Felles Studieadministrativt Tjenestesenter FSAT FSAT-16-005 Innkalling Møte i styret for Felles studieadministrativt tjenestesenter Til: Styremedlemmer Observatører Vertsorganisasjonen UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT Christen Soleim, UiB (Leder) Heidi Adolfsen, UiT (Nestleder) Gunnar Bendheim, NTNU Kjetil Solvik, NMH Marianne Øhrn Johannessen, UiA Kristian Myhre, NSO Richard Borge, FSAT Joar Nybo, KD Tove Kristin Karlsen Grete Christina Lingjærde Anne Kathrine Foss Haugen Agnethe Sidselrud Tid: Torsdag 3.mars 2016 kl 10:00-15:00 Møtested: FSAT, Fridtjof Nansens vei 19, Oslo (se veibeskrivelse) FSAT-16-005 Innkalling til møte i styret for FSAT 3.3.2016 Side 1
Agenda Sak 1. Referat fra styremøte 17. desember 2015 Sak 2. Orienteringer a) Tildelingsbrev for FSAT av 18. desember 2015 b) Møte 18. januar i arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger Vedtakssaker: Sak 3. Årsrapport fra FSAT Sak 4. Sluttrapport fra prosjektgruppen for STAR Sak 5. «Kunnskapssektoren sett utenfra» - utkast til høringssvar fra FSAT Sak 6. Dialog om mulig fusjon mellom FSAT og CRIStin Sak 7. Operasjonalisering av strategi for FSAT Orienteringssaker Sak 8. Status for fusjonsprosjektet Sak 9. Status for SO 3.0-prosjektet Sak 10. Eventuelt FSAT-16-005 Innkalling til møte i styret for FSAT 3.3.2016 Side 2
Dokumenter til FSAT-styremøte Sak 1 Referat fra møte i styret for FSAT 17.12.2015 FSAT-15-154 Sak 3 Sak 4 Sak 5 Sak 6 Sak 7 Sak 8 Sak 9 Vedtakssaker Årsrapport til KD Saksfremlegg med forslag til vedtak Årsrapport til KD STAR-prosjektet Saksfremlegg med forslag til vedtak Sluttrapport Implementeringsplan Kunnskapssektoren sett utenfra Rapport fra Gjedrem-utvalget Saksfremlegg med forslag til vedtak (ettersendes) Utkast til FSATs høringssvar (ettersendes) Fusjon FSAT og CRIStin Saksfremlegg med forslag til vedtak Strategi for FSAT Saksfremlegg med forslag til vedtak Utkast til aksjonspunkter Strategidokumentet, deles ut på møte Orienteringssaker Fusjonsprosjektet Saksfremlegg Notat SO 3.0-prosjektet Saksfremlegg Notat FSAT-16-013-2 FSAT-16-013-1 FSAT-16-022 FSAT-15-133 FSAT-16-023 Rapport FSAT-16-019-1 FSAT-16-019-2 FSAT-16-030 FSAT-16-028-2 FSAT-16-028-1 Trykksak FSAT-16-018-1 FSAT-16-018-2 FSAT-16-026-1 FSAT-16-026-2 Hilsen Christen Soleim Leder for FSAT-styret Grete Christina Lingjærde Direktør FSAT FSAT-16-005 Innkalling til møte i styret for FSAT 3.3.2016 Side 3
<sideskift>
Felles Studieadministrativt tjenestesenter - FSAT FSAT-15-154 Referat Møte i styret for FSAT 17. desember 2015 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Heidi Adolfsen, UiT Kjetil Solvik, NMH Gunnar Bendheim, HiST Richard Borge, FSAT Kristian Myhre, NSO Observatør: Joar Nybo, KD Vertsorganisasjonen: Johannes Falk Paulsen, UiO Felles studieadministrativt tjenestesenter FSAT: Tina Lingjærde Agnethe Sidselrud Kathy Foss Haugen Forfall: Marianne Øhrn Johannessen, UiA Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Kathy Foss Haugen/Agnethe Sidselrud Dato: 17.12 2015 Sist endret:
Dagsorden Sak 1. Referat fra styremøte 15. oktober 2015 Sak 2. Orienteringer a) Studiesjefsamling 19.-21. oktober b) Arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger c) Presentasjon av strategi for FSAT for Utdanningsutvalget 18. november d) FSAT-internseminar 3. november e) Møte med KD om opptak 4. november f) Status fra rådgivende prosjektgruppe for STAR g) Samlokalisering FSAT og CRIStin Vedtakssaker: Sak 3. Strategi for FSAT Sak 4. Valgreglement Sak 5. SO 3.0: Sluttrapport, status og risikovurdering Sak 6. Videre prosess vedrørende navn og grafisk profil Orienteringssaker Sak 7. Status fusjoner Sak 8. Rapport vedrørende omregningstabeller Sak 9. Statistikk i opptaket Sak 10. Opptakskalenderen for 2016 Sak 11. Oppdrag fra KD vedrørende en mulighetsstudie om fagskoleopptaket. Sak 12. Eventuelt FSAT-15-154 Referat fra møte i styret for FSAT 17. desember 2015 Side 2
Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. To saker ble meldt inn til Eventuelt: a. Tilrettelegging for campusfunksjoner b. Høring om godkjenningsordning for utenlandsk fagopplæring 1. Referat fra møte i styret for FSAT 15. oktober 2015 Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orienteringer a) Studiedirektørsamling 19. - 21. oktober Styreleder orienterte. FSATs strategi ble viet mye oppmerksomhet på årets studiedirektørsamling på Svalbard. Presentasjon av FSAT og FSATs strategi ble fulgt av gode diskusjoner rundt selve strategien og rundt prioriteringer i FSATs årsplan for 2016. Studiedirektørene var fornøyd med strategien, og ga sin tilslutning. Det ble gitt konkrete innspill til strategidokumentet som nå er innarbeidet i teksten. Studiesjefene vil gjerne bli hørt tidlig i prosessen når FSAT legger årsplaner, slik at de bør få presentert forslag til prioriteringer og mulighet til å komme med innspill knyttet til disse. Det er viktig at sektoren blir hørt før prioriteringene vedtas av FSAT. Studiedirektørene var særlig opptatt av kobling til arkiv, digitalisering av skjemaløsninger for saksbehandling og system for studieplaninformasjon. b) Arbeidsgruppe for IKT-strategi og helhetlige løsninger Direktøren orienterte. Arbeidsgruppen er i oppstartfasen og har siden forrige styremøte hatt et videomøte. Det arbeides med 3 temaer: kartlegging av prosesser, målscenarioer 3-5 år frem i tid, og kommunikasjon med sektoren. Innenfor kartlegging er mye allerede gjort, for eksempel i rapporten Digital tilstand fra Norges universitet. Deltakere i Samhandlingsforum har i desember levert beskrivelser av blant annet studieadministrative prosesser og forskningsprosessen. Det skjer for tiden store strukturelle endringer i sektoren, og det vurderes derfor om det skal lages målscenarioer for 3 eller 5 år frem i tid. Innenfor temaet kommunikasjon arbeides det nå med hvordan en skal informere og involvere sektoren. Neste fysisk møte holdes i januar 2016. c) Presentasjon av strategi for FSAT for Utdanningsutvalget 18. november Direktøren orienterte. Utdanningsutvalget er opptatt av FS og hva FSAT kan bidra med overfor sektoren. Utdanningsutvalget kom med innspill til strategien. En skriftlig oppsummering av innspill er lagt ved Sak 3 «Strategi for FSAT». d) FSAT-internseminar 3. november Direktøren orienterte. På grunn av flytting og omorganisering har det kun vært en fellessamling for alle ansatte i høst. Programmet for samlingen var bl.a. orientering fra flyttegruppen om de nye lokalene og praktisk informasjon om flyttingen. Det var i tillegg gjennomført gruppearbeid om leveregler i de nye lokalene. FSAT-15-154 Referat fra møte i styret for FSAT 17. desember 2015 Side 3
