SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201006705 : E: 280 L00 &52 : Gunnar Sinnes og Odd Fosså Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet 07.12.2010 148/10 Bystyret 14.12.2010 OPTIMAL AREALBRUK - INTERNLEIE SOM VIRKEMIDDEL 1. SAKEN GJELDER Rådmannen belyser i saken tjenligheten av internleie som virkemiddel i arealreduksjoner. I tillegg er det også sett på andre virkemidler som kan gi grunnlag for beslutning om arealreduksjoner. Det er også sendt ut spørsmål til de 10 største kommunene for å få en oversikt over hvem som benytter internleie og hvilke erfaringer de har hatt. 2. BAKGRUNN OG HISTORIKK I sak om Omstillingsprosjekt 2010-2013 status og mulighetsbilder som grunnlag for videre omstillingsarbeid som ble fremmet for bystyret 22.06.2010, vedtok bystyret bl.a. følgende: For å sikre optimal bruk av arealer ber bystyret rådmannen vurdere om det er hensiktsmessig å innføre husleie som betales av brukerne av kommunale bygg. 3. DAGENS SITUASJON Tradisjonelt er det ikke lagt noe budsjettansvar på resultatenhetene for arealbruken. Budsjettmessig ligger ansvaret for drift og vedlikehold på eiendom mens renter og avdrag ligger på kommune felles. Lokalene er blitt stillet fritt til disposisjon for alle som kommunen mente hadde behov for offentlige lokaler. Fri benyttelse av lokaler har så langt vært retningsgivende både for virksomhetsutøvelsen og ideelle organisasjoner. Det stilles nå spørsmål om innføring av internleie og helhetlig budsjettansvar vil være et tjenlig virkemiddel for å redusere bruken av offentlige arealer i kommunen. 4. INTERNLEIE UTDRAG FRA VEILEDER OM HULEIEORDNINGER OG STATENS BYGGETEKNISKE ETAT SINE ANBEFALINGER Vi har nedenfor tatt utgangspunkt i en veileder om husleieordninger som er utarbeidet av Norsk Kommunalteknisk Forening (NKF) og Forum for Offentlig Bygg og Eiendommer FOBE, datert 2. juli 2008. Fra denne veilederen har vi laget et utdrag over både fordeler og utfordringer som de har kommet frem til. Veilederen er laget for å hjelpe kommunene til å vurdere om innføring av husleie kan være et hensiktsmessig verktøy for å oppnå en mer effektiv og profesjonell eiendomsforvaltning. Det er viktig å peke på at innføring av husleieordninger ikke er noe mål i seg selv. Fra veilederen kan følgende trekkes fram: Husleieordninger innebærer at: - Bygningenes kostnader blir synliggjort for alle, særlig for primærvirksomhetene som må betale husleie for bruken av bygningene. Virksomhetene får således et økt incitament til å vurdere denne kostnaden opp mot personalkostnader og andre kostnader. Brukerne vil derfor kvitte seg med overflødige arealer for å holde nede leiekostnadene. Side 1 av 10
- Bygningenes kostnader blir også synlig for politikere og andre beslutningstakere. Alle bygningsarealer får en synlig kostnad som også er avhengig av byggets standard. - Beslutningstakere får bedre styringsinformasjon for å vurdere behovet for nyinvesteringer, fordi driftskonsekvenser er kjent før beslutningen skal tas. Bruker av bygningen belastes for disse kostnadene fullt ut over egne budsjettmidler. - Det blir en klarere rollefordeling mellom de ulike aktørene; eier, forvalter og bruker. - På sikt vil synliggjøring av alle kostnader og konsekvenser av manglende vedlikehold, kunne gi et mer planlagt og systematisk vedlikehold av bygninger. - På sikt vil incitamenter for å redusere kostnader kunne gi bedre arealeffektivitet, ved at brukerne og eiere blir mer kostnadsbevisste. Brukere kan tilpasse arealbruken, det blir lettere å få til sambruk, og eiendomsforvaltningen kan leie ut eller selge lite effektiv bygningsmasse. Formål med husleie. (fordeler) Disse