Oppdragsgivers kravspesifikasjon 1 Formål med anskaffelsen Rana kommune ønsker med utlysningen å inngå rammeavtale med 1 leverandør for kjøp av programvare og lisenser til administrasjon og skole fra Microsoft og Adobe. Rana kommune ønsker en avtale med en leverandør som tilbyr; Konkurransedyktige betingelser Gode og prioriterte kanaler inn mot produsentene Har god kompetanse innenfor de aktuelle produktområder Har god kompetanse innenfor de aktuelle produsentenes lisensieringspolitikk Gode rutiner i forbindelse med bestillinger, leveranser og fakturering. Herunder blant annet enkle bestillingsrutiner og samordnet fakturering Å være rådgiver og diskusjonspartner for Rana kommune i spørsmål knyttet til lisenser Et dedikert team som ivaretar oppdraggivers interesser knyttet til leveransen 2 Anskaffelsens innhold og omfang Rana kommune skal inngå rammeavtale for innkjøp av lisenser. Avtalen har varighet på 2 år med mulighet for forlengelse i ytterligere 1 + 1 år, maksimalt 4 år. Rana kommune ønsker en rammeavtale med en leverandør om kjøp av programvare og lisenser fra Microsoft og Adobe. Rammeavtalen vil bli benyttet til å anskaffe programvare som inngår i porteføljen til de nevnte leverandører, samt eventuell anskaffelse av eventuelle nye produkter som blir lansert i løpet av avtalens varighet. 2.1 Dagens løsning Microsoft Rana kommune har standardisert på Windows XP for sine ansatte. Office 2000 brukes som standard kontorstøttesystem. Våre servere kjører på Windows 2003, 2008 og 2008 R2. Vi har ca 100 servere, herav 84 virtuelle servere helt eller delvis i produksjon. Rana kommune har i dag 2 adskilte nett/soner (intern og sikker) med totalt ca 600 pc er (Enterprise). I tillegg kommer vårt skolemiljø som omfatter om lag 700 pc er, inkludert PPT og barnehagene (Academic). Rana kommune estimerer følgende behov for innkjøp av lisenser til administrasjonen i avtalens første år: Produkt Antall Type Core CALs 600 - Windows TS CAL 420 Device Exchange server Std 1 Office Pro+ 600 Windows Server Datacenter 6 CPU Forefront TMG Server (tidl. ISA) 1 Rev: 24.08.2012 Side 1 av 5
Rana kommune estimerer følgende behov for innkjøp av lisenser til skole i avtalens første år: Produkt Antall Type Core CALs 700 Office 2010 700 Det antas at Windows 7 blir faset inn i løpet av 2012 og 2013. Dette kan medføre at vi må kjøpe inn/oppgradere OS et på et antall maskiner for å få utrullingsrettighet, de aller fleste har vi Win 7 OEM-lisenser på. Vi planlegger å fase inn Office 2010 i løpet av 2012 og 2013 som erstatning for nåværende versjon i administrasjonsmiljøet. I tillegg er det planlagt at ca 700 skole- og barnehageansatte i løpet av 2012 og 2013 skal få tilgang på Office 2010. Vi planlegger videre å oppgradere Exchange-miljøet fra versjon 2003 til 2010. Adobe Rana kommune har noen Acrobat Standard/Pro, Adobe Elements og Adobe Photoshop lisenser som er kjøpt uten vedlikehold. Dette ønsker vi å få en avtale med vedlikehold på. Forbehold fra Oppdragsgiver Det oppgitte omfang er estimater basert på dagens situasjon. Det tas forbehold om endringer i volum, bl.a. ut fra budsjett, eventuell endring av tjenester og aktiviteter. 3 Krav til dokumentasjon, opplysningsplikt m.m. Leverandørens løsningsforslag skal leveres i bilag 2a og 2b, og priser skal fremgå i bilag 6b. Se også krav til bilag som skal sendes sammen med tilbud (ref. konkurransegrunnlaget). Bilag 2a skal være bygd opp med følgende struktur: 1. Generelt om leverandørens leveranse 2. Bestillingsløsninger 3. Leveringsløsninger 4. Faktureringsløsninger 5. Rådgiving 6. Tilbudt team for Rana kommune 7. Eventuell annen informasjon som leverandøren mener er viktig for leveransen Leverandøren plikter å levere konkurransedyktige priser i hele avtaleperioden. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å benchmarke prisene fra leverandør i løpet av avtaleperioden. Leverandøren skal fylle ut kravtabellen i bilag 2b og de gule feltene i bilag 6b. Rev: 24.08.2012 Side 2 av 5
4 Kravtabell Kravene i kravtabellen danner grunnlaget for Leverandørens sitt løsningsforslag, jf. bilag 2a og 2b. Leverandør må gi en utfyllende beskrivelse på alle krav slik at man har en felles forståelse av hva som leveres, eller som kan gi oss alternative perspektiver til de krav som er uttrykt i våre kravspesifikasjoner. De ulike kravene har ulik prioritet. Prioritet A = Absolutte krav som må tilfredsstilles. Tilbud som ikke tilfredsstiller alle absolutte krav vil bli avvist. Prioritet B = Viktige krav som bør tilfredsstilles, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil ha stor betydning for evaluering av tilbudet. Kravet tillegges høyere vekt enn C-krav. Prioritet C = Betingede krav som bør tilfredsstilles, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil ha betydning for evaluering av tilbudet. Kravet tillegges lavere vekt enn B-krav. Krav nr. Priorit et Beskrivelse 1 Generelt om leverandørens leveranse 1.1 A Leverandør kan tilby produkter innen alle områder (Microsoft og Adobe) 1.2 A All kommunikasjon i avtaleperioden mellom oppdragsgiver og leverandør skal foregå på norsk 1.3 A Leverandør må synliggjøre alle kostnadselementer i bilag 6b 1.4 A Alle typer kostnader på avtalen er beskrevet i bilag 6b. Kostnader som ikke er definert i tilbudet aksepteres ikke. 1.5 A Leverandør tilbyr oppdragsgiver et eget team med navngitte personer og kompetanse/sertifiseringsnivå innen håndtering av Microsoft-lisenser. Leverandør forplikter seg til å opprettholde sertifiseringer i hele avtaleperioden. 