e) Møte med KD om opptak 4. november Styreleder orienterte. Styreleder, direktøren og nøkkelpersoner innenfor opptak ved FSAT deltok på møte med Kunnskapsdepartementet om opptaket for 2016. Foranledningen er usikkerhet og risiko knyttet til neste års opptak som skyldes omfattende endringer i opptaksforskriften samt teknologiutvikling. Temaer for møtet var: status for arbeidet for SO 3.0 herunder statistikk i opptaket, opptakskalender, håndtering av forprøver til lærerutdanning og matematikkravet. Departementet har et stort behov for statistikk fra opptaket både i form av standardrapporter og ad hoc bestillinger. FSAT skal lage løsning for å kunne levere dette raskere enn i dag. Departementet ønsker at opptakskalenderen diskuteres med dem før datoer fastsettes. f) Status fra rådgivende prosjektgruppe for STAR Johannes Falk Paulsen orienterte. Gruppen har hatt en heldagssamling og ett telefonmøte, og arbeider nå med sluttrapporten. Rapporten vil bli levert innen nyttår som avtalt. g) Samlokalisering FSAT og CRIStin Styret fikk en omvisning i de nye lokalene. Direktøren orienterte om flytteprosessen som ble gjennomført første helg i desember. Flyttegruppen har gjort en formidabel innsats. Strukturert og detaljert planlegging sikret at flyttingen har gått etter planen. Alle ansatte var raskt på plass. Alt datautstyr og tilganger fungerte fra første dag. 3. Strategi for FSAT Styreleder innledet. Strategien er nå presentert i mange ulike fora, og det har kommet mange nyttige innspill. Ansatte og ledelse i FSAT har også kommet med tilbakemeldinger på strategien. Etter at strategien er vedtatt, starter arbeidet med operasjonalisering i form av konkrete tiltak samt prioritering av de ulike delmålene. Styret diskuterte saken og følgende momenter fremkom: - Det har vært en god prosess som har sikret forankring av strategien i relevante fora i sektoren. Mange gode innspill fra styrets medlemmer og fra sektoren. Det substansielle arbeidet er ferdig og det må jobbes noe mer med raffinering av språket i dokumentet. - Strategien bør vedtas for en hel periode, men kan revideres ved behov. Styret gjennomgikk strategien punkt for punkt, og kom med følgende forslag til språklige forbedringer og mindre endringer: Mål 1, målformulering: ordet «raske» fjernes. Mål 1, kulepunkt 5: «profesjonalisere» endres til «være profesjonelle». Mål 2, kulepunkt 1: «prioritere digitalisering» flyttes til første del av setningen. Mål 2, kulepunkt 4: «egnet» byttes med «egnede». Mål 2, kulepunkt 7: slås sammen med kulepunkt 6. Mål 2, kulepunkt 9: «preget av stabilitet» endres til «stabile». Mål 2, kulepunkt 15: slås sammen med kulepunkt 6 og 7. Mål 3, kulepunkt 4(ny): «FSAT skal ha spillerom for innovasjon og levere innovative løsninger med høy internasjonal kvalitet». FSAT-15-154 Referat fra møte i styret for FSAT 17. desember 2015 Side 4
Mål 4, målformulering: «UiO» endres til «vertsinstitusjonen». Mål 4, kulepunkt 2: «nasjonale opptak» tas inn i setningen; «masteropptaket og opptaket av internasjonale studenter» brukes som eksempler. Mål 4, kulepunkt 3: ordet «norsk og» tas inn foran ordet «utenlandsk videregående utdanning». Mål 4, kulepunkt 9: slås sammen med kulepunkt 7. Mål 5, kulepunkt 1: «som Studentbarometer og Digital tilstand» fjernes fra setningen. Mål 5, kulepunkt 3: «tilby» endres til «legge til rette for». Strategien for 2016-2019 vil bli revidert dersom endringer i sektoren medfører at strategien bør vurderes på nytt. Strategien sendes ut til institusjonene på nyåret. Vedtak: Styret vedtar strategi for 2016-2019, og ber om at de innspill som framkom i møtet innarbeides. 4. Valgreglement Styreleder orienterte. Dagens reglement ble fastsatt på fullmakt, da det ikke var tid til styrebehandling før styret skulle tiltre. Det er foreslått endringer i valgreglementet knyttet til: valgbarhet av mellomledere, stemmerett for de ansatte og funksjonsperiode for ansatt representantene. Styret diskuterte saken og det ble gitt følgende innspill: - Ansattrepresentanten skal velges for 4 år, og ha samme funksjonsperiode som de andre styremedlemmene. - I dagens valgreglement er det kun fast tilsatte som er valgbare og som kan stemme. Dette skal endres slik at også midlertidig ansatte er valgbare og har stemmerett. - Dersom ansattrepresentanten slutter, skal vara rykke opp dersom det er mindre enn ett år igjen av funksjonsperioden. Hvis det er lenger tid igjen, skal det være nyvalg. - Valgreglementet må inneholde retningslinjer for valgstyrets arbeid. Styret diskuterte valgbarhet av mellomledere i FSAT. I forhold til aksjeloven, som KD foreslo at FSAT skulle legge til grunn for valg av ansattrepresentant, er det kun øverste leder som ikke er valgbar. Ved UiO er hverken instituttleder eller kontorsjef valgbare. Dersom FSAT som underenhet tilsvarer et institutt vil begrensningen gjelde kun direktøren. Det ble påpekt at mellomledere med budsjettdisponeringsmyndighet og personalansvar kan komme i en uheldig dobbeltrolle. Det ble lagt frem to forslag som det ble stemt over: Forslag A: Kun ansatte uten budsjettdisponeringsmyndighet og personalansvar er valgbare (seksjonssjefer og gruppeledere er ikke valgbare). Forslag B: Alle ansatte er valgbare med unntak av øverste leder for FSAT. Det ble avgitt to stemmer for forslag A, og fire stemmer for forslag B. Dermed ble forslag B vedtatt, dvs alle ansatte er valgbare med unntak av øverste leder for FSAT. Vedtak: Alle ansatte med unntak av øverste leder er valgbare. Styret for FSAT vedtar de fremlagte endringene i Valgreglementet med de endringene som fremkom på møte. FSAT-15-154 Referat fra møte i styret for FSAT 17. desember 2015 Side 5
