Personalmeldinger Modum kommune Visma HRM Revidert 22.12.2016
Frister, endringer og nyheter Ved retur av personalmelding fra lønnsavdelingen: les loggen Frist for innhenting i lønnssystemet Alle personalmeldinger må være anvist senest den 3. i måneden vi kjører lønn for. Anviste personalmeldinger etter denne datoen er ikke garantert å komme med på lønnskjøringen og den ansatte må da vente til neste lønnskjøring. Tidsbegrensede arbeidsavtaler Alle underskrevne arbeidsavtaler SKAL inn i ESA med lønningsavdelingen som kopimottaker. De som ikke har tilgang til ESA skal sende arbeidsavtalene til Dokumentsenteret. Nye Faste stillinger som lyses ut via rekruttering Det er egne rutiner for faste stillinger. Disse skal IKKE inn i personalmelding. Lønningskontoret henter informasjon fra rekruttering og ESA. Endringer i personalmelding Man kan søke opp ansatte frem i tid for redigering se side 1 Det kan legges inn prøvetid ved nyansettelser under fanen ansattopplysninger Tidligere ansatt som inngår ny arbeidsavtale Hvis du er usikker på om vedkommende har jobbet hos deg tidligere, prøv og søk opp vedkommende i personalmelding ved å huke av «inkludert ansatte som har sluttet i perioden» for å se tidligere stilling på din virksomhet. Du kan også gå inn i HRM og søke opp vedkommende ved å trykke på mannen øverst i bildet og søke på navn eller fødselsdato. Trenger ikke opprette en ny stilling for hvert vikariat eller stilling som tilkallingsvikar. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM II
Innholdsfortegnelse Side Søke etter ansatte 1 Søke etter ansatte med start/sluttdato 1 Ny ansatt 3 Endring i eksisterende stilling 10 Registrere ny stilling på eksisterende ansatt 14 Opphør av stilling 16 Opphør av ansattforhold 17 Saksbehandle personalmeldinger 18 Skjema i saksgang 20 Logg i personalmelding 21 Kontaktpersoner personalmelding 22 III
SØK ETTER ANSATTE Søk etter ansatte på tvers av egne enheter Du kan bare søke på ansatte i egen virksomhet. Dette gjelder også de som har sluttet. Trykker søk og alle aktive medarbeidere blir listet opp. De ansatte sorteres etter etternavn, men du kan klikke på hver kolonneoverskrift for å endre sortering. Tips! Ved å skrive inn deler av Fornavn eller Etternavn begrenser du antall treff. Søk etter ansatte med startdato og sluttdato Det er nå mulig å søke etter en ansatt med både startdato og sluttdato. Dette gjør det for eksempel svært enkelt å forlenge et vikariat, legge inn/gjøre endring i tilleggslønn eller foreta andre justeringer uten å måtte opprette en ny stilling. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 1
For å søke etter ansatte med startdato og sluttdato går du frem som beskrevet under: 1. Huk av for Inkluder ansatte med stillinger med startdato og sluttdato i perioden 2. Velg Fra og Til dato 3. Trykk søk Personer med start av stilling vil da vises i grønn kursiv skrift Personer med avsluttet stilling vil da vises i blå kursiv tekst. Personer som fortsatt er aktive hos deg, men som har en stilling med sluttdato blir også blå, Det betyr ikke at de er avsluttet hos deg. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 2
NY ANSATT (GJELDER IKKE DE SOM ALLEREDE ER REGISTRERT PÅ DIN VIRKSOMHET) Stillinger som blir lyst ut via rekruttering skal ikke legges inn her. Denne prosedyren skal kun benyttes for ansettelser som ikke foregår i Visma rekruttering. Dette er: Tilkallingsvikarer Fosterhjem Støttekontakter Tidsbegrensede arbeidsavtaler inntil 12 mnd. Varighet. Kvalifiseringsstønad/introduksjonsstønad. Dette må være på plass før du gjør rutinen i Visma: Virksomhetsleder sender underskrevet arbeidsavtale og nødvendig dokumentasjon til personalkontoret ( personal@modum.kommune.no ) for fastsettelse av ansiennitet og lønn. Personalavdelingen gir klarsignal til virksomhetsleder for registrering av nyansatt i Visma personalmeldinger. Slik går du frem for å registrere en ny ansatt 1. Klikk Medarbeidere 2. Velg menyvalget Saksbehandling 3. Klikk Personalmelding 4. Velg Selskap 5. Velg Enhet (hvis du har tilgang til flere enheter) 6. Klikk søk 7. Deretter kan du klikke Ny ansatt Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 3
