Forprosjekt felles IKT-satsing i Bergensregionen

Saksnr: 200512780-57 Versjon: 1.0 Rapport Forprosjekt felles IKT-satsing i Bergensregionen Oktober 2006 R E G I O N R Å D E T B E R G E N O G O M L A N D ASKØY - AUSTEVOLL - BERGEN - FJELL - FUSA - OS - OSTERØY - SAMNANGER - SUND - VAKSDAL - ØYGARDEN Adresse: Agnes Mowinckelsgt. 5, 5020 Bergen, Telefon: 5523 9110, Telefax 5523 9111 E-post: regionradet@post.hfk.no www.bergensregionen.no

Innhold Konklusjoner og vedtak i regionrådet... 4 1. BAKGRUNN OG MANDAT... 5 1.1 BAKGRUNN... 5 1.2 MANDAT OG GJENNOMFØRING... 5 2. SENTRALE FØRINGER OG MÅL... 7 2.1 DET DIGITALE NORGE... 7 2.2 ENORGE-PLANEN... 7 2.3 EKOMMUNE-PLANEN... 7 2.4 VISJON FOR DEN DIGITALE KOMMUNEN... 8 3. SCENARIO 2016 OG MULIG IKT-UTVIKLING... 9 3.1 FORVENTET UTVIKLING... 9 3.2 GLOBALISERING OG FORVITRING... 9 3.3 ET LIVSKRAFTIG LOKALT IKT-MILJØ... 9 3.4 EN HVERDAGSSITUASJON 2016... 9 4. STATUS FOR IKT I KOMMUNENE... 11 4.1 NØKKELTALL 2006... 11 Ansatte og brukere... 11 IKT Drift 2006... 12 Investeringer 2006... 12 4.2 NETTVERK - INFRASTRUKTUR... 13 4.3 DRIFTSMILJØ... 13 4.4 PROGRAMVARE... 13 Oversikt viktige systemer... 13 4.5 KOMPETANSE... 14 4.6 VURDERINGER... 14 5. GEVINSTER... 16 5.1 GEVINST OG SAMARBEIDSTRAPPEN... 16 5.2 FORVENTET KOSTNADSUTVIKLING PÅ IKT OG FORVENTEDE GEVINSTER... 17 5.3 ANSVAR FOR GEVINSTREALISERING... 18 6. ORGANISASJONSMODELL/SELSKAPSFORM OG ANDRE SAMARBEIDSFORMER... 19 6.1 INNLEDNING... 19 6.2 ULIKE SAMARBEIDSFORMER OG ORGANISASJONSMODELLER... 19 Kommunal forvaltning... 19 Ikke kommunal forvaltning eget rettssubjekt... 19 6.3 ORGANISASJONSMODELLER RELEVANT FOR PROSJEKTET... 20 6.4 MULIGE ORGANISASJONSMODELLER/SELSKAPSFORMER... 20 Grunnlagsdokumenter... 20 Vertskommune... 21 Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27... 21 Interkommunalt selskap (IKS) eget rettssubjekt... 21 Aksjeselskap (AS) eget rettssubjekt... 21 6.5 OMRÅDER SOM MÅ HA SPESIELL FOKUS I FORHOLD TIL VALG... 22 Eierstyring... 22 EØS-avtalen og konkurranselovgivning... 22 Merverdi/moms... 23 Skatt... 23 Side 2

,7. VALGKRITERIER, ANBEFALT SELSKAPSFORM OG SAMARBEIDSMODELL... 24 7.1 VURDERING AV VEDTATTE KRITERIER I FORHOLD TIL DE ULIKE MODELLENE... 24 7.2 ANBEFALTE SELSKAPSFORMER... 25 7.3 VIKTIGE FORHOLD OG FORSKJELLER MELLOM AS OG IKS... 25 Eierskap... 25 Personalmessige forhold... 25 Ansvarsform/risiko... 26 Stemmegivning... 26 Låneopptak... 26 Eierskifte... 26 7.4 ANBEFALT SELSKAPSFORM OG ETABLERING AV ET IKS... 27 7.5 FORMÅLSPARAGRAF, VEDTEKTER OG AVTALER FOR ET IKS... 27 8. STYRINGSMODELL... 28 8.1 Y-MODELLEN ROLLE OG ANSVARSFORDELING... 28 Regionrådet... 29 Strategi/bestillerråd... 29 Bestiller /kommunene... 29 Leverandør/IKS... 30 8.2 STYRING AV IKS/SELSKAPET... 30 Representantskapet... 30 Styret... 31 9. ARBEID MED OVERORDNET REGIONAL IKT-STRATEGI... 32 9.1 STRATEGI OG MÅLSETTING FOR SAMARBEIDET... 32 9.2 OVERORDNET REGIONAL IKT-STRATEGI... 32 9.3 KOMMUNENES IKT-STRATEGI... 33 9.4 MÅLSETTING OG STRATEGI FOR IKS/SELSKAPET... 33 9.5 RETNINGSLINJER/STRATEGI INNTIL OVERORDNET IKT-STRATEGI ER UTARBEIDET OG VEDTATT... 33 10. FINANSIERING ØKONOMI... 35 10.1 FORVENTEDE KOSTNADER OG KOST/NYTTEANALYSE... 35 Etableringskostnader... 35 Kost/nytte-analyse... 36 Forventet kostnadsutvikling... 38 10.2 FINANSIERING... 40 Eksterne finansieringskilder... 40 10.3 MODELL FOR PRISING... 41 Mulige prismodeller og anbefalt modell... 42 10.4 NØKKEL FOR PRISING... 42 11. PRIORITERTE SATSINGS- OG SAMARBEIDSOMRÅDER... 43 11.1 SATSINGSOMRÅDER OG FREMDRIFT... 43 Den digitale grunnmuren - bredbånd... 43 BITS Bergensregionens IT-selskap... 44 Felles og like fagsystemer... 44 12. UTFORDRINGER VED ETABLERING OG DRIFT AV ET IKS OG ET FORPLIKTENDE SAMARBEID... 47 13. KRITISKE SUKSESSFAKTORER OG OVERORDNET HANDLINGSPLAN... 49 13.1 KRITISKE SUKSESSFAKTORER... 49 13.2 OVERORDNET HANDLINGS- OG AKTIVITETSPLAN... 49 14. VEDLEGG I EGET DOKUMENT... 52 Side 3

