KOM I GANG MED EXTENSOR 05 En praktisk innføring i administrasjonssystemet Extensor 05 Treningssenter Opplæringshefte med informasjon, brukerveiledning & tips Versjon 25.02.11 Page 1 of 35
Innledning Dette heftet inneholder en beskrivelse av de grunnleggende funksjonene i Extensor 05. Ved å bruke dette heftet når du starter å bruke Extensor 05 vil du snart få oversikt over programmets muligheter. Bruker du det som et oppslagsverk senere, vil du også oppdage nyttige funksjoner som du kanskje ikke så ved oppstarten. Vi ønsker deg lykke til med Extensor 05! INNLEDNING... 1 ARBEIDSMILJØET I EXTENSOR 05... 4 Hovedvinduet... 4 Topplinje... 4 Toppmeny... 5 Hovedmeny... 6 Rammeverk... 7 Kundeutvalg... 7 Tidslinjen... 8 Bunnlinjen... 9 MEST BRUKT... 10 PERSONALIA... 11 Verktøylinjen... 12 For å registrere en ny kunde... 12 Vis personalia i takt med valgt kunde... 13 Konfigurering... 13 Planleggeren... 14 Verktøylinjen og dens funksjoner... 14 Andre ansattes Planlegger... 15 I dag... 15 Søke i Planlegger... 15 1-5-7- dagsvisning... 15 Innstillinger for planlegger... 16 Å opprette en avtale... 16 1. Dra-og-slipp metoden... 17 Endre en avtale... 18 KUNDEBEHANDLING... 19 Opprettelse av kontrakt... 19 Prisliste... 19 Klippekort... 20 Utfylling av kontrakt... 20 REGNSKAP... 25 Page 2 of 35
Første innlogging Extensor 05 finner du på oppgavelinjen eller på skrivebordet. Alternativt kan du finne Extensor 05 ved å gå til Start og deretter Alle Programmer. For å åpne opp Extensor 05 dobbeltklikker du på Extensor 05- ikonet: Når du åpner Extensor 05, kommer innloggingsvinduet til syne: Skriv inn ditt brukernavn og ditt passord i feltene. Trykk på pil- knappen, eller Enter - tasten på tastaturet for å logge på. For å avbryte, trykk den røde Off - knappen. Page 3 of 35
Arbeidsmiljøet i Extensor 05 Vårt fokus har vært å skape et system som du skal trives med, og som forenkler din administrasjonshverdag. Tema for design og profil er en godværsdag. Du vil se konturene av blå himmel i overgangene og hvite godværsskyer som silhuetter. Extensor 05 har et moderne grensesnitt. Illustrerende ikoner representerer de ulike funksjonene. Extensor 05 er en såkalt MDI-applikasjon. Det betyr at det er bygget opp med ett hovedvindu. Innenfor dette vil du kunne hente fram vinduer med ulike funksjoner. Flere ulike vinduer kan være åpne samtidig. Hovedvinduet Ditt første møte med Extensor 05 er slik: Her finner vi: 1 = Topplinje 2 = Toppmeny 3 = Hovedmeny 4 = Rammeverket 5 = Gruppeutvalg 6 = Bedriftsutvalg 7 = Kundeutvalg 8 = Vise/skjule utvalgslister 9 = Tidsinjen 10 = Bunnlinjen Vi skal nå se nærmere på noen av disse funksjonene. Topplinje I topplinjen finner du følgende funksjoner: Fil = Gir tilgang til alle hovedfunksjoner i systemet. Nyttige funksjoner er blant annet å søke etter oppdateringer, ta sikkerhetskopi, bytte passord, logge på som en annen bruker, eller avslutte. Page 4 of 35
Vis = Velg å vise skjulte funksjoner. F.eks. oppgavelingje, skrankefunksjoner eller oppsett for mest brukt. Vindu = I vindu-funksjonen kan du velge ulike vindusvisninger, f.eks. flere vinduer side ved side, over hverandre eller parallelt. Hjelp = I Hjelp får du tilgang til alle hjelpefunksjoner og brukermanualer som hjelper deg å finne fram i Extensor 05 utover denne guiden. Toppmeny Toppmenyen gir deg tilgang til en rekke standard menyvalg. Vi skal nå se noen av toppmenyens ikoner, og hvilken funksjon de har. Viser eller skjuler snarveier i hovedmenyen. Maksimerer Extensor 05 slik at hele skjermen fylles. Blar til hhv. forrige og neste valgte kunde. Cellene viser informasjon om valgte kunde, hvor ID = Kundens id-nummer i Extensor 05 (genereres automatisk). P.nr = Kundens fødselsnummer. Navn= Kundens navn. Informasjonsknappen viser rask og sammenfattet informasjon om valgte kunde. Søker etter kunde. Skriv inn hele eller deler av for/etternavn, fødselsnummer, ID-nr i Extensor, eller egendefinerte kategorier. Søkevinduet vises slik: Arkivet for elektroniske meldinger (BlueNotes). Lyser grønt når du har mottatt en ny BlueNote. Page 5 of 35
