Referat fra styremøte i Nmf Oslo. 3. november 2014

Referat fra styremøte i Nmf Oslo 3. november 2014 Tilstede: Vivian Amundsen (VA), Elisabeth Holven (EH), Eman Majid (EM), Vibeke Risvold (VR), Fatemeh Zangeneh (FZ), Øyvind Rustan (ØR), Tord Øverås (TØ), Line Stensland (LS), Synne Lofstad (SL), Emma Lengle (EL), Iris Porturas(IP). Fraværende: Hilde Andrea Soløst (HS), Eric Tande(ET). SAK 1 Godkjenning av møteinnkallelse og referat Styret godkjenner møteinnkallelse og referat fra forrige styremøte. SAK 2 Valg av referent og ordstyrer Forslag til referent: EM. Forslag til ordstyrer: EH. Forslagene blir godkjent av styret. SAK 3 - ABCD LEDER(VA): A = actions done: -Deltatt på: o o o o TVK3 Prosjektkveld Debatt arrangert av Oslo Legeforening: Campus Oslo fleip eller fakta Tropemedisinkurs

- Arrangert det første møtet til One Health hvor studentrepresentanter som studerer veterinærmedisin, juss og helseledelse deltok. Under møtet ble det lagt planer om å arrangere en One Health Kongress en gang på våren 2015 hvor temaet er «mat». -Utarbeidet et skriv som omhandler samtidighetskonflikten til hospitering i samarbeid med Nmf Oslos grunnutdanningsansvarlig, leder til Nmf utland og Trondheims nasjonalt ansvarlig -Sendt inn en rekke saker til Æsculap -Ryddet kontoret på Rikshospitalet -Kontaktet MedLink angående signering av kontrakt B = benefits - Da er vi i gang med planleggingen til neste års One Health - Alle av Nmfs medlemmer får lik mulighet til å hospitere i Norge - Økt oppmerksomhet om arbeidet til Nmf Oslo C = concerns -Samtidighetskonflikten til hospiteringssaken ikke blir løst - Om MedLink signerer kontrakten D = do next -Skrive høringssvar til nasjonalt styre -Begynne skikkelig med planleggingen av One Health -Begynne planleggingen av Nmf Oslos Allmøte -Følge opp MedLink angående signering av kontrakt NESTLEDER(EM): -Vært på styremøte til Legeforeningens Regionsutvalg og Helse Sør-Øst -Vært på møte med One Health Weekend styret -Hatt kontortid på Nmf kontoret og begynt så smått å rydde -Vært på TVK3 -Skrevet og redigert referat for styremøte 2. oktober

-Styremøte for Legeforeningens Regionsutvalg og Helse Sør-Øst var veldig spennende og gjennomgangen av SINTEF-rapporten gav et godt innblikk i hvordan situasjonen for Helse Sør-Øst er per dags dato. Har blitt bedre kjent med fremtidige planer for utbygging, både i og utenfor Oslo. -Blitt bedre kjent med One Health Weekend styret og lagd planer for videre tverrfaglig samarbeid. -Foreløpig ingen concerns. -Danne facebookgruppe for One Health Weekend styret og skrive referat for møtet. Arrangere og planlegge neste møte sammen med VA. NASJONALT STYREREPRESENTANT 2014(EH) -Holdt opplæring i arbeidslivsvervet på TVK3. - Skypemøte med arbeidslivskomiteen. Arbeidslivskomiteen jobber særlig med etterarbeid etter spørreundersøkelsen blant nyutdannede leger, oppfølging av Hdirs statusrapport fra turnusordningens 3. søkerrunde og begynnende arbeid med arbeidslivsportal. -Følger opp arbeid med turnusundersøkelsen til Legeforeningen. - Deltatt på møte i forhandlingsutvalget Spekter med gjennomgang av resultat og prosess av årets forhandlinger. Følger opp arbeid med forhandlinger videre. - Søkt om midler til seminar- og arbeidshelg i februar for arbeidslivskomiteen. - Laster opp filer og planlegger opplæring i datasystem for arbeidslivskomiteen på GUK. - Svarer på henvendelser om arbeidsliv fra tillitsvalgte og andre Nmf-medlemmer. - Møte med Anne Marie Tessem for planlegging av tverrfaglig workshop og skrevet invitasjon til det. -Det meste arbeidet er «on track». Det er mye spennende som skjer for tiden.

