INNFØRING AV VISMA LØSNINGER FOR UNINETT FAS PROSJEKTBESKRIVELSE 45 441 PILOTPROSJEKT FOR HIL OG HIO Beskrivelse av anbefalte rutiner for prosjektstyring, risikohåndtering, avviks- og endringshåndtering samt metode for kvalitetssikring som kunde og leverandør er enige om å legge til grunn i dette innføringsprosjektet
Dokumentkontroll Versjonshistorikk Dato Versjon Endring siden forrige versjon 25.01.2008 0.0 Arbeidsversjoner på utkast 05.03.2008 1.0 Versjon av utkast for godkjenning 1.1 Første versjon godkjent av styringsgruppen 2.0 Versjon av endringsutkast for godkjenning 2.1 Endret versjon godkjent av styringsgruppen 3.0 Versjon av endringsutkast for godkjenning 3.1 Endret versjon godkjent av styringsgruppen Distribusjonsliste Navn Stein Andreas Mæhre Bjørn-Are Lyngstad Firma / Virksomhetsområde / Forretningsområde / Funksjon / Avdeling/emailadresse Distribusjon Visma Distribusjon Uninett FAS og piloter Godkjent av Styringsgruppen den, for Uninett Fas Stein Andreas Mæhre for Visma PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 2 av 12
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING 5 1.1 FELLESTREKK VED INNFØRINGSPROSJEKTER FOR VISMA LØSNINGER 5 1.2 STYRENDE DOKUMENTER 5 2 PROSJEKTMANDAT 5 2.1 PROSJEKTETS NAVN 5 2.2 PROSJEKTETS EIER 6 2.3 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET 6 2.4 PROSJEKTETS MÅLSETNING 6 2.5 OMFANG 7 2.6 AVSLUTNING AV PROSJEKTET 7 3 ANSVARSFORHOLD 8 3.1 ORGANISERING 8 3.2 UNINETT FAS 8 3.3 VISMA 8 3.4 STYRINGSGRUPPEN 8 3.5 OVERORDNET PROSJEKTGRUPPE 8 3.6 PROSJEKTLEDER, UNINETT FAS 8 3.7 PROSJEKTANSVARLIG, VISMA 8 3.8 SYSTEMGRUPPE 8 3.9 SYSTEMGRUPPELEDER 9 3.10 TEKNISK GRUPPE 9 4 PROSJEKTRUTINER 10 4.1 RAPPORTERING 10 4.1.1 FREKVENS 10 4.1.2 MOTTAKER 10 4.1.3 GODKJENNING 10 4.1.4 ANSVAR 10 4.2 RISIKOHÅNDTERING 10 4.2.1 ANSVAR 10 4.3 AVVIKSHÅNDTERING 10 4.3.1 MELDING OM AVVIK 10 4.3.2 AVVIKSRAPPORT MED KONSEKVENSANALYSE 10 4.3.3 RAPPORTERING AV AVVIK 11 4.3.4 KORRIGERENDE TILTAK 11 4.3.5 OPPFØLGING AV KORRIGERENDE TILTAK 11 4.3.6 ANSVAR 11 4.4 VARSLING 11 4.5 ENDRINGSHÅNDTERING 11 4.5.1 ENDRINGSMELDING FRA LEVERANDØR 11 4.5.2 ENDRINGSMELDING FRA UNINETT FAS 11 4.5.3 ANALYSE 11 4.5.4 ENDRINGSTILBUD 11 PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 3 av 12
4.5.5 ENDRINGSORDRE 12 4.5.6 BETALING 12 4.5.7 ANSVAR 12 4.5.8 DOKUMENTASJON 12 4.5.9 ESKALERING 12 4.6 FAKTURERING 12 PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 4 av 12
1 Innledning I de fleste prosjekter av en viss størrelse er det et behov for at prosjektdeltakerne enes om felles spilleregler innen fagområdet prosjektstyring. Dette dokumentet oppsummerer leverandørens anbefalinger i så måte. Våre anbefalinger er et resultat av planlagte og målrettede aktiviteter for akkumulering av erfaringer vunnet i vårt prosjektmiljø. 1.1 Fellestrekk ved innføringsprosjekter for Visma løsninger I alle prosjekter vil det være behov for å identifisere og verifisere detaljerte forutsetninger for gjennomføringen. Forutsetningene påvirker alltid den endelige struktur på organisering og prosjektplan, samt den veiledning og de anbefalinger som våre prosjektledere gir under innføringen. Et prosjekt medfører en ekstra innsats fra alle som deltar i prosjektet. Det er derfor viktig å planlegge med, og ta hensyn til dette i fremdriftsplan og organiseringen av prosjektet. Det må sikres at daglig faglig drift blir ivaretatt også i prosjektperioden. Et prosjekt medfører ofte en mulighet til å evaluere arbeidsrutiner og arbeidsfordeling både innenfor et fagområde og på tvers av fagområder. Prosjektet kan derfor være en mulighet til å få bedre organisatoriske løsninger og øke motivasjonen i organisasjonen. Noen viktige forutsetninger for økt motivasjon