vurderinger fra brukerne av byggene. KS-rapporten fra 2008 viser at den tekniske tilstanden på kommunens bygg i stor grad er høyere enn de andre deltakende kommunens bygg. 2 Hentet fra kommunens hjemmeside: www.eigersund.kommune.no Vedlikehold av kommunale eiendommer - 5 - Eigersund kommune

Eldre bygg kan, på tross av tilfredsstillende vedlikehold, fremstå som uhensiktsmessig ut fra dagens krav til tjenestetilbud. Kommunen vurderer også salg av noen av sine eldre bygninger 3. I spørreundersøkelse fra oss gir brukere av noen av byggene (leder/verneombud) tilbakemelding om til dels betydelige negative arbeidsmiljøeffekter av manglende vedlikehold, spesielt med tanke på inneklima. Det er vår anbefaling at kommunen vurderer hvordan disse tilbakemeldingene kan følges opp. Figur 1 Teknisk tilstand fordelt på bygningstyper (tilstandsgrad 0-3, hvor 0 er best) Kilde: Eigersund kommune ETTERSLEP I saksdokumentet «Etterslep vedlikehold i kommunale bygg.» (K-sak 091/13) viser rådmannen til beregnet etterslep av vedlikehold. Dette framgår av tabellen nedenfor, fordelt på henholdsvis ambisjonsnivå A og B (detaljer se faktakapittel): Tabell 1 Beregnet etterslep på vedlikehold i Eigersund kommune: Kilde: Eigersund kommune Ambisjonsnivå A Ambisjonsnivå B 2008 2013 2008 2013 Kort periode 0-5 år 41 200 000 70 000 000 41 200 000 70 000 000 Lang periode 6-10 år 109 400 000 186 000 000 66 400 000 112 900 000 Totalt 150 600 000 256 000 000 107 600 000 182 900 000 3 Jfr. avsnitt 3.5.4. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 6 - Eigersund kommune

Akkumulering av etterslepet kan også illustreres slik: 2010: Eigersund kommune brukte kr 32 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 6 millioner i vedlikeholdsetterslep dette året 4. 2011: Eigersund kommune brukte kr 43 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 5 millioner i vedlikeholdsetterslep dette året. 2012: Eigersund kommune brukte kr 75 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 2,2 million i vedlikeholdsetterslep dette året. 2013: Eigersund kommune brukte kr 96 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 354 000 kr i vedlikeholdsetterslep dette året. Vedlikeholdsetterslep har store økonomiske konsekvenser enten ved at bygget får kortere levetid eller ved at det kreves mer ressurser for istandsetting/rehabilitering. Etterslep på dette området kan også ha innvirkning på arbeidsmiljøet i form av inneklima, trivsel osv. Nedslitte og uhensiktsmessige lokaler kan også i seg selv gi et dårligere tjenestetilbud til brukerne. Det er også vår vurdering at et manglende vedlikehold og dårlig kvalitet på kommunens eiendommer, i ytterste konsekvens kan påvirke kommunens omdømme, med de implikasjoner det måtte medføre. ØKONOM I KOSTRA-rapporteringen til Eigersund viser at kommunen har hatt varierende kostnader knyttet til vedlikehold. Mellom 2010-2013 varierte kostnad pr kvm mellom 32 kr og 96 kr 5. I 2012 og 2013 hatt mer utgifter knyttet til vedlikehold enn i 2010-2011. Dette gjelder særlig innenfor skolesektor og kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg. Dette er i henhold til prioritert kommunestyrevedtak Kommunen hadde en kraftig økning i vedlikeholdsutgifter per kvm i 2009. Dette skyldes hovedsakelig regjeringens tiltakspakke. Formålet med tiltakspakken var blant annet å ta igjen noe av vedlikeholdsetterslepet i kommunene. BRU KE RNES OPPFATNING AV VE DLIKE HOLD Vi har i dette prosjektet sendt ut en spørreundersøkelse til ledere og verneombud ved alle kommunens bygg i Eigersund. Totalt ble undersøkelsen sendt ut til 76 personer, hvorav 36 av disse svarte 6. Det er også gjennomført intervjuer av ledere/verneombud ved noen bygg. Vi sitter etter disse tilbakemeldingene igjen med følgende inntrykk: 4 Basert på følgende utregning: 100-32=68. 68*88500=6 millioner kroner 5 KOSTRA-rapporteringen inneholder funksjon: 130,221,222,261,381,386. Art: 070, 230,250. For å beregne kr/kvm deler kommunen vedlikeholdskostnader på gitt kvm. Dette inkluderer ikke bygg kommunen leier. 6 Dette gir en svarprosent på 48 %. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 7 - Eigersund kommune

- Brukerne (ledere og verneombud) er gjennomgående godt fornøyde med vedlikeholdet, selv om noen ga uttrykk for at det hadde vært ønskelig at vaktmester var mer tilstede ved bygget. - Noen av byggene preges av at utforming og planløsning er uhensiktsmessig ut fra dagens krav. Det vises til at i de eldste byggene er heller ikke standarden tilfredsstillende for de krav og forventninger som brukerne (beboere/elever) har. - Ventilasjonsanlegget ved noen av byggene har behov for oppgradering, ettersom det ikke fungerer fullt ut tilfredsstillende. - Det pekes på at kommunen skulle hatt klare retningslinjer for hva som er vaktmesterjobber, og hva leder/de ansatte skal gjøre på bygget selv. Dette kan til tider skape forvirring, og det oppleves som at man ikke bruker tiden til vaktmester på en mest mulig effektiv måte. Spørreundersøkelse og intervjuer med brukere av kommunale bygg tyder på et stort vedlikeholdsbehov på enkelte få bygg, med betydelige konsekvenser for brukerne og kommunen. Det er vår vurdering at dette er så tydelige negative tilbakemeldinger at det gir grunn til bekymring, Det er vår anbefaling at kommunen vurderer hvordan disse tilbakemeldingene kan følges opp. OPPSUMMERING OG ANBEFALINGER Kommunen har en systematisk og dokumentert oversikt over vedlikeholdsstatusen på sine bygg gjennom datasystemet Facilit. Basert på dette ser det ut til at situasjonen er relativt tilfredsstillende på kort sikt. Vi bygger dette på: - Kommunens fagpersonell på området gir en positiv vurdering av situasjonen. - Kommunen har god oversikt over vedlikeholdsbehov av akutt art. - KS kartlegging fra 2008 viser at kommunen har en vedlikeholdsstatus som ligger over landsgjennomsnittet Men på lang sikt er vedlikeholdssituasjonen utfordrende. Vi bygger dette på: - Dagens ressursinnsats til vedlikehold ligger på et slikt nivå at man knapt vil generere etterslep. Man klarer likevel ikke ved å benytte dette beløpet ta inn det etterslep som er generert tidligere år. - Det finnes ingen plan for fremtidig vedlikehold 7. - Intervjurunder med brukere av kommunale bygg tyder på et stort vedlikeholdsbehov på enkelte få bygg med betydelige konsekvenser for brukerne og kommunen. 7 Kommunen v/bygg og eiendomssjef sier i epost pr. 07.05.14 følgende: «Det er vanskelig for kommunen v/seksjon bygg- og eiendomsforvaltning å lage forpliktende langsiktige vedlikeholdsplaner da det er stort sprik mellom behov for midler til vedlikehold og disponible midler avsatt til vedlikehold i budsjett. Det er også et faktum at det hvert år oppstår akutte vedlikeholdsbehov som må prioriteres og som det ikke er avsatt vedlikeholdsmidler til i budsjett». Vedlikehold av kommunale eiendommer - 8 - Eigersund kommune

