EVALUERING AV BYGGEPROSESSEN VED HADELAND VIDEREGÅENDE SKOLE Oppland fylkeskommune Innlandet Revisjon IKS Rapport 2-2014 2014-414/RG
FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole» som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Oppland fylkeskommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget har ansvaret for å påse at det føres kontroll med at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (Kommunelovens 77. nr 4). Prosjektarbeidet er utført høsten 2013 våren 2014 av oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud. Forvaltningsrevisor Tove Grini har også bistått i arbeidet når det gjelder problemstilling 2 om anbudsprosessen. Utkast til rapport er sendt fylkesrådmannen til uttalelse. Svaret fra fylkesrådmannen er vedlagt rapporten. Det er gjort noen mindre språklige rettelser og teksten er litt forkortet enkelte steder i endelig rapport. Rapporten er lang og til dels detaljert. For de som kun ønsker en oversikt over hovedkonklusjonene anbefales å lese «Sammendrag med konklusjoner og anbefalinger». Hver av de fire problemstillingene er beskrevet i hvert sitt kapittel (kapittel 4-7) der det er redegjort for revisjonskriterier, datagrunnlag, revisjonens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Konklusjonene og anbefalingene fra disse kapitlene er kopiert over i sammendraget. Lillehammer, mai 2014 Reidun Grefsrud Oppdragsansvarlig revisor Innlandet Revisjon IKS Side 2
INNHOLD FORORD... 2 SAMMENDRAG MED KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER... 4 1. INNLEDNING... 9 1.1 BAKGRUNN... 9 1.2 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING... 9 1.3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 9 1.4. KILDER FOR REVISJONSKRITERIER... 10 2. METODE OG GJENNOMFØRING... 11 2.1 AVGRENSINGER... 11 2.2 METODE OG GJENNOMFØRING... 11 3. VEDTAK I FYLKESTING OG FYLKESUTVALG... 12 3.1 UTBYGGINGSVEDTAK 2005... 12 3.2 FYLKESTINGET 2007... 12 3.3 FYLKESTINGSVEDTAK 2008 OG 2009... 13 3.4 VEDTAK 2012 OG 2013... 13 4. PROBLEMSTILLING 1 KVALITETSSIKRING AV BYGGEPROSESSEN... 14 4.1 PROBLEMSTILLING... 14 4.2 REVISJONSKRITERIER... 14 4.3 PLANLEGGING OG GJENNOMFØRING AV BYGGEPROSJEKTET HADELAND VIDEREGÅENDE SKOLE.... 18 4.4 REVISJONENS VURDERINGER... 25 4.5 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER... 28 5. PROBLEMSTILLING 2 ANBUDSPROSESSEN... 29 5.1 PROBLEMSTILLING... 29 5.2 REVISJONSKRITERIER... 29 5.3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN HADELAND VIDEREGÅENDE SKOLE... 33 5.4 REVISJONENS VURDERINGER... 44 5.5 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER... 48 6. PROBLEMSTILLING 3 BRUKERMEDVIRKNING... 50 6.1 PROBLEMSTILLING... 50 6.2 REVISJONSKRITERIER... 50 6.3 BRUKERMEDVIRKNINGEN I PRAKSIS... 52 6.4 REVISJONENS VURDERINGER... 66 6.5 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER... 68 7. PROBLEMSTILLING 4 PREMISSER FOR UTFORMING AV SKOLEBYGG.... 70 7.1 PROBLEMSTILLING... 70 7.2 REVISJONSKRITERIER... 70 7.3 PREMISSER FOR SKOLEUTBYGGING... 71 7.4 ANVENDELSE AV PREMISSENE... 72 7.5 REVISJONENS VURDERINGER... 75 7.6 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER... 76 REFERANSER... 77 Innlandet Revisjon IKS Side 3
VEDLEGG 1 FYLKESRÅDMANNENS UTTALELSE... 79 SAMMENDRAG MED KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER INNLEDNING Hadeland videregående skole er en sammenslåing av Brandbu, Gran og Roa videregående skoler. Skolen er oppført i Gran sentrum og tatt i bruk til skoleåret 2012/13. Skolen er dimensjonert for 850 elever, i tillegg kommer Karrieresenter OPUS Hadeland med inntil 120 elever. Bygget inneholder også eksterne funksjoner som ny Tannklinikk for Hadeland, Folkebibliotek og Storsal i henhold til samarbeidsavtale med Gran kommune, og erstatningslokaler til Gran IL for revet klubbhus på tomta. Kontrollutvalget vedtok i sak 3/13 i møte den 13.02.13 å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole. I forbindelse med fylkestingets behandling av sak 53/13 om forliksavtalen med Veidekke Entreprenør AS i møte 15.10.13 vedtok de også å be kontrollutvalget å ta med denne saken i sitt revisjonsarbeid. PROBLEMSTILLINGER Formålet med prosjektet var å undersøke om det har vært en tilfredsstillende organisering, styring, oppfølging og kvalitetssikring av byggeprosjektet gjennom de ulike fasene. Vi har arbeidet etter følgende problemstillinger: 1. Har det vært en tilfredsstillende kvalitetssikring av byggeprosjektet gjennom de ulike faser? 2. Er anbudsprosessen gjennomført i samsvar med prosedyrekravene i lov om offentlige anskaffelser og fylkeskommunens eget kvalitetssystem? 3. Er det lagt til rette for og gjennomført en brukermedvirkning i samsvar med fylkeskommunens intensjoner og med eksisterende regelverk på området? 4. Hvordan er det tatt hensyn til vedtatte premisser for utforming av skolebygg ved planlegging og gjennomføring av utbyggingen? METODE Datagrunnlaget som ligger til grunn for vurderingene er hentet inn ved dokumentanalyse og ved intervjuer. Siden tidshorisonten vår går helt tilbake til høsten 2005 har vi valgt å legge størst vekt på dokumentgjennomgangen. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er i hovedsak hentet fra fylkestingets vedtak og fylkeskommunens kvalitetssystem for byggesaker. Når det gjelder vurderingen av anbudsprosessen i problemstilling 2 har vi i hovedsak tatt utgangspunkt i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Innlandet Revisjon IKS Side 4