5. SO 3.0: Sluttrapport, status og risikovurdering Styreleder innledet. SO-prosjektet har vært et omfattende prosjekt om nyskriving av deler av SOs systemer. Prosjektet ble avsluttet i sommer, og det har i høst blitt arbeidet videre med ferdigstilling. Arbeidet med SO 3.0 følges tett opp og det holdes en stram prioritering av hva som skal med i første versjon. FSAT skal arbeide videre med de resterende delene av SO-systemene, som vil inngå som en del av FSAT samlede prioriteringer de neste årene. Styret diskuterte saken og følgende momenter fremkom: - Det er kort tid frem til 1. februar, det er viktig at det jobbes også med en plan B. - Det er bra at det er foretatt en risikovurdering som følges opp løpende, dette sikrer god kontroll over fremdriften og beslutningene som skal tas i forbindelse med produksjonssetting - De konkrete formuleringene med risikoer for prosjektet må innarbeides i selve dokumentet med risikovurderingen. Styret ønsker å bli varslet umiddelbart dersom noe uforutsett skjer i forkant av eller i første fase etter at den nye nettsøknaden produksjonsettes og åpnes for søkere. Vedtak: Styret tar rapporten fra SO 3.0 prosjektet til orientering. Styret vurderer risikoen i prosjektet til å være akseptabel i øyeblikket. Styret ber om å bli holdt løpende orientert om status og utvikling i risikobildet framover. 6. Videre prosess vedrørende navn og grafisk profil Styreleder innledet. Det ble etter forrige styremøte sendt brev til KD med søknad om å endre navn. KD har svart at endelig svar ikke kommer ennå, og de hadde noen kommentarer knyttet til navnevalget blant annet om domene var ledig og om hvilke vurderinger av navnet som var foretatt. Navnet er grundig vurdert og en navnerapport var utarbeidet. Eierskap til domene er avklart og eksterne vurderinger er foretatt. Styret ønsker at det sendes et brev til KD hvor dette fremkommer og hvor navnerapporten er vedlagt. Et utvalg som arbeider med forslag til endringer i selskapsstrukturen i sektoren, skal levere sin innstilling i januar. Forslagene som kommer der kan kanskje påvirke navnet. Samtidig kan det ta lang tid før det kommer konklusjoner på disse forslagene. I saksdokumentene er det beskrevet en plan for videre arbeid med navn og grafisk profil. Vedtak: Styret slutter seg til den foreslåtte planen for arbeidet med grafisk profil. Prosessen utsettes inntil utredning om selskapsstruktur er offentliggjort. Styreleder og direktør får fullmakt til å følge opp prosessen i dialog med departementet. FSAT-15-154 Referat fra møte i styret for FSAT 17. desember 2015 Side 6
7. Status for fusjoner Direktøren innledet. Prøvefusjon er fullført, og det gikk uten problemer. Det ble holdt et felles seminar for alle fusjonspartnere 28. 29. oktober. UiT Norges arktiske universitet bidro med erfaringsdeling. Det er fokus på oppgaver og tiltak. Fremdriften er i henhold til plan. 8. Rapport vedrørende omregningstabeller Direktøren innledet. FSAT har fått midler av KD for å utvikle omregningstabeller. FSAT har laget omregningstabeller for å kunne gi poeng til søkere med utenlandske vitnemål. Norsk regnesentral har kvalitetssikret metodikken. Det er i prosjektet laget 14 nye omregningstabeller og 43 tabeller er revidert. Arbeidet forsetter i linja etter prosjektavslutning og målet er 85 tabeller. 9. Statistikk i opptaket Direktøren innledet. KD har et stort behov for statistikk angående opptak, og har bedt om en oversikt over hvilke rapporter de pleier å få. Det er ulike kategorier av rapporter: årsrapporter, opptaksstatistikker, standardrapporter og ad hoc-rapporter. Politisk ledelse i KD har ofte behov for hurtig leverte ad hoc-rapporter. Dagens løsning for produksjon av statistikker er personavhengig og komplisert. FSAT skal derfor starte arbeidet med å lage et datavarehus med data fra SO og NVB for å kunne gi rapporter og analyser raskere og enklere. Det ble kommentert at opptaksdataene som ble presentert kun viser data for de institusjoner som deltar i det samordnete opptaket. FSAT skal vurdere hva som eventuelt kan gjøres med dette. 10. Opptakskalender for 2016 Direktøren innledet. Opptakskalenderen er et viktig planleggingsverktøy for opptaket. Den er svært omfattende og detaljert. Datoene for kunngjøring av årets opptakstall og hovedopptaket settes i samarbeid med KD. 11. Oppdrag fra KD vedrørende en mulighetsstudie om fagskoleopptaket. FSAT har vært i møte med KD om mulighet for fagskoleopptak. I den forbindelse har FSAT blitt bedt om en mulighetsstudie. FSAT skal innen 15. mars skissere flere løsninger og kostnader knyttet til de ulike løsningene. Dette må også sees i sammenheng med et eventuelt nasjonalt masteropptak. KD ønsker at alle opptakene sees under ett, inkludert fagskolesektoren. Styret må senere prioritere, når og hvordan fagskolene kan implementeres. FSAT-15-154 Referat fra møte i styret for FSAT 17. desember 2015 Side 7
12. Eventuelt a. Tilrettelegging for funksjoner i FS når mange institusjoner nå har flere campuser Det er nå mange institusjoner som har flere campuser og det er viktig å kunne administrere studenter på de ulike campusene. FS kommer med noen løsninger for dette i neste versjon (februar 2016). Det bør også fremkomme i rapportering til DBH og SSB hvor mange studenter som er på de ulike stedene. Det bør innføres en indikator for dette i rapporteringen. UHR skal nedsette et utvalg som skal arbeide med campusløsninger, og FSAT ønsker å være representert der. b. Høring om godkjenningsordning for utenlandsk fagopplæring Det er sendt ut en høring om godkjenningsordning for utenlandsk fagopplæring. FSATs seksjon for kompetansevurderinger har kompetansen og arbeider med dette, men FSAT var ikke høringsinstans. FSAT sender høringssvar og orienterer om arbeidet med kompetansevurderinger som gjøres i seksjonen. Neste møte: 17. februar 2016 kl. 10 15 i FSATs lokaler i Fridtjof Nansens vei 19. FSAT-15-154 Referat fra møte i styret for FSAT 17. desember 2015 Side 8
Felles Studieadministrativt Tjenestesenter - FSAT FSAT-15-013-2 AS Til styret Sak 2 Årsrapport til Kunnskapsdepartementet for 2015 FSAT skal i henhold til tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet (KD) rapportere følgende til departementet: - Årsrapport 2015 - Årsregnskap 2015 - Planer 2016 FSATs årsrapport er strukturert i følgende kapitler: I. Styrets beretning II. Introduksjon til UiO og hovedtall III. Årets aktiviteter og resultater IV. Styring og kontroll i virksomheten V. Vurdering av fremtidsutsikter VI. Årsregnskap Fristen for rapportering til Kunnskapsdepartementet er fastsatt til 15. mars 2015. Forslag til vedtak: 1. Årsrapport for 2015 for FSAT vedtas med de endringer som kom frem under møtet. 2. FSATs direktør gis fullmakt til å ferdigstille dokumentet. Vedlegg: - Årsrapport 2015-2016 FSAT-16-013-2
<sideskift>
Årsrapport (2015-2016) Årsrapport 2015, mål og planer for 2016 Felles studieadministrativt tjenestesenter - FSAT
Innhold: I. Styrets beretning II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall II.1. Introduksjon til virksomheten II.2. Hovedtall III. Årets aktiviteter og resultater III.1. Virksomhetsmål 1 III.1.1. Styringsparametre III.1.2. Hovedprioriteringer III.2. Virksomhetsmål 2 III.2.1. Styringsparametre III.2.2. Hovedprioriteringer III.3. Virksomhetsmål 3 III.3.1. Styringsparametre III.3.2. Hovedprioriteringer III.4. Virksomhetsmål 4 III.4.1. Styringsparametre III.4.2. Hovedprioriteringer III.5. Virksomhetsmål 5 III.5.1. Styringsparametre III.5.2. Hovedprioriteringer IV. Styring og kontroll i virksomheten V. Vurdering av fremtidsutsikter V.1. Mål for FSAT V.2. Mål for 2016 V.3. Overordnet risikovurdering V.4. Budsjett for 2016 VI. Årsregnskap 2