Konklusjoner og vedtak i regionrådet Styringsgruppen gjorde følgende vedtak den 1 september 2006 i SAK 17/06 Felles saksframlegg og rapporter fra forprosjektet Enstemmig forslag til innstilling til Rådet: Forslag til felles saksframlegg til kommunene i Regionrådet Bergen og Omland om Felles IKT-satsing i Bergensregionen, datert september 2006 sendes kommunene til behandling. Rapporten fra forprosjektet om den Den Digitale Bergensregionen og Forretningsplanen for Bergensregionens IT-selskap, begge datert september 2006, sendes kommunene som vedlegg til saken. Svarfrist for tilbakemelding settes til 30 desember 2006. Vedtak i Rådet 22 september: Sak 27/06 Den Digitale Bergensregionen mot 2020 Felles IKT-satsing i Bergensregionen. Enstemmig vedtak: Styret får fullmakt til å godkjenne endringer i punkt 3 i forslag til vedtak i felles saksfremlegg til kommunene. Forslag til felles saksframlegg til kommunene i Regionrådet Bergen og Omland om Felles IKT-satsing i Bergensregionen, datert oktober 2006 sendes kommunene til behandling. Rapporten fra forprosjektet om den Den Digitale Bergensregionen og Forretningsplanen for Bergensregionens IT-selskap, begge datert oktober 2006, sendes kommunene som vedlegg til saken. Svarfrist for tilbakemelding settes til 30 desember 2006. Side 4

1. Bakgrunn og mandat 1.1 Bakgrunn Økt krav til effektivisering og fornying av offentlig sektor har økt behovet for samarbeid mellom kommuner og etablering av mer forpliktende interkommunale og regionale samarbeid. Dette forutsetter de tre K er Kommunikasjon, Kommunikasjon og Kommunikasjon. Kommunikasjon i forhold til infrastruktur med gode veier, broer, fly og tog Kommunikasjon i forhold til å kunne samarbeide ha dialog Kommunikasjon i forhold til IKT-infrastruktur, felles overordnet IKT-strategi og flest mulig felles og like IKT-systemer Lokalt næringsliv og innbyggerne forventer at kommunen utnytter de mulighetene IKT gir. Felles IKT er et viktig virkemiddel for regional utvikling og et fundament i fornyelsesarbeidet. Med felles IKT menes: Felles IKT-infrastruktur, felles IKT-drift, felles brukerstøtte og felles og like IKT-systemer. Interkommunalt IKT-samarbeid er et av fokusområdene i KS strategi- og handlingsplan ekommune 2009. Også enorge-planen (enorge 2009) stiller krav og gjør det nødvendig å vurdere ulike former for interkommunalt IKT-samarbeid. IKT-utviklingen går stadig raskere. Trusselbildet øker og utfordringene eller mulighetene innen sektoren gjør det formålstjenlig å etablere et forpliktende samarbeid der investeringer, drift og kompetanse er viktige stikkord. Regionrådet for Bergen og omland har 23.11.05 enstemmig vedtatt å utrede ulike forpliktende samarbeids- og organisasjonsformer. De 11 kommunene i Regionrådet består av følgende nabokommuner: Samnanger, Fusa, Øygarden, Vaksdal, Austevoll, Sund, Osterøy, Os, Fjell, Askøy og Bergen. Til sammen har de ca. 330 000 innbyggere. 1.2 Mandat og gjennomføring Mandatet for forprosjektet ble godkjent 19.01.06. Målet med felles IKT er å legge grunnlaget for en offensiv, integrert og samhandlende region i samsvar med visjon, mål og samarbeidserklæringen for Regionrådet. Hovedleveransen for forprosjektet er å ha utarbeidet nødvendig beslutningsgrunnlag for Regionrådet for det videre IKT-samarbeid, beskrevet alternative samarbeidsmodeller og utarbeidet en overordnet forretningsplan for anbefalt modell. Prosjektets styringsgruppe har bestått av styret i Regionrådet samt Finansdirektør Per Kristian Knutsen, Bergen kommune og Ørjan Myrmel som representerer arbeidstakerorganisasjonene. Prosjektgruppen står samlet om rapporten og dens anbefalinger og har bestått av: Janicke Runshaug Foss Øistein Søvik Prosjektleder Rådmann i Vaksdal Side 5