Varsler når du har fått et nytt innkommet elektronisk dokument (EDI). Når du har usignerte journalelementer til signering, vil denne knappen lyse grønt. Lyser grønt når du har gjøremål som skal gjennomføres. BlueNote er Extensor 05 sitt eget meldingssystem. Send elektroniske gullapper til andre brukere av Extensor 05 i samme nettverk ved å klikke på denne knappen. BlueChat er Extensor 05 sin egen integrerte chattefunksjon. Ved å benytte denne kan du chatte med andre brukere i samme nettverk. Hovedmeny Hovedmenyen i Extensor 05 finner du som en vertikal stolpe til venstre i bildet. For å hente fram de ulike funksjonsvinduene benytter du deg av menyvalgene. Menyvalgene er de grå overskriftsboksene som grupperes i Mest brukt, Treningsadm., Fellesadm., Personlig adm., Systemadm., samt Web & PlugIns. Under hver overskrift finner du ulike ikoner. I starten anbefaler vi at du holder deg til funksjonene under Mest Brukt. Etter hvert som du blir kjent med Extensor 05 vil du ha mer nytte av å utforske de andre ikonene. I dette opplæringsheftet skal vi i hovedsak se på funksjonene som fins under Mest Brukt: Personalia, kontrakter og virksomhetsregnskap. Page 6 of 35
Rammeverk Rammeverket er den blå bakgrunnen hvor funksjonsvinduene åpnes i. Det er mulig å ha flere funksjonsvinduer åpne samtidig i rammeverket. Tips! For å få oversikten over hvilke vinduer som er åpne, og lett veksle mellom dem, kan du vise oppgavelinjen (F11). Du kan også minimere/maksimere, eller legge ned vinduer ved behov. For å maksimere et vindu trykker du på maksimering øverst til høyre i vinduet: Du kan også dobbeltklikke på øvre kant av den blå rammen for å maksimere vinduer. For å minimere vinduet trykker du på minimeringsikonet (horisontal strek). Legg merke til at linjen for minimering/makismering/lukking ligger lokalisert nesten helt øverst til høyre når vinduet er maksimert: For å endre på størrelsen til et minimert vindu beveger du musen i vinduets nedre høyre hjørne. En liten sort pil vil komme til syne. Denne dras til vinduet er i ønsket størrelse: For å lukke et vindu trykker du på krysset i øvre høyre hjørne av vinduet. I maksimert modus er det svarte krysset øverst i høyre hjørne av skjermen: For å lukke alle hovedvinduer i Extensor 05 trykker du på Den er plassert nederst til venstre i skjermbildet. Kundeutvalg Kundeutvalgslisten viser samtlige kunder som er lagret i systemet. Du finner den til høyre i skjermbildet. Kundeutvalget har et eget ikon over kundeutvalget: Page 7 of 35
Trykk på knappen for å skjule/vise kundeutvalget. Dette er nyttig dersom du ikke ønsker at listen skal være synlig for andre i rommet. Kundeutvalget filtreres etter ulike kriterier. Trykk på Alle kunder i systemet, og kryss av for valgt filtrering: Oppfrisk deretter kundelisten: Kundeutvalgslisten viser nå resultatet av valgt filtrering. Tidslinjen Tidslinjen er en klokke i linjalformat som gir deg en raskt oversikt over dagen: Merk! Timelinjen samhandler med planleggeren! Den blå streken viser deg hva klokken er på dette tidspunkt, mens de brune strekene viser avtalene som allerede er lagt inn i Planleggeren din. Slik kan du med et raskt blikk få rede på hvordan du tidsmessig ligger an til dagens avtaler. Selv om tidslinjen ikke er noen planlegger i seg selv, har den noen enkle planlegger- funksjoner. Ved å høyreklikke på timelinjen kan du åpne eksisterende avtaler, registrere en kunde som ankommet, registrere en kunde som ikke møtt, samt slette avtalen: Merk! Dobbeltklik på tidslinjen åpner Planleggeren. Page 8 of 35
Bunnlinjen Bunnlinjen er en informasjonslinje som sier deg når neste passordbytte er (hver 3. mnd), hvilken bruker som er innlogget, hvilken faggruppe brukeren tilhører, samt dato og klokkeslett. Vi har nå tatt for oss arbeidsmiljøet i Extensor 05. Gjør du deg kjent med disse funksjonene, ligger mye til rette for at du får en god start i Extensor 05! Page 9 of 35
Mest Brukt I hovedmenyen finner du menyvalget Mest Brukt. Her fins naturlig nok de mest brukte funksjonene Personalia, Kundebehandling og Planlegger. Merk deg at du kan fjerne og legge til ikoner, slik at det faktisk blir dine mest brukte ikoner! Dette gjør du ved å Vis i topplinjen og deretter velge Oppsett for mest brukt. I de følgende avsnittene skal vi ser på: Personalia hvordan registrere en ny kunde Planlegger hvordan opprette en avtale Kundebehandling hvordan opprette en kontrakt Regnskap Page 10 of 35
Personalia Når du skal registrere opplysninger om en ny kunde, gjøres dette i Personalia. Ikonet for Personalia finner du under menyvalgene Mest Brukt og Treningsadm. Det ser slik ut: Når du klikker på ikonet, åpnes personaliavinduet: Personalia er bygd opp av de ulike skillearkene Generelt, Arbeid, Flyt og Egendefinert: Vi skal i dette opplæringsheftet se på skillearket Generelt. I Generelt kan du notere informasjon om navn, personnummer, adresse, telefonnummer, samt annen kontaktinformasjon som e-post og midlertidig adresse. I tillegg kan du skrive hvilken avdeling i virksomheten kunden er knyttet til, samt kundens kommune og trygdekontor. Du kan også kategorisere kunder etter egendefinerte kategorier, samt sjekke om andre kunder har samme navn/fødselsnummer (mulig dobbeltføring). Har du problemer med å knytte navn til et ansikt, er det nyttig å kunne ta bilde av kunden. Merk! Feltene i personalia kan være grunnlag for å hente fram statistisk informasjon. Page 11 of 35
