1.0. Rutine for Altinn innsending og Altinn retur... 2 1.1. Om Altinn... 2 1.2. Roller og rettigheter i Altinn... 2 1.3. Opprette datasystem-id og passord i Altinn.... 4 1.4 Sette opp Huldt & Lillevik Lønn 5.0... 5 1.4.1. Hvor finner du riktig passord for bruker i Altinn?... 5 1.4.2. Hvor finner du riktig passord for klient i Altinn?... 8 2.0. Innsending med samme datasystem ID for flere klienter.... 9 3.0. Oppdatering av passord... 11 4.0. Overføre oppgaver til Altinn... 13 4.1. Skattekortoverføring... 13 4.2. Terminoppgaver... 16 4.3. Lønns- og trekkoppgaver... 17 4.4. Hente inn returmeldinger i menyvalget Altinn retur... 18 4.4.1. Skattekortoverføring... 18 4.4.2. Betalingsopplysninger terminoppgave... 20 4.4.3. Lønns- og trekkoppgaver Årsoppgave... 23 1 (24)
1.0. Rutine for Altinn innsending og Altinn retur 1.1. Om Altinn Altinn er det offentliges elektroniske portal for (elektronisk) dialog med næringslivet og privatpersoner. Altinn har sin historie tilbake til årtusenskiftet, og ble åpnet 4. desember 2003. Tanken bak er at skjemaer og rapporteringer til det offentlige, og utsendelser av skjemaer fra det offentlige til brukerne skal skje elektronisk. Det er også et ønske at opplysninger skal rapporteres bare en gang. Alt dette for å spare både det offentlige og næringslivet for penger. Ca. 70 leverandører av regnskaps-, årsoppgjørs-, lønns- og personalsystemer og andre systemer har i dag en integrasjon mot Altinn. Næringslivet kan altså bruke sine systemer til å fylle ut, signere og sende inn til det offentlige via Altinn. Huldt & Lillevik Lønn 5.0 har en rekke innsendingsmuligheter mot Altinn, disse kommer vi nærmere tilbake til. Altinn inneholder også svært mye informasjon for gründere og små/mellomstore bedrifter. Det finnes oversikter over alle statlige støtteordninger til næringslivet. 1.2. Roller og rettigheter i Altinn Rollene du har bestemmer hva du har tilgang til å gjøre i Altinn, for eksempel hvilke skjema du har rettigheter til å sende inn og signere. Hvilke roller du trenger avhenger av hvilke skjema du skal sende inn og eventuelt signere. De skjemaene det er mulig å sende inn fra Huldt & Lillevik Lønn 5.0 har følgende krav til rolle. Lønns-og trekkoppgaver (RF1015/RF1015U): Rollen Regnskapsmedarbeider for å fylle ut/sende inn + Rollen Begrenset signeringsrettighet dersom personen skal kunne signere oppgavene i Altinn/direkte ved overføring. Kvittering/feilliste, som kan hentes fra midten av januar, og tidligst 72 timer etter innsending, krever rollen Begrenset signeringsrettighet eller Revisorrettighet. Årsoppgaven (RF-1025e) som kommer i retur ved levering via lønnssystemet av Lønns- og trekkoppgaver krever rollen Regnskapsmedarbeider. Terminoppgaver (RF-1037): Rollen Utfyller/Innsender. (Rollen er nødvendig for både innsending og retur) Ingen signeringsrettighet er nødvendig her. 2 (24)
Elektroniske skattekort (RF-1211): Rollen Utfyller/Innsender. (Rollen er nødvendig for både innsending og retur) Ingen signeringsrettighet er nødvendig her. SSB Lønnsstatistikk (RA-0500) Rollen Utfyller/Innsender. Ingen signeringsrettighet er nødvendig her. SSB Fraværsstatistikk (RA-0182-1): Rollen Utfyller/innsender. Ingen signeringsrettighet er nødvendig her. NAV (Aa-melding): Rollen Lønn- og personalmedarbeider. Ingen signeringsrettighet er nødvendig her. Når du skal benytte et datasystem, for eksempel Huldt & Lillevik Lønn 5.0, til å sende skjema/rapporter, ferdig utfylt, og evt. signert, så må datasystemet registreres i Altinn først. For å få