-Jeg er bortreist store deler av november og er avhengig av å få gjort mye arbeid før jeg drar samt delegere bort oppgaver. -Promotering av Tverrfaglig workshop. -Fortsette arbeidet i arbeidslivskomiteen. -Deltar på FINO, GUK og Prosjekthelgen. -Arrangere tverrfaglig workshop. -Begynne arbeid med arbeidsrapport for året og forberede overgangshelg i desember. ØKONOMIANSVARLIG(FZ): - Deltatt på TVK3 -Endret på budsjett/regnskapets oppsett slik at det kommer tydeligere fram hva vi bruker penger på. -Oppdatert regnskap mtp kvartalsrapporten - Lagd et forslag til et revidert budsjett (2014) - Nmf Oslo har penger igjen og det er ikke altfor mye. - Oppdaget at ting blir borte fra postkassen på Rikshospitalet. Refusjonsskjema som har blitt levert der, er kommet på avveie. Inntil videre bør alt leveres i postkassa på PK. - Delta på GUK - Sende inn refusjonsskjema - Finne ut hva jeg skal gjøre med de bortkomne refusjonsskjemaene. - Få det reviderte budsjettet vedtatt på styremøtet. ARBEIDSLIVSANSVARLIG(VR) - Deltatt som delegat på TVK3 - Skypemøte med arbeidslivsgruppa - Planlegging og div arbeid med arbeidslivsgruppa (henvendelser, undersøkelser, informasjon)

- Hatt åpent kontor - Deltatt på tropemedisinkurset - Det er fortsatt veldig mye som skjer på arbeidslivsfronten og vi har mye spennende å jobbe med framover - Resultatene fra de siste arbeidsundersøkelsene viser at det fortsatt er mye å ta tak i her - Delta på GUK - Arrangere informasjonsmøte om lisens for 8. og 9. semester 25. november - Div arbeid med arbeidslivsgruppa GRUNNUTDANNINGSANSVARLIG(SL): - Skrevet en uttalelse fra Nmf Oslo om hospitering. - Begynt å diskutere med MFU og MSU hvordan vi kan kartlegge hva medisinstudenter synes om en eventuell nasjonal eksamen. - Mentor: mailet med ulike mentorer og studenter som har ønsket mentor. Jeg holder nå på med å starte opp en ny gruppe. - Generelt sendt/lest mye mail fra ulike personer. - Føler meg mye mer i gang med vervet mitt. - Alle som har ønsket mentor tidligere, men av ulike grunner ikke fått, har nå fått tilbud. - Fått kontakt med flere mentorer og hørt litt hva de synes om ulike ting. - Føler litt at jeg bruker mer tid på å lese/forfatte mailer enn jeg bruker på vervet. - Delta på GUK - Finne ut med MSU og MFU hva vi skal gjøre med nasjonal eksamen og kartlegging. - Reklamere for mentorordningen - Begynne å kartlegge praksisen medisinstudenter i Oslo gjør over lengre tid på små sykehus - Prøve å få tak i de siste mentorene - Prøve å skaffe flere mentorer PR- OG WEBANSVARLIG(LS)

- Deltatt på TVK3 - Skrevet og sendt ut nyhetsbrev (3.nov) - Begynt arbeidet med tavlen - Hatt åpent kontor - Oppdatert hjemmesidene - Virker som folk på 1.modul begynner å få øynene opp for Nmf - Får ikke endret navnet på facebook-gruppen til Nmf Oslo - Få orden på tavla (Etter FINO) - Få tatt noen sample bilder vi kan bruke på hjemmesidene PROSJEKTANSVARLIG(TØ): -Avholdt prosjektkveld. -Rekruttert medlemmer til eventgruppa. -Hatt to møter med eventgruppa, der vi har planlagt arrangementer for resten av kalenderåret. -Selv om det ikke var så mange oppmøtte på prosjektkvelden, virket det som de fleste var fornøyde med innholdet. Det er mange som har engasjert seg i etterkant, spesielt i eventgruppa og UAEM. Fint at eventgruppeballen har begynt å rulle og å være ferdig med oppstartsfasen. -Jeg håper noen fra eventgruppa eller styret har lyst til å delta på prosjekthelgen i Bergen. Jeg bestemte meg for å være med på revyen i stedet, men det var ikke noe lett valg. -Delta på FINO.