Informasjonen som vises ved åpning av personaliavinduet, er opplysningene til kunden som er valgt (= markert gult) i kundeutvalget til høyre. Personalia har mange felter. Du velger selv hvilke som er viktige å registrere for deg og din virksomhet. Merk! Den eneste informasjonen du må fylle ut for at kunden skal bli registrert, er fødselsdato og etternavn. Verktøylinjen Vi skal nå se på hvilke funksjoner som fins i Personalia. På øverste linje i Personalia finner vi verktøylinjen: Legg merke til at denne verktøylinjen går igjen flere av viduene i Extensor 05. Vi skal nå se på hva noen av ikonene står for: Ny = Blankt ark for å registrere opplysninger til en ny kunde. Lagre = Lagre innskrevet informasjon. Endre = Hvis du har behov for å endre informasjonen etter lagring. Slett = Med dette ikonet sletter du kunden fra kunderegisteret. Skriv ut = Du får først en forhåndsvisning, før du enten skriver ut på tilkoblet skriver eller lagrer som PDF. Sett kunde til trening = Ved å velge dette ikonet åpner du kontraktinformasjonen til kunden. For å registrere en ny kunde Ved å trykke på ikonet Ny, er det klart til å registrere personaliainformasjon for den nye kunden. Start øverst med fødselsnummer og navn, og fyll så ut de opplysningene du har behov for: Legg merke til at kundens kjønn krysses automatisk av ut fra sammensetningen i kundens personnummer. Stemmer ikke oppbygning og kjønn overens får du melding om dette, men du kan velge å fortsette. Etter du har skrevet inn ønsket informasjon, trykker du Lagre: Legg merke til at feltene for å skrive inn informasjon nå er låst. Dette vises ved at bakgrunnen er grå. For å låse opp oppføringen, bruker du endre- knappen: Page 12 of 35
Vis personalia i takt med valgt kunde Vis personalia i takt med valgt kunde, gjør det mulig å vise personalia i takt med valgt kunde fra kundeutvalgslisten. Denne funksjonen er derfor viktig for håndteringen av kunder i Personalia. Du finner funksjonsikonet øverst til høyre i personaliavinduet: Personaliavinduet endres i takt med valgt kunde i kundeutvalget når knappen er trykket inn. Når knappen er deaktivert (Ingen ramme rundt), vil personaliainformasjonen holdes konstant selv om du blar til en annen kunde i kundeutvalget. Merk! Cellene i toppmenyen endres uavhengig av knappen Vis personalia i takt.... Konfigurering Nedtrekksmenyer fins i feltene for postnummer/sted, trygdekontor, kommune, samt egne kategorier. Nedtrekksmenyene gjør det lettere og raskere å fylle inn felter med standard verdier. Velg verdien fra lista, eller begynn å skriv i feltet. Poenget med konfigurering av nedrekksmenyene er at du selv kan definere hvilke verdier som skal være med. For å konfigurere en nedtrekksmeny trykker du konfigureringsknappen, og får vinduet Velg verdier : Her haker du av de verdiene som skal være med i nedtrekkslista. Du kan også trykke alle verdiene haket av. Ønsker du å ta bort alle hakene trykker du.. Da blir For å legge til en ny verdi i nedtrekkslisten trykker du knappen for innstillinger: Page 13 of 35
Planleggeren Planleggeren i Extensor 05 er ikke ulik den mange er vant til å benytte i MS Outlook. Extensors Planlegger består av en timeplan i venstre del av vinduet, samt månedskalender og skilleark for gjøremål og detaljer i høyre del av vinduet. Planleggeren kan vise timeplanen for et utvalg av ansatte, hele virksomheten, rom og ressurser eller grupper. Visningen kan være én, fem eller syv dager. Hver enkelt bruker kan stille inn sin planlegger etter arbeidsdagens lengde, standard varighet på nye avtaler og farge. Planleggeren støtter dra-og-slipp, slik at du kan dra kunder fra kundeutvalgslisten og slippe dem inn i timeplanen. Dersom avtalen er konfidensiell, kan emnet skjules for andre enn deg selv. De ansatte kan også legge inn elementer hos hverandre. For å åpne planleggeren kan du enten: Dobbelklikke på tidslinjen: Eller trykke på det grønne klokke- ikonet i menyvalget Mest Brukt: Skjermbildet for planleggeren i Extensor 05 ser slik ut: Øvre del av timeplanen viser informasjon om dato og hvilken instruktør timeplanen tilhører. Den venstre aksen viser klokkeslettene: Verktøylinjen og dens funksjoner Planleggerens verktøylinje skiller seg noe fra de andre vinduene i Extensor 05. Den inneholder disse ikonene: Page 14 of 35
