Arbeide med : Avtalegiro I FENISTRA EIENDOM Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato 15.06.2003 Sist Endret dato 15.06.2003
Innhold Forutsetninger... 3 Hensikt... 3 FENISTRA AVTALEGIRO... 3 Applikasjonsvindu... 3 Betalinger:... 4 Kunder:... 6 Avtaler:... 8 Side 2 av 9
Forutsetninger Bør ha generell kunnskap om Fenistra, samt gode kunnskaper om fakturering og kontraktsapplikasjonen. Videre bør man ha kjennskap til BBS s krav om forfall. Hensikt Kunne benytte applikasjonen, registrere nye, hente inn nye kunder via fil fra BBS, sende fil til BBS. Ved fakturering vil de som er knyttet opp til en avtale ikke komme ut på en faktura ved fakturering, men de vil være med på konteringslisten. Man vil kunne hente ut fakturaen fra registret som ved vanlig fakturering, samt at man kan ved valg av egenvarsling kunne skrive ut fakturaen uten girodelen. FENISTRA AVTALEGIRO Applikasjonsvindu Dette er åpningsbildet i applikasjonen. Man kommer inn i betalinger hvor alt som ligger å venter på overføring skal dukke opp. Side 3 av 9
Forklaring av skjermbildet: Betalinger: Her vil alt som er fakturert som avtalegiro kunder legge seg. Kunder: Her ligger alle registrerte avtaler mellom BBS og Leietaker. Avtaler: Her ligger alle registrerte avtaler mellom BBS og selskapene involvert i avtalegiro.. Betalinger: Til betaling: Her vil alt som er fakturert og ligger klart til overføring til BBS ligge. Venter på betaling: Når fila er tatt ut vil de overførte fakturaene flyttes til dette nivået helt til innbetalingsfil kommer fra BBS og leses inn i Fenistra. Fakturering: Man kan velge å slette transaksjoner som er blitt med over på BBS ved å velge at de skal faktureres i stedet. Da vil systemet skrive ut en fakturakopi samt slette gjeldende faktura fra Avtalegiro applikasjonen. Oversikt over fakturaer man ønsker å tilbakeføre vises under fakturerings-tab en. Stopp betaling: Har man overført en faktura til BBS for betaling som man ønsker stanset, så markerer man gjeldende faktura som stop betaling. Denne fakturaen kan frem til overføring av neste fil bli funnet under denne tab en. Alle: Viser alle poster uansett status. Side 4 av 9
Høyre museknapp: Endre: Ønsker man å manuelt endre forfall på en faktura for å sende den til BBS ved neste sending, så kan man benytte dette valget. Merk at mye informasjon KAN endres. Endre varseltype: Her kan man endre varseltype fra bank til faktura eller omvendt. Uansett hvilken status man her velger, så blir all nødvendig informasjon sendt til bank. Forskjellen er i prinsippet kun om du vil varsle leietaker om trekket selv, eller om du vil at banken skal gjøre det. Faktura: Denne statusen gjør at når man overfører til fil, får man en kvittering som man kan skrive ut. Denne kvitteringen fungerer hos mange som et bilag for å varsle kunden om de vil bli automatisk trekt. Antall dager til forfall behøver heller ikke være så langt som ved bank. Bank: Denne statusen gjør at når man overfører til fil, får man samme kvittering som på overføring med faktura som status. All informasjonen går kun til bank, slik at disse foretar den nødvendige varslingen. Dette betyr at kravet til forfall er mye større da bankene sender ut varslene på de vanlige kontoutskriftene pr. måned. Send til: Her kan lage fil som skal sendes til bbs eller sende det til exel. Ved sending til betaling, vennligst sørg for at oppsettet er gjennomgått først, spesielt hvor man ønsker at filen skal lagres. Sett handling: Det kan være enten betaling hos bank eller fakturering. Man bruker denne status en for å styre om man ønsker å la transaksjonen gå til bank eller om du ønsker å sende en fullgod faktura selv. Velger man faktura, vil den/de valgte fakturaene bli flyttet til tab en Fakturering og ordinær faktura blir skrevet ut ved sending av fil. Disse fakturaene vil så bli slettet fra Avtalegiro applikasjonen. Side 5 av 9