I. Styrets beretning (to sider) 1. Styrets overordnede vurdering av samlede resultater, ressursbruk og måloppnåelse for 2015 2. Kort omtale av sentrale forhold, interne og eksterne, som har hatt betydelig innvirkning på oppnådde resultater. 3. En overordnet fremstilling av de viktigste prioriteringene for 2016. 4. Styrets overordnede vurdering av institusjonens muligheter og utfordringer fremover. Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) ble etablert 1. juli 2014. Direktør for FSAT ble ansatt i januar 2015 og startet arbeid med organisering og bemanning av tjenestesenteret. Bemanningsplan var forhandlet ferdig i juni 2015 og ny organisasjonsstruktur ble implementert fra 1. juli 2015. Seksjonsledere var på plass fra 15. oktober 2015. FSAT fikk implementert nye stedkoder fra 1. januar 2016. Seksjonene ble samlokalisert i nye lokaler fra 7. desember 2015. Året 2015 er derfor et overgangsår og et etableringsår. Året 2015 var i tillegg preget av strukturendringer i universitets- og høyskolesektoren. Våren 2015 ble det vedtatt at fire sammenslåinger av institusjoner i UH-sektoren skulle gjennomføres fra 1. januar 2016. FSAT igangsatte derfor et prosjekt for å forberede og tilrettelegge for fusjoner av Felles studentsystem med tilhørende applikasjoner ved NTNU, Høgskolen i Sørøst-Norge, Nord universitet og UiT Norges arktiske universitet. Til tross for disse interne og eksterne forhold, oppnådde FSAT et tilfredsstillende resultat for alle de vedtatte hovedprioriteringene for 2015: 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret. 3. Samlokalisering 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk. 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet 8. Forvalte FS 9. Videreutvikle FS i henhold til plan 10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet I henhold til avtale 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST 12. Arbeide med Vitnemål- og karakterportalen ( Vitnemålsbanken ) Styret for FSAT har utarbeidet og vedtatt en strategi for den nye organisasjonen. Prosessen tok utgangspunkt i visjon og overordnede mål for FSAT, utarbeidet av styret i samarbeid med alle ansatte på to fellesseminarer høsten 2014 og våren 2015. Det ble i tillegg gjennomført en SWOT-analyse som ga grunnlag for fokusområder. På bakgrunn av dette arbeidet ble det utarbeidet 5 hovedmål for FSAT: 1. FSAT skal være en profesjonell leverandør av tjenester og systemer av høy kvalitet til norske utdanningsinstitusjoner. 2. FSAT skal være pådriver for standardisering og digitalisering. 3. FSAT skal være langt framme internasjonalt og drive frem innovative løsninger. 3
4. FSAT skal videreutvikle samarbeidet med sektoren og andre aktører. 5. FSAT skal ha et ledende fagmiljø som er robust og preget av lite sårbarhet. Resultat ved årsavslutning for FSAT viste større overskudd enn beløpet estimert ved avslutning for 2. tertial. Overskuddet skyldes kombinasjon av flere faktorer, med nyetablering av tjenestesenteret som hovedårsak. Ubesatte stillinger utgjør den største delen av ubrukte midler. I tillegg mottok FSAT flere tilleggsbevilgninger medio juni. Hovedprioriteringene for 2016 inkluderer følgende oppgaver: Starte arbeidet med implementeringen av ny strategi Bidra i fusjonsarbeidet Implementere en driftsmodell for alle institusjonene Gjennomføre en risikovurdering for virksomheten Starte arbeidet med samordning av masteropptaket og det internasjonale opptaket Ta i bruk ny nettsøknad til opptaket til studieåret 2016/2017 Gjennomføre opptaket til studieåret 2016/2017 o Gjennomføre løpende kompetansevurdering av utenlandsk utdanning Forvalte og videreutvikle FS med applikasjoner, GAUS og RUST i henhold til plan o Ferdigstille utrulling av ny Studentweb, ny Søknadsweb og Semesterkvitteringsapplikasjonen o Digitalisere arbeidsprosesser knyttet til eksamen: sensur, begrunnelse, klage og tilrettelegging o Produksjonssette saksflytsystem for FS Ferdigstille Vitnemålsbanken Følge opp rådene fra rådgivende gruppe for STAR Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale Starte arbeidet med omskriving av NVB Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk Styret for FSAT er fornøyd med prosessen rundt etablering av tjenestesenteret. Opprettelsen av FSAT med samling av tre kompetansemiljøer, har vært en suksess. Sammenslåingen bidrar til bedre sammenheng i tjenesteproduksjon for universitets- og høyskolesektoren. Institusjonene sikres brukermedvirkning, samt brukertilpassede og rimelige tjenester. Etter at den organisatoriske og fysiske sammenslåingen er implementert, ser styret frem til å starte arbeidet med å implementere FSATs nye strategi. Departementets arbeid med ny struktur i norsk høyere utdanning, gir FSAT en unik mulighet til å styrke FSATs arbeid med å øke graden av standardisering av fellestjenestene. En mer konsentrert UHsektor vil styrke og løfte fagmiljøene i Norge, samtidig som den også vil bidra til revitalisering av de administrative ressursene gjennom profesjonalisering og samling av kompetanse. Styret for FSAT ser derfor frem til resultatene av høringen av rapporten «Kunnskapssektoren sett utenfra». FSAT er det eneste organet i sektoren som egenutvikler brukertilpassede systemer innen opptak, studieadministrasjon og forskningsinformasjonssystem. Ved å forvalte og utvikle studieadministrative tjenester og systemer for UH-sektoren i over 20 år, har FSAT tilegnet seg god kjennskap og unik kompetanse på fellesløsninger med høy grad av standardisering. FSAT er nå en samlet og slagkraftig organisasjon som er godt rigget til å påta seg en samordningsrolle på det studieadministrative området. 4
Christen Soleim Heidi Adolfsen Gunnar Bendheim Styreleder Nestleder Marianne Øhrn Johannessen Kjetil Solvik Kristian Myhre Richard Edvin Borge Grete Christina Lingjærde Direktør FSAT Oslo, 3.3.2016 5