I dette heftet skal vi plukket ut noen av funksjonene i planleggeren som du nå skal bli bedre kjent med. De andre funksjonene foreslår vi at du gjør deg kjent med når du føler deg trygg på basis funksjonene: Andre ansattes Planlegger Med knappen lengst til venstre kan du vise og skjule Planleggeren for andre ansatte. Hak av for den/de planleggerne du vil se: Nå vises timeplanene til de valgte behandlerne: I dag Knappen I dag, er nyttig når du har bladd deg til en måned eller dag langt fram eller bak i tid. Ved å trykke på I dag skifter planleggeren raskt visning for til dagens dato/ uke. Søke i Planlegger Du husker kundens navn, men ikke når avtalen var? Da kan du trykke Søk.... Skriv inn (deler av) navnet, og trykk Søk. Du kan velge om du vil søke i alle ansattes planleggere, eller bare dagens kunder. Du får frem alle kundens timer: Trykk Gå til for å vise planleggeren for dagen den aktuelle avtalen gjelder. 1-5-7- dagsvisning Som du kanskje kjenner fra MS Outlook, kan du også i Extensor 05 velge hvor mange dager Planleggeren skal vise. Trykk på knappene 1, 5, eller 7, avhengig av antall dager du ønsker å se: Page 15 of 35
Innstillinger for planlegger Hver bruker kan stille inn sin planlegger slik det er mest hensiktsmessig. Til dette bruker du knappen Instillnger for Planlegger, og får opp dette vinduet: Vi skal ikke gå gjennom alle mulighetene her, men du skal vite at du kan: Justere intervalldelingen av en klokketime, dvs. bestemme varigheten til en celle i timeplanen. Sette standard varighet på nye avtaler. Dvs. at når du setter opp standard varighet til f.eks. 45 minutter, settes nye avtaler som standard opp med 45 minutters varighet. Du kan enkelt endre varigheten på avtaler som ikke skal være av standard varighet. Justere Planleggeren din etter arbeidsdagens start og slutt. Endre timeplanens farge. Vise navn/ressurser bare ved initialer. Nyttig dersom flere planleggere vises samtidig og det er trangt om plassen. Eksempelvis blir Vanja Wang til VW. Åpne avtale ved innsetting av ny fra meny gjør at du får opp Egenskaper til en avtale når den settes inn ved høyreklikk- metoden. Ta bort haken dersom du ikke ønsker å få opp Egenskaper automatisk. Andre med full tilgang til planleggeren betyr at du krysser av for hvilke kolleger som skal ha tilgang til å gjøre endringer i din timeplan. Å opprette en avtale Skal du opprette en generell avtale som ikke har med en kunde å gjøre, dobbeltklikker du på ønsket klokkeslett. Du får da opp vinduet Egenskaper. Her fyller du inn nødvendig informasjon, og trykker den blå disketten for å lagre avtalen: Page 16 of 35
Avtalen vises nå i timeplanen slik: 1. Dra-og-slipp metoden Mange avtaler er knyttet til en bestemt kunde som allerede fins i kundeutvalget. For at du skal slippe å skrive inn personalia for hver avtale, anbefaler vi at du henter kundens navn fra kundeutvalget. Draog-slipp: Dra-og-slipp går ut på at du henter kunden fra kundeutvalget, og drar vedkommede inn planleggeren: Velg den kunden som det skal opprettes en time til ved å klikke i kundeutvalget. Hold nede venstre/høyre musetast til et ansikt kommer til syne som vist her: Mens du fortsatt holder musetasten nede, drar du kunden fra kundeutvalget og slipper vedkommede over ønsket tidspunkt i planleggeren. Avtalen vises nå i planleggeren: Page 17 of 35
Endre en avtale Noen ganger må avtaler flyttes på. I Extensor 05 gjøres dette enkelt ved å ta tak i avtalen, dra, og slippe den til over nye tidspunktet. Med ta tak i menes å klikke med venstre museknapp i det hvite feltet midt på avtalen, for deretter å dra avtalen til ønsket tidspunkt mens du fortsatt holder nede museknappen. Her er et eksempel på en avtale for Bjarne Olsen som er i ferd med å flyttes til neste dag: Endring av avtalens varighet er også vanlig. For å forlenge eller forkorte en avtale, tar du tak i nedre høyre kant av avtalen (den grå staven ). Den hvite musepila byttes atomatisk ut med en pil av denne typen: Med denne svarte pilen kan du forlenge eller forkorte avtaler ved å skyve pilen opp eller ned mens du holder nede venstre museknapp. Her ser du et eksempel på en avtale som er i ferd med å endre varighet: Page 18 of 35
