Vi viser til tilsyn gjennomført ved Rauland skule i Vinje kommune 28.september 2009.

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Mona Helene Brakstad tlf Vinje Kommune v/rådmannen 3890 VINJE Tilsynsrapport med varsel om pålegg Rauland skule Vi viser til tilsyn gjennomført ved Rauland skule i Vinje kommune 28.september Til stede fra skolen: Unni Hansen, rektor Øystein Eriksen, verneombud Per Morten Wienenga, undervisningsinspektør Anne Marie Vasshus, konsulent Haldis Bakkemoen, teamleiar mellomtrinnet Wenche H. Røsholt, teamleiar småtrinnet Liv Irene J. Flåto, barne/ungdomsarbeider, SFO-leiar Pernille Hjelle, teamleiar ungdomstrinnet Til stede fra Arbeidstilsynet: Mona Brakstad, inspektør Marianne Pedersen, inspektør Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape et godt og inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som medvirker til sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Gjerpensgt. 20 sor-norge@arbeidstilsynet.no Skien INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 2: Gruppesamtale 4-8 arbeidstakere (ca 1,5 t) 3: Oppsummering med ledelse og verneombud (ca 30 min) Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Sikring av arbeidsmiljøkompetanse hos ledelse og verneombud - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, klagehåndtering, vold og truende hendelser - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Arbeidsmiljøkompetanse Leder har gjennomgått opplæring i HMS-arbeid. Virksomheten er IA-bedrift og er tilknyttet kommunens bedriftshelsetjeneste. Det er valgt verneombud, og det er gitt obligatorisk opplæring. Det er kjent blant de ansatte hvem som er verneombud, og hva som er vernetjenestens oppgaver og funksjon. Systematisk HMS-arbeid Det arbeides systematisk med arbeidsmiljøutvikling med kartlegginger, vurderinger og oppfølging. Det gjennomføres vernerunder på fysiske forhold, årlig medarbeiderundersøkelse som omfatter organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer og det gjennomføres medarbeidersamtaler ca to ganger i året. Ytterligere kartlegging og vurdering av det fysiske arbeidsmiljøet er gjennomført ved diverse målinger med bistand fra bedriftshelsetjenesten og det er benyttet risikoskjema for vurdering av eks inneklima, støyeksponering og fare for støvpåvirkning og kutt-/ulykkesfare i bygg med spesialfunksjoner. Det som kan utbedres lokalt og på eget budsjett blir gjennomført, løpende vedlikehold av praktisk art utføres av vaktmester. Større behov meldes inn til skoleeier, det avholdes jevnlig møter med teknisk etat. Det har vært en positiv utvikling av det organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøet ved skolen, det beskrives en tydelig og ryddig ledelse og det er arbeidet mye med Voksenstandard, - struktur, klasseledelse og kompetanseutvikling. Ansatte opplever at det er mange områder som er systematisert og fulgt opp og at det har gitt gode resultater. Arbeidstilsynet vurderer det slik at skolen arbeider systematisk med utvikling av arbeidsmiljøet og at arbeidet omfatter relevante utviklingsområder. Kommunikasjon og medvirkning Skolen har mange arenaer der ansatte får informasjon og har mulighet for å medvirke i planlegging og utvikling av egen arbeidshverdag. Eksempler på dette er morgenmøter, medarbeidersamtaler 2g i året, ukentlige trinn- og fellesmøter, AMU og medrådstimer med tillitsvalgte og ledelse. Rektor har ukentlige møter med SFO/assistenter. Det beskrives en åpen kultur der det er kort vei til ledelsen. Det er utarbeidet mye skriftlig materiell som tydeliggjør det som gjelder av føringer og forventninger til de ansatte i arbeidshverdagen.