Vi vil anbefale at Eigersund kommune Å arbeide videre med politisk forankring, kommunikasjon, felles forståelse for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. Å vurdere om det skal utarbeides en overordnet vedlikeholdsplan Å vurdere hvordan man kan motvirke de alvorlige arbeidsmiljøutfordringene som manglende vedlikehold medfører ved enkelte bygg. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 9 - Eigersund kommune

RÅDMANNENS KOMMENTAR Rådmannens kommentar datert 02.06.2014: Anbefalt minimumsbeløp kr. 100 pr kvm for å opprettholde «ny bygg standard» for bygg med beregnet levetid 30 år tar ikke hensyn til at en betydelig mengde av kommunens bygg har/forventes å ha 60 års levetid, og hvor det burde vært avsatt kr 175 pr. kvm. Det fremgår side 17 under avsnittet: NORSK SRANDARD 3454:.: Definisjon vedlikehold: Tiltak som er nødvendig for å opprettholdebyggverket på et fastsatt kvalitetsnivå og derved gjøre det mulig å bruke det til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid. I henhold til standarden innebærer vedlikeholdskostnader «planlagt vedlikehold» og» utskiftninger». Istandsetting eller utflytting, serviceavtaler og hærverk kommer under driftskostnader. Våre 3,8 ansatte (art. 070) som vi har oppgitt hovedsakelig utfører vedlikehold, utfører hovedsakelig istandsetting av kommunens 333 utleieleiligheter ved skifte av leietaker. Det meste av utgifter ført på art: 250 er brukt til slikt arbeidsom etter Norsk standard 3454 ikke er vedlikehold, og i tillegg til igangsetting etter hærverk. Det samme gjelder betydelige utgifter ført på art:230 som da heller ikke er «vedlikehold». Bygg- og eiendomsforvaltningen sitt regnskapssystem er ikke bygget opp med artsgrupper slik at «vedlikeholdsutgifter» kan identifiseres på riktig måte iht NS 3454. Seksjon bygg- og eiendomsforvaltning har heller ikke hatt fokus på å skille vedlikeholdsog driftsutgifter slik NS 3454 forutsetter. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 10 - Eigersund kommune

RAPPORTEN Vedlikehold av kommunale eiendommer - 11 - Eigersund kommune

Vedlikehold av kommunale eiendommer - 12 - Eigersund kommune

1 INNLEDNING 1.1 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Med bakgrunn i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon, bestilte kontrollutvalget i Eigersund den 23.09.13 et prosjekt om eiendomsforvaltning. I følge tall fra KOSTRA varierer kommunens midler sammenlignet med andre kommuner på vedlikehold fra år til år. Prosjektet skal vurdere hvordan kommunen arbeider for å sikre forvaltningen av sin realkapital (bygg), og angi konsekvenser av utsatt vedlikehold for kommuneøkonomien og brukerne. I tillegg til formålet, framgår det av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hvordan har utviklingen i vedlikeholdsomfanget vært, hvorfor varierer kostnadene så mye fra år til år, og hvor stort er det eventuelle etterslepet? Hvilke systemer og rutiner har kommunen for å kartlegge og dokumentere vedlikeholdsbehovet, og hvordan blir prioriteringer foretatt? Hvordan arbeider kommunen for å forvalte sin realkapital på kort og lang sikt gjennom forebyggende aktiviteter, ordinært og ekstraordinært vedlikehold, og rehabiliteringer? Hvordan organiseres arbeidet, og hvor store ressurser anvendes? Hvilken internkontroll og hvilke systemer har kommunen for å følge opp eiendomsforvaltningen? Hvilke konsekvenser har utsatt vedlikehold for kommunens økonomi og for brukerne? For eksempel mht. inneklima, energiforbruk, renhold og slitasje, midlertidige løsninger, forringelsen av tjenesteyting / produksjon mv. Hva er kommunens vedlikeholdsbehov i bygg og kroner? Har kommunen noen ajourført oversikt over vedlikeholdsbehovet og er det en langsiktig prioriteringsplan? Vedlikehold av kommunale eiendommer - 13 - Eigersund kommune

1.2 REVISJONSKRITERIER OG METODE Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f. eks. lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. Kommunens interne styringsdokumenter Norsk standard 3454 Livssykluskostnader for byggverk. Vedlikehold i kommunesektoren, «Fra forfall til forbilde» (KS 2008) Kommunal regnskapsstandard nr. 4 Kommuneproposisjonen 2013 KOSTRAs rapporteringer om vedlikehold Metodisk har vi gjennomgått relevant dokumentasjon fra kommunen, sendt ut spørreundersøkelse og hatt intervjuer/møter med sentrale ledere og brukere av de kommunale byggene. Spørreundersøkelsen ble sendt ut til alle ledere og verneombud ved kommunale bygg. Dette ble gjort i forkant av intervjuene for å dekke opp eventuelle avvik eller annen informasjon som dukket opp i spørreundersøkelsen. Vi har dessuten lagt til grunn erfaringer fra tilsvarende prosjekter i Sandnes, Sola og Hå og Gjesdal/Bjerkreim/Lund i 2008/09/11/13/14. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 14 - Eigersund kommune