KONKLUSJONER Problemstilling 1 Problemstillingen var om det har vært tilfredsstillende kvalitetssikring av byggeprosjektet gjennom de ulike faser. Med kvalitet mener vi graden av overensstemmelse mellom spesifikasjoner og oppnådde resultater. Kvalitetssikring er alle systematiske tiltak som er nødvendige for at kvalitet blir planlagt og oppnådd. Etter revisjonens vurdering har prosjektleders og styringsgruppas kontroll med kvalitet, økonomi og framdrift i hovedsak vært i samsvar med forutsetningene. Skolen stod ferdig til skolestart høsten 2012 som planlagt. Det måtte bevilges noe ekstra midler i ettertid for å dekke utgiftene til nytt sportsgolv og enkelte andre forhold, og fylkestinget måtte bevilge 6,8 mill. kroner til å dekke forlik med Veidekke AS. Alt i alt mener revisjonen likevel at en kan konkludere med at det har vært god kostnadsstyring i prosjektet. Revisjonen har ikke foretatt noen systematisk gjennomgang eller vurdering av skolens kvalitet eller av de avvikene fra kravene som ble oppdaget ved skolestart. Etter innflytting ble det oppdaget skader på gulvet i gymsalen og det var problemer med støy. Dette er problemstillinger det fremdeles arbeides med i forhold til entreprenøren. Revisjonen mener at oppfølgingen av totalentreprenøren i hovedsak har vært i samsvar med forutsetningene i prosjekterings- og byggefasen. Prosjektleder har hatt en tett dialog med styringsgruppa og prosjektet synes å være godt forankret i styringsgruppa. Byggeprosjektet er organisert i samsvar med fylkeskommunens retningslinjer og beslutninger ser ut til å være fattet i samsvar med de fullmakter som foreligger. Etter revisjonens vurdering kan et investeringsprosjekt utføres med tilfredsstillende resultat uten at alle de formelle prosedyrene følges. Revisjonen mener imidlertid at etterlevelsen av kvalitetssystemet er viktig for å ha mulighet for en systematisk oppfølging og kvalitetssikring av byggeprosjektene. I den forbindelse er det viktig å ha prosedyrer som bidrar til oversikt, dokumentasjon, etterprøvbarhet og som sikrer enhetlig praksis. Kvalitetssystemet skal også gi prosjektleder, styringsgruppa og fylkesrådmannen trygghet for at prosjektet er gjennomført i samsvar med egne retningslinjer, lovkrav mv og at avvik blir oppdaget i tide. Bruk av maler og prosedyrer vil også sikre at en rekke formalkrav blir ivaretatt. Revisjonen vil påpeke at administrasjonen ikke har fulgt egne retningslinjer og eget kvalitetssystem i dette prosjektet fullt ut, blant annet ved at kvalitetsplanen ikke er ajourført. Styringsgruppa har etter revisjonens vurdering heller ikke fulgt opp bruken av kvalitetssystemet godt nok i dette prosjektet. Problemstilling 2 Problemstillingen var om anbudsprosessen er gjennomført i samsvar med prosedyrekravene i lov om offentlige anskaffelser og fylkeskommunens eget kvalitetssystem. Innlandet Revisjon IKS Side 5
Vi har først og fremst vurdert praksis opp mot lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Fylkeskommunen har en egen innkjøpshåndbok. Siden første versjon forelå i mars 2009, var ikke denne gjeldende da anbudsprosessen startet i april 2008. Gjennomgangen viser at valg av anskaffelsesmetode og kunngjøring er i samsvar med reglene i forskrift om offentlige anskaffelser. Det er også utarbeidet konkurransegrunnlag og vurderingskriterier og metode for evaluering i tråd med regelverket. En bredt sammensatt jury har vurdert kvaliteten på bidragene. Revisjonen vurderer at dette er gjort på en saklig måte. Anskaffelsesprosessen ble komplisert og for revisjonen ser det ut til at dette dels har sammenheng med at det var vanskelig for leverandørene å tolke kravene til arealoppstilling. Klagerne påpekte også andre forhold der de mente at konkurransegrunnlaget var uklart. Revisjonen har ikke gjort egne vurderinger av alle de forholdene som er tatt opp i klagene, men mener det kan være grunn til å se nærmere på hvordan krav til dokumentasjon mv i konkurransegrunnlaget utformes for å sikre at det forstås likt av alle som deltar i konkurransen. Det er enkelte prosedyrekrav som ikke er etterfulgt i anbudsprosessen. Dette gjelder for det første vedståelsesfristen. Denne fristen angir hvor lenge leverandørens tilbud er bindende. Fylkeskommunen burde ha angitt en vedståelsesfrist i konkurransegrunnlaget, evt forlenget fristen før den gikk ut. Siden kontrakt ble inngått etter vedståelsesfristens utløp, vurderte KOFA at det forelå en ulovlig direkte anskaffelse. Revisjonen viser ellers til grunnleggende prinsipper i regelverket for offentlige anskaffelser om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet der det står at oppdragsgiver skal fortløpende sikre at de vurderinger og den dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet. Denne bestemmelsen er blant annet grunnlag for bestemmelsen om protokollplikt for anskaffelser over 100.000 kroner. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Fylkeskommunen har ikke ført anskaffelsesprotokoll i samsvar med forskriftens krav. Det finnes dokumentasjon, men den er ikke systematisert og samlet slik forskriften krever. Revisjonen mener også at fylkeskommunen burde sørget for bedre dokumentasjon av forhandlingene med leverandørene. Dette kunne også ha forebygget senere uenigheter om hva som hadde blitt uttalt av partene. Samlet sett mener revisjonen at de avvikene fra prosedyrene som vi har redegjort for bør være enkle å etterleve med litt bedre kvalitetssikring av prosessen, jfr også vurderingene i tilknytning til problemstilling 1. Innlandet Revisjon IKS Side 6