er forankring hos ledelsen, samarbeid, aktiv deltakelse og tilstrekkelig informasjon. Et prosjekt kan medføre at fokus settes på informasjonssikkerhet og konsesjonsvilkår for personopplysninger. Prosjektet kan være en mulighet til å øke tryggheten for at informasjonssikkerheten i organisasjonen ivaretas på en god måte. 1.2 Styrende dokumenter Visma legger vekt på at det skal være kost/nytte også i administrasjonsarbeidet som knyttes til prosjektgjennomføringen. Det er derfor leverandørens anbefaling å benytte følgende dokumenter i prosjektstyringen: Prosjektbeskrivelse Denne prosjektbeskrivelsen som dokumenterer mål og evalueringskriterier for prosjektet samt organisering, plikter og mandat for de personer og grupper som deltar i prosjektet. Dokumentet produseres bl.a. for å kunne vurdere målrealisering når prosjektet er gjennomført. Det er vår erfaring at dokumentet bidrar til å skape trygghet for prosjektrutiner og entydig kommunikasjon om mål og mandat i prosjektet. Oversikt prosjektorganisasjon En oversikt over prosjektdeltakere med kontaktinformasjon for disse. Dette dokumentet produseres for å lette kommunikasjonen blant prosjektdeltakerne. Dokumentet viser tydelig hvilken prosjektrolle den enkelte medarbeider har. Dette gjør det enkelt å finne riktig dialogpartner for en aktuell problemstilling. Fremdriftsplan En detaljert fremdriftsplan som ivaretar både de aktiviteter som VISMA har ansvar for og de aktiviteter som må gjennomføres av UNINETT FAS og pilotene. Dette er det bærende dokumentet for prosjektgjennomføringen. Det brukes til koordinering av aktiviteter, og viser hvordan de enkelte aktivitetene henger sammen. Videre foretas fremdrifts- og avviksoppfølgingen i henhold til fremdriftsplanen. Prosjektrapport En prosjektrapport som ajourføres men den frekvens en enes om i prosjektbeskrivelsen. Som et minimum anbefales at prosjektrapporten revideres før hvert styringsgruppemøte. Denne gir en oppsummert oversikt over milepæler, risiki m/tiltak, ressursforbruk målt mot kontraktsbudsjett samt avviks- og endringslogg. 2 Prosjektmandat 2.1 Prosjektets navn Prosjektets navn er : Innføring av bestillingssystem i UH-sektoren PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 5 av 12
2.2 Prosjektets eier Alf Hansen, Daglig leder, Uninett FAS 2.3 Bakgrunn for prosjektet UHRs Økonomiarbeidsgruppe ba UNINETT FAS initiere en prosess for å anskaffe et innkjøpssystem for TROFASTpartnerne. Basert på denne forespørselen startet UNINETT FAS i april 2006 opp et arbeid med å sondere markedet. I løpet av den første måneden fikk UNINETT FAS presentasjoner av flere aktuelle innkjøpssystemer, samt at UNINETT FAS startet opp en dialog med både ehandelssekreteriatet og NTNU. På et tidlig tidspunkt ble det klart at det offentlige, gjennom ehandelssekreteriatet, var i startsfasen for offentlig anbudsprosess for anskaffelse av sluttbrukerapplikasjon til markedsplassen ehandel.no. Etter dialog med UHRs Økonomiarbeidsgruppe, samt oppfordring fra UHRs Innkjøpsutvalg, fant UNINETT FAS det som den mest hensiktsmessige løsningen for UH-sektoren at UNINETT FAS satte av tid og ressurser til å bidra i ehandelssekreteriatets prosess. Hensikten med UNINETT FAS sin deltakelse i prosessen var å sikre at TROFAST-partnernes spesielle behov kommer med i konkurransegrunnlaget. Dette vil være integrasjon mot relevante TROFAST-applikasjoner (Agresso og Contempus.Invoice) og FEIDE. De argumentene UNINETT FAS så på dette tidspunktet for å delta i en felles prosess med ehandelssekretariatet, var: Sammenfallende interesse mellom Trofast-institusjonenes behov og ehandelssekretariatets initiativ. Deltakelse i prosjektgruppen med mulighet til å påvirke prosess og ivareta Trofast-institusjonene