til dette kreves det at du har enkeltrettigheten Systemadministrasjon. Har du rollen Tilgangsstyring så er rollen Systemadministrasjon inkludert i denne. Regnskapsfører: Dersom du er regnskapsfører i enhetsregisteret, inkluderer rollen for Regnskapsfører alle rettigheter i forbindelse med overføring, signering og systeminnsending. En regnskapsfører kan sende inn for alle organisasjonene som er tilknyttet han/henne via enhetsregisteret med en felles datasystem-id og passord. Datasystem-id og passord legger du inn i Altinn under Tilgangsstyring Datasystemer på hovedorganisasjonsnummeret. 3 (24)
1.3. Opprette datasystem-id og passord i Altinn. Logg inn på Altinn.no. Klikk på menyvalget Tilgangsstyring. Velg Datasystemer i menyen på venstre side. Merk deg hvilken rolle du må ha for at dette menyvalget skal være aktivt, se over. Velg riktig datasystem som skal kommunisere elektronisk med Altinn. Legg inn en beskrivelse. Sett hake i Aktiver signering via datasystemet, er den haken satt på så kan du sende ferdigsignerte Lønns- og trekkoppgaver fra Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Legg inn et passord, passordet må være på minst 7 tegn, både tall og bokstaver. Bekreft passordet. Trykk på Legg til. Du får nå tildelt en ID automatisk. Denne ID en skal du benytte videre i Huldt & Lillevik Lønn 5.0., så denne må du notere deg. 4 (24)
1.4 Sette opp Huldt & Lillevik Lønn 5.0 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Oppsett Integrasjon. 2. Når du generer oppgaver til Altinn kan du velge å sende disse oppgavene direkte, eller via skjermbildet Altinn innsending i lønnssystemet. Dette velger du under rammen Altinn Integrasjon Send skjema automatisk ved generering. Vår anbefaling er at du velger Nei i dette feltet. 3. Velg menyen Fil Bruker 4. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere oppgaver fra HL Lønn 5.0 til Altinn: Merk feltet Tilgang Altinn portal. Under Påloggingsinformasjon for bruker i Altinn Portal oppgir du fødselsnummer og passordet denne brukeren har angitt i Altinn portalen. Denne informasjonen må være registrert når brukeren skal levere lønns- og trekkoppgaver ferdig signert, og for å kunne hente tilbake opplysninger via Altinn retur, f.eks skattekortopplysninger. 1.4.1. Hvor finner du riktig passord for bruker i Altinn? Passordet for bruker i Altinn portal er det passordet som er registrert, og som kan endres, inne på Min profil inn på Altinn.no. Hvis du i Huldt & Lillevik Lønn 5.0 har angitt passord fra MinId, Buypass, BankId så vil dette bli feil hvis dette er et annet passord en det som ligger under Min profil. 5 (24)
Det er viktig å sette på hake i boksen foran Tillat innsending fra applikasjon eller system med dette brukernavn og passord. Det er ikke nødvendig at det angis brukernavn. Koblingen vil da skje i forhold til fødselsnummer. 6 (24)
2. Under Påloggingsinformasjon for klient i Altinn portal oppgir du ID og passord som lønnssystemet skal benytte ved innsendelse for denne klienten. 7 (24)
1.4.2. Hvor finner du riktig passord for klient i Altinn? Passordet og ID en som skal registreres under Påloggingsinformasjon for klient i Altinn er det passordet du oppgav i Altinn under menyvalget Tilgangsstyring Datasystemer. 6. Trykk på Bekreft, og på (lagre). 7. Du er nå klar til å begynne innsending oppgaver fra Huldt & Lillevik Lønn 5 til Altinn på den angitte klienten (0040 i vårt eksempel). 8 (24)
