Generalforsamling BIS DRAMMEN Onsdag 16. oktober 2013, 17:00 Auditoriet A6509
Side 2 av 46
Innholdsfortegnelse: Retningslinjer for GF:... 4 Sak 1 Behandling / Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden... 5 Sak 2 Behandling / Valg av ordstyrer, referent, tellekorps, bisitter og tildeling av dobbeltstemme... 5 Sak 3 Behandling / Godkjenning av referat fra BIS Drammen GF vår 2013... 5 Sak 4 Saker til eventuelt... 5 Sak 5 Orientering / fra Styret... 6 Sak 6 Behandling / Regnskap / Økonomi... 6 Sak 7 Behandling / Budsjett / Økonomi... 6 Sak 8 Behandling/ Godkjenning av endring fra Kontroll- og vedtektskomité til HRansvarlig 6 Sak 9 Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks HR-ansvarlig BIS LA...6 Sak 10 Behandling / Godkjenning av endringer i vedtektssett...6 Sak 11 Behandling / Orientering Eventuelt... 8 Side 3 av 46
Retningslinjer for GF: Generalforsamlingen er BIS Drammen sitt høyeste organ, og skal avholdes to ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. På Generalforsamligen skal de prinsipielle og strategiske retningslinjer for BIS Drammen trekkes. Spesielt inviterte personer kan delta på generalforsamlingen med observatørstatus. Innkalling til Generalforsamlingen skal bekjentgjøres senest 2 uker før møtestart, og sakspapirene skal gjøres tilgjengelig på nettsiden, og ved bruk av hensiktsmessig intern markedsføring. Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. Side 4 av 46
Sak 1 Behandling / Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden Forslagstiller: Bakgrunn: BIS Drammen v/ KVK KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Innkallelse godkjennes. Sak 2 Behandling / Valg av ordstyrer, referent, tellekorps, bisitter og tildeling av dobbeltstemme Forslagstiller: Bakgrunn: BIS Drammen v/kvk KVK har ansvaret for denne saken. Forslag til vedtak: Tobias Tonum er ordstyrer, Thomas Rokke er referent, Håvard Glimsholt er bisitter, Christoffer Berger +1 er tellekorps og dobbeltstemme avgjøres ved loddtrekning Tobias Tonun for dobbeltstemme, og Håkon Norberg Pedersen blir satt som +1 tellekorps. Vedtak godkjennes. Sak 3 Behandling / Godkjenning av referat fra BIS Drammen GF vår 2013 Forslagsstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Referat fra Generalforsamlingen Vår 2013 Forsalg til vedtak: Godekjenner referat fra Generalforsamling Vår 2013 Vedlegg: 1 Enstemmig vedtatt, referat godkjennes. Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått igjennom under sak 10. Kontroll- og vedtektskomiteen gjør på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av Generalforsamlingen. Kosmetisk endring: Sakene tas opp under sak 11, ikke sak 10. Camilla Tennstrand har 4 saker som skal tas opp under eventuelt. Side 5 av 46
Sak 5 Orientering / Beretning fra Styret Bakgrunn: Hvert styremedlem har skrevet sin beretning. Hvert styremedlem presenterer sin beretning. Tobias: Startet med overlapping. Samlet troppene for å finne ut hvordan vi skulle jobbe. Satt sammen ett effektivt team, mål nådd. Fornyet samarbeidspartnere i år. Gjort elvebredden-avtalen bedre. Jobbet med å få løpende informasjon ut til studentene. Jobbet med å få inn rutiner innen kommunikasjon. Google Disk og kalender for lettere samarbeid. Jobbet med ny logo for hele BIS, og jobbet med studentenes fremtid. Christoffer: Overvåket og passet på at de gjør som de skal. Tolket og fått oversikt over alle vedtektene. Jobbet tett med Morten opp mot økonomien, og bilagsføring. Hjulpet og veiledet de andre i styret. Deltatt på NSF. Morten: Ser på budsjetter, betalt regninger, fått opplæring i nytt regnskapsprogrammer. Deltatt på NSF. Byttet disponent på nettbanken. Jobbet med LNU midlene fra i fjor, og måtte fakturere tilbake til sentralt. Laget budsjett for 2014. Revidert budsjett for 2013. Håvard: Jobbet med å få satt klassekontakter, og fikk gjort dette på rekordtid. Hatt møte med klassekontaktene i administrasjonen. Har også deltatt på overlapping, styremøter og oppstartsuke. Jobbet mye med motivasjonskvelden, og jobber med å få inn en foreleser her. Hatt kontakt med DNB for å få en foreleser gjennom de. Thomas: Planlagt og gjennomført en åpningsuke. Vært på NSF, som ble avholdt i Drammen. Jobbet med idretten frem til jeg fikk satt Håkon som idrettsansvarlig. Hatt intervjuer og satt to personer som skal jobbe med studentaksjonen. Omorganisert og jobbet med nettsiden som er under oppdatering, denne er oppe om kort tid. Fått lagd en arrangementskalender, som nå står på rollup ved BIS kontoret. Planlagt og gjennomført ett FRAT-party. Drevet med promotering av diverse arrangementer og ting som har krevd dette. Laget nye logo for BISCARE som skal brukes nasjonalt. Sak 6 Behandling / Regnskap / Økonomi Forslagstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for våren 2013 Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskapet for våren 2013 Vedlegg: 2 (regnskap) og 3 (Noter) og 4 revidert 2013 Kosmetisk endring: - Side 23. Vedlegg 2: 3080 og 6240 skal fjernes. - Fjerne studentavisen-posten på vedlegg 4, og finne ut hva de 4000 er blitt brukt til. Regnskapet for våren 2013, godkjennes med kosmetiske endringer. Pause 18:15 til 18:20 Side 6 av 46
Sak 7 Behandling / Budsjett / Økonomi Forslagstiller: BIS Drammen v/ Økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for høsten 2013 Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for høsten 2013 Vedlegg: 5 Kosmetisk endring: - Skal stå VÅR 2014 i sak 7, ikke HØST 2013. - Kosmetisk endring på resultateffekt på posten Sommeravslutning. Budsjett for vår 2014 er vedtatt, men kosmetiske endringer. Sak 8 Behandling/ Godkjenning av endring fra Kontroll- og vedtektskomité til HR-ansvarlig. Forslagsstiller: Styret i BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: Hensikten med vervet er å ivareta arbeidsoppgavene til KVK, samt gjenopprette oppgavene til det tidligere vervet, valgkomité. HR er et mer tidsriktig verv, noe som vil både øke etterspørsel når det kommer til valg av, samt den satte personens egnethet til å aktivitetsmaksimere på sin egen lokalavdeling. Etter forrige generalforsamling vedtok BIS Drammen å legge ned vervet valgkomité. Vervet (HR) vil etter generalforsamlingens slutt, erstatte KVK-tittelen, men sittende person vil forbli i samme posisjon. Dette vil si at sittende KVK vil bli sittende HR til vårens generalforsamling. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner endring KVK til HR-ansvarlig. Kosmetisk endring: Sittende KVK vil med umiddelbar virkning være HR-ansvarlig frem til sommeren 2014 da BI Drammen avvikles. Vedtak er godkjent. Sak 9 Behandling/Godkjenning av stillingsinstruks HR-ansvarlig BIS LA Forslagsstiller: Styret i BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: Forutsatt godkjenning av sak 8. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen Vedlegg: 6 Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen. Sak 10 Behandling / Godkjenning av endringer i vedtektssett Side 7 av 46