Problemstilling 3 Problemstillingen var om det var lagt til rette for og gjennomført en brukermedvirkning i samsvar med fylkeskommunens intensjoner og med eksisterende regelverk på området. Her har vi først og fremst vurdert brukermedvirkningen opp mot fylkesutvalgets vedtak om at brukermedvirkning skal vektlegges i alle faser av byggeprosessen. Det er få konkrete regler for hvordan brukermedvirkningen skal foregå. Vi har lagt til grunn at brukermedvirkningen bør organiseres slik at konkrete løsninger blir drøftet med brukerne gjennom hele planleggings- og byggeprosessen og at brukernes synspunkter skal legges fram og vurderes i beslutningsprosessen. Etter revisjonens vurdering har det vært en omfattende brukermedvirkning gjennom alle faser av investeringsprosjektet i tråd med fylkesutvalgets intensjoner. Revisjonen mener at medvirkningen har vært reell ved at brukernes synspunkter har vært lagt fram og drøftet i styringsgruppa og andre beslutningsorganer. Brukermedvirkningen er rådgivende. Brukernes ønsker må hele tiden veies opp mot rammene for prosjektet når det gjelder kostnader og fremdrift. I dette prosjektet mener revisjonen at brukerne fikk gjennomslag for vesentlige prinsipper når det gjaldt organisering i rom- og funksjonsprogrammet, mens de på den annen side måtte akseptere at skolen måtte forholde seg til fylkestingets rammer for kostnader og areal. Brukermedvirkningen ble opplevd som krevende, men nyttig av brukerne. Revisjonen mener at det er viktig med god forankring av brukermedvirkningen hos skoleledelsen, og særlig rektor og at det muligens kunne vært arbeidet noe mer med å få til dette. Organiseringen av prosessen rundt anskaffelser av inventar og utstyr var ikke god nok. Beslutninger om hva som skulle kjøpes inn dro så langt ut i tid at utstyret ble bestilt for sent til at det forelå før skolestart. Det burde vært vurdert på et mer prinsipielt grunnlag tidligere i prosessen hvilke kriterier som skulle ligge til grunn for valget mellom å kjøpe nytt og gjenbruke utstyr og hvem som skulle ha ansvaret for å gjøre disse vurderingene. Problemstilling 4 Problemstillingen var hvordan det er tatt hensyn til vedtatte premisser for utforming av skolebygg ved planlegging og gjennomføring av utbyggingen. Problemstillingen viser til fylkesutvalgets vedtak i sak 69/05 om «premisser for fysisk tilpasning av eksisterende videregående skoler i Oppland». Disse premissene er revidert i 2010, men det er fylkesutvalgets vedtak fra 2005 som er relevant ved denne utbyggingen. Grunnlaget for premissene er blant annet føringene i «Kunnskapsløftet» som ligger til grunn for arbeidet med rom- og funksjonsprogrammet. Som vi har kommentert når det gjelder brukermedvirkningen, var ikke brukerne enige i alle de føringene som lå til grunn for kunnskapsløftet. Det endelige rom- og funksjonsprogrammet er så vidt revisjonen kan se et kompromiss mellom brukernes ønsker og fylkesutvalgets føringer på enkelte områder. Innlandet Revisjon IKS Side 7
Premissene er benyttet aktivt i forbindelse med utlysningen av prosjektkonkurransen, da kvalitetskriteriene som står i konkurransegrunnlaget og som er grunnlaget for juryens vurdering av de innsendte bidragene fra konkurrentene er hentet direkte fra fylkesutvalgets premisser. Som vi har omtalt i kapittel 7 er det noen metodiske utfordringer knyttet til å anvende disse kriteriene i prosjektkonkurransen. ANBEFALINGER Revisjonen har kun undersøkt dette ene investeringsprosjektet som også går noe tilbake i tid. Det kan derfor være at rutiner og praksis er endret etter at vi gjennomførte vårt revisjonsprosjekt. Revisjonen antar at dette særlig gjelder fylkeskommunens kvalitetssystem som er under kontinuerlig utvikling. Anbefalingene gis derfor med forbehold om at fylkeskommunen selv kan ha endret praksis etter at dette byggeprosjektet var gjennomført. Med vår gjennomgang som utgangspunkt vil vi likevel anbefale følgende: Fylkeskommunens kvalitetssystem bør benyttes i alle byggesaker. For å få full nytteverdi av systemet bør styringsgruppa følge opp prosjektlederes anvendelse av systemet på et overordnet nivå gjennom prosjektperioden. Anbudsprosessen bør kvalitetssikres slik at forskriftens krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet overholdes. Dette gjelder konkret krav til anskaffelsesprotokoll og føring av referater fra forhandlingsmøter. Revisjonen anser at fylkeskommunens innkjøpshåndbok er et godt verktøy som bør benyttes aktivt også i forbindelse med investeringsprosjekter. Dette vil også sikre at formelle krav til frister og liknende blir ivaretatt. Fylkeskommunen bør vurdere hvordan brukermedvirkningen ved skoleutbygginger kan forankres på en best mulig måte hos skoleledelsen og hvilken rolle rektor skal ha i beslutningsprosessen. Fylkeskommunen bør foreta en gjennomgang av prosessen rundt utstyrsanskaffelser for å få en mer prinsipiell avklaring på hva som skal inngå av utstyrsanskaffelser i investeringsbudsjettet ved skoleutbygginger. Fylkeskommunen bør vurdere hvordan prosessen i forbindelse med vurdering av og gjennomføring av utstyrsanskaffelser skal organiseres og eventuelt utarbeide en ny rutine for dette. Revisjonen viser til at det allerede finnes en rutine i kvalitetssystemet som ikke er benyttet ved dette investeringsprosjektet. Fylkeskommunen anbefales å ta en metodisk gjennomgang av hvordan fylkesutvalgets premisser kan brukes som kvalitetskriterier i en prosjektkonkurranse på en best mulig måte. Innlandet Revisjon IKS Side 8
1. INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN Hadeland videregående skole er en sammenslåing av Brandbu, Gran og Roa videregående skoler. Skolen er oppført i Gran sentrum og tatt i bruk til skoleåret 2012/13. Skolen er dimensjonert for 850 elever, i tillegg kommer Karrieresenter OPUS Hadeland med inntil 120 elever. Bygget inneholder også eksterne funksjoner som ny Tannklinikk for Hadeland, Folkebibliotek og Storsal i henhold til samarbeidsavtale med Gran kommune, og erstatningslokaler til Gran IL for revet klubbhus på tomta 1. Arealet er ca 19.024 m2 BTA. Inklusive kostnader som påløper i 2014, er totalkostnaden på ca 630 mill. kroner, ekskl. utgifter til forliksoppgjøret med Veidekke. Fylkestinget vedtok i september 2013 å bevilge ca 6,8 mill. kroner til å dekke utgifter til forliksavtale etter rettslig stevning fra Veidekke Entreprenør AS i forbindelse med anbudskonkurransen om skoleutbyggingen. 1.2 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Kontrollutvalget vedtok i sak 3/13 i møte den 13.02.13 å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Evaluering av byggeprosessen ved Hadeland videregående skole. Saken til kontrollutvalget var basert på en foranalyse fra Innlandet Revisjon IKS. I forbindelse med fylkestingets behandling av sak 53/13 om forliksavtalen med Veidekke Entreprenør AS i møte 15.10.13 vedtok de også å be kontrollutvalget å ta med denne saken i sitt revisjonsarbeid. Kontrollutvalget vedtok å tilpasse revisjonsprosjektet til fylkestingets vedtak i møte 2.10.13. Revidert prosjektplan ble referert for kontrollutvalget i møte 20.11.13. 