VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 22.10.2010 2010/12120 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Siri Berthinussen tlf 975 34 622 Nøtterøy Kommune v/rådmannen Tinghaugvn. 18 3140 BORGHEIM TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG Vi viser til tilsyn gjennomført ved Borgheim ungdomsskole i Nøtterøy kommune den 07.09.2010. Til stede fra virksomheten: Til stede fra Arbeidstilsynet: Steinar Strand Jensen, rektor Kai Fjellhegn, verneombud og hovedverneombud Fem ansatte deltok i gruppesamtale Stian William Johansen, rådgiver Siri Berthinussen, rådgiver Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning "Med skolen som arbeidsplass". I den forbindelse gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. I tilsynssatsningen setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et HMS- system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen har hatt en varighet på ca. 4,5 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale med fire arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et møte med skoleeier/representanter fra eiendomsforvaltningen i kommunen med flere angående inneklima 14.09.2010, samt et oppsummeringsmøte/tilsyn med skoleeier den 24.09.2010. I sistnevnte møte oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved besøkte skoler i Nøtterøy kommune, samt funn etter tilsynsbesøk hos skoleeier knyttet til inneklima. På oppsummeringsmøtet var følgende tilstede: André Fürst Aune, rektor Oserød skole Sissel Anniken Brekke, verneombud Oserød skole POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771721 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Steinar Strand Jensen, rektor Borgheim ungdomskole Kai Fjellhegn, verneombud Borgheim og HVO Christian Thaulow, kom.direktør oppvekst og kultur Fritz Rye-Andersen, Eiendomsforvaltningen Tore Jan Leinaas, Eiendomsforvaltningen NK Jan Holm Hansen, Eiendomsforvaltningen Fra Arbeidstilsynet møtte Bente Rød-Karlsen, Stian William Johansen og Siri Berthinussen. Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging I tilsynet fremkom det blant annet at: Borgheim ungdomsskole er Nøtterøys største skole. Skolen har ca 460 elever og 69 ansatte. De fleste lærerne befinner seg i alderskategorien 30-40 år og 55-60 år. Stein Strand Jensen har vært rektor siden 2004. Flesteparten av de ansatte er organisert gjennom Utdanningsforbundet eller Delta. Skolene i Nøtterøy kommune har ingen fast vaktmester ansatt ved skolene, men har fått tildelt tre timer fast i uka. Hjelp ut over dette må rektor melde inn til eiendomsforvaltningen. Skolen var opprettet i 1950 som Nøtterøy realskole. Skolen var ferdig utbygd og renovert i 2002. Skolens visjon sier at skolen skal være en inkluderende skole med aktive og forskende elever i et kreativt og trygt læringsmiljø. Arbeidsmiljøet ved skolen er godt. Det er høyt under taket, dyktig personale og en stor raushet de ansatte imellom inkludert ledelsen. De ansatte er stolte av arbeidsplassen sin. Verneombud og sikring av arbeidsmiljøkompetanse Kai Fjellhegn har vært verneombud siden 1996 og hovedverneombud siden 1998. Fjellhegn har en 50% stilling som hovedverneombud i kommunen. Han har gjennomført lovpålagt HMS-opplæring. Det er ikke avsatt noe faste møtetidspunkter mellom ledelsen og verneombudet, men dialogen er god og møter og saker tas opp ved behov. Verneombudet sier at han ikke mottar så mange saker, og at han har tilstrekkelig tid avsatt til å være verneombud. Flere av de ansatte var noe usikker på hva som er verneombudets oppgaver, og informasjon om dette ble sendt skolen i etterkant av tilsynet. Arbeidstilsynet informerte blant annet om kapittel 6 i arbeidsmiljøloven som omhandler temaet verneombud. Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg ble også sendt med i tillegg til følgende faktaark:
