KONKURRANSEGRUNNLAG for innleie av prosjektleder til Siljan kommune
Tilbudsfrist: 22.06.2012 - klokken 12.00 2
Innholdsfortegnelse 1 Kort beskrivelse av oppdraget... 4 2 Gjennomføring av konkurransen... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Frister... 4 2.3 Spørsmål til konkurransen... 4 2.4 Innlevering av tilbud... 5 2.5 Tilbudsåpning... 5 2.6 Omkostninger... 5 3 Kravspesifikasjon... 5 3.1 Beskrivelse av innleien... 5 3.2 Krav til kompetanse... 6 3.3 Krav til erfaring... 6 3.3 Omfang og varighet... 6 3.4 Oppsigelse / avslutning av innleieavtalen... 6 3.5 Betalingsbetingelser... 6 3.6 Andre forutsetninger... 6 4 Leverandørens tilbud... 7 4.1 Kvalifikasjonsopplysninger... 7 4.2 Tilbudsopplysninger... 7 4.3 Pristilbud... 7 4.4 Verktøy og metodikk... 7 5 Kvalifisering av leverandør... 7 Økonomiske og tekniske minstekrav... 7 5.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter... 7 5.2 Attest for betalt merverdiavgift... 7 5.3 Økonomisk gjennomføringsevne... 8 5.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner - referanseprosjekter... 8 6 Valg av leverandør... 8 7 Kontrakt... 9 Vedlegg 1... 10 Leverandørens dokumentasjonsliste... 10
1 Kort beskrivelse av oppdraget Konkurransen gjelder anskaffelse av prosjektleder til Siljan kommune, heretter kalt kommunen. Siljan kommune skal i de nærmeste årene gjennomføre flere store utbyggingsprosjekter. Blant annet ombygging og rehabilitering av Siljan ungdomsskole, utbygging av Siljan sykehjem, og bygging av nytt bibliotek / flerbrukshus i Siljan sentrum. Avdeling for Samfunn i Siljan kommune har ansvaret for gjennomføringen av prosjektene. Siljan kommune ved avdeling Samfunn har behov for å leie inn kapasitet og kompetanse til ledelse av planlegging og gjennomføring. I tillegg er det viktig at den innleide konsulenten kan bidra aktivt til utvikling av intern kompetanse i avdelingen. 2 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin og på Siljan kommunes internettsider. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr. 1295. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider http://www.dep.no/fad. 2.1 Anskaffelsesprosedyre Åpen anbudskonkurranse kunngjort på Doffin. 2.2 Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen: onsdag 13.06.2012 Tilbudsfrist (tilbudet skal være kommunen i hende): fredag 22.06.2012 kl. 12.00 Vedståelsesfrist: 31.08.2012 For sent innlevert tilbud blir avvist 2.3 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Siljan kommune, avdeling Samfunn Kontaktperson: Kjell G. Borgeraas Adresse: Sentrumsveien 105, 3748 Siljan Telefon: 901 76 778 Telefaks: 35 95 25 00 E-post: kjell.borgeraas@siljan.kommune.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter / tilbydere. 4
2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Siljan kommune prosjektleder. Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat Ett 1 - sett elektronisk, enten på USB eller CD. Tilbudet skal være utformet på norsk. Det skal leveres en offentlig versjon av tilbudet (versjon uten firmasensitiv informasjon) og en komplett versjon som ikke skal offentliggjøres. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Siljan kommune Kontaktperson: Kjell G. Borgeraas Postadresse: Postboks 16, 3749 Siljan Besøksadresse: Sentrumsveien 105, 3748 Siljan Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 3 Kravspesifikasjon 3.1 Beskrivelse av innleien Siljan kommune skal i de nærmeste årene gjennomføre flere store utbyggingsprosjekter. Blant annet ombygging og rehabilitering av Siljan ungdomsskole, utbygging av Siljan sykehjem, og bygging av nytt bibliotek / flerbrukshus i Siljan sentrum. Siljan kommune, ved avdeling for Samfunn, skal leie inn en byggteknisk fagperson som skal være ansvarlig for hele byggeprosessen fra kommunestyrets vedtak til byggeprosjektene er gjennomførte. I tillegg er det viktig at den innleide konsulent kan bidra aktivt til utvikling av intern kompetanse i avdelingen. Arbeidsoppgaver generelt og i forbindelse med prosjekter: Være selskapets ledende byggfaglige ressursperson i innleieperioden. Ansvarlig for organisering, planlegging og gjennomføring av byggeprosjektene. Være prosjektleder for byggeprosjektene. Opplæring og overføring av kompetanse om planlegging, organisering og gjennomføring av store byggeprosjekter. 5