kan være: - Å ta vare på og opprettholde de verdiene som ligger i bygningsmassen. Få et bedre, mer forutsigbart og planlagt vedlikehold. - Å opprettholde og tilpasse teknisk og forskriftsmessig standard og funksjonell verdi på bygg til dagens krav. - Å bidra til en effektiv utnyttelse og riktig kvalitet på arealene. - Å sikre kostnadseffektiv FDVU (Utgifter til forvaltning, drift og vedlikehold) - Å sikre fornøyde leietakere/brukere, forvaltere og eiere. Sikre en klarere avgrensing av de ulike rollene. Sikre at leietrakerne kan fokusere mer på sin kjernevirksomhet. - Synliggjøre verdien av bygningsmassen og alle andre kostnader forbundet med bruk av bygningsmassen. - Få en mer profesjonell eiendomsforvaltning. - Få et bedre grunnlag for å vurdere alle følgekostnader ved investeringer i nye bygg. Modellen med husleie er basert på at eiendomsforvaltningen organiseres og driftes tilnærmet slik en ekstern, profesjonell forvalter vil drifte bygninger. Eiendomsenheten får i prinsippet ikke lenger et budsjett fra kommunestyret (eller delegert via administrasjonssjefen), men får sine inntekter fra primærvirksomhetene som betaler full husleie for å benytte bygningen. Husleien tilsvarer kostnadene for bygningen inklusive utgifter til forvaltning, løpende drift og vedlikehold (FDVU). Primærvirksomheten belastes også for bygningens kapital- eller avskrivingskostnader. (renter og avdrag/avskr). Den delen av husleien som ikke er knyttet til kapitalkostnadene er det som eiendomsforvalteren i utgangspunktet disponerer i budsjettet til å dekke utgifter til FDVU det aktuelle året. Den delen av husleien som er knyttet til kapitalkostnadene disponeres i utgangspunktet av kommunestyret til betjening av gjeld eller avsetninger til reinvesteringer. Når det gjelder nyinvesteringer er det mest vanlig at kommunestyret bevilger investeringsrammen direkte til eiendomsforvalteren som har ansvaret for å gjennomføre investeringen på vegne av kommunen. Organisasjonsformer Innføring av husleie og etablering av en hensiktsmessig rolledeling kan i prinssippet iverksettes gjennom ulike organiseringsformer. Eiendomsenheten organisert som en kommunal resultatenhet underlagt administrasjonssjefen. Kommunalt foretak Kommunalt AS Interkommunalt selskap (IKS) Side 2 av 10
Forutsetningene for å lykkes Før kommunen innfører husleie, bør det gjennomføres en grundig utredning. Utredningen tar sikte på å klarlegge alle viktig spørsmål før det fattes endelig vedtak. Eksempelvis bør metoder for beregning, størrelse på leien og konsekvenser for pengestrøm og økonomi, være avklart på budsjettåret før ordningen trår i kraft. Ulemper og utfordringer God eiendomsforvaltning, herunder et godt vedlikehold, forutsetter at eiendomsenheten totalt sett tilføres tilstrekkelige ressurser gjennom husleieinntektene eller eventuelle direkte bevilgninger fra kommunestyret. Dersom de økonomiske rammene/bevilgningene i utgangspunktet er for lave til å både gi primærvirksomhetene tilstrekkelig midler til sine kjerneoppgaver, og eiendomsforvaltningen får for lite midler til å drifte og vedlikeholde kommunens bygninger, vil dette problemet være til stede i like stor grad også etter innføring av husleie. Det kan ikke forventes at utgifter til eiendomsforvaltning vil bli lavere på kort sikt ved overgang til husleie. Husleie gir i seg selv ikke innsparinger på kort sikt. Tvert imot vil innføring og omlegging kreve en ekstra ressursinnsats det første året. Ved innføring av husleieordning vil det videre være aktuelt å vurdere hvordan endringer i folketallet og befolkningssammensetningen forventes å påvirke kommunens inntektsgrunnlag, hvordan