Vedtak om pålegg - Ambulansetjenesten forebygging av muskel- og skjelettplager

- Fremme helse og livskvalitet Arbeidstilsynet Vestlandet Postboks 4720 Sluppen 7468 TRONDHEIM Dykkar ref: Vår ref: 2011/1138-9035/2012 Anne Hilde Bjøntegård, tlf 52732035 / 97763352 Haugesund, 12.04.2012 Vedtak om pålegg - Ambulansetjenesten forebygging av muskel- og skjelettplager Innledning Arbeidet med lukking av pålegg på bakgrunn av tilsyn våren 2011 har pågått kontinuerlig det siste året, og har vært ledet av direktør for Medisinsk Serviceklinikk, Anne Hilde Bjøntegård. Arbeidsgruppen har i tillegg bestått av seksjonslederne i ambulansetjenesten og av klinikkverneombud og representant fra bedriftshelsetjenesten. Medarbeidere og verneombud i tjenesten har vært aktivt med i arbeidet med å lukke pålegg. Arbeidet har vært innrettet slik at det skal bidra til å skape gode rutiner for å styrke tjenestens generelle fokus på HMS som en del av driften, og spesielt i denne saka har det vært fokus på fare for muskel og skjelett lidelser. For eksempel er den anvendte metode for kartlegging og risikovurdering tenkt videreført i framtidige vernerunder. Vedtak om pålegg 1.Revisjon av HMS-system tilpasning til lokale forhold For å tydeliggjøre hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS arbeidet er fordelt etter innføring av 4.nivå ledere, har vi gjennomført en revisjon av stillingsbeskrivelsen til både 3. og 4. nivå lederne i ambulansetjenesten. Her er ansvars og oppgavefordeling utdypet mer konkret enn tidligere (vedlegg 1 og 2). Endringene skal implementeres på ledersamling i slutten av april. Arbeidet med vernerunder for 2012 pågår nå. Medisinsk Service klinikk er tatt ut til å delta i pilot undersøkelse med elektronisk kartlegging av aktuelle fokusområder i årets vernerunde. Det ble den 8. mars fra HMS- tjenesten og fra foretakshovedverneombud informert i ledermøte med lokale verneombud tilstede om metode og plan for gjennomføring av dette. (vedlegg 3.) Bruk av avvikssystemet Synergi var tema på felles ledersamling 16.11.11 der både tillitsvalgte og verneombud deltok. I tillegg er det gjennomført opplæringsdager i saksbehandling i Odda, Haugesund og på Stord, og det er satt opp tilbud om hjelp i saksbehandling fordelt på konkrete datoer utover året. Kvalitetsrådgiver i klinikken sender også ut statistikk en gang pr. måned om status for meldinger i synergi pr. seksjon. (vedlegg 4.). Strategi for videre arbeid med avviksbehandling innebærer også fokus på å stimulere til økt innmelding av uønskede hendelser. Det er startet arbeid med å strukturere og revidere prosedyrehåndboken for ambulansetjenesten. Seksjonslederne fikk opplæring i håndtering av verktøyet 06.01.12. Møte med Helse Fonna Kontaktinfo: Fakturaadresse: P.Boks: 2170 Sentralbord: 05253 Helse Fonna HF 5504 Haugesund Telefaks: 52 73 20 02 Regnskap, P.Boks 64 Foret.nr: 983 974 694 post@helse-fonna.no 5751 Odda Bank. 5082.08.47218 www.helse-fonna.no Tlf: 05253

kvalitetskoordinatorene om samme tema ble gjennomført 18.04.12.( vedlegg 5.). Arbeidet forventes sluttført før sommeren 2012 i denne omgang. Det er også avtalt mellom ledelse og vernetjeneste på alle nivå at det skal være faste samarbeidsmøter med HMS- tema. (vedlegg 6). I tillegg er det utarbeidet et årshjul med ulike HMS- tema. Opplegget vil bli presentert på ledersamling i slutten av april og deretter satt i drift (vedlegg 7). Sentrale rutiner for smittevern er gjennomgått på hver enkelt stasjon i ambulanseområde 2. Arbeidet er gjennomført av seksjonsleder sammen med hygienesykepleier. Fremgangsmåte og funn er beskrevet i en samlerapport (vedlegg 8). Erfaringene fra denne gjennomgangen vil bli videreført til ambulanseområde 1 og 3 i løpet av høsten 2012. Som en del av MOT prosjektet i Helse Vest, har ambulansetjenesten i Helse Fonna utarbeidet felles kompetanseplaner og dokumentasjon