INNBYDELSE TIL ÅPEN KONKURRANSE RAMMEAVTALE - KARBONKILDE TIL DENITRIFIKASJON NORDRE FOLLO RENSEANLEGG IKS I Nedre Romerike Avløpsselskap IKS I I Nordre Follo renseanlegg IKS I Postboks 26 I NO-2011 Strømmen I T: +47 64 84 54 00 I www.nrva.no Høyungsletta 19, 1407 Vinterbro I T: +47 64 97 44 50 I www.nfra.no
Side 2 av 11 INNHOLD 1 Innledning... 3 2 Konkurransegrunnlag... 3 3 Dokumentasjon av tilbudt produkt... 5 4 Referanser... 6 5 Tilleggsopplysninger... 6 6 Tilbudsbefaring... 6 7 Rettelser av konkurransegrunnlaget... 6 8 Kontakt... 7 9 Krav til leverandøren... 7 10 Frister... 8 11 Tilbudet... 9 12 Tildeling... 10 13 Oppfølging av kontrakt... 11 14 Vedlegg... 11
Side 3 av 11 1 Innledning Nedre Romerike Avløpsselskap IKS (NRA) og Nordre Follo renseanlegg IKS (NFR), heretter kalt oppdragsgiverne, skal inngå rammeavtaler på levering av karbonkilde til denitrifisering i de biologiske nitrogenrenstrinnene på anleggene. Anskaffelsen ble kunngjort på Doffin og TED databasen Anskaffelsen er en åpen konkurranse og omfattes av Lov om offentlige anskaffelser (LOV-1999-07-16 nr 69) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOR-2006-04-07 nr 402). For anskaffelsen gjelder forskriftens del I og del III, anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å levere tilbud, men det åpnes ikke for forhandlinger. 2 Konkurransegrunnlag 2.1 Om oppdragsgiverne NRA og NFR har siden rundt 2003 i hovedsak benyttet glykol fra avising på Gardermoen lufthavn (OSL) som karbonkilde til denitrifiseringen på anleggene. NRA har i tillegg tatt i mot vin/sprit fra Vectura og også brukt teknisk sprit som reserveløsning. NFR har hatt metanol som reserveløsning. OSL planlegger annen avsetning av avisingsvæsken, og oppdragsgiverne sender derfor ut invitasjon til å gi tilbud på leveranse av karbonkilde. NRA Nedre Romerike Avløpsselskap IKS er et interkommunalt selskap som renser avløpsvannet for de 3 eierkommunene Lørenskog, Skedsmo og Rælingen samt en mindre del av Sørum kommune. Selskapet har også ansvar for hovedtransportsystemet fram til renseanlegget. Dagens belastning tilsvarer en avløpsmengde på rundt 110 000 personer. Renseanlegget ligger i fjellhaller ved Lillestrøm i Skedsmo kommune. Avløpsrensingen består av rist, sand- og fettfang, mekanisk forsedimentering, biologisk nitrogenfjerning med for- og etter og kjemisk felling i ettersedimentering. Karbonkilden brukes til etteren. Mer informasjon om NRA finnes på våre hjemmesider: www.nrva.no. NFR Nordre Follo renseanlegg IKS er et interkommunalt selskap eid av kommunene Ski, Oppegård og Ås kommuner og renser avløpsvann herfra. Dagens belastning tilsvarer en avløpsmengde fra rundt 50 000 personer. Renseanlegget ligger på Høyungsletta ved Tusenfryd i Ås kommune. Avløpsrensingen består av rist, sandfang, mekanisk forsedimentering, biologisk nitrogenfjerning med for- og etter og kjemisk felling i flotasjon. Karbonkilden brukes i både for- og etteren. Mer informasjon om NFR finnes på våre hjemmesider: www.nfra.no. 2.2 Leveransens omfang Utlysningen gjelder innkjøp av flytende karbonkilde for denitrifisering i forbindelse med nitrogenfjerningen på anleggene.
