Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret. Sak: Styrets egenerklæring om styring og kontroll

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret. Sak: Styrets egenerklæring om styring og kontroll"

Helle Henriksen
7 år siden
Visninger:

1 Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Vedtakssak Dato: Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Sak: Styrets egenerklæring om styring og kontroll Saksbehandler/-sted: Ingrid Volden / SØR Tidligere sak(er): HS-V-025/14 Vedlegg: 1. Egenerklæring om styring og kontroll 2. KD Delårsrapportering 2. tertial 2014 Link til tidligere saker, lover og regelverk: Henvisning til HiSTs måltavle ( Strategiområde Hovedmål Delmål Effektiv organisasjon Risikomomenter til vedtaksforslaget: (Vurderinger ift risikobildet er beskrevet nærmere i saksframlegg) Økonomiske konsekvenser Ja Nei x Kommunikasjonsmessig Ja x Nei konsekvenser Annen risikovurdering Side 1 av 5

2 Forslag til vedtak: Høgskolestyret signerer framlagte forslag til egenerklæring om styring og kontroll. Sammendrag: Høgskolestyret skal i forbindelse med 2. tertialrapportering for 2014 signere egenerklæring om styring og kontroll. I løpet av 2014 gjennomføres aktiviteter som skal sikre en helhetlig og dokumentert internkontrollsystem. Dette skal dokumenteres i årsrapporten for Egenerklæringen vil synliggjøre at dette arbeidet ikke er ferdigstilt ved 2. tertial. SAKSFREMSTILLING: 1. Bakgrunn for saken I forbindelse med 2. tertial rapportering for 2014 har Kunnskapsdepartementet stilt krav om at styret i egenerklæringen om styring og kontroll skal bekrefte at institusjonen overholder lover og regler. I egenerklæringen skal institusjonen kunne bekrefte at den har et fungerende og dokumentert internkontrollsystem, og at institusjonen har foretatt risikovurderinger. I forbindelse med årsrapport for 2014 skal det rapporteres følgende i avsnitt om styring og kontroll i virksomheten: Overordnet vurdering om hvorvidt institusjonen oppfyller kravene til styring og kontroll KD har vedtatt ny hovedinstruks om økonomiforvaltningen ved statlige universiteter og høgskoler med virkning fra 10. juli Denne klargjør i større grad styrets ansvar og er oppdatert i forhold til de endringene Finansdepartementet (FIN) har gjort i regelverk for statlig økonomistyring. Hovedinstruksens avsnitt 6.2 om Intern kontroll (R 14 1 ) (B 1.2, B 2.2, B ) «Styret har ansvaret for at institusjonen har effektive og hensiktsmessige styrings- og kontrollsystemer slik at fastsatte mål og 1 Regelverket for økonomistyring i staten, 2 Bestemmelsene om økonomistyring i staten Side 2 av 5

3 resultatkrav kan følges opp, ressursbruken er effektiv og institusjonen drives i samsvar med gjeldende lover og regler. Styret skal etablere intern kontroll og fastsette rutiner som sikrer at tilfredsstillende intern kontroll er innebygd i hele institusjonens interne styring» 2. Rektors vurdering Økonomireglementets 4 og 14 fastsetter overordnede rammer og krav for statlige virksomheters styring og kontroll. Dette betyr at virksomhetens øverste ledelse har ansvar for at: Aktiviteter gjennomføres tråd med departementets fastsatte mål og prioriteringer Ressurser brukes effektivt Resultat- og regnskapsinformasjon rapporteres relevant og pålitelig Internkontrollen er forsvarlig I en rapport utarbeidet av konsulentfirmaet Ernst & Young d ble det avdekket at internkontroll ved HiST kjennetegnes av: Uformalisert internkontrollsystem Roller og ansvar fragmentert beskrevet Individuell rapportering uten aggregering. I 2013 startet seksjon for økonomi og regnskap (SØR) prosjektet «Risikostyring og internkontroll ved HiST». Formålet med prosjektet er å gjennomføre en risikoanalyse for høgskolens virksomhetsområder samt å etablere hensiktsmessige systemer og rutiner for internkontroll og risikostyring. Første del i arbeidet med å etablere gode systemer og rutiner for å etablere risikostyring og internkontroll ved høgskolen var å utforme en policy for risikostyring og internkontroll som kan gjelde for alle høgskolens virksomhetsområder. Policyen ble vedtatt i HS-V i møte 25. februar 2014, og bygger på DFØs metode om internkontroll og risikostyring i statlige virksomheter. Stegene i implementeringen illustreres i følgende modell: Side 3 av 5

4 Prosjektet har gjennomført følgende steg; planlegging, risikovurdering, utforming og dels implementering. I planleggingsfasen er det gjennomført etablering av policy og introduksjon og veiledning i bruk av metodikken. Det er gjennomført risikovurderinger knyttet til måloppnåelse for FOU virksomheten for alle avdelinger og utarbeidet tiltak knyttet til dette. Det er også gjennomført en overordnet risikovurdering og utarbeidet fellestiltak for hele virksomheten. Oppfølging og rapportering gjennomføres i årsrapporten for 2014 og aktivitetene videreføres i 2015 slik at metodikken benyttes på hele måltavlen. I forbindelse med årsrapporten for 2014 skal alle enheter ved HiST gjennomføre rapportering av internkontroll på avdelings- og seksjonsnivå. I tillegg vil det gjennomføres en samlet egenevaluering av internkontroll for hele virksomheten. Disse rapportene vil sammenfattes til en samlet oversikt som framlegges for styret i forbindelse med årsrapport for 2014 og skal sikre helhetlig rapportering og dokumentasjon av internkontrollsystemet ved HiST. Side 4 av 5

5 STYRETS EGENERKLÆRIG OM STYRING OG KONTROLL pr. 2. tertial 2014 Høgskolen i Sør-Trøndelag har ikke et styringssystem som sikrer fullstendig systematisk og helhetlig rapportering av årlig risikoanalyser for høgskolens aktiviteter. I rapport 2013 og planer 2014 er det utført en risikovurdering knyttet til måloppnåelse i plandelen. Høsten 2013 satte høgskolen i gang et prosjekt for etablering av helhetlig risikostyring og internkontroll, og i møte vedtok høgskolestyret Policy for risikostyring og internkontroll. Årsrapporten for 2014 vil ta sikte på å gi en helhetlig analyse og rapportering av risiko for høgskolens virksomhetsområder. Arbeidet med risikostyring og internkontroll vil videreføres i 2015 for å sikre en systematisk dokumentering og oppfølging både av risikovurderinger og overholdelse av lover og regler framover. Trondheim 24. september 2014 Kari Kjenndalen Tor Ulleberg Morten Ellefsen Hanne Moe Bjørnbet Hans Marius Eikseth Torkel Haugan Hansen Greta Hjertø Harald Bruland Per Hveem Trine Kvistad Lorentsen Arve Lingaas Side 5 av 5

Like dokumenter

PROTOKOLL HØGSKOLESTYRETS MØTE NR 01/2014

PROTOKOLL HØGSKOLESTYRETS MØTE NR 01/2014 Møtedato: kl 0830-1515 Møtested: Handelshøyskolen Saksliste og innkalling ble godkjent uten merknader. Tilstede fra høgskolestyret: Kari Kjenndalen, styreleder