1.3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Utgangspunktet for revisjonsprosjektet var at utbyggingen av Hadeland Videregående skole skulle brukes som case for å undersøke om fylkeskommunen styrer og organiserer byggeprosjekter innen skole på en profesjonell måte. Formålet med prosjektet var å undersøke om det har vært en tilfredsstillende organisering, styring, oppfølging og kvalitetssikring av byggeprosjektet gjennom de ulike fasene. Det inngår en del informasjon i rapporten som ikke er brukt direkte i våre vurderinger, men der hensikten har vært å beskrive prosessen. 1 Oppland Fylkeskommune, Sluttrapport Byggesak Hadeland videregående skole, 200800060-532. Innlandet Revisjon IKS Side 9
Vi har arbeidet etter følgende problemstillinger: 1. Har det vært en tilfredsstillende kvalitetssikring av byggeprosjektet gjennom de ulike faser? 2. Er anbudsprosessen gjennomført i samsvar med prosedyrekravene i lov om offentlige anskaffelser og fylkeskommunens eget kvalitetssystem 3. Er det lagt til rette for og gjennomført en brukermedvirkning i samsvar med fylkeskommunens intensjoner og med eksisterende regelverk på området? 4. Hvordan er det tatt hensyn til vedtatte premisser for utforming av skolebygg ved planlegging og gjennomføring av utbyggingen? Problemstillingene tilsvarer de som var satt opp i prosjektplanen, med unntak av at vi har valgt å skille ut gjennomgangen av anbudsprosessen som en egen problemstilling. Det har vært nødvendig å gjøre en del avgrensinger for at prosjektet skal bli gjennomførbart. Dette er det redegjort nærmere for i kapitlet om metode og i hvert av kapitlene der vi behandler den enkelte problemstilling (kapitlene 4-7). 1.4. KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som fylkeskommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. Revisjonskriteriene i problemstilling 1 er i hovedsak hentet fra fylkestingets vedtak og fylkeskommunens kvalitetssystem for byggesaker. Når det gjelder vurderingen av anbudsprosessen i problemstilling 2 har vi i hovedsak tatt utgangspunkt i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. I problemstilling 3 har vi valgt å løfte fram temaet brukermedvirkning spesielt. Her har vi tatt utgangspunkt i fylkesutvalgets vedtak om at brukermedvirkning skal vektlegges i alle faser av byggeprosessen. Vi har også hentet kriterier fra fylkeskommunens kvalitetssystem. I problemstilling 4 er revisjonskriteriene de premissene som er vedtatt av fylkesutvalget for utforming av skolebygg i Oppland fylkeskommune. Vi har redegjort nærmere for revisjonskriteriene i kapitlene 4-7 der hver av problemstillingene er behandlet. Innlandet Revisjon IKS Side 10
2. METODE OG GJENNOMFØRING 2.1 AVGRENSINGER Prosjektet er avgrenset i tid ved at vi starter vår gjennomgang med fylkestingsvedtaket i sak 25/05 i møte 25.10.05. I denne saken vedtok fylkestinget å bygge ny Hadeland videregående skole på ny tomt i Gran sentrum. Det ble i denne saken lagt sentrale premisser for byggeprosjektet. Avgrensingen medfører at utredninger mv i forhold til valg av skolested ikke var tema for revisjonen. Revisjonen har ikke knyttet noen vurderinger til evalueringsfasen da denne ikke var avsluttet i perioden revisjonsprosjektet pågikk. Vår gjennomgang avsluttes dermed ved avslutningen av hovedprosjektet, det vil si høsten 2012. Prosjektet er avgrenset tematisk ved at enkelte temaer er holdt utenfor vår gjennomgang. Dette gjelder salg av de gamle skolene, kjøp og makeskifte av tomter, reguleringsplanarbeidet og utbyggingsavtale med Gran kommune. Vi har ikke omtalt eller vurdert etterlevelsen av HMS, plan og bygningsloven, bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår mv. Gjennomgangen er konsentrert rundt det som er skolens primærfunksjoner. Arbeidet med avtaler med eksterne (Gran kommune og Gran idrettslag) er omtalt kort, men vi har ikke gjort vurderinger av dette arbeidet. Dersom kontrollutvalget ønsker å se nærmere på avtaler med eksterne parter i forbindelse med skoleutbygginger, foreslår revisjonen at dette eventuelt følges opp i et eget prosjekt. Prosjektet er avgrenset i dybden ved at vi underveis har tatt stilling hvor dypt ned i materien vi kan gå ut fra de ressurser vi har til rådighet. Vi har forsøkt å holde oss til temaer som kan undersøkes ut fra et prosjektstyringsperspektiv eller brukerperspektiv. Vi har ikke gått inn i problemstillinger som krever spesiell byggfaglig kompetanse. 2.2 METODE OG GJENNOMFØRING Datagrunnlaget som ligger til grunn for vurderingene er hentet inn ved dokumentanalyse og intervjuer. Siden tidshorisonten vår går helt tilbake til høsten 2005, kan en ikke regne med at intervjuobjektene husker detaljert så langt tilbake. Vi har derfor lagt størst vekt på dokumentgjennomgangen. Vi har funnet relevante dokumenter i fylkeskommunens arkivsystem P360 og ved at vi har fått dokumenter fra Fagenhet Eiendom. Det har vært utfordrende og tidkrevende å skaffe oversikt over det skriftlige materialet som har vært svært omfattende. Hvilke dokumenter som er gjennomgått og hvem som er intervjuet er det redegjort for under kapitlene 4-7 for hver problemstilling og i referanselista (når det gjelder dokumenter). Prosjektet er gjennomført i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Samlet sett mener vi at den dokumentasjonen vi har fremskaffet er relevant og pålitelig nok til å svare på problemstillingene. Innlandet Revisjon IKS Side 11