2 FAKTABESKRIVELSE OG VURDERINGER 2.1 KRITERIER FOR GOD EIENDOMSFORVALTNING Årlige utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold av offentlige bygg i Norge var på ca. 25 milliarder kr i 2012. Kommuner og fylkeskommuner står for to tredeler av dette. Kommunenes eiendommer og formålsbygg er en stor del av de faste verdiene en kommune har. Dersom bygningene forfaller, vil kommunen tape disse verdiene over tid. Det har vært stor oppmerksomhet omkring tilstanden av kommunale bygninger i Norge de siste årene, og det har vært sentrale tiltak for at vedlikehold skal få en sterkere politisk prioritering. Eigersund kommunes eiendomsforvaltning og vedlikehold er vurdert opp mot spesifikke kriterier for god eiendomsforvaltning. Drøftingen baserer seg på: NOU 2004:22 8 VE LHOLDTE BYGNINGE R G IR MER TIL ALLE OM E IEN- DOMSFORVALTNING I KO MMUNESE KTORE N Utredningen anbefaler at organisering av eiendomsforvaltning tar utgangspunkt i rollene som eier, forvalter og bruker av byggene. God praksis er at eieren fastsetter de målene, prioriteringene og rammene som eiendomsforvaltningen skal styres etter, og at man har et system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. De forskjellige rollene innen kommunal eiendomsforvaltning er i utredningen definert slik: Eieransvaret omfatter økonomisk og rettslig ansvar overfor eiendommens kreditorer, de långivere og leverandører av varer og tjenester som eiendommen er avhengig av, offentlige myndigheter, naboer og andre i henhold til inngåtte avtaler, norsk lov og sedvane. Forvalterrollen omfatter å forestå løpende drift og vedlikehold av bygningen så langt dette er eierens (og ikke brukerens) ansvar. Forvaltningen innebærer også å betale skatter og avgifter og å følge opp eierens plikter og rettigheter etter inngåtte avtaler overfor brukerne. Brukerrollen ivaretas av vedkommende brukervirksomhet på stedet, men også av den sentrale fagadministrasjonen og kommunestyret/fylkestinget som ansvarlig for tjenestetilbudet. Kommunestyret eller fylkestinget vil derfor kombinere rollene som eier og bruker på et overordnet, strategisk nivå og ha det overordnede ansvaret som følger med begge rollene. Forholdet mellom kommunens ulike organer som ivaretar rollene som eier, forvalter og bruker, kan organiseres som en integrert organisasjon, hvor funksjoner og ansvar fordeles og styres etter vanlige administrative prinsipper. En slik integrert organisasjon byr på både fordeler og ulemper med hensyn til en mer markedsorientert modell. Der får brukersiden en rolle som be- 8 NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 15 - Eigersund kommune

stiller, og eier- og forvaltersiden får rollen som utfører eller leverandør av lokaler og driftstjenester. Dette skjer for eksempel når eiendomsforvaltningen og eventuelt brukerne organiseres som mer eller mindre selvstendige resultatenheter. KS` RAPPORT - VE DLIKE HOLD I KOMMU NE SE KTORE N - FRA FORFALL TIL FORBILDE Kommunenes interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) fikk i 2008 gjennomført en omfattende undersøkelse 9 av tilstanden i kommuners og fylkeskommuners bygningsmasse. Rapporten konkluderte med at det var et samlet oppgraderingsbehov på mellom 94 og 142 mrd. kr i Norge. Dette skyldes dels et betydelig vedlikeholdsetterslep, dels at kravene til standard har økt over tid. I rapporten blir det framhevet at det er viktig å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Denne strategien må forankres i kommunens overordnede styringsdokumenter. Eigersund kommune har deltatt i denne undersøkelsen. Som en oppfølging av denne rapporten, har KS utarbeidet en veileder for bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. I denne presiseres det hvor viktig det er å ha oversikt over en eiendoms tilstandsgrad, og prioritere tiltakene ut fra denne. NORSK STANDARD 3454: LIVSSYKLUSKOSTNADE R F OR BYGGVE RK Definisjon vedlikehold: Tiltak som er nødvendig for å opprettholde byggverket på et fastsatt kvalitetsnivå og derved gjøre det mulig å bruke det til sitt tiltenkte formål innenfor en gitt brukstid. I henhold til standarden innebærer vedlikeholdskostnader planlagt vedlikehold og utskiftninger. Istandsetting etter utflytting, serviceavtaler og hærverk kommer under driftskostnader. Samlede kostnader (kapitalkostnader, forvaltningskostnader, driftskostnader, vedlikeholdskostnader og utviklingskostnader) skal relateres til hvert bygg i løpet av dets livssyklus. NORSK STANDARD 3424: TILSTANDSANALYSE AV B YGGVE RK Registrerer tilstandsgrad: i hvilken tilstand en bygningsdel eller bygning befinner seg i. Gradering fra 0 til 3, der 0 tilsvarer meget god tilstand og 3 meget dårlig tilstand. Registrerer svikt: Negativt avvik fra det referansenivå som er lagt til grunn. Registrerer konsekvensgrad: Uttrykk for alvoret av konsekvenser. Gradering fra 0 til 3. 9 Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde (KS 2008) utarbeidet av PricewaterhouseCoopers og Multiconsult Vedlikehold av kommunale eiendommer - 16 - Eigersund kommune

FLE RE SE NTRALE TILTAK: I 2006 2011 ble det gjennomført et forsknings- og utviklingsprogram i regi av direktorat for byggkvalitet som skulle sette opp noen suksesskriterier for en god eiendomsforvaltning. Etter at prosjektet ble avsluttet i 2011 har oppgaven blitt inkorporert som en av de faste oppgavene i direktoratet. Det er utgitt flere veiledere til kommunene og de folkevalgte om forvaltning av kommunens realkapital: God kommunal eiendomsforvaltning. LOVE R OG RE GLE R SOM MÅ IAK TTAS VE D FORVALTNING AV KOM MUNALE E I- ENDOMME R OG FORMÅLSB YGG 10 FDV er en samlebetegnelse for aktiviteter og kostnader (FDV-kostnader) gjennom byggets totale levetid, fra overtagelse etter nybygging/rehabilitering til rivning/sanering. Forvaltning 11 omfatter administrative oppgaver som kjøp og salg av eiendommer, utleie av bygninger og lokaler, husleieadministrasjon, utarbeiding av forsikringsavtaler, økonomisk planlegging og styring, personaladministrasjon m.m. Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygninger og tekniske installasjoner skal fungere som planlagt. Dette omfatter bl.a. betjening av installasjoner, forsyning av vann, energi samt renhold og renovasjon. Vedlikehold er arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på bygningen på fastsatt nivå, dvs. de tiltak som er nødvendige for å sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten. Det er vanlig å skille mellom løpende og periodisk vedlikehold 10 Listen er hentet fra KS: Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. En veileder for folkevalgte og rådmenn. 11 Kilde: Store norske leksikon. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 17 - Eigersund kommune