Forslagsstiller: Styret i BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: Forutsatt godkjenning av sak 8 og 9 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner de kosmetiske endringene i vedtektssettet Vedlegg: 7 Endringene i vedtektssettet blir godkjent av generalforsamlingen. Sak 11 Behandling / Orientering Eventuelt - Savner referater fra styremøter på nettside. o Disse blir lagt ut i løpet av uken, da nettsiden er under ombygging. - Nettsiden som ikke er oppe, hvorfor? o Nytt design, som har ført til at nettsiden må bygges opp på nytt. - Bruk av plakater inn mot studentene, promotere samarbeidsavtaler og annet inn mot arrangementer osv. o Plakater blir brukt, men skal bli bedre på å fjerne de etter arrangementer for så å henge opp noe annet. - Fjerning av gamle eposter. En fra det gamle styret som har hatt tilgang til eposten sin, uten og sagt fra om at dette var tilfellet. o Epostene ble slettet rett før Generalforsamlingen, da vi ble klar over det. Side 8 av 46
VEDLEGG
Vedlegg 1 Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden. Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Godkjent Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Ordstyrer: Kristian Martinsen Referenter: Camilla Kristensen og Christian Johansen Tellekorps: Anniken Reneflot, Stian Moen, Andrea Renstrøm Dobbeltstemme: Christoffer Berger Godkjent Sak 3 Behandling/Godkjenning av referat Forslagsstiller: BIS Drammen bakgrunn: Referat fra generalforsamlingen Høst 2012. Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra generalforsamling Høst 2012. Vedlegg: 1 Godkjent Sak 4 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått gjennom under Sak 16. Kontroll- og vedtektskomiteen gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen. Sak 5 Orientering / Redegjørelse fra Styret Bakgrunn: Styret redegjør for aktiviteter siden forrige GF, også om nytt fra Sentralledelsen. Leder: Jeg har deltatt på styremøter i sibu, hvor jeg er sittende studentrepresentant for BIS frem til 1.4.13. Da tar Camilla Tennestrand over rollen. Det skjer mye spennende i sibu, men i hovedtrekk fokus på studentvelferd som barnehagedrift, eiendom, etc. Jeg Side 4 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern har jobbet aktivt med styringsgruppen i studenthuset, Den Lille Legende. Det har vært en offisiell åpning av Den Lille Legendeog det jobbes i disse dager med a finne en annen lokalisering enn union scene. Det er en utfordring a samarbeide med studentrådet i den sammenheng- noe sosialtansvarlig helt sikkert kan bekrefte. Saken som har tatt mye tid i BIS, nedleggelsen av BI Drammen. Kjempet sammen med BIS leder i Kristiansand for å unngå nedleggelse. Da nedleggelsen var et faktum ble det nye kamper for å kjempe for at avviklingen skulle skje først høst 2015. Nedleggelsen ble bestemt til høst 2014, noe som er en seier for oss i BIS som har kjempet for det - en stor takk til alle som har bidratt til dette. Synd at Buskerud mister BI, og BI sine kvalitetsstudenter. En lærerik prosess hvor jeg blant annet fikk møte Tom C. Utover det har jeg bistått de andre vervene for deres ulike arrangement, markedskveld, temakveld, NLD, fester, osv. Er kjempestolt av hva alle har fått til - rett og slett imponerende. Føler at etter nedleggelsen ble vi et sterkere team. Jeg har også nylig deltatt på en teambuilding-tur for a sveise samholdet i gruppen. Her også vil jeg si at dere i BIS er fantastisk flotte. ØA: Siden sist GF har jeg deltatt på arrangementer som har vært, jobbet mot nedleggelse av BI drammen i starten av desember, vært med på forhandlingsmøte med BI ledelsen, deltatt på styremøter, Vært på et kveldskurs for økonomiansvarlige i BIS, vært på vervsamtale, vært på NLD, billagsført for månedene som har gått, betalt regninger og fakturert, deltatt på teambuilding, satt opp nytt budsjett til ekstraordinær generalforsamling, satt opp resultat for høst 2012 og satt opp budsjett for høst 2013, fått skiftet BIS sin nettbank fra min private til en bedriftsnettbank Side 10 av 46
nå står det 238000 kroner ca på konto T det er en buffer som er på 100000 som skal alltid være der. 40000 av de 238000 er Norli fond. LNU er på 67500. MA: siden sist har vi signert ny avtale med DNB for et år. Signert avtale med Academic Work, signert nye og gamle avtaler, jobbet med NLD og markedskvelden. vært med på teambuilding-tur. og vært med på GF og eks GF. Gjennonmørt markeds kveld og NLD jobbet mot nedleggelse av BI, jobbet mot hotellet for en avtale der. SA: siden forrige GF har jeg jobbet tett med arrangementer og fremtiden til DLL. Det har også blitt avholdt en Halloween fest, hvor mange møtte opp og kvelden gitt generelt veldig bra! BIS har også kommet i god kontakt med to utesteder i Drammen, hvor det har blitt avholdt både en back-to-school party (hvor det til slutt kom mange deltakere) og kveldsarrangement til NLD (hvor det var litt mindre deltakelse, men deltakerne var veldig fornøyd. Back-to-school partiet var en del av en Cageball turnering, med et godt samarbeid med DNB - det jobbes også med en ny Cageball turnering. Promoteringen til Vinterlekene 2013 ble gjennomført på en meget morsom og god måte - dvs. at sosialgruppen gikk med slalomski på beina inn i klasserommene. Siden har det også de som meldte seg på blitt delt inn på hytter. Fa: I