Kari Foseid Aakre Per Lekva Sven Åge Hermansen Bjørn Alling Charlotte Hæggernes, Fagforbundet Åse M. Gjerde, KFO Ordfører, Osterøy kommune Askøy kommune, representerer IT-avdelingene/funksjonen i deltakende kommuner Os kommune, representerer IT-avdelingene/funksjonen i deltakende kommuner Osterøy kommune, representerer IT-avdelingene/funksjonen i deltakende kommuner Representerer Fagforbundet i deltakende kommuner Representerer KFO, Utdanningsforbundet, Akademikerne og NITO i deltakende kommuner Prosjektgruppen har avholdt 17 prosjektmøter og en rekke interne arbeidsmøter. Deltakende kommuner har vært representert i forprosjektets referansegruppe. Referansegruppen har vært benyttet aktivt og har bidradd konstruktivt til utarbeidelsen av rapportene. All informasjon om prosjektet ligger på www.bergensregionen.no. Side 6

2. Sentrale føringer og mål 2.1 Det digitale Norge Digitaliseringen er gjennomgripende og innholder store muligheter og konsekvenser for den enkelte virksomhet. Det er avgjørende for utviklingen at ledere på alle nivåer deltar aktivt i arbeidet med å utnytte mulighetene som ligger i teknologien. Ledere må derfor ha vilje, evne og lyst til å påta seg et digitalt lederskap og ikke overlate dette til IKT- ekspertene alene. Derfor er arbeidet med strategisk IKT- planlegging svært viktig for utformingen av det digitale Norge. 2.2 enorge-planen enorge 2009 det digitale spranget som ble offentliggjort juni 2005 har tre målområder: Enkeltmennesket og det digitale Norge Innovasjon og vekst i næringslivet En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Innenfor disse områdene er det definert en rekke konkrete mål hvorav svært mange direkte eller indirekte angår kommunesektoren. Det gjelder blant annet målsettinger som: digital kompetanse verdiskaping på grunnlag av offentlige data elektronisk handel digital samhandling i offentlig sektor bruk av åpne standarder og åpen kildekode gevinstrealisering I planen blir det pekt på at kommunesektorens innsats er avgjørende for ambisjonen om å effektivisere offentlig sektor. 2.3 ekommune-planen Kommunenes Sentralforbund har deltatt i arbeidet med utforming av e-norge planen, og har også utgitt et eget dokument ment til å være en støtte for kommunene og fylkeskommunene i utviklingen av målsettinger og strategier for bruk av IKT i tiden framover (ekommune 2009 - det digitale spranget). Dokumentet er knyttet opp til den siste e-norge planen og understøtter en rekke av målsettingene og tiltakene i denne. Dokumentet har likevel en selvstendig status, med utgangspunkt i kommunenes og fylkeskommunenes ansvar for viktige offentlige velferdsoppgaver og tjenester. EKommune-planen definerer en rekke konkrete mål innen 5 hovedområder Digitale tjenester Digital forvaltning Infrastruktur og standardisering IKT og lokaldemokratiet Planlegging og styring Side 7

2.4 Visjon for den digitale kommunen Ut av disse plandokumentene springer visjonen om den digitale kommunen: Ekommunen skal aktivt utnytte moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi til å skape tilgjengelig og effektiv forvaltning og gode tjenester til innbyggere og næringsliv! Det innbærer at den moderne ekommunen må: gi innbyggerne mulighet til å velge kommunikasjonskanal, men prioritere den digitale kanalen ivareta informasjonsbehovet for ulike brukergrupper på kommunenes nettsider/portaler gi innbyggerne mulighet til å delta i demokratisk dialog på nettet om viktige samfunnsspørsmål gjøre flest mulig tjenester tilgjengelig på nett bruke IKT til å skape tjenester med høy kvalitet samhandle elektronisk med andre kommune, forvaltningsnivåer og offentlige virksomheter for å skape helhetlige offentlige tjenester ivareta personvernet og sørge for sikker informasjonsbehandling frigjøre ressurser gjennom effektivisering av forvaltningen ved bruk av IKT Side 8

3. Scenario 2016 og mulig IKT-utvikling 3.1 Forventet utvikling I 2016 har avansert IKT fått et dagligdags preg, og få borgere bekymrer seg for de faglige forutsetningene. Vi har et offentlig og privat tjenestetilbud som dekker våre individuelle behov, er brukervennlig og lett tilgjengelig. Vi har et næringsliv som bruker IKT som et konkurransefortrinn og som selv utvikler og tilbyr teknologi og IKT-løsninger på et internasjonalt marked. Utviklingen er basert på høy kompetanse og avanserte brukermiljøer i regionen. Hver enkelt forventer tilgjengelighet til informasjon der man er, i næringslivet og i offentlig administrasjon. 3.2 Globalisering og forvitring IKT-markedet er globalisert. Store internasjonale aktører tilbyr driftstjenester og programvareløsninger til offentlige og private kunder. Avansert og kostbar teknologi har gjort mange mindre kommuner i landet avhengig av tjenester levert av multinasjonale selskaper. Lokalt IKT-miljø har forvitret, og arbeidsplasser forsvunnet. Kommuner som har valgt å stå utenfor regionale eller nasjonale samarbeidsprosjekter, har problemer med å oppfylle de sentrale mål om digitalisering av tjenester for innbyggere og næringsliv. 3.3 Et livskraftig lokalt IKT-miljø I Bergensregionen sørger et stort, velfungerende interkommunalt driftsselskap for at kommunene i regionen får levert de IKT tjenestene de etterspør til konkurransedyktige priser samtidig som kommunene har kontroll med selskapets utvikling og prioriteringer. Samordning av driftstjenestene i et regionalt driftsselskap har gjort det mulig å videreutvikle og beholde IKT spisskompetanse i regionen. Bergensregionen er blitt et nasjonalt kraftsenter for IKT-utvikling, der det interkommunale driftsselskapet, forsknings- og utdanningsmiljøet ved Universitet og Høgskoler og lokale IKT-selskap er lokomotivene i utviklingen. Visjonen fra samarbeidserklæringen fra 1989 er blitt en realitet: Vi ønskjer å byggja opp under ein region som gjennom sitt mangfald kan utvikla sine føremune til beste for regionen sine innbyggjarar. Ein region der skilnaden mellom kommunane er ein inspirasjon til aktivt og positivt samarbeid mellom kommunane. Ein Bergensregion som er robust og slagkraftig og som kan vera ei drivkraft for samarbeidet på Vestlandet og som kan markera seg nasjonalt og internasjonalt. 3.4 En hverdagssituasjon 2016 Familien Hansen planlegger flytting og oppgavene fordeles Familien Hansen planlegger å flytte fra Oslo tilbake til Vestlandet. De har ikke bestemt hvor de ønsker å slå seg ned, men jobbmuligheter, bolig og nærmiljø, barnehage, skole og fritidstilbud vil ha betydning for deres valg. Familien setter seg ned en kveld og går inn på Bergensregionens nettportal. Her finner de raskt fram til informasjon tilrettelagt for innflyttere til regionen. Etter noen dagers samling foran datamaskinen er familierådet kommet fram til fire alternative områder de kan tenke seg å se nærmere på. Side 9