3. VEDTAK I FYLKESTING OG FYLKESUTVALG Som vedlegg til fylkeskommunens sluttrapport for «Byggesak Hadeland videregående skole» er det utarbeidet et vedlegg som viser politisk behandling i forbindelse med dette prosjektet. Nedenfor har vi omtalt de vedtakene som er mest relevant i vår gjennomgang. 3.1 UTBYGGINGSVEDTAK 2005 Revisjonsprosjektet starter med Fylkestingets vedtak i sak 25/05 i møte 25.10.05 om å bygge ny Hadeland videregående skole. I tråd med fylkesrådmannens innstilling fattet fylkestinget følgende vedtak: 1. «Hadeland videregående skole samles i en bygningsmasse. 2. Hadeland videregående skole lokaliseres til ny tomt i Gran sentrum 3. Hadeland videregående skole arealdimensjoneres for 950 elever. 4. Hadeland videregående skole tilrettelegges for musikk, dans og drama 5. Hadeland videregående skole skal være et læringssenter med flest mulig fellesløsninger mellom regionen/kommunene og Oppland fylkeskommune 6. Byggesaken løses i en byggesak med start i 2007 og med ferdigstillelse i 2009. 7. Finansiering av byggesaken avklares i RHP for planperioden med vedtak i fylkestinget i desember 2005, jfr anslåtte kostnader, se kapittel 4.4 og vedlegg 9 i innstilling fra arbeidsgruppe. 8. Fylkestinget gir fylkesrådmannen fullmakt til å forberede byggesaken fram mot byggestart og føre nødvendige forhandlinger med berørte parter for å få avklart innholdet i læringssenteret, tomtevalg og avhending av ledig byggemasse, jfr Kapittel 8, 9 og 12 i innstillingen fra arbeidsgruppen. Fylkestinget ber fylkesrådmannen ta saken tilbake til fylkestinget dersom forhandlingene ikke gir ønsket resultat. 9. Fylkesrådmannen bes kontinuerlig å vurdere energiløsninger i samhandling med skolens omgivelser og i samsvar med Oppland fylkeskommunes hovedmål, jfr også regionalt handlingsprogram for Hadeland med biobrensel som eget satsingsområde.» 3.2 FYLKESTINGET 2007 Det ble lagt fram en sak for fylkestinget 19.6.2007, sak 22/07 om status. Det var utarbeidet ny fremdriftsplan der ferdigstillingen ble forlenget fra juni 2009 til august 2012. Dette skyldtes lang prosess med sentrumsplan, reguleringsplan og tomtekjøp. Fylkestinget godkjente kjøp av ny tomt i Gran sentrum. Det går fram av vedtaket at fylkesrådmannen fikk fullmakt til å gjennomføre kjøp og makeskifte av tomter, framforhandle flere fellesløsninger med aktører i regionen, gjennomføre utviklingen av funksjons- og romprogrammet, også i forhold til fellesløsninger med andre, etablere kontrakt med Gran IL om klubbhus og leieavtaler for innendørs og utendørs idrettslokaler og anlegg, Innlandet Revisjon IKS Side 12
gjennomføre reguleringsarbeid med bestemmelser og inngå utbyggingsavtale for skoletomta og området rundt med de økonomiske vederlag det vil gi. Fylkestinget ba også fylkesrådmannen vurdere muligheter for å redusere investeringskostnaden. 3.3 FYLKESTINGSVEDTAK 2008 OG 2009 Fylkestinget fikk lagt fram utkast til rom- og funksjonsprogram utarbeidet av SINTEF Byggforsk i møte 24.6.08, sak 19/08. Etter innstilling fra fylkesrådmannen fattet fylkestinget følgende vedtak: 1. «Fylkestinget tar saken til orientering 2. Fylkestinget slutter seg til forslaget om felles bibliotekløsning som beskrevet. 3. Fylkestinget godkjenner ny ramme for elevtall på 850 elever. Fylkestinget forutsetter at utbygginga prosjekteres på en fleksibel måte slik at skolen på en enkel måte kan utvides om det blir nødvendig. 4. Fylkestinget godkjenner at skolen planlegges med eget opplæringstilbud i musikk. 5. Fylkestinget godkjenner ny brutto arealramme på 18.369 m2. 6. Fylkestinget godkjenner nytt kostnadsoverslag på 591 mill. kroner pr juni 2008 7. Investeringskostnadene innarbeides i RHP og tillegges prisstigning for hvert år framover. 8. Fylkestinget anmoder om at det legges vekt på bruk av tre og prinsippet om lavenergibyggløsninger.» Status ble rapportert til fylkestinget 18.6.2009 (sak 65/09). Det går fram av saken at kostnader, fremdrift og kvalitet var fulgt opp i samsvar med fylkestingets vedtak i sak 19/08. 3.4 VEDTAK 2012 OG 2013 Det ble lagt fram statusrapport til fylkesutvalget 26.6.12, sak 123/12 der det fremgår at bygget ble overlevert 3.5.2012 som kontraktsfestet med oppstart av 4 måneders prøveperiode. Fylkesutvalget vedtok å øke kostnadsrammen med 5 mill. kroner som følge av innrapportert behov for ekstra bevilgning til utstyr. I statusrapporten til fylkestinget, sak 45/13, 11. juni 2013, ble det rapportert at byggesaken var gjennomført i henhold til tidsplanen og bygget ble tatt i bruk som forutsatt i august 2012. Fylkestinget vedtok å finansiere ombygging av disponible arealer nord for biblioteket til 3 store, separate undervisningsrom til en kostnad på 2,0 mill. kroner. Fylkestinget vedtok også å øke kostnadsrammen for inndekking av tilleggsbestillinger som anbefalt i saken, herunder utskifting av sportsgolv og diverse tilpasninger etter brukerinnspill, i alt kr 4,7 mill. Det ble også lagt fram en sak for fylkestinget (sak 53/13 i møte 15.10.13) der fylkestinget vedtok å bevilge ca 6,8 mill. kroner til å dekke utgifter til forliksavtale etter rettslig stevning fra Veidekke Entreprenør AS i forbindelse med anbudskonkurranse. Innlandet Revisjon IKS Side 13
4. PROBLEMSTILLING 1 KVALITETSSIKRING AV BYGGEPROSESSEN 4.1 PROBLEMSTILLING Vi har formulert følgende problemstilling: Har det vært en tilfredsstillende kvalitetssikring av byggeprosjektet gjennom de ulike faser? Rolstadås 2 definerer kvalitet som «graden av overensstemmelse mellom spesifikasjoner og oppnådde egenskaper». Kvalitetssikring defineres som «alle systematiske tiltak som er nødvendige for at kvalitet blir planlagt og oppnådd.» De sentrale styringsfaktorer i et prosjekt er Egenskaper og kvalitet Tid / framdrift Ressurser/økonomi Vi har lagt hovedvekten på etterlevelsen av fylkeskommunens eget kvalitetssikringssystem for å sikre at det styres mot vedtak og krav knyttet til kostnadsramme, ferdigstillelsesdato og kvalitet. Med kvalitet mener vi kvalitet slik det er vedtatt politisk av fylkesting og fylkesutvalg og gjennom de beslutninger som er tatt i forbindelse med dette byggeprosjektet. Undersøkelsen er gjennomført ved dokumentgjennomgang av styringsgruppereferater, ulike prosjektadministrative dokumenter, dokumenter fra kvalitetssystemet mv. I tillegg har vi hatt flere samtaler med prosjektledelsen. 4.2 REVISJONSKRITERIER 4.2.1 FYLKESTINGETS VEDTAK PREMISSER OG FULLMAKTER Fylkestingets vedtak i 2005 og 2008 4 angir sentrale premisser for investeringsprosjektet. Dette gjelder først og fremst dimensjoneringen av skolen med antall elever og arealramme, ferdigstillelsesdato og kostnader. Fylkestingets vedtak gir også fylkesrådmannen fullmakter i forbindelse med å forberede og gjennomføre byggesaken, føre forhandlinger med berørte parter mv. 2 Asbjørn Rolstadås (2006). Praktisk prosjektstyring 4 Omtalt i kapittel 3. Innlandet Revisjon IKS Side 14