3 VÅR REFERANSE 3 Avvikshåndtering Det er tilgang på rutine og skjema for melding av avvik i kommunens overordnede HMS-system. Praktiske forhold som kan ordnes innen eget budsjett meldes til vaktmester i egen bok. Skader, utagering og truende hendelser meldes skriftlig, ellers fungerer muntlige melderutiner godt i det daglige. Mer omfattende fysiske mangler rapporteres til kommunen, og det avholdes jevnlig møter med teknisk etat. De ansatte er kjent med hva som er rapportert, men kjenner ikke til hvilke prioriteringer som gjøres og fremdriftsplan for utbedring. Håndtering av klager fra elever/foreldre Klager på ansatte fra elever eller foreldre kan bli særlig belastende dersom det ikke håndteres på en god måte. Skolen har ikke skriftlige retningslinjer for hvordan slike klager skal håndteres, men det er erfaringer med klagebehandling som er håndtert bra. For å sikre en forutsigbar og enhetlig behandling av slike situasjoner er det en fordel å dokumentere god praksis i en retningslinje. Viser til varsel om pålegg pkt.1 Konflikter og konflikthåndtering Det er en overordnet retningslinje i kommunens HMS-system for håndtering av konflikter blant personale og mellom ansatt/ledelse, men denne er lite kjent og heller ikke tilpasset lokale forhold. Det er i dag lite problemer med konflikter i personalgruppen, - dette forebygges antagelig blant annet ved at det arbeides mye med kollektiv ledelse og felles forståelse for voksenstandard. For å sikre en forutsigbar og enhetlig håndtering av konflikter når de oppstår, bør det utarbeides en lokalt tilpasset retningslinje som er godt kjent av alle. Viser til varsel om pålegg pkt.2. Vold og truende hendelser Det har vært flere tilfeller med uro og utagering blant elevene i perioder, og det har vært hendelser som ansatte har opplevd vanskelig og truende. Det er arbeidet bevisst for å redusere belastningen med dette, og det er arbeidet særskilt med Voksenstandard, Elevstandard og Klasseledelse som forebyggende tiltak. Skolen har god tilgang på lærerressurser, miljøarbeider og assistenter som brukes aktivt og det er noen lærere med tilleggskompetanse i konfliktdempende metoder (for eksempel ART). Urolige elever kan også gis tilbud om undervisning utenfor klassen ved behov. Selv om skolen arbeider godt på det forebyggende området, er det ikke utarbeidet en helhetlig strategi når det gjelder vold og truende hendelser som i tillegg til uroforebyggende arbeid også omfatter systematisk opplæring, håndtering i situasjonen og oppfølging av ansatte som er involvert. Viser til varsel om pålegg pkt.3 Tilrettelegging og sykefraværsoppfølging Skolen følger kommunens retningslinjer for sykefraværsoppfølging, og det er god kunnskap om kravet til oppfølgingsplan og dialogmøter. Det er erfaring med noen grad av individuell tilrettelegging. Fysisk tilrettelegging er lettere å få til enn organisatorisk (redusert undervisning, fleksibel arbeidstid o.l) men det forsøkes så langt det er mulig. Det er godt samarbeid med NAV og bedriftshelsetjenesten.

4 VÅR REFERANSE 4 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det som er beskrevet i rapporten vurderer vi å gi følgende pålegg med begrunnelser: Begrunnelse pkt. 1: Arbeidstilsynets erfaring er at klager på ansatte fra tredjeperson kan bli noe tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser osv. I virksomheter der man kan bli utsatt for slike klager bør det være klare retningslinjer for hvordan slike klager skal håndteres. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte 1. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Begrunnelse pkt 2: Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for dette eller annen unødig psykisk belastning, bør virksomheten ha rutiner for hvordan konfliktfylte forhold skal fanges opp og håndteres på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver må derfor å ha en forutsigbar fremgangsmåte for håndtering konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. 2. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte i håndtering av konflikter i personalgruppen, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen Begrunnelse pkt 3: Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven har blant annet krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal forebygges og håndteres, og berørte arbeidstakere følges opp, og at de ansatte er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan / rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal forebygges og håndteres, og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7.

5 VÅR REFERANSE 5 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av handlingsplanen. Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 27.november Hører vi ikke noe innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til virksomheten. Spørsmål kan rettes til saksbehandler mona.brakstad@arbeidstilsynet.no, eller på tlf Med hilsen Arbeidstilsynet Sør-Norge Bjørn Tore Hansen tilsynsleder (sign.) Mona Helene Brakstad seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: Rauland skule v/rektor Unni Hansen, Verneombud, Rauland skule s.a. Hovedverneombudet Vinje kommune