Til Fjellregionsamarbeidet Sekretariatsleder Monica Eriksson Oppland Fylkeskommune E-post: Monica.eriksson@oppland.org Hamar, 16.02. 2015 Tilbud om konsulentbistand i forbindelse med vurdering av søkere til fast sekretariat KS-Konsulent as viser til tilbudsforespørsel og har gleden av å gi tilbud. KS-Konsulent har erfaring med å vurdere organisatoriske endringer, foreta kartlegging og gi begrunnede anbefalinger. Seniorrådgiver Arild Sørum Stana vil utføre dette oppdraget. Daglig leder Åsbjørn Vetti vil følge arbeidet med råd og kvalitetssikring. Dette er også vår måte å redusere sårbarhet ved uforutsette hendelser. Nedenfor beskriver vi vår forståelse av oppdraget og vårt forslag til løsning av oppdraget og et pristilbud. I vedlegg 1 er en kort omtale av KS-Konsulent as, og i vedlegg 2 er CV for rådgiver for dette oppdraget samt referanseoppdrag. Vår forståelse av oppdraget Fjellregionsamarbeidet er et politisk nettverk for fjellområda i Sør- og Midt-Norge. Samarbeidet er ikke eget rettssubjekt. Samarbeidets øverste organ er rådet. Dette velger styret. Styret har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder samarbeidets drift. Styret ser til at virksomheten driver i samsvar med vedtektene, vedtatt budsjett og andre vedtak eller retningslinjer. Samarbeidet har et sekretariat som utøver den daglige drifta; blant annet å utgreie og innstille i de saker som legges fram for overordna organ og å utøve sekretærfunksjonen. Sekretariatet har tale og forslagsrett i styret og rådet, når det behandler saker som gjelder samarbeidet. Sekretariatet har til nå skiftet lokalisering ut fra styreledervervet og vedkommende sin organisatoriske tilhørighet. 1
Rådet i Fjellregionsamarbeidet vedtok på rådsmøte 17. juni at sekretariatet i Fjellregionsamarbeidet skal være fast. Hensikten med endringen er å sikre en organisering og styring som gir effektivitet og kontinuitet i arbeidet, og som gir rom for å bygge opp kompetansen i samarbeidet. Det ble vedtatt en prosess som nå er under gjennomføring. Denne er: 1. Sekretariatet utarbeidet retningslinjer for søknad i samråd med administrativ gruppe og jurist. Disse ble lagt fram og godkjent på styremøtet 5. september. 2. En henvendelse ble sendt til medlemmene av Fjellregionsamarbeidet, som er egne rettsobjekt, med spørsmål om de ønsket å ta ansvaret for sekretariatet. Frist for å søke var 1. januar 2015. Det har kommet inn tre søknader; fra Buskerud, Oppland og Hedmark fylkeskommuner. 3. Avstemning og endelig beslutning om lokalisering og dato for implementering skal fattes på rådsmøtet i 2015. På styremøtet nå i januar besluttet styret å be om ekstern bistand fra KS-Konsulent as for å gjennomføre nødvendige intervju av styret, sekretariat og søkerne, og å komme med innstilling og anbefalt rekkefølge på søkerne. Oppdraget ønskes sluttført innen 23.03. 2015. Samme dag holdes neste styremøte. Dato for rådsmøtet hvor vedtak om lokalisering av sekretariatet skal fattes, er satt til 5. juni. Økonomisk maksramme for oppdraget er 100.000 eks. mva., men det er ønskelig med et lavere beløp. Slik vil vi løse oppdraget KS-Konsulent as kan utføre oppdraget og foreslår følgende gjennomføring: 1. Dokumentgjennomgang av Fjellregionens formål, og målsettinger og vedtak om fast sekretariat. 2. Gjennomgang av søknadene ut fra kriteriene, og forberedelse til intervjuer med hver søker. 3. Intervju med styreleder og styremedlemmer, gjennom telefonintervju, for å få utdypet styrets forventninger til sekretariatet og kriteriene for et fast sekretariat. 4. Intervju med sekretariatet for å utdype sekretariatets oppgaver og kriteriene for et fast sekretariat. 5. Intervju med de tre søkerfylkeskommunene primært gjennomført samtidig med et besøk i de respektive lokalitetene. Sekundært kan vi gjøre dette i fylkeshuset hos hver søker. 6. Skrive en oppsummering av intervjuene med søkerne, vurdere søkerne opp mot kriteriene og gi en anbefaling. Dette utformes som en kortfattet rapport som vil være grunnlag for styrets behandling. Denne ferdigstilles til styremøtet 23.03. 7. Presentasjon for styret 23.03. Denne dagen er jeg opptatt med et møte i Oslo (som jeg kan forlate for en kort stund etter nærmere avtale om tidspunkt). Pris og vilkår KS-K har en dagspris på 14.500 kr eks mva. per rådgiver. 2