Tabell 2 Lover og regler som eier av kommunale bygg må forholde seg til ved forvaltning av disse 12 : 2.2 EIGERSUND KOMMUNE 2.2.1 NØKKELTALL Eigersund kommune disponerer en bygningsmasse på ca. 94 000 kvm 13, fordelt med 88 500 kvm bygg i 117 bygg kommunen eier og i 14 bygg hvor det utføres vedlikehold for bygg organisert i Bakkebø Borettslag (4000 kvm). I tillegg leier kommunen 5400 kvm i private bygg til 12 ulike virksomheter. I prosjektet har vi bare i begrenset grad gått inn på Bakkebø borettslag, ettersom store deler av bygningsmassen vurderes å selges ut 14. Kommunen har registret tilstanden til 84 av sine bygg i Facilit, et databasert kartleggings- og planleggingssystem. Denne registreringen ble gjort etter at alle kommuner i 2008 ble bedt om å registrere tilstanden på de kommunale byggene, i forbindelse med en nasjonal undersøkelsen i regi av KS. 12 Listen er hentet fra KS: Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold. En veileder for folkevalgte og rådmenn. 13 Kilde: Eigersund kommune, oversikt over kommunens bygningsmasse. Kommunens bygg huser til daglig ca. 1000 ansatte. 14 Jfr. avsnitt 3.5.4. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 18 - Eigersund kommune

Figur 2 gir en oversikt over bygningsfordelingen i kommunen. Det er grunnskolene som har det største arealet. Også aldershjem/helsebygg og boliger har store antall kvadratmeter. Figur 2 Bruttoareal kommunens bygg (m2) Kilde: Eigersund kommune Figur 3 viser kommunens vedlikeholdsutgifter per kvm slik det er rapportert inn i KOSTRA for årene 2010 til 2013 15. KS anbefaling er at vedlikeholdskostnadene for bygg med 30 år levetid skal ligge på ca. 100 kr/kvm, mens for bygg med 60 års levetid skal det ligge på ca. 170kr/kvm. Figur 3 Eigersunds vedlikeholdskostnader/kvm rapportert i KOSTRA 2010-2013 kilde KOSTRA 15 Kilde: KOSTRA. Inneholder funksjon 130,221,222,261,381 og 386. Art 070,230, 250. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 19 - Eigersund kommune

Figur 4 gir en oversikt over i en del kommuner og i kommunesektoren som helhet. Vi ser at Eigersund kommune ligger opp mot landsgjennomsnittet. Figuren viser også at KOSTRA-rapporteringen ikke fungerer like godt i alle kommuner. Figur 4 Sammenligning mellom ulike kommuner - vedlikeholdskostnader per kr/kvm 2012 kilde: KOSTRA Undersøkelsen fra 2008 viste at det beregnede etterslepet til Eigersund kommunes bygg er på 107-150 millioner kroner, over en samlet periode på 10 år. Rådmannen i kommunen peker likevel på at dette beløpet er for høyt 16. Det vises til at det skulle vært satt av 6,5 millioner kroner ekstra årlig til vedlikehold for å ta inn etterslepet. I kommunens regnskap har byggene en bokført verdi på tilnærmet 590 millioner 17 kr. Dette er en stor del av de verdier kommunen har. Eiendomsmassen omfatter blant annet skoler, barnehager, rådhus, sykehjem, PU-boliger, eldreboliger og kommunale boliger. Kommunens bygningsmasse er av varierende alder. 2.3 KOMMUNESTYRET SOM OVERORDNET EIER Det som kjennetegner kommunene som lykkes med vedlikehold er god kommunikasjon mellom kommunestyret som folkevalgt eier, formannskapet som operativ eier og eiendomsforvalteren 18. Eiendomsforvalteren må få anledning til å rapportere om tilstand, utfordringer og muligheter knyttet til eiendommene. De folkevalgte må stille krav til god forvaltning og rapportering som gir oversikt og grunnlag for politisk diskusjon og prioritering. Kommunens øverste ledelse ved folkevalgte og rådmenn skal ivareta eierrollen på vegne av innbyggerne. Bygninger og eiendommer er viktige ressurser i driften og utviklingen av kommunen. Betydelige verdier er lagt ned i eien- 16 «Rådmannens budsjettforslag 2014», side 64 17 Kilde: Årsregnskap 2012. 18 http://www.ks.no/pagefiles/1501/vedlikeh_hele.pdf («Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold en veileder for folkevalgte og rådmenn») Vedlikehold av kommunale eiendommer - 20 - Eigersund kommune

dommene. Eierne bør stille seg spørsmål om hva kommunen eier, hva man trenger og hvordan kommunens eiendommer forvaltes. I veilederen «God kommunal eiendomsforvaltning» 19 fra KS sies følgende om vedlikehold: «Vedlikeholdsplanlegging er en viktig prosess for å sikre bygningsmassens verdi over tid. Et godt vedlikehold fører til lang levetid på materialer og dermed god økonomi. Prosessen består av: Utvikle en vedlikeholdsstrategi Lage en vedlikeholdsplan Utføre vedlikeholdet De tre oppgavene skal henholdsvis ivaretas av det strategiske, taktiske og operative nivået i organisasjonen». I Eigersund kommune har teknisk avdeling fremmet vedlikeholdstiltak kalkulert til å overstige kr 100 000 som del av investeringsbudsjettet. I tillegg vedtar kommunestyret rammetilskudd til teknisk avdeling. Rammetilskuddet blir deretter fordelt på de ulike seksjonene innenfor teknisk avdeling. Forøvrig er det mer sporadisk at saker vedrørende bygningsvedlikehold fremmes for kommunestyret. Den 16.12.2013 hadde kommunestyret til behandling en omfattende sak om «Etterslep vedlikehold i kommunale bygg» (K-sak 091/13). Dokumentasjonen og vurderingene i denne saken er et viktig grunnlag i denne prosjektrapporten. I Eigersund kommune er det etter vår vurdering fortsatt et behov for å jobbe med politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. Det er også en utfordring å sikre at eierprioriteringene avspeiles i budsjettet. 2.4 ORGANISERING AV VEDLIKEHOLDSARBEID I veilederen fra KS er det vist til at forvaltning av kommunens eiendommer er organisert forskjellig i de enkelte kommuner. Det kan være at den enkelte enhet selv står for vedlikehold, eller at vedlikehold er skilt ut i en egen virksomhet. Konklusjonen etter å ha sett på forskjellige løsninger, er at selve organiseringen ikke er avgjørende. Det avgjørende for en god eiendomsforvaltning er et godt folkevalgt eierskap, og god kommunikasjon mellom eiendomsforvalteren og de folkevalgte. I kommuneproposisjonen 2013 er det påpekt behovet for å høyne status på eiendomsforvaltning, også ved å øke kompetansen 20. Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg er i Eigersund kommune organisert under seksjon Bygg og- eiendomsforvaltning. Bygg- og eiendomsforvaltningens 19 God kommunal eiendomsforvaltning 20 Utdrag fra kommuneproposisjonen 2013 ligger i vedlegg. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 21 - Eigersund kommune

