1 Komme i gang med Visma Avendo eaccounting For å begynne å bruke Visma Avendo eaccounting, må du logge inn på http://vismaonline.no Klikk på linken Til tjenesten under Visma Avendo eaccounting for å åpne programmet. Dersom dette er første gang du åpner eaccounting, må du legge inn firmainformasjon i veiviseren. Når dette er gjort, vil du komme inn på startsiden i eaccounting. Der ser bildet slik ut:
2 Startsiden Startsiden består av fire deler. Kunde- og leverandørfakturaer viser søyler med summen av kunde- og leverandørfakturaene som har forfall i ulike uker, samt om de er betalt eller ikke. Er søylen tom, er ingen av dem betalt. Søylen fylles opp etter hvert som betalingene registreres. Likviditetsprognose viser anslått saldo på bankkonto basert på de inn- og utbetalingene programmet regner med vil bli utført på ulike tidspunkt. Inn- og utbetalinger av fakturaer, mva-oppgjør med mer vil inngå her. Inntekter, kostnader og resultat viser inntektene og kostnadene samt resultatet så langt i regnskapsåret. Tips gir deg noen forslag til hjelp i programmet. I tillegg har du en meny på venstre side som gir tilgang til de ulike funksjonene i eaccounting. Ved å klikke på Startside kan du når som helst gå direkte til Startsiden i programmet.
3 Salg Ved å klikke på Salg kan du gå videre til Salgsoversikt, Kunder eller Artikler. Artikler Inne på Artikler kan du se de artiklene du allerede har i programmet samt opprette nye. Når du oppretter en ny artikkel, må du først angi et artikkelnummer og et artikkelnavn. Du kan også legge inn et engelsk artikkelnavn dersom du sender fakturaer ut av Norge og ønsker å få engelske navn på artiklene. I tillegg må du angi en riktig Artikkelkontering på artikkelen. Artikkelkonteringen angir hvilken mva-sats det skal være på artikkelen samt hvilken konto salget av artikkelen skal konteres på. Dersom du ikke finner en passende artikkelkontering, kan du opprette egne på Innstillinger Artikkelkonteringer. Enheter på artikkelen kan for eksempel være stykk eller timer. Dersom du angir en salgspris på artikkelen, vil programmet legge inn denne når du legger artikkelen på en faktura, men denne kan overstyres.
4 Kunder På Kunder kan du opprette nye kunder eller lage nye fakturaer til kundene. Når du oppretter en ny kunde, må du angi et kundenummer, kundenavn og adresse. Dersom du velger et annet land enn Norge på kunden, vil fakturaen skrives ut på engelsk og uten mva. Du kan også angi annen informasjon på kunden, som e-postadresse, hjemmeside eller en kontaktperson. Dersom du ønsker å sende faktura på e-post, må e-postadresse være fylt ut. Du kan angi en annen valuta enn NOK på kunden dersom ønskelig. Betalingsbetingelsen du velger på kunden, vil styre hvor mange dager som settes fra fakturadato til forfallsdato på fakturaen. Dersom du velger Kontant her, vil fakturaer til kunden bli skrevet ut som kontantnotaer. Kontantnotaer blir ført som betalt samtidig som de skrives ut, så du vil finne dem på Betalte fakturaer i Salgsoversikten. Salgsoversikt På Salgsoversikten kan du finne fakturaene du allerede har laget. Du kan også kreditere fakturaer eller lage nye. Når du lager en ny faktura, må du velge hvilken kunde fakturaen skal sendes til. Så må du fylle inn en fakturadato og, om ønskelig, en forfallsdato. Forfallsdatoen blir i utgangspunktet beregnet ut i fra betalingsbetingelsene på kunden, men kan overstyres om du ønsker det. Så må du legge på artiklene du vil fakturere og angi antall, pris og eventuell rabatt. Dersom du ønsker å skrive inn ekstra tekst som en egen linje på fakturaen, kan du legge inn en ny artikkellinje og skrive inn teksten i feltet Beskrivelse. Du har en knapp for forhåndsvisning nede i venstre hjørne dersom du ønsker å forhåndsvise fakturaen før du bokfører den. Når du er ferdig med fakturaen kan du enten trykke på Bokfør og skriv ut PDF eller Bokfør og send e-post. Velger du skriv ut PDF, får du muligheten til å lage en PDF-fil som kan lagres eller skrives ut på papir og sendes til kunden. Velger du send e-post, blir det sendt en e-post til kunden med en link til fakturaen som PDF slik at kunden selv kan lagre eller skrive ut PDF-filen.