løpet av mitt år i BIS har jeg jobbet for å inkludere klassekontaktene mer. Jeg har blant annet invitert de med på BIS sitt julebord og ordnet julelunsj med administrasjonen. I tillegg ble noen av klassekontaktene invitert på forhandlingsmøter ang. nedleggelsen av BI Drammen. Jeg har arrangert klassekontaktmøter, veldig bra oppmøte. Jeg har deltatt på styremøter. Deltatt på Fagseminar hvor vi gikk igjennom kursevalueringer + studentpanel hvor en klassekontakt deltok. Jeg har planlagt og arrangert motivasjonskveld som var i høst og planlegger nå vårens motivasjonskveld som er 10 april. Jeg har hyppige møter med Gunn i administrasjonen. Jeg har deltatt på alle arrangementer i regi av BIS. KA: Jobbet med SA, Idrett og MA. Bidratt med teknisk hjem. Jobbet med Cageball cup, og BIS sine administrative Facebookrutiner. Vært i Trondheim med SA pa kommunikasjonsseminar. Og deltatt på teambuilding-tur. KVK: KVKs arbeidsoppgaver er å kontrollere, overvåke og hjelpe styret og ledelsen i arbeidet de skal utføre samt forstå vedtekter og retningslinjer. Styret og Ledelsen i BIS Drammen har til nå handlet etter de retningslinjer og vedtekter som er satt av Generalforsamlingen og Landsmøtet. KVK er ansvarlig for a sjekke økonomien ved a kontrollere bilagsføring og ha kvartalsvis kontroll av resultatet på 24/7. KVK har ikke funnet noe kritikkverdig ved Økonomiansvarlig sitt arbeid. Siden forrige GF har KVK: Deltatt, sammen med styret og ledelsen, på forhandlingsmøter i forbindelse med nedleggelse av BI Drammen. Styret og Ledelsen i BIS Drammen har jobbet effektivt for a ivareta studentenes rettigheter og krav. Grunnet nedleggelse har vi forandret på organisasjonskartet til BIS Drammen, etter hva styret/ledelsen sa hensiktsmessig for neste års styre. I den forbindelse har KVK skrevet nye stillingsinstrukser for Leder og Sosialt- og kommunikasjonsansvarlig. KVK har også sett det nødvendig a forandre på vedtektsettet grunnet forandring på organisasjonsstrukturen. Deltatt på intervjuer av kandidater som har søkt verv til neste år. Intervjuene har blitt kvalitetssikret og valgkomiteen opptrer profesjonelt. Sak 6 Behandling / Drift av BIS Drammen frem til avvikling av BI Drammen Forslagsstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Administrasjonen ved BI Drammen og administrasjonen ved BI forventer at BIS Drammen opprettholdes frem til BI Drammen avvikles, for å sikre studentmiljøet. Forslag til vedtak: BIS Drammen driftes frem til BI Drammen avvikles. Høst 2014. Enstemmig vedtatt Sak 7 Behandling/Regnskap/Økonomi Forslagsstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer regnskapet for høsten 2012. Forslag til Vedtak: Generalforsamling godkjenner regnskapet for høsten 2012. Vedlegg: 2 (regnskap) og 3 (noter) og 4 revidert 2012 Kosmetiske endringer er blitt gjort, vedlegg 2 og 3 er blitt erstattet. Godkjent Side 11 av 46
Sak 8 Behandling/Budsjett/Økonomi Forslagsstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for våren 2013. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for våren 2013. Vedlegg: 5 Kosmetisk endring: Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for høsten 2013. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner budsjett for høsten 2013. Vedlegg: 5 Nytt vedlegg erstatter vedlegg 5. godkjent Sak 9 Behandling/ Endringer i BIS Drammen organisasjonsstruktur Forslagsstiller: BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: På bakgrunn av høstens nedleggelsesvedtak har styret, ledelsen og alle engasjerte i underverv utarbeidet et forslag om endringer i BIS Drammen organisasjonsstruktur. Bakgrunnen for dette er at det vil være færre studenter ved BI Drammen de neste årene, og behovene BIS skal tilfredsstille vil da endre seg. Vi mener også det er essensielt a bruke de engasjerte der de skaper mest merverdi for resten av studentmassen, da en mindre studentmasse sannsynligvis betyr et mindre antall engasjerte. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner forslaget som innebærer a fjerne Valgkomité, Idrettsansvarlig, Leder for NLD og sla sammen Sosialt og Kommunikasjonsansvarlig samt Leder og Markedsansvarlig. det neste året kosmetisk endring det neste året: Martine Johansen: er det KVK som avgjør når det kommer underverv? KVK: Hanna: er det ønskelig av admin at det opprettholdes idrett KVK: selvsagt. Kosmetisk endring: Bakgrunn: På bakgrunn av høstens nedleggelsesvedtak har styret, ledelsen og alle engasjerte i underverv utarbeidet et forslag om endringer i BIS Drammen organisasjonsstruktur. Bakgrunnen for dette er at det vil være færre studenter ved BI Drammen det neste året, og behovene BIS skal tilfredsstille vil da endre seg. Vi mener også det er essensielt a bruke de engasjerte der de skaper mest merverdi for resten av studentmassen, da en mindre studentmasse sannsynligvis betyr et mindre antall engasjerte. Vervet bestemmer selv om det vil ha undervern, det blir da en form for konstitusjon, men jeg kommer tilbake til det senere. Enstemmig vedtatt Sak 10 Behandling/ Endringer i BIS Drammen organisasjonsstruktur Forslagsstiller: BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: På bakgrunn av høstens nedleggelsesvedtak har styret, ledelsen og alle engasjerte i underverv utarbeidet et forslag om endringer i BIS Drammen organisasjonsstruktur. Bakgrunnen for dette er at det vil være færre studenter ved BI Drammen de neste årene, og behovene BIS skal tilfredsstille vil da endre seg. Vi mener også det er essensielt a bruke de engasjerte der de skaper mest merverdi for resten av studentmassen, da en mindre studentmasse sannsynligvis betyr et mindre antall engasjerte. Forslag til vedtak: generalforsamlingen godkjenner forslaget som innebærer a fjerne markedsansvarlig a sla det sammen med leder. Enstemig vedtatt Sak 11 Behandling/ Godkjenning av stillingsinstruks LEDER BIS LA Forslagsstiller: BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: Med forbehold om at sak 10 blir godkjent er det nødvending a opprette en stillingsinstruks for marked og leder. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen for Marked- og næringslivsansvarlig. Side 12 av 46