II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall (presentere virksomheten for andre lesere enn dept., inneholder omtale av virksomheten og samfunnsoppdrag, omtale av organisasjonen, presentasjon av utvalgte tall for virksomheten. Hovedtall: antall ansatte, total omsetning og statlig finansiering To-tre sider) II.1. Introduksjon til virksomheten Felles studieadministrativt tjenestesenter (FSAT) ble opprettet 1.7.2014 med hjemmel i universitetsog høyskoleloven 1-4 fjerde ledd, ved at sekretariatet for Felles studentsystem, Samordna opptak og Seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystemer ved Universitets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo ble organisert i ett felles tjenestesenter. Styret for senteret har det overordnete ansvaret for den faglige virksomheten og for de administrative oppgaver som er lagt til senteret, jf. vedtektene 5. Driften er lagt til Universitetet i Oslo, jf. universitets- og høyskoleloven 1-4 fjerde ledd og avtale mellom Kunnskapsdepartementet og universitetet. FSAT har sine primære virkefelt innen studieadministrative systemer og tjenester, inkludert samordning av opptak ved norske universiteter og høgskoler. FSAT forvalter, utvikler, vedlikeholder og drifter studieadministrative systemer og tjenester for universiteter og høyskoler. Systemene og tjenestene skal bidra til mest mulig effektiv og korrekt studieadministrasjon. Tjenestesenteret skal også legge til rette for å gjennomføre et effektivt og korrekt studentopptak til grunnutdanningene ved universiteter og høyskoler. De nasjonale fellesløsningene som utvikles av FSAT skal i tillegg bidra til sammenheng og helhet i institusjonenes studieadministrasjon. Andre oppgaver for virksomheten inkluderer blant annet: - Å utføre oppgaver etter delegasjon fra departementet og være et rådgivende organ for departementet i saker innenfor sitt ansvarsområde. - Å være et bindeledd mellom institusjonene og sikre brukermedvirkning for de institusjonene som bruker de produktene og tjenestene som senteret tilbyr. - Å bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av studieadministrative rutiner ved institusjonene i universitets- og høyskolesektoren. - Å informere om gjeldende regelverk og rutiner for opptak til høyere utdanning. Senteret kan også foreta ordinær saksbehandling av søknader dersom styret finner dette formålstjenlig. - Å ivareta sekretariatsfunksjoner for de nasjonale klagenemndene for opptaks- og studentsaker. - Å utvikle, utarbeide og levere nødvendig statistikk og rapporter og bidra til spredning av resultatene. - Å administrere og utvikle den nasjonale vitnemålsdatabasen (NVB) i videregående opplæring. - Å levere utviklingstjenester til andre nasjonale systemer som CRIStin og Datavarehus. - Å utvikle og forvalte den nye tjenesten Vitnemål- og karakterportalen («Vitnemålsbanken»). FSAT er organisert i tre seksjonerer og en stabsenhet: Seksjon for systemforvaltning, Seksjon for systemutvikling og Seksjon for kompetansevurdering. Seksjonene ivaretar følgende ansvar og oppgaver: 6
- Seksjon for systemforvaltning har ansvar for alle oppgaver knyttet til systemspesifisering, brukerstøtte og behandling av data i systemene. Dette omfatter opptaksarbeid, forvaltning av FS, GAUS og RUST, samt avtaleforvaltning på en rekke områder. Seksjonen ivaretar også forvaltning av Datavarehus og STAR. - Seksjon for systemutvikling har ansvar for datamodellering, utvikling, vedlikehold, systemdokumentasjon, driftsdokumentasjon. Seksjonen ivaretar daglig kontakt og kommunikasjon med driftsleverandør samt tjenesteleveranser til CRIStin og ITAR. - Seksjon for kompetansevurdering har ansvar for bl.a. saksbehandling av spesielle søkergrupper i NOM (nasjonal opptaksmodell), vurdering av søknader om generell studiekompetanse fra søkere med utenlandsk utdanning, informasjon om vurdering av utenlandsk utdanning fra videregående skole, utarbeidelse av omregningstabeller, og svarer på henvendelser fra søkere og rådgivere. Styret for FSAT består av syv medlemmer. Departementet oppnevner fem medlemmer fra universiteter og høyskoler. Norsk studentorganisasjon utpeker ett medlem som representerer studentene. Ett medlem velges av og blant de ansatte ved senteret. Departementet utpeker leder og nestleder i styret. Styremedlemmer oppnevnes for fire år. Studentmedlemmer oppnevnes for to år. Det sittende styret for FSAT er oppnevnt for perioden 1.7.2014-31.12.2017. Studentrepresentanten er oppnevnt for perioden 1.7.2014-31.12.2016. Det sittende styret for FSAT består av: Leder: Christen Soleim, Universitetet i Bergen, Nestleder: Heidi Adolfsen, UiT Norges arktiske universitet, Gunnar Bendheim, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Marianne Øhrn Johannessen, Universitetet i Agder, Kjetil Solvik, Norges Musikkhøyskole, Hogne Ulla/Kristian Myhre, student oppnevnt av Norsk studentunion, Richard Edvin Borge, representant valgt av og blant de ansatte ved FSAT Vararepresentanter er: 1. varamedlem: Heidrun Hole, Westerdals School of Art, Communication and Technology, 2. varamedlem: Anne Ringen Pedersen, Nord universitet Vararepresentant valgt av og blant de ansatte: Anne Kathrine Foss Haugen, FSAT Kunnskapsdepartementet og Universitetet i Oslo deltar som observatører med talerett. Felles studentsystem (FS) utvikles av FSAT og er det eneste studieadministrative systemet for universiteter og statlige høyskoler i Norge. FS er i bruk ved alle universiteter, alle statlige høyskoler underlagt Kunnskapsdepartementet, Politihøyskolen, Forsvarets høyskoler og flere private høyskoler. FS er det eneste studieadministrative systemet som støtter opptaksprosessen i Samordna opptak. For institusjonene er FS et av de mest virksomhetskritiske systemene i sektoren. Studieadministrasjon ved universiteter og høyskoler er et stort saksområde, og FS, som skal understøtte disse funksjonene, er et stort og komplekst system. FS skal dekke behovet både for store 7