Følg veiviseren for å registrere en ny ansatt. Merk at det er kun stillingsopplysninger som går via saksgang, øvrig informasjon blir lagret fortløpende når du klikker Neste. Når du registrerer en ny ansatt, blir du ledet gjennom fanene Personalia, Bankkonto, Pårørende, Kompetanse og Stillingsopplysninger. Kun Stillingsopplysninger går via saksbehandling, øvrig informasjon blir lagret fortløpende. Dersom du oppgir et fødselsnummer og dette finnes fra før, vil denne personen automatisk hentes opp. Dersom fødselsnummer ikke finnes, sjekker vi kombinasjonen første fornavn og fødselsdato. Hvis dette finnes fra før, får du spørsmål om å velge en eksisterende eller opprette ny ansatt. Henter du frem en eksisterende ansatt, vil fødselsnummeret bli skjult. Dette er fordi vi vil sikre at ingen endrer fødselsnummer på eksisterende ansatte. Vi vil også sikre at ingen får søke frem fødselsnummer ved å oppgi fornavn og fødselsdato. E-post SKAL hvis den ansatte har, oppgis. Steg 1 Skjema For å velge skjema går du frem som beskrevet under: 1. Velg korrekt avdeling 2. Velg ønsket skjema 2- Ny ansatt 3. Klikk neste Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 4
Steg 2 Personalia I dette steget registrerer du personalia på den nyansatte. Merk at feltene Fornavn, Etternavn, Fødselsdato, Postnummer og Poststed er påkrevde felter, samt at det er modulus kontroll på feltene Fødselsnummer og D-nummer. Alle felt med * må fylles ut. Huske å legge inn E-post. Tips! Benytt tabulator for å gå til neste felt. Steg 3 - Bankkonto Bankkonto opplysninger MÅ registreres. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 5
Kontoen tilhører: Norge Kontoalias: Oppgi ditt eget navn på kontoen, f. eks Lønnskonto, Utlegg etc. Kontonummer: 11 sifferet norsk kontonummer Kontoholder: Navn på eier. Steg 4 - Pårørende Dersom du ønsker det kan du registrere informasjon om pårørende til den nyansatte. Dersom du ikke ønsker å fylle inn pårørende kan du klikke «Hopp over» for å gå videre til neste steg i veiviseren. Den ansatte selv, eller enhetsleder, kan på et senere tidspunkt legge til eller redigere Pårørende ved å logge seg på HRM web. Ved barns sykdom er det viktig at barn ligger inne i dette bildet slik at overføring av fravær fra Ressursstyring ikke feiler. Steg 5 - Kompetanse Dersom du ønsker det kan du registrere informasjon om kompetanse til den nyansatte. Dersom du ikke ønsker å fylle inn dette kan du klikke Neste for å gå videre til neste steg i veiviseren. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 6
Steg 6 Ansattopplysninger I dette steget legger du inn opplysninger knyttet til den ansattes arbeidsforhold. Ansattkategori må fylles ut. Plukk fra liste. Pensjonsordning må fylles ut: 0 - Ingen pensjon (støttekontakter, fosterhjem, kvalifiseringsstønad, introduksjonsstønad, pensjonistlønn) 18 KLP fellesordning 13 KLP sykepleiere 1 Statens pensjonskasse (lærere) Fagforeningstilhørighet meldes fra fagforeningene til lønnsavdelingen, og fylles ikke ut her. PAI-kode skal fylles ut. Velg utdanningskode fra liste. (915 er kode for 9-årig grunnskole, 905 er eksamen fra allmennfaglig studieretning 3 år.) Biarbeidsgiver må fylles ut hvis vi ikke er hovedarbeidsgiver (mottar man penger fra NAV er alltid vi biarbeidsgiver). Steg 7 - Stillingsopplysninger I dette steget legger du inn informasjon om stillingen. Der teksten er blå, er det nedtrekksliste klikk på teksten. Noen ganger er det en pil ned bak feltet hvor du trykker for å finne liste. Merk at feltene med * er påkrevde felt. Slik går du frem for å registrere informasjon om den nye stillingen: 1. Angi hvilken dato ansettelsen skal gjelde for i feltet Endring fra 2. Velg Tabellnummer fra nedtrekkslisten (kap 4 er standard) 3. Velg Stilling fra nedtrekkslisten (klikk på blå tekst for å få fram lista). 