behovet for tjenester og bygninger vil utvikle seg, og hvordan denne utviklingen må tas hensyn til i utformingen av husleieordningen. Dersom man innfører husleie og forespeiler at dette ubetinget vil føre til bedre vedlikehold på kort sikt, vil dette kunne skape urealistiske forventninger. På sikt må man derimot kunne forvente et bedre og mer planlagt vedlikehold, ved å kunne synliggjøre kostnader for bygninger og alle driftskostnader. Dersom eiendomsenhetens økonomiske rammer for å drive god eiendomsforvaltning ikke er tilstrekkelige ved innføring av husleieordning, kan dette føre til frustrasjoner både i eiendomsforvaltningen og hos enhetene som skal betale leie og bidra til å svekke husleieordningens forankring. Dersom det er mangel på tilstrekkelig ressurser til planlagt og systematisk vedlikehold, bør en derfor vurdere å dekke dette opp etter innføring av husleieordningen. Dersom de økonomiske rammene eller bevilgningene til primærvirksomhetene for en forsvarlig eiendomsforvaltning er for små, kan dette få følgene konsekvenser: Husleien blir satt for lavt og dette gir ikke nok midler til en forsvarlig eiendomsforvaltning. Løpende vedlikehold vil ikke kunne utføres fullt ut og vedlikeholdsetterslep vil kunne oppstå eller tilta. Dersom husleien er satt riktig i forhold til bygningens reelle kostnader, vil dette kunne gå ut over primærvirksomhetene, ved at disse får reduserte midler til sine løpende oppgaver. Det er derfor viktig å budsjettere realistiske rammer både for husleiekostnadene og primærvirksomheten ved innføring av husleie. For innføring og oppfølging av en husleieordning kreves etablering av administrative systemer og rutiner. Registrering og oppdatering av informasjon er grunnlaget for å foreta vurderinger knyttet til utforming og utvikling av husleieordningen. Det vil blant annet være hensiktsmessig å ha registre med oversikt over bygningenes areal, tilstand, brukere og verdivurderinger, og systemer for beregning av årskostnader for bygg etter NS3454. Dette gir blant annet grunnlag for vurderinger av vedlikeholdsetterslep og økonomiske konsekvenser av å foreta nødvendig vedlikehold, og for vurderinger av hva som bør settes av årlig til investering, forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU). Side 3 av 10
Andre forhold som må avklares før innføring av husleiemodell. - Hvordan skal eventuelt vedlikeholdsetterslep håndteres? Skal husleien dekke vedlikeholdsetterslep? - Skal man kunne forhandle om størrelsen på husleien? - Skal eksempelvis den enkelte skole eller institusjon være kontraktspartner, eller skal overordnet nivå for primærvirksomheten være kontraktspartner? - Skal leietaker fritt kunne drive med ekstern framleie eller innleie, eller skal dette bare gjøres gjennom eiendomsenheten? - Skal eiendomsenheten kunne drive utleie/innleie eksternt? - Hvordan skal man håndtere overskudd/underskudd hos eiendomsenheten? - Hva med innsparte leiekostnader? Får virksomhetene beholde innsparte midler til bruk i sin primærvirksomhet? Statens bygningstekniske etat sine anbefalinger vedrørende husleie KoBE er et kompetanseprogram under Statens bygningstekniske etat for eiendomsforvaltningen i kommunene og fylkeskommunene. KoBEs mål er å utvikle og formidle kompetanse som bidrar til bedre eiendomsforvaltning i kommunene. Hensikten er at kommunenes formål og mål for sine bygninger og eiendomsforvaltning skal kunne realiseres på en effektiv måte. KoBE gir klare anbefalinger om innføring av husleiesystemer. Det innebærer Kapitalregnskap som viser verdier og verdiutvikling, reelle avskrivninger, ned- og oppskrivninger Pengestrømmer som viser eiendomsforvaltningens