sine interesser. Rask prosess, skal ha på plass løsning til 1. desember i år. Tilbudet representerer en stor aktør i markedet, forutsetning for veldig god pris. Anbudsprosess legger opp til valg mellom flere alternative innkjøpssystemer. Prosess vil nyte godt av erfaring fra eksisterende brukere (blant annet NTNU). Bygge egen kompetanse på området. UHRs Innkjøpsutvalg ønsker felles prosess mellom Universiteter og Høgskoler. UHRs Økonomiarbeidsgruppe ønsker at Uninett representerer Trofast-institusjonene i denne prosessen. Denne prosessen vil resultere i et sett av rammeavtaler på et internettbasert innkjøpssystem som TROFAST-partnerne kan gjøre avrop på, gitt at de avgir en fullmakt til ehandelssekreteriatet. 2.4 Prosjektets målsetning Forbedre økonomisk styring av prosessen fra bestilling til betaling Bedre kontroll på bestillingstidspunktet Sporbarhet og gjennomsiktighet i innkjøpsprosessene Dette forutsetter at bestillingssystemet blir det naturlige punktet for brukeren når han skal bestille/rekvirere varer. Mer effektive innkjøpsprosesser Automatisering (fra menneske til maskin) Digitale dokumenter (for eksempel e-faktura) Arbeidsflyt (mer effektiv og korrekt godkjenning av bestillingen) PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 6 av 12
Integrasjoner som skal støtte hele prosessen fra bestilling til betaling (kontroll og avstemmingsrutiner på tvers av systemene). Bedre kvalitet i innkjøpsprosessene Korrekt varebestilling (optimalt produkt og bruk av godkjente avtaler) Korrekt leveranse (avstemming og kontroll automatiseres) Korrekt oppgjør (betaling til rett tid for mottatte varer) Reduksjon av mulighetene for bevisst manipulering Bedre innkjøpsavtaler Større lojalitet til inngåtte rammeavtaler Bedre statistikkgrunnlag for analyse Bedre grunnlag for forhandlinger ved inngåelse av nye rammeavtaler Bedre priser Videre innføringsløp Etablere malverktøy Forenkle innføringsløp Kostnadseffektivisere 2.5 Omfang Prosjektets omfang er begrenset til kontrakt, datert 04.02.2008. Kostnads- og tidsrammer er definert iht. forståelse på oppstarttidspunkt av hva dette innebærer for prosjektet. Denne forståelsen kan endre seg over tid.. 2.6 Avslutning av prosjektet Sluttrapport utarbeides i felleskap Evt. Godkjenningsdokumentasjon PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 7 av 12
3 Ansvarsforhold Hvem har ansvar for hva i prosjektet? Før en fordyper seg i prosjektets detaljplan kan det være hensiktsmessig å beskrive det ansvar ulike roller og enkeltindivid har i prosjektet. Detaljerte ansvarsforhold er inkludert i den til enhver tid gjeldende fremdriftsplan. 3.1 Organisering 3.2 Uninett Fas Uninett Fas i samarbeid med prosjektledere for pilotene vil være ansvarlig for å sikre prosjektet de ressurser (finansiering, personell, tilgang til informasjon, koordinering, møteadministrasjon, tilrettelegging av informasjon til involverte parter, osv.) som trenges for å gjennomføre prosjektet iht. gjeldende fremdriftsplan. 3.3 Visma Visma har ansvaret for å levere produkter og tjenester iht. gjeldende kontrakt, fremdriftsplan(er) og eventuelle tilleggsavtaler. 3.4 Styringsgruppen Uninett Fas og Visma har etablert egen styringsgruppe til å ha det overordnede ansvaret for prosjektet. Gruppen sørger for at prosjektet har den nødvendige forankring i toppledelsen i UNINETT FAS og pilotene, overvåker prosjektet, samt tar strategiske prosjektbeslutninger. Deltakerne i styringsgruppen fremgår av dokumentet Prosjektorganisasjon.. Styringsgruppemøter gjennomføres iht. planens aktiviteter for fremdriftskontroll. 