Skjematikk for gjennomføring av Individuell «Tett på» samtale m/lederveiledning EBS coaching modell Rasmussen, Partner Euro Business School
PRINSIPPER I EBS COACHINGMODELL Observasjon I forhold til mål Refleksjon Identifisere utviklingspotensial Motivasjon Motivere til endring/forbedring Mål og Forpliktelse Bli enige om mål og forpliktende tiltak
Gjennomføring av «Tett på samtale» - 1 1. Fastsett dato og tidspunkt gjennomføring av «Tett på» (TP) samtale med medarbeider 2. Send ut skriftlig invitasjon til den aktuelle medarbeider der han/hun får informasjon om dato, tidspunkt, sted samt en kort beskrivelse av hva TP samtalen går ut på 3. Forbered deg selv til TP samtalen ved å: A) Sjekke ut/loggføre medarbeidernes resultatutvikling i siste periode B) I forkant gjøre dine egne refleksjoner og notater ift. medarbeiderens aktivitet, arbeidsinnsats, holdning, gjennomføringsevne (og andre utvalgte KPI er) i siste periode C) I forkant tenke ut og notere deg hva som ev. kan være potensielle mål/delmål for den aktuelle medarbeider den kommende perioden D) I forkant tenke ut og notere hvilke konkrete tiltak som vil/kan støtte opp om de potensielle målområdene E) I forkant tenke ut og notere deg potensielle innvendinger og motstand du ev. kan oppleve å møte hos den aktuelle medarbeider under TP samtalen F) I forkant tenke ut og notere deg for potensielle ideer og innspill til hvordan du direkte og indirekte kan følge opp og støtte medarbeideren ift. de mål og tiltak dere blir enige om under TP samtalen G) I forkant tenke ut og notere deg hvor lang tid du har tenkt å bruke på TP samtalen, hva du vil vektlegge mest i samtalen og hvordan du vil den aktuelle medarbeider skal oppleve samtalen H) I forkant reservere/booke møterom og sjekke at nødvendig utstyr er tilgjengelig/fungerer
Gjennomføring av «Tett på samtale» - 2 4. Gjennomføring av TP samtalen: A) Ønsk medarbeideren velkommen til samtalen, og takk for at hun/ham kunne stille opp på dette B) Spør gjerne innledningsvis om vedkommende medarbeider har gjort seg noen refleksjoner til TP samtalen og hva hennes/hans ev. forventninger er C) Gi deretter medarbeideren en kort informasjon om mål og hensikt med TP samtalen, hvilke punkter/hvilken struktur dere vil konsentrere dere om og hvordan TP samtalen er tenkt gjennomført D) Fortell at målet med TP samtalen er å i løpet av samtalen komme frem til og bli enige om en personlig tiltaksplan med definerte mål og tiltak for den kommende periode, der medarbeideren selv har en aktiv rolle ift. valg av målområder, mål og relevante tiltak. E) Still deretter gjerne 1-2 kontroll spørsmål til medarbeideren om hun/han har noen spørsmål og om det virker ok/interessant (= skape eierskap til TP samtalen) 5. Tema 1 - OBSERVASJON: A) Gå sammen igjennom faktatall og resultater i siste periode (som du har med deg) B) Spør medarbeideren hvordan hun/han opplever sine egne resultater og prestasjoner i siste periode C) Si deretter litt om hvordan du opplever og vurderer personens resultater prestasjoner i siste periode D) Når dere har gått igjennom observasjon av kvantitative målområder, så gjør du/dere tilsvarende som på a,b,c, vedrørende kvalitative observasjonsområder (som du har valgt ut på forhånd) E) Refleksjoner og diskusjoner i forhold til observasjonspunktene, tar du/dere i neste trinn av TP samtalen
Step Individuell "Tett på" samtale - EBS coachingmodell 1. Observasjon Notater Hensikt Etablere presis forståelse av den enkelte medarbeiders resultater/prestasjoner i siste periode Konklusjoner
