Saksframlegg LANGTIDSFRISK Arkivsaksnr.: 10/17497 ::: Sett inn innstillingen under denne linja Forslag til vedtak: 1. Formannskapet vedtar tiltakspakken i vedlegg 2 2. Formannskapet slutter seg til rådmannens tilrådninger i forslagene oversendt fra bystyret. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Saksutredning: Bakgrunn Det vises til protokoll fra bystyret i sak 0005/10 (arkivsak 09/48920) Sykefravær. Se vedlegg 1. Bystyret vedtok at tiltakspakken i saken (se vedlegg 3) skulle legges fram for endelig behandling i formannskapet. I tillegg oversendte bystyret sju forslag til formannskapet for videre behandling. Hele sykefraværssaken er også drøftet med organisasjonene. Se vedlegg 4. Innledning Langtidsfrisk Trondheim er nå etablert og iverksatt med egen styringsgruppe og operativ gruppe. Det vil også bli en intern utlysning av stilling som prosjektleder for Langtidsfrisk fram til 31.12.2011. I denne saken legges det fram et revidert forslag til tiltakspakke. Se vedlegg 2 Rådmannen gir også kommentar og tilrådning til forslagene bystyret oversendte til formannskapet. Tiltakspakken Bystyrets vedtak: Bystyret slutter seg til hovedprinsippene i saken, men ber om at behandlinga av tiltakspakken i saksframlegget legges fram for endelig behandling i formannskapet. I bystyresaken ble det lagt fram forslag til tiltak. I ettertid har styringsgruppen i møte den 14.04. behandlet og sluttet seg til vedlagte reviderte tiltakspakke for Langtidsfrisk i 2010. De viktigste endringene i tiltakslisten fra kapittel 5 i sykefraværssaken er: De fleste tiltaksområdene er beholdt, men tiltakene er nå spisset og presisert Tiltaksområdene er kategorisert annerledes Belønning av langtidsfriske enheter er tatt bort Som en forløper til en mulig HMS modul i ERV, satses det nå på å styrke det systematisk HMS arbeidet gjennom Kvalitetsweb. Tiltak som er på plass er tatt bort, som for eksempel at organisasjonene inviteres med i styringsgruppen for Langtidsfrisk Trondheim. I tillegg er et hovedverneombud med i den operative gruppen. Avventende og gradert sykemelding i tråd med IA avtalen er presisert. Målretta helseovervåking og spesifikke mål for sykefraværsanalyser er presisert. Innsatsteam er presisert. Saksfremlegg - arkivsak 10/17497 1
Intensjonsavtale med NAV om bruken av tilretteleggingstilskudd Saksfremlegg - arkivsak 10/17497 2
Oversendte forslag fra Bystyret. Forslag1. Selv om sykefraværet generelt er høyt, er det store forskjeller mellom enhetene. Kommunen bør derfor sette i gang et Best practice -prosjekt, slik at man kan lære av dem som best håndterer disse utfordringene. Rådmannen bes komme tilbake med en sak til formannskapet om dette. Rådmannens vurdering: Leder for Helse og velferdskontor Østbyen og leder for Arbeidsmiljøenheten vil i 2010 skrive en masteravhandling om forholdet mellom legemeldt sykefravær på diagnosen muskel- og skjelettlidelser og arbeid i helse- og velferdssentra. Det vil være en studie av to enheter med høyt sykefravær over lang tid, hvor den ene enheten har en relativ høy andel muskel og skjelettlidelser og den andre enheten en relativ lav andel. to enheter med relativt lavt sykefravær over lang tid, hvor den ene enheten har en relativ høy andel muskel og skjelettlidelser og den andre enheten en relativ lav andel Den forskningsmessige antakelsen er at muskel og skjelettlidelser kan skyldes arbeidets egenart. I dette tilfellet er det lidelser som kan komme av forflytning av syke og demente mennesker i helse og velferdssentra. Dette kan handle om forflytningskompetanse, sikkerhetskultur, ledelse, hjelpemidler og verneutstyr. Gjennom utvalget av enheter kan det være mulig å se om best practice reduserer andelen av langtidssyke medarbeidere med diagnosen muskel- og skjelettlidelser. Rådmannen tilrådning: Rådmannen kommer tilbake til formannskapet med en orientering om resultatene i masteravhandlingen. Forslag 2. Mandal kommune har siden 2003 jobbet med et eget nærværsprosjekt, jf sykefraværssaken side 4 pkt 1.2. Trondheim kommune bør se på muligheten for å starte et prøveprosjekt med utvidet egenmelding ved enkelte enheter, for å se om dette kan føre til bedret resultat i fraværsstatistikken. Tillit