Familierådet fordeler oppgaver seg i mellom: herr Hansen skal undersøke nærmere jobb- og boligmarkedet, fru Hansen får ansvar for å hente informasjon om barnehagetilbudet, og sammen med Ola sjekke ut grunnskolene i de aktuelle områdene. Hun vil også vurdere fastlegesituasjonen. Fru Hansen har nylig startet en liten teknologivirksomhet, og ønsker også å se på muligheten for å etablere seg i Bergensregionen. Den eldste, Kari, er allerede i full gang med å se hva de videregående skolene i regionen kan tilby, hvordan kommunikasjonene er og om det er mulig å drive med hennes favoritthobby hester i noen av nærmiljøene. Familierådet samles Etter noen uker samles familierådet igjen, og informasjonen legges fram. Herr Hansen har funnet at jobbsituasjonen er god. Han har allerede vært i kontakt med et par firma for å høre om muligheter for jobb. Det kan bli litt reisetid, men uansett valg av bosted vil avstanden være overkommelig. Han har også plukket ut to områder, A og B, hvor der er hus til salgs, og hvor han mener familien vil kunne finne seg til rette. Fru Hansen og Ola legger fram sine resultater. Barnehagedekningen i regionen er god. Det er plass i barnehager i nærmiljøet på de to stedene herr Hansen har anbefalt. Men de mener etter å ha vurdert de lokale skolenes hjemmesider at skolen på B er å foretrekke. Dessuten er forholdene for et aktivt friluftsliv bedre her. Det er noe hele familien er opptatt av. Muligheten for å etablere ny/egen virksomhet er stor. Regionen ser positivt på nyetablering og gir veiledning og støtte til arbeidet. På en gård like i nærheten kan Kari drive med sine hester, like ved busstoppet til bussen hun må ta fra den videregående skolen hun har sett seg ut. Hansens setter i gang Familien bestemmer seg for å sette i gang. Herr Hansen har funnet en jobb i Bergen kommune som han kan tenke seg. Det elektroniske søknadsskjemaet i portalen fylles ut og ekspederes. Fru Hansen tar over PC-en og sender en elektronisk søknad om barnehageplass til kommune B, samtidig sender hun en e-post til rektor på skolen i B og informerer henne om familiens flytteplaner. Det tar sekunder før herr Hansens jobbsøknad er overført til regionens felles saks- og dokumentsystem. Når saksbehandler i kommunen logger seg på fellessystemet neste morgen, og får opp sine oppgaver, vil herr Hansens søknad være på plass på søkerlisten. Etter to dager får fru Hansen tilbud om barnehageplass både fra den barnehagen hun hadde prioritert, men også fra en rekke andre barnehager i regionen som har ledige plasser. Familien etablerer seg i nytt miljø Herr Hansen fikk jobben, og familien har etablert seg i et hus de leier, og fru Hansen er i ferd med å etablere ny virksomhet. Men de ønsker å kjøpe en tomt og bygge sitt drømmehus. Tegningene er ferdige. Når tomten er funnet vil herr Hansen logge seg på sin side i regionsportalen, og sende tegninger og andre nødvendige dokumenter til den felles byggportalen. Dokumentene rutes videre til rett saksbehandler. I dette tilfellet samarbeider to mindre kommuner om saksbehandling av byggsøknader slik at herr Hansens søknad vil bli behandlet av en saksbehandler i nabokommunen. Men det betyr ingenting for familien. Herr Hansen logger seg på sin side i portalen og kan følge sakens gang i sakssystemet; hvilken saksbehandler som arbeider med saken, hvor langt prosessen er kommet og hvilke frister som er satt for de ulike deler av behandlingen. Via regionens kartløsning har han tilgang til alle sakens dokumenter og kan kommunisere med saksbehandlerne elektronisk. Side 10