4. Velg Stillingstype fra nedtrekkslisten (timelønn etc) (klikk på blå tekst for å få fram lista). 5. Legg Stillingsprosent inn på stillingen (ved timelønn legges 0 her) 6. Legg inn ansettelses % (som regel 0,00 i og med ikke fast ansettelse) Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 7
7. Legg inn stillingskategori dvs timeantall i uka (37,5 eller 35,5) 8. Legg inn tjenestested 9. Legg inn ansiennitet (etter opplysninger fra personalkontoret) 10. Legg inn Grunnlønn 11. Legg inn yrkeskode 12. Fyll inn valgfrie felter 13. Klikk Legg til ny dersom du skal legge til Fastlønnslinjer (gjelder kun kvalifiseringsstønad og vikariater med stillingsprosent.) 14. Klikk Fullfør Ikke i bruk Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 8
Endringsmelding for nyansatt Når veiviseren er fullført får du frem en endringsmelding basert på det skjema du valgte i steg 1. Dette er en bekreftelse på det som er gjort og ikke en formell arbeidsavtale. Ikke nødvendig å skrive denne ut da den blir lagret i personalarkivet i Visma. Denne er tilgjengelig for både leder og ansatt. Klikk send for å sende endringen i saksgang. Skal ikke lagres eller skrivers ut for signering da den ikke skal brukes som arbeidskontrakt. Denne legger seg i dokumentarkiv når den sendes. Har du rollen som registrerer og attestant må man sende 2 ganger. Da vil oppgaven legge seg under oppgaver på WEB. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 9
ENDRING I EKSISTERENDE STILLING (IKKE PERMISJON VED FØDSEL) (Endringer pga fødselspermisjon sendes til lønningskontoret for effektuering i lønnssystemet.) Dersom det er endring i stillingsprosent eller arbeidsforhold (se rutiner vedrørende ansettelser fra personal): Virksomhetsleder må lage en ny arbeidsavtale. Avtalen må være signert av den ansatte. Personalkontoret gir tilbakemelding til virksomhetsleder når endringen kan registreres i Visma Personalmelding. Ved endring i funksjonstillegg og andre faste tillegg skal dette registreres i Visma personalmeldinger uten at det har gått om Personalkontoret. Endring i turnustillegg skal kun gjøres i turnussystem(ressursstyring). Du kan enkelt gjøre endringer i en eksisterende stilling. Det er også mulig å søke opp en ansatt med avsluttet stilling eller ansatte med startdato frem i tid og gjøre endringer på disse. Dette er svært nyttig for eksempel ved forlengelse av vikariat. For å gjøre endringer i eksisterende stilling går du frem som beskrevet under(opplysningstekst merket med blått kan trykkes på for å få opp liste med forslag): 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Registrer personal 5. Søk opp den ansatte huk av for «inkluder ansatte med stilling med sluttdato i perioden» og/eller «inkluder ansatte med stilling med startdato i perioden» legg inn periode vedkommende sluttet/starter og trykk søk. 6. Klikk pennen på stillingen du ønsker å gjøre endringer på, det holder og kun endre enkeltfelter som er nytt ift gml. stilling. Husk å legge inn rett dato for når endringen skal gjelde fra. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 10