-Gjennomføre planlagte arrangementer, i første omgang Diabetesdagen 14. november. KURSKOORDINATOR(ØR): - Avholdt tropemedisinkurs, laget evalueringsskjema og sett på resultatene fra disse. - Fått bekreftet kursarrangører for idrettsmedisin til våren og funnet flere ivrige kursmedhjelpere - Hatt handover med Sara, fått bedre innsikt i vervet - Veldig vellykket tropemedisinkurs! Kan bruke resultatene fra evalueringsskjemaene til å gjøre det bedre - På god vei til å få en gruppe med kursarrangører/kursmedhjelpere for kurs til våren - Vet mer om vervet, hva som forventes og litt om hvordan man burde planlegge - Ingen store concerns - Kursmappene vi får fra legeforeningen vil utgå, dvs. at vi må få de fra et annet sted - Finne kursarrangører for Farmakologi- og Pleieassistentkurs - Finne kursarrangører for Farmakologi- og Pleieassistentkurs til våren - Se på muligheten til å arrangere et par nye kurs til våren - Promotere for og avholde Farmakologikurs - Delta på FINO 2014 FORSKNINGSUVEKSLINGSANSVARLIGE: HS: -Har vært i kontakt med Arild Njå om han kan ta imot en student. Snakket med ham senest i dag(03/11) og han lovet å gi tilbakemelding veldig snart. Har prøvd å finne noen som ville fortelle om utvekslingen sin i morgen, uten hell. -Vi har fått tak i en del forskere og mitt inntrykk er at interessen for utveksling er voksende. -Jeg er midt i en flytteprosess og er veldig stresset.

-Er også bekymret for om vi finner nok forskere i tide. -Skal fortelle om utvekslingen min på møtet i morgen. -Finne forskere EL: - Kontaktet mange forskere for å se om de er interessert i å ta imot studenter. - Planlagt utvekslingskveld med IP og ET - Stått på stand med IP for å promotere utveksling -Mange er interessert i forskningsutveksling og har spurt meg om det! Har kommet ganske godt inn i vervet. -Vi må finne flere forskningsprosjekter, særlig innenfor klinisk forskning. Vanskelig å få kontakt med de. -Utvekslingskveld på tirsdag. -Fortsette å kontakte forskere. KLINISKUTVEKSLINGSANSVARLIGE: ET: -Planlagt utvekslingskveld med forskningsutvekslingsansvarlige. -Hengt opp promo på Blindern. -Mange attending på event for utvekslingskveld. -Klare å spre ordet om søknadsfristen til høyere kull som ikke er på PK. -Utvekslingskveld på tirsdag. IP:

-Planlagt utvekslingskveld med forskningsutvekslingsansvarlige. -Hatt stand for å promotere utveksling. -Mange attending på event for utvekslingskveld. -Klare å spre ordet om søknadsfristen til høyere kull som ikke er på PK. -Utvekslingskveld på tirsdag SAK 4 - TVK3: -Inntrykk og erfaringer: Styret i Nmf Oslo diskuterer opplegget på Tillitsvalgt Kurs 3 (TVK3). Oppsummert mener Nmf Oslo at nasjonalt styre i Nmf gav god informasjon om de ulike vervene på TVK3, det var god kvalitet på opplæring og bra sosialt arrangement. Oversikt over programmet på TVK3- helgen burde gis ut tidligere, slik at medlemmer av styret får muligheten til å forberede seg. Det diskuteres om det var kanskje litt for mye på programmet og at det burde være et evalueringsskjema eller tilbakemeldings mulighet. I tillegg burde det ligge ved ordforklaring på begreper og navn slik som «Spekter», etc. -Personlige mål: Misjon og visjon. Styret i Nmf Oslo skriver sine visjoner og mål for året på to ark og dette lagres i en tidskapsel som åpnes om et år. SAK 5 - Økonomi -Forslag til revidering av budsjett: Post 5150 (personalkostnader) og 5160 (transaksjonskostnader) er fjernet. Beløpene kommer under Drift av lokallaget og fordeles på 5120 (møteutgifter) og 5100(se budsjettet for nærmere forklaring). Post 5430 (TVK1) er fjernet. Forslaget om at revidert budsjett skal erstatte det tidligere budsjettet ble enstemmig vedtatt av styret.