Vedlegg: 6 sak 11 godkjennes med kosmetisk endring. (gjelder kun ved forespørsel fra bedrifter.) fjernes. Enstemmig vedtatt Sak 12 Behandling/ Endringer i BIS Drammen organisasjonsstruktur Forslagsstiller: BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: På bakgrunn av høstens nedleggelsesvedtak har styret, ledelsen og alle engasjerte i underverv utarbeidet et forslag om endringer i BIS Drammens organisasjonsstruktur. Bakgrunnen for dette er at det vil være færre studenter ved BI Drammen de neste årene, og behovene BIS skal tilfredsstille vil da endre seg. Vi mener også det er essensielt a bruke de engasjerte der de skaper mest merverdi for resten av studentmassen, da en mindre studentmasse sannsynligvis betyr et mindre antall engasjerte. Forslag til vedtak: generalforsamlingen godkjenner forslaget som innebærer å fjerne sosialtansvarlig og kommunikasjons ansvarlig å sette det sammen til å bli Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig Enstemmig vedtatt Pause kl 1900 Disse forlater Generalforsamlingen: Mohim Mirashari Massih Deljo Lars Ottersen Eirik Ulsbøl Det er nå 30 stemmedyktige og ikke 34. Sak 13 Behandling/ Godkjenning av stillingsinstruks Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig LA Forslagsstiller: BIS Drammen v/kvk Bakgrunn: Med forbehold om at sak 11 blir godkjent er det nødvending a opprette en stillingsinstruks for marked og leder. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksen for Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig. Vedlegg: 7 Godkjennes med kosmetisk endring. Sak 14 behandling /godkjenning av Lokale vedtektsendringer ved KVK Drammen Forslagsstiller: KVK Drammen Bakgrunn: Med forbeholde på at sak 9 blir godkjent, er hensiktsmessig a forandre vedtektsettet slik at vedtektene og retningslinjer er samkjørte med ny organisasjonsstruktur. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner vedtektsendringene som blir lagt fram. (Se vedlegg 8) Alexander Waksvik: idrettsansvaret må implementeres i stillingsinstruksen for Sosial- og kommunikasjonsansvarlig. KVK: Ja, det er mulig a gjøre det slik hvis Generalforsamlingen er enig. Martine Johansen: er KVK en nøytral part i vedtektsendringene? KVK: det er slik at KVK alltid vil være en nøytral part i slike endringer. Og under Konstitusjoner vil KVK alltid være representert på intervjuer. Enstemmig vedtatt Side 13 av 46
Sak 15 Behandling/ Godkjenning av vedtektsendringer foretatt av Styringsgruppen Forslagsstiller: KVK Drammen orienterer på vegne av KVK Sentralt Bakgrunn: Ved Styringsgruppemøte som ble avholdt 17/12-2012 ble det vedtatt diverse standardiserte vedtektsendringer Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner vedtektsendringene som blir lagt fram. (Se vedlegg 9) Enstemmig vedtatt 10 minutters pause kl 20.00 Sak 16 Behandling / Presentasjon og valg av kandidater til tillitsverv i BIS Drammen 2013/2014 Bakgrunn: Det skal velges nye personer til tillitsverv i BIS Drammen studieåret 2012/2013. Denne saken ledes av ordstyrer, jfr. Vedtekter for BIS Drammen. Kandidater til følgende tillitsverv skal presentere seg: Leder Økonomiansvarlig Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig Fagansvarlig Kontroll- og vedtektskomité Leder Spørsma l og svar Tobias Tonum: Martine Johansen: hva slags type leder vil du si at du er? Camilla Tennstrand: Hvorfor godkjennes ikke dette sentralt?: for det er lokale vedtekter a ikke sentralte. Camilla Tennstrand: Hvorfor godkjennes ikke dette sentralt?: KVK: Fordi dette er lokale vedtekter og ikke sentrale Tobias Tonum: tror ikke jeg er den harde ledern, litt med godtroende mot alle, føler jeg har et systematisk overblikk ovenfor andre, føler meg som en respektert person. prøver a skape tilitt hos folk Anniken Reneflot: som markeds ansvarlig tok det mye mer tid enn det jeg trodde, klarer du all denne tiden? Tobias Tonum: markeds ansvarlig delen i dette vervet er a i vareta sponsorer og vi skal ikke anskaffe flere sammarbeids avtaler. pa intervjuet ogsa spurte dem meg hva jeg vil gjøre med jobben, a jeg er villig til a slutte jobben for BIS. Martine Johansen: man kan møte noen vansklige situasjoner noen ganger hvordan vil du ta det Tobias Tonum: man ma ta det pa en proffesjonell ma te, dette vil jeg ta med KVK, tar det med dette pa en proffesjonel ma te Stian Moen: Hvordan vil du na studentene bedre Tobias Tonum: jeg vil ikke ta det sa mye under kommenukasjon, vi ma markedsføre oss bedre gjøre oss bedre kjent med studentene som ga r her. da greier dem bare ta med vennene dem kjenner. Maribel K Figueroa: Du nevner at bis styret skal bli bedre kjent har du noen ma l? Tobias Tonum: Hvis jeg klarer a, kjenner ikke alt det av kristian har av arbeids oppgaver vis jeg klarer a fa til markedskvelden til at vi syntes det er for mange folk der er da jeg fornøyd Kristian Martinsen: Hva ser du pa den viktigste oppgaven som en leder i bis? Tobias Tonum: Holde hodet kaldt, ikke miste kontrollen. 27 for Tonum 3 blank Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig Thomas rokke: Camilla Tennstrand: hvordan vil du a pna bedre kontakt med studentene Thomas Rokke: det har vært veldig god kommunikasjon i a r men vil gjerne snakke med folk som kjenner mange til a ta med seg personer pa arrangementer. Side 14 av 46