Kundebehandling Opprettelse av kontrakt I menyen kundebehandling vil en kunne opprette kontrakt. Ved opprettelse av kontrakt er det noen faktorer som må på plass først. 1. Prisliste 2. Klippekort Prisliste Så vi skal nå se på selve prislisten. Den finner du i kontrakten: 1. Når en skal opprette en ny avtale klikker en på det hvite arket oppe til venstre, deretter haker en av for felles. Skriver så inn navnet på avtalen, for eksempel bedrift. I kategori, kommer det fram kategorier som er definert i personalia under kategorier. Dette betyr at ønsker du at en type medlemskap skal defineres ut i fra en type kategori, må dette først defineres i personalia. 2. Deretter skrives eventuell innmeldingsavgift og pris inn i relevante felter. Det er viktig at den prisen du setter inn i pris 1 mnd, er den prisen som blir pris mnd x antall mnd. De andre prisene er knyttet opp til naturlige kontraktstyper. 3, 6, 12. 15, 18, 24, 1 semester og 2 semester. Disse blir også priset per mnd, og summen som skal bli trukket på avtalegiro per mnd. Når det gjelder total prisen, så er den aktuell hvis kunder for eksempel velger 6 mnd pakke eller 12 mnd pakke. Det kan være at en gir kundene en bedre pris hvis de betaler hele summen kontant, kort eller faktura, hvis ikke så legger en inn pris X antall mnd i total feltet. Når prisene er lagt inn lagrer en informasjonen ved å trykke på lagre. Page 19 of 35
Klippekort Når en skal lage oppsettet for klippekort, så vil en også finne dette i prisliste. På samme måte som kontrakts typer, så oppretter en navn og kategori på klippekortet. Setter så inn antall klipp og pris for dette. Trykk så på lagre. Når en skal registrere salg av klippe kort finner en dette i menyen på venstre side i kontraktsmenyen. Utfylling av kontrakt Hvis en ser øverst i kontraktsbildet vil en se følgende: Periode/varighet Til høyre vil kategori bli hentet automatisk fra personalia for aktuelle kunde.dato settes automatisk ut i fra varighet på kontrakt. Dette velges i rullegardinen, hvor det nå står 12 mnd + løpende. Det betyr at de har binding fram til 12 mnd, og at kontrakten forstetter per mnd i etterkant. Det medfører at for de som er på avtalegiro, vil kontrakten fortsette, og de vil bli trukket per mnd etter at det er gått 12 mnd fram i tid. Datoene for kontrakten, styres ut i fra du velger på varighet. Når det gjelder avslutt kontrakt, kan dette gjøres ved å klikke på avslutt kontrakt. Det betyr at de opplysningene du har lagt inn blir loggført. Det er viktig å være oppmerksom på at når en kontrakt er opprettet og sendt til regnskap, vil ikke bilagene/faktura som allerede er generert på kunden bli slettet. Dette må derfor korrigeres i regnskapet for kontrakt som er avsluttet, hvis dette ikke skal sendes til kunde. En faktura kan ikke slettes, men en kan lage kreditnota. Type medlemskap Her legges det inn automatisk type pris, ut i fra hvilken kategori kunden tilhører. Dette gjelder kun hvis en først har opprettet dette i prislisten. Page 20 of 35
Betalingsmåte/frekvens Her står det som standard avtalegiro og månedlig. Dag for betalingsfrist forteller oss at den vil lage faktura/avtalegiro med frist den 20 i hver måned. Dette er viktig å ta høyde for da dette forenkler BBS avtalegiro innsendingen. Det betyr at en i størst mulig grad prøver å lage de fleste kontrakter med lik betalingsfrist. Siden en skal sende inn trekk til BBS minimum 10 dager før betalingsfristen. Hvis en har veldig mange forskjellige datoer, så må en sende inn trekk til BBS hver dag for å være sikker på at dette kommer med denne månedens trekk. Beløp og eventuell annen betaler Beløp som fylles ut i disse feltene er styrt fra hva som ligger i prislisten. Er ikke summene korrekt, sjekk at det er valgt rett type medlemskap og varighet. En kan også sjekke om det ligger korrekt i selve prislisten. Det er også mulig å overstyre denne prisen direkte i feltet som du ser over. Det som kommer opp av pris er bare forslag, og derfor fullt mulig å endre. Det er videre mulig å tilpasse avdragene ved å klikke på Tilpass Avdrag. Her vil en kunne rabattere direkte per mnd, eller prosentvis rabatt. Dette er viktig i forhold til framtidige trekk. Dette vil ikke endre bilag som allerede er sendt til regnskap, men vil endre bilag som ikke er generert. Hvis det er ønskelig å endre på bilag som allerede er generert, så kan en slette bilaget i regnskap, tilpasse avdraget i kontrakten, og generer nye bilag for aktuelle kunde. Når en annen person eller bedrift skal betale hele eller deler av kontrakten, så gjøres det på følgende måte: 1. En bedrift skal betale hele summen, men har ikke kontrakt selv på treningssenteret. Da må bedriften legges inn i bedrift opplysninger. Deretter lar du feltet for beløp og innmeldingsavgift for annen betale være blank. Klikk på knappen oppe til høyre i kontraktsbildet, slik at markeringen rundt denne forsvinner: 2. Den vil gjøre det mulig å markere en annen kunde eller bedrift uten at dette vil åpne valgte kunde/bedrift kontrakt. Trykk grønn globe for å velge bedrift, person for kunde. Kryss for å slette. Kontraktsbildet for dette ser slik ut: Page 21 of 35