4.2.2 FYLKESKOMMUNENS RETNINGSLINJER «BYGGEPROSESSEN AV 2004». Prosjektmodellen beskriver de viktigste forholdene ved prosjektgjennomføringen, slik som (Westhagen 2008 5 ): Faser i prosjektet Faglige og administrative oppgaver knyttet til oppstart, gjennomføring og avslutning av de enkelte fasene Milepæler, beslutningspunkter og beslutningsprosedyrer Krav til dokumentasjon og beslutningsgrunnlag. Hensikten med prosjektmodellen er i følge Westhagen blant annet å gi veiledning i hvordan prosjekter skal gjennomføres og innarbeide felles terminologi og begrepsbruk. Hensikten er også å sikre at nødvendige beslutninger blir tatt i rett tid og av de riktige organer, samt gi et verktøy for å samle erfaringer til senere prosjekter. Vi beskriver her kort byggeprosessen slik den er beskrevet i «Byggeprosessen av 2004» godkjent i FRsak 176/04 6. Vi oppfatter denne rutinebeskrivelsen som fylkeskommunens overordnede prosjektmodell. Faseinndeling «Byggeprosessen av 2004» innebærer en oppdeling av byggeprosjekter i følgende 4 faser: Fase 1 Forstudie. Behovsbeskrivelse, drøfting av løsninger mv Fase 2 Skisseog forprosjekt Fase 3 Hovedprosjekt Detaljprosjektering og bygging Fase 4 Evaluering Drift, reklamasjonstid og evaluering Hver fase organiseres som et eget selvstendig prosjekt. Ut fra de avgrensingene vi har gjort, omtaler vi her forprosjekt- og hovedprosjektfasen. Innholdet i forprosjekt- og hovedprosjektfasene Ifølge «Byggeprosessen av 2004» skal det utarbeides prosjektplan for både forprosjektet og hovedprosjektet. Målet med forprosjektet er å utvikle funksjons- og romprogram og vise de beste løsningene med angitt kvalitet, kostnad og framdrift. Målet med hovedprosjektet er å detaljplanlegge og gjennomføre byggearbeidene med angitt kvalitet, kostnad og framdrift. Forprosjektet skal blant annet inneholde valg av entrepriseform, funksjons- og romprogram, tegninger av prosjektet og prosedyre for innkjøp av inventar, utstyr og kunstnerisk utsmykking. 5 Harald westhagen, Prosjektarbeid, Utviklings- og endringskompetanse. 2008. 6 Rutinebeskrivelsen er senere revidert 10.5.10. Revisjonen innebærer ikke omfattende endringer. Innlandet Revisjon IKS Side 15
Hovedprosjektet skal inneholde all detaljprosjektering, gjennomføring av byggearbeidene, oppfølging og kontroll av utførelsen, overtakelsesforretning og sluttrapport med evaluering. Organisering roller og ansvar ifølge «Byggeprosessen av 2004» Fylkesutvalget og fylkestinget er prosjekteier 7. Etter hver fase er det et beslutningspunkt der fylkesrådmannen, fylkesutvalget og/eller fylkestinget gjør vedtak om eventuell videreføring av prosjektet. Det er fylkesrådmannen som avgjør om prosjektet skal fremmes for politisk behandling. Etter fase 2, med utarbeidelse av forprosjekt, fastsettes endelig ramme og godkjenning av igangsetting av byggesaken. Etter fase 3, med gjennomføring av detaljprosjektering og bygging behandles sluttrapport og byggeregnskap med avsetning av beløp til garantiarbeider og avslutning av byggesaken godkjennes. Fylkesrådmannen er prosjektansvarlig, dvs har det overordnede ansvaret for all administrativ behandling av byggesaken. Fylkesrådmannen gir mandat og oppnevner styringsgruppe, prosjektgruppe, prosjektansvarlig og prosjektleder. De berørte virksomheter og fagenheter frigir ressurser til deltakelse i prosjektet. Prosjektorganisasjonen oppnevnes på nytt for hver fase. Ved oppnevning av prosjektorganisasjonen skal hver rolle gis mandat og fullmakt for sitt arbeid. Byggesaken styres av en styringsgruppe ledet av fylkesrådmannen. Styringsgruppa (SG) består ellers av leder for aktuell fagenhet (f.eks videregående opplæring), leder for fagenhet Eiendom og hovedverneombudet. SG har en fast sammensetning og møtes en gang pr måned. SG har ansvar for gjennomføring av byggesaken innenfor de rammer som er satt. I forprosjektfasen skal SG blant annet velge entrepriseform og engasjere aktuelle rådgivere og entreprenører for utarbeidelse av forprosjektet. I hovedprosjektfasen skal SG igangsette byggearbeidene. SG vedtar også sluttrapport etter fase 3. Fylkesrådmannen oppnevner ei prosjektgruppe som minimum består av representant fra aktuell fagenhet, leder av aktuell virksomhet, tillitsvalgt fra virksomheten og prosjektleder 8. Prosjektgruppa har det faglige ansvaret for å beskrive funksjoner og behov som underlag for løsninger i forprosjektfasen og i hovedprosjektfasen. Prosjektleder (PL) oppnevnes av fagenhet Eiendom. PL legger fram saker for styringsgruppa og leder og gjennomfører prosessen. PL fører løpende kontroll med kvalitet, økonomi og framdrift og varsler styringsgruppa om eventuelle avvik. PL er saksbehandler for administrativ og/eller politisk behandling. 4.2.3 KVALITETSSIKRING OG -KONTROLL Fylkeskommunalt eiendomsforum (FEF) Fagenhet Eiendom er medlem i Fylkeskommunalt Eiendomsforum (FEF). Dette er et samarbeid mellom landets fylkeskommuner. Gjennom samarbeidet har Eiendom tilgang på en databank med 7 I den nyeste versjonen står det at Fylkesrådmannen er prosjekteier. 8 Ifølge «Byggeprosessen av 2010» skal hovedverneombud fra virksomheten også delta Innlandet Revisjon IKS Side 16