Camilla kristensen: forbedre kommunikasjonen uttad Thomas Rokke: bruke den personlige kommunikasjonen og bruke litt flere stunt. Stian Moen: dette er et verv som har tatt mye for deg er du klar for a bruke sa mye av fritiden din? Thomas Rokke: jeg er glad i a ha mye a gjøre, jeg prøver a fylle fritiden min. vil gjerne ha mestmulig a gjøre sa mamma ikke maser sa mye. Camilla Tennstrand: underverv har du tenkt det? Thomas Rokke: skal se det ann litt. er greit ha med seg noen ekstra. Maribel K Figueroa: hvordan er dine it kunskaper Thomas Rokke: har holdt pa mye med data, det skal ikke være noe stort problem Alexander Wakswik: fører du idretten videre Thomas Rokke: det vil jeg gjerne fortsette med, dette er noe vi ma ta med videre. Stian Moen: hvordan tenker du pa med det grafiske Thomas Rokke: jeg føler at jeg fa r til det selv, har innarbeidet gode rutiner med a lage dette her. Christian Johansen: hvordan tror du det blir a prioritere verv ovenfor jobb? Thomas Rokke: sjefen er inneforsta tt med at jeg prioriterer ned jobben event slutte om jegma. Kristian Martinsen: hvordan spiller du med i et team, hvordan Thomas Rokke: jeg syntes det er viktig a motivere folk, det er kanskje tider man er dritt lei, og tider man er glad, men jeg vil prøve a holde teamet oppe slik at folk er motiverte. 29 for Thomas Rokke 1 blank. Fagansvarlig Magnus Magnussen: Maribel K Figueroa: som FAG ansvarlig sa jobber man med mange konfidensielle saker, hvordan er du i en stress situasjon? Magnus Magnussen: jeg har jo møtt pa mange stress situasjoner i det vervet jeg har hatt, føler jeg har utviklet meg positivt, men man ma prøve a holde hodet kaldt som mlig Andrea Renestrøm: hvordan skal du motivtere klassekontaktene til a gjøre sitt beste pga nedleggelse Magnus Magnussen: er viktig a være a pne a ærlige, a være imøte kommende Camilla Kristensen: hvordan erfaring vil du ta med deg leder bla bla Magnus Magnussen: fa klasse kontaktene til a være ledene a være en støtte spiller som jeg tror er det vikgtiste Martine Johansen: andrea har gjort mye for a inkludere klasse kontakter hvordan tiltak har du tenkt a gjøre som FAG ansvarlig Magnus Magnussen: vil kjøre presentasjon teknikk kurs, fortsette med det som er gjort allerde med klasse kontakene. Stian Moen: du fikk gode resultater pa NLD, hva er det som ble gjort a hvordan kan du bruke det i dette vervet: Magnus Magnussen: det jeg kan ta videre er a ta kontakt med foredrags holdere. a bli enda bedre strukturert pa dette her. Andrea Renestrøm: er du inkluderende Magnus Magnussen: det kan dere svare pa men tror det. Kosmetiske endringer: burde sta skole a ret 2013 / 2014 Ha vard glimsholdt: andrea Renstrøm: hvordan skal du takle nedleggelse perioden ha vard Glimsholdt: G vil gjerne holde kurs a holde personer motiverte Maribel K Figueroa: som FAG ansvarlig jobber du med mange sensitive saker, hvordan er du i en stress situasjon Ha vard Glimsholdt: det kommer selvsagt ann hva det er, er den konfidensiel er det noe jeg forholder meg til. dette er noe jeg jobbet med i forsvaret ofte konfidensielte oppgaver jeg vil si jeg fungerer greit under stress Andrea Renstrøm: vis en klasse kontakt ikke gjør jobben sin, hvordan vil du ha ndtere dette Ha vard Glimsholdt: jeg vil sette en tidsfrist blir ikke den overholdt, vil jeg sette en ny tidsfrist, om dem ikke følger denne vil KVK innvolveres. Andrea Renstrøm: sammarbeider du godt med andre Ha vard Glimsholdt: ja, har drevet mye med lag idrett. Side 15 av 46
Betty Holmes: hvordan vil du fa tema kvelden bedre en andrea sin Ha vard Glimsholdt: vil markedsføre det godt, fa det tidlig pa facebook, ut fa med pizza. si det er et venlig avbrekk i eksamens tiden. Camilla Tennstrand: hva er ditt forbedrings omra de Ha vard Glimsholdt: senke skulderne litt mer ovenfor folk.. Kristian Martinsen: hvordan vil du fungere som støtte spiller i et team Ha vard Glimsholdt: jeg vil jobbe oppover etter hierarkiet, er flink til a ta i mot kritikk a rette meg etter det. Ha vard 19, magnus 6, blank 5 KVK Christoffer Berger: Camilla Tennstrand: du sier du er flink til a si fra hvordan er du til a gi komlementer Christoffer Berger: jeg er flink til a gi komplimenter, fin genser Maribel K Figueroa: Som KVK jobber du med konfidensielle saker, du har ogsa et personalansvar. Noen ganger har du taushetsplikt til personer i styret, dersom vedkomende ønsker det fordi det er personlinge saker. Du er ogsa pliktig til a informere KVK SL om situasjonen i BIS LA. Hvordan ville du ha ndtert slike saker? Christoffer Berger: har man taushetsplikt har man taushetsplikt. Erlend Holen: hvordan er du a overholde reglement Christoffer Berger: har aldri fa tt en bot i hele mitt liv, blitt stoppet av polti en gang i mitt liv. Martine Johansen: som KVK sa man til tider si i fra til folk, hvordan er du til a gi beskjed. ha vard: et eksemepl, det var en fight pa jobben va r, ingen tok tak i det, sa der tok jeg tak i det a sa i fra pa en ordentelig ma te Tobias Tonum: som KVK hvilke egenskap tror du vil vise deg mest fra. Christoffer Berger: jeg har ikke reflektert sa mye rundt det. Stain Moen: hvordan ville du stilt deg om det var en person du kjente godt, ville du turt a si fra ville du kunne skille sak a person Christoffer Berger: selv om det er en god venn sa skal ikke det ha noe a si. Maribel K Figueroa: hvordan anser du deg selv som person kjenner. Christoffer Berger: jeg føler meg som en person kjenner. det kan jeg si at jeg er. 27 for berger, 3 for blank. Sak 17 Behandling/ Godkjennelse av fullmakt til det sittende styret for a konstituere eventuelle manglende verv Forslagsstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Styret ønsker godkjennelse til a konstituere eventuelle manglende verv. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir styret fullmakt til a konstituere eventuelle manglende verv. Enstemmig vedtatt Sak 18 behandling / orientering Eventuelt Ingen eventuelt saker. VEDLEGG Vedlegg 1 Sak 1 Behandling / Godkjenning av innkalling og forretningsorden Forslagstiller: BIS Drammen v/ KVK Bakgrunn: KVK vil gjennomga de enkelte delene. Vi ber om at eventuelle kommentarer til overnevnte Side 16 av 46