Gjennomføring av «Tett på samtale» - 3 6. Tema 2 - REFLEKSJON: A) Dette er det aller viktigste trinnet i TP samtalen! B) Dere har under Observasjon punktet sammen sett på og vært igjennom resultatutvikling, tall, aktivitet ol. lignende til den aktuelle medarbeider i siste periode. C) Under dette punktet skal dere sammen reflektere over og fordype dere i det som ligger bakom faktatallene, resultatutvikling og de mykere KPI ene i siste periode D) Også her er det viktig at du innleder med å stille vedkommende medarbeider åpne spørsmål, rundt resultater og prestasjoner i siste periode.. A) Hva mener du selv er hovedårsaken til at du ligger foran, på track eller etter ditt budsjett/dine mål i siste periode? B) Er det èn hovedårsak eller er det fler faktorer som spiller inn her? C) Hvilke av de faktorene og årsakene du nevner som grunn kan du i stor påvirke selv, og hvilke faktorer kan du i liten grad påvirke? D) Hvis medarbeideren skylder på ytre faktorer utenom seg selv som hovedårsak til manglende resultatutvikling, så må du utfordre medarbeideren på dette. E) Noe av kjernen med TP samtalen er å få medarbeideren til a) eie problemet) b) se løsninger på problemet og c) forplikte seg til å gjøre noe med problemet F) Husk at manglende eller utilfredsstillende resultatutvikling hos medarbeideren gjerne kan skyldes ting/områder utenfor selve jobben, og vis takknemlighet og interesse for at medarbeideren deler denne type informasjon med deg G) Hvis du er ærlig med deg selv vedr. din resultatutvikling i siste periode, skyldes det manglende vilje eller manglende evne? H) Hvis medarbeideren svarer evne, så stiller spørsmål om hva hun/han konkret trenger mer kunnskap om og bli bedre på I) Hvis medarbeideren svarer evne, så må du utfordre medarbeideren på hvorfor hun/han ikke vil, og hva som skal til for å ville.. E) NB! Når du opplever at den aktuelle medarbeideren erkjenner og er ærlig om hva som er (hoved)årsaken til sin resultatutvikling/prestasjoner i siste periode (og der du selv er kommet til tilsvarende erkjennelse på medarbeiderens vegne ), samt at hun/han viser villighet til å forbedre og ta tak i de nevnte faktorene da er du/dere klar for neste trinne i TP samtalen.. (og først da)
Step Individuell "Tett på" samtale - EBS coachingmodell Notater 2. Refleksjon Hensikt Identifisere årsaker til nåværende resultater og prestasjoner Identifisere utviklingspotensial Involvere Finne løsninger Konklusjoner
Gjennomføring av «Tett på samtale» - 4 7. Tema 3 - MÅL: A) Når dere har gått grundig gjennom en observasjon av siste periodes resultatutvikling og måloppnåelse og deretter i fellesskap reflektert rundt årsaken til av den aktuelle medarbeider ligger foran, på track eller etter budsjett/definerte mål så er tidspunktet kommet til å sette konkrete mål for kommende periode. B) Aktuelle målområder og konkretisering av mål for kommende periode bør ta utgangspunkt i de konklusjoner dere gjorde når medarbeideren sammen med deg reflekterte og gikk i dybden på årsakene til medarbeiderens resultatutvikling og prestasjonsutvikling i siste periode. C) Hvor ambisiøse mål man skal sette for kommende periode bør ta utgangspunkt i en blanding mellom det nivå medarbeideren har levert på i senere perioder, samt hva som bør være et realistisk nivå for den aktuelle medarbeider generelt sett. D) Ta gjerne utgangspunkt i å sette SMARTe mål, dvs. Spesifikke, Målbare, Aksepterte, Realistiske, og Tidsavgrensete mål E) NB! Husk at det først og fremst medarbeideren som skal «eie» målene som defineres og velges ut. Det er derfor av stor viktighet at du stiller medarbeideren åpne spørsmål om hva hun/han mener kan være relevante mål for henne/ham i kommende periode på områder dere sammen er kommet frem til i refleksjonsfasen, og unngår å falle for fristelsen å foreslå for medarbeideren hva du mener kan være et bra mål for henne/ham.. F) Hvis medarbeideren kommer opp med mål som du mener er for lave eller for forsiktige, så må du selvsagt utfordre medarbeideren ift. dette. Det samme gjelder hvis medarbeideren kommer opp med mål som du opplever som helt urealistiske..