verdiskaping og avkastning på realkapitalen. KoBE fremholder at husleie: kan gi pengestrømmer, budsjettvurderinger og regnskap som avspeiler realøkonomien vil gi grunnlag for langsiktighet og profesjonalitet i eiendomsforvaltningen legger til rette for et planmessig, forebyggende vedlikehold bør være ledd i et gjennomtenkt styringsregime tilpasset kommunens styring av brukervirksomheten, evt. bruk av økonomiske incentiver, ansvar og fullmakter evt. effektivitetsfremmende bruk av konkurranse fra markedet alle eiendommer bør ha en leie markedsleie eller kostnadsbasert leie, men fdv(us)-kostnadene når ikke bruker skal betale (hele) leien, må den som har ansvaret for formålet med bruken (kulturetat, sosialetat osv), sørge for dekkende leie Kompetente eiere og forvaltere er en viktig forutsetning for at kommunene skal kunne realisere formålet med å eie og drive sine bygninger og eiendomsforvaltning på en effektiv måte. Det framholdes også at eiendomsporteføljer over 100 000m 2 bør ha husleieordning. 5. ERFARING MED INTERNLEIE I ANDRE KOMMUNER Det er rettet henvendelse til de 10 største kommunene, med ønske om tilbakemelding på om de har internleie, erfaringer knyttet til om internleie har medført mer optimal bruk av arealer, og fordeler og ulemper med internleie. Sentrale personer med ansvar for økonomi har svart på spørsmålene. Seks kommuner svarte på spørsmålene og svarene er oppsummert i vedlegg 1. Som det vil fremgår av svarene, har det vært varierende erfaring med bruk av internleie. Flere av kommunene som har prøvd dette har senere avviklet ordningen eller vurderer å avvikle. Det kan være flere grunner til dette, men spesielt ved bruk overfor formålsbygg er det vanskelig å se at bruk av intern leie skal gi seg utslag i arealeffektivisering. Det skyldes at det ikke er et marked og at eventuelle frigjorte lokaler ikke i samme grad har en alternativ bruk som administrasjonsbygg. Side 4 av 10
6. RÅDMANNENS VURDERING AV INTERNLEIE SOM VIRKEMIDDEL FOR AREALEFFEKTIVISERING I en vekstkommune som Sandnes vil det være stort press for å bygge ut nye sykehjem, skoler og barnehager. Det vil derfor i utgangspunktet være press på å utnytte alle lokaler best mulig. For skoler vil nok utnyttelsen i perioder kunne variere sterkt. Men det vil da være andre mekanismer som må tre inn for jevne ut dette. Som nedlegging av skoler og/eller flytting av skolegrenser. For at internleie skal ha noen betydning for arealeffektivisering må det være incitamenter som gjør at den enkelte skole, sykehjem får beholde noe av gevinsten ved at arealer blir frigjorte. Det er vanskelig å se at dette blir meningsfullt da det normalt ikke er noen alternativ bruk av frigjorte lokaler og det ofte er faktorer utenfor den enkelte enhet som påvirker utnyttelsen av lokalene. For administrasjonsbygg vil det være mer logisk og enklere å tenke alternativ bruk og dermed muligheter for arealbesparelse. Ved innføring av internleie kan det også lett oppstå forventninger om at det gir mer til vedlikehold av bygninger. Men det vil uansett være de økonomiske rammene og bevilgninger som er avgjørende. Regnskapsmessig skal internleie føres på en slik måte at den ikke påvirker KOSTRA rapporteringen. Faren er stor for at innføring av internleie på alle enhetene kun fører til mer byråkrati og merarbeid. Erfaringer fra de kommunene som bruker eller har brukt internleie (jfr vedlagte svar) viser i all hovedsak at bruk av internleie i liten grad har effekt på arealeffektiviseringen. I veilederen om husleieordninger fra FOBE blir det også påpekt at dersom målet er kortsiktig gevinst, er husleieordningen neppe relevant, da eiendomsforvaltning