fremlegges her. Enstemmig vedtatt Sak 2 Behandling / Valg av ordstyrer, referenter, tellekorps og tildeling av dobbeltstemme Forslagstiller: BIS Drammen Bakgrunn: Leder har ansvaret for gjennomføringen av denne saken. Ordstyrer: Kristian Martinsen Referent: Christian Johansen Forslag til vedtak: Ekstraordinær GF godkjenner forslag som kommer. Avstemming: 14 stemmer for, 0 stemmer mot. Forslag enstemmig vedtatt. Sak 3 Oppføring av saker til eventuelt Bakgrunn: Saker til eventuelt ma fremlegges skriftlig. Det vil ikke bli mulighet til a føre opp saker til eventuelt pa et senere tidspunkt. Sak 4 Behandling / Godkjenning av budsjett av va r 2013 Forslagstiller: BIS Drammen v/ Økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig fremlegger bakgrunn muntlig Side 15 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern Vedlegg: 1 Det er gjort noen endringer siden sist. Endringene som er størst ligger pa idretten og markedsdagen. BIS forventer 30.000,- kroner (minst) i pluss pa høstsemestret 2012. I idretten regner vi med a ha 40.000,- i kostander, da det er økt interesse hos studentene i a r. NLD har jeg ogsa skrevet opp i budsjettet denne gangen. Ballet er satt til de utgiftene som ble registrert sist ball.sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern Side 5 av 8 Studentavisen er satt til 7.000,-, dersom det blir noe av denne. Eventuelle overskudd utover budsjettet vil ga til a dekke sommeravslutningen. Da blir det ingen reiser for BIS uten om det planlagte. Utover dette skal kontorrekvisita skal kjøpes ved kun behov. Spørsma l: MA: Hva skjer med BIS-genserne med da rlig kvalitet? Leder: Ta a et bilde av skaden, sa skal jeg videreformidler jeg det til leverandøren. MA: Hvilken utgift har det i budsjettet? ØA: Det kan ga under rekvisita. Leder: Dette er en reklamasjonssak. VK1: I stedet for a bruke ordet «rekvisita» kan vi kalle det «bekledning»? ØA: Det er 2 forskjellige poster, dermed setter vi det under rekvisita da dette er en skjult post vi kan bruke. Det vil komme frem i resultatet. MA: Vedrørende der det sta r «Arrangementer» er dette SA sine arrangementer? ØA: Ja, dette er SA sin post. ØA: Vi mangler egentlig 12.000,- for sommeravlsutingen, men fa r vi mer overskudd enn forventet sa ga r det til denne posten. Utover dette vil det ogsa bli satt av midler til roregattaen. Forslag til vedtak: Ekstraordinær GF godkjenner budsjett 1. halva r 2013. Side 16 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern Avstemming: 14 stemmer for, 0 stemmer mot. Forslag enstemmig vedtatt. Vedlegg 2 Side 17 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern Vedlegg 3 Side 18 av 31 Side 17 av 46
Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern Vedlegg 4 Side 19 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern Side 20 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern Vedlegg 5 Vedlegg 6 10 1 Stillingsinstruks for Leder BIS LA 1. Ansvars- og myndighetsomra de Leder er ansvarlig for at BIS LAs styret arbeider i henhold til vedtekter og Side 21 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern vedtak gitt av styret, Generalforsamling og landsmøte BIS. Leder skal trekke opp retningslinjer for styrets arbeid samt være ansvarlig for oppfølging av arbeid i utvalg, grupper og komiteer i BIS LA. Lederen innehar foreningens ansvar for oppfølging av BIs og BIS' strategi. Leder har ansvar for BIS LAs studentpolitiske saker. Leder har markedsansvar. Leder har ansvaret for planlegging og gjennomføring av valg av Ledelsen. Leder har ansvar for planlegging og gjennomføring av Lokalt Engasjementsforum(LEF), innen 6 uker etter at Ledelsen er valgt. LEF skal forberede de engasjerte pa det kommende a ret (Gjelder bare ved de LA som ønsker a gjennomføre LEF). Leder skal sørge for at grupper underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret. Leder har ansvar for at alle linjeforeninger, undergrupper og utvalg kontakter Leder før de lager samarbeidsavtaler. Leder er medlem av Styringsgruppen Sentralt. Dersom leder ikke kan stille pa Styringsgruppens møter, skal leders stedfortreder delta. 2. Samarbeid Leder plikter for ivaretakelse av sine funksjoner a etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene, BI LA, samt øvrige tillitsvalgte i BIS og BIS medlemmene. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Leder skal planlegge, iverksette, fordele, lede og kontrollere styret i LAs samlede funksjoner og oppgaver. Leder har sammen med økonomiansvarlig prokura overfor banken. BIS LAs leder sta r for aksjoner av studentpolitisk karakter. Leder har ansvar for gjennomføringen av styremøter, Generalforsamling, landsmøtesaker og forberedelse til NSF. Leder skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere grupper og utvalgt underlagt vervet. Herunder kan nevnes: - Fremforhandle gode sponsor- og samarbeidsavtaler. - Ekstern markedsføring av BI-studenter - Bista grupper til a arrangering av kurs, seminarer, PC-messe og gjesteforelesninger, herunder formidle kontakt ved behov. - Bedriftsbesøk Side 22 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern Side 18 av 46
Vedlegg 7 10 3 Stillingsinstruks for Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig BIS LA (SKA) 1. Ansvars- og myndighetsomra de Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig er ansvarlig overfor styret for at driften av utvalg underlagt vervet skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig har myndighet overfor de grupper og komiteer som vedrører sosiale arrangementer, prosjekter og arbeider. Samt hovedansvar for BIS LAs IT materiell. Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig har ansvaret for oppfølging av Idrettsansvarlig, og alle de idrettslige undergruppene omtalt i vedtektene.(gjelder bare ved de LA som har dette). Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for oppfølging av IT, Grafisk ansvarlig, Leder for Studentaksjonen og idrett. Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for a holde BIS LAs internettsider oppdatert til enhver tid. Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig har hovedansvar for intern kommunikasjon fra BIS LA og BIS. Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig har ansvaret for studentmagasinet (dersom LA har studentmagasin). Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig skal sørge for at grupper og utvalg underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret. 2. Samarbeid Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig plikter for ivaretakelse av sine funksjoner a etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene, IT-ansvarlig og alle grupper og utvalg i BIS LA. Samt skape, etablere og opprettholde et godt samarbeid med IT-, Grafisk, og Kommunikasjonsansvarlig ved de andre BIS avdelingene og BIS Sentralstyret. Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig skal bista undergrupper og styret Side 23 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern vedrørende problemer og / eller spørsma l i tilknytning til materiell og / eller programvare, samt problemer og/ eller spørsma l i tilknytning til informasjonsarbeid. Bista undergrupper med oppdatering av deres websider. Bista undergrupper ved kommunikasjonsspørsma l, hjelpe til med a lage informasjonsmateriell og lignende. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig skal opprettholde og kontrollere det sosiale arbeidet ved skolen. Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig skal følge opp/ har ansvar for: -Vedlikehold av BIS LAs PC-park -Vedlikehold av BIS LAs programvarer -Vedlikehold av BIS LAs websider -Vedlikehold av annet PC / internettrelatert materiell - KA har ansvaret for IT-ansvarlig og Grafisk ansvarlig og idretten. - Se til at kommunikasjonen internt i styret skjer pa en hensiktsmessig ma te. - Se til at markedsføringen av BIS LAs aktiviteter og tilbud skjer pa en hensiktsmessig ma te. - Være en støttespiller for styret i alle oppgaver som omhandler intern- og ekstern informasjon. Vedlegg 8 4-2 Høstens Generalforsamling Side 24 av 31 Side 19 av 46
Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern 4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratra dt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) Endring: Fjernes fra vedtektsettet 4-3 Høstens Generalforsamling, oppgaver 4-3-1 Dagsorden for generalforsamlingen skal inneholde: pkt. 11 Innstilling fra valgkomiteen pkt. 12 Valg av eventuelt ledige tillitsverv i ledelsen: I - Leder Økonomiansvarlig Fagansvarlig Markedsansvarlig Kommunikasjonsansvarlig Sosialt ansvarlig II Kontroll og vedtektskomiteen (Antall representanter) III Valgkomiteen (Antall representanter) Endring: Fjernes fra Vedtektsettet 4-4 Va rens Generalforsamling 4-4-1 Va rens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter va rens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skolea rs Generalforsamling pa va ren, samt de stillinger som eventuelt er fratra dt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK - Godkjenning av a rsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - A rsregnskap av hovedkontoen, for forega ende kalendera r, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for forega ende kalendera r, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for va rens semester. Side 25 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern - Statusrapport for inneværende va rsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders a rsrapport/ redegjørelse. Endring: 4-4-1 Va rens Generalforsamling skal avholdes senest ti 10 uker etter va rens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Godkjenning av a rsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - A rsregnskap av hovedkontoen, for forega ende kalendera r, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. Side 20 av 46
- Revisjonsrapport for forega ende kalendera r, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for va rens semester. - Statusrapport for inneværende va rsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders a rsrapport/ redegjørelse. 4-5 Va rens Generalforsamling, oppgaver 4-5-1 Dagsorden for Generalforsamling skal inneholde: 11. Innstilling fra valgkomiteen. 12. Valg av eventuelt ledige tillitsverv i styret, ledelsen, kontroll- og vedtektskomiteen og valgkomiteen i BIS: I - Leder - Økonomiansvarlig - Fagansvarlig - Markedsansvarlig - Kommunikasjonsansvarlig - Sosialt ansvarlig II - Leder NLD III -Kontroll og vedtektskomiteen (Antall representanter) IV -Valgkomiteen (Antall representanter) Endring: Fjernes fra vedtektsettet 4-7 Styret 4-7-2 Det er kun én gruppe som titteleres styret i BIS LA; de tillitsvalgte som er valgt av Generalforsamlingen, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. I ledelsen er ogsa Kontroll-og vedtektskomité og Valgkomité representert. Endring: Side 26 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern 4-7-2 Det er kun én gruppe som titteleres styret i BIS LA; de tillitsvalgte som er valgt av Generalforsamlingen, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig og Sosialt- og Kommunikasjonsansvarlig. I ledelsen er ogsa Kontroll-og vedtektskomité. 4-7-10 Innkallelse til styremøter skal være styremedlemmene, KVK, og VK i hende fem -5- dager før hvert møte. Sakspapirene skal være styremedlemmene i hende to -2- dager før hvert møte. Endring: 4-7-10 Innkallelse til styremøter skal være styremedlemmene, KVK i hende fem -5- dager før hvert møte. Sakspapirene skal være styremedlemmene i hende to -2- dager før hvert møte. 4-7-11 Styremedlemmene har tale-, forslags- og stemmerett. Organisasjonens medlemmer har tale- og forslagsrett. KVK og VK har tale og forslagsrett. Endres til: 4-7-11 Styremedlemmene har tale-, forslags- og stemmerett. Organisasjonens medlemmer har tale- og forslagsrett. KVK har tale og forslagsrett. 4-7-14 Styret i BIS LA kan selv bestemme na r innkallelsen til ekstraordinært styremøte skal være styret, KVK og VK i hende. Endring: Side 21 av 46
4-7-14 Styret i BIS LA kan selv bestemme na r innkallelsen til ekstraordinært styremøte skal være styret og KVK i hende. 4-9 Valgkomiteen (VK) Endring: Fjernes fra vedtektssettet 4-11 Retningslinjer Fadderuken 4-11-1 Dersom det ikke er hensiktsmessig a oppnevne en egen gruppe for a arrangere Fadderuken, er dette Styrets ansvar a arrangere. Fjora rets prosjektleder- og prosjektgruppe for Fadderuken skal sikre god overlapping frem til skoleslutt. Endring: Fjernes fra vedtektssettet Side 27 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern 9- RETNINGSLINJER 9 1 RETNINGSLINJER FOR GJENNOMFØRING AV VALG VED GENERALFORSAMLINGEN Endring: Fjernes fra vedtektsettet 9 2 RETNINGSLINJER FOR STYRETS KONSTITUSJONER 1. Bekjentgjørelse av kandidatur 1.1 Alle kandidater som har bekjentgjort sitt kandidatur før offentliggjort søknadsfrist har rett til a bli intervjuet av VK. 2. Styret eller valgkomiteens (VK) arbeid 1. 2.1 VK er ansvarlig for a bekjentgjøre ledige verv. 2. 2.2 VK skal kalle inn til og foreta intervju. Intervjuenes varighet avhenger av na r Valgkomiteen synes de har fa tt tilstrekkelig informasjon om kandidaten. 2.3 VKs arbeid er over na r innstilling er levert. 3. Kontroll og vedtektskomiteens (KVK) arbeid 1. 3.1 KVK skal være representert under konstitusjoner. 2. 3.2 KVK foretar opptelling av stemmene. 3. 3.3 KVK skal se til at konstitueringen skjer i henhold til vedtekter, retningslinjer og instrukser. 4. Gjennomføring av konstitueringen 1. 4.1 Kandidatene kommer inn i møtelokalet, en og en av gangen. 2. 4.2 Kandidatene blir intervjuet av Valgkomiteen. Etter alle intervjuene skriver Valgkomiteen en innstilling som de sender til KVK. 4.3 KVK skal være representert under konstitusjonen. Alle kandidatene har rett til like lang tid for presentasjon. 4.4 VK legger fram eventuell innstilling. VK kan innstille en -1- kandidat til hvert verv i styret. 5. 4.5 VK plikter a gi opplysninger om eventuell dissens i VK. Side 22 av 46