Step Individuell "Tett på" samtale - EBS coachingmodell 3. Mål Notater Hensikt Mål 1 Identifisere og bli enige om konkrete mål innenfor definerte målområder i kommende periode Kommentar: Mål 2 Kommentar: Mål 3 Kommentar:
Gjennomføring av «Tett på samtale» - 5 8. Tema 4 - FORPLIKTENDE FORBEDRINGSTILTAK: A) Når målområder og spesifisering av mål er gjort, så er neste trinn i TP samtalen å identifisere og velge ut konkrete forbedringstiltak som skal bidra til at den aktuelle medarbeider klarer å oppnå de målene som hun/har valgt ut for kommende periode. B) Det er av stor viktighet at tiltakene (eller aktivitetene) som velges ut i stor grad kan påvirkes av medarbeideren selv, og ikke handler om hva andre skal gjøre eller er avhengig av ytre rammebetingelser. C) Det er også smart å beskrive forbedringstiltakene i presens (er, gjør, spør, tar initiativ til, utfører, osv.) som konkret beskriver en handling eller en aktivitet den aktuelle medarbeider skal gjøre daglig, hver gang eller x ganger daglig. D) Påminn gjerne den aktuelle medarbeideren om at det er handling, aktivitet og gjennomføring av de utvalgte tiltakene som bidrar til måloppnåelse og positiv resultatutvikling, og ikke tiltakene i seg selv. E) NB! Husk at det først og fremst er medarbeideren som skal «eie» tiltakene som velges ut. Det er derfor av stor viktighet at du også på dette punktet starter med å stille medarbeideren åpne spørsmål om hva hun/han mener kan være relevante tiltak i forhold til de målene medarbeideren har satt seg for kommende periode. Om medarbeideren ikke selv klarer å komme på relevante forbedringstiltak som kan bygge opp om utvalgte mål, så kan du selvsagt hjelpe medarbeideren med dette. Forsikre deg likevel om at det ikke ender med at alle tiltaksforslagene er dine forslag alene.. F) Hvis medarbeideren kommer opp med tiltak som du mener er for passive eller for lite konkrete, så må du selvsagt utfordre medarbeideren ift. dette. Det samme gjelder hvis medarbeideren kommer opp med tiltak som du opplever som helt urealistiske..
Step Individuell "Tett på" samtale - EBS coachingmodell 4. Forpliktende tiltak Hensikt Etablere utviklingstiltak og forpliktelse til gjennomføring av tiltakene Notater Mål 1 Tiltak 1: Mål 1 Tiltak 2: Kommentar: Mål 2 Mål 2 Tiltak 1: Tiltak 2: Kommentar: Mål 3 Mål 3 Tiltak 1: tiltak 2: Kommentar:
Gjennomføring av «Tett på samtale» - 6 7. Tema 5 - MOTIVASJON: A) I dette siste punktet i TP samtalen så handler det om å inspirere og forankre den aktuelle medarbeiderens motivasjon i forhold til de mål og de forbedringstiltakene dere sammen er blitt enige om for kommende periode. B) Noe relevante spørsmål i denne fasen kan være: A) Hva føler du nå i forhold til de målene og de forbedringstiltakene du har valgt ut? B) I hvilken grad føler du det er realistisk å oppnå de målene som er satt for kommende periode? C) Hvor viktig vil være for deg å oppnå de målene du nå har satt? D) Hvordan har du tenkt å opprettholde motivasjon og gjennomføringsvilje underveis? E) Er det noe som kan stoppe eller hindre deg i å gjennomføre de utvalgte forbedringstiltakene, og i så fall hva? F) Hvordan kan jeg støtte og følge deg opp i den kommende perioden? G) Hvordan vil/kan du «feire» positiv utvikling og resultatforbedringer i perioden? H) Hva vil du gjøre hvis du ikke får den forventede utviklingen som du har satt deg som mål? I) Hva mener du jeg skal gjøre hvis du ikke får den forventede utvikling og ikke er i nærheten av å oppnå de målene som er satt? J) Hva mener du selv vil være det mest avgjørende for at du får til en positiv utvikling på de valgte målområdene? K) Hvordan vil du takle en resultatutvikling som overgår de målene du nå har satt deg for perioden? C) I denne delen av TP samtalen så er det selvsagt av stor og vesentlig betydning at du som leder tydelig viser og synliggjør din begeistring og din tro på at medarbeideren kan oppnå de målene som hun/har valgt ut, og at du tilkjennegir at du vil glede deg sammen med medarbeideren over de prestasjon og resultatforbedringene dere under TP samtalen er blitt enige om å jobbe for i kommende periode. D) Det vil også oppleves som positivt av den aktuelle medarbeider om det avtales noen oppfølgingssamtaler for den kommende periode, selvsagt avstemt og forankret med medarbeideren selv. E) Det siste punktet som bør settles i TP samtalen er tidspunkt/dato for neste TP samtale F) Avslutt gjerne TP samtalen med en «handshake» og en positiv kommentar til medarbeideren..