7. Angi hvilken dato endringen skal gjelde for i feltet Stillingen gjelder fra, trykk fortsett 8. Velg Tabellnummer fra nedtrekkslisten (klikk på nedtrekkspila). Tabellnummeret i kapitel 4 ligger som et forslag. 9. Velg Stilling fra nedtrekkslisten 10. Velg Stillingstype fra nedtrekkslisten 11. Legg inn ønsket endring av stillingskategori (sjekk at årstimetall og timer per uke stemmer) 12. Legg inn ønsket endring av Stillingsprosent (ved timelønnet skal det stå 0,00) 13. Endring av ansettelses % (ved tidsbegrenset og timelønnet arbeidsavtale skal det stå 0,00) 14. Legg inn ønsket Tjenestested (dette må legges inn for at lønnen skal bli utbetalt) 15. Legg inn Ansatt til (ved for eksempel forlengelse av avtale) 16. Legg inn lønn til Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 11
17. Ansiennitetsdato (skal alltid være den 1. i måneden) 18. Legg inn Grunnlønn og eventuelle tillegg 19. Yrkeskode MÅ legges inn og eventuelt vikar for (der det er aktuelt) 20. Legg inn Ansvar og tjeneste (prosjekt etter behov) her skal det ikke legges inn konto da de mest brukte lønnsartene har forhåndsdefinerte kontoer. 21. Huk aldri av for arbeidsavtale da må du slette og begynne på nytt 22. Legg inn fastlønn (se nede på høyre side) Vis fastlønn, funksjonstillegg skal legges med egen lønnsart på fastlønnslinja etter at man har lagt det inn i infofelt til høyre i bildet. 23. Sjekk at du har lagt inn riktig - Klikk Send Du skal ikke huke her. Vi har egne arbeidsavtaler. Felter som er endret vises i uthevet fet skrift. Notat for logg Her kan dere legge inn et notat som vil være synlig under saksgangen. Viktig å legge inn i logg om vedkommende skal ha etterbetalt lønn. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 12
Fastlønnslinjer Du skal legge inn fastlønn på de som har stillingsprosent. Du kan også legge til nye fastlønnslinjer ved å klikke på Vis fastlønn og legg til ny. Du har også muligheten til å legge inn en fast tekst på lønnsarten. Det skal ikke legges inn konto her. Da vil alt bli ført på samme konto (gjelder også alle tillegg) For faste ansatte ligger riktig konto koblet til lønnsarten. For vikarer med stilings % skal konto legges inn her. Endringsmelding Når veiviseren er fullført får du frem en endringsmelding basert på det skjema du valgte i steg 1. Dette er en bekreftelse på det som er gjort og ikke en formell arbeidsavtale. Ikke nødvendig å skrive denne ut da den blir lagret i personalarkivet i Visma. Denne er tilgjengelig for både leder og ansatt. Klikk send for å sende endringen i saksgang. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 13
REGISTRER NY STILLING PÅ EKSISTERENDE ANSATT Gjelder de som får endring i ansvar og tjeneste. Ved forlengelse av avtale skal man bare redigere tidligere stilling, bruk pennen for redigering. Dette må være på plass før du gjør rutinen i Visma: Underskreven arbeidsavtale skal inn i ESA. for de som ikke har ESA kan man skanne arbeidsavtalen og sende til Dokumentsenteret. Virksomhetsleder sender underskrevet arbeidsavtale og nødvendig dokumentasjon til personalkontoret( personal@modum.kommune.no ) for fastsettelse av ansiennitet og lønn(gjelder ikke his ansiennitet og lønn ikke har endret seg). Personalavdelingen gir klarsignal til virksomhetsleder for registrering av nyansatt i Visma personalmeldinger. Du kan enkelt opprette en ny stilling for en eksisterende ansatt. For og registre en ny stilling på en eksisterende ansatt (gjelder også de som har sluttet, se under søke på ansatte) går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Registrer personal 5. Søk opp den ansatte 6. Klikk Ny stilling på personen du ønsker å gjøre endringer på Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 14
1. Angi hvilken dato stillingen gjelder fra 2. Velg Stilling dersom du ønsker å basere den nye stillingen på en eksisterende stilling (anbefales ikke, da det er lett å glemme alle endringene som skal gjøres) 3. Klikk Fortsett 4. Velg Tabellnummer fra nedtrekkslisten 5. Velg Stilling fra nedtrekkslisten 6. Velg Stillingstype fra nedtrekkslisten 7. Legg inn Stillingsprosent 8. Legg inn Grunnlønn 9. Klikk Send ER ikke i bruk Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 15