5 Innkjøp Ved å klikke på Innkjøp kan du gå videre til Innkjøpsoversikt eller Leverandører. Leverandører På Leverandører kan du opprette nye leverandører eller opprette nye leverandørfakturaer. Når du oppretter en ny leverandør må du angi et leverandørnummer, leverandørnavn og adresse. Kontaktopplysninger og en Kontaktperson kan også oppgis. På fane 2 Betalingsopplysninger må du også angi Betalingsbetingelser, Valuta og diverse bankinformasjon. Dersom leverandøren er en norsk leverandør, må du angi Bankkonto. Dersom leverandøren er en utenlandsk leverandør, må du angi BIC og IBAN eller BBAN og Bankkode i stedet. Dersom du krysser av for KID, betyr det at du må angi et KIDnummer når du registrerer fakturaer på den leverandøren.
6 Innkjøpsoversikt På innkjøpsoversikten kan du finne alle leverandørfakturaene du har bokført eller lage nye leverandørfakturaer. Ny leverandørfaktura Når du oppretter en ny leverandørfaktura, må du først angi hvilken leverandør du har fått fakturaen fra. Så fyller du ut fakturadatoen og, om ønskelig, forfallsdatoen. Forfallsdatoen blir satt ut i fra hvilken betalingsbetingelse du har angitt på leverandøren, men denne kan du overstyre dersom du ønsker det. Dersom du har fått en kreditnota fra en leverandør, kan du huke av i boksen Kreditnota. Du må også angi et leverandørfakturanummer og, dersom du har huket av for KID på leverandøren, et KID-nummer. Totalbeløpet på fakturaen er beløpet inklusive mva. Du må også fylle inn beløpet for mva høy sats, mva middels sats og mva lav sats. Dersom fakturaen er uten mva, fyller du ikke inn noe her. Når du har fylt inn beløp på mva, vil programmet selv føre mot leverandørreskontro og mva-konto. Du må selv angi hvilke kostnadskontoer beløpene skal føres mot før du bokfører fakturaen. Kasse og bank Ved å klikke på Kasse og Bank kan du gå videre til Betalingsoversikt eller Kasse- og bankkonto.
7 Betalingsoversikt På Betalingsoversikten kan du registrere inn- og utbetalinger på fakturaer eller andre bilag som er registrert mot bank. For å registrere en ny betaling, klikker du på Registrere betalinger og velger deretter driftskontoen (bankinnskudd). Du kan kun føre betalinger mot driftskontoen din. Fyll inn datoen for når inn- eller utbetalingen fant sted. I feltet Referanse kan du skrive inn en tekst som refererer til kunde, leverandør, fakturanummer eller lignende dersom du ønsker dette. Da er det enklere for programmet å finne det aktuelle bilaget det skal avstemmes mot. Så må du fylle inn det beløpet som er inn- eller utbetalt. Husk å legge inn beløpet med minus foran dersom det er en utbetaling. Klikk på Søk. Dersom programmet finner flere bilag som stemmer, vil du få en melding om dette. Du må da klikke på den gule boksen og så krysse av for det bilaget du skal føre som betalt. Når dette er gjort, må du klikke på Godkjenn og deretter Bokfør for å få bokført avstemmingen. Ny aktivitet Driftskonto Hvis du vil føre bilag direkte mot bank som øvrig innskudd/uttak eller innkjøp med kvittering, gjør du det også fra dette bildet. Legg inn betalingsinformasjonen under Transaksjoner fra banken, klikk på Søk, klikk så på den gule boksen. Du kommer til dette bildet:
8 Klikk på ønsket aktivitet, Innkjøp med kvittering, Øvrig uttak eller Øvrig innskudd. Legg inn bilaget her (se beskrivelse av dette nedenfor under Ny aktivitet). Bokfør bilaget, godkjenn betalingen og bokfør til slutt betalingen. Kasse- og bankkonto Inne på Kasse- og bankkonto, kan du opprette nye bank- og kassekontoer. Det er også her du legger inn nye bilag direkte mot andre bankkontoer enn driftskontoen din. For å lage en ny konto, klikker du på knappen Ny kasse/bankkonto. Deretter må du velge hva slags konto det skal være, for eksempel Sparekonto eller Driftskonto. Du må gi kontoen et navn og fylle inn hvilken bank det er, kontonummeret og hvilken hovedbokskonto i regnskapet kontoen skal knyttes til. Dersom kontoen er en driftskonto som skal benyttes til inn- og utbetalinger, må du også angi kontoens IBANnummer.