hovedoppgaver består i «drift, vedlikehold og renhold av kommunens bygninger. Dette inkluderer saksbehandling, utleie, kjøp og salg av bygninger og eiendommer samt salg av bolig- og næringstomter fra felt utbygd av kommunen. Videre jobber en med administrasjon av kommunale feste- og framfestetomter». Seksjonens hovedoppgaver tar utgangspunkt i følgende 21 : Arbeid med å drifte de kommunale byggene som finnes i kommunen Foreta nødvendig vedlikehold Renovering av bygninger for å tilfredsstille myndighetskrav og brukernes ønsker/behov Utleie av kommunale leiligheter med særlig tanke på husleiekontrakter, regulering av husleier, oppfølging og brudd på husleieavtaler Renhold Saksbehandling søknader om kjøp av kommunale eiendommer Salg av kommunale eiendommer Figur 5 Organisasjonskart Eigersund kommune Kilde: Eigersund kommune Kommunalsjef for tekniske tjenester har 88 personer som jobber med forvaltning, drift og vedlikehold i kommunen. Dette inkluderer saksbehandlere, vaktmestere, håndverkere, renholdere og badevakter. På seksjon bygg- og eiendomsforvaltning er det 3,8 stillinger som primært driver med vedlikeholdsarbeid. Det er driftsansvarlig for bygget, i samarbeid med andre på seksjonen som har ansvar for å registrere bygningsavvik og kostnadsoverslag i Facilit. Dato og utførelse registreres for alle driftsoppgaver. Videre krysser driftsansvarlig av når vedlikeholdsoppgaven er gjennomført. Driftsoperatører (vaktmestere) og vedlikeholdsansatte i kommunen er organisert under tre driftsledere, samt en egen driftsleder for renholdere. Vaktmesterne er fordelt over ulike bygg, og har sine faste ansvarsområder. En vaktmester har ansvar for flere 21 Hentet fra kommunens dokument: «Organisering- stillingsbeskrivelser: Stillingsbeskrivelser seksjon bygg- og eiendomsforvaltning». Vedlikehold av kommunale eiendommer - 22 - Eigersund kommune

ulike bygg rundt i kommunen. Dette innebærer at de ansatte ved de kommunale byggene tilkaller vaktmester ved behov. Denne tilkallingen skjer gjerne ved epost eller telefon. I Facilit-vedlikehold er det også innlagt ukentlige, månedlige og årlige kontrolloppgaver tilpasset det enkelte bygg som må dokumenteres utført ved utkvittering i Facilit-vedlikehold. Kommunen har også lagt opp til at vaktmesterne kontaktes gjennom Qm+ 22. Dersom det rapporters om større vedlikeholdsoppgaver som vaktmester ikke kan løse på egenhånd, går vaktmester videre til sin driftsleder. Driftslederne i kommunen har videre møter med bygg- og eiendomssjefen hvor slike større prosjekter gjennomgås. I kommunen tas det inn eksterne konsulenter når vedlikehold av en viss grad eller type skal gjennomføres. Dette være seg budsjettvedtak ved større vedlikeholdsprosjekter eller renoveringsprosjekter. Det tas også inn ekstern hjelp dersom det kreves en fagkompetanse kommunen ikke selv innehar. Ved vedlikehold av heiser og annet elektrisk anlegg har i praksis kommunen brukt firmaet som har installert anlegget i bygget. Dette også etter utløp av garantien. Praksis for kommunen som er å benytte firmaet som har installert anlegget, er ikke i tråd med loven om offentlige anskaffelser. Kommunen viser til at dette «vil kreve et grundig forarbeid som seksjon bygg- og eiendom ikke har hatt kunnskaper og ressurser til å utføre» 23. 2.4.1 REGISTRERING AV VEDLIKEHOLDSBEHOV Det løpende vedlikeholdsbehovet i Eigersund kommune blir i stor grad skriftliggjort gjennom dataverktøyet Facilit IK-vedlikehold. Det planlagte vedlikeholdet tar utgangspunkt i tilstandsanalyser, kontrollplaner, sjekklister, arbeidsordre, serviceavtaler og vedlikeholdsplaner 24. Driftsoppgaver registreres sammen med dato for utførelsen. Kommunen benytter også Facilit for registrering av ulike lovpålagte tilsyn. Bygg- og eiendomssjef skal ivareta planlegging av vedlikehold, samtidig som han har et økonomi-, budsjett- og personalansvar. I Facilit-vedlikehold dokumenteres kommunens byggtekniske tilstand, samt nødvendig vedlikehold. Det jobbes for at driftsansvarlig ved bygget i samarbeid med bygg- og eiendomsseksjonen i kommunen skal registrere de avvik som oppstår ved det enkelte bygg. Her skal også et kostnadsestimat inkluderes. Facilit-vedlikehold er et fagsystem spesielt rettet mot driftskontroller, vedlikeholdstiltak og prosjektstyring. Det er forskjellige tiltakstyper en kan benytte i systemet; spesielt vedlikehold, skolebruksplan, universell utforming og energieffektivisering. Facilit IKvedlikehold er et datasystem som sikrer både det planlagte og det akutte vedlikeholdet. Utgifter knyttet til hver tiltakstype relateres til hvert bygg. Investeringer i forbindelse med nybygg og større ombygginger er knyttet til egne prosjektnummer. Budsjet- 22 Qm+, eller Quality Manager+ er et management system der man i en database får direkte tilgang til resultater. Eigersund kommune bruker Qm+ som sitt HMS-system. Her ligger retningslinjer osv. De ansatte kan også benytte Qm+ som et oppslagssystem. Kommunen tok i bruk systemet i 2006. 23 Hentet fra «Saksfremlegg politisk sak. Etterslep vedlikehold i kommunale bygg. Rådmannens forslag til vedtak 22.11.13: Planteknisk utvalg innstiller til kommunestyret». 24 Hentet fra http://www.facilit.com/vedlikehold Vedlikehold av kommunale eiendommer - 23 - Eigersund kommune

