side 1 Harstad kommune DRIFTSPLAN 2015 DRIFTSPLAN FOR REGNSKAPSENHETEN
side 2 1. ENHETSPRESENTASJON, RESSURSRAMMER OG NØKKELTALL. 3 1.1 Enhetspresentasjon... 3 1.1.1 Informasjon om enheten og tjenester... 3 1.1.2 Informasjon om tjenestens brukere... 4 1.2 Rammebetingelser og utfordringer... 4 2. MÅLEKART... 4 2.1 Felles målekart for alle enheter... 4 3. HANDLINGSDEL... 5 4. TJENESTEBESKRIVELSER MED SERVICEERKLÆRING... 6 5. OPPLÆRINGSPLAN... 6 6. ANDRE FORHOLD... 6
side 3 1. Enhetspresentasjon, ressursrammer og nøkkeltall 1.1 Enhetspresentasjon Enhetsleder/regnskapsleder: Rita Kristensen Stedfortreder: Gry Anita Johansen Telefon: 77 02 60 00 Saksbehandlere: linjenr/ Navn Post til regnskapsenheten telefon stilling funksjon e-post regnskapsenheten@harstad.kommune.no Aspaker Monica 6046 Konsulent Lønn, sykelønn monica.aspaker@harstad.kommune.no Bjørnå Heidi 6041 Konsulent Sykelønn, regnskap heidi.bjorna@harstad.kommune.no Ditlefsen Sylviann 6045 Fagleder lønn Fagleder lønn, brukeradministrasjon sylviann.ditlefsen@harstad.kommune.no Einarsen, Birgit 6038 Konsulent Inngående faktura birgit.einarsen@harstad.kommune.no Estensen Gry Irene 6032 Konsulent Innbetalinger gry.estensen@harstad.kommune.no Gabrielsen Bodil Evelyn 6040 Konsulent lønn bodil.gabrielsen@harstad.kommune.no Ingebrigtsen Ellbjørg J K 6056 Konsulent Utgående faktura ellbjorg.ingebrigtsen@harstad.kommune.no Jakobsen Sigrid 6044 Rådgiver Moms, momskomp pensjon sigrid.jakobsen@harstad.kommune.no Jenssen Anita Solvang 6042 Konsulent Sykelønn, regnskap anita.solvang.jenssen@harstad.kommune.no Jenssen Unni 6069 Konsulent Utgående faktura unni.jenssen@harstad.kommune.no Johansen Gry Anita 6034/ 47032904 Konsulent Regnskap gry.johansen@harstad.kommune.no 6031/ Kristensen Rita 95747435 Regnskapsleder Enhetsleder rita.kristensen@harstad.kommune.no Larsen Astrid Petra 6036 Konsulent Faktura, innbetalinger, utbetalinger astrid.larsen@harstad.kommune.no Luther Lotte Adele 6043 Sekretær Sykelønn, faktura lotte.luther@harstad.kommune.no Pettersen Heidi Karin 6049 Konsulent Faktura, innbetalinger, utbetalinger heidi.karin.pettersen@harstad.kommune.no Nettadresse: www.harstad.kommune.no Faktura - inngående Send EHF til 9908:972417971 Postadresse: Postmottak, 9479 HARSTAD Post vedr. inn-/utbetalinger regnskapsenheten@harstad.kommune.no Besøksadresse: Rådhus 1 B, 3. etg. Forskrifter/lover: Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner. Bokføringsloven. Lov om merverdiavgift. Lov om momskompensasjon m.m. 1.1.1 Informasjon om enheten og tjenester Regnskapsenheten er en støtteenhet. Regnskapsenheten har ansvar for kommunens innbetalinger, utbetalinger, fakturering (utgående), purringer, fakturabehandling (inngående), refusjoner sykelønn m.v., moms og momskompensasjon, pensjon, innlån, utlån, brukeradministrasjon for Visma-programmer (Enterprise), avstemming/kontroll,
side 4 rapportering sentrale myndigheter, regnskapsavslutning, støtte/veiledning enhetene, diverse saksbehandling. 1.1.2 Informasjon om tjenestens brukere Støttefunksjon for enhetene. Leverandører og kunder eksternt (innbetaling og utbetaling). 1.2 Rammebetingelser og utfordringer Enhetens mål: Avlegge regnskap innen frist 15. februar. Dette krever: God kvalitet; bl.a. fortløpende à jour med avstemminger. Være oppdatert på stadig endringer i lover og forskrifter. God økonomisk internkontroll. Ha fokus på effektivisering for å møte økt bilagsmengde (rutiner, nye dataprogrammer m.v.). Videreføre i hele organisasjon bruk av selvbetjeningsmoduler i Enterprise. Opplæring ansatte i regelverk og bruk av moduler i Enterprise. Utfordringer: Økt bilagsmengde og mer kompleks saksbehandling. Dette skaper kapasitetsmessige utfordringer. Ta i bruk IT-standarder som legger til rette for elektronisk samhandling. 2. Målekart 2.1 Felles målekart for alle enheter Alle enheter må lage tiltaksplan ut fra vedtatt målekart for alle enheter og eget tjenesteområde. Felles målekart for alle enheter (V.3-16)
side 5 3. Handlingsdel Her skal det beskrives og konkretiseres en handlingsplan som er knyttet opp mot målekart og virksomhetsplan. Res.-/måleindikator, resultatmål, suksessfaktor Tiltak/aktivitet: (*) Kostnad: (innen tildelt ramme) Ansvar: Frist: SAMFUNN Godt samarbeid med eksterne Øke bruk av elektronisk samhandling med eksterne Fortløpende dialog med hovedbankforbindelse, revisjon, fylkesmannen, Nav m.v. Faktura (inngående og utgående), refusjonslister fra Nav m.v. Selbetjeningsmoduler i Enterprise, Alle i REG Løpende ORGANISASJON-/PERSONELL Godt arbeidsmiljø Månedlig HMS-møter, ukentlige enhetsmøter, Alle i REG Løpende sosiale sammenkomster, arbeid med verdihåndbok Redusere risiko Oppdatering prosedyrer/kvalitetssystem Alle i REG Løpende God organisering/redusere feilkilder Utvide i bruk av selvbetjeningsmoduler; elektroniske timelister, personalmeldinger, eordre, rapportgenerator m.v. TJENESTER-/BRUKERE Være ajour med ekstern rapportering, innbetalinger og utbetalinger God kompetanse i enhetene Oppgave- og ansvarsfordeling i REG (årshjul, avstemmingsmodul). Interne frister. Prosedyrer/kvalitetshåndbok. Opplæring til saksbehandlere i øvrige enheter i bruk av EP-moduler, regler, forskrifter m.v. Alle i REG RIK m/flere Løpende Legges inn i kursportalen ØKONOMI Holde budsjettrammen Budsjettoppfølging, rapportering til rådmannen RIK Løpende
side 6 4. Tjenestebeskrivelser med serviceerklæring Under utarbeidelse. 5. Opplæringsplan Opplæringsplan for Regnskapsenheten (V.3-25) 6. Andre forhold Eventuelle forhold av betydning som ikke er fanget opp over.