er bedre enn tvang. Rådmannen bes komme tilbake med en sak til formannskapet om dette. Rådmannens vurdering: Trondheim kommune sitter i referansegruppa for Tillitsprosjektet i Mandal, og har god mulighet til å følge prosjektet og utviklingen av det. Trondheim kommune har svært sammenfallende tenkning som Mandal kommune. Det som skiller er blant annet systemet med 365 egenmeldinger. Det er to faktorer som har betydning for muligheten av å iverksette et prøveprosjekt i Trondheim kommune med 365 egenmeldinger: Godkjenning fra departementet Et IT program tilrettelagt for dette Mandal kommune søkte i 09/06 Arbeids- og inkluderingsdepartementet om dispensasjon fra reglene i Folketrygdloven 25-13 som omhandler sykemeldingsrutinene og krav til sykemelding fra lege for å ha krav på sykepenger. 01/07 fikk kommunen dispensasjon fra Folketrygdlovens bestemmelser. For å kunne iverksette et prøveprosjekt, må Trondheim kommune har dispensasjon fra samme lovbestemmelser. Tillitsprosjektet forutsetter at de ansatte registrerer egenmeldingene digitalt - et system som kvalitetssikrer oppfølgingen fra arbeidsgiver i hele egenmeldingsperioden. Mandal kommune har i samarbeid med IT firmaet Tieto utviklet et eget dataprogram som ivaretar krav fra Datatilsynet og Norsk samfunnsvitenskapelig datatjenesten (NSD). Dataene i systemet er helserelatert på individnivå, og underlegges derfor særskilte krav. Vi vet ikke om Mandal kommunes datasystem vil passe inn med ERV, hva Tietos system vil koste eller hva det vil koste å utvikle et eget system for Trondheim kommune gjennom ERV. Før en eventuell søknad om dispensasjon, bør det datatekniske spørsmålet utredes og kostnadene ved dette utredes. Saksfremlegg - arkivsak 10/17497 3
Rådmannens tilrådning: I dagens situasjon med utvikling av ERV er det ikke tilrådelig å iverksette et prøveprosjekt med 365 egenmeldinger. Forslag 3. Rådmannen bes om å ta initiativ til et samarbeidsprosjekt med Senter for helsefremmende forskning ved Høgskolen i Sør-Trøndelag, med formål å få ned sykefraværet. Institutt for sosialt arbeid og helsevitenskap ISH ved NTNU og Hist har et forskningssamarbeid hvor ett av fem interesseområder er helsefremming i arbeidslivet. Senter for helsefremmende forskning (senteret) skal utvikle og formidle ny kunnskap om faktorer som fremmer, vedlikeholder og gjenoppretter god helse og livskvalitet - både blant friske, utsatte grupper og blant mennesker som har vært utsatt for helsesvikt. Samfunnet har fått en økende bevissthet om at helsefremming er en nødvendig strategi for å redusere de høye tildelingene som i dag går til sykdomsbehandling. Fra en negativ tenkning om sykdomsutvikling skal fokus dreies mer mot en positiv tenkning om helseutvikling; fra sykdomsforskning til forskning på friskhet og velvære og faktorer som bidrar til dette. Denne kunnskapen kan ha gevinst på individ- og organisasjonsnivå så vel som samfunnsøkonomisk. Helse er ikke bare fravær av sykdom men en ressurs som alle mennesker har mer eller mindre av. Senteret driver forskning på positive fysiske, psykologiske, sosiale og eksistensielle helsepåvirkninger og dette fordrer et tverrfaglig forskningssamarbeid. Senteret har dessuten et globalt perspektiv på helse og samarbeider med flere internasjonale forskningsinstitusjoner. Denne forskningen er svært interessant for Trondheim kommune og Langtidsfrisk Trondheim, og rådmannen vil etablere kontakt med dette forskningsmiljøet. Rådmannens tilrådning: Rådmannen etablerer kontakt med Senter for helsefremmende forskning ved Høgskolen i Sør-Trøndelag Forslag 4 Langtidsfriske enheter skal ikke gis spesiell belønning. Rådmannens vurdering: Langtidsfrisk Trondheim vil ikke etablere belønningssystemer for langtidsfriske enheter. Arbeidsmiljøprisen som utdeles på Arbeidsmiljødagen hver høst, vil imidlertid beholdes. Belønning er også drøftet med organisasjonene, og rådmannen og organisasjonene er enig slik det går fram av vedlagte drøftingsreferat. Rådmannens tilrådning: Arbeidsmiljøprisen opprettholdes. Rådmannen vil i samarbeid med organisasjonene komme fram til hvordan enheter som jobber godt kan få vise fram sine resultater. Forslag 5. Planlagt innsparing