3.5 Overordnet prosjektgruppe Denne gruppen har ansvaret for de tverrfaglige beslutningene i prosjektet. Gruppen har myndighet til å beslutte rutiner for piloter og anbefale bruk av løsningene der hvor beslutningene har tverrfaglig natur. (For eksempel innkjøpsorganisasjonen og regnskapsavdelingen.) 3.6 Prosjektleder, Uninett FAS Prosjektleder hos Uninett FAS har ansvar for å rapportere til styringsgruppen. Prosjektleder hos Uninett FAS og prosjektansvarlig hos VISMA gjennomfører avtalte statusmøter for fremdriftskontroll og rapportering iht. avsnittet om rapportering nedenfor. 3.7 Prosjektansvarlig, VISMA Prosjektansvarlig fra VISMA har ansvaret for VISMA s leveranse og er leverandørens prosjektleder. Prosjektansvarlig har ansvaret for å forberede og gjennomføre statusmøter med UNINETT FAS s prosjektleder i det omfang som er tatt inn i plan og innenfor rammene i kontrakten. Dersom det oppstår forhold i prosjektet som medfører at estimert omfang av prosjektstyring vil overskrides, skal dette behandles i henhold til rutine for endringshåndtering, dersom det ikke inngår som tiltak i en avvikshåndtering. Prosjektansvarlig hos Visma skal initiere til møter, styre prosessen og bidra til fremdrift i henhold til tidsplan. 3.8 Systemgruppe Systemgruppen er ansvarlig for å sikre den totale kvaliteten på sin del av prosjektet. Systemgruppen utfører det løpende arbeidet innenfor sitt fagområde i prosjektet. Fagkonsulent fra VISMA er ansvarlig for kompetanseoverføring iht. kontrakt. Systemgruppen, i dialog med leverandørens fagkonsulent, tar nødvendige faglige beslutninger, samt har ansvar for den daglige fremdriften for sitt system i prosjektet iht. plan. Systemgruppen er ansvarlig for å fastsette rutiner for bruk av systemet, og å dokumentere disse. Systemgruppen har myndighet til å fatte beslutninger mht. rutiner avgrenset til det aktuelle systemet. PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 8 av 12
3.9 Systemgruppeleder Gruppeleder sørger for at eventuelle lokale rutiner i forbindelse med bruk av systemet utarbeides og dokumenteres. Gruppeleder har myndighet til å ta beslutninger om hvordan systemet skal brukes arbeidsrutiner samt endelig utforming på kodeverk. Slike beslutninger tas oftest i samråd med fagkonsulent fra leverandøren. Systemansvarlig vil ofte i tillegg være en superbruker. Videre er systemansvarlig ansvarlig for å samordne meldinger om feil eller ønsker om utbedring til VISMA Supportsenter. 3.10 Teknisk gruppe Teknisk gruppe hos pilotene skal på forespørsel delta i spesifikasjoner, test og kvalitetssikring av integrasjoner PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 9 av 12
4 Prosjektrutiner Det er viktig at spillereglene for prosjektgjennomføring er gjennomgått og avtalt før prosjektet iverksettes. I dette kapittelet dokumenteres det partene har blitt enige om i forhold til dette. 4.1 Rapportering Dette avsnittet beskriver ansvarsforhold og fremgangsmåte for rapportering til styrende organer i prosjektet. Rutinen tilpasses det enkelte prosjekt, men rutine for rapportering avtales alltid mellom partene som en del av prosjektforberedelsene. Avsnittet dekker ikke rapportering internt i de ulike prosjektgruppene. Med rapportering menes her alle skriftlige rapporter som inngår i styringsrutinene i leveranseprosjektet. Primært er dette dokumentene fremdriftsplan og prosjektrapport. Eventuelle godkjente referat fra møter hvor prosjektleder orienterer styrende organer om prosjektets status defineres i denne sammenheng som en rapport. 4.1.1 Frekvens Frekvens tilpasses det enkelte prosjekt og avtales under forberedelsene til prosjektet. Statusmøter på prosjektledernivå avholdes hver 14 dag og statusmøter på styringsgruppe nivå avholdes hver måned. Det skal utarbeides en prosjektrapport før styringsgruppemøter og rapporten skal presenteres og godkjennes på dette møtet. 