OPPHØR AV STILLING Hvis arbeidstaker sier opp en av flere stillinger, skal denne rutinen benyttes. Oppsigelse må da registreres og besvares i ESA av personalavdelingen i forkant av denne rutinen. Ved utløp av tidsbegrensede avtaler, må rutinen for opphør av stilling gjennomføres av virksomhetsleder for å få sluttmeldt stillingen. For å slutt melde en stilling går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Registrer personal 5. Søk opp den ansatte 6. Klikk på den stillingen du ønsker å avslutte 7. Angi Ansatt til og med 8. Legg inn evt. notat og trykk Send Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 16
OPPHØR AV ANSATTFORHOLD Oppsigelse må registreres og besvares i ESA av personalavdelingen i forkant av denne rutinen. Har den ansatte flere stillinger (gjelder også støttekontakter) og kun sier opp den ene, skal rutine om opphør av stilling benyttes. Under Mine ansatte melder du opphør av ansattforhold fra fanen Personalia. Under Saksbehandling gjør du det fra Registrere personal. Sluttårsak Denne bør benyttes. Sluttoppgjør I forbindelse med at ansatte slutter, markerer saksbehandler på web at lønningskontoret skal foreta sluttoppgjør. Det er tariffestet at man skal betale ut sluttoppgjør snarest mulig etter siste arbeidsdag, jf. Hovedtariffavtalen 7.3 4. ledd Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 17
SAKSBEHANDLE PERSONALMELDINGER Når en personalmelding er send på flyt vil disse bli sendt til attestering og anvisning. For å finne dine oppgaver går du frem som beskrevet under: 1. Logg på HRM web 2. Klikk Medarbeidere 3. Klikk Saksbehandling 4. Klikk Oppgaver Her finner du: Personalmeldinger som skal attesteres eller anvises Påbegynte registeringer som ikke er sendt i saksgang Avviste personalmeldinger Du kan også klikke på linken Personalmeldinger til behandling på startsiden. Redigere innhold Ved behov kan du velge å redigere personalmeldingen før du sender den videre i saksgang ved å klikke på pennen/blyanten. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 18
Slette personalmelding Når du er i redigeringsmodus kan du slette Personalmeldingen ved å klikke Slett. Du vil da få opp følgende advarsel: Saksgang Du sender personalmeldinger videre i saksgang ved å klikke Send Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 19
Status Filteret Saksgang viser personalmeldinger du har registrert eller saksbehandlet. Feltene er låst for redigering, men du kan fortsatt ta utskrift. Personalmeldingen kan ha følgende statuser: Attestering, Anvisning, Til overføring, Overført eller Avvist. Det er først når personalmeldingen har status Til overføring at den er tilgjengelig for lønnsavdelingen. Skjema i saksgang Du kan også se hvor i saksgangen personalmeldingen er ved å gå inn på HRM Full meny Avansert Skjema i saksgang legge inn ansattnummer eller enhetsnummer(ansvar) huke av for vis data på logg og vis notater og kjøre rapport. Her vil du se om vi har hentet inn personalmeldingen i lønnssystemet. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 20
Logg i personalmelding Les logg nederst i bildet når du har fått personalmelding i retur. Der kommer begrunnelsen på hvorfor lønnsavdelingen har sendt meldingen i retur. Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM Side: 21
Kontaktpersoner vedr. personalmelding i Modum kommune: Anne Presterud (personal) Marte Hollerud (personal) Linn Thon (personal) Anita Larsen (lønn) Alexandra Åstrøm (lønn) Mailadresser: personal@modum.kommune.no lonn@modum.kommune.no Modum kommune Personalmeldinger Visma HRM 22