som system krever langsiktige strategiske valg. Å etablere og drifte en husleieordning er krevende administrativt. Rådmannen er av den oppfatning at det er andre verktøy og tiltak som på kort sikt er enklere å iverksette for å oppnå arealeffektivisering enn å innføre husleieordning. Sandnes kommune eier bygninger på 300 000 kvm. Verdiene på eiendommene ligger mellom 3 og 4 milliarder kroner. Eiendomsverdiene kommer ikke tydelig frem i dagens regnskapssystemer, og det er ikke helhetlige pengestrømmer henført til enkeltbygg. Det vil derfor ikke være mulig å foreta porteføljevurderinger og avkastningsberegninger med dagens ordning. Muligheten for at internleie kan innføres på sikt må derfor holdes åpen. Og det bør være mulig å utvikle et system for dette som ivaretar insentiver og praktisk gjennomførbarhet for arealeffektivisering, rasjonell drift og forvaltning av kommunens eiendommer. 7. ANDRE VERKTØY SOM KAN BRUKES FOR Å OPPNÅ AREALEFFKTIVISERING Det er en rekke forhold som påvirker mulighetene for å oppnå en best mulig arealutnyttelse. Det gjelder både i forhold til rutiner og hvordan eiendomsforvaltningen er organisert. Rutiner ved investeringsbeslutninger Rollene som eiere, bruker og forvalter må være klart definerte. Virksomhets- og arealplanlegging, nøkkeltall og benchmarking Rutiner ved investeringsbeslutninger Det som har størst betydning for arealeffektivisering er beslutninger som skjer i forbindelse med nyinvesteringer i eiendom. Likestilt med nyinvesteringer vil være inngåelse av langsiktige leiekontakter. Begge beslutninger vil binde opp kommunens økonomi i flere år fremover. Derfor er det særdeles viktig at det lages et godt beslutningsunderlag. Behovet for investeringen, arealutnyttelsen, alternativt bedre utnyttelse av arealer som kommunen allerede har. I dette beslutningsgrunnlaget må alle økonomiske konsekvenser komme fram. Dette gjelder ikke minst renter, avdrag, drifts og vedlikeholdsutgifter som vil belaste driften i flere år fremover. Hver kvadratmeter som ikke bygges kan ses på som en 100 prosent innsparing. Side 5 av 10
Organisering Der er viktig at det er et klart skille organisatorisk mellom forvalter, bruker og eier (ledelse, politikerne). Dette skillet finnes i dag, men det kan være behov for ytterligere klargjøring av rollene og hvilket ansvar og funksjoner som ligger innenfor de enkelte roller. Virksomhets- og arealplanlegging, nøkkeltall og benchmarking Det vil være viktig å kartlegge nåværende arealbruk og utnyttelse av alle formålsbygg og administrasjonsbygg. Ved å sammenligne arealutnyttelsen innenfor hver gruppe og mot eventuelle måltall, er det mulig å få fram potensialet for innsparing. Eiendom har startet opp et viktig arbeid med å kartlegge arealutnyttelsen for skolene. (areal per bruker) Dette arbeidet bør utvides til alle typer formålsbygg og administrasjonsbygg. På den måten er det muligheter for å få fram potensialet for innsparing. Like viktig er det å ha kunnskap om graden for utnyttelse av areal i forhold til beslutninger og eventuelt behovet for nyinvesteringer i bygg. Arealbrukens betydning for kostnaden et eksempel Ved å bestemme arealbruk pr virksomhetsleveranse bestemmer vi i stor grad arealkostnad og kontantstrømpåvirkning. For å synliggjøre arealbrukens betydning brukes eksempel hentet fra Kommunenes sentralforbunds veileder for folkevalgte og rådmenn. Eksempelet er hentet fra skolevirksomhet og bruker nøkkeltall for kostnader pr elev og gjelder for nybygg. Arealbruk 10 m 2 pr elev gir årlig huskostnad 20 000 kr Arealbruk 15 m 2 pr elev gir årlig huskostnad 30 000 kr Forutsetning for beregningen er: Byggekostnad 20 000 kr pr m 