4. Status for IKT i kommunene Kommunene i regionen har et spenn i størrelse, fra Bergen kommune med et driftsbudsjett på 6,6 mrd kr., til Samnanger med ca 100 mill. kr. Totale driftsbudsjett ligger i overkant av 10 mrd. kroner. Det har også vært innhentet en del nøkkeltall knyttet til IKT-virksomheten. Vi vil imidlertid understreke mulige feilkilder i slike undersøkelser, fordi ulik organisering, ulik regnskapspraksis, etc. kan gi betydelige utslag. Tallene er derfor å anse som cirka tall, nye og eksakte data må innhentes når prosjektet evt. går over i neste fase. I prosent av kommunenes totale driftskostnader har vi beregnet ut fra spørreskjemaene at det benyttes ca 1,88 % til IKT, med et spenn fra 0,76 % til 3,20 %. Vi tror at gjennomsnittet i realiteten er høyere, bl.a. fordi samtlige investeringer og kostnader ikke er kommet med i datagrunnlaget. Det totale IKT-driftsbudsjettet for de 11 kommunene ligger på ca 188 mill. kr, totalt antall IKT-brukere ansatt i kommunene i regionen er ca. 23.000, mens antall PC-er er ca. 17.000. 4.1 Nøkkeltall 2006 Ansatte og brukere Kommune/område Ansatte IKTdrift Ansatte IKTandre Brukere Admin. Brukere Elever Antall PC Admin. Antall PC Ped. Antall PC Totalt Askøy 6 1800 3500 750 750 1500 Austevoll 1,4 250 100 180 100 280 Bergen 71,5 28 18 000 30 000 8 300 3 700 12 000 Fjell 6 600 3 500 600 600 1 200 Fusa 1,5 0,4 150 520 100 150 250 Os 4 1,5 600 2 480 380 320 700 Osterøy 5,2 0,2 450 800 220 350 570 Samnanger 1 0,25 85 400 60 100 160 Sund 1,3 400 130 180 310 Vaksdal 1,5 400 150 150 Øygarden 2 350 150 150 SUM 101,4 30,35 23085 41300 11020 6250 17220 Merknad: Ansatte IKT-andre" er personell tilhørende andre enheter med IKT funksjon Ulik praksis i kommunen med hensyn til hvilke brukere og PC-er som hører til administrasjon (gjelder spesielt skole, lærere) gjør at antallet brukere og PC-er for administrasjon er noe usikkert. Side 11

IKT Drift 2006 Innb. Driftsbud totalt kommune IKT Lønn IKT Drift Tel IKT Drift Total IKT Lønn i % IKT Drift i % Tel i % IKT drift total i % Kommune/Område Askøy 22 496 804 3,2 4,8 2,9 10,9 0,40 % 0,60 % 0,35 % 1,35 % Austevoll 4 391 215 0,5 3,3 0,3 4,1 0,23 % 1,54 % 0,12 % 1,89 % Bergen 242 158 6600 31,8 90,0 18,0 139,8 0,48 % 1,36 % 0,27 % 2,12 % Fjell 20 392 720 2,4 3,4 2,0 7,8 0,33 % 0,47 % 0,28 % 1,08 % Fusa 3 731 163 0,7 0,2 0,4 1,2 0,43 % 0,10 % 0,23 % 0,76 % Os 15 260 562 1,6 5,0 1,5 8,1 0,28 % 0,89 % 0,27 % 1,44 % Osterøy 7 224 200 2,2 3,2 1,0 6,4 1,10 % 1,60 % 0,50 % 3,20 % Samnanger 2 341 107 0,5 0,7 0,3 1,5 0,47 % 0,68 % 0,29 % 1,44 % Sund 5 584 193 0,5 1,9 0,6 3,0 0,26 % 0,98 % 0,31 % 1,55 % Vaksdal 4 118 220 0,7 2,4 0,6 3,6 0,30 % 1,07 % 0,27 % 1,64 % Øygarden 4 077 221 0,7 0,9 0,4 2,0 0,32 % 0,41 % 0,18 % 0,90 % SUM 331 772 10005 44,8 115,8 28,0 188,4 1,88 % Investeringer 2006 Kommune./Område Inv. budsjettkommune IKT Invest. Askøy 311,0 2,6 Austevoll 8,2 ingen Bergen 737,3 37,5 Fjell 90,0 5,0 Fusa 31,6 0,2 Os 132,0 2,0 Osterøy 10,0 4,0 Samnanger 9,5 ingen Sund ingen ingen Vaksdal 5,9 0,5 Øygarden 14,8 4,8 SUM 1325,3 55,22 Denne tabellen viser rene IKT investeringer i kommunene. IKT investeringer knyttet til nybygg større ombygginger (kabling, infrastruktur) er ikke nødvendigvis med her. Merknader: 1. Beløp i millioner kr. inkl mva. Lønn er eks mva 2. IKT-drift inkluderer ikke tellerskritt/apparater telefoni, men dekker bredbånd til datatrafikk. 3. IKT-drift total inkluderer lønn, drift og telefonkostnader 4. Tallene er hentet fra kommunenes 2006 budsjett/regnskap 2005 Det er usikkert om alle kommunene har i sitt tallgrunnlag tatt med alle IKT relaterte kostnader som: lisenskostnader, kommunikasjonskostnader, konsulentkostnader, opplæring og kostnader i avdelingene. Dette må kvalitetssikres i et implementeringsprosjekt. Side 12

