5037 ÅRSMøteProtokoll 5037 Ordinært sameiermøte i Haukåsen Sameie I ble avholdt 30.mars 2006 kl. 18.00 på Trosterud skole (samlingssalen). Tilstede var 52 seksjonseiere i henhold til innleverte navnesedler, samt 6 med fullmakt. Tilsammen 58 stemmeberettigede. Fra forretningsfører møtte: Henrik B. Heide Møtet ble åpnet av Ole B. Humborstad Den oppsatte saksliste ble godkjent. TIL BEHANDLING FORELÅ: 1. KONSTITUERING A. Valg av møteleder. Som møteleder ble foreslått Steinar Saghaug Vedtatt B. Valg av sekretær og 1 eller 2 sameiere til å underskrive protokollen Som sekretær ble foreslått Henrik B. Heide og til å underskrive protokollen Kjell-Tore Engedal og Gina Andersgård Vedtatt C. Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene som bevis for at vedkommende seksjonseier var tilstede. Vedtatt D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på og erklære dette for lovlig satt. Godkjent
2. ÅRSBERETNING FOR 2005 Styrets årsberetning for 2005 ble referert og foreslått tatt til etterretning. Korreksjon av årsberetningen side 5 nederst: - Dersom vi legger kr. 3.338.288,- og korreksjon på side 9: - Byggelån i BN-bank % pr. år. Vedtatt 3. ÅRSREGNSKAPET 2005 Regnskapet ble referert og foreslått godkjent. Det foreslås at årsresultatet overføres balansen til konto for egenkapital. Vedtatt 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET OG REVISOR. Godtgjørelse til styret for perioden 2005/2006 ble foreslått satt til kr 250.000,- Godtgjørelse til revisor for regnskapsåret 2005 ble foreslått satt til kr 8.539,- Godkjent 5. INNKOMNE FORSLAG Sak 1: Granskning av styrets disposisjoner, adgang til kontrakter/avtaler Forslagstiller: Elzbieta Pedersen, Johan Castbergs vei 62 Bakgrunn: I forbindelse med rehabilitering av badene har styret nektet innsyn i anbudsdokumentasjon nektet innsyn til rapporter som blant annet utgjør grunnlag for den enkeltes ligning trenerte og begrenset adgang til kontrakten med Bravida nektet innsyn til kontrakten med OBOS Styret har i hemmelig anbudsprosess valgt en leverandør som ikke utførte arbeid i henhold til gjeldende normer og standarder. Selv i tilfeller med alvorlige feil, har styre nektet å gjennomføre forsvarlig kontroll. Det er styret som signerte kontrakten med Bravida og med OBOS, men nekter å følge opp reklamasjoner. Skriftlige henvendelser vedrørende reklamasjoner blir ikke lenger besvart. Det er i samråd med Forbrukerrådet innhentet en vurdering fra uavhengig kompetansesenter, som i sin rapport bekrefter dårlig kvalitet på utført arbeid og flere feil. På grunnlag av denne rettes erstatningskrav mot entreprenøren og styret som er ansvarlig for kontrakten.
På bakgrunn av dette foreslås at sameiermøtet, som øverste myndighet vedtar at: 1 A: Styret kan ikke nekte beboerne adgang til kontrakter, avtaler eller hemmeligholde viktig dokumentasjon. På forespørsel skal slik dokumentasjon være tilgjengelig uten opphold. 1 B: Med bakgrunn i styrets håndtering av rehabilitering, samt manglende representasjon av beboernes interesser, foreslås at styrets disposisjoner granskes. Oslo 18. februar 2006 Elzbieta Pedersen /s/ Styrets vurdering 1 A: Styret nekter ikke seksjonseiere innsyn i kontrakter. Forslagstiller er også gitt innsyn i kontrakten med Bravida og avtalen med OBOS Prosjekt AS. Når det gjelder notater, protokoller og andre arbeidsdokumenter følger det av norsk lov at dette er styrets eiendom som seksjonseiere ikke kan kreve innsyn i. Styrets innstilling 1 A: Forslaget avvises. Styrets vurdering 1 B: Våtromsrehabiliteringen er ferdig gjennomført med godt sluttresultat. Sameiermøtet anbefales derfor å ikke bruke store summer på granskning av denne saken. Dersom sameiermøtet likevel vedtar granskning, anbefales sameiermøtet å vedta at sameiets revisor utfører granskningen. Styrets innstilling 1 B: Forslaget avvises. Innkommet forslag 1 A Avvises mot 2 stemmer Innkommet forslag 1 B Avvises mot 1 stemme Sak 2: Rehabiliteringsprosjektet kostnader og gjeld Forslagstiller: Elzbieta Pedersen, Johan Castbergs vei 62 Bakgrunn for forslaget: I forkant av vedtaket om rehabilitering ble det bekreftet at beboerne har adgang til individuell betaling av gjeld knyttet til prosjektet, og ikke gjennom husleie. Styret pålegges å levere en detaljert oversikt over totale kostnader og gjeld pr. leilighet. Styret skal levere nevnte oversikt samt spesifisert avregning av forskuddsbetaling som skjer gjennom husleie fra 2002. Den enkelte avgjør selv om gjeld betales direkte eller gjennom husleie. Oslo 18. februar 2006 Elzbieta Pedersen /s/