og små institusjoner, offentlige og private. Det at FS er det eneste studieadministrative systemet i Norge for universitetene og statlige høyskoler i Norge, gir muligheter for stordrift og like løsninger, samtidig som det må være en klar og tydeligbrukermedvirkning i utviklingen av systemet. Systemet FS består i dag av følgende komponenter: FS saksbehandlerklient, Studentweb, Søknadsweb, Nomination, Fagpersonweb, EpN, Etterutdanningsweb, STAR, Webservice Samordna opptak (SO) er en fellestjeneste for opptak til grunnutdanninger ved universiteter og høgskoler. I dag koordinerer SO opptaket til 32 universiteter og høgskoler. Hovedprinsippet i det samordnede opptaket er én søknad per person. En søker kan søke ti studier i prioritert rekkefølge. Søkeren får tilbud om studieplass på sitt høyeste prioriterte studieønske hvor søkeren er kvalifisert, og i tillegg når opp i konkurransen om en studieplass. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) er en database med vitnemål for fullført og bestått videregående opplæring i Norge. NVB inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vitnemålene som ligger i NVB brukes hovedsakelig til kontroll og poengberegning i opptaket til høyere utdanning gjennom Samordna opptak. Register for utestengte studenter (RUST) et felles register for institusjoner under universitets- og høyskoleloven som muliggjør trygg formidling av vedtak om utestenging. RUST er utviklet av FSAT etter initiativ fra Kunnskapsdepartementet. FSAT har forvaltningsansvar for RUST. Godkjenning av utenlandske studier (GAUS) er en søketjeneste for saksbehandlere som arbeider med godkjenning av utenlandsk utdanning, hvor de kan få innsyn i andre institusjoners behandling og vedtak. Vitnemål- og karakterportalen («Vitnemålsbanken») er en tjeneste der studenter og andre personer på en enkel måte kan synliggjøre sine resultater (dvs. informasjon om grader og karakterer) for arbeidsgiver, utdanningsinstitusjon og andre som har bruk for dem, og der mottakerne kan stole på at resultatene er korrekt gjengitt. II.2. Hovedtall: Antall ansatte: Ved utgangen av 2015 var det 77 ansatte. Kjønnsfordeling: 43 menn og 34 kvinner. Antall brukerinstitusjoner av FS: Ved utgangen av 2015 var det 40 brukerinstitusjoner. Antall institusjoner har gått ned fra 51 i 2014 grunnet institusjonssammenslåinger. Antall brukerinstitusjoner i SO: Ved utgangen av 2015 var det 43 universiteter og høgskoler som var med i det samordnede opptaket. Statlig finansiering: For 2015 var det bevilget 34 800 000 kr til FSAT. Inntekter fra kontingenter, utviklingstjenester og driftsinntekter: ca. 50 000 000 Øremerkede bevilgninger: ca. 12 000 000 8
III. Årets aktiviteter og resultater (Hovedkapittelet, resultater, analyse og vurderinger av måloppnåelse. Omfanget tilpasses virksomhetens egenart. Resultatrapportering deles inn etter virksomhetsmål. Resultater på styringsparametre, analysere resultatene og gi en vurdering av måloppnåelsen. Hovedfunn i gjennomførte evalueringer skal omtales.) Styret for FSAT har valgt følgende hovedprioriteringer for 2015: 1. Ferdigstille organisasjonsprosessen. 2. Utarbeide en strategi for det nye senteret. 3. Samlokalisering 4. Etablere et samarbeidsforum med brukerinstitusjonene på mer overordnet nivå. 5. Sørge for støttetjenester som sikrer effektiv ressursbruk 6. Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 7. Ferdigstille SO 3.0-prosjektet 8. Forvalte FS 9. Videreutvikle FS i henhold til plan 10. Levere utviklingstjenester til CRIStin, ITAR og Datavarehusprosjektet i henhold til avtale 11. Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST 12. Arbeide med Vitnemål- og karakterportalen («Vitnemålsbanken») I etterkant er det kommet til nye oppgaver som FSAT må løse i forbindelse med institusjonsfusjonene som skal gjennomføres i tiden fremover. I det følgende gis det status for hovedprioriteringer for 2015. Rapportering på hovedprioriteringene er delt inn etter vedtatte virksomhetsmål. 9
III.1. Virksomhetsmål 1 III.1.1. Styringsparametre Virksomhetsmål 1: FSAT skal levere raske, brukertilpassede tjenester med høy kvalitet til sine brukere. Kvantitative styringsparametre: Tilgang til tjenestene Gjennomføring av NOM-opptaket Kvalitative styringsparametre: Fagmiljøutvikling Brukerinstitusjonene skal lykkes med effektiv studieadministrasjon Rapportering på kvantitative styringsparametre: Andel nedetid for systemene som driftes av FSAT, herunder ikke planlagt nedetid på nettsøknaden i perioden 1. feb. 15. sept.: Det har i den gitte perioden ikke vært vesentlig nedetid for IT-systemene. Prosentvis andel av fremmøtte nye studenter som fikk tilbudet sitt i opptaket: 61% Prosentvis andel søkere som kunne saksbehandles på bakgrunn av elektronisk dokumentasjon: xx Vurdering I forhold til de kvalitative styringsparametrene: En vurdering av arbeidet med å utvikle miljøer som er robuste, er preget av lite sårbarhet, har høy kompetanse og har gode resultater innen studieadministrasjon og systemutvikling: Arbeidet med å utvikle robust miljø med kompetanse innen studieadministrasjon og systemutvikling vurderes som tilfredsstillende. I 2015 ble det etablert ny organisering av de tre sammenslåtte enhetene. Organisering i fire seksjoner: forvaltning, utvikling, kompetansevurdering og stab har styrket organisasjonen og legger godt til rette for videre arbeid med kompetanseutvikling. En vurdering av arbeidet med å forenkle, standardisere og effektivisere arbeidsprosesser ved hjelp av digitalisering av arbeidsprosesser og teknisk integrasjon av saksbehandlingssystemer: Arbeidet med å digitalisere arbeidsprosesser vurderes som tilfredsstillende. FSAT har utviklet og 10
satt I produksjon flere omfattende tjenester som bidrar til å forenkle, standardisere og effektivisere arbeidsprosesser ved brukerinstitusjonene. Noen eksempler på dette er: utvikling av ny nettsøknad for søkere, integrasjon med digitale eksamens-systemer, produksjonsseting av ny StudentWeb, ny SøknadsWeb, kravspesifisering av saksflytsystem for FS, og videreutvikling av Studentbevisappen. En vurdering av arbeidet med gevinstrealiseringsaktiviteter for brukerinstitusjonene: Arbeidet med gevinstrealiseringsaktiviteter vurderes som tilfredsstillende. Alle tjenestene omtalt I avsnittet ovenfor sørger for betydelig ressursbesparelse i studieadministrative tjenester ved brukerinstitusjonene. Noen eksempler: Studentbevisapp sørger for besparelse rundt 10 mill pr år. Forventede gevinster ved implementering av saksflytsystem er: ved å sterkt redusere/eliminiere papirer fra saksflyten dreier det seg fort om innparte kostnader i hundretusenkronersklassen for mellomstore læresteder, og millionklassen på de største. Eksempelvis regner UiO med å spare 1,6 millioner årlig ved å eliminere utskrift av forsideark på alle skrivere. III.1.2. Hovedprioriteringer Følgende hovedprioriteringer for 2015 støtter FSATs Virksomhetsmål 1: - Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 - Ferdigstille SO 3.0-prosjektet - Forvalte FS - Videreutvikle FS i henhold til plan - Forvalte og videreutvikle NVB, GAUS og RUST Gjennomføre opptaket til studieåret 2015/2016 Hovedopptak, suppleringsopptak og etterfyllingsopptak: Hovedopptaket ble gjennomført uten større problemer og etter fastsatte frister, det samme med øvrige opptak. I hovedopptaket ble det gitt 88984 tilbud (84810 i 2014) som ga 59993 JA-svar (57664). For suppleringsopptaket var tallene 5568 (5557) og 3525 (3400). For første del av årets opptak ble således en større andel av tilbudene gitt allerede i hovedopptaket, slik tendensen også var i fjor. Frem til 21. august er det gitt 110085 tilbud totalt (inkl. ledige studieplasser) til 53788 studieplasser, mot 104761 og 52889 i 2014 (sluttall). Ledige studieplasser: Det er registrert 7918 (7542 ved sesongslutt i fjor) søkere til ledige studieplasser med totalt 20635 studieønsker (19556 til samme dato i 2012). 2402 av disse søkerne (2559) søkte ikke ordinært innen 15. april. Det er per dato gitt 14510 (14447) tilbud på ledige studieplasser som har gitt 4438 (4412) JA-svar Vitnemålsbehandling: Sjekk av elektroniske vitnemål avdekket at det er uklarheter i regelverket for føring av vitnemål for videregående opplæring, og som resultat av dette er det noe ulik praksis 11