4.1.2 Mottaker Prosjektets interessenter kartlegges under prosjektetableringen og en tar deretter stilling til distribusjon av rapporter og annen informasjon som genereres i prosjektet. Distribusjon av styrende dokumenter skal fremgå av distribusjonslisten som inngår i det enkelte dokumentet. 4.1.3 Godkjenning Alle rapporter skal signeres av UNINETT Fas og leverandør og lagres i prosjektets arkiv. 4.1.4 Ansvar Visma sin Prosjektansvarlig utarbeider og distribuere rapportene iht. distribusjonslisten. 4.2 Risikohåndtering Metode for risikohåndtering fremgår av prosjektrapporten og oppdateres etter samme frekvens som denne. 4.2.1 Ansvar VISMAs prosjektansvarlig gjennomfører risikoanalyse(r) sammen med overordnet prosjektgruppe (se prosjektorganisasjon), og følge opp avtalte tiltak. Alle prosjektdeltakere og andre nøkkelpersoner er ansvarlige for straks å gjøre Prosjektleder oppmerksom på eventuelle nye risikoforhold som måtte oppstå. 4.3 Avvikshåndtering Dette avsnittet beskriver ansvarsforhold og fremgangsmåte for håndtering av avvik. Prosedyren må tilpasses det enkelte prosjekt og kunde, men rutine for avvikshåndtering skal alltid avtales som en del av prosjektforberedelsene. Med Avvik menes her faktisk eller mulig overskridelse av en eller flere av prosjektets rammebetingelser for fremdrift, ressursbruk eller kvalitet. Denne definisjonen avviker fra ISO 9001 standarden hvor Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav til produkter og/eller tjenester. Eventuelle avvik av denne type håndteres som feil og registreres i VISMAs kundehåndteringssystem: Visma CRM, Supportmodulen. 4.3.1 Melding om Avvik Dersom prosjektet eller Visma avdekker et avvik skal dette umiddelbart rapporteres til Visma sin prosjektansvarlig, som må vurdere om det er av et slikt omfang at en Avviksrapport bør opprettes. Alle Avvik gis et unikt nr. for fremtidig referanse. Nr. logg vedlikeholdes av leverandørens prosjektleder i prosjektrapporten. 4.3.2 Avviksrapport med konsekvensanalyse Mal for avviksrapport skal benyttes. PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 10 av 12
4.3.3 Rapportering av avvik Dersom et Avvik har oppstått eller vil oppstå med høy sannsynlighet skal UNINETT FAS Prosjektleder informeres straks. Prosjektansvarlig og UNINETT FAS Prosjektleder må sammen vurdere hvorvidt styrende organer også bør informeres umiddelbart, eller om dette kan/bør vente til neste planlagte styringsgruppemøte. Dersom et potensielt Avvik kan unngås ved interne tiltak i Visma vurderes hvorvidt det er nødvendig å involvere UNINETT FAS. I slike tilfeller benyttes Avviksrapporten som et internt dokument og egen nr. serie benyttes. Oversikt over avvik og eventuelle tiltak skal inngå i prosjektets rapporter til styrende organer. Dette gjelder ikke Avvik som er løst av leverandøren uten ulempe for prosjektet. 4.3.4 Korrigerende tiltak Prosjektleder hos UNINETT FAS eller prosjektansvarlig hos leverandøren kan kreve korrigerende tiltak godkjent av styringsgruppen før iverksetting. Fremdriftsplan, estimat etc. oppdateres. Informasjon gis til alle som blir berørt av endringene. 4.3.5 Oppfølging av korrigerende tiltak Korrigerende tiltak skal følges opp særskilt inntil situasjonen er under kontroll. 4.3.6 Ansvar Prosjektansvarlig hos Visma sikrer at rutine for avvikshåndtering blir innført og etterlevd i prosjektet. Dersom avviket ikke skyldes Visma, er avvikshåndteringen å betrakte som arbeid utenfor kontrakt. Slikt arbeid er gjenstand for endringsordre og faktureres separat med påløpte timer iht. kontraktens timesats for prosjektbistand. 