Styrets vurdering: Det har aldri blitt bekreftet at det vil være adgang til individuell betaling av gjeld knyttet til prosjektet. Saken ble fremmet for sameiermøtet i 2004, da styret fikk i oppgave å kartlegge mulighetene for individuell nedbetaling etter byggeperioden. I forbindelse med årsmøtet 2005 ble det gitt melding om at individuell nedbetaling ikke er mulig for eierseksjonssameier. Forretningsfører bekrefter at dette fremdeles ikke er mulig. Når det gjelder kostnader og gjeld per leilighet, så følger det et omfattende og detaljert regnskap med denne årsberetningen. Den enkeltes andel av disse følger eierbrøken. Styrets innstilling: Forslaget avvises Innkommet forslag Avvises mot en stemme Sak 3: Oppfølging av kontrakten fellesarealer Forslagstiller: Elzbieta Pedersen, Johan Castbergs vei 62 Oppgangen har fått skader under rehabilitering. Veggene er fulle av riper og hull. Den ble ikke rengjort skikkelig til tross for at saken er tatt opp med styret og entreprenør. Grønne anlegg som ble stelt på dugnad ble brukt som avfallsplass, inkludert kjemisk avfall. Styret pålegges å følge opp kontraktens bestemmelser overfor entreprenøren å sørge for at skader er reparert og oppgangene rengjort. Grøntarealer skal være renset for kjemisk avfall og i samme tilstand som før rehabilitering. Oslo 18. februar 2006 Elzbieta Pedersen /s/ Styrets vurdering: Styret har fulgt opp alle sider ved våtromsrehabiliteringen. Grøntarealer kan ikke kontrolleres på vinteren, og vil planmessig bli fulgt opp i løpet av forsommeren. Styrets innstilling: Forslaget avvises. Innkommet forslag avvises med overlegent flertall
Sak 4: Kabel tv abonnement Forslagstiller: Elzbieta Pedersen, Johan Castbergs vei 62 Abonnementet til Canal Digital er i dag inkludert i husleie. Endringer i produkt og pris er ikke engang presentert for den enkelte. Dette synes ikke korrekt siden beboerne ikke er pålagt å velge Canal Digital. Dette abonnementet bør betales av den enkelte, lik TV-lisens, internett abonnement eller strøm Abonnementet til Canal Digital er ikke pliktig avgift for den enkelte og tas ut av husleie. Oslo 18. februar 2006 Elzbieta Pedersen /s/ Styrets vurdering: Grunnpakke dersom det bestilles på individuell basis koster 195,- per måned. For hele sameiet tilsvarer dette kr. 636 480,- per år. Når sameiet som sådan har avtale med Canal Digital er prisen kr. 314 456,- per år (2006) tilsvarende ca kr. 96,- per måned per seksjon. Styrets innstilling: Forslaget avvises. Innkommet forslag Avvises mot 1 stemme Sak 5: Bortsetting av renhold av fellesarealer (foreslått av flere beboere) Forslagstiller: Elzbieta Pedersen, Johan Castbergs vei 62 Vask av oppgangene fungerer ikke. Resultatet er forslumming. De som vasker pålegges i virkeligheten ekstra plikter i tillegg til husleie, mens manglende oppfølging av reglene har ingen konsekvenser for andre. I tillegg er dette en grobunn for konflikter. Oslo 18. februar 2006 Elzbieta Pedersen /s/
Forslagstiller: Kayhan Özalp, Johan Castbergs vei 18 Foreslår at vi får et rengjøringsfirma til å ta trappe- og kjellervasken grunnet svært varierende evne i oppgangen til å ta denne jobben. Det er ikke blitt noen forandring med vaskeskiltene som skal sirkulere. Nå skylder folk på at de ikke har fått skiltet. Dette skaper mye misnøye blant naboene. Oslo 17. februar 2006 Kayhan Özalp /s/ Forslagstiller: Britt Engedahl, Johan Castbergs vei 26 Trappene skal vaskes, det blir ikke gjort. Dette medfører daglig irritasjon av oss som vasker vår tur. Enkelte kvitterer uten å vaske. Samtaler med naboer har ikke hjulpet. De fleste sameier og borettslag har vaskebyrå som vasker. La oss slippe uvennskap blant naboene. Sett bort jobben til et