2 30 års nedbetaling og 6% rente gir årlige kostnader til renter og avrag på 1 460 kr pr m 2 Forvaltningskostnader, vedlikehold, renhold og energi utgjør 600 kr pr m 2 Sum 2060 kr pr m 2 Prinsippet for denne beregningen kan benyttes for alle byggtyper og gir generelt et meget godt bilde av kontantstrømskonsekvenser allerede før beslutning om investering foretas. For eksisterende bygninger gir tallene på samme måte en god grovindikasjon på kontantstrømspåvirkningen fra bygningsmassen dersom egenfinansieringen er lav. Dersom eksisterende bygg vurderes, vil det være mer korrekt å bruke et lavere tall for kapitalkostnader. I beregningene er det lagt til grunn totale gjennomsnittlige kostnader på 1450kr /m 2 for skolene. Dette gir et potensial i årlige besparelser på ca 70 mill kr ved å bruke 10m 2 pr elev kontra 15m 2 som vi gjør i dag. Eiendom har gode tall for arealbruken i skoler. Illustrasjonen under viser at dersom vi setter oss høye mål for arealbruk kan besparelsen bli stor. Grafen viser m 2 pr elev for alle skoler Side 6 av 10
Eiendom har under utarbeidelse tallgrunnlag for visualisering av arealkostnader pr virksomhetsleveranse for alle betydelige arealbrukere. Per d.d. er det ikke grunnlag for å gi faktatall ut over forholdene i skolebygg. Arbeidet med utarbeidelse av faktatall for andre bygninger fortsetter. Hensikten er i samarbeid med virksomhetene å oppnå så lav kontantstrøm fra huskostnader som mulig sett i lys av tilfredsstillende arbeidsbetingelser for virksomhetene og andre brukere. Fortsetter folketallet å øke i samme takt som tidligere gir det store utfordringer i form av kontantstrømsendringer i årene som kommer. Kostnadene for den totale bygningsmassen øker med 16 mill kr årlig. I løpet av en økonomiplanperiode øker kontantstrømmen med kroner 64 millioner. 8. KONKLUSJONER Ved å legge ut internleie på alle enheter både budsjettmessig og regnskapsmessig vil det bli synliggjort at bruk av lokaler koster. Det kan imidlertid lett bli oppfattet som en kalkulatorisk kostnad som ikke har noen realiteter over seg. Den enkelte enhet vil normalt ha liten påvirkningsmulighet på arealbruken. Faren er stor for at innføring av internleie på alle enhetene kun fører til mer byråkrati og merarbeid. Erfaringer fra de kommunene som bruker eller har brukt internleie (jfr vedlagte svar) viser i all hovedsak at bruk av internleie i liten grad har effekt på arealeffektiviseringen. I veilederen om husleieordninger fra FOBE blir det også påpekt at dersom målet er kortsiktig gevinst, er husleieordningen neppe relevant, da eiendomsforvaltning som system krever langsiktige strategiske valg. Å etablere og drifte en husleieordning er krevende administrativt. Rådmannen er derfor av den oppfatning at det er andre verktøy og tiltak som på kort sikt er enklere å iverksette for å oppnå arealeffektivisering enn å innføre husleieordning. Det vil for det første være å kartlegge nåværende arealbruk og utnyttelsen av alle formålsbygg og administrasjonsbygg. Ved å sammenligne arealutnyttelsen innenfor hver gruppe og opp mot eventuelle måltall, er det mulig å få fram potensialet for innsparing. For det andre vil beslutninger som gjøres i forbindelse med investeringer være viktige i forhold til arealeffektivisering. Dette gjelder både krav som settes til utforming av bygg og hvilke krav som settes til arealutnyttelsen, For å ta gode beslutninger er det viktig å vite hva arealer koster (internleien). Ved nye investeringer er det viktig at beslutningstakerne får seg forelagt oppstillinger som viser årlige driftsutgifter som vil bli belastet driften i framtiden. Det vil blant annet være utgifter som inngår i husleien som renter, avdrag og alle driftsutgifter. Målingen kan gjøres i forhold til ulike krav til arealutnyttelse eller alternativet å leie bygg. Det må alltid vurderes om det er en mulighet for å utnytte eksisterende bygningsmasse bedre. Hver kvadratmeter som ikke bygges kan ses på som en 100 prosent innsparing. Side 7 av 10