2.0. Innsending med samme datasystem ID for flere klienter. For kunder som kjører lønn for flere klienter i samme løsning så kan det være greit og slipp å forholde seg til flere ulike datasystemider og passord. Det er da mulig å bruke samme datasystemid for flere firmaer samtidig. Firmaet som skal sende inn skjemaet må da delegere de tjenestespesifikke rollene som kreves for det aktuelle skjemaet til organisasjonsnummeret der datasystemiden er registrert. Eksempel: Du har registrert ditt datasystem på Klient 0040, og har fått tildelt en datasystemid på dette selskapet. Du ønsker å benytte samme ID ved innsending fra Huldt & Lillevik Lønn 5.0 også på to andre klienter. Da må disse klientene delegere de tjenestespesifikke rollene for de aktuelle skjemaene til Klient 0040. Det er her viktig å delegere fra organisasjonsnummer til organisasjonsnummer. Delegeringen utføres i Altinn. Rollene som må delegeres for de skjemaene som er aktuelle å sende fra Huldt & Lillevik Lønn 5.0 finner du i punkt 1.2. foran i dette dokumentet. Når riktige roller er funnet, og haket av i listen, så trykk på knappen Deleger. Det kommer nå en kvittering i toppen av skjermen, og det går også en e-post til e-postadressen som er angitt, i vårt tilfelle til mikkel@utne.no. Denne typen delegering må gjøres fra alle klienter til den klienten/firmaet som har datasystemiden registrert i Altinn når det skal benyttes samme datasystemid ved innsending fra Huldt & Lillevik Lønn 5.0. 9 (24)
I Huldt & Lillevik Lønn 5.0 må du gjøre følgende: 1. Gå inn på menyvalget Fil Bruker 2. Alle klienter som skal benytte samme datasystemid må ligge under Valgte. Legg inn riktig datasystemid, passord og bekreft passord. Trykk på Bekreft, så på Oppdater alle klienter og (lagre). 3. Nå skal klient 0010, 0020 og 0040 kunne overføre oppgaver/skjema elektronisk til Altinn med samme datasystemid. 10 (24)
3.0. Oppdatering av passord Av og til kan det være nødvendig å oppdatere passordet som tilhører datasystemiden. Løsningen da er gå inn på Altinn.no, og oppdatere passordet der først. 1. Logg inn på Altinn.no 2. Velg Tilgangsstyring Datasystemer 3. Trykk på Oppdater, og bildet endrer seg: 4. Legg inn nytt passord, og bekreft passord. Passordet må bestå av minst 7 tegn, både tall og bokstaver. Trykk på Oppdater. Datasystemiden er nå oppdatert med nytt passord. 11 (24)
5. Det nye passordet må legges inn i Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Gå inn på menyvalget Fil Bruker 6. Legg inn det nye passordet under Datasystem passord og Bekreft passord. Trykk på Bekreft, og på (lagre). 7. Benytter du samme Datasystemid for flere klienter så Trykk på Bekreft, så på Oppdater alle klienter og (lagre). 12 (24)
4.0. Overføre oppgaver til Altinn 4.1. Skattekortoverføring 1. Velg oppgavevalget Periodens lønn Oppdatere skattekort Forespør skattekortopplysninger. 2. Velg Varseltype. Her har du to valg: Varsel ved første endring Ingen varsling Hvis du sender inn forespørsel med Varsel ved første endring, vil du få beskjed hvis noen av dine ansatte har endret skattekort. 3. Velg hvilket år du ønsker å forespørre skattekortopplysninger for. 13 (24)