Side 4 av 11 Det skal leveres karbonkilde kontinuerlig tilpasset forbruket. Forbruket vil variere. Type karbonkilde har betydning for forbruket, men forbruk i foregående år har vært: NRA: Rundt 650 tonn KOF/år hvorav 75 % har vært glykol fra OSL (290 tonn 100 % glykol) og resten vin/sprit fra Vectura. NFR: Rundt 253 tonn KOF/år. Dette tilsvarer 150 tonn 100 % glykol/år Tilbyder skal gi en generell beskrivelse og spesifisere garantert kvalitet og beskaffenhet på produktet/produktene som tilbys, se også avsnitt 3.1. Oppdragsgiver skal stå fritt til å arbeide med utvikling og optimalisering av sine renseprosesser i kontraktsperioden, inkludert fullskala utprøving av andre typer karbonkilder tilsvarende et omfang på inntil 25 % av det totale årsforbruket, uavhengig av dette anbudet og valg av leverandør av karbonkilde til ordinær drift. Valg av karbonkilde kan ha stor betydning for drift av renseanlegget. Etter inngåelse av avtalen, vil oppdragsgiverne derfor starte et grundigere arbeid med en inkludert utprøving av aktuelle karbonkilders innvirkning på renseprosessen ut over det som er mulig innenfor vurderingen av mottatte tilbud, for å sikre at valgt produkt er det beste. Oppdragsgiverne får iblant henvendelser om mottak av parti av avfallsprodukter eller feilproduserte varer med stor verdi som karbonkilde. Oppdragsgiverne skal stå fritt til å ta i bruk disse produktene og bruke dem som karbonkilde uten at det har innvirkning på den ordinære avtalen om leveranse av karbonkilder. Oppdragsgiver vil gi avrop for den enkelte leveranse. Mottak av karbonkilde skal foretas i arbeidstiden, det vil si mellom 07:30 og 15:00. Eventuelt annet må avtales. Detaljer i forhold til rutiner for mottak avtales med NRA/NFR. 2.3 Avtaleperiode Det skal inngås 1-årig rammeavtale, hvor avtalen forlenges automatisk for et år av gangen i inntil 3 nye år hvis den ikke sies opp av en av partene senest 3 måneder før det løpende avtaleårets utløp (1+1+1+1 år). Estimert avtalestart er 15.03.12 eller etter avtale med valgte leverandør. 2.4 Prisregulering Anbudets priser forutsettes fast i kontraktsåret. Dersom avtalens løpetid forlenges i henhold til pkt. 2.3, gis begge parter rett til prisjustering i henhold til endringen i konsumprisindeksen. Prisen reguleres en gang årlig. Grunnlaget for reguleringen er gjeldende konsumprisindeks ved dato for inngåelse av kontrakt. 2.5 Kontraktsbestemmelser For leveransen gjelder kontraktsvilkår hentet fra NS8406. Mal for kontrakt er vedlagt. Oppdragsgiverne står fritt til å velge forskjellige leverandører og det vil bli inngått separate kontrakter mellom NRA / NFR og valgt leverandør.
Side 5 av 11 3 Dokumentasjon av tilbudt produkt 3.1 Kvalitetskrav Produktet som tilbys skal være egnet til bruk som karbonkilde for etterdenitrifisering på avløpsrenseanlegg. Kvaliteten på tilbudt produkt skal dokumenteres. Som et minimum skal det oppgis garantert konsentrasjon på løsningen i tillegg til garantert minste KOF-konsentrasjon. I tilbudet skal det også oppgis garanterte maksimumskonsentrasjoner av tungmetaller (krom, kadmium, bly, kobber, kvikksølv, sink og nikkel) og eventuelt andre bestanddeler som kan ha innvirkning på renseprosessen eller som kan følge med videre i renset vann eller slam fra renseanleggene. I tillegg forutsettes tilbudene vedlagt en fullstendig varedeklarasjon og HMS-datablad. Alle kjemikalier som er omfattet av kjemikalieregelverket REACH, skal være registrert av leverandøren. Oppdragsgiverne skal også få en vareprøve på minimum 1000 ml av tilbudt produkt. 