4.2 Nettverk - Infrastruktur Alle kommunene har relativt bra utbygget høyhastighet-/fibertilgang eksternt med hastigheter som varierer fra 2 Mb/s til 34 Mb/s. Interne nett er bygget opp med en blanding av fiber, ADSL/SHDSL, trådløst/radio og ISDN. De eksterne leverandørene er BKK, TDC Song og Telenor. Alle kommunene benytter egne LAN-løsninger. IP-struktur, LAN-komponenter, overvåkning og driftsstruktur er ikke samordnet. Kommunene har telefoniløsninger med variert teknologi og små fellestrekk. 4.3 Driftsmiljø Alle kommunene i regionen benytter Microsoft som operativsystem for nettverk og servere, men med en kombinasjon av NT, 2000 og 2003. Flere av kommunene har i tillegg en del Unix og Linux-servere for spesifikke applikasjoner. Det er utstrakt bruk av tynne klienter mot terminalservere og Web, noe som muliggjør tilgang til fagsystemer fra vilkårlige PC-er, men ikke alle fagsystemer er i stand til å benytte denne teknologien. De fleste kommune har databasesystemer. Her er Oracle og Microsoft SQL dominerende plattformer. Kommunene har også en variert nettverkstopologi, med forskjellige løsninger på sikkerhet/ antivirusløsninger. Enkelte kommuner har planer om serverkonsolidering. Automatisert drift og beredskap er ikke veldig utbredt, men nesten samtlige har planer om forbedringer på dette området. 4.4 Programvare Det er et begrenset antall leverandører av fagsystemer til offentlig forvaltning. Det gjenspeiles i kommunene i regionen. Det har vært liten samordning kommunene mellom når det gjelder valg av fagsystemer, men på tross av dette er det betydelige likheter på flere fagområder. Kommunene er på ulike stadier i driftingen av sine fagsystemer, noen har nylig anskaffet systemer, mens andre vurderer skifte. Oversikt viktige systemer Fagsystem Kommune Helpdesk Kontorstøtte Sak/Arkiv Sosial Barnevern Pleie/Omsorg Askøy Trackit MS Office Kontor 2000 Visma Velferd Visma Familia Gerica Austevoll - MS Office Kontor 2000 Visma Velferd BVPro Visma Profil Bergen Remedy MS Office Doculive Sosys Basys,Barnevakten (byttes i løpet 2006) Visma Profil Fjell Sensedesk MS Office Ephorte Socio BVPro Gerica Fusa Eget MS Office Kontor 2000 Socio BVPro Gerica Os ejournal MS Office Kontor 2000 Socio BVPro Visma Profil Osterøy - MS Office Acos Websak Acos Sosial Acos Barnevern Acos Cosdoc Samnanger - MS Office Kontor 2000 Socio Sund - MS Office Acos Websak Acos Sosial BVPro Acos Cosdoc Vaksdal - MS Office Kontor 2000 Visma Velferd Visma Familia Visma Profil Øygarden Infoexpress MS Office Acos Websak Acos Sosial Acos Barnevern Gerica Side 13

Fagsystem Kommune Helse Økonomi Lønn/Personal Skoleadm Barnehage Askøy Infodoc Agresso Agresso WIS SATS Austevoll Infodoc Unique Unique - - Bergen Infodoc Agresso NLP Extens Extens Fjell Infodoc Unique Unique WIS Visma opptak Fusa Infodoc Masterpiece NLP - - Os Infodoc Masterpiece NLP Extens Extens Osterøy Infodoc Unique Unique - - Samnanger Infodoc Masterpiece NLP Extens(web) Extens Sund - Unique Unique - - Vaksdal Infodoc Unique NLP WIS - Øygarden Infodoc Unique Unique WIS - 4.5 Kompetanse IKT-avdelingene besitter varierende teknisk IKT-kompetanse på en rekke områder. De større IKT-enhetene har en god del organisatorisk, ledelsesmessig og prosessorientert kompetanse i tillegg. De mindre kommunene er sårbare pga. få personer totalt sett. Kommunene kjøper ekstern spisskompetanse for betydelige summer. 4.6 Vurderinger Ut fra det materiale som foreligger er det åpenbart at det er mange felles trekk, både når det gjelder nåværende situasjon, utfordringer, muligheter og ønsker og behov. Bergen kommune er pga. sin størrelse i en særstilling, og har større muligheter til å investere i prosjekter som gir gevinster av økonomisk og kvalitativ art. Samtidig har Bergen kommune uttrykt interesse i å fremstå som en drivkraft for felles satsinger. Det har vært enkelte spredte tiltak innen IKTrelatert samarbeid i regionen, men ingen systematiske vurderinger av mulige satsinger. Bredbåndsutbyggingen har kommet relativt langt i de fleste kommunene, og det er en ytterligere satsing på geografisk spredning og oppgradering av båndbredde. Det er god tilgang på leverandører i regionen. Vi tror ikke at mangel på bredbånd er til hinder for noen av de aktuelle samarbeidsprosjektene for regionen. Alle kommunene, kanskje med unntak av Bergen, er sårbare når det gjelder IKT-ressurser. I enkelte kommuner er IKT-miljøene små, slik at mulighetene til rekruttering og kompetanseutvikling er begrenset. Dette gjør kommunene svært sårbare overfor personellavgang og utforutsette hendelser. Basert på den informasjonen som foreligger, synes satsing på IKT-området i regionen å være lavt, også sammenliknet med andre kommuner. Dette gjelder både for antall årsverk, driftskostnader og investeringer. Igjen vil vi ta forbehold om usikkerhet ved den innsamlede informasjonen. Vårt inntrykk er at det generelt er et ønske om samarbeid på IKT-relaterte områder. Kommunene i regionen er både samlet og hver for seg i en presset økonomisk situasjon i forhold til å kunne tilby ønskede tjenester til sine innbyggere og næringsliv. Samordning av den interne IKT-virksomheten gir flere muligheter i denne sammenhengen: Side 14