lærestedene i mellom med hensyn til godkjenning av yrkesfaglige vitnemål for bruk i kvoten for førstegangsvitnemål. Forholdet ble tatt opp med lærestedene og vil bli fulgt opp ytterligere på opptaksseminaret i høst. FSAT har ansvar for likebehandling av søkerne, uansett hvilket lærested de blir saksbehandlet ved. KD ble holdt orientert om saken. Avvik med hensyn til personopplysninger: Det er ikke meldt om avvik vis a vis bestemmelsene i personopplysningsloven. Avvik med hensyn til tilgjengelighet: Det har ikke vært vesentlig nedetid for IT-systemene. Søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn og søkere som ber om særskilt vurdering: FSAT behandler søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn og vurderer generell studiekompetanse og spesielle opptakskrav for søkere som ber om særskilt vurdering av søknaden sin. I år var det 3435 søkere med utenlandsk, ikke-nordisk utdanningsbakgrunn, mens antallet i 2014 var 3149. 2625 hadde krysset av for særskilt vurdering. Dette er en økning fra 2014 da tallet var 2434. Disse søknadene er komplekse og kan være tidkrevende å behandle, men saksbehandlingen ble gjennomført i henhold til oppsatt plan. Kompetansevurdering: FSAT har behandlet til sammen 4216 søknader. De landene fordelt på de ulike regionene som har flest søkere er Frankrike (108), Tyskland (110), Polen (146), Russland (159), Ukraina (111), USA (138), Brasil (43), Eritrea (62), Etiopia (53), Filippinene (117), Kina (67), Iran (86), Australia (22), Palestina (20) og Syria (20). Seksjonen behandler søkere med utdanningsbakgrunn fra svært mange land i verden. Fra land som Tadsjikistan, Armenia, Haiti, Barbados, Paraguay, Panama, Liberia, Zambia, Burundi, Guinea-Bissau, Benin, Kambodsja, Malaysia, Taiwan, Myanmar, Oman, Yemen, De forente arabiske emirater er det få søknader. Selv om det er få søkere fra enkelte land er det krevende å sette seg inn i alle skolesystemer og vurdere disse opp mot det norske utdanningssystemet, poengberegne og rangere søkerne. FSAT arbeider derfor kontinuerlig med å utvikle vurderingshåndbok med omregningstabeller for flest mulig land. Arbeidet med dette foregår primært i perioden septembermars. Opptaksperioden er hektisk og FSAT mottar en rekke henvendelser både på telefon og e-post fra søkerne og de ulike lærestedene. Videre bistår FSAT lærestedene i behandlingen av enkeltsøknader dersom de ber om dette. Brutt ned på regioner er tallene slik, se tabell under. Region 2015 2014 Norske/særskilt vurdering 2196 Norske steinerskole 437 461 Vest-Europa 457 455 Norden 69 46 Øst-Europa og tidligere Sovjet 844 725 Amerika 280 294 12
Afrika 304 242 Asia 552 485 Oseania 23 10 Midt-Østen/Tyrkia 92 82 Internasjonale utdanninger EB/IB 22 23 Sum 4216 I perioden fra april til september behandler FSAT ikke vurderingssaker, men FSAT mottar en rekke saker som behandles straks opptaket er over. I denne perioden i år har det kommet inn ca. 100 saker. I opptaksperioden sendes det ut kvitteringsbrev de som henvender seg, med beskjed om at saken blir behandlet så snart FSAT er ferdig med opptaket. Omregningsutvalget har hatt ett møte i høst. Det har vært avholdt møter i utvalgene: Nordenutvalget, Dispensasjonsutvalget, Brukerstøtteutvalget. Utvalgene er sammensatt av medlemmer fra lærestedene og FSAT. Det har videre vært avholdet et møte i GSU-gruppen som både består av medlemmer fra FSAT og NOKUT. FSAT er bidragsyter på kurs i godkjenningsordninger for utenlandsk utdanning i regi av Integreringsog mangfoldsdirektoratet (IMDi). Dette er en kursrekke over to dager på seks ulike steder i Norge. Samordna opptak var i utgangspunktet ikke inkludert i denne opplæringen, men vi meldte vår interesse og fikk være med. Dette betyr at kursmateriell/kurshefte måtte utarbeides, samt at et kursopplegg ble laget i sommer. Dette tok en del tid og ressurser i den mest hektiske opptaksperioden. Nasjonal klagenemnd FSAT har sekretærfunksjonen for Nasjonal klagenemnd for opptakssaker. Så langt i år har det kommet inn 80 klagesaker. 68 av disse ble behandlet på nemndas møte i september. Kun en fikk medhold, en sak ble utsatt i påvente av mer informasjon og en sak ble avvist. Felles klagenemd FSAT har sekretariatsfunksjonen for Felles klagenemnd. Felles klagenemnd behandler klagesaker på vedtak fattet i medhold av lov om universiteter og høyskoler (uhl.) 4-7 til 4-10. Fra og med 1. juni fikk Felles klagenemnd også ansvaret for å behandle klager på avgjørelser fattet av universitet eller høyskoler etter offentliglova. I løpet av 2015 fattet Felles klagenemnd vedtak i 78 saker. Underinstansens vedtak ble stadfestet i 67 saker. (I to saker ble underinstansens vedtak opphevet og I fem saker fikk klager delvis medhold. Felles klagenemd omgjorde også to av sine tidligere vedtak og avviste to saker. ) 13