3.2 Levering og leveringssikkerhet Minimumskrav til leveringstid er 10 dager for en mengde på minimum 15 m 3. Tilbyder er selv ansvarlig for påfylling av karbonkilden på lagertank. Det betyr at tilbyder har et selvstendig ansvar for å sette seg inn i hva som kreves for å kunne levere til oppdragsgivernes lagertanker slik de står i dag. Nærmere informasjon om de stedlige forhold kan om nødvendig avklares, se avsnitt 5 og 6. Følgende informasjon oppgis som en foreløpig orientering om de stedlige forhold: NRA: NFR: Det er en lagertank med kapasitet på 50 m 3. Tanken benyttes i dag til etanol. Det er i tillegg en lagertank med kapasitet på 90 m 3 i fjellet. Tanken benyttes i dag til glykol. o Maks høyde for innkjøring er 4,5 m Leverandøren forutsettes å levere karbonkilden med bil med utstyr for påfylling til lagertank slik de står i dag. Eventuelt spill ved leveringen fjernes av leverandøren omgående. Det er en lagertank med kapasitet på 20 m 3. Tanken benyttes i dag til metanol. Det er i tillegg en lagertank med kapasitet på 250 m 3. Tanken benyttes i dag til glykol. Leverandøren forutsettes å levere karbonkilden med bil med utstyr for påfylling til lagertanken slik den står i dag. Eventuelt spill ved leveringen fjernes av leverandøren omgående. Tilbyder er selv ansvarlig for å vurdere hvilke tanker som kan benyttes for lagring av tilbudt produkt. Denne vurderingen skal inngå i tilbudet. NRA har en prosedyre for mottak og fylling av etanoltanken. Ved leveranse til denne tanken, skal prosedyren følges, se vedlegg.
Side 6 av 11 3.3 Prøvekjøring Før endelig kontrakt inngås vil oppdragsgiverne forbeholde seg retten til å prøve ut den best kvalifiserte karbonkilden i fullskala i en periode på inntil 1 mnd for å kontrollere at denne fungerer i anlegget både teknisk og prosessmessig som forutsatt. Under denne utprøvingen har tilbyder rett til å være tilstede. Det forutsettes at tilbyder stiller sin fagkunnskap til rådighet under utprøvingen. Dersom forsøk med den best kvalifiserte karbonkilden ikke lykkes forbeholder oppdragsgiverne seg retten til å ekskludere dette produktet fra konkurransen og gå videre med fullskala utprøving av nest best kvalifiserte produkt/tilbyder. Oppdragsgiveren betaler for benyttet karbonkilden til utprøvingen i henhold til betingelser i tilbudet. 4 Referanser Tilbyder skal om mulig oppgi referanser for alle tilbudte produkter. Referansene skal kun gjelde bruk av det tilbudte produktet som karbonkilde i. Referanselisten skal inneholde navn på anlegg, mengde levert, årstall for leveransen og kontaktperson med kontaktdata (telefon eller e-post) og kun gjelde leveranser de siste 3 årene. Oppdragsgiverne forbeholder også seg retten til å ta kontakt med brukere av de tilbudte produktene ut over de som er oppgitt på referanselisten for å innhente erfaringer. 5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det bes om tilleggsopplysninger skriftlig. Frist for forespørsel av tilleggsopplysninger er 13.02.12. Opplysningene sendes samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. 6 Tilbudsbefaring Tilbyderne oppfordres til å komme på tilbudsbefaring, men det er ikke planlagt noen befaring. Dersom en eller flere tilbyderne ønsker dette, vil det legges opp til en felles befaring. Samtlige tilbydere vil orienteres om tidspunktet for befaringen. Frist for anmodning om tilbudsbefaring på anleggene er 03.02.12. 7 Rettelser av konkurransegrunnlaget Inntil tre dager fra tilbudsfristens utløp har oppdragsgiverne rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.