tet for spesielt vedlikehold blir satt opp av forvaltnings- og vedlikeholdsgruppen. Tiltak legges inn i Facilit og budsjettoppfølges. Det gjennomføres i tillegg seksjonsmøter for driftslederne og bygg- og eiendomssjef for å sikre at vedlikeholdsmidlene blir benyttet best mulig. Når det gjelder utleieboligene, drift av kommunens bygg og vedlikehold, er det klare målsettinger for hva kommunen skal gjøre. Utleieboligene skal klargjøres/pusses opp ved fraflytting, samt utleieprisen prisjusteres. Dette skal dokumenteres under Facilitutleie. Driften av kommunens bygninger systematiseres gjennom driftskontroller for hvert enkelt bygg. Også dette dokumenteres i Facilit-vedlikehold. I Facilit ligger det i tillegg en plan for hvert enkelt bygg i kommunen. Behovene til de kommunale byggene registreres når tekniske anlegg/bygningsdeler har tilstandsgrad 2 eller dårligere. Ved disse tilfellene skal også en estimert kostnadsberegning registreres i Facilit. Tilstand i bygg registrert med tilstandsgrad 3 og konsekvensgrad 3 skal straks utføres. Dette gjelder særlig tiltak som går på sikkerhetsmessige hensyn. Inneklima registreres ved målinger, hvor blant annet radon måles. Kommunen har som mål at vedlikeholdseksjonen til enhver tid skal kunne ta ut oppdaterte rapporter fra Facilit som gir et nøyaktig bilde av hvordan vedlikeholdssituasjonen er. Pr i dag er ikke dette systemet helt oppdatert for alle bygg, men seksjonen jobber aktivt med å oppdatere dette. Facilit inneholder også kostnadsoverslag for ulike vedlikeholdsbehov som er registrert. Både vedlikeholdsarbeid som dekkes av seksjonens driftsbudsjett og tiltak som regnes som investeringstiltak registreres. Kommunen kan hente ut oppgaver som skal gjennomføres på både ukentlig,- månedlig og årlig plan fra Facilit. Ut fra registreringene i Facilit kan kommunen lage en vedlikeholdsplan. Dette blir ikke gjort i kommunen i dag, da man erfarer at det akutte vedlikeholdsbehovet uansett må prioriteres. Kommunen viser til at det er vanskelig å lage forpliktende, langsiktige vedlikeholdsplaner. Dette mye på grunn av at det ofte er stort sprik mellom behov for midler til vedlikehold og de midlene som er avsatt i budsjettet. Byggene som registreres i Facilit registreres under en egen kode. Alt vedlikehold knyttet til det gitte bygget registreres på denne koden. Her registreres alt fra brannøvelser som er gjennomført, hvordan søppel håndteres, isolasjon rundt vinduer, elektriske anlegg, maling, vedlikehold av heissjakt og universell utforming. Her registreres også planlagt start- og sluttdato, samt budsjett for vedlikeholdsarbeidet. Kommunen har også inngått rammeavtaler innenfor enkelte felt for vedlikehold: 3-årig serviceavtale for kontroll av brannalarmanlegg og røykslukker. 5-årig serviseavtale for kontroll av brannslukkingsapparater. Arbeidet med å innhente tilbud på 3-årig serviceavtale for kontroll av sprinkleranlegg. Kommunen utarbeider målsettinger for eiendomsforvaltningen for kommende år. For 2014 skal kommunen «systematisk gjennomføre og dokumentere driftskontroller i Facilit- Vedlikehold av kommunale eiendommer - 24 - Eigersund kommune

vedlikehold iht. plan for den enkelte bygning» 25. Vedlikeholdsbehovet skal dokumenteres etter NS 3424, og bygg med tilstandsgrad 2 eller verre skal kartlegges. Vedlikeholdet av kommunens 117 bygninger skal igangsettes straks dersom bygget er registrert med tilstandsgrad 3 og konsekvensgrad 3. Det er vår vurdering at Eigersund kommune har et godt system og gode rutiner for registrering og kartlegging av vedlikeholdsbehov. Dette gir et godt grunnlag for planlegging og prioritering; samt involvering og styring fra de folkevalgte. Vi vil likevel anbefale at man vurderer å utarbeide en vedlikeholdsplan, for å kunne styrke det planmessige vedlikeholdet over tid. 2.5 STATUS VEDLIKEHOLD I EIGERSUND Vi vil i dette kapittelet gjøre noen betraktninger om vedlikeholdssituasjonen i Eigersund kommune. Det er likevel viktig å presisere at denne forvaltningsrevisjonsrapporten ikke gir en byggteknisk beskrivelse eller vurdering av byggene i Eigersund kommune. Kommunene som deltok i KS-undersøkelsen 2008 på det tidspunktet en rimelig oversikt over vedlikeholdstilstanden for sine bygg. Tilstanden til Eigersund kommunes bygg er noe varierende. Noen av byggene er av nyere dato, mens andre bærer mer preg av alder og slitasje. KS-undersøkelsen viser t de fleste byggene i kommunen kommer bedre ut enn andre kommuner. 2.5.1 TEKNISK TILSTAND FOR ULIKE BYGNINGSTYPER Undersøkelsen i 2008 tok utgangspunkt i ulike tilstandsgrader for byggene, fra 0 til 3: Tilstandsgrad Symptomer 0 Inten symptomer 1 Svake symptomer 2 Middels kraftige symtomer 3 Kraftige symptomer Betydning Meget god standard uten feil og mangler og kun ubetydelig slit og elde fra nybyggtilstand. God, tilfredstillende standard, hvor alle lover og forskrifter er ivaretatt- noe slitasje og elde fra nybyggstandard. Et visst omfang av feil og mangler krever teknisk utbedring og/eller avvik fra lover og forskrifter. Omfattende skader, feil og mangler. Mye slitasje. Betydelig behov for teknisk utbedring. Avvik fra lover og forskrifter. Vedlikeholdsbehovet i Eigersund i 2008 ble estimert til et sted mellom 107 mill kr. og 150 mill kr. (over en periode på 10 år). alt etter ambisjonsnivå for bygningenes standard. Figur 6 viser tilstandsgrad for byggene Eigersund kommune. Eigersund har 76 % av sine bygg innenfor tilstandsgrad 0 og 1, mens det tilsvarende for de resterende kommuner er kun 62 %. 25 Hentet fra kommunens dokument: «Målsetninger seksjon bygg- og eiendomsforvaltning 2014» Vedlikehold av kommunale eiendommer - 25 - Eigersund kommune