4. Fyll ut kontaktinformasjon med navn, mobilnummer og e-postadresse. Feltene er obligatoriske. Hvis du har bedt om Varsel ved første endring, så er det denne informasjonen som blir brukt til varsling. 5. Klientutvalg, her har du to valg: Kun pålogget klient Velg blant tilgjengelige klienter Hvis du velger Kun pålogget klient, vil du sende forespørsel kun for ansatte i den klienten du er pålogget. Hvis du velger Velg blant tilgjengelige klienter får du opp et valg på høyre side der du velger hvilke klienter du ønsker å sende forespørsel for. 6. Hvis du under Klientutvalg har valgt Velg blant tilgjengelige klienter, vil Innsendingsfordeling bli aktivt. Her vil du da ha to valg: Alle valgte i samme innsending En innsending pr klient Hvis du velger Alle valgte i samme innsending, vil det sendes inn èn fil med ansattinformasjon for alle valgte klienter. Det vil da også bare komme èn returfil tilbake. Hvis du velger En innsending pr klient, vil det lages èn fil pr klient med klientens organisasjonsnummer som innsender. 7. Hvis du velger Alle valgte i samme innsending, vil du under Innsender kunne velge om innsender skal være Pålogget klient eller Felles overordnet innsender. 14 (24)
Felles overordnet innsender kan brukes av regnskapsbyråer og lønnssentraler, der det er regnskapsbyrået eller lønnssentralen som har fått delegert altinn-rettighetene fra sine klienter. Informasjonen her angir firma i Altinn hvor skattekortinformasjonen ønskes returnert. Dette firmaet behøver ikke være en klient i Lønn 5.0, men må være registrert med samme datasystemid i Altinn som pålogget klient. 8. Velg Personutvalg. Her har du tre valg: Spør på alle. Dette MÅ du velge ved første forespørsel i året, men valget kan også brukes ved forespørsel ellers i året. Når du velger dette, vil det dannes en fil med alle dine aktive ansatte (ansatte med status Sluttet under Kartotek Personer, vil ikke bli tatt med i forespørselsfilen), og du får tilbake en fil med skattekortopplysninger på alle. Spør på endringer og de som mangler skattekortinfo. Her vil du få tilbake opplysninger på de av dine ansatte som har endret skattekort siden forrige gang du innhentet opplysninger, pluss at du sender med en fil med de av dine ansatte som ikke har skattekortinformasjon registrert (for eksempel nyansatte). Spør på kun endringer. Her vil du kun få tilbake opplysninger på de av dine ansatte som har endret skattekort siden forrige gang du innhentet opplysninger. På høyre side under Personer funnet vil man se hvor mange og hvilke ansatte det blir sendt forespørsel på. Dersom du har registrert en ansatt uten gyldig fødselsnummer, vil den ansatte ikke komme med i filen, og du vil få beskjed om det nederst på siden. 9. Klikk (Eksport) Hvis du under Kartotek Firmaoppsett har sagt at skjemaer til Altinn skal sendes automatisk, vil skattekortforespørselen nå være sendt. 10. Hvis du ikke har automatisk innsending, vil du etter å ha klikket komme inn i bildet Altinn innsending. 15 (24)
Merk linjen for ESkattekortforespørsel og klikk Send. Når meldingen har fått status Ferdigbehandlet i Altinn, så er overføringen ferdig. For mer informasjon om funksjoner i oppgaven Altinn innsending, klikk skjermbildet. i dette 4.2. Terminoppgaver 1. Velg oppgaven Rapporter Terminlister Terminoppgave. 2. Merk av aktuelle rapporter. 3. Klikk, nå vil fil og rapporter genereres. 4. Kontroller rapportene. Klikk deretter og systemet klargjør fil til Altinn. Hvis du har valgt Ja til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett, mappen Oppsett integrasjon, overfører systemet filen direkte til Altinn. Hvis det er feil i filen kommer du inn i skjermbildet Altinn innsending, se neste punkt. Hvis du har valgt Nei til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, åpner systemet menyen Verktøy Altinn innsending hvor du kan sende filer til Altinn. 5. I menyvalget Verktøy Altinn Altinn innsending vises alle genererte oppgaver og status på innsendelser. 16 (24)