9 Ny aktivitet For å lage et nytt bilag mot en av kasse- eller bankkontoene, må du først klikke på den ønskede kontoen. Deretter må du klikke på knappen Ny aktivitet før du velger hva slags bilag du skal lage. Du kan velge mellom Innkjøp med kvittering, Øvrig uttak eller Øvrig innskudd. Innkjøp med kvittering Dersom du velger Innkjøp med kvittering, ser bildet slik ut: Kontoen du fører bilaget mot, vil stå angitt oppe i venstre hjørne. Du må angi en dato, en beskrivelse av innkjøpet og totalbeløpet inklusive mva. Dersom du ønsker, kan du også angi en leverandør og en kvitteringsreferanse, for eksempel et kvitteringsnummer. Merk: Det vil ikke bli noen reskontroføring selv om du angir en leverandør. Dersom du vil reskontroføre beløpet, må du føre det via Innkjøpsrutinen. Dersom innkjøpet har vært med mva, må du angi de ulike mva-beløpene i feltene for dette. Det er et felt for høy mva, et felt for middel mva og et for lav mva. Programmet vil da føre Totalbeløpet mot den kontoen bilaget gjelder for, samt fylle inn de ulike mva-beløpene du har lagt inn på de ulike mvakontoene. Deretter må du fylle inn beløpet eks mva på en eller flere kostnadskontoer. Når dette er gjort riktig, skal differansen på bilaget være null og du kan bokføre det.
10 Øvrig uttak Kontoen du fører bilaget mot, vil stå angitt oppe i venstre hjørne. Du må angi en dato, en beskrivelse av innkjøpet og totalbeløpet inklusive mva. I eaccounting finnes det noen forhåndsdefinerte Bokføringsforslag som du kan bruke. Et Bokføringsforslag inneholder kontoer som skal brukes i føringen samt om det skal føres debet eller kredit på kontoene. Du kan opprette egne bokføringsforslag under Innstillinger. Dersom du ikke bruker bokføringsforslag må du selv angi hvilke kontoer bilaget skal føres mot samt beløpene debet og/eller kredit. Merk: her vil det ikke være noen automatisk føring av mva. Dersom det skal føres mva på bilaget, må du gjøre dette manuelt. Dersom du velger Øvrig innskudd, ser bildet slik ut: Her fører du på tilsvarende måte. Du kan bruke et bokføringsforslag eller velge kontoer og føre beløpene manuelt.
11 Regnskap Ved å klikke på Regnskap kan du gå videre til Regnskapsoversikt, Mva-oppgave eller Utskrifter. Regnskapsoversikt gir deg en oversikt over alle bokførte bilag i programmet. Du kan også søke etter bestemte bilag, korrigere enkelte bilag for å bytte konto på et bilag eller opprette nye manuelle bilag. For å korrigere et bilag, må du først finne frem til og klikke på bilaget. Deretter må du klikke på knappen Korrigere. Du må huke av i avkryssingsboksen ved siden av den eller de kontoføringene du vil korrigere før du gjør de riktige føringene og bokfører korrigeringen.
12 Nytt manuelt bilag Manuelle bilag brukes for å føre beløper mellom inntektskontoer, kostnadskontoer og balansekontoer. Du kan ikke føre mot reskontro eller bank via denne rutinen. For å lage et nytt manuelt bilag, klikker du på knappen Nytt manuelt bilag. På bilaget må du angi dato og en beskrivelse av bilaget. Også her har du muligheten til å bruke et av programmets ferdige bokføringsforslag. Dersom du har laget egne bokføringsforslag skal du også kunne bruke disse. Dersom du ikke ønsker å bruke bokføringsforslag, kan du manuelt velge de ønskede kontoene og fylle inn beløpene debet eller kredit. Når alt er ført riktig og differansen er null, kan du bokføre bilaget. Mva oppgave Dersom firmaet ditt er mva-pliktig må du levere mva-oppgave. Dette gjør du fra Regnskap Mvaoppgave. Her kan du også se tidligere mva-oppgaver som er bokført i programmet. Du kan også angre disse dersom det skulle være behov for det. For å bokføre en ny mva-oppgave, klikker du på knappen Ny mva-oppgave. Hvilken periode mvaoppgaven gjelder for, vil stå på nedtrekksmenyen oppe i venstre hjørne. Tallene på mva-oppgaven vil komme fra de bilagene og fakturaene du har bokført i programmet. Dersom programmet skulle oppdage noen avvik i forbindelse med oppgaven, vil det ligge en link nede i høyre
13 hjørne hvor det står Bilag å kontrollere. Dersom du klikker på denne, skal du få en oversikt over bilag det er avvik på slik at du kan rette avvikene. Når mva-oppgaven er OK, klikker du på Bokfør for å bokføre oppgaven. Tallene fra mva-oppgaven må du legge inn på Altinn manuelt. Utskrifter Under Regnskap Utskrifter vil du ha tilgang til en del nyttige utskrifter, som for eksempel Balanse- og Resultatrapport, Bilagsliste og Ubetalte kundefakturaer. Dersom du ønsker å ta ut en av disse utskriftene, klikker du på ønsket utskrift og klikker på knappen Ny utskrift. Utskriften vil åpnes som en pdf-fil i et nytt vindu slik at du selv kan velge å skrive ut på papir, lagre som pdf-fil eller lignende.
