Hvordan øke andel av automatisk match? Olav Sørbu. Rådgiver e-handel 02.09.2013 Direktoratet for økonomistyring Side 1
Agenda Hva er automatisk matching i Basware? Andel faktura som matcher hittil i 2013 Vanligste årsaker til at Ordrefaktura og Kontraktsfaktura ikke matcher Tiltak for å øke matcheandelen Side 2
Hva er automatisk matching? Automatisering av prosessene rundt attestering og godkjenning av en faktura. Forutsetninger for automatisering: Prosessene kan automatiseres når faktura stemmer med hva som er avtalt i bestillingen eller i kontrakten Bestilling attestert og godkjent Kontrakt attestert og godkjent Side 3
Manuelle prosesser som kan automatisere Attestering av faktura og godkjenning av faktura Side 4
Hva er matching i Basware? Innholdskontroll av faktura Kontrollerer obligatoriske felter * Matching av faktura mot bestilling kontrakt Ukjent leverandør Ukjent bankkontonummer Avvik havner i forkontrollen Nøkkel: Bestillingsnummer Kontraktsnummer (CMXXXX) Kontrollere Matche faktura at varemottak faktura er i utført plan ved på bestilling planbasert kontrakt Kontrollere Matche faktura fakturasum mot budsjett mot verdi ved budsjettbasert på varer som er kontrakt bestilt og mottatt Validere faktura mot toleransegrensene fastsatte toleransegrenser i kontrakten Kontrollere Kopiere posteringsdata godkjenner fra av kontrakt bestilling faktura fortsatt er aktiv og har BDM Kopiere Kontrollere posteringsdata godkjenner fra av bestilling kontrakt til fortsatt faktura er aktiv og har BDM Overføring av godkjent faktura til sluttkontrollen Side 5
Innholdskontroll - Eksempel Kontroll av obligatoriske felter * Side 6
Eksempel - Kontraktsmatching Matche fakturasum mot fakturaplan i kontrakten Side 7
Agenda Hva er automatisk matching i Basware? Andel faktura som matcher hittil i 2013 Vanligste årsaker til at Ordrefaktura og Kontraktsfaktura ikke matcher Tiltak for å øke matcheandelen Side 8
Andel faktura med automatisk Match hittil 2013 (alle virksomheter) 80,0 % 70,0 % 60,0 % 69,1 % 65,5 % 50,0 % 49,6 % 40,0 % 30,0 % 20,0 % 10,0 % 0,0 % Andel Ordrefaktura med automatisk match Andel Kontraktsfaktura med automatisk match Andel Faktura med automatisk match - Ordrefaktura og Kontraktsfaktura Side 9
Andel faktura med automatisk match (antall alle virksomheter) Figuren viser andel (antall) fakturaer med automatisk match (ordrefaktura (OF) og kontraktsfaktura (CF)) per måned samlet for alle virksomheter, sammenlignet med foregående år. Grunnlaget for denne målingen er hentet fra følgende Basware IP Monitor rapporter: - IP02_Matching statistikk. Med automatisk match menes alle fakturaer som er matchet mot enten bestilling eller kontrakt uten at bruker gjør manuelle endringer i prosessen. Det vil si at den skal gå direkte til sluttkontroll i Basware IP. (F13) 10
Hva er den vanligste årsaken til manglende match på ordrefaktura? Side 11
Årsaker til manglende match Ordrefaktura 13,2 % Faktura matchet mot bestilling 8,5 % Faktura stemmer ikke med reglene 9,2 % 69,1 % Ukjent bestillingsnummer på faktura Manglende varemottak Side 12
Tiltak - Utfør varemottak (13,2%) Gjør varemottak når varene ankommer! Gi beskjed til dine varemottakere at e-post om manglende varemottak må følges opp Kystverket har få avvik her. Erfaringer hvorfor? Side 13
Faktura stemmer ikke med reglene (9,2%) Årsak: Fakturasum utenfor toleransegrensene Samlefaktura, delfakturering Feil pris på vare, feil rabatt, tilleggsvarer på faktura, frakt, gebyrer, Side 14
Eksempel prisavvik Avvik på 350 kr.toleransegrense +-100 kr Årsak: Avtalt rabatt er større enn faktisk rabatt. Faktura: Bestilling: Side 15
Tiltak Fakturasum stemmer ikke med reglene Tiltak: Prisavvik. Kontakt leverandør og få riktig pris på varene. Bra at slike avvik fanges opp! Bruk samhandlingsavtale med leverandør Det skal ikke sendes samlefaktura Det skal sendes en faktura pr. bestilling selv om leveransen deles opp delleveranser Leverandør kan ikke legge på tilleggslinjer på en ordre Avtaleprodukter skal gjøres tilgjengelig i Roundtrip/Punhout løsningen slik at avtaleprodukter blir et naturlig førstevalg ved handel fra leverandør. Osv. Side 16
Samhandlingsavtale nytter! I ny Punchout løsning fra Move AS, så er «Avtalesortiment» egen mappe. Side 17