For det tredje er det viktig at det er et klart skille organisatorisk mellom forvalter, bruker og eier. Dette skillet finnes i dag, men det kan være behov for ytterligere klargjøring av rollene og hvilket ansvar og funksjoner som ligger innenfor de enkelte roller. Rådmannen vil likevel holde muligheten åpen for at internleie kan innføres på sikt. Det må da utvikles et system for dette som ivaretar insentiver og praktisk gjennomførbarhet for arealeffektivisering, rasjonell drift og forvaltning av kommunens eiendommer. Saken legges fram med følgende forslag til VEDTAK: 1. Det utarbeides arealbruksoversikt over alle formålsbygg og administrasjonsbygg. Oversikten skal danne grunnlag for å beregne økonomisk konsekvens av bedre arealutnyttelse. 2. Ved investeringsbeslutninger i nye bygg skal årlige driftsutgifter ved bygget beregnes og fremgå (renter, avdrag, forvaltning, drift og vedlikehold). I tillegg skal driftsutgifter per kvadratmeter og krav til arealutnyttelse oppgis. RÅDMANNEN I SANDNES, 22.11.2010 Tore Sirnes rådmann Torunn Skumlien Nilsen økonomidirektør Vedlegg 1: Hva gjør andre kommuner? Side 8 av 10
VEDLEGG 1 Hva gjør andre kommuner? Spørsmål som er sendt til ASSS kommunene Vi har sendt 4 spørsmål til alle ASSS kommunene for å få vite litt om hvilke erfaringer de har hatt med bruk av internhusleie. I spørsmål 2-4 har vi ikke delt opp etter hva den enkelte kommune har svart. Meningen har kun vært å få frem stikkordsmessig hva noen sentrale økonomiansatte i kommunene har av erfaringer ved bruk av internhusleie. Nedenfor har vi listet opp de svarene vi fikk ved vår forespørsel. 1. Har din kommune internleie for / Har din kommune hatt internleie for a. Kommunale formålsbygg? b. Administrasjonsbygg? Svar: Stavanger, Bergen og Bærum har alle internleie. Kristiansand kommune og Trondheim kommune har hatt internhusleie men har nå avviklet. Fredrikstad kommune har ikke internleie. 2. Har innføring av internleie medført mer optimal bruk av arealer? Spesifiser i tilfelle ja; hvordan og for hvilke bygg. Spesifiser i tilfelle nei; hva som er årsaken Svar: Vi hadde internhusleie i noen år. Det skapte mye merarbeid og var et ekstra forhold vi måtte avstemme. I prinsippet er det jo enkelt, men vi erfarte i alle fall at vi ikke hele tiden klarte å holde oversikt på de interne transaksjonene Det gav ingen effekt i forhold til optimalisering av arealer i alle fall ikke på formålsbygg. På adm. bygg mener jeg det kan være hensiktsmessig siden du har private alternativer og siden kommunens lokaler kan realiseres (i alle fall noen). Enkelteksempler finnes, helst for administrasjonsbygg. Men vi har ikke full oversikt over dette. For deler av kommunen kunne nok svaret like gjerne være i begrenset grad, siden svake insentiver på enhetsledernivå (ambisjoner om å bedre dette, jf innledning). Nei, vi mener at internhusleien ikke har medført mer optimal bruk av arealene. Svaret må bli nei. Det er andre grep som har medført effektivisering av arealbruk. Har også sammenheng med hvordan internleieordningen ble utformet. I vår kommune et system for å synliggjøre kostnader og ikke et kvasimarkedssystem med et foretak som eide bygningene. Nytten stod ikke i forhold til kostnadene med å vedlikeholde et slikt system. 