VÅR REFERANSE 3 Verneombudets oppgaver og rolle http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=78516 og brosjyren Du er valgt til verneombud http://www.arbeidstilsynet.no/binfil/download2.php?tid=77738 Rektor har gjennomgått HMS-opplæring. Rektor har ikke mulighet til å ha medarbeidersamtaler, følge opp, samt ha personalansvar for alle på skolen og dette ansvaret har han og to inspektører fordelt seg imellom. Nevnte to inspektører er en del av skolens administrasjon og er å regne som mellomledere. Det er uklart om mellomlederne med personalansvar har HMS-opplæring. I kommunens prosedyre for HMS-opplæring og komptanseutvikling av 05.02.2009 står det: "Enhver leder har ansvar for at medarbeiderne har tilstrekkelig opplæring, og skal aktivt sørge for å kartlegge områder der de ansatte trenger opplæring i HMS, og integrere opplæringstiltakene i kompetanseplan. AMU avgjør hva som er tilfredsstillende opplæring." Arbeidstilsynet ønsker å få dette punktet utdypet. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-2 (1) bokstav b skal arbeidsgiver sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Se varsel om pålegg nr. 1. Medvirkning og kommunikasjon i HMS-arbeidet Medvirkning og kommunikasjon ivaretas i ulike fora. Blant annet gjennom morgenmøte én gang i uken, personalmøte én gang i måneden, trinnmøter, teammøter én gang i uken og stabsmøter hver 14. dag. I tillegg til dette er det medbestemmelsesmøter mellom de tillitsvalgte og rektor hver 3.-4. uke. Videre gjennomføres medbestemmelsesmøter med jevne mellomrom og medarbeidersamtaler én gang i året. Dessuten opplyste de ansatte om at rektors kontor alltid står åpent. De ansatte ved skolen er veldig fornøyd med det å kunne kommunisere og medvirke gjennom direkte tale da de mener at lærere er gode til å snakke. Skolen gjennomfører vernerunde hvert år. Tidligere var også en representant for eiendomsforvaltningen vært med på vernerundene, og rektor og verneombudet ser på det som en stor fordel, men slik er det ikke nå. I tillegg gjennomføres det en medarbeiderundersøkelse i regi av kommunen annet hvert år. Nå skal denne undersøkelsen bli treårig. Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer De største arbeidsmiljøutfordringene er i følge de vi snakket med inneklima og ekstra krevende elevgrupper, eks barn med diagnoser som ADHD m.m. Barn med diagnoser er ikke bare en utfordring for skolene i Nøtterøy kommune, men dette gjelder generelt i norsk skolehverdag. Skolens personale deltar i medarbeiderundersøkelsen og i etterkant av den samles rektor, de tillitsvalgte og verneombudet og ser på resultatene før det øvrige personalet involveres. Deretter lages det en handlingsplan med iverksetting av tiltak. Skolen har også noen utfordringer m.h.t. inneklima. Det skal i løpet av dette skoleåret gjøres en del forbedringer med ventilasjonsanlegget. Det ble opplyst om at det er heftelser vedrørende nyfløyen på Borgheim ungdomsskole. Det er også utført kartlegging av CO2 som viste for høye verdier, og dette er blitt påpekt og rapportert inn til Eiendomsforvaltningen. Nyfløyen på skolen kan være kald på vinteren, og slik det er nå fungerer ventilasjonssystemet i den gamle delen bedre enn i den nye delen. Det ble også opplyst om at gymsalen mangler ventilasjon. Inneklima vil bli behandlet i en egen rapport.