4.4 Varsling Dersom det avdekkes forhold i prosjektet som utgjør risikoelement for prosjektets fremdrift, ressursbruk og/eller kvalitet, skal forholdet snarest meldes til prosjektansvarlig Visma. Han/hun gjør en vurdering på hvorvidt forholdet skal varsles til prosjektleder UNINETT FAS med krav om tiltak. 4.5 Endringshåndtering Denne prosedyren beskriver ansvarsforhold og fremgangsmåte for endringskontroll i prosjektet iht. Statens Standard Kjøpsavtale. Med Endring menes her alle krav, ønsker, forespørsler etc. fra UNINETT FAS eller VISMA som fremkommer etter at kontrakt er signert, og som vil eller kan påvirke leveransen med hensyn på omfang, kvalitet, funksjonalitet, fremdrift, kostnader, usikkerhet eller andre vesentlige forhold. 4.5.1 Endringsmelding fra leverandør Dersom Visma ønsker å foreslå en endring, skal en skriftlig beskrivelse, signert av prosjektansvarlig, oversendes prosjektleder UNINETT FAS. Beskrivelsen skal som et minimum inneholde følgende: Mal for endringsmelding skal benyttes. 4.5.2 Endringsmelding fra UNINETT FAS Dersom UNINETT FAS ønsker å foreslå en endring, eller akseptere en endringsmelding fra Visma, skal ønske om endring fremsettes skriftlig til Visma sin prosjektansvarlig og være signert av prosjekteier UNINETT FAS. Mal for endringsmelding skal benyttes. 4.5.3 Analyse Mal for endringsordre skal benyttes til analysen. Dersom arbeidet med et endringsforslag i seg selv er så omfattende at det kan påvirke leveransens fremdrift eller andre vesentlig forhold, skal prosjektansvarlig straks ta dette opp med UNINETT FAS. 4.5.4 Endringstilbud Prosjektansvarlig skal snarest sende UNINETT FAS et tilbud på utførelse av endringen. Mal for endringsordre skal benyttes. PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 11 av 12
4.5.5 Endringsordre Dersom UNINETT FAS etter å ha mottatt endringstilbudet fortsatt ønsker å utføre endringen, skal han sende en skriftlig endringsordre til Visma ved prosjektansvarlig. Endringsordren skal være signert av prosjekteier hos UNINETT FAS, og utgjør deretter endringsbilag til kontrakten.. Mal for endringsordre skal benyttes. Prosjektansvarlig hos leverandøren oppdaterer fremdriftsplanen. Arbeid på endringen iverksettes normalt ikke før leverandøren har mottatt signert endringsordre. 4.5.6 Betaling Visma sitt arbeid med en endringsmelding før endringsordre er signert er, med mindre annet er avtalt, arbeid utenfor kontrakt og faktureres separat. Slikt arbeid skal godkjennes av prosjektleder hos UNINETT FAS før det gjennomføres og faktureres. 4.5.7 Ansvar Prosjektansvarlig hos Visma er ansvarlig for at rutiner for endringshåndtering blir innført og etterlevd i prosjektet. Følgende personer hos UNINETT FAS er bemyndiget til å signere endringsordre: Navn Stilling Beløpsgrense Alf Hansen Daglig leder, Uninett FAS 4.5.8 Dokumentasjon All korrespondanse og beslutningsunderlag for hver enkelt endringsmelding lagres i prosjektets arkiv. Endringsordre er en del av kontrakten og legges inn i kontraktens Bilag for endringer etter avtaleinngåelse. Endringslogg som gir en oversikt over alle endringsmeldinger og status på disse inngår i prosjektrapport og vedlikeholdes i statusmøter på prosjektledernivå. 4.5.9 Eskalering Dersom prosjektansvarlig hos leverandør vurderer endringsmeldingen slik at den innebærer en uakseptabel endring i leveransens forutsetninger eller risiko, eller av andre grunner bør eskaleres, skal hun/han straks ta dette opp med VISMA s representant(er) i Styringsgruppen. Deretter kan saken behandles i Prosjektets felles Styringsgruppe. 4.6 Fakturering Prosjektets faktureringsrutiner er definert i kontrakt, datert 04.02.2008 Vedlegg 1. Prosjektorganisasjon 2. Prosjektrapport 3. Mal for avviksrapport 4. Mal for endringsmelding 5. Mal for endringsordre 6. Fremdriftsplan m/milepæler PCSXCustomer_Name Utskrift: 12.03.2008, 2:19 Side 12 av 12