3. Vi ber også om at dere oppgir de to største fordelene og ulempene ved bruk av internleie. Svar: De største fordelene: Internhusleie medfører forutsigbare årlige budsjetter på henholdsvis formålsbygg og administrasjonsbygg. Dette er en fordel ved for eksempel at budsjettet ikke hopper opp og ned hvert år. Stor fordel i økonomiplanleggingen, ved at avdelingene må innarbeide fulle driftskonsekvenser, inkl. internhusleie, i sine langstidsbudsjetter. Får dermed direkte effekt i driftsrammen av investeringsprogrammet, uten å måtte gå veien om renter og avdrag. Internhusleie kan vær et redskap for å avsette mer til vedlikehold. Side 9 av 10
De største ulempene Internhusleie gjør at de årlige utgiftene på formålsbyggene/ administrasjonsbyggene ikke er reelle. Utgiftene blir fordelt fra funksjon 190 i henhold til en fordelingsnøkkel. Dette er en fordel ved at utgiftene ikke hopper opp og ned hvert år - men også en ulempe ved at for eksempel økning i strømutgifter fra ett år til ett annet ikke blir synlig per formål. Internhusleie gjør det utforutsigbart hvor mye som skal budsjetteres til henholdsvis formålsbygg og administrasjonsbygg. Dette da de totale utgiftene blir budsjettert under ett på funksjon 190. Når midlene skal brukes, vil behov for vedlikehold veie tynge enn et vedtatt budsjett/ramme. Begrenset, siden automatiserte rutinger knyttet til kontering. Kan oppleve støy/kommunikasjonsproblemer rundt enkeltarealer. Intern husleie er masse ekstra intern administrasjon og vi ser ingen effekter av dette. Viktigste er at det er høyt fokus på areal effektivisering og minst mulig byråkrati. Internleie har ikke medført til optimal bruk av arealer da den ikke brukes som et styringsverktøy. Internleie skal revurderes i løpet av kort tid, der vi vil blant annet drøfte spørsmålene som er stilt i pk 3 og 4, for å beslutte om kommunen fortsatt vil ha internleie eller om den skal avvikles. Problemet er å skape et system som gir insentiver for både eier og leier, altså et balansert system. Dette fordrer et marked, noe som viser seg å være vanskelig innenfor den kommunale organisatoriske rammen. En vesentlig forutsetning for å lykkes er å skille eierrollen formelt fra leierollen, altså en foretaksmodell, KF eller AS. Hvis ikke tyter det ut i unødvendig byråkrati og forvirring blant aktørene. 4. Hvilke virkemidler anser du som viktige for å sikre effektiv bruk av arealer Svar: Holdningsskapende tiltak innad i kommunen. En bred forståelse for at det som gjøres lokalt påvirker hele kommunen. "Når alle sløser med arealer, lys og strøm blir det mindre i kommunekassa til "andre gode formål". Straff ved kutt i budsjett viser seg omstendelig å administrere, og lite virkningsfullt. Tydelig ansvarsdeling mellom de som bestemmer størrelsen på arealene og de som skal benytte de. Dette bidrar til at brukerne av lokalene selv ikke kan definere sitt behov for arealbruk lokalt hos seg. Grupper av bruker, for eksempel skolene, må forholde seg til den samme arealbruken. Åpenhet/legitimitet, f.eks. når planlegges vedlikehold. Tilstrekkelig midler til vedlikehold og sammenheng mellom betalt og utført vedlikehold. Forståelig system. Differensierte, men ikke for detaljerte husleier (avveining millimeternøyaktighet). Reelle tall på eiendomsverdi. m.m. God dialog, planlegging og oppfølging av behov mellom ansvarlig for arealbruk (teknisk drift) og aktuelle virksomheter. Oppdatert eiendomsregister, kontrakter er viktig selv om man ikke har internleie viser hva som er brukers og eiers ansvar, dedikert personer til å håndtere eiendomsmassen på alle plan, rapporteringssystemer, at ledelsen har fokus på området, sentralisert ansvar også når det gjelder innleie av areal Side 10 av 10