6. Merk oppgaven(e) du skal sende inn og klikk Send (eller Feilsøking). Vi anbefaler at du kontrollerer status på innsendte oppgaver her ved å merke aktuell oppgave og klikke Hente status. Du kan også kontrollere status på bedriftens side på www.altinn.no. For mer informasjon om funksjoner i oppgaven Altinn innsending, klikk skjermbildet. i dette 4.3. Lønns- og trekkoppgaver 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Overføre oppgaver til Altinn. 2. Klikk, nå vil fil genereres. 3. Klikk deretter og systemet klargjør fil til Altinn. 4. Hvis du har valgt Ja til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett, mappen Oppsett integrasjon, overfører systemet filen direkte til Altinn. Hvis det er feil i filen kommer du inn i skjermbildet Altinn innsending, se neste punkt. Hvis du har valgt Nei til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, åpner systemet menyen Verktøy Altinn innsending hvor du kan sende filer til Altinn. 5. I menyvalget Verktøy Altinn Altinn innsending vises alle genererte oppgaver og status på innsendelser. 6. Merk oppgaven(e) du skal sende inn og klikk Send (eller Feilsøking). 17 (24)
Vi anbefaler at du kontrollerer status på innsendte oppgaver her ved å merke aktuell oppgave og klikke Hente status. Du kan også kontrollere status på bedriftens side på www.altinn.no. For mer informasjon om funksjoner i oppgaven Altinn innsending, klikk skjermbildet. i dette 4.4. Hente inn returmeldinger i menyvalget Altinn retur I menyvalget Verktøy Altinn Altinn retur kan du hente inn igjen kvitteringer/returfiler på skjemaer/filer du har sendt inn via Altinn innsending. Du kan ikke benytte MinID, BuyPass eller andre kodebrikker for innhenting via AltInn til sluttbrukersystemer. Vi anbefaler at du angir mobiltelefonnummerr knyttet til ditt personnummerr inne i AltInn portalen, så får du tilsendt pin via SMS. Alternativt kan du bruke engangskode fra Altinn-brev. Pr i dag kan du hente inn igjen Betalingsopplysninger terminoppgaver Skattekortoverføring Kvittering lønns- og trekkoppgaver Årsoppgave for arbeidsgiveravgift I fanen Hent returmeldinger fra Altinn vil du finne opplysninger om din påloggingsinformasjon mot Altinn. Du vil få fram opplysninger for det organisasjonsnummeret som du er innlogget på i Lønn 5.0. Hvis du skal hente opplysninger for klienter med andre organisasjonsnummer, må du logge inn på den klienten. Hvis du ikke ønsker å bruke denne funksjonaliteten, har du fortsatt mulighet til å hente disse opplysningene på www.altinn.no som før. 4.4.1. Skattekortoverføring Hvis du har sendt inn skattekortoverføring via Altinn innsending, vil du tidligst første virkedag etter kunne hente oppdaterte skattekortopplysninger i Altinn retur under fanen Hent returmeldinger fra Altinn. 1. Velg Oppdaterte skattekortopplysninger i filter og klikk Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn. 18 (24)
2. Du vil få opp et autentiseringsbilde mot Altinn hvor du kan velge å autentisere deg med pinkode på SMS eller pinkode fra Altinn-brev. 3. Velg den måten du ellers bruker for å logge deg inn på Altinn. Hvis du i Altinn før har angitt at du skal motta engangskoder pr SMS, velger du Pinkode på SMS som autentiseringsmetode og klikker Pinkode. Pinkoden du mottar via SMS legger du så inn i vinduet du får opp og klikker OK. Du vil nå være innlogget mot Altinn. Meldinger som er tilgjengelige vil legge seg som linjer i bildet. 19 (24)