Ukjent bestillingsnummer på faktura (8,5%) Avvik: Faktura har stoppet i forkontrollen grunnet manglende / ukjent referanse/ obligatoriske felter. Kontraktsnummer eller bestillingsreferanse på vedlegg Regnskapsbruker har endret grunndata og deretter og sendt faktura på «Automatisk utsendelse (nytt matcheforsøk). Matching har feilet grunnet feil kombinasjoner av fakturatyper (OF, CF, KF) og referanser: Side 18
Her skulle fakturatype vært satt til OF for automatisk utsendelse Kontraktsnummer skal legges i feltet «Kontraktsnummer» i Basware. Side 19
Tiltak Kontakte leverandør som ikke merker bestilling korrekt Opplæring i forkontroll Feilscanning EFB som ikke fanger opp CM nummer/ bestillingsnr. Informere EFB om avvik. Side 20
Agenda Hva er automatisk matching i Basware? Andel faktura som matcher hittil i 2013 Vanligste årsaker til at Ordrefaktura og Kontraktsfaktura ikke matcher Tiltak for å øke matcheandelen Side 21
Årsak til manglende match - Kontrakt 1,4 % 1,4 % 3,4 % 4,9 % 1,2 % 1,1 % 1,0 % Faktura matchet mot kontrakt Fakturabeløpet er ikke innenfor toleransen Fakturadatoen er ikke innenfor toleransen. Kontrakten er ikke funnet 17,0 % 49,6 % Maks. antall fakturaer for kontrakten er overskredet Kontrakten ble ikke godkjent av alle godkjennere. Matching mislyktes. Årsbudsjett var overskredet. Kontrakten er allerede fakturert 17,5 % Det oppstod en uventet feil ved behandling av fakturaen. Matching mislyktes. Månedlig budsjett var overskredet. Side 22
Avvik og tiltak Avvik: Fakturadatoen er ikke innenfor toleransen (17,0 %) Tiltak: Avtal fast faktureringsdato eller forfallsdato med leverandør. Erfaring fra brukere tilsier at forfallsdato matcher best. Side 23
Avvik og tiltak Kontraktsmatching Avvik: Fakturabeløpet er ikke innenfor toleransen (17,5 %) Årsak/ tiltak: Analyser årsak til hvorfor beløp på faktura ikke stemmer med fakturabeløp i plan. Faktura stemmer første halvår, men deretter er avtale indeksregulert. Oppdater plan Variabelt beløp på faktura. Revurdere om faktura er egnet for kontraktsmatching. Andre ikke avtalte kostnader med på faktura. Side 24
Avvik og tiltak Budsjettbasert kontrakt Avvik: Maks. antall fakturaer for kontrakten er overskredet (3,4 %) Tiltak: Kontroller at leverandør ikke sender for mange faktura. Oppdater kontrakten din Avvik: Matching mislyktes. Årsbudsjett/månedlig budsjett var overskredet. (2,4 %) Tiltak: Avklar årsak til at budsjett er overskredet. Oppdater kontrakten din Side 25
Andre avvik og tiltak - Kontraktsmatching Avvik: Kontrakten er ikke funnet (4,9 %) Årsak: «Gyldig til dato» på kontrakt passert Tiltak: Kontroller at avtalen fortsatt gjelder. Forleng avtalen i BW. Side 26
Avvik og tiltak Kontraktsmatching Kontrakten ble ikke godkjent av alle godkjennere (1,4 %) Få kontrakten godkjent Side 27
Andre avvik og tiltak - Kontraktsmatching Avvik: Kontrakten er allerede fakturert (1,2 %) Tiltak: Avklare om det er dobbeltfakturering. Avtale faste forfallsdato/faktureringsdatoer Krediteringer må sendes som vanlig kostnadsfaktura. Avvik: Det oppstod en uventet feil ved behandling av fakturaen. (1,1 %) Tiltak: Tja. Side 28
Mål for presentasjonen Få en forståelse for hva automatisk matching innebærer Kjenne til de hyppigste årsakene til at Ordrefaktura og Kontraktsfaktura ikke matcher Kjenne til tiltak for å øke matcheandelen Side 29
Takk for meg! Side 30
Supporting Slides Side 31
Hvordan fungerer Basware Matching? - Kladd Validering av faktura (preprosessering) Ukjent leverandør Manglende forfallsdato Ukjent bankkontonummer OM Filter Sette egne kriterier for hvilke faktura som skal matches (ikke i bruk) Knytte faktura mot Matchekategori Matche hodenivå Side 32
Hvordan fungnere basware Matching - Kladd Knytte faktura til bestilling som skal matches Selskap, leverandør, bestillingsnummer Validere faktura mot bestilling Kontrollere at varemottak er utført Kontrollere fakturasum mot verdi på varer som er mottatt innenfor satte toleransegrenser Kopiere posteringsdata fra bestilling til faktura Kontrollere at godkjenner er aktiv/fullmakter Kontroll av at bestilling er bekreftet av tilsatt med Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) Side 33
BW Matching og Statussammendrag Side 34
BW Matching Detaljert informasjon Side 35