-Nmf Oslo har 77 000kroner til gode på årsbudsjettet sitt. Trukket fra løpende utgifter(kurs, arrangement, etc) for november og desember gir dette fortsatt ca.50 000 kroner som kan brukes innen 2014. Lokallaget får beskjed om å tenke til neste styremøte hva pengene kan brukes på. Eventuelle forslag er som følger: -Juleverksted for Nmf-medlemmer (ca.10-15 000kroner) -Promomateriell (20 000kroner) -Genser til Nmf-medlemmer (4000kroner) -Matkort til forskningsutveksling (3000kroner) -Stetoskop til vervepremie(2000kroner) -Postkasse + lås til Nmf-kontoret på PK (200kroner) -TV-skjerm til Nmf-kontoret på Riks (2000kroner) -Tekoker/Vannkoker (500kroner) -Kanner (500kroner) -(nøkkelkort) -(journalkort) -Arrangering av juleverksted: Det ble enstemmig vedtatt at det skal arrangeres juleverksted for Nmf-medlemmer. Det dannes en juleverkstedskomite som består av: VR, TØ, FZ, ØR. EH blir leder av komiteen. Det ble vedtatt at det skal settes av 15 000 kroner til dette arrangementet. (9 stemmer for, 2 stemmer mot forslaget) -Søknad om reisestøttegaranti til FINO 2014 for ØR, TØ og LS: Det ble enstemmig vedtatt at det ikke skal gis reisestøttegaranti for ØR, TØ eller LS for FINO 2014. Det skal sendes bekymringsmelding til nasjonalt styre i Nmf fordi dette er et arrangement i regi av det nasjonale styret. Refusjonstaket for dette arrangementet må heves nasjonalt, penger bevilget til lokalt styre skal ikke brukes på dette. SAK 6 - Behandling av høring fra Nmf nasjonalt «Organisatorisk omstrukturering av NMF» Dagens delegatfordeling i Nmf ble vedtatt av landsmøtet i Bergen mars 2014 og er som følger:

«Vedtekt 3.4 Antall delegater er fastsatt slik: Bergen: Oslo: Tromsø: Trondheim: Utland: Nasjonalt styre: 4 delegater 4 delegater 4 delegater 4 delegater 4 delegater 7 delegater Totalt 27 delegater. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Hver delegat har en stemme. Nasjonalt styre har ikke stemmerett i saker som angår regnskap og årsmelding.» Nasjonalt styre har etter behandling under styremøte i Tromsø valgt å fremme flere forslag til høring blant lokallagene. Ved styremøte for Nmf Oslo 03.11.14 er det 11 stemmeberettigede tilstede, antall stemmeberettigede er fulltallige. Nmf Oslo vedtar enstemmig forslag nummer 2 til høring. Forslaget lyder som følger: «Forslag nummer 2 Vedtekt 3.4 Antall delegater er fastsatt slik: Oslo: Tromsø: Trondheim: Bergen: 5stk 5stk 5stk 5stk Utland: 5stk Totalt antall delegater er 25. Hver delegat har én stemme.» Problemstillinger til debatt: 1.Bør lokallagene kunne velge sin representant til nasjonalt styre som stemmeberettiget delegat?

8 stemmer for at nasjonalt styrerepresentant i lokallaget bør ha muligheten til å stille som delegat. 3 stemmer mot dette forslaget. Ingen avholdende. Nmf Oslo vedtar at nasjonalt styrerepresentant i lokallag skal ha muligheten til å stille som delegat. a. Bør nasjonal leder og internasjonal leder ha stemmerett ved landsmøte? 8 stemmer mot at nasjonal leder og internasjonal leder skal ha stemmerett ved landsmøte. 2 stemmer for. 1 avholdende. Nmf Oslo vedtar at leder for nasjonalt styre i Nmf og internasjonal leder ikke automatisk skal ha stemmerett ved landsmøte. Derimot skal de ha mulighet for å stille som delegat og vil ha stemmerett hvis de velges. b. Forslag til ny vedtekt 5.11: «Medlemmer av Nasjonalt Styre kan ikke velges som delegater til foreningens landsmøte Se punkt a (ovenfor). Styret i Nmf Oslo er for at alle medlemmer av Nasjonalt Styre i Nmf skal ha muligheten til å stille som delegat. 2. Bør komiteledere kunne velges som lokallagets delegater? 10 stemmer for at nasjonal komiteleder skal ha mulighet til å stille som delegat. 1 avholden. Styret vedtar at nasjonal komiteleder skal ha muligheten til å velges som lokallagets delegat. 3. Hvem er valgbare til verv i foreningen? Styret er enig om at alle Nmf- medlemmer skal ha muligheten til å stille til verv i foreningen. 4.Hvor mange delegater bør det sendes totalt til landsmøtet? Dette punktet har blitt diskutert ovenfor. Forslag 2 (5 delegater fra hvert lokallag) ble enstemmig vedtatt av styret i Nmf Oslo. SAK 7 Grunnutdanningskonferanse(GUK) og GA i Tyrkia Nmf Oslo utlyser 3 plasser til GUK i nyhetsbrevet. VA, VR, SL, EH, FZ fra styret drar til GUK. Alle i styret og alle Nmf medlemmer oppfordres til å søke GA i Tyrkia! Søknadsfrist: 4.november. SAK 8 Mentorordningen Styret diskuterer hvordan man kan skaffe flere mentorer til mentorordningen.