VÅR REFERANSE 4 Rapportering av avvik Kommunen har utarbeidet et elektronisk system for rapportering av avvik. Rutinen er tilgjengelig i Kvalitetslosen, som er tilgjengelig via Fronter. Papirutgaven er det ingen kultur for å bruke. Ledelsen erkjenner at systemene for rapportering av avvik ikke er gode nok pr dags dato. Dette har sin bakgrunn i at Kvalitetslos-systemet som sådan ikke er oppe og går. Systemet er ikke ferdig utbygd, og det er ikke gitt god nok opplæring i systemet mener flere ansatte. Vi fikk videre opplyst om at Kvalitetslos-systemet kom for 1, 5 år siden, men flere av de vi snakket med sa at systemet var lagt på is. Arbeidstilsynet ønsker en nærmere redegjørelse for hva Kvalitetslos er, når det er planlagt tatt i bruk, samt hva som er tenkt i forhold til opplæring i systemet. Se varsel om pålegg 2 a). Terskelen blant lærerne for å bruke avviksrutinen er for høy. I praksis i dag brukes ikke denne i særlig grad. De ansatte kjenner i liten grad til rutinene for avviksrapportering. I de fleste tilfeller hvor avvik nå meldes, skjer dette i muntlig form til rektor. Etter AML 3-1 (2) e skal arbeidsgiver, for å sikre systematisk HMS-arbeid, iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av arbeidsmiljøloven. Se varsel om pålegg nr. 2 b). Forebyggende rutiner for konflikthåndtering, vold og trusler og elev/foreldreklager Verken ledelsen eller de ansatte mener skolen preges av konfliktsituasjoner. At personlig kjemi ikke alltid stemmer kan føre til uenigheter, men dette er sjelden/aldri særlig problematisk. Lederne har rutiner for å melde og håndtere samarbeidsutfordringer/konflikter i lederhåndboken. Også de ansatte er kjent med at det finnes et skjema for å melde inn slike konflikter eller utfordringer via skolens Intranettsider. Når det gjelder vold og trusler så har skolen hatt tilfeller av dette. Skolen har i denne forbindelse hatt kontakt med PPT, samt at de ansatte har fått instruksjoner i hvordan man kan gå frem i slike saker. I slike saker forventes det at man trår varsomt, sier de vi hadde gruppesamtale med. Det finnes også en rutine i Internkontrollsystemet som tar for seg vold og trusler, jfr. kommunens rutine for håndtering av trusler, vold og annen uakseptabel adferd av 05.02.2009. Under punktene lovhjemmel, hovedansvar, utstyr/hjelpemiddel og krav til personale (kompetansekrav) står det ingen. Dette er mangelfullt fra kommunens side. I samme rutine er det en sjekkliste for oppfølging, men i praksis lurer vi på hvilket handlingsrom den enkelte skole har i forhold til punktene i sjekklisten. Se varsel om pålegg nr. 3. Borgheim ungdomsskole har fra tid til annen hatt utfordringer relatert til elev- og foreldreklager. Den aktuelle forelder/foreldre innkalles i disse tilfellene til en samtale og problemene forsøkes løst på lavest mulig nivå. Det som blir sagt i saken dokumenteres og arkiveres i låst skap. Organisering og tilrettelegging av arbeidet, samt sykefraværsoppfølging Skolen følger kommunens retningslinjer for oppfølging av syke ansatte. Rektor følger den syke tett opp, det skrives oppfølgingsavtaler og gjennomføres dialogmøter slik lovverket tilsier. Når det gjelder tilrettelegging av arbeidet fikk vi høre om at timeplaner er blitt endret og tilrettelagt slik at arbeidet blir mindre belastende, det har vært bytte av elevgruppe eller fag for en periode, ergonomisk tilrettelegging m.m. De ansatte sier at det er en kultur for å ta vare på hverandre, og teamene er flinke til å avhjelpe hverandre. Ser de f. eks at kollegaer er slitne så har de sagt i fra til ledelsen om dette slik at en kan
