Automatisert ansettelsesprosess Julie Rinde & Peter Morken 1
Om oss Elkjøp Norge og Lefdal Elektromarked, en del av Elkjøp Nordic 140 butikker og ca 4 500 ansatte i Norge. Omsetter for ca 35 milliarder kroner nordisk i året. 10.000 ansatte i Norden Benyttet SAP-HR i 3 år Julie Rinde Payroll Manager & HR Consultant - Jobbet i selskapet i 7 år - Jobbet med SAP HR siden prosjektsfasen, 4 år. Peter Morken Payroll Specialist - Jobbet i selskapet i 7 år - Jobbet med SAP HR i 2,5 år. 2
Tidligere Ansettelsesprosess Leder legger ansatt inn i timeregistreringssystem. Leder sender inn et manuelt skjema til lønnsleverandør Leder legger inn fixit tickets for ulike tilganger etter at steg 1 og 2 er fullført Bruker registreres i IDM Tilganger manuelt lagt til av systemeiere/ konsulenter Feilsøking ved manglende tilganger var tidkrevende 3
Tidligere ansettelsesprosess Tung prosess med mange involverte parter. Flere dager før alle tilganger var på plass. Ulike rutiner for alt fra endring av personalinformasjon til endring av tilganger. Fra nordisk side var det ingen oversikt over alle kjeder på lønn eller personal. Vanskelig å få et totalbilde av bedriften, samt rapportere til våre engelske eiere. 4
Veien dit Ansatte nordisk Head of HR. Kravet var å finne et HR system som kunne gi oss en god oversikt over Nordisk data på våre ansatte og lønn. Utfordringer med tilganger på IT, så muligheten til å koble på dette i prosjektet. 1 år med prosjektmøter på de ulike sidene av prosjektet for å få alle detaljer riktig. Sørge for at andre systemer snakket med SAP Opplæring og informasjon til ledere Oppstart med Elkjøp Nordic juni 2013, deretter de andre selskapene med egeneide butikker. Franchise ansatte har gradvis blitt integrert. 5
Ny ansettelsesprosess Digitalt ansettelsesskjema Bruker registreres automatisk i IDM Tilganger til alle systemer tildeles automatisk basert på stilling Tilgangskontroll er betraktelig forbedret Feilsøking ved manglende tilganger er forenklet 6
Salgssystem HR-portal Workplace/ Intranett SAP-HR IDM Programvare VPN Datavarehus 7
Ny ansettelsesprosess Et ansettelses skjema, for alle typer stillinger, i alle selskap Tilganger baserer seg på stillingsgruppe og lokasjon. Utfylling av personalinformasjon og lønn. Innsending av skjema genererer bruker og tilganger iløpet av 3 minutter. Onboarding og kontrakter Self service 29 778 HR genererte endringer i IDM siste året. I Norge var det i september 4 skjemaer som trengte oppfølging fra HR pga feil. 8
Viktigste forbedringer Korrekt personaldata Tilganger er feil om personaldata er feil Korrekte tilganger Alle tilganger i henhold til stilling Manuelle tilganger blir overskrevet Forenklet feilsøking Stor andel av utfordringer løses ved oppdatering mot masterdata Forbedret sikkerhet Alle tilganger sperres ved fratredelse i SAP-HR Tidsbruk Raske automatiske prosesser og begrenset manuell håndtering. 9
Hva har vi lært? Begrensninger på nettlesere og adobe installasjoner. Viktig å forhåndsdefinere dette, endring til HTML skjemaer har løst utfordringen. Fordel med færre skjemaer. Lederene brukte til tider feil skjemaer og skapte utfordringer. Slått sammen de vi kan. 2 parameter for å eliminere duplikater. Startet med kontroll kun på fødselsnummer, har lagt til mobilnummer. 10
Tilbakemeldinger fra lederene Enkelt å ansette nye mennesker Tilganger er raskt på plass God kontroll på opplysningene som er registrert Enkelt å gjøre endringer Liten mulighet til å registrere feil Vanskelig å få ekstra tilganger de ønsker Fint å ansvarliggjøre de ansatte for personalopplysninger 11
Veien videre Pr nå har vi fra HR perspektiv fått inn grunnleggende parametere i SAP Personalinformasjon Lønnskjøring Tilganger basert på stilling Kontrakter Personalarkiv Neste steg er LMS. Her vil vi håndtere alle våre internekurs, og få muligheten til å sette en karrierevei for alle våre ansatte. 12
Kontakt informasjon Julie Kristine Rinde: julie.kristine.rinde@elkjop.no Peter Morken: peter.morken@elkjop.no SAP and all SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG. Product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Nor Adfahrer AB or any of the brands; SBN, SDK or ADSIG is owned or controlled by SAP or any of the other companies mentioned in this presentation. Contact information is found on; www.adfahrer.com, www.sap-sbn.no, www.sap-sdk.dk and www.adsig.se or send an e-mail to info@adfahrer.se 13
14 Spørsmål?