for opplæring og vedlikehold av kompetanse på medisinsk teknisk utstyr. Se vedlegg 9 for oversikt over aktuelt utstyr. Arbeidet er primært utført av kvalitetskoordinatorene på tvers av ambulanseområdene i samarbeid med 3. og 4. nivå lederne. Våren 2011 ble det utarbeidet et elektronisk introduksjonsprogram for nyansatte i Helse Fonna, med veiledning og beskrivelse av tiltak både for medarbeidere og ledere (vedlegg 10.) Utenom dette er den faglige utsjekklisten for nytilsatte i ambulansetjenesten revidert og iverksatt. (vedlegg 11). Som et utgangspunkt for lokal tilpasning av rutiner, har hver ambulansestasjon sin egen systemhåndbok som ligger på intranett. Disse skal revideres, og videre arbeid med dette vil være et av temaene på ledersamling i april. Felles arena for medarbeidere tilknyttet AMK- sentralen er opprettet. Første samling var 14.03.12, og det er planlagt en ny samling 17.10.12. (vedlegg 12) HMS skal alltid være tema på disse samlingene. 2.Kartlegging Kartleggingen er gjennomført i forhold til risiko for muskel- og skjelettplager. Det ble informert på personalmøter og via e-post til medarbeiderne om at det var ønskelig med innspill til hvilke arbeidsoperasjoner som oppleves som mest fysisk belastende. Ved siden av innspill som kom inn, valgte vi å kartlegge risiko i forhold til punktene som er spesielt nevnt i pålegg nummer 4. Kartleggingen ble gjennomført av en gruppe bestående av funksjonsleder, klinikkverneombud, kvalitetskoordinator og fysioterapeut fra bedriftshelsetjenesten. Etter avtale med medarbeiderne filmet disse alle operasjonene slik de faktisk blir gjennomført, og risikovurderte disse både med og uten bruk av forflytningshjelpemidler. Metode for kartlegging er beskrevet i rapporten. (vedlegg 13.) Side 2 av 6

For kontorarbeidsplasser i AMK- sentral er det gjennomført en egen arbeidsplassvurdering. Kartlegging, funn og forslag til tiltak er beskrevet i vedlegg 14. Det er benyttet ATILs vurderingsmodeller i kartleggingen. (vedlegg 15). Sjekklisten til vernerunden er revidert og lokalt tilpasset ambulansetjenesten. (vedlegg 16). Klinikkverneombud har deltatt aktivt i dette arbeidet. 3.Vurdering av risiko Den metoden som er brukt for kartlegging inkluderer også risikovurdering, slik at denne ble gjort direkte av den samme gruppen (vedlegg 13). Ut i fra kartleggingen og risikovurderingen, ser vi at det er behov for tiltak for å redusere risiko. Men ved vurderingen av totalbelastningen i løpet av en arbeidsdag, medfører tidsvektingen lavere grad av risiko, enn om man ser på belastningen på hver enkelt arbeidsoperasjon. 4. Handlingsplan Tiltak etter kartlegging og risikovurdering er overført til handlingsplan (vedlegg 17 ). Det som kommer frem her, er at belastningen i arbeidet kan reduseres ved hjelp av systematisk undervisning og opplæring i forflytningsteknikk. Tilbakemeldingene fra de som har gjennomført opplæringen, er at enkle teknikker har uventet god effekt for å redusere den fysiske belastningen. Tiltakene i handlingsplanen som ikke allerede er utført, vil bli overført til den ordinære handlingsplanen etter vernerunden 2012. Fokus videre er å få innarbeidet god forståelse for betydningen av tiltakene i alle deler av tjenesten. I kompetanseportalen er det laget en kompetanseplan som beskriver hva opplæringen i forflytningsteknikk skal inneholde, og beskriver hvilket intervall opplæringen skal ha. Mellom opplæringen som blir dokumentert i kompetanseportalen, har ryggombudene ansvar for å gi veiledning i daglige arbeidssituasjoner. 5. Opplæring Ambulansetjenesten utdannet 10 ryggombud i 2011. Disse er godt i gang med opplæring av sine ambulansemedarbeidere (vedlegg 18). I Helse Fonnas planleggingssystem for arbeidsprosesser, GAT, er det innlagt fagdager som sikrer at alle ansatte gis opplæring. Innen utgangen av juni d.å. skal samtlige ha gjennomført. Opplæringen inneholder teori vedrørende risiko og belastning ved ulike løfte- og forflytningssituasjoner samt praktisk øving. Den praktiske øvingen fokuserer på arbeidsstillinger, Side 3 av 6