IKT-kostnadene i seg selv vil kunne reduseres ved en felles IKT-drift. Felles IKT-systemer gir muligheter for økt tjenestesamarbeid på tvers av kommunegrensene, utlån av hverandres medarbeidere over grensene osv. Denne felles IKT-satsingen er avgjørende for å kunne realisere de målsettinger som er knyttet til det regional samarbeidet i Bergensregionen. Side 15

5. Gevinster 5.1 Gevinst og samarbeidstrappen Felles IKT kan gi store gevinster både for innbyggerne, næringsliv, regionen og kommunene. Felles IKT vil føre til gevinster på IKT-området. Den raske utviklingen og økende behovet innen IKT vil likevel føre til økte IKT-utgifter i årene som kommer. Gevinstene og gevinstmulighetene ligger først og fremst på tjenestenivå og i de anvendelsesmulighetene et slikt samarbeid/utvikling gir. Et samarbeid vil føre til flere og bedre tjenester for den samme ressursinnsatsen som i dag. Til tross for store gevinster som følge av mer og riktigere bruk av IKT, vil kommunene måtte regne med store og økte IKT-utgifter i årene fremover. Gevinstmulighetene kan illustreres ved den såkalte Samarbeids/gevinsttrappen (6 trinn) utarbeidet i et samarbeid mellom KS og Fornyingsdepartementet. Gevinstpotensialet er større jo tettere og mer omfattende samarbeidet er, jo flere kommuner som deltar og jo mer samarbeidet dreier seg om kjerneoppgaver og samarbeid på tjenestenivå. Med gevinster menes: Reduserte kostnader/kostnadseffektivitet o Stordrift og standardisering gir betydelige gevinster o Samlet innkjøp gir tyngde i markedet og lavere priser på utstyr, systemer og IKT-tjenester o Reduserte drifts-, vedlikeholds og lisenskostnader o Reduserte enhetskostnader for en tjeneste eller et produkt, dvs. flere kan få tjenesten til samme totalkostnad o Bedre utnyttelse av intern IKT-kompetanse og mindre innleie av IKT-personell o Gevinster i forhold til å fortsette dagens organisering og forventede fremtidige kostnader for å møte utviklingen og fremtidige krav Side 16

Økt kvalitet/service o Økt sikkerhet, økt oppetid, 24/7-tjeneste og redusert sårbarhet (også på personalsiden) o Styrket fagmiljø og lettere rekruttering o Prosessen bidrar til at driftsoppgavene formaliseres og dokumenteres o En sentralisert, standardisert og robust driftsløsning som er fleksibel og skalerbar o Enklere å imøtekomme fremtidige behov og kompetanse på krevende ITsystemer o Effektivisering av egen administrasjon og bedre IKT-tjenester for brukerne i kommunen Strategiske gevinster o Flytte fokus fra drift til å bruke IKT som virkemiddel til utvikling av egen virksomhet og tjenester o Flytte fokus fra drift til å bruke IKT som et pedagogisk hjelpemiddel i skoleverket o Økt spesialisering og jobbutvikling blant de ansatte som kan ivareta felles funksjoner for flere kommuner o Lette omstillinger i kommunene og regionen fordi IKT ikke vil berøres av slike omstillingsprosesser o Møte forventninger og krav fra innbyggerne og næringsliv til økt kvalitet/service o Bedre og flere digitale tjenester til innbyggere og lokalt næringsliv o IKT brukt som drivkraft i utviklingen i regionen o Regional utvikling, dialog og samarbeid mellom kommunene i regionen. Kan gi gevinster på andre områder 5.2 Forventet kostnadsutvikling på IKT og forventede gevinster Det er ikke mulig på det nåværende tidspunkt å tallfeste mulige gevinster. Dette vil måtte gjøres tidlig i et implementeringsprosjekt. I og med at organisasjonene til enhver tid er i endring, vil dette uansett være vanskelig å dokumentere. I en rapport fra Østlandsforskning fra 02.03.06 vises det til beregninger fra Det interkommunale selskapet Digitale Gardermoen (DGI). Rapporten kan illustrere mulighetene/gevinstene, men også her blir det pekt på at det er vanskelig å identifisere sammenlignbare kostnader. Det ble gjort økonomiske beregninger før DGI (6 kommuner) ble etablert. En slik organisatorisk løsning ble sammenlignet med å videreføre kommunevis IKTdrift. Alternativet med å opprettholde lokal IKT-drift i enkeltkommuner måtte ta utgangspunkt i oppgraderte løsninger for å imøtekomme framtidige krav. Med slike forutsetninger ble de årlige IKT-kostnadene beregnet til et samlet beløp på 38 mill kr, men der kostnader til bredbånd og fagsystemer er holdt utenfor. Med ny driftsløsning regnet en opprinnelig med å komme ned på en årlig driftskostnad på 24 mill kr etter fem år, noe en nå regner med å oppnå raskere. Ut fra disse forutsetningene regnes det med en årlig Side 17

reduksjon i totale IKT-kostnader på 35 % (fra 38 mill til 24 mill kr), inkludert investeringskostnader. De reduserte driftskostnadene i ny driftsløsning skyldes rabatt på innkjøp av hardware, reduksjon i konsulenttjenester ved etablering og vedlikehold av en løsning kontra seks løsninger, mer effektiv drift og reduserte lisenskostnader. 5.3 Ansvar for gevinstrealisering Til tross for meget store gevinster ved Felles IKT, vil de totale IKT-kostnadene ikke gå ned de nærmeste årene. Behov og krav til eksisterende og nye tjenester vil øke i tillegg til at fakturering av IKT-tjenester vil føre til at kostnadene bli mer synlige. Et IKT-selskap vil ha ansvar for realisering av gevinster i selskapet, men det vil være den enkelte kommune/bestillersiden som vil ha ansvar for organisasjonsutvikling og å hente ut gevinster som følge av bedre og økt bruk av IKT. For at selskapet skal lykkes, er det viktig for kommunene/bestillersiden å hente ut gevinsten og å se verdien av bedre og økt bruk av IKT. Å bidra til det vil til enhver tid også være en oppgave/et fokusområde for selskapet. Side 18