vaskebyrå. Oslo 20. februar 2006 Britt Engedahl /s/ Renhold og vask av fellesarealer settes bort og betales av alle gjennom husleie. Styrets vurdering: Styret registrerer at vaskeordningen skaper konflikter i sameiet. Styret har også ved egne observasjoner sett at det er varierende renhold i oppganger. Dersom vask settes bort, vil beboerne fortsatt måtte besørge snømåking og gressklipping. Styret legger til grunn at dette da er en plikt som de enkelte oppgangene selv ordner opp i. Vaskeordningene som styret har innhentet priser på, omfatter ukentlig vask av trapper, samt vask av kjeller en gang per måned. Man bør ikke vente at et firma vasker like grundig som det mange beboere gjør selv. Kostnadene ved å sette bort vasken vil beløpe seg til 200-250 000 per år avhengig av hvilket firma som velges. Dette tilsvarer 60 80 kroner per leilighet per måned. Styret ser ikke noe behov for å justere fellesutgiftene på grunn av denne saken isolert sett. Dersom vask skal settes bort, krever dette endringer av punkt 14 i husordensreglene som lyder: Beboerne sørger selv for rengjøring og rydding av fellesområder i henhold til oppsatte vaskelister. Dette inkluderer snømåking og plenklipping ved inngangspartiet om hhv vinteren og sommeren. Trappene vaskes en gang i uken. Punkt 14 i husordensreglene foreslås endret som følger: Beboerne sørger selv for snømåking og stell av området ved inngangspartiet. Styrets innstilling: Forslaget vedtas
Styrets innstilling vedtas mot 1 stemme. Sak 6: Endring av Husordensregler punkt 3 Forslagstillere: Jaspal Kaur, Johan Castbergs vei 46 Erhan Kardes, Johan Castbergs vei 18 Viser til Husordensregler for Haukåsen Sameie 1 punkt 3; Løse gjenstander må ikke plasserer på balkonggesimsen. Blomsterkasser skal plasseres på innsiden av rekkverket. Balkonggulvet skal ikke spyles, da avløpsrøret kun er beregnet på regnvann. Det er ikke tillatt å montere parabolantenne på balkongen. De TV-kanaler som vi ønsker å følge med på fra våre hjemland kan bare tas inn via parabolantenne. Det er ingen tilbud om de samme kanalene via Canal Digital og eksisterende kabel-tv. Lutvann 20. februar 2006 Jaspal Kaur /s/ Erhan Kardes /s/ Styrets vurdering: Dersom paraboler monteres på innsiden av balkonger slik at en minst mulig del er synlig fra utsiden, vurderes dette som lite sjenerende. Styret foreslår at husordensreglenes punkt 3 endres til det følgende: Løse gjenstander må ikke plasserer på balkonggesimsen. Blomsterkasser skal plasseres på innsiden av rekkverket. Balkonggulvet skal ikke spyles, da avløpsrøret kun er beregnet på regnvann. Parabolantenne kan monteres på innsiden av balkongrekkverket på en slik måte at kun en ubetydelig del av antennen er synlig fra utsiden. Styrets innstilling: Forslaget vedtas 30 Ja 27 Nei Styrets innstilling vedtas.
Sak 7: Ekstraordinær bevilgning til styret Forslagstiller: styret Styret har i denne perioden lagt ned en betydelig innsats og hatt et stort arbeidspress. For å redusere misforholdet mellom arbeidsinnsats og kompensasjon innstiller styret på en ekstra bevilgning. Styrehonorar gis en tilleggsbevilgning med kr. 75.000,- Styrets innstilling: Forslaget vedtas. 45 Ja 10 Nei Styrets innstilling vedtas.
6. VALG A. Som leder for 1 år ble foreslått: Ole B. Humborstad Valgt ved akklamasjon B. Som styremedlemmer for 1 år ble foreslått: Aud Evensen Håvard Stenby Anne Lise Woll Øyvind Kaspersen Valgt ved akklamasjon C. Som varamedlemmer for 1 år ble foreslått: 1. Solveig Eikhaugen 2. Mohammad Arshad Valgt ved akklamasjon D. Som valgkomité for 1 år ble foreslått: Kjersti Lien Ester Maria Bjørneboe Margit Børresen Valgt ved akklamasjon Sameiermøtet hevet kl. 20.07 Protokollen godkjent av undertegnede. Steinar Saghaug møteleder Gina Andersgård protokollvitne Henrik B. Heide sekretær Kjell-Tore Engedal protokollvitne
VED VALGENE PÅ SAMEIERMØTET HAR STYRET FÅTT FØLGENDE SAMMENSETNING: Leder : Ole B. Humborstad Styremedlem : Aud Evensen Styremedlem : Håvar Stenby Styremedlem : Anne Lise Woll Styremedlem : Øyvind Kaspersen Varamedlem : Solveig Eikhaugen Varamedlem : Mohammad Arshad Oslo 11.04.2006 OBOS Eiendomsforvaltning AS.