Ved en gjennomføring som beskrevet ovenfor, der intervjuene av søkerne skjer samtidig med besøk ved lokaliseringene på Geilo, Røros og Lillehammer, beregner vi 6,25 dagsverk. Denne gjennomføringen vil sikre at hver søker får presentert sine søknader på en best mulig måte. Det blir lettere å bli kjent med, beskrive og vurdere ideen bak og mulighetene ved lokalisering og samarbeid med fagmiljøer lokalt. Dersom intervjuene kan gjennomføres i fylkeshusene til hver av søkerne, vil vi bruke 5,5 dagsverk. Hvis dere ønsker ytterligere lavere kostnad, og de tre intervjuene med søkerne kan gjennomføres over en dag i Hamar, kan vi utføre oppdraget på 4,5 dagsverk. Alle tre alternativene innebærer en presentasjon og deltakelse på inntil 2 timer i styremøtet mandag 23.03. - forutsatt at møtet holdes i Oslo slik det pleier. Samlet honorar for 6,25 dagsverk er kr 14 500 * 6,25 dagsverk er kr 90 625,00 eks. mva. Samlet honorat for 5,5 dagsverk er kr 14 500 * 5,5 dagsverk er kr 79 750,00 eks. mva. Samlet honorar for 4,5 dagsverk er kr 14 500 * 4,5 dagsverk er kr 65 250 eks. mva. I tillegg kommer reise- og diettutgifter eks. mva. med utgangspunkt i Hamar. Vi fakturerer kun for de faktiske reiseutgiftene. Tilbudet med leveringsfrist 23.03.15 gjelder for avtaleinngåelse innen 26.02. Ved seinere avtaleinngåelse, kan vi måtte forlenge leveringsfristen. Vi håper tilbudet er i tråd med deres forventninger og behov, og ser fram til et nærmere samarbeid. Med vennlig hilsen Arild Sørum Stana Seniorrådgiver KS-Konsulent as 3
Vedlegg 1 - KS-Konsulent as KS-Konsulent as er et heleid datterselskap av KS kommunesektorens organisasjon. Selskapet ble opprettet 1. august 2005. Før dette eksisterte KS-K som en egen enhet i KS i åtte år. KS-Konsulent arbeider i tråd med KS' verdigrunnlag og policy. Vi skal levere etterspurte konsulenttjenester til kommuner, fylkeskommuner og kommunalt eide bedrifter i tråd med KS' satsingsområder. I KS-K er det 11 ansatte som arbeider med konsulent- og rådgivningsoppdrag. KS-K jobber kun mot kommunal sektor. I 2013 hadde vi til sammen 202 oppdrag i 139 enkeltkommuner og fylkeskommuner. Når KS-K gjennomfører oppdrag i kommunesektoren, legger vi til grunn noen viktig prinsipper for lokaldemokratiets eksistens og berettigelse. Dette bygger på: Kommunen som en politisk-demokratisk arena Kommunen som ansvarlig for tjenesteproduksjon overfor innbyggerne Kommunen som samfunnsaktør og utvikler av lokalsamfunnet Kommunen som myndighetsutøvende organ i henhold til lover og forskrifter Vår visjon er Kompetente kommuner lokale løsninger. Våre verdier er Utfordrende og Dedikert. 4
Vedlegg 2 CV og referanseoppdrag for fagteamet Curriculum Vitae Arild Sørum Stana Født 1958 U t d a n n i n g 2011 Det verdiskapende styret - Masterprogram BI 2009 EU/EØS-forvaltning Høgskolen i Lillehammer 2002 Master of Mangement ledelse av kunnskapsorganisasjoner - BI 1996 Offentlig administrasjon og ledelse Høgskolen i Nord-Trøndelag 1992 Personalutvikling og ledelse Høgskolen i Lillehammer 1988 Videreutdanning i norsk Hamar lærerhøgskole 1985 Videreutdanning i informatikk Statens spesiallærerskole 1983 Adjunkt allmennlærer og spesialpedagogikk Hamar lærerskole P r a k s i s - Seniorrådgiver, KS-Konsulent as 2008 Regiondirektør, KS Hedmark og Oppland 2004 Stabsleder, Høgskolen i Hedmark 2002 