6. Organisasjonsmodell/selskapsform og andre samarbeidsformer 6.1 Innledning Formålet med samarbeidet og virksomheten er avgjørende kriterier ved valg av organisasjonsform. Nye organisasjonsmodeller tilpasset forvaltningens endrede behov reguleres av ny lovgivning. Hensikten har vært å gi offentlig virksomhet mulighet til å drive effektivt og mer forretningsmessig uavhengig, samtidig som nødvendig politisk styring med virksomheten sikres. Der det er behov for tett oppfølging og kontroll fra kommunens/eiers side, må organisasjonsformen som velges være tilrettelagt for dette. Dette kan være viktig på områder der oppgaven er pålagt kommunen ved lov, der selskapet må samarbeide tett med andre offentlige etater, eller der kommunen er avhengig av å kunne trekke på selskapets kompetanse. I de tilfellene der virksomheten bærer preg av produksjon, enten i form av varer eller tjenester, og gjerne i tillegg opererer i et konkurranseutsatt marked, vil en løsere tilknytningsform og dermed mer selvstendighet for selskapet være en fordel. Forvaltningsloven og offentlighetsloven gjelder som hovedregel kun virksomheter som er en del av den kommunale forvaltningen. Når deler av virksomheten skilles ut fra den ordinære forvaltningen, er de selvstendige virksomhetene å anse som egne rettssubjekter. Et rettssubjekt har egne rettigheter og plikter. 6.2 Ulike samarbeidsformer og organisasjonsmodeller Et kommunalt samarbeid kan skje på ulike måter, og en velger her å behandle de vanligste og mest aktuelle organisasjonsformene/driftsmodellene og anbefalte måter å praktisere dem på. Målet er å gi tilstrekkelig informasjon for å kunne fatte et vedtak mht. ønsket organisasjonsform. Kommunal forvaltning Beste praksis - smarte prosesser kopieres, alt annet som før Delte ressurser - hver gjør for alle det de er/vil bli best på. Kan bety at ressurser må flyttes fra en kommune til en annen for å bygge opp nødvendig kompetanse Vertskommune - på vegne av de andre Løst samarbeid uten organisatorisk/juridisk overbygning Interkommunalt samarbeid 27 styre organisatorisk overbygning. Ikke kommunal forvaltning eget rettssubjekt Interkommunalt selskap (IKS) Aksjeselskap (AS) Stiftelse - selvstendig og selveiende rettssubjekt Outsourcing kjøpe tjenesten fra ekstern leverandør i markedet Side 19

6.3 Organisasjonsmodeller relevant for prosjektet I henhold til mandatet skal forprosjektet ha utredet forpliktende samarbeids- og organisasjonsmodeller for et regionalt IKT-samarbeid. Prosjektgruppen anser noen av ovennevnte samarbeidsformer som lite aktuell for videre utredning enten fordi modellen er for lite forpliktede og vanskelig kan møte den fremtidige IKT-utviklingen, eller fordi organisasjonsformen er lite egnet for samarbeid om drift av tjenester. Målet er å komme frem til en modell som kommunene kan enes om. Outsourcing ses derfor på som en lite aktuell modell og heller ikke som en del av mandatet. Forvaltningsorganer etter kommuneloven Forvaltning M M E E Selvstendige rettssubjekter Forretning Delte ressurser Interkom. selskap (IKS) Verts-Interkommunaltkommune Samarbeid ( 27) Aksjeselskap (AS Stiftelse Outsourcing E M Godt egnet for forpliktende og robust samarbeid om driftstjenester Mulig organisasjonsform for forpliktende og robust samarbeid Lite aktuell organisasjonsform for forpliktende og robust regionalt samarbeid 6.4 Mulige organisasjonsmodeller/selskapsformer Grunnlagsdokumenter Oversikten er basert på rapporter/annen dokumentasjon, juridiske utredninger og egne erfaringer. Når det gjelder juridisk utredning, har en spesielt tatt utgangspunkt i rapporten fra HaLøSt (Hamar, Løten, Stangesamarbeidet). I kapittel 3 i denne rapporten gis det en grundigere og mer utfyllende informasjon rundt Forholdet til EØS-avtalen og konkurranselovgivningen. På oppdrag fra prosjektet har PriceWaterhouseCoopers (PWC) utarbeidet en utredning (vedlegg) rundt konkurranselovgivningen sett i forhold til prosjektets mål og planer. Innkjøpsavdelingen i Bergen kommune støtter også PWC vurderinger. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har i samarbeid med KS utarbeidet veilederen IKT-samarbeid mellom kommuner. Denne ble presentert i mars 2006, og vurderinger i denne legges også til grunn for prosjektgruppens dokumentasjon og anbefalinger. Vurderingen av organisasjonsmodellene er knyttet opp mot drift av IKT-tjenester, og anbefaling skjer i forhold til det. Andre modeller kan være mer aktuelle når det gjelder for eksempel samarbeid på tjenestenivå. Side 20