Automa'sk pensjonsrapportering - Gevinster og erfaringer

Hvem er vi? Neman Baig Manager Solu'on innen SAP Lønn 12 års erfaring med SAP Maja Edborg-Torjussen Senior Consultant 4 års erfaring med SAP 6 år i Storebrand Senior pensjonsrådgiver

Agenda Hensikten med automa'sert ajourhold Forstå hva FNO-malen er Gi en forståelse av hvordan automa'sert pensjonsrapportering fungerer ProsjekOorløpet Erfaringer fra StatkraP

Bakgrunn Lov om obligatorisk tjenestepensjon 2006 Alle skal få pensjonssparing Innskuddspensjon ble populært Rimeligere Mer forutsigbare kostnader Behov for automa'sert løsning Tidkrevende å rapportere manuelt

Hensikten med automa'sert ajourhold Innskuddspensjon er ferskvare Oppdatert pensjonsgrunnlag = lønn Oppdatert fraværsdata -> korrekt behandling hos pensjonsleverandør Bruke data du allerede har i systemet Unngå dobbelt registrering Forenkle prosesser Redusere feilkilder Redusere manuelt arbeid

FNO-malen Hva er det? Tidligere var det kun Storebrand som 'lbød en mal Egen løsning for automa'sert ajourhold Lite fleksibelt med tanke på å byze leverandør FNO malen er en bransjestandard for innrapportering av pensjonsopplysninger for innskuddspensjon Gir fleksibilitet for kunder

Hvordan virker rapporten Lønnsresultat med pensjonslønnarter Pensjonsrapport Fraværskoder gir statuskoder Pensjonsleverandør

Pensjonsbegreper Pensjonsgrunnlag = fastlønn + eventuelle faste 'llegg Periodelønn = 'melønn (med 'llegg for feriepenger) Pensjonsleverandøren regner deze om 'l årslønn og del'dsprosent Tilleggslønn = eventuelle pensjonsgivende 'llegg (med 'llegg for feriepenger) Årslønn = månedslønn x 12 Statuskoder = Brukes for å avklare om pensjonsleverandør kan regulere pensjonsgrunnlag, melde ut/inn av ordning A = Ak'v S = Syk LP = Lovfestet permisjon AP = Avtalefestet permisjon P = PermiZert

Innskuddspensjonsrapportering FNO-malen SAP HR Lønnsberegning: Beregning av pensjonslønnarter. Påslag av feriepenger for 'melønnede og 'lleggslønn Lønnarter Hvilke skal med i pensjonsgrunnlag? Lønns og pensjonsresultat: Tilleggslønn -Faste 'llegg -Variable 'llegg Periodelønn - Timelønn og antall Pensjonsberegning : Pensjons rapport FNO-malen (XML-ﬁl) pensjonsgrunnlag Pensjonsleverandør pensjonsgrunnlag x spareprosent = pensjonsavsezning Masterdata: Fødselsnummer Navn Adresse AnsaZdato S'llingsprosent Årslønn Avlønningsform Endringsdato Statuskoder Hvilke fraværskoder gir hvilke statuskoder? SeZes i tabell

Hva skal rapporteres Enten årslønn -> for ansaze med fast månedslønn Månedslønn x 12 Rapporteres også i feriepengemåneden Eller periodelønn -> Timelønn Vanlig å rapportere ezerskuddsvis ('mer i august rapporteres i september) Rapporters med antall og totalbeløp inkludert feriepenger Tilleggslønn Ikke knyzet 'l 'mer i perioden (faste 'llegg, bonus og ezerbetalinger) Rapporteres med påslag for feriepenger

FNO-malen en gjennomgang av feltene FNO-malen inneholder en rekke felter Standardfelter Kundespesiﬁkke felter

Feltene i rapporten Rapporten henter korrekt informasjon

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten Timer/årsverk/bedriP Timer årsverk bedrip Standard årsverk i 100 % s'lling. Eksklusiv ferie og eventuelt andre forhold som reduserer årsverket

Feltene i rapporten Timer/årsverk/bedriP Brukes 'l å beregne del'dsprosent for 'melønnede Tallet skal være antall 'mer en 'melønnet fak'sk arbeider i 100% s'lling Eksempel på beregning: 1950 'mer (25 feriedager + 9 helligdager) = 1695 'mer

Feltene i rapporten Timer/årsverk/bedriP Brukes 'l å regne om 'melønn 'l del'dsprosent:

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten - AnsaZdato AnsaZdato Hentes fra masterdata (Blir angiz i ansezelsesprosessen) Infotype 0041 Ingen manuell innmelding, den ansaze fremkommer på filen ezer første lønnskjøring AnsaZdato = opptaksdato, så fremt vedkommende er over 20 år og jobber mer enn 20 % Hvis en ansaz ikke fyller opptaksvilkårene vil han/ hun bli liggende med status venter opptak