Ferdigstille SO 3.0-prosjektet Prosjektet SO 3.0 har pågått i 3 år og ble avsluttet i hovedsak i henhold til plan (30. juni). Det gjenstår fortsatt litt arbeid før systemet kan settes i produksjon. De sentrale oppgavene i systemet er: Søknad om opptak (søknadsprosessen). Etablere en velfungerende søknadsportal. Arbeid med å ferdigstille denne pågår. Nettsøknaden skal åpne for søkere 1. februar. Forvaltning av opptak, studier og institusjon. Støttetjenester for læresteder og forvaltning ble satt produksjon i november. Dokumentasjon (Opplasting, informasjon, meldingstjenester). Digitalisering mot søkere. Muliggjør å redusere papir i saksbehandlingen. Arbeid med dette pågår og skal være ferdig innen 1. februar når nettsøknaden åpner. Grensesnitt for Samordna opptak for å forvalte søkere («Baksiden»). Støttetjenester for læresteder og forvaltning ble satt i produksjon i november. Synkronisering av data mellom gammelt og nytt miljø. Arbeid med dette pågår, og må fungere i løpet februar 2016. Testing. Det er klargjort for testing som skal utføres når driftsmiljøet er etablert. Testing vil avdekke eventuelle feil som må rettes innen 1. februar. Etablere driftsmiljø. Arbeid med dette pågår. Deler av systemet ble satt i produksjon i november, systemer som gjelder nettsøknad og dokumentopplastning må fungere tilfreddstillende innen 1. februar, og skaleres slik at de takler belastning rundt søknadsfristen 15. april og åpning av ledige studieplasser 20. juli. Arbeidet følges tett opp med interne statusmøter hver fjortende dag, og hyppig kontakt med USIT drift om etablering av driftsmiljø. Både utvikling og testmiljø for søkerportal og støttetjenester er nå på plass og arbeidet med produksjonsmiljø vil være prioritert fremover. I forbindelse med etableringen av testmiljø har testing blitt igangsatt og vil fortsette. Videre prioriteringer vil være å ferdigstille nødvendig funksjonalitet for gjennomføring av opptak. 14
Utfordringer vil fremover være ferdigstillelse av tjenester, testing og kvalitetssikring. Arbeidet med å ferdigstille alle deler av systemet vil fortsette i 2016. Det er også behov for modernisering av flere systemer innenfor tjenesten Samordna opptak enn de delene som har inngått i SO3.0. Forvalte FS FS-kontaktforum. Arbeidet med planlegging av FS-kontaktforum våren 2016 har startet. Det blir et seminar hvor alle tidligere deltakere fra fusjonerte institusjoner inviteres. FS-Planleggingsgruppe og ekspertgrupper. Det ble avholdt fem møter i FS-Planleggingsgruppe for FS. Det ble i tillegg avholdt møter i følgende ekspertgrupper: gruppen for StudentWeb har hatt tre møter, gruppen for Doktorgradsmodulen har hatt to møter, gruppe for Etter- og videreutdanning har hatt ett møte, gruppe for Undervisningsmodulen har hatt to møter. Det ble i tillegg avholdt ett to-dagers møte og ett heldagsmøte i prosjektgruppen for STAR. Fusjoner. Fusjonsprosjektet går i henhold til plan. Det har blitt gjennomført vellykede prøvefusjoner. Det ble avholdt et todagers seminar i mai. Arbeidet med prosjektet for flytting av drift av NTNU fra NTNU til USIT ble fullført i juni. Arbeidet går utover ordinære driftsoppgaver i FSAT. Gruppe for FSstøtte er sterkt berørt av arbeidet og det vurderes tilsettinger i gruppen for å kompensere frikjøp av ressurser som er satt av til prosjektledelse av fusjonsarbeidet. Drift av FS. FSAT overtok driftsansvar for FS fra 1.1.2014. Det var vært avholdt 13 ordinære møter med USIT angående driften av FS og applikasjoner. Omfanget og kompleksiteten i driftsleveransene stiller krav til kundeforholdet mellom FSAT-USIT. For å profesjonalisere kundeforholdet har FSAT nedsatt en arbeidsgruppe bestående av medarbeidere fra ulike deler av FSAT for å foreslå nødvendige tiltak. Arbeidet i gruppen fortsetter i 2016. Kontakt med andre aktører. Sekretariatet har jevnlig kontakt med Kunnskapsdepartementet, Datatilsynet, Lånekassen, NOKUT og NSD. Videreutvikle FS i henhold til plan I 2015 ble en rekke moduler og applikasjoner ferdigstilt og produksjonssatt. Dette omfatter Studentweb, Fagpersonweb, Søknadsweb, STAR og undervisningsmodul. Det ble i tillegg arbeidet kontinuerlig med digitalisering av prosesser. I 2015 var det spesielt fokus på eksamensprosessen og digitalisering av karakterutskrifter og vitnemål. GAUS og RUST ble tatt i bruk ved flere institusjoner. I tillegg ble det tilbudt tjeneste for digitalisering av semesterkvitteringen til alle institusjoner, noe som gir en innsparing mangedoblet kostnaden med denne. 15
Generelt Prioriteringen i 2015 var: Generell drift Bistand i arbeidet med fusjoner, som skal ferdigstilles rundt 1.4.2016. Studentweb i full produksjon EMREX og Vitnemålsbanken Arbeidet med integrasjoner gikk som normalt, det samme gjelder Studentweb og Søknadsweb. De oppgavene som ble prioritert er oppgaver som gjelder dokumentasjon, brukerstøtte og spesifikasjoner. Dette gikk i noen grad utover utvikling av web-applikasjoner, da mer av spesifikasjonsarbeidet måtte gjøres av utviklerne. Fusjonsarbeidet omhandler mye databasekompetanse, og dette forsinker arbeidet med innføring av UTF-8 og ny undervisningsmodul. De enkelte aktiviteter Digital eksamen (løsning for sensur, begrunnelse, klage, tilrettelegging): Integrasjon med digitale eksamenssystemer benyttes nå av flere institusjoner, og tjenesten er stabil. Det er spesifisert og utviklet et grensesnitt for tilbakeføring av informasjon til FS fra det digitale eksamenssystemet. Dette gjelder informasjon om oppmøte til eksamen og sensur. Grensesnittet ble ferdigstilt våren 2015, og er satt i produksjon for flere eksamener høsten 2015. Dette inkluderer tilbakeføring av resultater fra eksamenssystemet. Løsning for å be om begrunnelse og klage på eksamen vil være videreutvikling av Studentweb. Også for dette er det spesifisert et grensesnitt for videreformidling av begrunnelse og klage til sensursystem/eksamenssystem. Arbeidet går etter planen. Studentweb: Ny Studentweb ble satt i produksjon i desember 2014 ved tre institusjoner. Innføringen ved disse institusjonene har vært vellykket, og tilbakemelding fra studentene har vært svært gode. I starten av året har det vært jobbet med feilretting og forbedring av applikasjonen. Per 31. januar 2015 har 38 institusjoner har tatt i bruk applikasjonen, og det er mål om utfasing av gammel Studentweb innen utgangen av mars 2016. Feilretting og forbedring av ny Studentweb har førsteprioritet i teamet som utvikler denne applikasjonen. Etter sommeren er det også utviklet ny funksjonalitet i Studentweb, som ny bestillingsmodul og funksjonalitet for søknad om godkjenning. Søknadsweb: Ny Søknadsweb er helt nyskrevet, og baserer seg på nytt grafisk (universelt) design. Applikasjonen er mer brukervennlig og inneholder en del ny og etterspurt funksjonalitet. Applikasjonen ble satt i pilotproduksjon ved 10 institusjoner høsten 2015. Den gamle applikasjonen fases ut februar 2016. EVUweb: Det er i første tertial arbeidet med kravspesifikasjon for EVUweb, og overordnede krav er i hovedsak på plass. Det vil arbeides videre med detaljer for løsningen. Utvikling av ny EVUweb vil ikke starte før StudentWeb er i full produksjon, tidligst høsten 2016. Studentmobilitet EMREX: FSAT er ansvarlig for utviklings- og standardiseringsaktivitetene i EMREX. Alle felleskomponenter for EMREX ble ferdig utviklet i god tid før sommeren 2015. FSAT fullførte første versjon av Vitnemålsbanken høsten 2015, som vil inngå i EMREX-nettverket. Parallelt med 16