14 Innstillinger Ved å klikke på Innstillinger, kan du gå videre til Firmainnstillinger, Regnskapsår, Kontoplan, Bokføringsforslag, Enheter, Artikkelkonteringer og Eksport. Firmainnstillinger Under Firmainnstillinger Hovedinnstillinger kan du angi diverse opplysninger om eget firma, som for eksempel firmanavn, adresse og telefonnummer. Organisasjonsnummeret ble registrert på Visma Online da du tegnet avtalen på eaccounting. Under Firmainnstillinger Øvrige innstillinger kan du angi periode for mva-rapportering. Dersom du ikke er mva-pliktig, velger du Ikke mva-pliktig her. Dersom du er mva-pliktig må du angi hvor ofte du skal rapportere inn mva. Programmet vil automatisk fylle inn MVA bak organisasjonsnummeret på fakturaene dine dersom du angir en periode for innrapportering av mva her. Dersom du ønsker KID på fakturaene dine, kryss av for Bruk KID.
15 Regnskapsår Inne på Regnskapsår kan du opprette de regnskapsårene du trenger å føre på. Her kan du også legge inn en inngående balanse på ditt første regnskapsår. For å legge inn en inngående balanse, klikker du på det første regnskapsåret og deretter på knappen Rediger. Deretter kan du fylle inn saldoer på de ulike regnskapskontoene dine. Kontoplan Kontoplan brukes dersom du skal legge til egne regnskapskontoer eller redigere eller deaktivere kontoer som allerede ligger der. Avhukingsboksen Vis også inaktive poster kan hukes av dersom du vil se poster som er opprettet, men ikke i bruk i programmet. Da kan du gå inn på disse og aktivere den dersom du har behov for dette. Bokføringsforslag Programmet inneholder noen ferdige Bokføringsforslag. Du kan også opprette egne bokføringsforslag som kan brukes ulike steder i programmet. Du må da angi hvilke kontoer som skal brukes under bokføringen, samt hvor i programmet bokføringsforslaget skal kunne brukes, som Manuelt bilag, Øvrig innskudd eller Øvrig uttak. Enheter Enheter brukes som enheter på artiklene du selger. Det er opprettet mange ulike typer enheter i programmet, men de fleste er ikke aktivert. Dersom du trenger flere enheter enn de som allerede finnes, kan du huke av Vis også inaktive poster for å få en oversikt over de som ikke er aktivert. Du kan da aktivere disse eller opprette egne enheter ved behov. Artikkelkonteringer Artikkelkonteringene er viktige da det er disse som styrer mva-behandlingen på artiklene du fakturerer samt hvilken regnskapskonto salget av en artikkel føres på. En artikkelkontering kan for eksempel være bygget opp slik:
16 Mva styrer om det beregnes mva på artikkelen og i så fall hvilken mva-sats som skal benyttes. Regnskapskontoene som benyttes ved bokføring finner du på høyre side under Salgskonto. Mva-fritt benyttes dersom du har valgt mva-sats 0 % på konteringen og kunden på fakturaen er satt opp med Norge som land. Mva-pliktig benyttes dersom du har valgt en annen mva-sats enn 0 på artikkelen og kunden på fakturaen er satt opp med Norge som land. Mva-fritt EU benyttes dersom kunden på fakturaen er satt opp med et land innenfor EU. Eksport utenfor EU benyttes dersom kunden på fakturaen er satt opp med et land som er utenfor EU. Dersom du ønsker å bokføre salget mot bestemte kontoer, må du opprette egne artikkelkonteringer som benytter disse kontoene. Når du oppretter artiklene senere, må du da passe på at du velger den artikkelkonteringen som du vet har riktig mva-sats og styrer mot riktig salgskonto. Lykke til med bruken av Visma Avendo eaccounting! Dersom du har spørsmål underveis kan du bruke spørsmålstegnet oppe i høyre hjørne eller se Tips på startsiden i programmet. Du kan også ta kontakt med vår supportavdeling ved å sende en e-post til support@vismaavendo.no eller ringe 455 06 150.