1.6 A Leverandør bes beskrive hvordan oppdragsgiver vil bli fulgt opp i avtaleperioden, og hvilke tjenester som er tilgjengelig og ytes. 1.7 B Åpningstid/tilgjengelighet angis på tilbudte tjenester 1.8 B Hvilken merverdi vil avtale med leverandør gi for Rana kommune 2 Bestillings- og leveringsløsninger 2.1 A Leverandør tilbyr bestilling via e-post 2.2 B Leverandør tilbyr webbasert bestillingsløsning evt. nettbutikk. Det skal være Rana kommune s avtalte priser som fremkommer i denne løsningen. Løsningen har mulighet for unike brukere, autorisasjon, ordrestatus og historikk. 2.3 B Bestiller får ordrebekreftelse med tilbakemelding om leveringstid senest 2 dager etter bestilling 2.4 B Leverandør er ansvarlig for fortløpende å oppdatere nettbutikken med tanke på priser og vareutvalg. 2.5 A Leverandør skal medvirke til at Rana kommune er riktig lisensiert. Leverandør bes bekrefte dette. 2.6 A Alle priser for lisensprodukter skal oppgis i norske kroner eks mva, og skal inkludere alle kostnader (herunder, men ikke begrenset til gebyr, Rev: 24.08.2012 Side 3 av 5
frakt, levering og godkjenning) 2.7 B Eventuelle prisreduksjoner i markedet skal umiddelbart komme Rana kommune til gode. Dersom leverandør eksempelvis gjennomfører spesielle kampanjer eller har andre tilbud som medfører en lavere pris enn denne avtalen skal dette gjelde også for Rana kommune. Leverandør bes bekrefte dette. 2.8 B Dersom programvare og/eller lisenskoder mv skal lastes ned av Rana kommune, er det leverandør sitt ansvar å legge til rette for at dette er mulig. Leverandør bes beskrive hvordan dette håndteres. 2.9 B Det skal ikke gå mer enn 5 virkedager fra bestilling av tilgjengelige produkter til Rana kommune har alle nødvendige lisenskoder og fått tilgang til programvare mm som skal til for at Rana kommune skal kunne ta i bruk produktet. Leverandør bes å bekrefte dette 2.10 B Leverandør bes å beskrive sine rutiner for avvikshåndtering, eksempelvis feilbestillinger eller feilfakturering i bilag 5 2.11 A Leverandør skal oppgi påslagsprosent i bilag 6b. Dersom ulike produkt har ulikt påslag skal dette merkes spesielt og settes opp i egen kolonne i prismatrisen (bilag 6b). Den oppgitte påslagsprosenten skal utgjøre det maksimale påslaget som leverandør kan ta for produktene i rammeavtalen. 2.12 B Leverandør forplikter seg til å legge fram gjeldende prisliste fra produsent dersom oppdragsgiver ber om det i avtaleperioden. 3 Rådgivning og service 3.1 B Rana kommune ønsker som del av avtalen kunne stille spørsmål om lisenser og lisenstyper enten via e-post eller pr telefon og få tilbakemelding senest neste virkedag. Leverandør bes beskrive rutiner for behandling av henvendelser. 3.2 A Leverandør bes beskrive hvordan en evt lisensrevisjon fra produsent foregår 3.3 A Leverandør bes beskrive hvordan de bistår oppdragsgiver ved en evt lisensrevisjon fra produsent 4 Dokumentasjon, support og feilretting 4.1 B Leverandør skal, på forespørsel fra Rana kommune, kunne oversende fullstendige oversikter i elektronisk format over hvilke produkter som kjøpt via dem i løpet av avtaleperioden. Oversikten skal vise bestillingsog leveringsdato, produktenes pris og hvem som bestilte produktene. 4.2 B Leverandør bes å beskrive hvilke standard supporttjenester som inngår i leveransen, eksempelvis sin supportfunksjon som skal kunne bistå med saker knyttet til bestilling/leveranse av lisenser og tilleggstjenester. Rutiner for henvendelser fremsettes i bilag 5. Eventuell priselementer fremsettes i bilag 6b. 4.3 B Rana kommune ønsker regelmessige møter, eksempelvis hvert kvartal, med leverandør hvor man blant annet gjennomgår: Kvalitet på leveransen Prisjusteringer Produktoppdateringer Rev: 24.08.2012 Side 4 av 5
Nye tjenester og funksjoner Rapporter Rutiner omkring avholding av statusmøter beskrives i bilag 5, og leverandør bes foreslå møtefrekvens (kvartalsvis / halvårlig el.) 4.4 A Leverandør må forplikte seg til å kunne overføre all relevant informasjon om Rana kommune s lisensbeholdning ved skifte av forhandler. 5 Microsoft lisenser 5.1 B Leverandør må redegjøre for sine rutiner ved kjøp av Microsoftprodukter 5.2 B Har leverandør mulighet til å tilby rådgivning for Microsoftløsninger? Leverandør må beskrive sertifiseringsnivå for sine konsulenter, samt lokalisering av disse. 6 Adobe lisenser 6.1 B Leverandør må oppgi sitt partnernivå / forhandlernivå for Adobe Rev: 24.08.2012 Side 5 av 5