bruk av forflytningshjelpemidler og det å samarbeide med hensikt å redusere belastning. Eksempelvis øves det på forflytning av pasient fra hvilestol til bærestol, forflytning av pasient fra liggende på gulv til båre ved hjelp av backboard, forflytning av pasient i trapp, samt håndtering av båre. Bedriftshelsetjenesten bistår opplæringen. Ambulansemedarbeidere ved AMK-sentralen vil få opplæring av bedriftshelsetjenesten i samsvar med forskrift om arbeid ved dataskjerm. Opplæringen innebærer plenumsundervisning med teoretisk gjennomgang av hensiktsmessige og varierte arbeidsstillinger, tilrettelegging av arbeidsplassen, bruk av utstyr og hurtigtaster, samt lysforhold. Tilpasning av kontorstol og skrivebord vil bli demonstrert i praksis. Ved behov vil medarbeiderne kunne få bistand fra bedriftshelsetjenesten for individuell tilpasning. Opplæringen gjennomføres i tilknytning til en fagdag planlagt til 17.10.12. Opplæringen vil bli dokumentert. For å sikre vedlikehold og oppdatering av kunnskap i forflytningsteknikker, er det laget en kompetanseplan i kompetanseportalen som beskriver innholdet i opplæringen og med hvilket intervall det forventes gjennomført av den enkelte. Kvalitetskoordinatorene i hvert ambulanseområde har ett tett samarbeid for å sikre oppdatering av disse planene, og at endringer blir gjort kjent i respektive ambulanseområder. 6.Bruk av bedriftshelsetjenesten Helse Fonnas plan for bruk av BHT har vært jobbet med på øverste nivå, senest i møte mellom BHT, HR-direktør og administrerende direktør den 22. mars 2012. Forslag til plan er utarbeidet. I samsvar med forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste tar planen utgangspunkt i forskriftens 4. Samtlige 8 punkter (a-h) er systematisk fremsatt med konkrete tiltak for BHTs bistand, gjeldende for alle nivåer i helseforetaket. Planen må imidlertid fremlegges for AMU denne våren før den formelt godkjennes. Endelig godkjent plan ettersendes til Arbeidstilsynet når den foreligger. 7.Arbeidslokaler De 12 ambulansestasjoner Helse Fonna driver har ulike eierforhold; Stord og Odda: Foretaket eier stasjonslokaler og garasjelokaler selv Karmøy, Vindafjord, Kvinnherad, Eidfjord, Haugesund: Foretaket leier stasjon og garasje av kommune. Sauda: Foretaket eide lokalene selv, men har solgt sjukehus og stasjonsbygg til kommunen nylig, med klausul om at kommunen bygger nytt stasjonsbygg for utleie til foretaket. Nytt bygg planlegges realisert i 2013. Suldal: Foretaket leier stasjonslokaler og garasje privat. Tysnes, Jondal og Bømlo: Foretaket leier stasjonslokaler privat (Vedlegg 24). Side 4 av 6

Alder og standard til bygningsmassen varierer for stasjonene. Varighet av leieavtale og leievilkår varierer også der hvor foretaket leier. Flere leieforhold utløper eller skal reforhandles i nær framtid, det er derfor utarbeidet en standard for utforming av stasjon og garasje til bruk ved endring av avtaler (vedlegg 19). Standarden er utarbeidet i samarbeid med verneombud og med bedriftshelsetjenesten. I tillegg til dette er det gjort tiltak og vurderinger knyttet til HMS utfordringer ved dagens stasjoner; Vindafjord ambulansestasjon er for liten for dagens drift. Særlig oppholdsrom og kontorrom er for trang til det antall ansatte som er på jobb til enhver tid. Vindafjord kommune vurderer nybygg der ambulanse og brann kan samlokaliseres. Foretaket har sagt seg interessert i å leie i eventuelt nybygg, som planlegges innen få år. Saken skal opp til politisk behandling i kommunen i nær framtid. Utarbeidet standard for stasjon med to biler vil bli lagt til grunn for avtale om leieforhold i nybygg. Skulle det ikke bli aktuelt med kommunalt