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten - SluZdato SluZdato Rapporten henter denne datoen fra saksgang for fratredelse BekrePes i pensjonsleverandørenes portal

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten - Avlønningsform F = Fastlønnet T = Timelønnet P = Provisjonslønnet AnsaZe med kun provisjonslønn

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten - Årslønn Hentes fra infotype 0008 (grunnlønn) Månedslønn x 12 Oppgis i henhold 'l s'llingsprosent Kun for ansaze med fastlønnede

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten - S'llingsprosent Hentes fra infotype 0008 (grunnlønn) Kun for fastlønnede Årslønn rapporteres i henhold 'l s'llingsprosent 80 % s'lling = 80 % lønn

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten Periodelønn beløp Antall 'mer jobbet i en periode x sats Får påslag for feriepenger Får ikke rapportert feriepengeutbetalingen Kun for ansaze med 'melønn Timelønn omregnes 'l årslønn

Feltene i rapporten Periodelønn beløp Eksempel:

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten Periodelønn antall Antall 'mer jobbet i en periode Brukes for å beregne del'dsprosent Hentes fra lønnarter som er definert som periodelønn Kun for 'melønnede

Feltene i rapporten Periodelønn antall Eksempel:

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten Tilleggslønn Pensjonsgivende faste og variable 'llegg Faste 'llegg må være med Variable 'llegg kan være med (reguleres av pensjonsavtale) Påslag for feriepenger

Feltene i rapporten Tilleggslønn Tilleggslønn regnes om 'l årslønn:

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten Timer/årsverk/ansaZ Gjelder kun ved avvikende årsverk for grupper ansaze. Gjelder for ansaze som ikke jobber 1950 'mer i et fullt årsverk SkiParbeidere <37,5t uke definert spesielt

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten Endringsdato DeZe gjelder om pensjonsleverandøren ønsker å bruke endringsdato på lønnsendringer 'lbake i 'd Enten rapporteres ny årslønn + endringsdato Eller ny lønn fra aktuell måned + lønnsendring som 'lleggslønn

Feltene i rapporten

Feltene i rapporten Status Gir pensjonsleverandør informasjon om hvordan en ansaz skal kunne behandles Meldes inn? Meldes ut? Endre lønn? A = Ak'v S = Syk LP = Lovfestet permisjon AP = Avtalt permisjon P = PermiZert

Feltene i rapporten Status Syk Status syk gis ezer 16 dagers sykdom Den ansaze vil ligge med status S inn'l annen status sendes ved pensjonsfil EZer ca 11 måneder kan en søknad om innskuddsfritak igangsezes Ulik praksis blant de ulike pensjonsleverandørene hvordan deze håndteres

ProsjekOorløpet Analyse Oppstartworkshop Klassifisering av lønnarter og fraværstyper Realisering Teknisk oppsed LønnsoppseD (inkludert pensjonslønnarter) EnhetstesHng og korrigering Akseptanset est og opplæring Opplæring av superbrukere Akseptansetest hos kunde TesJil Hl pensjonsleverandør Avslutning Avslutning av prosjekt med kunde Overlevering av løsning

Implementeringsplan OppseZet tar normalt 12-14 dager Avhengig av hva som fremkommer i workshop Analyse 1-2 dager Implementering 6-8 dager Akseptansetest og opplæring 2-4 dager Avslutning dag >1 Rapporten kan være klar 'l bruk i løpet av en måned Forutsetninger: Tekniske 'lganger på plass Pensjonsleverandøren må være klar 'l å ta i mot ﬁlene

Erfaringer fra StatkraP Anne Øen fra StatkraP forteller om sine erfaringer

Oppsummering Pensjonsrapporten gjenbruker informasjon du allerede har i SAP Reduserer feilkilder Unngå dobbelt registrering Forenkle prosesser Pensjonsrapporten reduserer manuelt arbeid Gir deg fleksibilitet med tanke på byze av pensjonsleverandør

Oppsummering Spørsmål?

Kontak'nformasjon

Disclaimer AP and all SAP products and services men4oned herein as well as their respec4ve logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG. Product and service names men4oned are the trademarks of their respec4ve companies. Nor Adfahrer AB or any of the brands; SBN, SDK or ADSIG is owned or controlled by SAP or any of the other companies men4oned in this presenta4on. Contact informa4on is found on; www.adfahrer.com, www.sap-sbn.no, www.sap-sdk.dk and www.adsig.se or send an e-mail to info@adfahrer.se