Bidra med verktøy og metodikk for oppfølging av prosjekter, både med hensyn til økonomisk og prosjektteknisk oppfølging. Verktøyene skal være tilgjengelige for oppdragsgiver etter at innleien er avsluttet. 3.2 Krav til kompetanse Tilbudt konsulent skal ha høyere byggteknisk utdanning, minimum bygningsingeniør. Oversikt over formell faglig kompetanse for tilbudt konsulent (CV) skal vedlegges tilbudet. 3.3 Krav til erfaring Tilbudt konsulent skal ha erfaring fra prosjektledelse av store byggeprosjekter, og minst 10 års relevant erfaring fra byggeprosjekter. Med store byggeprosjekter menes prosjekter med kostnadsramme på over 80 mill. kr. Oversikt over praktisk kompetanse (erfaring) for tilbudt konsulent skal vedlegges tilbudet. 3.3 Omfang og varighet Varierende mengde over en 3-4 års periode. Lengden på oppdraget tilpasses prosjektene. Det må påregnes at det vil bli arbeidet på fulltid til å begynne med, men at arbeidsmengden vil variere utover i prosjektperiodene. En del av oppdraget er planlegging av prosjektene, mer eksakt beregning av omfanget er ikke mulig før planleggingen er gjennomført. 3.4 Oppsigelse / avslutning av innleieavtalen Gjensidig, skriftlig oppsigelsestid på 4 uker. 3.5 Betalingsbetingelser Månedlig faktura med vedlagte, signerte timelister. Betalingsbetingelsene er pr 30 dager. 3.6 Andre forutsetninger Kommunestyret har vedtatt rehabilitering av Siljan ungdomsskole (2013) og utbygging av Siljan sykehjem (2015). Kommunestyret vil ha anledning til å endre vedtakene hvis det kommer fram opplysninger i planleggingsprosessen som endrer forutsetningene. Dette kan få følger for omfang og varighet for oppdraget. Det er viktig at oppdragsgiver kan forholde seg til en konsulent, og denne konsulentens erfaring og kompetanse. Oppdragstaker har ikke anledning til å bruke flere konsulenter eller bytte ut tilbudt konsulent i leieperioden. Skifte av konsulent er å anse som oppsigelse av avtalen, hvis ikke skifte er godkjent av oppdragsgiver på forhånd. Arbeidsstedet er i utgangspunktet kommunehuset i Siljan, men egne lokaler / hjemmekontor kan benyttes i perioder hvis oppdragsgiver godkjenner det, og at arbeidet er av en slik karakter at det er hensiktsmessig. 6
4 Leverandørens tilbud Tilbudet skal inneholde (se også vedlegg 1 Leverandørens dokumentasjonsliste): 4.1 Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 5. Kvalifisering av leverandør. 4.2 Tilbudsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 3. Kravspesifikasjon. 4.3 Pristilbud Som utgangspunkt for prisangivelsen er flat timepris. Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert i timeprisen. Metodikk og verktøy skal prises separat. Det skal også spesifiseres timepris for kjøring til / fra arbeidssted, og kilometersats. 4.4 Verktøy og metodikk Kort beskrivelse av verktøy og metodikk med grunnleggende funksjoner og skjema. 5 Kvalifisering av leverandør Økonomiske og tekniske minstekrav Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. 5.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 5.2 Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 7
5.3 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Dokumentasjon: Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanseregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 5.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner - referanseprosjekter Dokumentasjon: Liste over oppdrag av tilsvarende karakter, som tilbudte konsulent har deltatt i, med følgende informasjon (erfaringsmatrise): o Oppdragsgiver o Prosjektnavn o Tilbudte konsulents funksjon i prosjektet o Prosjekttype (skole, barnehage, kontorbygg etc) o Prosjektets størrelse i mill kr. o Tidspunkt (årstall for ferdigstillelse) o Referanse. Manglende oppfyllelse av økonomiske og tekniske minstekrav fører til at tilbudet blir avvist. 6 Valg av leverandør Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Vekt Pris 30 % Formell kompetanse 30 % Praktisk kompetanse (CV og erfaring) 30 % Verktøy og metodikk 10 % Totalt 100% Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. 8
Pris 30 % vekt Herunder vurderes tilbudt timepris og reiseutgifter. Formell kompetanse 30 % vekt Herunder vurderes tilbudte konsulents formelle kompetanse. Praktisk kompetanse (CV og erfaring) 30 % vekt Herunder vurderes relevante erfaringer som tilbudte konsulent har. Andre konsulenters erfaringer vektlegges ikke. CV vil bli brukt som underlag for vurderingen. Referanser kan også bli vektlagt i denne vurderingen. Verktøy og metodikk 10 % vekt Herunder vurderes tilbudt metodikk og verktøy som oppdragsgiver skal benytte i prosjektene, og oppdragsgiver senere kan benytte på egenhånd. Her er prinsippet at godt nok er tilstrekkelig, og det vil bli lagt stor vekt på anskaffelsespris (bruksrett til produkt) og driftskostnader (årlige driftskostnader). 7 Kontrakt Kommunens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått kontrakt med den leverandøren som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt 6). Kontrakten utarbeides av kommunen og undertegnes av begge parter. Kontraktsstandard NS8402 med noen endringer / presiseringer legges til grunn for anskaffelsen. 9
Vedlegg 1 Leverandørens dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Telefaks: Følgende dokumentasjon er vedlagt (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. pkt. 5.1. Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt. 5.1) Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt. 5.2) Foretakets årsregnskap (jfr. pkt. 5.3). Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 5.4) Referanseliste (jfr. pkt. 5.5) Vedlegg nr. Andre opplysninger Dokumentasjon Krav til kompetanse CV (jfr. pkt. 3.2) Oversikt over praktisk kompetanse (jfr. pkt. 3.3) Pristilbud (jfr. pkt. 4.3). Beskrivelse av verktøy og metodikk (jfr. pkt. 4.4) Vedlegg nr. 10