Step Individuell "Tett på" samtale - EBS coachingmodell Notater 5. Motivasjon Hensikt Inspirere og motivere medarbeideren til målene og tiltakene som dere sammen har valgt ut Støtte og inspirere medarbeideren mht. gjennomføring og oppfølging av utvalgte tiltak Hvordan Implementere og støtte Konklusjoner
Step Observasjon EBS coachingmodell i praksis Handling Studere mål, budsjett og KPIer Observere handling Målinger Andre undersøkelser Etterspørre Hensikt Etablere presis forståelse av den enkelte medarbeiders resultater/prestasjoner Refleksjon Diskutere årsaker og muligheter med medarbeideren Skape enighet om «reell» årsak til nåværende status/situasjon og avdekke hvilke forbedringsmuligheter som finnes på kort og lengre sikt Støtte, utfordre, fordype, forankre Identifisere årsaker til nåværende resultater og prestasjoner Identifisere utviklingspotensial Involvere Finne løsninger Mål Sette nye mål sammen med medarbeideren Resultatmål, aktivitetsmål, oppnå KPI er Identifisere og bli enige om konkrete mål innenfor definerte målområder Forpliktelse Søke enighet om konkrete tiltak for å nå målene Eksakt hva skal man gjøre for å oppnå definerte mål Skriftlig tiltaksliste Etablere utviklingstiltak og forpliktelse til gjennomføring av tiltakene Motivasjon Anerkjenne fremgang Korrigere manglende gjennomføring av tiltak Hvorfor er målet verdifull å nå? Tett oppfølging Inspirere og motivere medarbeideren til målene og tiltakene som dere sammen har valgt ut Implementere og støtte
Step EBS coachingmodell i praksis Handling Hensikt Observasjon Etablere presis forståelse av den enkelte medarbeiders resultater/prestasjoner Refleksjon Identifisere årsaker til nåværende resultater og prestasjoner Identifisere utviklingspotensial Involvere Finne løsninger Mål Identifisere og bli enige om konkrete mål innenfor definerte målområder Forpliktelse Etablere utviklingstiltak og forpliktelse til gjennomføring av tiltakene Motivasjon Inspirere og motivere medarbeideren til målene og tiltakene som dere sammen har valgt ut Implementere og støtte
Step Individuell "Tett på" samtale - EBS coachingmodell Handling Hensikt Observasjon Hvilke mål, KPI er og aktiviteter i vår bedrift skal medarbeideren observeres på? Etablere presis forståelse av den enkelte medarbeiders resultater/prestasjoner Refleksjon Hva er den egentlige årsaken til at medarbeideren ligger på track, etter eller foran de mål, budsjetter og KPI er han/hun måles på i vår bedrift? Identifisere årsaker til nåværende resultater og prestasjoner Identifisere utviklingspotensial Involvere Finne løsninger Mål Hvilke mål kan medarbeideren i vår bedrift sammen med deg sette for kommende periode? Hvilke målområder er viktigst? Hvor høye mål er det relevant og riktig å sette? Identifisere og bli enige om konkrete mål innenfor definerte målområder Forpliktelse Hvilke KONKRETE forbedringstiltak kan/skal medarbeideren forplikte seg til og iverksette i kommende periode for å realisere de målene medarbeideren sammen med deg har satt? Etablere utviklingstiltak og forpliktelse til gjennomføring av tiltakene Motivasjon Hvordan kan/skal du motivere medarbeideren på best mulig måte ift. de mål og tiltak dere under Individuell "Tett på" samtalen er blitt enige om? Inspirere og motivere medarbeideren til målene og tiltakene som dere sammen har valgt ut Implementere og støtte
Step Individuell "Tett på" samtale - EBS coachingmodell Handling Hensikt Observasjon Etablere presis forståelse av den enkelte medarbeiders resultater/prestasjoner Refleksjon Identifisere årsaker til nåværende resultater og prestasjoner Identifisere utviklingspotensial Involvere Finne løsninger Mål Identifisere og bli enige om konkrete mål innenfor definerte målområder Forpliktelse Etablere utviklingstiltak og forpliktelse til gjennomføring av tiltakene Motivasjon Inspirere og motivere medarbeideren til målene og tiltakene som dere sammen har valgt ut Hvordan Implementere og støtte