oppdaterte dokumenter. Dette dreier seg om lover og forskrifter og ulike styringsdokumenter, sjekklister, maler osv. Innholdet i denne databanken er en del av fagenhetens kvalitetssystem. Noen av dokumentene er felles for alle fylkeskommunene, mens andre dokumenter er utarbeidet eller tilpasset spesielt av og for Oppland fylkeskommune. Systemet kan benyttes på ulikt vis i ulike typer prosjekter. I «Byggeprosessen av 2004» er det ikke henvist direkte til dette systemet, det er kommet inn fra endringen i 2010. Siden fagenhetsleder for Eiendom opplyser at systemet i hovedsak er benyttet i forbindelse med byggeprosjektet Hadeland videregående skole mener vi at vi kan legge dette til grunn. Kvalitetsplan (KS-plan) I denne revisjonen har vi ikke undersøkt etterlevelsen av alle enkeltprosedyrer og maler i kvalitetssystemet. Vi mener kvalitetsplanen (KS-planen) er et vesentlig dokument og har derfor beskrevet den nærmere. Fra kvalitetssystemet har vi hentet «Veiledning i bruk av FEF-kvalitetsplan for byggesaker», som er sist revidert 26.2.07 (vei102.doc). Av dette dokumentet går det fram at KS-planen er et dokument som beskriver tiltak, ressurser og rekkefølgen av aktiviteter som gjennomføres av byggherren i en byggesak. KS-planen skal sikre at kvalitet oppnås. Med kvalitet menes overensstemmelse med kravene, dvs at kvalitet er oppnådd når produktet er blitt slik en på forhånd har definert at det skal være. KS-planen skal sikre at fylkeskommunens byggeprosjekter gjennomføres på en enhetlig måte basert på godkjente prosedyrer og maler 9. KS-planen er bygget opp med word-dokumenter som skal lastes ned etter hvert som de benyttes i byggesaker. Planen vil gi oversikt over dokumentene tilhørende byggesaken fra og med behovsutredning til og med reklamasjonstid og drift. Det er utarbeidet en mal, dvs en sjekkliste med dokumenter som det kan være aktuelt å laste ned. Malen inneholder linker til dokumenter vedrørende organisering og styring av byggeprosessen, HMS og etisk handel. Det er maler for prosjekteringsanvisninger og arbeidsbeskrivelser for ulike roller. Her ligger det også en mal for prosjekt-administrativ håndbok (PA-bok). Kvalitetskontroll oppfølging av byggeprosjektet Ifølge «Byggeprosessen av 2004» er det prosjektleder som har ansvaret for å føre løpende kontroll med kvalitet, økonomi og framdrift. Revisjonen legger til grunn at et viktig redskap for denne oppfølgingen er kvalitetsplanen og de dokumenter, sjekklister med videre som er en del av fylkeskommunens kvalitetssystem. Styringsgruppa har det overordnede ansvaret for gjennomføringen av prosjektet. Det står ikke noe konkret i «Byggeprosessen av 2004» hvordan styringsgruppa skal følge opp at prosjektet gjennomføres i tråd med kvalitetssystemet. Revisjonen mener likevel at det er rimelig å forutsette at styringsgruppa har et ansvar for å påse at prosjektleder baserer gjennomføringen av prosjektet på godkjente prosedyrer og maler i tråd med kvalitetssystemet. 9 Videreutvikling og vedlikehold av kvalitetssikringssystem for byggesak basert på www.fef-kvalitetsplan.no. Orgbeskr.doc, datert 10.02.10. Innlandet Revisjon IKS Side 17
Oppfølging av totalentreprenør Oppdragsgivers kontroll med prosjekteringen og utføringen av byggearbeidene er avhengig av valgt entreprisemodell. Som vi har omtalt i avsnitt 4.3 er det i dette prosjektet valgt en totalentreprisemodell. Ved totalentreprise har totalentreprenøren ansvar for å levere ferdig bygg til avtalt kvalitet, tid og kostnad. Totalentreprenøren har ansvaret for å koordinere og lede prosjekteringsarbeidet og byggearbeidet og har ansvaret for å engasjere og følge opp underleverandørene. Revisjonen legger til grunn at prosjektleder har et ansvar for å kvalitetssikre at funksjonskravene i konkurransegrunnlaget og rom- og funksjonsprogrammet blir ivaretatt i entreprenørens prosjektering i samspillperioden (før endelig entreprisekontrakt er undertegnet). I byggeperioden er prosjektleders rolle først og fremst å følge med på at fremdrift er i henhold til kontrakten. 4.2.4 OPPSUMMERING REVISJONSKRITERIER: Revisjonskriteriene skal være utledet av autoritative kilder og være gyldige for revidert enhet. En utfordring når det gjelder gyldighet er at de interne retningslinjene og kvalitetssystemet har endret seg i den perioden investeringsprosjektet har pågått. Vi har så godt det lar seg gjøre lagt til grunn den versjonen av retningslinjer og kvalitetssystemet som vi har oppfattet var gjeldende mens investeringsprosjektet pågikk. Et annet spørsmål er om vi kan si å ha utledet våre revisjonskriterier fra autoritative kilder siden interne retningslinjer og kvalitetssystemet ikke er vedtatt politisk. Kvalitetssystemet er utviklet i samarbeid med andre fylkeskommuner og kan sies å gi uttrykk for en «beste praksis tilnærming». Revisjonen mener derfor at det gir mening å bruke dette systemet som utgangspunkt for en vurdering av praksis. Oppsummert legger revisjonen følgende til grunn for sine vurderinger: Byggeprosjekter skal gjennomføres innenfor de rammer og fullmakter som fylkestinget har gitt når det gjelder framdrift, økonomi og kvalitet. Byggeprosjektet Hadeland Videregående skole skal organiseres og styres i samsvar med «Byggeprosessen av 2004». Gjennomføringen av byggeprosjekter skal baseres på godkjente prosedyrer og maler i henhold til fylkeskommunens kvalitetssystem. 4.3 PLANLEGGING OG GJENNOMFØRING AV BYGGEPROSJEKTET HADELAND VIDEREGÅENDE SKOLE. 4.3.1 GJENNOMFØRING, KOSTNADER OG KVALITET Gjennomføring Byggeprosjektet ble ferdigstilt til skolestart i august 2012 som planlagt. Endelig rom- og funksjonsprogram var ferdig i juli 2008 etter at fylkestinget hadde hatt sak om rammer for byggeprosjektet opp til ny behandling i sak 19/08. Anbudskonkurransen - fase 2 var Innlandet Revisjon IKS Side 18