Figur 6 Tilstandsgrad Eigersund kommune 2008. Kilde: Eigersund kommune Rapporten i 2008 viser altså at den tekniske tilstanden på bygg i Eigersund kommune i stor grad er høyere enn i andre kommuner. Kun «diverse bygninger», kulturbygg og idrettsbygg har dårligere score enn i andre kommunene. For aldershjem, barnehage, bolig, grunnskolebygg, kontor- og forretningsbygg kommer Eigersund kommune bedre ut enn teknisk tilstand for landsgjennomsnittet. Figur 7 Teknisk tilstand fordelt på bygningstyper (tilstandsgrad 0-3, hvor 0 er best). Kilde: Eigersund kommune Vedlikehold av kommunale eiendommer - 26 - Eigersund kommune

Eigerøy skole ble vurdert i 2007-2009 da NRK i samarbeid med Arbeidstilsynet vurderte skolebygg i Norge 26. Her kom Eigerøy skole under kategorien «midlertidig godkjent», dette grunnet at skolen «mangler vedlikeholdsplan for inneklima, samt strategi for systematisk vedlikehold». Kommunens oppfølging av dette har vært å pusse opp skolekjøkken og ganger. I tillegg har kommunen «tilrettelagt for universell tilgjengelighet til deler av skolen til skolestart høst 2013. Noen egen vedtatt vedlikeholdsplan foreligger imidlertid ikke» 27. For Eigerøy skole er det i tillegg oversendt kommunestyret i desember 2013 et forslag til opprustning av skolen. Dette ble ikke vedtatt av kommunestyret. Det er bestemt at «igangsetting av større vedlikeholdstiltak på Eigerøy skole er satt på vent i påvente av skolebruksplan som kommunen har avsatt budsjettmidler til å utarbeide i 2014». Eigerøy skole er en av de eldste skolene i kommunen, og bygget bærer preg av dette. Kommunen har i fått gjennomført en byggteknisk vurdering av skolen fra Egerconsult 28. Rapporten viser en brannteknisk oppgradering, kalkyle og kostnadskjema for å gjøre skolen i bedre stand. Rapporten konkluderer med at denne rehabiliteringen vil beløpe seg til ca. 70-80 millioner kroner. Pr i dag er ikke oppgradering av Eigerøy skole prioritert i kommunens budsjett. Under intervju uttrykkes det bekymring for at skolen mangler direkte brannvarsling til brannvesenet. Dette kan gi store konsekvenser dersom det brenner uten at det er folk på skolen. Man er da avhengig av at naboer varsler brannvesen. VU RDERING Kommunen har god oversikt over sine bygg gjennom datasystemet Facilit. Det ser ut som kommunens vedlikeholdsstatus er relativt tilfredsstillende på kort sikt. Vi bygger dette på: - Kommunens fagpersonell på området gir en positiv vurdering av situasjonen. - Kommunen har god oversikt over vedlikeholdsbehov av akutt art. - Kartlegging fra 2008 viser at kommunen har en vedlikeholdsstatus som ligger over landsgjennomsnittet Men på langt sikt er vedlikeholdssituasjonen utfordrende. Vi bygger dette på: - Dagens ressursinnsats til vedlikehold ligger på et slikt nivå at man knapt vil generere etterslep. Men man klarer likevel ikke ved å benytte dette beløpet ta inn det etterslep som er generert tidligere år. - Det finnes ingen plan for fremtidig vedlikehold. Kommunen prioriterer vedlikehold av akutt art, og viser til at det er stort sprik mellom behov for midler til vedlikehold og disponible midler avsatt til vedlikehold i budsjett. 26 Her ble 2465 skolebygg i Norge vurdert. 63 %av skolene ble godkjent, 14 % godkjent midlertidig og 22 % ikke godkjent. Under «midlertidig godkjent» i Eigersund kommune kom i tillegg Dalane kristne skole, Gamleveien skole, Grøne Bråden skole, Helleland skole, Hellvik skole, Husabø ungdomsskole, Rundevoll skole og Samfundets skole Eigersund. Under «ikke godkjent» kom Husabø skole og Lagård ungdomsskole. Mer informasjon: http://nrk.no/skoleklima 27 Mottatt i mail fra bygg- og eiendomssjef Helge Waage, 10.4.14. 28 Gjennomført av Egerconsult AS 11.10.13 Vedlikehold av kommunale eiendommer - 27 - Eigersund kommune

- Intervjurunder med brukere av kommunale bygg tyder på et stort vedlikeholdsbehov på enkelte bygg med betydelige konsekvenser for brukerne og kommunen. 2.5.2 SALG AV DELER AV SLETTEBØ-OMRÅDET Kommunen ønsker å selge ut deler av Slettebø-området (Bakkebø området). Dette gjelder de byggene som er i så dårlig stand at det ikke er økonomisk forsvarlig å renovere byggene. Ved å selge ut noen bygg vil kommunen også redusere sine energikostnader. Det er likevel ikke gjort beregninger på hvor mye kommunen kan spare ved et eventuelt salg. Flere av byggene i Slettebø-området har heller ikke mulighet for å lese av energiforbruket ettersom det ikke er egen strømmåler montert. Rådmannen har utarbeidet en oversikt som viser fremdriftsplan for å selge ut deler av området: Prosjekt nr. 5661 og 5662 Navn Byggeår Status Kommentarer 5660 Solgården 1943 Søknad fradeling under behandling 5656 Duehuset 1943 Søknad fradeling under behandling Maurtråkket 1 og 3 Ca. 1943 Fradelt Legges ut for salg når rekkefølgekrav i reg. plan er ferdig Legges ut for salg når rekkefølgekrav i reg. plan er ferdig 5562 Marka 1958 Søknad fradeling under behandling Noen av 14 bygg som kommunen eier og som er organisert i Bakkebø borettslag ikke avklart pr. nå. 5655 Verksted 1943 Ikke fradelt pr. nå Legges ut for salg når rekkefølgekrav i reg. plan er ferdig 5250 Maragropa 1 1970 Fradelt Legges ut for salg når rekkefølgekrav i reg. plan er ferdig Avgjøres av formannskapet 07.05.2014 Mest aktuelt å overføre vederlagsfritt til Dalane Folkemuseum Bakkebø borettslag er vedtatt skal oppløses. Da overføres eiendommene til Eigersund kommune. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 28 - Eigersund kommune