i 2011 på helsefremmende seniortiltak reverseres. Andel på heltid må kraftig opp. Andel midlertidig ansatte og innleide må kraftig ned.. Rådmannens vurdering: Rådmannen viser til revidert budsjett for 2009 samt budsjett for 2010 hvor bystyret vedtok å fjerne bevilgning til individuelle seniortiltak. Det blir opp til bystyret om disse midlene skal gjeninnføres i 2011. Samtidig må det understrekes at kommunen fortsatt har en seniorpolitikk og seniortiltak selv om disse midlene er fjernet. Når det gjelder andel på heltid vises det til bystyrets budsjettvedtak for 2010: For innbyggerne gir flere heltidsstillinger økt tilstedeværelse og bedre kontinuitet. For de ansatte vil større stillingsandeler gi en mer forutsigbar lønn og arbeidstid. For arbeidsgiver vil det gjøre rekruttering og kompetanse- og arbeidsmiljøutviklingen lettere. For samfunnet vil det være et viktig grep for å øke likestilling. Mye kan tyde på at dagens turnus- og arbeidstidsordninger gjør det Saksfremlegg - arkivsak 10/17497 4
vanskeligere å redusere deltidsandelen. I samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene skal det iverksettes flere turnusforsøk og andre tiltak som kan redusere deltid. Målet er at man gjennom utprøving og læring finner fram til gode permanente løsninger for at flere skal få heltids-stillinger. Et turnusforsøk er i gang. Det jobbes for å sette i gang flere gjennom trepartsamarbeidet. Når det gjelder midlertidige ansettelser sier Arbeidsmiljølovens 14.9 at arbeidstaker skal ansettes fast. Midlertidige ansettelser er kun tillatt for vikariater, praksisarbeid, arbeidsmarkedstiltak i regi av NAV og hvis arbeidet skiller seg fra ordinært arbeid i virksomheten. Innleie holdes i dagens økonomiske situasjon på et minimumsnivå. Forslag 6. Kortere arbeidstid/6-timers dag innføres innenfor områder i helse- og velferd, barnehager og renhold som et langvarig prøveprosjekt. Grunnbemanning økes. I det minste som forsøksordninger over lang tid. Det tas inn vikarer fra første fraværsdag Rådmannen viser til evaluering av det 2-årige forsøket med 6-timersdag ved Trondheim eiendom, miljøservice. Når det gjelder vikarer fra første dag så er dette et økonomisk spørsmål som i tilfelle må beregnes og vedtas i budsjett. Rådmannen tilrådning til forslag 5 og 6. Dette er store og kostnadskrevende tiltak som krever budsjettvedtak. Noen av tiltakene er beskrevet tidligere i egne saker, andre bør utredes grundig. Forslag 7. Som tiltak i enheter med økt sykefravær over tid skal alle enheter ha sin egen leder. Der det er over 35 ansatte må mellomlederne ha nødvendig myndighet til å ta avgjørelser/ha personalmyndighet. Alle enheter i Trondheim kommune har sin egen leder. Hvordan den enkelte enhet organiserer ledelse er situasjonsbestemt og tjenesteavhengig - hvor forhold som antall ansatte, organisering, geografisk spredning, turnus og teknologi er viktige faktorer. Et fornuftig antall medarbeider pr leder vil derfor variere mye fra enhet til enhet. Medarbeidere som blir delegert ledelsesansvar, skal ha et tydelig og avgrenset myndighetsområde og ansvar hvor beslutninger kan fattes. I Trondheim kommune kan enhetsleder, jfr retningslinjer for personalforvaltning 8, bemyndige ansatte ved enheten til å utøve deler av sin myndighet. Rådmannen utarbeider nå retningslinjer og prosedyrer for å presisere ytterligere hvordan dette formelt sett kan gjøres. Det vises også til bystyrets vedtak i bystyresak 0004/10 om Arbeidsgiverpolitikken: Medarbeidere som gis slike oppgaver, må settes i stand til å utføre dem og ha nødvendige fullmakter. Rådmannens tilrådning: Vedtakets pkt 7 er ivaretatt gjennom vedtak i sak om arbeidsgiverpolitikken og retningslinjer for personalforvaltning. Rådmannen i Trondheim, 26.04.2010 Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Hans Jacob Busch enhetsleder Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Saksfremlegg - arkivsak 10/17497 5
Vedlegg: Protokoll fra bystyret i sa 0005/10 Sykefravær Revidert tiltakspakke Tiltakspakke beskrevet i sak 0005/10 Sykefravær Referat fra drøftingsmøte med organisasjonene om bystyresak 0005/10... Sett inn saksutredningen over denne linja Saksfremlegg - arkivsak 10/17497 6