Forslag: Skrive notis i Journalen som utgis fire ganger i året av Legeforeningen. SAK 9 - Intern kalender Forslag om at saken utsettes til neste møte ble enstemmig vedtatt. SAK 10 - Kommende arrangementer -Samarbeidspartnere og deltakeravgift: Styret er for at samarbeidsarbeidere skal få samme pris som Nmf medlemmer ved arrangement. Dette fremmer tverrfaglig samarbeid og er gunstig for alle parter. -Fadderordningen: ØR og FZ blir komiteledere for fadderordningen -Medlemskveld: EM blir komiteleder for Medlemskveld 2015. VR, IP, EL deltar i komiteen. -Allmøte: VA blir komiteleder for Allmøte 2015. SL, LS, TØ deltar i komiteen. -Juleverksted 2014: EH blir komiteleder for Juleverksted 2014. VR, TØ, FZ, ØR deltar i komiteen. SAK 11 Arbeidsprogrammet Styremedlemmene informeres om arbeidsprogrammet for Nmf Oslo i 2014/2015 (ble vedtatt på årsmøtet i september). Her står det beskrevet hvilke arrangement og møter som må avholdes ila året. SAK 12 - Eksterne møter: -Styremøte i Legeforeningens Regionsutvalg og Helse Sør-Øst -Campus Oslo VA, EM, VR skal undersøke saken nærmere og komme med oppdatert informasjon/ høringssvar. SAK 13 - Markedsføring -Antall medlemmer og facebook likes: 9 nye medlemmer. 754 likes. -Promotering -Kontortid og høst/vårrengjøring av Nmf kontorene: Lage avstemningspole på facebook. -Tavlen: Danne sponsoravtale med XXL?

-Medisinske vinterleker sponsoravtale: 7 styremedlemmer mot, 1 for, 3 avholdende. Nmf Oslo vedtar å ikke danne sponsoravtale med Medisinske vinterleker. SAK 14 - MedLink kontorkontrakt Kontrakt for kontor på Rikshospitalet har ikke blitt signert av MedLink. MedLink ønsker å endre punkt 3 på kontrakten fra «3. Avtalen kan avsluttes unilateralt fra Nmf Oslos side, dersom Årsmøtet eller Styret på styremøte vedtar dette» til «3. Avtalen kan avsluttes unilateralt fra Nmf Oslos eller MedLinks side, dersom Årsmøtet eller Styret på styremøte vedtar dette». Styret i Nmf Oslo skal diskutere saken videre. Alternativer til dette punktet skal diskuteres på lokallagets facebookside. SAK 15 Julebord Styret har bestemt å avsette 6000kroner til arrangering av Julebord (tirsdag 9.desember). Forslag til matsteder: -Habibi -Indisk restaurant -Som Tam -Lalibela Etiopisk Restaurant SAK 16 - Eventuelt og møtekritikk -Holmenkollenstafetten: Nmf Oslo løper for Legeforeningen 9.mai 2015. -Lisensmøte for 8. og 9.semester 25.november. -Forslag til mat på styremøter: Knekkebrød, smørost, boller og pepperkaker. Oppsummering av vedtak gjort på styremøtet 03.11.2014: -Styret vedtok revidert utgave av budsjettet for 2014 -Styret vedtok at det skal arrangeres juleverksted for Nmf-medlemmer i desember, det vedtas også at budsjettet for juleverksted er 15 000kroner og at EH er komiteleder. -Nmf Oslo vedtar at det ikke skal gis reisestøttegaranti til ØR, TØ og LS for FINO 2014. -Høring fra Nasjonalt styre i Nmf om Organisatorisk omstrukturering av Nmf ble behandlet.