Da vil annen betaler komme fram på fakturautskriften som mottaker av faktura. Teksten forteller at det gjelder for aktuell kunde og aktuell periode. I de fleste tilfeller betales deler av faktura og da må følgende gjøres: Her ser en at bedriften eller en annen person vil betale deler av den månedlige summen, og da vil det være nødvendig at det blir opprettet kontrakt på annen mottaker (bedrift eller person). Det vil komme opp en meldingsboks hvis du prøver å lagre en kontrakt, med disse opplysningene (husk å legge inn kontonummer først). Meldingen ser slik ut: Grunnen til dette er at en kan sette at bedriften bare skal komme fram på faktura mottaker, men som oftest så vil det være flere personer knyttet til denne bedriften og da er det mest hensiktsmessig å opprette kontrakt på bedriften. Svar ja på meldingen for å opprette kontrakt med bedriften. Da vil bedriften eller annen betalers kontrakt komme fram: Her ser en beløpet som blir lagt inn på annen betalers kontrakt. Den summerer fortløpende kontrakter som blir lagt til. Du kan velge å vise beløp som fastpris. Det vil si at en bestemmer at uansett hvor Page 22 of 35
mange personer som er knyttet til denne bedriftens kontrakt, skal de bare betale denne summen pr måned. Nederst i kontraktsbildet for annen betaler ser du de tilknyttede kontraktene. I dette tilfellet er det lagt til 2 kontrakter. Det betyr at en enkelt kan knytte så mange kontrakter en ønsker på denne bedriften, og det blir listet opp i denne oversikten. Avtalegiro Her er det mulighet for å endre beløpsgrense, men som standard blir det beregnet 3 x mnd pris. Varsling før trekk, bør settes til ingen. Dette for å unngå ekstraarbeid for alle parter. Kontonummer, der skal kundens kontonummer skrives inn. Det ligger en kontroll på at dette nummeret er gyldig. Skriv ut fullmakt. Denne fullmakten skal kunden signere og returnere til dere. Dette betyr at dere sender dette til BBS. Det er denne avtalen som oppretter selve avtalegiro trekket. Derfor er det viktig at dette blir sendt så fort som mulig til BBS. KID blir opprettet automatisk ved lagring av kontrakt. Første betaling Dette punktet er viktig i forhold til avtalegiro. Den bestemmer hvor mange måneder som skal betales kontant/faktura, før avtalegiro trekket begynner. Det som er vanlig og anbefales her er at en velger de 2 første månedene. Dette fordi det tar ca 2 mnd før avtalegiro trekket begynner(blir godkjent hos BBS). Dermed slipper en å lage manuelle faktura for 2 mnd. Dette kan en bestemme selv, bare husk at det skal hakes av for at minimum 1 mnd ikke er avtalegiro. Gjelder bare for avtaler hvor betalingsmåte er satt som avtalegiro. Page 23 of 35
Betalingsopphold(frysing) Sett inn dato for start og slutt, trykk deretter på sett. Da vil denne beskjeden komme fram. Svar ja om du ønsker at den skal forlenges. Det vil si at de mnd som ikke skal betales, ikke vil blir generert trekk for. Dermed kommer neste trekk/faktura først når betalingsoppholdet er ferdig. Page 24 of 35
Regnskap All regnskapsinformasjon finner man i modulen Regnskap. Snarveien finner du under Mest brukt, og/eller Fellesadm.. (Snarveiene peker til ett og samme Regnskap). I Extensor 05 er det mulig å opprette flere regnskapsenheter, men for de fleste treningssentre vil det være tilstrekkelig med ett. Har man satt opp avdeling via Ansattes Personalia vil det automatisk bli laget et regnskap med avdelingens navn. Ønsker man å redigere dette eller opprette nytt regnskap går på via Administrer enheter -knappen i Regnskap: Administrer enheter Dette er en funksjon hvor du gjør innstillinger som gjelder regnskapet. Funksjonen er en liten knapp til høyre for valgte regnskap: Merk at du kan administrere alle regnskap du har tilgang til. Her velger man om man vil benytte seg av KID, samt at man bestemmer hvem som skal ha tilgang til det markerte regnskapet. Page 25 of 35
I fanearket Fakturaheading fyller du inn ditt kontonummer og fakturaheading. OBS! Husk å lagre endringer du gjør i Administrer Enheter. I fanearket Betaling fyller du ut standardverdier som gjelder for faktura som du sender ut, herunder betalingsfrist, purregebyr og fakturagebyr. Merk at du likevel kan overstyre disse verdiene manuelt ved opprettelsen av hver enkelt faktura. I fanearket Fritekst kan du sette en standard fritekst som gjelder alle faktura, f.eks. God sommer!, eller alle purringer: Page 26 of 35