6. 4.6 Valg gjennomføres hemmelig. 5. Avstemning 1. 5.1 Under avstemming skal kun Styret og KVK være representert i møtelokalet. 2. 5.2 Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. 3. 5.3 Valget skal være skriftlig. 4. 5.4 Kandidatene trenger halvparten av stemmene for a bli valgt. Om to kandidater fa r halvparten hver, foretas omvalg mellom disse to. Ved fremdeles stemmelikhet, foretas loddtrekning om hvem som er valgt. 6. Antall kandidater som kan stille til valg 6.1 Styret kan ta med et valgfritt antall kandidater, men helst flere enn én. Her ma en ta hensyn til kandidatenes kvalifikasjoner, samt det økonomiske aspektet ved det a betale for evt. reise. En bør ta med den/de som er best egnet, da dette ogsa er a rsaken til at man foretar intervjuer i forkant av konstitueringen. Endring: Side 28 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern 1. Bekjentgjørelse av kandidatur 1.1 Alle kandidater som har bekjentgjort sitt kandidatur før offentliggjort søknadsfrist har rett til a bli intervjuet av representant fra styret og KVK. 2. Styrets arbeid 1. 2.1 Styret er ansvarlig for a bekjentgjøre ledige verv. 2. 2.2 Styret skal kalle inn til og foreta intervju. Intervjuenes varighet avhenger av na r styret synes de har fa tt tilstrekkelig informasjon om kandidaten. 2.3 Leders arbeid er over na r innstilling er levert. 3. Kontroll og vedtektskomiteens (KVK) arbeid 1. 3.1 KVK skal være representert under konstitusjoner. 2. 3.2 KVK foretar opptelling av stemmene. 3. 3.3 KVK skal se til at konstitueringen skjer i henhold til vedtekter, retningslinjer og instrukser. 4. Gjennomføring av konstitueringen 1. 4.1 Kandidatene kommer inn i møtelokalet, en og en av gangen. 2. 4.2 Kandidatene blir intervjuet av Leder. Etter alle intervjuene skriver Leder en innstilling som sendes til KVK. 4.3 KVK skal være representert under konstitusjonen. Alle kandidatene har rett til like lang tid for presentasjon. 4.4 Styret legger fram eventuell innstilling. Styret kan innstille en -1- kandidat til hvert verv i styret. 4.5 Valg gjennomføres hemmelig. 5. Avstemning 1. 5.1 Under avstemming skal kun Styret og KVK være representert i møtelokalet. 2. 5.2 Dobbeltstemme benyttes ikke ved valg. 3. 5.3 Valget skal være skriftlig. 4. 5.4 Kandidatene trenger halvparten av stemmene for a bli valgt. Om to kandidater fa r halvparten hver, foretas omvalg mellom disse to. Ved fremdeles stemmelikhet, foretas loddtrekning om hvem som er valgt. 6. Antall kandidater som kan stille til valg 6.1 Styret kan ta med et valgfritt antall kandidater, men helst flere enn én. Her ma en ta hensyn til kandidatenes kvalifikasjoner, samt det økonomiske aspektet ved det a betale for evt. reise. En bør ta med den/de som er best egnet, da dette ogsa er a rsaken til at man foretar intervjuer i forkant av konstitueringen. Side 23 av 46
9-5 Retningslinjer for valgkomiteen (VK Endring: Fjernes fra vedtektssettet 11-2 Stillingsinstruks for Leder for Næringslivsdagen(e) (NLD) ved BIS LA Endring: Fjernes fra vedtektsettet Vedlegg 9 Vedtektsendring 1 Side 29 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern 1-1-1 - Lagt til: «BIS LA skal tilføre sin studentmasse en merverdi, som gjør de til Norges mest ettertraktede studenter». Bakgrunn: Vedtektssettet oppdateres pga strategien til BIS. Vedtektsendring 2 4-1-6: Opprinnelig: Saker som ønskes behandlet pa Generalforsamlingen ma være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. Bytte til: Saker som ønskes behandlet pa Generalforsamlingen ma være styret i hende senest 9 dager før Generalforsamlingen. Bakgrunn: Med dette sa kan man sende ut innkallelse tidligere og kan i prinsippet markedsføre datoen før. Problemet før er at man har markedsført datoen for tidlig og da ma man ha sakene 5 dager etter innkallelse. Vedtektsendring 3 Legge til: Styret inviterer de kandidatene, helst to 2, som egner seg best til a ha presentasjon. Kandidaten skal ha 5 minutters presentasjon, etterfulgt av 5 min med spørsma l. 4.3 Styret, samt KVK, skal være representert under konstitusjonen. Bakgrunn: Dette gjelder endring av retningslinjer for konstitusjoner. Med disse vedtektene vil det bli akkurat som Generalforsamlingen, bortsett fra at det er kun styret og KVK som deltar pa konstitusjonen. Vedtektsendring 4 Retningslinjer for behandling av disiplinærsaker i BIS: Anketid endres fra 2 uker til 1 uke. Styret skal holde sin dom hemmelig for allmenheten: fra 2 uker til 1 uke. Behandlingstid av Ankeutvalget: 1 ma ned til 3 uker. Bakgrunn: Veldig lang tid for disiplinærsaker. Det kan føre til at folk som har f.eks fa tt mistillit imot seg, kan i prinsippet sitte 1 ma ned og 2 uker i stillingen ekstra pga KVK har sa lang behandlingstid. Dette er problematisk dersom man gjerne vil fa rekruttert et nytt medlem sa raskt som mulig. Vedtektsendring 5 Legges til: 4-10-7 Alle verv som skal settes i BIS LA sine undergrupper eller utvalg skal utlyses i rimelig tid før tilsettingen. Det skal bekjentgjøres pa en slik ma te at studentene bør ha fa tt det med seg. Bakgrunn: Det er ganske viktig at verv settes i rimelig tid før tilsettingen, slik at man ikke kan sette et verv pa en dag. Side 30 av 31 Sakspapirer GF høst 2012, BIS Drammen - Ekstern Side 31 av 31 Side 24 av 46
Vedlegg 2 Side 25 av 46
Vedlegg 3 Side 26 av 46
Vedlegg 4 Side 27 av 46
Vedlegg 5 Side 28 av 46