VÅR REFERANSE 5 komme i gang med forebyggende tiltak. Det ble også sagt i gruppesamtalen at det kan være en utfordring for lærere å være aktivt sykemeldt, da det alltid er noe å gripe fatt i på en skole, samt at lærere kan ha vanskelig for å si nei. I fjor hadde skolen en gjennomsnittlig sykefraværsprosent på 3,5 og sykefraværet pr 2. kvartal i 2010 var på 6,9 % (jamfør tall fra NAV). Bedriftshelsetjeneste Virksomheter i visse bransjer er gjennom egen forskrift pålagt å ha godkjent bedriftshelsetjeneste. Nytt av året er at undervisning og skole kommer inn under denne bestemmelsen. I forskrift om at virksomheter innen visse bransjer skal ha godkjent bedriftshelsetjeneste (best.nr.501) 1 stilles det krav til at virksomheter innenfor skolesektoren skal være tilknyttet bedriftshelsetjeneste. Skolen visste at kommunen hadde inngått en avtale med BedriftsHelsen, som er en godkjent bedriftshelsetjeneste. Vi ble orientert om at avtalen som er inngått tilsier at kommunen har et "forenklet medlemskap", og at AMU har godkjent det. Som vi orienterte om på oppsummeringsmøtet 24.09.2010 har Bente Rød-Karlsen ringt BedriftsHelsen og fått opplyst at medlemskapet deres tilsier at kommunen har 400 timer til rådighet hos dem. I henhold til forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (best.nr.600) 5, skal arbeidsgiver samarbeide med bedriftshelsetjenesten om utarbeidelse av periodevis plan. Etter samme forskrift 4 skal arbeidsgiver sørge for at bedriftshelsetjenesten bistår med kartlegging, risikovurdering og iverksettelse av HMS-tiltak. Virksomheten kunne ikke fremlegge en periodevis plan for BHTs arbeid i virksomheten, se varsel om pålegg nr. 4. Arbeidstilsynet vil ha informasjon om hva BHT skal bistå kommunen med generelt, samt hva avtalen vil si for skolene spesielt. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Arbeidsgiver, Nøtterøy kommune, må sørge for at arbeidsgivers representant får nødvendig HMS-kompetanse, jf. arbeidsmiljøloven 3-2 (1) bokstav b. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig redegjørelse eller annen dokumentasjon fra arbeidsgiver som viser at arbeidsgivers representant har gjennomgått nødvendig opplæring for å kunne ivareta sikkerhet og helse for ansatte på eget ansvarsområde. 2. a) Kommunen må utarbeide en redegjørelse for hva Kvalitetslos er, når det er planlagt tatt i bruk, samt hva som er tenkt i forhold til opplæring i systemet. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig redegjørelse i forhold til punktene over.
VÅR REFERANSE 6 b) Virksomheten må utarbeide et skriftlig system for avvikshåndtering. Hjemmel for begge punkter er arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse av avvikssystemet som er etablert. De ansatte må gjøres kjent med gjeldende system og Arbeidstilsynet ønsker en beskrivelse av hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 3. Virksomheten må utarbeide en tilfredsstillende rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jfr arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen, samt en redegjørelse for punktene i sjekklisten. 4. Virksomheten må i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide en periodevis plan for BHT`s arbeid i virksomheten, jfr. forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (best.nr. 600) 4, 1. ledd a. Frist for gjennomføring: 01.12.2010 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått kopi av utarbeidet plan hvor det blant annet fremkommer hvordan BHT skal bistå ved kartlegging, risikovurdering og iverksettelse av HMS-tiltak hos Nøtterøy kommune generelt, men også hos skolene spesielt. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 15.11.2010. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2010/12120 ved svar.
VÅR REFERANSE 7 Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Mona Bondevik tilsynsleder (sign.) Siri Berthinussen rådgiver (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Borgheim ungdomsskole v/rektor Steinar Rektorveien 6, Postboks 250 3163 NØTTERØY Strand Jensen Borgheim ungdomsskole v/vo og HVO Rektorveien 6, Postboks 250 3163 NØTTERØY Kai Fjellhegn Nøtterøy kommune v/htv Tinghaugvn. 18 3140 NØTTERØY Nøtterøy kommune v/teknisk personell med hovedansvar for skoleeiers drift- og vedlikehold av skolebygninger Tinghaugvn. 18 3140 NØTTERØY