Side 7 av 11 8 Kontakt All kommunikasjon i tilbudsfasen skal foregå mellom den representant tilbyder oppnevner og den nedenfor oppgitte kontaktperson. Korrekt adresse for all kommunikasjon er: NRA v/ Strandveien 22 Pb 26 2011 Strømmen E-post: markus.rawcliffe@nrva.no Tlf: 98 82 72 89 Kontakt rettet mot andre enn ovennevnte kontaktperson under utarbeidelse eller evaluering av tilbud vil kunne føre til diskvalifisering av tilbyder. All kontakt skal skje skriftlig, fortrinnsvis pr e- post. Spørsmål vedrørende forespørselen vil bli besvart med anonymiserte likelydende tilsvar til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 9 Krav til leverandøren Oppdragsgiverne kan stille krav til tilbydere for å sikre at de er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. 9.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Som dokumentasjon på kravene, skal følgende vedlegges tilbudet: Skatteattest Merverdiattest HMS-erklæring Skatte- og merverdiavgiftsattest Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. HMS-erklæring Tilbyder som skal utføre arbeid i Norge skal framlegge en egenerklæring om at han oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. 9.2 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyder skal levere firmainformasjon i form av firmaattest med informasjon om leverandørens navn og adresse samt organisasjonsnummer. Følgende skal vedlegges tilbudet: Firmaattest
Side 8 av 11 9.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Det stilles krav om god økonomi. Der leverandøren har gyldig grunner til ikke å kunne framlegge den dokumentasjon oppdragsgivere har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgivere kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgivere for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Som dokumentasjon på at tilbyder har god økonomi, skal følgende veldegges tilbudet: Leverandørens siste årsberetning til Brønnøysund-registeret, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Framleggelse av årsregnskap eller utdrag av dette relatert mot denne avtalen. Ved nystartet firma skal en finansieringsbekreftelse ved henvisning til egenkapital eller bekreftelse fra bank fremlegges. 9.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Som dokumentasjon på erfaring fra tilsvarende leveranser og et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem skal følgende vedlegges tilbudet: Foretakets viktigste leveranser av denne type de siste 3 årene. Skal inkludere navn, levert produkt, levert mengde, kontaktperson og kontaktdata. Se også pkt 4. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikrings- og styringssystem. 9.5 Manglende dokumentasjon Dersom dokumentasjon på oppfyllelse av krav til tilbyder ikke er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgivere vurdere tilbyder som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Dersom skatteattest, merverdiavgiftsattest eller HMS-erklæring ikke er levert innen anbudsfristens utløp, kan oppdragsgivere fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending. Det samme gjelder dersom tilbyder har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder har ikke krav på at oppdragsgivere benytter seg av denne retten. 10 Frister 10.1 Tilbudsfrist og innleveringssted Tilbud skal leveres innen 20.02.12 kl 12:00. Tilbud levert etter fristen aksepteres ikke. Tilbudet skal leveres/sendes til: NRA v Strandveien 22 Pb 26 2011 Strømmen Tilbudet skal være gyldig til og med 21.05.12.
Side 9 av 11 10.2 Andre frister Frist for anmodning om tilbudsbefaring: 03.02.12 Siste frist for å be om tilleggsopplysninger: 13.02.12 11 Tilbudet 11.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket forsendelse, tydelig merket: Tilbud på karbonkilde NRA og NFR Tilbudet leveres enten direkte eller pr post. Tilbudet skal være undertegnet av bemyndiget person. Det er ikke anledning til å levere tilbudet elektronisk. 11.2 Språkkrav Tilbudet skal være utformet på norsk, svensk eller dansk. 11.3 Tilbudsbrev Tilbudsbrev skal være datert, underskrevet og være stemplet med firmaets navn. 11.4 Tilbud på deler av leveransen Det åpnes for å gi tilbud til enten kun NRA eller NFR. Dette må fremgå tydelig av tilbudsbrevet. Det åpnes ikke for å gi tilbud med differensierte priser som avhengig av om det inngås avtale med en eller begge oppdragsgiverne. 11.5 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative løsninger ut over det som fremgår av konkurransegrunnlaget. 11.6 Alternative frister Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative frister for gjennomføring av oppdraget. 11.7 Forbehold og taushetsbelagte opplysninger Dersom tilbudet avviker fra konkurransegrunnlaget, må dette komme fram i et eget tydelig merket avsnitt i tilbudsbrevet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgivere kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i konkurransegrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til og oppgi hvilken konsekvens det får dersom oppdragsgiverne ikke kan akseptere forbeholdet. I tilbudsbrevet skal det tydelig fremkomme dersom deler av tilbudet anses som taushetsbelagte opplysninger. De aktuelle avsnittene/dokumentene skal også merkes spesielt i tilbudet. Er det ingen opplysninger som anses som taushetsbelagte, skal dette også bekreftes i tilbudsbrevet. Se også punkt 11.10.