Utdanningsdirektør, Statens utdanningskontor/fylkesmannen i Hedmark 1998 Assisterende utdanningsdirektør, Statens utdanningskontor i Hedmark 1997 Utdanningsdirektør vikar, Statens utdanningskontor i Hedmark 1993 1993 1992 1990 1983 Førstekonsulent, Statens utdanningskontor i Hedmark Personal- og attføringsleder, Hedprodukt AS Utviklingsleder, Ringsaker kommune Adjunkt, Furnes ungdomsskole Adjunkt, Gjøvik-Toten Interkommunale skole Styreverv 2007-2010 - 2008-2011 2008-2013 2009-2012 2002 2010 2003 2011 2005 2008 Leder i styret for Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører, Kunnskapsdepartementet er eier Styreleder i Hamartiltakene, Kirkens Sosialtjeneste Medlem og leder i Yrkesopplæringsnemnda i Hedmark, Medlem i styringsgruppa for Interreg-prosjektet Master i Public Administration Høgskolen i Hedmark og Universitet i Karlstad Leder for styringsgruppa for det nasjonale prosjektet Flink med folk i første rekke finansiert av Helsedirektoratet Styreleder i Agora - Senter for skoleutvikling og læringsanlegg Styreleder i Stiftelsen Kirkens Familievern Hamar Leder driftsstyret Ajer ungdomsskole R e f e r a n s e o p p d r a g - 2015 Evaluering av Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Kongsberg 5
og Numedal. Vurdering av opplevd kvalitet på tjenestene, vurdering av selskapsform, forslag til nye vedtekter og ressursfordeling med deltakerne i det interkommunale samarbeidet. Kontaktperson: Birger Sauro, Kongsberg kommune 2015-2015 Gran og Lunner kommuner. Prosjektleder for utredning om de to kommunene skal etablere en ny kommune. Gran kommune. Planlegging og gjennomføring av 5 ledersamlinger over 2 år i samarbeid med rådmannens ledergruppe. Målsettingen er at lederne skal utvikle sin kompetanse på hvordan de kan legge til rette for innovasjon innenfor sine tjenesteområder. Praktiske oppgaver innen tjenestedesign knyttet til videreutvikling av egen tjeneste. Kontaktperson: Rådmann Arne Skogsbakken. Sandnes kommune. Innovasjonsprosess i kultur og fritid med vekt på brukerorientering. Hvordan gjøre tjenestene bedre for brukerne. Innhenting og bearbeiding av brukerdata, arbeid med tjenestedesign og organisasjonsdesign. Ledersamlinger for alle ledere og innovasjonsprosess for kultur og fritid. Oppdraget gjennomføres av seniorrådgiverne Arild Sørum Stana og Åsbjørn Vetti. Kontaktperson: Enhetsleder kultur og fritid, Tone Strømø. Oslo kommune, bystyrets sekretariat. Prosessledelse ved utvikling av ny strategi. To medarbeiderseminar for ca 50 lederne og medarbeider med bred involvering i prosessen og vekt på brukerinvolvering og hvordan møte brukernes framtidige behov. Kontaktperson: direktør Ola B Mannsåker Lebesby kommune. Lederutviklingsprogram for alle lederne over to år med gruppecoaching mellom samlingene. Kontaktperson: Arnfinn Bønå Austevoll kommune. Lederutviklingsprogram for alle lederne over to år. Kontaktperson: Arve Sunde Aurskog-Høland kommune. Vurdering av hensiktsmessigheten i organiseringen av Neverstua AS og ASVO Bjørkelangen AS. Kontaktperson: rådmann Siri Hovde Hammerfest kommune. En samlet gjennomgang av Hammerfest brann og redningstjeneste ramme, herunder å vurdere tildelte ressurser mot behov i forhold til de oppgaver virksomheten er satt til å løse, og komme med forslag til tiltak som medfører at virksomheten oppnår balanse mellom tildelt nettoramme og regnskap. Metode: kvalitative intervjuer, analyse av KOSTRA-data og anvendelse av vedtak, lovkrav og utviklingstrekk i sektoren. Kontaktperson: kommunalsjef Geir Nesse. Styrekurs for styrer i kommunale og fylkeskommunale selskaper. Faglig ansvarlig og foreleser. Kontaktperson: Vidar Berglund i KS Agenda. Lindås kommune. Prosessleder i ledersamling for alle kommunale ledere som en del av et større omstillingsarbeid i kommunen. Kontaktperson: Ole Georg Hoaas. 6