Klikk ny (den øverste) for å lage ny fritekst, og deretter lagre. Klikk nederste lagre-knapp når du har gjort ønskede innstillinger i Regnskapsenheter. Tilpass I nedre høyre hjørne av Regnskapsvinduet finner du knappen. Når du klikker på denne får du frem denne visningen: Her kan du gjøre ulike tilpasninger. Den viktigste tilpasningen før du skriver ut faktura, er å velge utskrift med eller uten girobilde. Utskrift med giro- bilde velger du når det er tilstrekkelig for pasienten å få en fakturakopi, såkalt hvitfaktura. Pasienten må da betale i sin nettbank, siden giroen mangler blankettnummer. Utskrift uten girobilde fordrer at du legger inn en original A4 giroblankett i skriveren. Den originale blanketten har et unikt blankettnummer i nedre høyre hjørne som brukes dersom pasienten betaler i skranken på posten eller i banken. Du kan når som helst endre verdiene i Tilpass. Her kan du også skjule faktura som er oppgjort, og faktura for framtidige måneder. Du kan også filtrere fakturaoversikten etter betalingsfrist, og ikke etter fakturadato. Fritekst kan du skrive i det tomme, hvite feltet. Dersom du i Administrer Enheter har angitt en standard fritekst, f.eks. Purring, kan du bruke denne. (Se forrige side). Page 27 of 35
Fakturaoversikt Faktureringsfunksjonene i Extensor 05 finner du i fanearket Fakturaoversikt. Hvilken visning man får ved de ulike valgene fremkommer av teksten på hvert valg. For å komme tilbake til denne menyen trykker man på den grønne pilen nede i venstre hjørne: Skrive ut faktura For å skrive ut faktura markerer du først den aktuelle fakturaen. Du kan også markere flere faktura ved å venstreklikke og dra pilen nedover. Høyreklikk, og velg Skriv ut faktura. Du vil da få en forhåndsvisning av faktura, og du kan zoome (forstørrelsesglass) inn eller maksimere siden og se at denne er korrekt. Når du skriver ut eller lukker forhåndsvisningen, så vil du få spørsmål om du vil registrere fakturaen som utsendt: Page 28 of 35
Trykk JA hvis du har skrevet ut faktura og ønsker at denne skal markeres som sendt. Når dette er gjort vil du se at status på faktura er endret, hvor det nå er haket av for S som betyr at faktura er Sendt. P står for Purring, og B for Betalt. Du kan enkelt lage purring ved å høyreklikke på aktuell faktura, og velge Lag purring. Det vil dukke opp ett vindu med purregebyr, og det som står som standard 53 kroner. Klikk OK for å akseptere eller skriv ny verdi i det hvite feltet før du trykker OK. Den vil da åpne en forhåndvisning av purringen, som har nå fått lagt til en tekst slik at det nå står at dette er en purring og hvilket purregebyr som er benyttet og summert sammen til ett nytt fakturabeløp. Markere som betalt Når faktura er betalt kan en enkelt sette faktura til betalt ved å høyreklikke på den aktuelle faktura og velge registrere som betalt. Page 29 of 35
Vindu for å registrere betaling dukker opp: Sjekk opp mot kontoutskriften når pengene er kommet inn på din konto. Skriv inn denne datoen i Dato betalt - feltet. Skriv også inn beløpet i feltet Beløp betalt. Når en faktura er registrert som betalt forsvinner denne fra fakturaoversikten, såfremt man har haket på valget Skjul faktura som er oppgjort under Tilpass- innstillingene. Ny faktura I noen tilfeller har man behov for å lage faktura som ikke er knyttet til en avtale i planlegger, eller til noen (pasient/bedrift) som ikke er registrert i Extensor 05. Ny faktura lar deg lage faktura løsrevet fra planlegger/ uoppgjorte egenandeler. Du får fram denne muligheten ved å klikke på Ny UT- knappen i Regnskap: Page 30 of 35
Fyll inn mottakers navn og adresse, eller klikk Hent valgt pasient / Hent valgt bedrift. I varelinjen skriver du inn antall av den fakturerte enheten, varenavn, evt. mva. og enhetspris. Trykk Enter - knappen på tastaturet for å registrere raden. Legg inn flere varelinjer på samme måte, og trykk Lagre og deretter Skriv ut når fakturagrunnlaget er klart. Har du allerede lagt inn et produktregister i Extensor 05, kan du benytte produktknappen registrere varen. for å Gebyrer Det er vanlig å legge på et gebyr for faktura og purringer. Gebyret skal dekke dine utgifter til tidsbruk og materiell (porto, blekk, fakturaprogram, skriver, ark etc.) til fakturering, samt dekke din risiko ved å yte kreditt. Fakturagebyret ligger normalt rundt 50 kroner. I Administrer Enheter setter du standardsatser for gebyrer. Du kan også endre gebyret i det du oppretter fakturaen. Ved å høyreklikke på aktuelle faktura kan du endre fakturagebyr eller purregebyr ved å velge Ta bort purregebyr/ fakturagebyr. Det kan være nyttig i de tilfeller kunden setter seg på bakbeina og nekter å betale gebyret, men i følge god regnskapsskikk skal man opprette nytt bilag og kreditere det som er feil. Kreditere Lag kreditnota: Når en faktura har feil, f.eks. feil pris eller antall, må det i følge Boføringsloven utstedes en kreditnota. Det er ikke tilstrekkelig å korrigere på en senere faktura. Feilfakturering kan rettes ved at det utstedes kreditnota for den fakturaen som er feil, i tillegg til at det utstedes en ny, korrigert faktura. Marker faktura som skal krediteres. Høyreklikk, og velg Lag kreditnota. Det blir nå opprettet et nytt bilag, med unikt bilagsnummer. Beløpet i kreditnota samsvarer med opprinnelig faktura, bare med motsatt fortegn: Hvis man ønsker kan man så lage en ny og korrigert faktura. Page 31 of 35
