Nytt veiledningsmateriell om internkontroll - lanseringsseminar 23. mai 2013 Side 1
Program Tid Tema Hvem 08:45-09:00 Registrering og kaffe 09:00 09:05 Velkommen Roger Bjerke, avdelingsdirektør Forvaltnings- og analyseavdelingen, DFØ 09:05 09.25 Innledning og bakgrunn Øystein Børmer, direktør DFØ 09:25 10:20 Introduksjon av: Veileder i internkontroll Kort om internkontroll for deg som er leder 10:20 10.40 Pause Ingrid Buhaug Brænden, leder Seksjon virksomhetsstyring, DFØ 10.40 11.20 Nytten ved å jobbe systematisk med internkontroll NAV Skatt øst Solbjørg Lie, direktør internrevisjonen NAV Line Bøe Haugen, seksjonsleder Skatt øst 11.20 11.30 Avslutning Øystein Børmer, direktør DFØ Side 2
Innledning og bakgrunn Øystein Børmer, direktør Direktoratet for økonomistyring (DFØ) Side 3
Internkontroll en viktig del i styringen Strategisk risiko Gjøre de riktige tingene Operasjonell risiko Gjøre tingene riktig Side 4
Hvorfor er internkontroll viktig? Nyttig supplement til ledelse Reduserer sannsynligheten for at styringssvikt og feil inntreffer Lettere å gjenopprette normaltilstand når styringssvikt skjer Gir merverdi Side 5
God kontroll gir merverdi Effektiv internkontroll bidrar til Kvalitet, effektivitet og forutsigbarhet Å redusere sannsynligheten for feil Å frigjøre ledelseskapasitet til strategisk styring Kontinuerlig forbedring God kvalitet i ledelsens beslutningsgrunnlag Internkontroll er en prosess, gjennomført av (foretakets styre,) ledelse og ansatte som er utformet for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder; en målrettet og effektiv drift overholdelse av lover og regler pålitelig rapportering Side 6
Krav til internkontroll Økonomiregelverket stiller krav til etablering av intern kontroll Side 7
Hovedfunn kompetansestudien Behov for å styrke kompetanse Departementer Virksomheter 1. Utarbeide styringsparametere 1. Internkontroll 2. Resultat og effektmåling 2. Risikostyring 3. Regnskapsinformasjon i styring 3. Koble budsjett og plan 4. Strategiarbeid 4. Operasjonalisering av overordnede mål 5. Internkontroll 5. Strategiarbeid Side 8
Fastsett ambisjonsnivået Bestemme «kontrollnivå» og ressursbruk på ulike samfunnsområder Tilpasse ambisjon til egenart, risiko og vesentlighet I DFØ Nulltoleranse for feil i økonomisystemene Mindre formalisert på andre områder Overordnet rammeverk for styring og kontroll Kartlegger og systematiserer sentrale prosesser Side 9
DFØs rolle Vi skal vise: Hvordan kravene om internkontroll kan innfris (ØR) Hvordan ledere i staten kan ivareta sitt ansvar Hvordan ta utgangspunkt i det man allerede har Hvordan tilpasse til risiko, vesentlighet og egenart Hvordan skape sammenheng på tvers av nivåer Hvordan gjennomføre i praksis (hjelpemidler) Side 10
DFØs veiledningsmateriell Veilederen skal bidra til at statlige virksomheter På kort sikt: Har god forståelse for hvordan legge til rette for god kontroll i styringen Har en tydelig forståelse av hvordan internkontroll inngår og kan integreres i styringen På lengre sikt: Opplever å ha bedre kontroll Jobber mer systematisk med internkontroll Side 11
DFØ har fått god hjelp Kartleggingsarbeid God praksis i Skatt øst, Lånekassen, Helse Sør-Øst, Forsvarsbygg, Forskningsrådet, NAV, Hydro Litteraturgjennomgang Workshops I tillegg til ovennevnte; FD, Forsvarsstaben, Difi, AD, KRD, Kulturrådet, SLF, NIRF statlig sektor Ansatte i DFØ Side 12
Introduksjon av veiledningsmateriellet Ingrid Buhaug Brænden, leder for Seksjon virksomhetsstyring, DFØ Side 13
Agenda Introduksjon: Hva inneholder DFØs pakke? Del 1: Hva er internkontroll? Del 2: Hvordan etablere og forbedre internkontroll? Del 3: Gjennomgangseksempel Side 14
De to veilederne om internkontroll Side 15
Internkontrollverktøyene ligger på dfo.no/internkontroll Side 16
Slå på lyset! Tre «kontrollspørsmål» til virksomhetenes interne styring 1. Har ledelsen god nok kontroll? 2. Hva har virksomheten på plass for å gi rimelig sikkerhet for måloppnåelse, effektivitet, overholdelse av lover og regler og pålitelig rapportering? 3. Bruker virksomheten for mye ressurser på å hindre avvik fremfor å oppnå resultater? Side 17
Del 1: Hva er internkontroll Definisjon (COSO) Internkontroll er en prosess, gjennomført av (foretakets styre,) ledelse og ansatte som er utformet for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder; målrettet og effektiv drift pålitelig rapportering overholdelse av lover og regler Side 18
Økonomireglement og bestemmelsene 14 Intern kontroll (reglementet) «Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at.» Bestemmelsene 2.4 «Alle virksomheter skal etablere intern kontroll. Virksomhetens ledelse har ansvar for å påse at den interne kontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, at den fungerer på en tilfredsstillende måte og at den kan dokumenteres. Intern kontroll skal primært være innebygd i virksomhetens interne styring» Side 19