nybygg, så må foretaket lete på privat marked for leie av nytt lokale. Saken vil bli avklart før sommeren 2012. Ved Stord ambulansestasjon er det ikke tilstrekkelig støyisolering mellom soverom. Her har internservice gjort en vurdering av utgifter til etterisolering. Konklusjon er at foretaket ikke har mulighet til å prioritere dette økonomisk i 2012. Tiltaket vil bli satt opp igjen på plan i 2013. Det er elles gjennomført driftsmessige tiltak der personalet tilbys «sov i ro», og der tiltak for å ta hensyn til hverandre på vakt er diskutert i personalgruppen. Ved Suldal ambulansestasjon er det samme forhold knyttet til støy mot soverom, men her kommer støyen i større grad utenfra i og med at stasjonen ligger på en kommunal tomt med annen virksomhet. Suldal har også uhensiktsmessig plassering av garasje, som ligger i avstand til stasjonen. Det er her funnet alternative lokaler nær fergekaien med stasjon og garasje i samme bygg, og foretaket er i dialog med privat utleier om dette. Lokal stasjonsleder og verneombud har deltatt i prosessen med å finne nye lokaler. Bømlo stasjon er også uhensiktsmessig med dårlige HMS forhold spesielt knyttet til ventilasjon og temperatur. Også her er vi i dialog med kommunen om å leie i planlagt nybygg. Standard for stasjon og garasje vil bli lagt til grunn. Hvis det ikke blir aktuelt med kommunalt nybygg, så vil foretaket rette seg mot privat leiemarked. Forholdet blir avklart før sommeren 2012. Ved Odda ambulansestasjon har en tatt i bruk herregarderobe i sykehusbygget, som er lokalisert i umiddelbar nærhet til ambulansestasjonen, for betre plass til skifting og oppbevaring av tøy. 8.Arbeidsklær Det er fra 2011 innført nye rutiner i forhold til bestilling av arbeidstøy. Hver enkelt ansatt i fast stilling får tildelt en fast poengsum for hvert år. Poengene kan overføres til påfølgende år, og benyttes fritt fra det utvalget som er av arbeidstøy. Alle får en basispakke ved oppstart. (vedlegg 20). Vikarer er ikke omfattet av poengsystemet, men det er satt sammen en pakke for vikarer.(vedlegg 21). Denne ordningen er innført i samarbeid med ledere, tillitsvalgte og verneombud. Tilbakemeldingene er at dette så langt er et velfungerende system. Side 5 av 6

9.Helsekontroll Helse Fonna har overordnede retningslinjer for smittevern (vedlegg 22). Retningslinjene omhandler tiltak for hygiene, vaksinasjonstilbud til ansatte, bruk av personlig verneutstyr og oppfølging ved mistanke om smitte. Ambulansetjenesten har tilpasset retningslinjene til sitt bruk i MOM Medisinsk og operativ manual for ambulansetjenesten i Helse Fonna (vedlegg 23 med utdrag fra side 40-45 i MOM). Konkret omfatter ambulansetjenestens smittevernstiltak: - Forebyggende hygienetiltak (sykehushygieniske standardtiltak) - Regler for håndhygiene - Bruk av personlig verneutstyr som hansker, munnbind, øyebeskyttelse og beskyttelse av arbeidstøy/uniform etter behov - Vaksinasjoner: hepatitt B, influensa og eventuelt andre ved behov - Rengjøring og desinfisering etter smitte - For å begrense fare for stikkskader, er det i samtlige av foretakets ambulanser innført sikkerhetskanyler og oppbevaringsbeholdere for stikkende/skjærende gjenstander. Store deler av personellet ved Helse Fonna arbeider daglig med gjøremål hvor pasientkontakt inngår. Ved etterlevelse av retningslinjene for smittevern anses risikoen for å pådra seg helseskader som følge av smitte for minimal, blant annet gjennom kunnskap om reell overføringsrisiko for blodsmittevirus ved stikkskader. Helse Fonna finner derfor ikke grunnlag for presymptomatiske helsekontroller for personell med tanke på smitteoverføring som følge av pasientkontakt. Ambulansepersonalet omfattes av disse vurderingene. Helse Fonna HF Olav Klausen Konst. administrerende direktør Randi Guddal Foretakshovedverneombud Intern kopi: Helga Stautland Onarheim Side 6 av 6