ferdig og samspillkontrakt ble underskrevet 25.9.09. På grunn av klagene tok gjennomføring av prosjektkonkurransen lenger tid enn planlagt. Prosjekterings-/samspillfasen foregikk fram til endelig totalentreprisekontrakt ble underskrevet 10.6.10. For å sikre at bygget skulle stå ferdig til skolestart ble det inngått midlertidig avtale med Opplandbygg slik at de kunne starte med grunnarbeidet før prosjekteringen var ferdig. Kostnader I fylkeskommunens sluttrapport for hovedprosjektet 10 er det vedlagt en oversikt som viser at byggeregnskapet pr 31.12.2013 var belastet med 628,2 mill. kroner. Dette er 1,4 mill. kroner utover bevilget ramme. I tillegg påregnes det utgifter for ca 1,6 mill. kroner i 2014. Det er derfor lagt fram en sak for fylkestinget til deres møte 28.4.14 med forslag om en budsjettjustering på 3 mill. kroner til å dekke disse kostnadene. I sluttrapporten vises det til at denne overskridelsen på 3 mill. kroner utgjør 0,5 % av totalbudsjettet. Utgifter til forliket med Veidekke på 6,7 mill. kroner er ikke medregnet i byggeregnskapet. Bevilget kostnadsramme i sak 19/08 var 591 mill. (2008) kroner. Etter dette er det bevilget følgende: FU-sak 123/12 til utstyr 5,0 mill. kroner FT-sak 45/13 til sportsgolv og undervisningsrom mv 6,7 mill. kroner Resten av differansen mellom regnskapet og bevilgning i sak 19/08 skyldes prisstigning og salg tomt til Tema Eiendom AS. Kostnadene til inventar og utstyr er inkludert i byggeregnskapet. Det var opprinnelig lagt inn en kostnadsramme på 32,5 mill. kroner til inventar, utstyr og kunst mens faktiske kostnader ble på 74,6 mill. kroner 11. Det viste seg vanskelig å holde seg innenfor denne rammen og styringsgruppa/fylkesrådmannen bevilget ytterligere midler ved å ta av reserveposten. Det ble også bevilget 5 mill. kroner til utstyr av fylkesutvalget i deres møte i juni 2012. Kvalitet samsvar med kravene. Vi har omtalt arbeidet med å implementere fylkesutvalgets vedtatte premisser for skolebygg i byggeprosjektet i kapittel 7. Revisjonen har ikke gjort noe systematisk forsøk på å beskrive skolens «kvalitet» eller eventuelle avvik fra «kvalitetskravene», men har kort omtalt noen av de forholdene som dukket opp ved skolestart i 2012. Ved skolestart viste det seg at elevene kom til mangelfullt innredede lokaler 12 og at det var problemer med støy. Støyproblematikken gjaldt spesielt Musikk, dans og drama (MDD) der det viste seg at det var støysmitte til tannlegene som holder til i etasjen over. Det var også problemer med støy i idrettshallen og verkstedene. Når det gjelder MDD sier prosjektleder til revisjonen at det under prosjekteringen har vært et samarbeid med musikkfaglig rådgiver engasjert fra Hedmark og Oppland 10 Byggesak Hadeland videregående skole sluttrapport Hovedprosjekt (200800060-532).. Lagt fram for FU 8.4.14 og FT 28.4.14 11 Økonomioversikt som er vedlegg til FT-sak 45/13 i møte 11.6.13. 12 Anskaffelser av inventar og utstyr er omtalt i kapittel 6. Innlandet Revisjon IKS Side 19
musikkråd og at prosjekteringen har vært basert på forskrifter. Ifølge prosjektleder var det ingen som hadde forutsett de problemene som oppstod. Støy var også et tema i forbindelse med prosjektering av bibliotekløsningen og det var diskusjoner som gikk på hvilke lydkrav som skulle stilles. Prosjektledelsen jobbet under prosjekteringen sammen med arkitekt og akustiker for å få arealene best mulig lydmessig avskjermet uten å ødelegge åpenheten, lysinnfallet og det arkitektoniske uttrykket. Det ble vist til at et viktig mål fra fylkestinget var bruk av tre og utvikling av innovative løsninger på tre og energi, og det ble lagt vekt på åpen arkitektur med synlige fagverksdragere i limtre/stål og gjennomgående lys fra store glassflater i tverrfasadene 14.I en rapport fra akustiker 15 ble det vist til at lydisolasjonen mellom rommene på biblioteket ville bli sterkt redusert på grunn av den løsningen som ble valgt og at løsningen satte begrensninger på bruken av lokalene til undervisning. Det går fram av referater 16 at styringsgruppa var innforstått med de lempninger på anbefalte lydkrav som ble drøftet med totalentreprenøren. Det er i ettertid lagt lydhimling over møterom og lederkontor på biblioteket. Det ble behov for ekstrabevilgninger fra fylkestinget for å skifte idrettsgulvet på grunn av skader på parketten og til enkelte andre tiltak. I fylkeskommunens sluttrapport står det at erfaringer i første driftsår har gitt utfordringer som har medført finansiering av ekstra tiltak, og det gjenstår enda å fullføre endringer og tilpassinger for tilfredsstillende drift blant annet mht styring av tekniske anlegg. Det vises også til at det foregår vurderinger av akustikk- og lydisolasjonsproblematikk i diskusjon med totalentreprenøren og i samarbeid med bedriftshelsetjenesten som vurderer helse-, miljø og sikkerheten ved skoledriften. 4.3.2 AVTALER MED EKSTERNE Fylkestinget vedtok i sak 25/05 under pkt 5: «Hadeland videregående skole skal være et læringssenter med flest mulig fellesløsninger mellom regionen/kommunen og Oppland fylkeskommune.» I vedtaket fikk fylkesrådmannen også fullmakt til å føre nødvendige forhandlinger med berørte parter for å få avklart innholdet i læringssenteret, tomtevalg og avhending av ledig bygningsmasse. I vedtaket 19.6.07 ga fylkestinget fylkesrådmannen fullmakt til å fremforhandle flere fellesløsninger med aktører i regionen, å gjennomføre utviklingen av rom- og funksjonsprogrammet, også i forhold til fellesløsninger med andre, å etablere kontakt med Gran idrettslag om klubbhus og leieavtaler for innendørs og utendørs idrettslokaler og anlegg. Ifølge fylkeskommunens sluttrapport for hovedprosjektet, er det inngått følgende leieavtaler i Hadeland videregående skole: Oppland fylkeskommune er leietaker i Gran idrettspark, der Gran idrettslag er utleier. Gran idrettslag er leietaker i idrettshallen 14 Notat for forberedende drøfting til prosjektgruppemøte nr 60. 11.8.11. 15 Akustikk-notat 17.6.2011 fra Berg Knudsen AS. 16 Henholdsvis 21.6.11 og 22.8.11 Innlandet Revisjon IKS Side 20