Internkontroll gjøre tingene riktig Internkontroll er ikke et system eller pakke som kan kjøpes! Omfatter alt fra kultur, styrings- og kontrollmiljø til spesifikke kontroller i en prosess Alle statlige virksomheter har mye på plass - men ofte stykkevis og delt og ikke enhetlig og helhetlig Styring og internkontroll to sider av samme sak Mens styring handler om å fastsette hva som skal oppnås og gi retning -> gjøre de riktige tingene, vil internkontrollen understøtte styringen gjennom å definere hvordan oppgaveutførelsen bør innrettes for å nå mål og krav -> gjøre tingene riktig Side 20
Internkontroll og gjennomføringsevne Strategisk risiko Gjøre de riktige tingene Operasjonell risiko Gjøre tingene riktig Side 21
Del 2: Hvordan etablere og forbedre internkontroll? Fundament Internkontrollprosessen Omfatter et godt styrings- og kontrollmiljø og en hensiktsmessig informasjon og kommunikasjon. Et godt fundament er en forutsetning for effektiv internkontroll og for at ledelsen skal kunne oppnå målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholde lover og regler En strukturert prosess i seks steg for etablering, forbedring og oppfølging av internkontroll. Systematisk gjennomføring av stegene bidrar til kontinuerlig forbedring slik at virksomheten skal kunne oppnå målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholde lover og regler Side 22
Fundamentet for god internkontroll Dyrk frem et styrings- og kontrollmiljø som reflekterer ønsket holdning og kultur Tydeliggjør myndighet, roller og ansvar Dokumenter internkontrollen og etabler styrende dokumenter Ha oversikt over de sentrale prosessene Etabler god informasjons- og kommunikasjonsflyt Side 23
Eksempel på dokumentasjon av etablert internkontroll i virksomheten
Hvordan organisere arbeidet med internkontroll? Virksomhetsledelsen har ansvaret og en viktig rolle Ofte kan det være hensiktsmessig å etablere en funksjon som fagansvarlig for internkontroll Tilrettelegge for en helhetlig tilnærming Ressurs i arbeidet med etablering av internkontroll Utarbeide policyer Bistå ledelsen i gjennomføringen av risikovurderinger Utarbeide opplæringsmateriell og gjennomføre opplæring Utarbeide felles maler og metoder Støtte og bistå i ledelsens oppfølgingen av om etablert internkontroll etterleves og gir ønsket effekt Internkontroll må «modnes» over tid Side 25
Internkontrollprosessen Internkontrollprosessen - en kontinuerlig prosess i seks steg for etablering, forbedring og oppfølging av internkontroll. Et kontinuerlig forbedringsperspektiv! Systematisk gjennomføring av stegene bidrar til å oppfylle de tre internkontrollmålsettingene og kontinuerlig forbedring av virksomheten. Side 26
En strukturert metode for internkontrollarbeidet Etabler en strukturert metode for arbeidet med internkontroll som integreres i styringen på alle nivåer 1. planlegg, avsett ressurser og fastsett rammer for internkontrollarbeidet 2. gjennomfør risikovurderinger 3. utform risikoreduserende tiltak 4. implementer risikoreduserende tiltak 5. følg opp at (implementerte tiltak) etablert internkontroll etterleves og gir ønsket effekt 6. rapporter resultatene fra oppfølgingen til riktig nivå Bruk informasjonen fra oppfølgingen til styring, læring og forbedring Side 27
Planlegging Selv om virksomheten i utgangspunktet skal ha styring og kontroll på alt, er det ikke hensiktsmessig å etablere like omfattende internkontroll innenfor alle områder og prosesser Ledelsen må etablere en felles oppfatning av ønsket balanse mellom det å ha kontroll og det å ta risiko Ambisjonsnivået må tilpasses virksomhetens risiko, vesentlighet og egenart Side 28
Risikovurdering identifisere risiko som kan true oppfyllelse av mål/krav Virksomheten gjennomfører risikovurderinger av de mål og krav som er definert på ulike nivåer På prosessnivå: nyttig å ha oversikt over Mål for prosessen Hvilke aktiviteter som inngår Hvilke risikoer prosessen er eksponert for Hvilke kontroller og øvrige risikoreduserende tiltak som eksisterer Side 29
Et forankret, systematisk, integrert fundament for styring og kontroll? Etterlevd Sterk intern kultur «God styring og kontroll» «Lite styring og kontroll» Liten effekt Formelle krav og tiltak, dokumentert og etterprøvbart Side 30
Del 3: Gjennomgangseksempel FYSetat økt fysisk aktivitet i befolkningen Mål Overordnet mål: Økt fysisk aktivitet i befolkningen Hovedmål: Korrekt og effektiv bruk av tilskuddsmidler Relevant informasjon til befolkningen og til potensielle brukere Styring og kontroll understøtter FYSetats mål på en god måte Effektive IT-løsninger som understøtter driften Side 31
Nytten av et systematisk arbeid med internkontroll Solbjørg Lie, NAV Side 32
Nytten av et systematisk arbeid med internkontroll Line Bøe Haugen, Skatt øst Side 33
Hva skjer videre på fagområdet internkontroll? Øystein Børmer, direktør Direktoratet for økonomistyring (DFØ) Side 34
Hva gjør DFØ? Kurs Pådriveraktiviteter Gjøre veiledningsmateriellet kjent Inspirere til at det blir tatt i bruk Støtte til iverksetting Mer informasjon på dfo.no/internkontroll Side 35