Logo på faktura Når det gjelder logo som skal brukes på faktura, er denne en del av lisensinformasjonen. For å angi logo, klikker man på menyen "Hjelp" i hovedvinduet. Deretter på "Lisensinformasjon". Under skillearket "Logo", kan man bla seg fram til en fil i filsystemet. Gyldige filtyper er jpg, bmp og gif. Når logoen er hentet frem, går du til Informasjon om virksomheten, velg send inn endret informasjon og trykk Utfør. Lukk så Extensor og åpne på nytt. I noen tilfeller trenger logofilen tilpassing for å komme riktig på fakturaen. I så tilfelle; ta kontakt med Extensor Support. BBS/Avtalegiro BBS funksjoner: Hvis du har inngått en avtale med BBS vil denne knappen åpne BBS oversikten for innstillinger, import og eksport av BBS filer. Se mer under BBS oversikt. Opprett faktura for løpende avtaler: Ved å klikke på denne knappen vil dette vinduet åpne seg, og det er mulig å generere faktura for de som har løpende avtaler(treningssenter/kontrakt). Medfører at de kommer opp som faktura i fakturaoversikten. Eksporterer valgte faktura(er) for import til annet regnskapssystem: Her vil en kunne eksportere valgte faktura til sitt regnskapssystem, hvis dette er valgt i enhetsinnstillinger. BBS Oversikt Innsending av ocr-/avtalegiro trekkfil Opprettelse av trekkfil OBS. Sjekk at du står i riktig regnskap før du starter innsending: Regnskapsmodulen gir mulighet til å opprette så mange ulike regnskap som du ønsker, og det er derfor viktig at du passer på å velge det regnskapet som har bbs-avtale, før du går videre. For å sende inn fil med oversikt over trekk hos BBS, velger du denne knappen i regnskapet: Dette vinduet dukker da opp: Page 32 of 35
Før vi går videre pass på at du klikker på denne for BBS. Den ser slik ut: knappen oppe til høyre for å gå inn i oppsettet Her må det fylles ut informasjon som er korrekt i forhold til BBS, og skulle det være noe tvil, ta kontakt med Extensor. Vi skal sende ut fil, så se til at du står i fanen Til utsending. Velg hvilken periode bilagene skal hentes fra. Det er fakturadato som benyttes til utvelgelsen ikke betalingsfrist. Klikk deretter på Hent AvtaleGiroer. Følgende informasjon/spørsmål dukker så opp: Page 33 of 35
Når du så fortsetter, fylles oversikten (til utsending) med aktuelle bilag. Så skal du eksportere denne informasjonen til en fil som kan sendes til BBS. Klikk på Eksportér BBSfil. Velg plassering for filen, og lagre den der. Den bør ligge en plass det er lett å finne den igjen for eksempel på skrivebordet. Sende inn trekkfil Nå kan vi åpne nettleseren, og gå til adressen https://enett.bbs.no Følgende vindu vil da dukke opp: Klikk OK, og dette vinduet kommer så fram: (Bilder i teksten under kan ikke vises da det må opprettes konto for dette) Skriv inn gyldig passord, og klikk OK. For sikkerhets skyld må du påse at det ikke er haket av for Husk passord. Når du har skrevet gyldig passord, og klikket OK, vil du bli logget inn på BBS web-sider. Herfra skal du klikke på Innsendelse og deretter, AvtaleGiro AutoGiro Direkte Remittering. Klikk så på Bla gjennom, og finn fram den filen du lagret nettopp. Når dette er gjort, klikker du på Send, og filen blir overført til BBS. Dersom du ønsker det, kan du laste ned kvittering etterpå, men dette er valgfritt. Bekrefte innsendelsen BBS krever at du fakser over en følgeseddel, for å bekrefte informasjonen i filen du sendte elektronisk. Denne filen (som kommer som Word-dokument fra BBS), bør befinne seg på en plass som er lett tilgjengelig. Åpne denne, og gjør de nødvendige endringer. Dokumentet kan gjerne settes opp slik at dato kommer automatisk. Fyller man så ut informasjon om kunden, er det bare forsendelsesnummer og totalsum for forsendelse som må fylles ut. Dette dokumentet fakses så til BBS (faksnummer står på dokumentet). Merk: Skriv under før du fakser følgeseddelen. På bildet over har vi markert hvor du skal skrive under. Når følgeseddelen er fakset, er du ferdig med innsendelse til BBS. Page 34 of 35