Fjern handling: Etter fakturering vil ALLE nye fakturaer i avtalegiro applikasjonen få de nødvendige statuser slik at man bare behøver å starte avtalegiro og sende de til betaling. Ved å velge Fjern handling vil statusen som styrer om den er klar for overføring til betaling, bli slettet. Dette betyr igjen at de fakturaene dette gjøres for, ikke overføres til bank neste gang man overfører filen. Fjern alle handlinger: Samme som over, bare at dette gjelder alle fakturaer i bildet, ikke bare de som er valgt. Kolonne oppsett: Her kan man velge sitt eget kolonne oppsett. Vis overførte: Viser bare poster som er tidligere overført til BBS. Vis betalte: Viser bare poster som er betalte. Dvs. de som har kommet tilbake fra BBS. Oppsett av stier til BBS-Filer: Her setter man parameterene for avtalegiro applikasjonen. Viktigst er at man setter opp hvor man ønsker at man skal lete etter filer som man sender til eller har mottatt fra BBS. Merk også at her kan man velge om hvorvidt man ønsker at kreditnotaer skal bli sendt til banken som en ordre om å stoppe en betaling. Les inn fil fra BBS: Her henter man filer som kommer fra bbs og skal leses inn i Fenistra. Denne filen kan inneholde både innbetalinger og nye kunder. Lukk: Lukker applikasjonen Kunder: Høyre museknapp: Se beskrivelsen fra til betaling. Side 6 av 9
Legg opp ny kunde/leietaker: Høyre musetast og ny. Fyll inn de feltene og trykk OK. Avtalen skal da legge seg opp og man kan fakturere på denne leietakeren. Feltbeskrivelse: Avtale ID: Dette er ID en på avtalen mellom leietaker og BBS. Kunde ID: Dette feltet er ikke i bruk i Norge Firma: Navnet på kunden/leietakeren Selskap: Navnet på selskapet/ fakturerende selskap. Oppdragskonto: Her skal bankkonto nr. til leietakeren fylles inn. Bet. metode: Applikasjonen var opprinnelig tenkt til å kunne brukes både til OCR og BBS. Her skal man alltid velge BBS uansett om noe annet også er tilgjengelig Varsel type: Bank eller faktura. Når en fakturering av en leietaker som skal trekkes på avtalegiro skjer, så skal systemet lage fakturaene også for Avtalegiro applikasjonen. Dette valget angir hvordan den applikasjonen skal angi statuser for den nye fakturaen. Har man valgt BANK her, så vil fakturaen til denne kunden bli angitt at banken skal varsle (merk at forfallsreglene tilsier et langt forfall da.). Velges Faktura, vil den nye fakturaen bli lagret i Avtalegiro med status at du kommer til å varsle selv. Varsel: Dette feltet angir om hvorvidt kunden ønsker varsel eller ikke. Nye regler for Avtalegiro fra 2002 tilsier at en kunde kan kontakte BBS/utleier og si ifra at de ikke ønsker å få varsel, men bare ønsker å bli trekt uten varsel. Alle leietakere SKAL ha varsel inntill de sier at de ikke ønsker det. Gyldig fra: Når avtalen er gyldig fra. Gyldig til: Når avtalen slutter. Gyldig: Om avtalen er aktiv så huker man av her. Side 7 av 9
Avtaler: Høyre museknapp: Se beskrivelsen fra til betaling. Legg opp ny avtale på et selskap: Høyre musetast og ny. Fyll inn feltene og trykk OK. Selskapsavtalene må legges inn før kundeavtalene. Feltbeskrivelse: Avtale ID: Dette er ID en til Deres avtale med BBS. Merk at denne avtalen med stor sannsynlighet er den samme for alle selskapene Dere måtte ha involvert i Avtalegiro. Avtalen går ikke mot et fakturerende selskap, og heller ikke juridisk kontraktsparter. Avtalen går mot Selskapet som eier FENISTRA EIENDOM. Selskap: Hvilket selskap avtalen gjelder for. Bet. Metode: Når nye kunder blir registrert ved å lese inn filer fra BBS, må man på disse angi hva slags status deres fakturaer skal få. Ved å angi Betalings metode her, vil kundene default få det samme som det fakturerende selskapet. Som da igjen gjenspeiler seg på nye fakturaer ved fakturering. Side 8 av 9
Gyldig fra: Når avtalen er gyldig fra. Gyldig til: Når avtalen slutter. Gyldig: Om avtalen er aktiv så huker man av her. Deb. Auto: Feltet er ikke i bruk i Norge Deb. Bet.: Feltet er ikke i bruk i Norge Side 9 av 9