Side 10 av 11 11.8 Tilbakekalling og endring av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 11.1. 11.9 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted 20.02.12 kl 14:00. Anbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiverne til stede. Det vil ikke være anledning for deltagelse fra tilbydere. Tilbud skal inneholde alle de opplysninger som anbudsdokumentet stiller krav om. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Oppdragsgivere forbeholder seg rett til å anta helt eller delvis hvilket som helst tilbud eller forkaste samtlige. Alle kostnader forbundet med utarbeidelse av tilbud skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 11.10 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet fra 01.01.09 (Offentlighetslova, LOV-2006-05-19-16). Innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokollen er kun unntatt offentligheten frem til leverandør er valgt. Den generelle innsynsretten gjelder ikke for opplysninger som er underlagt lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Taushetsbelagte opplysninger er for eksempel såkalte forretningshemmeligheter. Priser regnes normalt ikke som forretningshemmeligheter, med mindre de kan avsløre forretningshemmeligheter, se punkt 11.7. 11.11 Utskrifter og retur Tilbydere vil ikke automatisk få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastete tilbud vil ikke bli returnert. 12 Tildeling 12.1 Tildelingskriterier Det vil foretas separate vurderinger av tilbudene for NRV og NRA. Tildelingen vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekting Pris 50 % Produktkvalitet 40 % Miljø 10 % Pris Prisen skal oppgis i NOK pr. tonn ekskl. mva for produkt fritt levert oppdragsgivers lagertank (DDP, Incoterms 2000) på renseanlegget på Strømmen og renseanlegget på Høyungsletta.
Side 11 av 11 Vurdering av tildelingskriteriet pris vil gjøres som følger: Prisen på tilbudt karbonkilde vil bli omregnet slik at den er sammenlignbar med andre tilbud. Følgende vil inngå i beregning av sammenlignbar pris: Garantert minste KOF-konsentrasjon. Beregnet årsforbruk av karbonkilden (basert på forventet nødvendig C/N forhold). Her vil det benyttes standard referanseverdier for den gjeldende karbonkilden. Produktkvalitet Vurdering av tildelingskriteriet produktkvalitet vil gjøres med hensyn på følgende faktorer: Forventet shastighet. Forventet spesifikk slamproduksjon. Innhold av ikke-aktive stoffer (tungmetaller og/eller andre restprodukter) Leverandørens rutiner for å sikre produktkvaliteten under produksjon og transport. Miljø Tilbyder skal beskrive hvordan foretaket arbeider for å redusere negative miljøpåvirkninger relatert til leveransen, det vil si i hele verdikjeden. Dersom karbonkilden er et biprodukt fra annen produksjon vil dette bli vektlagt positivt i vurderingen. 12.2 Eventuelle forbehold til forespørselens krav. Hvis tilbyder har forbehold til forespørselens krav vil dette bli evaluert og vektet i forhold til betydning for avtalen totalt. Det minnes om oppdragsgiveres forbehold om at valgt produkt må bestå fullskala prøvekjøring før endelig valg av tilbyder, med mindre dette er utført på oppdragsgivernes anlegg tidligere. 12.3 Tildeling av kontrakt, Karenstid Oppdragsgivernes beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt meddeles skriftlig samtidig til alle tilbydere før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget. Fristen for tilbyder til å klage over beslutningen er 10 løpedager etter at beslutningen er gjort og meddelelse sendt til deltagerne. 13 Oppfølging av kontrakt 13.1 Leveringstid og timesbøter Det vil være en timebøte på kr. 5.000,- pr time ved for sen levering. Dette beregnes i forhold til tidspunkt for skiftlig bestilling og avropstiden som oppgis i tilbudet. 14 Vedlegg 1. Mal for kontrakt 2. Prosedyre for mottak og fylling av etanoltanken.