2.6 ØKONOMI Nedenfor følger en oversikt fra KOSTRA over hva Eigersund kommune har brukt på vedlikehold av kommunale bygninger, regnet per kvm. Det er viktig å merke seg at dette er vedlikehold som føres i driftsregnskapet. Dersom en bygning blir totalrenovert eller bygd om, blir det regnet som en investering og ført i investeringsregnskapet. Som nevnt er det beregnet at nødvendig vedlikehold er på ca. kr 100 per kvm ved 30 års levetid og ca. 170 kr per kvm ved 60 års levetid fra og med at bygget tas i bruk, dersom bygget skal opprettholde standarden. Da er nødvendige oppgraderinger tatt med. Dersom det ikke er et løpende vedlikehold, kan bygget være nedslitt etter 15 20 år 29. Behovet for vedlikehold vil være forskjellig fra bygg til bygg. Men det er likevel en god illustrasjon på prioritering av og behov for vedlikehold. Figur 8 KOSTRA-rapporteringen til kommunen 2009-2013. Kilde: KOSTRA KOSTRA-tallene viser at kommunens kostnader til vedlikehold varierer mye, fra 32 kr til 96 kr per kvm de siste årene 30. I 2012 og 2013 er det brukt mer midler på vedlikehold særlig innenfor skolesektor og kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg. Den viktigste forklaringen på variasjonene er regjeringens tiltakspakke i 2009. Formålet med tiltakspakken var å ta igjen noe av vedlikeholdsetterslepet i kommunene. Høyt aktivitetsnivå i 2009 kan nok også forklare nedgangen til 2010. Etter det har det vært en jevn økning, og i 2013 var man nær ved anbefalt kostnadsnivå på 100 kr/kvm. 29 Beregning av levetid på bygninger 30 KOSTRA-rapporteringen inneholder funksjon: 130,221,222,261,381,386. Art: 070, 230,250. For å beregne kr/kvm deler kommunen vedlikeholdskostnader på gitt kvm. For Eigersund er nevneren på ca. 43000 kvm. Dette inkluderer ikke bygg kommunen leier. Vedlikehold av kommunale eiendommer - 29 - Eigersund kommune

2.6.1 PRIORITERT VEDLIKEHOLD Seksjon bygg- og eiendomsforvaltning/teknisk avdeling forbereder rådmannens budsjettforslag på sitt område. Det legges i denne sammenheng fram en utførlig oversikt over hvilke vedlikeholdsprosjekter som bør prioriteres kommende år. Kommunens økonomiske rammer er stramme og det er bare en mindre del av disse prosjektene som blir vedtatt. I tillegg til å være en prioriteringsliste gir denne oversikten et godt bilde av vedlikeholdsbehovet til kommunestyret og er sånn sett et viktig informasjonsgrunnlag. Rådmannens budsjettforslag 2014-2017 viser at det er mange innspill på både drift og investering som er foreslått, men som ikke er vedtatt i kommunestyrets vedta I desember 2013 ble Eigerøy skole og Slettebø idrettshall meldt inn som prioriterte prosjekter. Dette er en ordning kommunen har praktisert de siste årene. Det legges frem store vedlikeholdsprosjekter som krever renovering. Dette er vedlikeholdsprosjekter vedlikeholdsseksjonen har gjort kostnadsberegninger på. Også eksterne konsulenter har gjort kostnadsvurderinger for store prosjekter som kvalitetssikring. Kommunen har likevel erfaring med at ekstern hjelp er kostnadsfullt. Bygg- og eiendomsforvaltning melder fortløpende vedlikeholdsbehov i Facilitvedlikehold ved det enkelte bygg, og utbedrer fortløpende tiltak som etter NS 3424 registreres med konsekvensgrad 3 dvs store konsekvenser i forhold til sikkerhet m.m. Dette ved bruk av midler avsatt i driftsbudsjettet. Rådmannens budsjettforslag og kommunestyrets budsjettvedtak resulterte i at det ikke ble avsatt midler til å utføre innmeldt vedlikeholdsbehov i 2014. 2.7 ETTERSLEP/AKKUMULERING I NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle om eiendomsforvaltning i kommunesektoren sies det: Utvalget har vurdert hvordan planmessig vedlikehold påvirker forvaltningskostnadene over tid. Det enkle svaret på dette er at planmessig vedlikehold på et faglig riktig nivå er lønnsomt over tid, og vil føre til at forvaltningskostnadene blir lavere enn ellers. Å utsette vedlikehold for å spare penger er altså kortsiktig og fører til økte kostnader i det lange løp. Et dårlig vedlikehold har også andre følger når det gjelder helse, miljø og sikkerhet (HMS)for brukerne. Den økonomiske siden ved manglende vedlikehold, eller manglende plan for vedlikehold, kan illustreres slik 31 : 31 Hentet fra KS- rapporten 2008 Vedlikehold av kommunale eiendommer - 30 - Eigersund kommune

Figur 9 Veien til verdiforringelse Utbedringer må gjøres planmessig over flere år og innarbeides i økonomiplanen, da det normalt ikke vil være rom for å rette opp alle forhold innenfor ett budsjettår. En systematisk plan og en god oversikt er dermed avgjørende for effektiv gjennomføring av vedlikehold. KS skriver videre at: Uten, eller ved lavt vedlikehold, vil bygget være nedslitt etter 15-20 år, og man blir løpende mellom akutte situasjoner om offentlige pålegg som krever ekstraordinære bevilgninger. Manglende vedlikehold tvinger fram en tidligere total rehabilitering som koster mange millioner, og som finansieres med lån, Med lånene øker driftsutgiftene i form av årlige renter og avdrag som kan utgjøre langt mer enn 100 kr per kvm per år. Basert på KOSTTRA-rapporteringen fra 2010-2013 kan en tilnærme seg det akkumulerte etterslepet. Dette er som sagt en teoretisk tilnærming til denne problemstillingen, men det likevel et bilde av situasjonen, og også en forståelse av at det i Eigersund et vedlikeholdsbehov som akkumuleres. 2010: Eigersund kommune brukte kr 32 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 6 millioner i vedlikeholdsetterslep dette året 32. 2011: Eigersund kommune brukte kr 43 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 5 millioner i vedlikeholdsetterslep dette året. 2012: Eigersund kommune brukte kr 75 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 2,2 million i vedlikeholdsetterslep dette året. 2013: Eigersund kommune brukte kr 96 per km2. Anbefalt kr 100 som minimum på nye bygg. Kommunen har skaffet seg kr 354 000 kr i vedlikeholdsetterslep dette året. Dagens ressursinnsats med 96 kr/kvm til vedlikehold ligger på et slikt nivå at man knapt vil generere økt etterslep. Men man klarer likevel ikke ved å ta inn det etterslep som er generert tidligere år. 32 Basert på følgende utregning: 100-32=68. 68*88500=6 millioner kroner Vedlikehold av kommunale eiendommer - 31 - Eigersund kommune