4. Merk linjen og klikk Hent valgte meldinger fra Altinn. Meldingen vil du nå finne igjen under fanen Oversikt hentede meldinger. 5. Velg oppgavevalget Periodens lønn Oppdatere skattekort Oppdater skattekortopplysninger. 6. Hent inn filen slik: a) Hvis du har hentet inn filen via Altinn retur, vil du finne den igjen øverst i bildet. Dobbeltklikk på filen. klikk b) Hvis du har hentet filen inne på www.altinn.no og lagret filen på harddisk, og hent opp filen. 7. Klikk. Systemet oppdaterer personenes skattekortopplysninger. 4.4.2. Betalingsopplysninger terminoppgave Hvis du har sendt inn terminoppgaven via Altinn innsending, kan du etter kort tid hente inn betalingsopplysninger terminoppgave i Altinn retur under fanen Hent returmeldinger fra Altinn. 1. Velg Betalingsopplysninger terminoppgaver i filteret og klikk Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn. 20 (24)
2. Du vil få opp et autentiseringsbilde mot Altinn hvor du kan velge å autentisere deg med pinkode på SMS eller pinkode fra Altinn-brev. 3. Velg den måten du ellers bruker for å logge deg inn på Altinn. Hvis du i Altinn før har angitt at du skal motta engangskoder pr SMS, velger du Pinkode på SMS som autentiseringsmetode og klikker Pinkode. Pinkoden du mottar via SMS legger du så inn i vinduet du får opp og klikker OK. Du vil nå være innlogget mot Altinn. Meldinger som er tilgjengelige, vil legge seg som linjer i skjermbildet. 21 (24)
4. Merk linjen og klikk Hent valgte meldinger fra Altinn. Meldingen vil du nå finne igjen under fanen Oversikt hentede meldinger. 5. Merk linjen og høyreklikk. Velg Vis betalingsinformasjon og betalingsinformasjonen vil vise seg på høyre side i bildet. 22 (24)
6. Hvis du høyreklikker inne i betalingsinformasjonen, kan du velge å skrive ut. 7. Betalingsinformasjonen inneholder beløp, KID-nummer og bankkontonummer som du bruker når du skal betale arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. 4.4.3. Lønns- og trekkoppgaver Årsoppgave Hvis du har sendt inn lønns- og trekkoppgavene via Altinn innsending, kan du hente inn kvittering og årsoppgave i Altinn retur. Skatteetaten oppgir at de vil sende ut årsoppgaven fra midten av januar. Hvis du sender inn lønns- og trekkoppgavene etter det (og før fristen går ut 31. januar), skal årsoppgaven komme i retur innen 72 timer. 1. Velg Årsoppgaver og Andre meldinger i filteret og klikk Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn. 2. Du vil få opp et autentiseringsbilde mot Altinn hvor du kan velge å autentisere deg med pinkode på SMS eller pinkode fra Altinn-brev. 23 (24)
3. Velg den måten du ellers bruker for å logge deg på Altinn. Hvis du i Altinn før har angitt at du skal motta engangskoder pr SMS, velger du Pinkode på SMS som autentiseringsmetode og klikker Pinkode. Pinkoden du mottar via SMS legger du så inn i vinduet du får opp og klikker OK. Du vil nå være innlogget mot Altinn. Meldinger som er tilgjengelige, vil legge seg som linjer i bildet. 4. Merk linjen(e) og klikk Hent valgte meldinger fra Altinn. Meldingen(e) vil du nå finne igjen under fanen Oversikt hentede meldinger. 5. Dersom du har mottatt en Kvittering- og feilliste, merker du linjen og høyreklikker. 6. Klikk på Kvittering/feilliste, lønns- og trekkoppgaver.pdf, og du vil få opp kvitteringen på høyre side. 7. Høyreklikk når du står i kvitteringslisten og velg Skriv ut. 8. Dersom du har mottatt Årsoppgaven, merker du linjen og høyreklikker. 9. Du får nå valget om du ønsker å se Årsoppgaven i pdf-format eller xml-format. Du skal vanligvis velge pdf-format. Du vil nå få opp Årsoppgaven på høyre side i skjermbildet. 10. Høyreklikk når du står i årsoppgaven og velg Skriv ut. 24 (24)